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Asesora temática:
CLAUDIA GÓMEZ PALACIO
pág.
INTRODUCCIÓN 8
1. IDENTIFICACIÓN DEL TRABAJO 10
1.1 TÍTULO 10
1.2 RESPONSABLES 10
1.3 DURACIÓN 10
1.4 SÍNTESIS DEL ESTUDIO 10
2. EL PROBLEMA 15
2.1 FORMULACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 15
2.2 OBJETIVOS 16
2.2.1 Objetivo general 16
2.2.2 Objetivos específicos 16
2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO 17
3. MARCO TEÓRICO 18
3.1 TEORÍA DE SISTEMAS 18
3.1.1 Sistema. 18
3.1.2 Gestión. 18
3.1.3 El enfoque de procesos. 18
3.1.4 Representación gráfica de los procesos. 20
3.1.5 Principales símbolos. 21
3.1.6 Relación Procesos-Funciones. 23
3.2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS DESDE LA NORMA ISO 9001:2000 24
3.3 EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 26
3.4 INDICADOR 30
3.4.1 Objetivo del indicador. 30
3.4.2 Clasificación de los indicadores. 30
3.5 SISTEMA DE CALIDAD 31
3.6 LOGÍSTICA INTERNACIONAL 33
3.7 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 34
4. DESARROLLO DEL PROYECTO 42
4.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 42
4.1.1 Definiciones corporativas de la empresa 43
4.1.2 Política y Objetivos de Calidad 44
4.1.3 Organigrama 45
4.1.4 Mapa estratégico de Planet Cargo. S 46
4.2 MAPA DE PROCESOS DE PLANET CARGO 47
4.3 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO COMERCIAL 48
4.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL 51
4.5 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO 59
5. CONCLUSIONES 60
6. RECOMENDACIONES 62
BIBLIOGRAFÍA 63
ANEXOS 65
LISTA DE ILUSTRACIONES
pág.
pág.
pág.
Cada día son más las organizaciones que deciden mejorar la calidad de sus
productos y servicios, apuntando a la satisfacción de sus clientes. Sin duda, ello
no es una tarea fácil; la competencia es cada vez mayor y los clientes se vuelven
más exigentes. En la empresa, es necesario el desarrollo de una cultura orientada
a la mejora continua, la sistematización de los procesos, la participación del
personal, el trabajo en equipo y la creatividad. Ante esta necesidad por
supervivencia y por competitividad, la mejora de los procesos no es opcional, es
imprescindible.
8
También tiene un fin académico que nos permita como estudiantes, conocer la
norma ISO 9001 y llevar a la práctica la implementación de un sistema por
procesos en una empresa real.
9
1. IDENTIFICACIÓN DEL TRABAJO
1.1 TÍTULO
1.2 RESPONSABLES
1.3 DURACIÓN
El tiempo estimado para el desarrollo del proyecto será de dos meses. Junio a
Julio 27 de 2006.
Hoy en día las posibilidades del consumidor de elegir un producto o servicio son
enormes, en primer lugar, porque la industrialización y desarrollo comercial son
cada vez más veloces, lo cual acompañado del avance en las comunicaciones,
han hecho que las compañías vean hoy como la competencia las acecha,
provocando su desaparición en algunos casos al no mejorar en su actitud hacia el
10
cliente. Sin embargo ésta no es una situación solamente del tiempo actual, sino
que se remonta varias décadas atrás donde la competencia empezaba a aparecer
con bases tan sólidas que le permitirían llegar a lo que es hoy.
Es así entonces como en la década de los 70, fue el enfoque cuantitativo, es decir
la investigación de operaciones la que introdujo con fuerza en las mentes
empresariales la manera de sobresalir y ganar espacio en el mercado. En los 80
se desarrolló en EE.UU. como cuna, una disciplina que deseaba abarcar de punta
a punta los límites de una empresa. Esta disciplina fue la Calidad Total. En la
década de los 90 se implantó como nueva visión la Reingeniería, la cual pretendía
que las empresas dejaran de lado su modelo de negocio actual, para desarrollar
una nueva forma de hacerlo.
ISO 9000 propone una metodología para mejorar la calidad final del producto,
mediante sencillas mejoras en la organización que a todos benefician. Toda
mejora redunda en un beneficio de la calidad final del producto, y de la
satisfacción del consumidor, que es lo que pretende quien adopta la norma como
guía de desarrollo empresarial.
