INDICE

Pag.

1. INTRODUCCION ………………………………………………………… 2

2. METODOS Y PROCEDIMIENTOS……………………………………… 3

3. HECHOS Y DETALLES /ANALISIS………………………………………5

3.1. APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACION DE HECHOS………………………5

3.2. DEFINIR EL ÁMBITO DEL PROYECTO…………………………………………...5

3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES

SOLUCIONES…..…………………………………………………………………….12

3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO…………………………………………....14

3.5. ANÁLISIS VIABILIDAD……………………………………………………………….18

3.6. ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES………………………………24

3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA……………………………………………...27

3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES (FASE DE DEFINICIÓN)…………………..28

3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA………………………………………………......31

3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO)….…………….57

3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES)……………………………81

4. RECOMENDACIONES.…………………………………………………….89

5. CONCLUISIONES………………………………………………………..…90
1) INTRODUCCION.

A través del presente informe pretendemos cumplir con las actividades

necesarias para el análisis de una propuesta de un sistema de información
automatizado, cumpliendo con las fases correspondiente del análisis de un
sistema los cuales sin inspección, estudio y definición.

La propuesta del sistema a analizar es: sistema de información automatizado

para el registro de solicitudes de ayuda socioeconómicos (SIRSAS).
Actualmente, en el municipio Brinas, Edo. Brinas, la dirección de desarrollo
social ad crista a la alcaldía del municipio referido tiene como misión gestionar
el otorgamiento de ayudas socioeconómicas a la comunidad. Para llevar a cabo
esta misión, los procesos técnicos-administrativos para recepción,
procesamiento y aprobación son realizados de forma manual. Se requiere
mejorar y hacer más eficientes estos procedimientos para lograr una mejor
atención al solicitante de ayuda, además de mantener un mejor control del
sistema. Por esto surge la necesidad de una propuesta de automatización del
registro de solicitudes de ayuda y el sistema SIRSAS procura cubrir estas
necesidades.

El presente informe cubre las actividades de las fases del análisis del sistema
para de esta forma entregar la lista de necesidades del sistema a la siguiente
fase del ciclo de vida del proyecto (diseño del sistema). Por lo antes señalado,
el presente informe presenta las técnicas de investigación de hechos utilizados
(entrevista y cuestionario), la definición del ámbito del proyecto mediante los
modelos contextuales de datos, procesos y redes,la clasificación de problemas
y oportunidades mediante el uso de la matriz de
problemas/oportunidades, se establece el plan del proyecto mediante el uso de
los diagramas de Gantt y se concluye la fase de inspección con el análisis de
viabilidad usando las cuatro técnicas universales de análisis (operativa, técnica,
fechas y económica). El informe continua con la fase de estudio mediante el
análisis de los problemas y oportunidades usando la estructura PIECES y el
establecimiento de los objetivos del nuevo sistema. Para finalizar, la fase de
definición se trata realizando los modelos esenciales de datos, procesos y
redes, usando la información recabada hasta el momento incluyendo la
otorgada por las técnicas de investigación de hechos (para esta fase se uso la
encuesta).

Todos los puntos tratados en las fases del análisis del sistema, son plasmados
en papel mediante la técnica del informe escrito de tipo factual, que es el que
están leyendo ahora y busca entregar las necesidades del sistema al equipo de
diseño que afrontara la siguiente fase del CVDS (diseño del sistema).

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2) METODOS Y PROCEDIMIENTOS.

Para el análisis del sistema de información SIRSAS se dividió en tres fases:

inspección, estudio y definición. Veamos a continuación detalles de la
metodología para cada una de las fases.

* Fase Inspección.

El objetivo de esta fase es responder la pregunta: ¿Vale la pena este proyecto?

