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MANUAL DE HOJA DE CÁLCULO
INDICE
GENERALIDADES DE UNA HOJA DE CÁLCULO ........................................................................................................ 1
INICIANDO EN UNA HOJA DE CÁLCULO .................................................................................................................... 2
PARTES DE LA VENTANA ............................................................................................................................................ 4
PERSONALIZAR LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO .................................................................................................... 5
ENTORNO DE HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................................................. 6
TIPOS DE DATOS ......................................................................................................................................................... 6
OPERADORES .............................................................................................................................................................. 8
JERARQUÍA DE OPERADORES .............................................................................................................................. 9
OPERADORES ARITMÉTICOS ................................................................................................................................ 9
OPERADORES DE COMPARACION ........................................................................................................................ 9
OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO ..................................................................................................... 9
OPERADORES DE REFERENCIA .......................................................................................................................... 10
FÓRMULAS Y FUNCIONES ........................................................................................................................................ 10
FORMULAS. ............................................................................................................................................................ 11
FUNCIONES ............................................................................................................................................................ 12
FORMATO DE CELDAS .............................................................................................................................................. 13
COPIA RÁPIDA DE FORMATO ............................................................................................................................... 16
FORMATO DE LOS VALORES NUMÉRICOS ............................................................................................................. 16
CREACIÓN DE GRÁFICOS ......................................................................................................................................... 17
GRÁFICOS DE COLUMNAS ................................................................................................................................... 16
GRÁFICOS DE LÍNEAS ........................................................................................................................................... 17
GRÁFICOS CIRCULARES ...................................................................................................................................... 19
GRÁFICOS DE BARRAS ......................................................................................................................................... 20
GRÁFICOS DE ÁREA .............................................................................................................................................. 21
GRÁFICOS DE TIPO XY (DISPERSIÓN) ................................................................................................................ 22
GRÁFICOS DE COTIZACIONES ............................................................................................................................. 23
GRÁFICOS DE SUPERFICIE .................................................................................................................................. 24
GRÁFICOS DE ANILLOS ........................................................................................................................................ 25
GRÁFICOS DE BURBUJAS .................................................................................................................................... 25
GRÁFICOS RADIALES ............................................................................................................................................ 26
SELECCIÓN DEL TIPO DE GRÁFICO .................................................................................................................... 26
ELEMENTOS DEL GRÁFICO .................................................................................................................................. 27
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 28
VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA.............................................................................................................................. 28
CONFIGURAR PÁGINA........................................................................................................................................... 31
USO DE HOJA DE CÁLCULO EN ALMACENAMIENTO (DRIVE – ONDRIVE) .......................................................... 34
GENERALIDADES DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Cuando se inicia una sesión, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla, en la barra de título en
la parte superior de la ventana.
Cada vez que se empieza un nuevo trabajo el número del libro irá variando dependiendo de
cuántas hojas se hayan creado en esta sesión. Si se inicia otro trabajo, el nombre que se
asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, viene de forma predeterminada con 3 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si observamos en la parte inferior de la
ventana se encontrarán las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas
de la forma Hoja1, Hoja2...
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas. Los rangos son importantes en la Hoja de Cálculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
PARTES DE LA VENTANA
2007
Se puede personalizar la barra de acceso rápido para establecer los íconos de mayor trabajo y
que estén disponibles para su uso y se personaliza en (Archivo o botón de office)/ Opciones/
Barra de herramientas de acceso rápido, modificar ésta barra, para incluir los comandos que
creamos oportunos.
Otra forma de acceder es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la barra y seleccionar
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido... en el menú contextual. En este
caso, obviamente, no se dispone de pestañas, grupos, ni opciones para modificar el nombre.
Simplemente se podrá Agregar o Quitar comandos de ella.
TIPOS DE DATOS
Se analizaran cada uno de los tipos de datos que reconoce una hoja de cálculo, por ejemplo:
valores constantes los cuales incluyen números, textos, fechas entre otros.
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. A continuación se detallan cada uno de
ellos:
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números se pueden incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . $.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo
éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, se interpreta como un número negativo, lo
cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si se introduce el símbolo % al final de un número, se considera como símbolo de
porcentaje.
Si se introduce fracciones tales como 1/4, 6/89, se debe escribir primero un cero
(espacio) para que no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, hay que escribir la forma en que se desea que
aparezca.
Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineados a la
derecha en la celda.