La teoría del comercio existe por el cambio, pero no es el cambio mismo, así es
que puede haber cambio sin comercio, pero no comercio sin cambio; sin embargo,
11
son tan raros los cambios que pueden hacerse sin comercio, que ambas palabras
casi deben considerarse sinónimas.
Resulta pues, que el comercio hace accesibles al consumo universal los productos
de todas las industrias, facilitando los cambios en el tiempo, lugar, calidad y
cantidad convenientes.
12
de mercancías. El comercio de mercancías se divide en tres grandes grupos:
comercio interior, comercio exterior y comercio colonial.
El primero abraza las contrataciones que se verifican entre los habitantes de una
misma nación. El segundo se practica entre los de distintos Estados. El tercero
tiene lugar entre los de la metrópoli y sus colonias.
13
El comercio colonial se subdivide en comercio de entrada y de salida, según que
se trate de mercaderías que la metrópoli reciba o expida a sus colonias,
posesiones y dominios ultramarinos.
14
2. EL PROBLEMA
Las normas ISO están enfocadas a organizaciones que trabajan por procesos lo
que hace que PLANET CARGO requiera cambiar su esquema actual ‘por
funciones’, a una organización ‘por procesos’, por lo que ha decidido comenzar
dicho proceso en primera instancia caracterizando su proceso comercial, para
luego extender la implementación al resto de la organización.
15
2.2 OBJETIVOS
16
2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO
Éste comienza con la definición de los objetivos de acuerdo con las estrategias
corporativas y termina con la realización de la retroalimentación del servicio
prestado.
17
3. MARCO TEÓRICO
3.1.2 Gestión. Son las actividades coordinadas para dirigir una organización. La
“Gestión” es definida como la función empresarial referida al conjunto de reglas,
procedimientos o métodos operativos (planificación, organización, motivación,
formación o control) para llevar a cabo una actividad que tiende a alcanzar los
objetivos institucionales. Los procesos de mejora de la gestión tratan de dar
sentido económico a las decisiones y examinar cómo inciden éstas en los
resultados; desarrollar la capacidad de fijar de objetivos de gestión y comprobar
cómo se integran en un presupuesto; potenciar la coordinación de actuaciones de
los principales responsables.
18
actual es que ambas coexistan, correspondiendo a la Gestión de Funciones el rol
oficial.
1
PÁRAMO ARTURO, JOSÉ ERNESTO ISO 9001:2000, guía de interpretación y aplicación para
instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS. Bogotá: ICONTEC, 2002, 224 p
19
en la secuencia de clientes internos, también se evidencia, en la definición de los
puestos de trabajo, el rol de cada quién respecto al objetivo común, que ahora
queda más nítido para todos los implicados en cada proceso.2
2
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión
de calidad: Fundamentos y vocabulario. Bogotá: ICONTEC, 2000. p. 12
3
Íbid, p. 25.
20
Ilustración 1 Diagrama de flujo en el cual se emplean los símbolos más comunes.
Fuente: PÁRAMO ARTURO, JOSÉ ERNESTO ISO 9001:2000, guía de interpretación y aplicación
para instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS. Bogotá: ICONTEC, 2002, 224 p
21
9 Rombo. Se utiliza para representar una condición. Normalmente el flujo de
información entra por arriba y sale por un lado si la condición se cumple o sale por
el lado opuesto si la condición no se cumple. Lo anterior hace que a partir de éste
el proceso tenga dos caminos posibles.
Existen además una variedad de formas especiales para denotar las entradas, las
salidas, los almacenamientos, entre otros.
Reglas. De acuerdo al estándar ISO, los símbolos e incluso las flechas deben de
tener ciertas características para estar dentro del estándar. En el caso de los
círculos de conexión se debe usar sólo cuando se conecta con un proceso
contenido dentro de la misma hoja.
También existen conectores de página, que son como una casita y se utilizan para
unir actividades que se encuentran en otra hoja.
9 Existe un único punto de fin para el proceso de flujo, salvo del rombo que
indica una comparación con dos caminos posibles y además una gran ayuda
22
9 Evite sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas.
9 Evite las burbujas de generación espontánea, que tienen salidas sin tener
entradas, porque son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas.
9 Tenga cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un
indicio de falta de esmero, pero puede esconder un error aún más grave: a veces
el analista no etiqueta un flujo o un proceso porque simplemente no se le ocurre
algún nombre razonable.