Para cumplir con esta fase se usan las siguientes técnicas:

a) Investigación y recavación de los hechos mediante el uso de la técnica de

entrevista realizada a un usuario. En nuestro caso académico, se elabora el
formato de la entrevista y por su puesto las respuestas a esta coinciden con las
especificaciones del problema suministrada por el plan de evaluación de la
materia 335. En el caso de un sistema real en análisis, las informaciones
suministradas por estas entrevistas, mas las aportadas por otras técnicas de
investigación de hechos aportaran las especificaciones necesarias para la
elaboración de los modelos contextuales.

b) Definir el ámbito del proyecto, esto se logra usando la información obtenida

mediante la investigación de hechos (se pueden usar varias técnicas de
investigación de hechos) para definir los modelos conceptuales de datos,
procesos y redes. Estos modelos desarrollados por el analista de sistema
buscan definir el ámbito del proyecto desde un punto de vista general.

c) Una vez ubicada claramente el ámbito del proyecto deben clasificarse los
problemas, oportunidades y posibles soluciones mediante el uso de la matriz
de estudio problemas/oportunidades el cual es una herramienta gráfica (tabla)
en la cual están los problemas y oportunidades, y los categoríza con ciertas
características las cuales servirán para definir una posible solución.

d) Presentación de un plan de proyecto, el cual define una propuesta inicial

sujeta a modificaciones, donde se define el calendario y las tareas del proyecto
para establecer los limites del mismo en cuanto a tiempo y actividades. Se
eligió la técnica de diagramas de Gantt para la representación gráfica de este
plan del proyecto, previamente se definen y delimitan las tareas del proyecto.

e) Presentar conclusiones y recomendaciones. Para esta parte se usa el

análisis de viabilidad de proyectos donde se usaran los test de análisis:
operativos, técnicos, de fechas y económicos para finalmente, dependiendo del
resultado de estos análisis, concluir si el proyecto es viable y si merece la pena
continuar con su desarrollo hacia las siguientes fases. Por supuesto, esta es
una estimación o conclusión inicial, la cual esta limitada a la información
insipiente que apenas se esta obteniendo durante esta fase. El proyecto deberá
estar en evaluación continuamente para buscar atender oportunamente los
imprevisto o desviaciones que puedan surgir.

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* Fase Estudio.

Durante esta fase del análisis se hace un estudio mas detallado para
asegurarnos que vale la pena construir el sistema (diseñarlo e implantarlo) y si
los problemas presentes pueden ser resueltos. Para cumplir con esta fase
usaremos el siguiente procedimiento:

a) Realizar un análisis de los problemas y las oportunidades presentes,

mediante el uso de la técnica de la estructura PIECES de James Wetherbe, la
cual desglosa los problemas y oportunidades para su análisis en las siguientes
categorías: Prestaciones, Información, Economía, Control y Seguridad, Eficacia
,Servicios.

b) Usando como base la información del punto anterior, se definieron los

objetivos del nuevo sistema.

Cabe destacar, que para este proyecto del sistema SIRSAS, por ser de tipo
académico, solo se cumplieron en esta fase con los procedimientos antes
listados (a,b); existen otros procedimientos y actividades estipulados para esta
fase los cuales no serán considerados por no ser requeridos académicamente
(asignación papeles en el proyecto, conocer el sistema actual, modelizar el
sistema actual, modificar el ámbito y plan de proyecto).

*Fase de Definición.

Esta es la ultima fase del análisis del sistema. En esta fase se busca establecer
las necesidades de la empresa (alcaldía) para tener en consideración durante
la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto, el cual es el diseño del sistema.
En esta fase se indicara con precisión que necesita y quiere el usuario que
haga el sistema SIRSAS. Para cumplir con esta fase se usará la siguiente
metodología:

a) Identificación de necesidades de los usuarios. Para esto se usara la técnica

de investigación de hechos de encuesta a un usuario clave del sistema actual.
Con la información precisa de este cuestionario se obtendrán los
requerimientos esenciales del sistema.

b) Una vez identificadas las necesidades del sistema, estas serán reflejadas o
modificadas a través de la elaboración de los respectivos modelos esenciales
de datos, procesos y redes (este ultimo también llamado modelo de
conectividad).Estos modelos son representaciones mas detalladas de las
necesidades y también usan como referencia los modelos contextuales,
previamente definidos durante la fase de inspección para representar el ámbito
del proyecto.

