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CONTABILIDAD FINANCIERA

MANEJO DE CUENTAS DEL ACTIVO

EFECTIVO
El criterio general utilizado para definir el efectivo consiste en que sea un medio de cambio,
disponible inmediatamente para el pago de obligaciones en el corto plazo y libre de
restricciones contractuales que podrían limitar a la administración en su uso para enfrentar
las obligaciones.
Debido a la importancia que el efectivo tiene dentro del ciclo de operaciones de una
empresa, al ser el principal elemento en el ciclo de cobros y pagos, se debe tener especial
cuidado en su manejo para asegurar el éxito y crecimiento del negocio.

Objetivos del control del efectivo

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio debido a
que es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa
contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser mal
invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el
presupuesto de efectivo y el control contable.
El presupuesto de efectivo constituye una base fundamental de la función de planeación,
ya que permite identificar los requisitos o sobrantes de efectivo en un periodo determinado.
El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo se utiliza para
propósitos propios de la empresa, es decir, cerciorarse de que no se desperdicia, se invierta
mal o se robe. La administración es responsable del control y de la protección de todos los
activos de la empresa.

Control interno
Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de
control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la
compañía para su uso personal.
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Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
• Promover la real y adecuada contabilización de la información relativa al efectivo.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de
que ocurran errores o fraudes. Algunos objetivos del control interno del efectivo son tomar
todas las precauciones necesarias para prevenir los robos y establecer un método
adecuado para presentar el efectivo en los registros contables. Un buen sistema de
contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco.

Todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse en forma diaria, a la vez
que se recomienda que todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques.

Por reducción de costos y conveniencia, en la mayoría de las compañías los pagos de

sumas pequeñas (papelería, envíos de paquetería, gastos menores, etc.) se realizan
mediante un fondo disponible de efectivo. Este fondo se conoce como caja chica o fondo
fijo de caja menuda.

Las partidas de efectivo e inversiones temporales están en estrecha relación con el análisis
financiero de la liquidez de una entidad, básicamente con el cálculo de las razones de
liquidez, más específicamente con la razón circulante y la prueba del ácido.
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CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad
de una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la
clasificación de activo circulante.

Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes:
• Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de la
empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
• Documentos por cobrar: Esta partida está integrada por los documentos pendientes de
pago que surgen por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
• Funcionarios y empleados: Son las cuentas o documentos que se originan por préstamos
otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
• Deudores diversos: Son los documentos o cuentas que se originan por transacciones
distintas de las que representen la actividad normal de la empresa.
Asimismo, existen cuentas como: intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por
cobrar, y otros conceptos también por cobrar. De los tipos de partidas por cobrar
mencionados anteriormente, los más conocidos son clientes y documentos por cobrar.

Control contable de clientes

La Cuenta por Cobrar a clientes está relacionada con la venta de una mercancía o servicio
a crédito se registra en la cuenta de Mayor Cuentas por Cobrar o Clientes. El saldo de
estas cuentas representa el importe total que todos los clientes deben a una compañía.
Para conocer el saldo individual de cada cliente se registra contablemente y en forma
separada cada factura, abono o nota de crédito realizada en una cuenta auxiliar.
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Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes se clasifican en orden alfabético en un

mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por cobrar o mayor auxiliar de clientes.

Relación de clientes
Si se ha realizado en forma correcta el registro de los asientos de diario y del mayor, el total
de los saldos deudores de las cuentas de clientes del mayor auxiliar debe ser igual al saldo
de la cuenta de control clientes del mayor general. Cada mes se debe preparar una relación
de clientes.

Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control clientes.

Cuentas incobrables
Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos
clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se
clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos generales
/ gastos de venta del estado de resultados.

El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía de acuerdo con las
Políticas generales de crédito de la compañía.

Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para
obtener una cifra razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el
estado de resultados.
Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables,
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se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros ( saldo real
cuentas por cobrar) de otra forma, el importe que aparece en el estado de situación
financiera no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se
presentaría a los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa.

Método del porcentaje de cuentas por cobrar

Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación
financiera se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base en un
porcentaje del saldo existente en la cuenta Clientes.

Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante
un periodo considerable.
La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta Clientes para obtener el
monto estimado determinar el ajuste contable por cuentas incobrables.

El porcentaje o tasa utilizado no es más que una estimación, por lo tanto, es muy probable
que nunca llegue a ser igual que el importe exacto de las cuentas incobrables del año. De
acuerdo a este método el monto estimado puede contabilizarse como provisión de cuentas
incobrables, la cual puede tener un saldo deudor o acreedor al final del periodo contable,
antes de los ajustes.
Cualquier saldo deudor debe aumentarse hasta la cantidad estimada de pérdidas en
cuentas incobrables y cualquier saldo acreedor debe rebajarse.