9 Debe haber anuencia tácita y práctica de que los objetivos de los procesos
predominan sobre los intereses funcionales y óptimos locales o parciales.
23
9 En la evaluación de los jefes funcionales debe estar contemplada su
contribución a la ejecución correcta de los procesos.
Uno de los ocho principios de gestión de la calidad sobre los que se basa la serie
de Normas ISO 9000:2000 se refiere al "Enfoque basado en procesos", de la
siguiente forma:
Los elementos de entrada (entrada) y los resultados (salida) pueden ser tangibles o
intangibles. Ejemplos de entradas y de salidas pueden incluir equipos, materiales,
componentes, energía, información y recursos financieros, entre otros. Para realizar
las actividades dentro del proceso tienen que asignarse los recursos apropiados.
24
Puede emplearse un sistema de medición para reunir información y datos con el fin
de analizar el desempeño del proceso y las características de entrada y de salida.4
4
ISO TC 176 SC 2/N 544R. Orientación acerca del enfoque basado en procesos de los sistemas
de gestión de calidad. Mayo de 2001.
25
La eficacia y eficiencia del proceso puede evaluarse a través de los procesos de
revisión internos o externos y valorarse en una escala de madurez. Estas escalas
se dividen en grados de madurez desde un "sistema informal" hasta "el de mejor
desempeño en su clase". Una ventaja de este enfoque es que los resultados
pueden ser documentados y seguidos en el tiempo hasta alcanzar las metas de
mejora. Se han desarrollado numerosas tablas de grados de madurez para
diferentes aplicaciones.
El concepto de PHVA es algo que está presente en todas las áreas de nuestra
vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de
manera informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos.
Cada actividad, no importa lo simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo
interminable:5
5
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/
Capitulo1/Pages/1.4/148Ciclo_Control_PHVA.htm
26
Ilustración 3. El ciclo “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”
Fuente: http://www.monografías.com/trabajos16/costos-iso/shtml.
27
La Nota en el apartado 0.2 de la Norma ISO 9001:2000 explica que el ciclo de
PHVA aplica a los procesos tal como sigue:
28
clientes externos como con los internos. En la ilustración 5 se muestra un ejemplo
de una red de procesos que interactúan. El modelo de la red de procesos ilustra
que los clientes juegan un papel significativo en la definición de requisitos como
elementos de entrada. La retroalimentación de la satisfacción o insatisfacción del
cliente por los resultados del proceso es un elemento de entrada esencial para el
proceso de mejora continua del SGC.
Fuente: www.iram.com.ar/documentos/certificación/sistemas/iso900_2000/procesos.pdf.
“Nótese que el ciclo PHVA puede ser aplicado tanto a cada proceso individual
como a la red de procesos como un todo. Algunos de los procesos importantes del
sistema de gestión de la calidad pueden no tener una interacción directa con el
cliente externo; Por ejemplo, el proceso “F” de la ilustración 5 puede ser un
29
proceso de auditoria interna, revisión por la dirección, mantenimiento, o
formación”6.
3.4 INDICADOR
3.4.1 Objetivo del indicador. Debe expresar el ¿para qué? se utiliza: eliminar,
maximizar, sintetizar, tener cero retrasos, entre otros.
6
www.iram.com.ar/documentos/certificación/sistemas/iso900_2000/procesos.pdf.
30
3.5 SISTEMA DE CALIDAD
Estos sistemas son de diseños únicos para cada empresa, es decir, deben estar
de acuerdo con las características de esta y muy especialmente con los objetivos
de calidad y con lo que quiere el cliente.
7
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión
de calidad: Fundamentos y vocabulario. Bogotá: ICONTEC, 2000.
31
Las normas proporcionan los elementos para implantar un sistema de calidad con
el fin de que la organización pueda lograr la calidad total, que la mantenga en el
tiempo y que los clientes estén seguros de los productos o servicios que entregan.
Los sistemas de calidad son diseños únicos para cada empresa, pues dependen
de las características propias de estas. Así entonces este es el primer paso para
implantar la calidad analizar la empresa, sus objetivos, necesidades, filosofía y
cultura, para luego realizar el diseño. Luego como segundo paso, todo el personal
debe comprometerse en esta aventura, para así tomar firmemente la decisión.