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas
que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el
año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, seleccionar una celda y escribir el texto. El
texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco
a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la
primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Para aplicar cualquier tipo de formato a un dato se debe de utilizar el cuadro de diálogo
Formato de celdas que se encuentra en ficha inicio/ grupo número tal como se muestra en la
imagen.
OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. En una hoja de cálculo se pueden incluir cuatro tipos diferentes de operadores de
cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Pero lo principal es aplicar la jerarquía de
operadores.
JERARQUÍA DE OPERADORES
Cuando se utiliza una combinación de estos operadores es importante considerar que existe un
orden en una hoja de cálculo que se sigue para realizar una fórmula, y determinar cuáles
operaciones serán realizadas primero y cuáles después. La siguiente lista muestra la jerarquía
de operadores utilizada para evaluar fórmulas de acuerdo a la tabla:
OPERADORES ARITMÉTICOS
Los operadores aritméticos se utilizan para calcular un valor a partir de dos o más números o
para cambiar el signo de un número de positivo a negativo, o viceversa.
OPERADOR DESCRIPCION Ejemplo
+ (mas) Suma 5+7
- (menos) Resta 5-2
* (asterisco) Multiplicación 5*5
/ (slash) División. 20/2
% (porcentaje) Porcentaje 10%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 5^2 (se lee 5 elevado al cuadrado)
OPERADORES DE COMPARACION
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
OPERADOR DESCRIPCION Ejemplo
= (igual) Igual B2=B2
< (menor que) Menor que B2 < C2
> (mayor que) Mayor que B2 > C2
<= (menor o igual que) Menor o igual que B2 <= C2
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que B2 >= C2
<> (distinto) Distinto de B2 <> C2
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, entre otros.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores
y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el
signo =.
Una formula nos permite calcular rápidamente valores directos introducidos en una celda y
operar con valores previamente ingresadas en otras celdas, tanto de la hoja de cálculo activa,
como de otras hojas de cálculo del libro activo, como otras hojas de cálculo a las que tengamos
acceso.
Ejemplo de Fórmula
= (A2+B2+C2)/3
OTRAS FÓRMULAS
FUNCIONES
Son formulas predefinidas, que ejecutan cálculos utilizando valores denominados “argumentos”,
devolviendo un valor o resultado. Estas funciones se utilizan para simplificar el trabajo al
momento de buscar resultados de cálculos muy complejos.
En donde:
1. Nombre de la función.
2. Celda inicial.
3. Celda final.
4. Argumentos.
Al presionar la tecla Enter el resultado sería el siguiente, tanto en fórmula, como en función.
Si se revisa la barra de fórmulas, se puede observar los valores introducidos en la celda activa
FORMATO DE CELDAS
Se aprenderá a dar formato a una hoja de cálculo. El tipo de formato que se aplicará es:
Numérico, Alineación, Fuente, Bordes y Relleno.
En el cual se hará cambio en el aspecto de las celdas seleccionadas previamente y cómo debe
manejarse para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y
forma de visualizar números en la celda.
En una hoja de cálculo se pueden realizar cambios en la apariencia de los datos fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo, se puede utilizar los cuadros de
diálogo o la cinta de opciones (menú). Por lo que se utilizará el cuadro de diálogo:
BORDES
Aplicar líneas en los bordes o lados de
las celdas.
En la Cinta de opciones se dispone de un botón que permitirá modificar los bordes de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para
abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes....
RELLENOS
Si se quiere que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas
veces es copiar el formato.
Con esta sencilla forma se puede ahorrar el trabajo de tener que volver a establecer todos y
cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, entre otros.
Permite modificar la
visualización de los números
en la celda. Para aplicar los
cambios se puede seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas que se quiere
modificar el aspecto de los
números.
2. Seleccionar la pestaña Inicio
y hacer clic sobre la flecha
que se encuentra bajo el
grupo Número.
3. Abrir el cuadro de diálogo
Formato de celdas, situado
en el grupo Número.
4. Elegir la opción deseada del
recuadro Categoría y dar clic
sobre el botón Aceptar.
5. Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la celda. (Visor).
Opciones del recuadro Categoría: elegir de la lista una categoría dependiendo del valor
introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza por
defecto. Este formato admite enteros, decimales.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales,
también permite definir el separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales,
se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los
números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por
100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí se puede crear un nuevo formato.
CREACIÓN DE GRÁFICOS
Para insertar un gráfico en una hoja de cálculo se deben de tomar en cuenta la información, así
como el tipo de gráfico con el que se va a representar la información.
