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Tips gestión tiempo

A pesar del esfuerzo que mis colegas de OPTIMA LAB y yo mismo hacemos en
los cursos que impartimos, cuesta mucho trabajo quitar de la cabeza de los
alumnos la idea de que la productividad personal en general, y la
metodología GTD en particular, es algo totalmente diferente a lo que se ha
venido conociendo durante años como gestión del tiempo. En favor de los
alumnos tengo que reconocer que «gestión del tiempo» es un término
demasiado arraigado ya en el imaginario popular, y que erradicarla es tarea
harto complicada. Sin embargo, es algo necesario.

Como digo a menudo, las palabras crean realidades. Y mientras las personas
sigan manteniendo la idea (equivocada) de que el tiempo se puede gestionar,
difícilmente podrán iniciar los cambios necesarios para gestionar
eficazmente su flujo de trabajo. Un trabajo llamado por Peter Drucker
trabajo del conocimiento, que es el que tenemos la inmensa mayoría de los
profesionales de hoy en día, y que tiene una naturaleza muy distinta al
trabajo que tenían nuestros padres y abuelos.

Por eso, y dejando a un lado el hecho de que la ciencia ya ha invalidado la

gestión del tiempo como medio para mejorar la productividad personal en el
trabajo del conocimiento, creo que no está de más aclarar algunas
diferencias importantes entre lo que propone la metodología de David Allen
y lo que intentan hacer a diario muchas personas para intentar mejorar su
productividad mediante la gestión del tiempo. Conocer estas diferencias
puede ser la clave para entender porqué es necesario cambiar la forma que
tenemos de trabajar para, con suerte, lograr experimentar por fin una
mejora real en los resultados que obtenemos de nuestro esfuerzo.

Gestión de la atención frente a gestión del tiempo

Para empezar, en la gestión del tiempo se intenta gestionar… el tiempo. La

mayoría de los que llevamos tiempo en esto de la productividad personal
estamos de acuerdo en que el tiempo no se puede gestionar. No importa lo
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que hagas, siempre tendrás veinticuatro horas al día, exactamente igual que
todo el mundo.

En lugar de buscar ladrones de tiempo —un concepto que nos permite echar
balones fuera y poner la responsabilidad fuera de nosotros—, GTD se basa en
cultivar el enfoque —algo que sí depende enteramente de nosotros—,
ayudándonos a acabar las cosas que empezamos de manera sistemática.
Entender que la productividad personal no es cuestión de tiempo, sino del
uso que hacemos de nuestra atención, es el primer paso para empezar a
mejorar.

Siguientes acciones frente a tareas

Uno de los conceptos más rompedores que aporta GTD con respecto a la
gestión del tiempo es la idea de siguiente acción. Mientras que la mayoría de
las personas se dedican a apuntar tareas —según el propio David Allen, las
listas de tareas suelen ser «listas amorfas de cosas imposibles de hacer»—,
GTD te obliga a identificar siempre cuál es la siguiente acción, física, visible,
que ya puedes llevar a cabo para hacer que algo se mueva.

Tan sencillo como parece, identificar correctamente la siguiente acción de

las cosas no siempre es fácil, hasta el punto de que constituye una de las
piedras angulares de la formación oficial de GTD. Hacerlo bien es la diferencia
entre conseguir resultados de manera relajada y sin estrés, a ver cómo
muchas cosas son procrastinadas una y otra vez por falta de claridad sobre
qué es lo que hay que hacer exactamente para que progresen.

Flexibilidad frente a planificación

Una de las ideas más extendidas que existen en el mundo de la productividad

personal «de garrafón» es que para ser eficiente hay que agendar las tareas.
Es decir, asignar fecha y hora a las cosas que tienes que hacer, y ponerlas en
el calendario para asegurarte de que se hacen. ¿El resultado? Que la realidad
se impone. Vivimos y trabajamos en realidades complejas que cambian
continuamente, los denominados entornos VUCA, lo que dificultan
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enormemente cumplir la mayoría de nuestros planes a pesar de nuestras

buenas intenciones.