También se cuentan el realizar un chequeo de lo hecho y la formalización de un
proyecto, para luego finalizar este inicio de implantación de la calidad con el actuar
en conciencia.
32
3.6 LOGÍSTICA INTERNACIONAL
33
adquieran al transportar un producto puerta a puerta. Como operadores de la
cadena logística internacional, deben garantizar el embalaje y la entrega del
producto al comprador final, en el país de destino.
34
ARANCEL: impuesto que paga el importador al introducir productos en un
mercado. Ver Derechos de Aduana.
AWB Airway Bill: carta de porte aéreo. Conocimiento de embarque para vía
aérea.
CARRIER: transportista
35
CERTIFICADO DE SEGURO: documento que prueba que se ha contratado el
seguro de una expedición concreta.
36
CPT: Incoterm. Flete pagado hasta. (Antes DCP).
37
DESPACHO: cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias para
importar y exportar las mercancías o someterlas a otros regímenes operaciones o
destinos aduaneros.
FCL: contenedor de carga llena. Full Container Load. Incluye costos de estiba y
desestiba.
38
GASTOS FOB: gastos de recepción, arrastre y carga de una mercancía desde
que se recibe en el puerto hasta que se carga a bordo.
HAWB: House Air Waybill. Es el AWB emitido por un transitario en lugar de una
compañía aérea regular.
39
MANIFIESTO DE CARGA: Bill of Loading.
NORMA: reglas que se deben seguir o a las que se deben ajustar las
operaciones.
BALLET: plataforma constituida por dos pisos unidos por largueros. Medidas:
Universal= 1200 x 1000 mm Europalet=1200 x 800 mm. Altura máxima = aprox.
1,70 m.
40
POSICIÓN ARANCELARIA: permite incorporar la posición arancelaria del
producto o servicio. Utiliza el sistema internacional de seis cifras. Al código
internacional de seis dígitos, en distintos países, se le agrega entre cuatro y seis
adicionales para una mejor especificación del producto o servicio.
41
4. DESARROLLO DEL PROYECTO
42
Cuadro 1. Distribución del recurso humano
43
PROPUESTA DE VALOR. Integración de servicios de logística de transporte
nacional e internacional con la intermediación aduanera, además de los servicios
como usuario industrial y comercial en zona franca, aprovechando todas las
ventajas que esta integración puede ofrecer.
OBJETIVOS
OBJETIVOS DE CALIDAD
9 Oportunidad en el servicio
9 Atención personalizada
9 Confiabilidad en la asesoría
44
9 Establecer relaciones con el cliente que permita un conocimiento más
profundo de éste.
9 Propender por el mejoramiento continuo y la eficacia de los procesos de la
organización.
4.1.3 Organigrama
GERENCIA
GENERAL
DIRECCIÓN Y REVISORÍA
CONTROL FISCAL
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
FINANCIERA
MENSAJEROS
45
4.1.4 Mapa estratégico de Planet Cargo. Se constituye en una estructura lógica y completa que describe el proceso
de transformar los activos intangibles en clientes y resultados financieros tangibles. Es la piedra angular de un nuevo
sistema de gestión estratégica.
Mejorar en la
Operación
Integración de
el Servicio
46
4.2 MAPA DE PROCESOS DE PLANET CARGO
47
4.3 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Cuadro 2. Caracterización del proceso comercial
VERSIÓN 1
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO COMERCIAL Página 1 de 2
49
Ilustración 9. Flujograma del proceso comercial
INICIO
Analizar el cliente
Realizar seguimiento
Elaborar formato
instrucciones embarque
¿Es importación
Importación Exportación
ó exportación?
Liberar carga al
cliente
Realizar Feedback
FIN
50
4.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Cuadro 3. Descripción del proceso comercial
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 1 de 8
REGISTRO /
ÍTEM FLUJOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES
DOCUMENTO
51
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 2 de 8
52
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 3 de 8
REGISTRO /
ÍTEM FLUJOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES
DOCUMENTO
9 Cuando la propuesta de Planet
Cargo ha sido aceptada por el
B
cliente, se brinda una asesoría
completa en cuanto a la logística
de la negociación con su cliente /
6. Área Comercial proveedor en el exterior, la cual
BRINDAR abarca los términos de
ASESORÍA negociación mas adecuados, la
forma de envío, transportadores
a utilizar, tiempos de tránsito,
entre otros.