Una vez cumplida con estas actividades de la fase de inspección se cumple

con el propósito del análisis del sistema el cual es entregar una relación de las
necesidades del sistema para que sirva de base al diseño del sistema.

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Cabe destacar, que para comunicar el desarrollo de todos estos
procedimientos y métodos de análisis, se usara la técnica de intercomunicación
personal de informe escrito de tipo factual.

3) HECHOS Y DETALLES.

3.1. APLICAR TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN DE HECHOS.

Para esta fase del análisis del sistema se usara la técnica de entrevista. Esta
técnica consiste en obtener la información directamente de personas
conocedoras del sistema en investigación por su experiencia de trabajo en los
procesos manuales que actualmente se emplean para las labores de
solicitudes de ayuda en el municipio Brinas (Alcaldía).

Para esto usaremos el tipo de entrevista estructurado, en el cual se conversará

empleando un grupo de preguntas preestablecidas, que tienen la finalidad de
recabar la información necesaria para determinar el ámbito general del
proyecto y de esta forma poder definir los modelos contextuales de datos,
procesos y redes.

En la Figura 1 vemos el modelo de entrevista que se usarà para esta fase del
análisis.

Como se puede apreciar en el contenido de la entrevista correspondiente a la

fase de inspección, en el análisis del sistema SIRSAS, las preguntas están
orientadas a determinar el ámbito del proyecto y los problemas presentes en el
sistema actual orientados hacia los bloques componentes (personas, datos,
actividades y redes).

Las respuestas a estas preguntas no son incluidas, porque sabemos que las
respuestas están contenidas en las especificaciones del trabajo suministrado
por la U.N.A (Materia 335) y están serán usadas para elaborar los modelos en
los puntos siguientes. Por supuesto, en un estudio para un caso de aplicación
real, estas entrevistas serán realizadas y los resultados obtenidos brindaran
parte de las especificaciones necesarias para definir el ámbito del proyecto.

3.2. DEFINIR EL ÁMBITO DEL PROYECTO.

3.2.1. Modelos de Datos.

Para tener un marco general de aplicación del proyecto de acuerdo a las
especificaciones iniciales obtenidas, se puede establecer un modelo contextual
de datos el cual será ampliado y suficientemente explicado durante la fase de
definición en su modelo esencial.

Para esta fase podemos definir el modelo contextual de datos como sigue:

Datos Personales Solicitante.

Datos Familiares Solicitante.
Datos Habitacionales Solicitante.

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Entrevistado: Pedro Martínez.
Cargo: Jefe División de Estudios Socioeconómicos.
Fecha: 15 de Agosto del 2008.
Hora: 2:00 PM.
Lugar: División Desarrollo Social Municipio Brinas.
Asunto: Gestión para otorgamiento de ayudas sociales a habitantes del
Municipio Brinas.

1) Abrir Entrevista: saludos y presentación con el Sr. Pedro se explica el

motivo e interés de la entrevista. Explicación general del tipo de preguntas a
efectuar relacionada con su experiencia de trabajo en asistencia social.

2) Inicio de Entrevista:
2.1) ¿Cuàles son las metas u objetivos de la unidad de desarrollo social?
¿Cuàl es su misión ?.
2.2) Indicar como se efectúa el otorgamiento de ayudas sociales (manual o
computarizada).
2.3) Describir la estructura organizacional para otorgamiento ayudas de la
institución.
2.4) Describir que debe hacer el solicitante de ayuda para buscar el
beneficio ¿Dònde acudir?, ¿Con quien hablar?, Requisitos.
2.5) Describir como se interrelación interrelacionan entre si los elementos de
la organización.
2.6) Indicar los funcionarios que intervienen en la gestión de otorgamiento
de ayudas sociales y su ubicación en la estructura organizacional de la
Alcaldía. ¿Cuàles son las funciones y misiones de estos funcionarios?.
2.7) Indicar los documentos (formas, formularios, comprobantes, ordenes de
ayuda, etc) que se usan durante el procesamiento de solicitud de ayuda.
2.8) Indicar quienes manejan estos documentos y como se usan, ¿Dònde
los guardan?.
2.9) En relación a las preguntas 2.7 y 2.8; ¿Cuàles son las entradas claves
y las salidas claves?, ¿Cuàles son los datos generales manejados y/o
requeridos por el sistema?.
2.10) Indique los puestos de trabajos que deben usar el SIRSAS. Haga una
descripción general de estos puestos.
2.11) A su juicio; ¿Cuàles son las fallas o inconvenientes del sistema
actual?, ¿Què mejoras propondría .
2.12) ¿Que opinan los usuarios del problema?, ¿Cuàles quejas o
inconvenientes han manifestado?, ¿Han hecho sugerencias?, ¿Cuàles
sugerencias?.
2.13) ¿Tiene un estimado cuanto estaría dispuesto a pagar la Alcaldía para
implantar un sistema alterno mas eficiente?.