Como alternativa, GTD propone agrupar las cosas que tenemos que hacer
teniendo en cuenta criterios objetivos. De ese modo, según las circunstancias
de cada momento, siempre podemos elegir hacer aquello que de verdad
podemos hacer, en función de la herramienta, lugar o persona que
necesitamos para hacerlo, el tiempo que tenemos disponible, etc. Es decir,
nos permite trabajar con máxima flexibilidad, adaptándonos a la realidad
de cada instante —que es la que es—, en lugar de intentar ceñirnos a un plan
«inventado» días atrás, a la luz de una realidad que puede ser totalmente
distinta a la actual.

Enfoque relajado frente a estrés y frustración

La mayoría de las personas sufren de cierto vértigo cuando ganan conciencia

de un hecho irrefutable: en el trabajo del conocimiento, siempre hay más
cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas. Lo que
imperiosamente nos lleva a la necesidad de dejar cosas sin hacer, nos guste o
no. Sin embargo, la gestión del tiempo parte de la idea de que, si te organizas
y priorizas bien, podrás sacar adelante todas las cosas que te propongas. Es
decir que, por diseño, la gestión del tiempo carece de mecanismos para
gestionar el «exceso» de potenciales compromisos que todos tenemos, y
que no podremos llevar a término por falta de tiempo.

Esta disonancia entre la expectativa de poder hacerlo todo, y la realidad de

que resulta imposible hacerlo todo, genera mucha frustración. Además, al
no proporcionar una manera de aclarar qué es exactamente lo que hay que
hacer con cada cosa, en términos de acciones físicas y visibles que podamos
llevar a cabo de una sentada, la gestión del tiempo permite que exista
permanentemente un elevado nivel de incertidumbre, lo que genera
muchísimo estrés.

Por el contrario, GTD nos fuerza a decidir qué vamos a hacer y qué no vamos
a hacer, al menos de momento. Y para aquello que decidimos hacer, nos
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obliga a determinar cuál es la siguiente acción, física visible, para acercarnos

al resultado deseado. Saber qué cosas estás dejando sin hacer —porque hay
otras cosas que deben ir primero—, y tener la claridad que proporciona un
inventario de siguientes acciones —o trabajo que puedes ejecutar sin tener
que volver a pensar sobre qué es lo que había que hacer—, permite que
surja el enfoque relajado. En cada momento puedes centrarte en hacer lo
que físicamente puedes hacer dadas las circunstancias, con la tranquilidad de
saber que lo que estás dejando sin hacer está sin hacer porque ahora no es el
mejor momento para hacerlo.

Intuición informada vs asignación de prioridades

Otra práctica de la gestión del tiempo que se ha convertido casi en un mantra

para padres, maestros y jefes, es la de asignar prioridades a las cosas para
poder ser productivo. De esta idea han surgido con los años diversos sistemas
de asignación de prioridades de tareas. Sistemas de priorización que, como
no podía ser menos, han demostrado servir para muy poco. ¿Por qué? De
nuevo, porque la realidad es la que es, y cambia muy deprisa. Los imprevistos
y los nuevos «inputs» que van llegando hora a hora, minuto a minuto, hacen
que las prioridades y las urgencias de las cosas cambien constantemente.

GTD parte de la base de que las prioridades no se asignan, sino que se

tienen. Es decir que, en un momento determinado, antes de decidir qué
hacer a continuación, hay que asegurarse de tener disponible toda la
información relevante para que las cosas con mayor prioridad resalten de
manera natural y automática, por medio de la intuición. Para ello, es
necesario tener permanentemente un inventario lo más completo posible de
todos nuestros compromisos, con los diferentes criterios objetivos que
limitan su ejecución. El ejercicio de mantener y revisar este inventario de
manera regular mantiene «alimentada» a nuestra intuición, permitiéndonos
elegir siempre la mejor opción de entre todas las posibles, sin necesidad de
asignar prioridades explícitamente.