9 Se elabora una cotización de
acuerdo con la información
obtenida en la reunión, la cual
Reporte de contiene: Tarifa del flete
internacional, gastos en origen,
ELABORAR Y visitas gastos en destino, transporte
7. Área Comercial terrestre, tarifas de bodegajes y
ENVIAR UNA
seguro, entre otros.
COTIZACIÓN 9 La propuesta se envía por e-mail,
Cotización
bloqueando el archivo para evitar
cambios.
9 Al enviar la propuesta se solicita
una cita para presentarla.
9 Luego de confirmar el recibo de
la propuesta por parte del cliente,
verificar si se cumplió con el
requerimiento.
9 Basándose en la
retroalimentación del cliente, se
elabora una propuesta final, con
la salvedad de que las tarifas son
REALIZAR sujetas a cambio sin previo aviso
SEGUIMIENTO A Base de datos por parte de las compañías
LA COTIZACIÓN transportadoras.
8. Área Comercial para 9 Se hace un seguimiento a la
seguimiento recepción, comprensión de la
propuesta y toma de decisiones
por parte del cliente, por medio
de llamadas telefónicas a la
persona encargada del proyecto.
9 Si la cotización no es aprobada,
C se debe realizar un seguimiento
periódico a la empresa, con el fin
de buscar nuevas oportunidades
de negocio, alimentando una
nueva base de datos.
Pasa…
53
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 4 de 8
Pasa…
54
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 5 de 8
REGISTRO /
ÍTEM FLUJOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES
DOCUMENTO
9 Una vez nuestro agente en
origen haya contactado al
D proveedor y se haya recogido o
recibido la mercancía, de
acuerdo al término de
negociación de las partes, se
debe enviar un correo electrónico
Correo a nuestro cliente para confirmarle
CONFIRMAR LA Auxiliar de que la mercancía ya la tenemos
12. electrónico de en nuestras manos, se encuentra
RECOGIDA O EL Operaciones
RECIBO DE LA confirmación en buen estado, y estamos
coordinando su salida hacia
MERCANCÍA EN
Colombia.
ORIGEN 9 Confirmar la fecha estimada de
salida.
9 También se debe verificar la
documentación entregada por
parte del proveedor a nuestro
agente.
9 Una vez se halla confirmado que
la carga salió desde el puerto /
aeropuerto en origen, se debe
Correo enviar al cliente copia del
documento de transporte (AWB o
CONFIRMAR LA electrónico BL).
Auxiliar de
SALIDA DE LA 9 Durante el tránsito internacional
13.
MERCANCÍA Operaciones de la carga, se debe realizar un
Documento de seguimiento permanente a través
de las páginas Web de las
transporte empresas transportadoras, para
constatar el estado y
cumplimiento de las fechas
estimadas.
9 Se debe enviar la factura
definitiva al cliente ANTES de la
FACTURAR llegada de la mercancía al
territorio colombiano, y confirmar
Auxiliar de la cancelación de la misma, a no
14. Factura
Contabilidad ser de que existe acuerdo previo
de un plazo de pago.
E
Pasa…
55
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 6 de 8
ÍTEM REGISTRO /
FLUJOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES
DOCUMENTO
9 Se debe estar muy pendiente de
Correo la llegada de la carga al puerto /
aeropuerto de destino, para
E electrónico informar oportunamente al cliente
Auxiliar de
del arribo de la misma.
15. 9 Una vez se halla confirmado la
Operaciones
CONFIRMAR LA Documento de llegada, se debe constatar el
LLEGADA DE LA estado de la misma e informar al
MERCANCÍA transporte cliente por medio de un correo
electrónico.
9 Entregar el documento original
de transporte al cliente, cuando
es una importación aérea, para la
posterior nacionalización de la
LIBERAR LA Auxiliar de Documento de mercancía.
CARGA AL 9 Cuando es una importación
16.
CLIENTE Operaciones transporte marítima, se debe constatar que
el cliente posee el documento
original en su poder, el cual debió
haber sido enviado por su
proveedor en el exterior.
9 Pasar a la actividad No. 26.
Correo
electrónico
SOLICITAR
DOCUMENTOS 9 Se debe verificar la
Copia de la documentación entregada por
Auxiliar de
factura parte de nuestro cliente.
17.
Operaciones
comercial
Lista de
empaque
Pasa..