Figura 1. Modelo entrevista (Fase de inspección)

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Datos Solicitud de Ayuda.
Tipos de Ayuda.
Con este grupo de datos se logra cubrir los requerimientos generales de
información para el funcionamiento de sistema SIRSAS.

3.2.2. Modelo de Proceso (DFD de Contexto).

A continuación la figura 2, se muestra el diagrama de flujo de datos de

contexto.

El DFD de contexto del SIRSAS corresponde al modelo mas general posible

del sistema. En el podemos ver como proceso general o raíz al sistema
SIRSAS propiamente (PE 0) y a su alrededor vemos los limites del sistema
representados por agentes esenciales, que en este cazo la mayoría son
internos (correspondientes a la misma dirección de desarrollo social del
municipio Brinas, del Estado Brinas) y solo tenemos un agente extremo
representado por el solicitante de ayuda.

Veamos la descripción de cada uno de los agentes:

X1: corresponde al solicitante de ayuda y representa un agente externo. Este

agente extremo puede solicitar el beneficio o ayuda bien sea: acudiendo
directamente a la división de estudios socioeconómicos por iniciativa propia,
acudiendo al alcalde en audiencias individuales o colectivas, acudiendo al
alcalde en sus giras administrativas. En todos estos casos, finalmente el
solicitante debe acudir a la división de estudios socioeconómicos para entregar
el formulario de solicitud de ayuda junto con los recaudos. Una vez entregado
el formulario de solicitud y los recaudos recibirá un comprobante de solicitud
ayuda el cual contiene el numero de solicitud. Adicional, el solicitante puede
solicitar una modificación de datos de solicitud entregando un formulario de
actualización de datos y recibirá un comprobante de actualización de datos. El
solicitante puede acudir al asistente social con estos comprobantes y solicitar
una consulta de status de solicitud para efectos de seguimiento.
El solicitante con los comprobantes señalados debe acudir también al promotor
social, en la división de estudios socioeconómicos, para una entrevista que
servirá de insumo al funcionario para elaborar el informe socioeconómico
respectivo que agregará al formulario de solicitud y recaudos para conformar el
expediente general del caso. Finalmente, el solicitante recibirá la orden de
ayuda aprobada totalmente para hacer efectivo el beneficio. El solicitante
deberá firmar como aceptado el beneficio (copia orden ayuda) y devolver
posteriormente facturas de compras o comprobantes de pago dependiendo el
tipo de beneficio recibido.

X2: corresponde el asistente social que recibe el formulario manual de solicitud

de ayuda socioeconómica del solicitante. Este formulario contiene toda la
información relativa a la solicitud tales como datos personales, familiares y
habitacionales. El asistente social carga esta información al SIRSAS,
incluyendo el número de solicitud el cual es generado por el mismo asistente
(fecha solicitud seguido del numero de cédula). El asistente social puede
actualizar datos respaldado por un formulario de actualización de datos y

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consultar información para informar al solicitante (otorgar número solicitud,
información sobre status solicitud, etc). Además, el asistente social coloca el
status en el SIRSAS a la solicitud de ayuda, en este caso será recibida (R)
indicando con este que fueron recibidos recaudos y formularios de solicitud y
que fueron registrados los datos en el SIRSAS. Finalmente, el asistente social
una vez consultado el SIRSAS y verificado que la solicitud de ayuda fue
aprobada por el director (status A) procederá a elaborar la orden de ayuda, la
cual firmará en “Elaborado por” para enviar a gestión presupuestario y
continuar con el proceso de refrendado. Una vez recibido la orden de ayuda
aprobada totalmente, la entregará finalmente al solicitante de ayuda. Como se
puede apreciar X2 corresponde a un agente interno y pertenece a la división de
estudios socioeconómicos de la división de desarrollo social del municipio
Brinas, Edo. Brinas.