En una hoja de cálculo se admiten muchos tipos de gráficos que permiten ayudar a mostrar
datos de forma comprensible a otras personas. Cuando se crea un gráfico o cambia el tipo de
grafico existente, se puede seleccionar uno de los tipos de gráficos que se detallan a
continuación.
Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que
representan:
Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).
Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de
artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).
NOTA: Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y
uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de gráfico de
columnas 3D.
Se puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y se
desea destacar el total.
Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas
en 3D Los gráficos de columnas 100% apiladas y
columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje
con que contribuye cada valor a un total de categorías. Un
gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en
rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de
columnas 100% apiladas en 3D simplemente muestra los
datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Se Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando se tenga tres o más series de
datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo
para cada categoría.
Se puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando se desee comparar del mismo modo datos
entre categorías y entre series, ya que este tipo de gráfico muestra categorías a lo largo del eje
horizontal y de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.
GRÁFICOS DE LÍNEAS
Este tipo de gráfico es válido especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se
recomienda utilizar un gráfico de categorías. Utilizar también un gráfico de líneas si se tienen
etiquetas numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si
tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.
SUGERENCIA. Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede utilizar en su
lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.
En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una
hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de
datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se
muestran como porcentajes del total del gráfico circular.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de
las partes con un todo.
GRÁFICOS DE COTIZACIONES
Máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico se suele utilizar para ilustrar el
precio de los valores. Necesita tres series de valores en el siguiente orden:
máximos, mínimos y cierre.
NOTA. Un gráfico de trama de superficie 3D no resulta fácil de leer, aunque es útil para
representar con más rapidez grandes conjuntos de datos.
Anillos. Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada
anillo representa una serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas
de datos, cada anillo totalizará el 100%.
GRÁFICOS DE BURBUJAS
Radial relleno. En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de
datos se rellena con un color.
Nota: El rango de una función de datos, como valores-Y, no deben incluir una celda de etiqueta.
En un gráfico se debe de tomar en cuenta los siguientes elementos para su respectiva
presentación:
Escribir los títulos o dar clic en los elementos que se muestren en el gráfico actual.
Cuando se ha elaborado una hoja de cálculos, en el que se ha introducido los datos, se han
aplicado los diferentes formatos, se prepara el documento para su respectiva impresión. Por lo
se debe de revisar previamente las configuraciones de la impresora y el tipo de papel a utilizar.
Ya que en ocasiones se pueden imprimir en dos páginas, tal como se muestra en la imagen.
Hay diferentes opciones que se pueden tomar en cuenta cuando se imprimirá el documento, por
lo que se revisará los diferentes parámetros que se puede indicar para realizar la impresión de
datos, como puede ser el diseño y la configuración de las páginas a imprimir y la operación
de imprimir los datos.
Desde esta vista se puede seguir trabajando con la hoja de cálculo, y en el que se pude
observar cómo quedará la impresión. Se visualiza como saltos de página, márgenes,
encabezados y pies de página, así como cuántas hojas se ocuparán y cómo se ajustan los
datos a la página. Si los datos ocupan más de una página, se deberá utilizar las barras de
desplazamiento para visualizarlas:
VISTA DE SALTO DE PÁGINA
Otra opción muy utilizada es la de Zoom. En el cual se puede abrir una ventana que permite
seleccionar el porcentaje para visualizar el contenido.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real. Y Ampliar selección
aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.
Cuando se vuelve a la vista Normal, se mostrarán unas líneas discontinuas que indicarán
donde hará la hoja de cálculo los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.
CONFIGURAR PÁGINA
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que se configure la página, para
modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otros.
Para ello, activar la ficha Diseño de página, grupo Configurar página, para activar el cuadro
de dialogo, se debe de configurar un documento antes de iniciar una práctica, en cada uno de
los programas que se han presentado, se configuran los elementos.
Tanto en ésta ficha como en las otras, se podrás acceder a las Opciones específicas de la
impresora seleccionada para la impresión.
En la zona de la derecha se tiene una vista previa de la página. En caso de tener más de una
página, se puede cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el
También en la zona inferior derecha, se encuentran dos botones para personalizar la vista
previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si se visualizar la página completa.
Cuando esté todo listo para la impresión se podrá pulsar el botón de la zona superior.
Si están instaladas las aplicaciones de Office 365 y Google en el equipo mostrará google Drive
y Onedrive tal como se muestra en la siguiente imagen.
Cuando se trabaja en línea no necesita estar guardando, ya que automáticamente se hace este
proceso, pero si desea generar una copia deberá guardar como y seleccionar el formato a
trabajar en la descarga.