56
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 7 de 8
REGISTRO /
ÍTEM FLUJOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES
DOCUMENTO
9 Se debe coordinar el cargue y la
F recogida de la mercancía, y su
posterior traslado hasta el puerto /
Auxiliar de Correo aeropuerto de salida de Colombia.
19. COORDINAR EL 9 Durante este proceso, se debe
ENVÍO Operaciones electrónico
mantener al cliente muy informado
NACIONAL DE LA sobre el estatus de la carga.
MERCANCÍA
9 Se debe enviar la factura definitiva
al cliente ANTES de la salida de la
Auxiliar de mercancía del territorio
FACTURAR Factura colombiano, y confirmar la
20.
Contabilidad cancelación de la misma, a no ser
de que existe acuerdo previo de
un plazo de pago.
9 Una vez se halla confirmado que
la carga salió desde el puerto /
aeropuerto, se debe enviar al
cliente el original del documento
Correo de transporte (cuando sea una
exportación marítima), para que
CONFIRMAR LA electrónico sea enviado a su cliente en el
SALIDA DE LA Auxiliar de
exterior. En el caso de las
21. MERCANCÍA Operaciones exportaciones aéreas, se envía
Documento de una copia de la guía aérea por
correo electrónico.
transporte 9 Durante el tránsito internacional de
la carga, se debe realizar un
seguimiento permanente, para
constatar el estado y cumplimiento
de las fechas estimadas.
9 Se debe estar muy pendiente de la
llegada de la carga al puerto /
aeropuerto de destino, para
Correo informar oportunamente al cliente
CONFIRMAR LA del arribo de la misma.
LLEGADA DE LA electrónico 9 Una vez se halla confirmado la
MERCANCÍA Auxiliar de llegada, se debe constatar el
22. estado de la misma e informar al
Operaciones cliente por medio de un correo
Documento de
electrónico.
transporte 9 Se debe confirmar el contacto con
G el cliente en el exterior por parte
de la empresa transportadora de la
mercancía o agente de carga en el
exterior.
Pasa…
57
…Viene
VERSIÓN
1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL
Página 8 de 8
FIN
58
4.5 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO
Acceso a la base de datos de los clientes que más demandaron en el mundo para
abordarlos y presentarles los servicios de Planet Cargo.
59
5. CONCLUSIONES
60
9 Aplicamos los conocimientos adquiridos durante toda la carrera, los cuales han
sido de gran valor para la implementación del proyecto en la empresa, diseñando
el proceso comercial de acuerdo con el modelo PHVA ( Planear, Hacer, verificar,
Actuar).
9 Tanto para nosotros como estudiantes, como para la empresa este trabajo fue
muy enriquecedor y deja la posibilidad de implementar y documentar cualquier
proceso dentro de la empresa con el objetivo de lograr la certificación ISO 9001.
61
6. RECOMENDACIONES
- Sensibilización
- Capacitación: Norma ISO 9001:2000, Auditorías Internas, Análisis y Solución de
Problemas, entre otros.
- Identificación y caracterización de los procesos
- Documentación y normalización.
- Seguimiento a la implementación.
62
BIBLIOGRAFÍA
ISO TC 176 SC 2/N 544R. Orientación acerca del enfoque basado en procesos de
los sistemas de gestión de calidad. Mayo de 2001.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema2_11.htm. Instituto
Tecnológico de La Paz. México.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/produccion1/tema4_1.htm
www.proexport.gov.co/vbecontent/logistica/NewsDetail.asp?ID=424&IDCompany=
8
www.iram.com.ar/documentos/certificación/sistemas/iso900_2000/procesos.pdf.
www.monografías.com/trabajos16/costos-iso/shtml.
www.losa.com.uy/html/phh/0027-9.htm
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitu
lo1/Pages/1.4/148Ciclo_Control_PHVA.htm
64
ANEXO A. Plan de trabajo
LUNES
CHINA
Fecha USA
ITALIA
MARTES
CHINA
Fecha USA
ITALIA
MIERCOLES
CHINA
Fecha USA
ITALIA
JUEVES
CHINA
Fecha USA
ITALIA
VIERNES
CHINA
Fecha USA
ITALIA
65
ANEXO B. Carta de Presentación
Medellín, Fecha
Señores
EMPRESA
Atn. Sr. NOMBRE
CARGO
Ciudad
Cordial Saludo,
Nos complace poner a su disposición nuestro grupo empresarial constituido por las empresas
CARLOS E. CAMPUZANO R. SIA & CIA S.A. (Servicio de Intermediación Aduanera y Consultoría
en Comercio Exterior), y PLANET CARGO S.A. (Servicio de Transporte y Seguros Internacionales),
los cuales cuentan con nuestro sello de excelente calidad a tarifas realmente competitivas.