Ejemplo: Estimación por incobrables con saldo acreedor

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La cuenta de Clientes de Mármoles Italianos, S.A. tiene un saldo, al finalizar el año, de

$415, 000.00 y, de acuerdo con la experiencia de años anteriores, se estimó que 4% de las
cuentas por cobrar correspondiente a las ventas a crédito serán incobrables.
La cuenta Estimación para provisión de cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de
$5,700.00

El cálculo para el asiento de ajuste a fin de reconocer el gasto por cuentas incobrables es:

$ 415,000.00 Saldo Clientes

X 4% Porcentaje estimado de cuentas incobrables
$16,000.00 Estimación de cuentas incobrables.
-$5,700.00 Saldo anterior de la estimación ( saldo acreedor)
$10,900.00 Gasto por cuentas incobrables.

Análisis Financiero
Al igual que las partidas de efectivo e inversiones temporales, las cuentas por cobrar
también están en estrecha relación con el análisis financiero de la liquidez y con las razones
circulantes y prueba del ácido; sin embargo, existen razones financieras específicas de las
cuentas por cobrar: días de venta pendientes de cobro y rotación de cuentas por cobrar. El
análisis financiero permite al administrador financiero proponer mejores controles para
reducir el impacto de las cuentas incobrables en un periodo, y una mayor rotación del
efectivo en el ciclo operativo del negocio.

INVENTARIO

Los inventarios representan los productos que posee una empresa y que destina a la venta
o producción para su posterior venta. La partida de inventarios se debe presentar en la
sección de activo circulante en el estado de situación financiera o balance general.
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El estudio de esta partida se ha realizado en tres partes:

a) Sistemas de registro.
b) Métodos de valuación.
c) Sistemas de estimación.

Para registrar los inventarios contablemente existen dos sistemas: el sistema perpetuo y el
sistema periódico. Mediante estos métodos se pretende conocer el saldo del importe de la
mercancía disponible para la venta, la diferencia entre ellos radica en si se mantiene o no
actualizado dicho importe.

En lo referente a la valuación de los inventarios, los métodos que se utilizan son cuatro: a)
el de costos específicos, b) primeras entradas, primeras salidas (PEPS), c) últimas
entradas, primeras salidas (UEPS) y d) el promedio ponderado.

De acuerdo con el método de costos específicos es necesario llevar los registros detallados
del inventario de modo que cada venta que se efectúe pueda relacionarse con una compra
específica.
Según el método PEPS, las primeras mercancías compradas son las primeras que se
venden, por lo que el inventario final se valora al último precio de compra.

Cuando se aplica el método UEPS, las últimas mercancías compradas son las primeras
que se venden y, por lo tanto, el inventario final se valora al primer precio de compra, o sea,
al más antiguo.
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En el método del promedio ponderado se valoran las mercancías en existencia,

multiplicando las cantidades por el precio unitario promedio de todos los productos
disponibles durante el periodo.

En ocasiones, el contador necesita estimar el costo del inventario final sin realizar un
recuento físico de los productos en existencia, por ello existen dos sistemas de estimación
de inventarios: el del detallista y el de la utilidad bruta. El del detallista se usa principalmente
en las tiendas de minoristas y mayoristas. Según este sistema, el contador necesita tener
disponibles registros del costo y los precios de venta de las compras, de las cuentas
relacionadas con las compras, igual que el precio de venta de las mercancías vendidas.

Por lo general, el método de la utilidad bruta se emplea para estimar el monto de los
inventarios perdidos por incendios, robos y otro tipo de incidentes. También se utiliza a
menudo para verificar la exactitud del conteo de las existencias disponibles, al término de
un periodo contable.

Un error en el inventario final afecta al estado de resultados y al estado de situación

financiera del periodo en curso. Presentar un inventario inicial menor o mayor que el real
ocasiona que las utilidades netas de ese periodo sean mayores o menores de lo que
corresponda.

Cada compañía tiene la opción de escoger el más apropiado para ella. El método que se
seleccione tiene un efecto directo sobre las utilidades.
La información contenida en los estados financieros es utilizada por la administración, los
acreedores y los inversionistas. Estos grupos evalúan los resultados pasados y futuros de
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la empresa para tomar decisiones administrativas, conceder créditos o contratos, en

informes estadísticos o fiscales y para inversiones. Por consiguiente, el contador tiene que
exponer en forma clara el método utilizado para valorar los inventarios y otras partidas de
los estados, y aplicarlo en forma congruente para que estos grupos realicen comparaciones
seguras y significativas.

Si el contador tiene necesidad de cambiar los métodos utilizados en años anteriores, debe
describir las causas que provocaron el cambio, la justificación del mismo y el efecto que
tuvo o puede tener sobre los estados financieros.