Tenemos la fortuna de contar con un personal de gran calidad humana, idóneo, calificado y con
una amplia experiencia profesional para ofrecerle un servicio ágil, oportuno y confiable, acorde con
los 34 años de trayectoria que nos mantienen con éxito en este tan complejo e interesante mundo
del comercio internacional.
Atentos a ampliar la información que estime conveniente y renovándole nuestra decidida voluntad
de prestarle diligente y profesional servicio.
66
Atentamente,
NOMBRE
Cargo
PLANET CARGO S.A.
CARLOS E. CAMPUZANO R. SIA & CIA. S.A.
Phone. 574 352 33 86
Fax. 574 312 83 91
correo@planetcargo.com.co
EN TRANSPORTE INTERNACIONAL
ALDENTAL
AT MÉDICAS
CI JEANS
COLCAFE
COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL C.I. LTDA.
CONFECCIONES COLOMBIA
EMPRESA ANTIOQUEÑA DE ENERGIA S.A. E.S.P.
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLIN
HOSPITAL PABLO TOBON URIBE
INTERQUIM
INTERMARCAS
MAPER
SULEASING
SURE COMPUTERS
67
EN INTERMEDIACIÓN ADUANERA
NUESTRAS OFICINAS
MEDELLÍN BOGOTA
Cra. 37 No. 8A – 138, Barrio El Poblado Calle 25F No. 80C – 11, Barrio Modelia
PBX: 381 4255 – 352 3386 PBX: 609 0888 – 547 2777
Fax: 312 8391 Fax: 295 2315
E-mail: medellin@campuzanosia.com E-mail: bogota@campuzanosia.com
planetcargo@planetcargo.com.co bogota@planetcargo.com.co
68
CALI CARTAGENA
Calle 64 Norte No. 5 BN – 146 Calle 27B No. 24 – 56, Casa B19
Centro Empresas, Oficina 307 Conjunto La Cabaña, Barrio Manga
PBX: 666 2950 – 666 2951 PBX: 660 7930
Fax: 666 2952 Fax: 660 8915
E-mail: cali@campuzanosia.com E-mail: cartagena@campuzanosia.com
cali@planetcargo.com.co cartagena@planetcargo.com.co
BARRANQUILLA BUENAVENTURA
Calle 79 No. 71 – 22, 2º piso Cra. 3A No. 2 – 13, Of. 303
Telefax: 378 8552 Telefax: 241 2270 – 241 4588
E-mail: barranquilla@campuzanosia.com E-mail:buenaventura@campuzanosia.com
barranquilla@planetcargo.com.co buenaventura@planetcargo.com.co
CUCUTA IPIALES
Edificio Administrativo Zona Franca, Of. 8 Cra. 4A No. 12A – 12
Telefax: 587 5324 Telefax: 773 1737
E-mail: cucuta@campuzanosia.com E-mail: ipiales@campuzanosia.com
cucuta@planetcargo.com.co ipiales@planetcargo.com.co
69
ANEXO C. Reporte de visitas
Condiciones de seguridad: (Marque con X si la organización posee alguno de los siguientes controles en la logistica del recibo
y despacho de la carga, Diligencie los campos producto de la observación realizada y la información proporcionada por el cliente)
EJECUTIVO DE CUENTA
INFORMACIÓN ADICIONAL: (Diligenciar solo en caso de formalizar algún acuerdo con el cliente)
Gran contribuyente: Sí _________ No: ________ Autoretenedor: Sí: ________ No: ________
Regimen: Simplificado ________ Común ________ Retención Servicios: _____ Honorarios: _____
en la fuente:
70
ANEXO D. Cotización
Medellín, Fecha
Señores
EMPRESA
Atn. Sr. NOMBRE
CARGO
Ciudad
Nota. Tarifas sujetas a Depósitos, Drop-off, y cambios sin previo aviso por parte de las navieras.
71
3. GASTOS EN DESTINO PARA EMBARQUES MARITIMOS FCL
Notas. Tarifas validas por 30 días a partir de la fecha, sujetas a cambio sin previo aviso.
72
Documentos oficiales al costo
8. SEGURO
Es indispensable que toda carga viaje asegurada (puede ser a través de nuestra compañía de
seguro JAH INSURANCE BROKERS con 0.5 % CFR + IMPUESTOS, con una mínima de Usd
50,00). De otro modo, la responsabilidad de Planet Cargo S.A. se limita a lo estipulado en el pacto
de Varsovia y es de Usd 9,05 por libra en el transporte aéreo internacional y Usd 500,00 por
paquete en el trayecto marítimo.
Las mercancías viajan por cuenta y riesgo de nuestros clientes, y no aseguramos las mismas de no
mediar orden expresa por escrito. En todas las operaciones de transportes, nuestra responsabilidad
no podrá exceder en ningún caso a la que asumen frente a nosotros ferrocarriles, compañías de
navegación, aéreas y de transportes por carretera o cualquier otro intermediario que intervenga en
el transcurso del transporte. Los fletes quedan subordinados a las fluctuaciones de las
tarifas aéreas, marítimas o terrestres.
Para nosotros será un privilegio manejar su carga, contar con su confianza y prestarle nuestros
servicios de logística y de Intermediación Aduanera.
NOMBRE
Cargo
PLANET CARGO S.A.
CARLOS E. CAMPUZANO R. SIA & CIA. S.A.
Phone. 574 381 42 55
Fax. 574 312 83 91
correo@planetcargo.com.co
73
ANEXO E. Instrucciones de embarque
Shipping Order
NOMBRE PROVEEDOR
DIRECCION
PERSONA CONTACTO
TEL/FAX
NOMBRE CONSIGNATARIO
DIRECCION
PERSONA CONTACTO
TEL/FAX
ZONA ADUANERA
Especificar cual
RUTA (ORIGEN - DESTINO)
VIA (AEREA, MARITIMA, LCL)
UNIDADES (1X20', 1X40' OTROS)
TERMINO NEGOCIACION
SEGURO INT (SI - NO)
Especificar el valor de la mercancía
ADUANA (SI - NO)
Especificar si la desean tomar o no
DESCRIPCION DE MERCANCIA
Instrucciones Especiales.
(DTA, OTM, etc)
74
ANEXO F. Formato de correos electrónicos
Dirigido a:
Asunto:
Cuerpo
Cordial saludo,
NOMBRE
Cargo
PLANET CARGO S.A.
Phone. + 57 4 352 33 86
Fax. + 57 4 312 83 91
ADVERTENCIA
Antes de traer mercancías al territorio Colombiano debe consultarse, tener la Ficha Técnica del
Producto a importar y la Clasificación Arancelaria.
La legislación Aduanera es exigente en cuanto prerrequisitos, controles previos o prohibiciones.
Carlos E. Campuzano R. SIA & Cia. S.A y/o Planet Cargo S.A. no se harán responsables
por los trastornos, demoras, sanciones, sobrecostos o aprehensiones causados a una
importación que no haya seguido el siguiente procedimiento y estén en su poder, antes
de iniciar el proceso de nacionalización o exportación, los originales de los documentos
exigidos por la DIAN:
1. Suministro de la Ficha Técnica del (los) producto (s).
2. Clasificación Arancelaria.
3. Elaboración y aprobación del Registro de Importación ó Licencia Previa (cuando se requiera).
4. Autorización PREVIA por las entidades de control correspondiente (Invima, Mincomex,
Aeronáutica Civil, Ministerio de Defensa, Ministerio de Minas, Instituto Nacional de Estupefacientes,
ICA, etc.)
75
ADVERTENCIA SOBRE CONFIDENCIALIDAD
La información contenida en este correo electrónico, incluyendo sus anexos, está dirigida
exclusivamente a su destinatario y puede contener datos de carácter confidencial protegidos por la
ley. Si usted no es el destinatario de este mensaje por favor infórmenos y elimínelo a la mayor
brevedad.
76
ANEXO G. Documentos de transporte – AWB & BL
77
78
ANEXO H. Factura
79
ANEXO I. Encuesta de Satisfacción
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CÓDIGO:
VERSIÓN: 001
80
Como califica la calidad en el servicio de PLANET CARGO en los
E B R D S.I.
siguientes aspectos:
Qué tan fácil es contactarnos
Atención
81