X3: Este es un agente interno y corresponde al director de la dirección de

desarrollo social de la alcaldía del municipio Brinas. El director recibe los
documentos de solicitud de ayuda, incluyendo el informe socioeconómico para
su análisis y revisión además de verificar datos en el SIRSAS para finalmente
aprobar la solicitud electrónicamente. Esta aprobación la registra en el SIRSAS
con el status aprobado (“A”). Los documentos son enviados al almacén de
datos físicos. Por otra parte, el director realiza análisis de reportes

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socioeconómicos del SIRSAS para decidir sobre planes y beneficios a mejorar
o a establecer y transmitirlos como políticas de planes a la división de planes y
proyectos sociales. En este proceso el director recibe propuestas de políticas y
planes, por parte del alcalde, para someterlos a discusión con la división de
planes y proyectos sociales que en definitiva, luego de acodar con el director,
realizara el registro actualización de los tipos de ayuda en el SIRSAS.
Finalmente, el director recibe la orden de ayuda elaborada por el asistente
social y firmado por el personal de gestión presupuestaria, realiza revisión del
mismo y si requiere consulta los datos en el SIRSAS, para luego refrendar la
orden ayuda. Guarda una copia de esta orden en el almacén de datos físicos.

X4: Este es un agente interno y corresponde a un funcionario de la división de

programas sociales. Este funcionario recibe la orden de ayuda aprobada y
firmada por el asistente social y procede a revisarla desde el aspecto
presupuestario; además puede revisarla en lo que refiere a los datos usando
como apoyo consultas al sistema SIRSAS. Una vez revisada, la firma para
aprobarla en primera instancia y la devuelve al asistente social. Deja una copia
en el almacén de datos físicos (archivo).

X5: Corresponde al promotor social, el cual es un agente interno permanente a

la división de estudios socioeconómicos de la Alcaldía. Este funcionario recibe
el formulario de solicitud y los recaudos, atiende al solicitante para efectuar la
entrevista respectiva y en base a esto elabora el expediente o informe
socioeconómico con anexos de formularios solicitud y recaudos. Usa el
SIRSAS para consultar datos y para actualizar status de la solicitud. Guarda
copias de expediente en archivo físico y entrega original al director de
desarrollo social.

X6: Corresponde a un funcionario analista de planes, perteneciente a la

división de planes y proyectos sociales. Es un agente interno del sistema
SIRSAS. Este funcionario coordina generación de mejoras o nuevas políticas
socioeconómicas para beneficios de la comunidad.
Recibí propuestas del alcalde y/o del director de desarrollo social y efectúa
análisis técnico usando las herramientas del SIRSAS (reportes
socioeconómicos). Entrega resultados de análisis a sus superiores y una vez
aprobados procede e registrar nuevos beneficios o a efectuar actualización en
el SIRSAS.

X7: Es el alcalde del municipio Brinas (máxima autoridad). Es un agente interno

del SIRSAS. Propone planes y políticas sociales para mejorar la atención social
a la comunidad. Aprueba mejoras a planes. Usa el SIRSAS para labores de
consultas y análisis de reportes socioeconómicos, importante para la
generación de mejoras a los planes sociales.

Finalmente, el DFD de contexto muestra el almacenamiento de datos

relacionados con el SIRSAS, el cual es actualizado por la división de estudios
socioeconómicos, en lo referente a datos de solicitud y solicitante (personales,
familiares y habitacionales); mientras que para datos de tipos de ayuda es
actualizado por la división de programas sociales. Es decir, este almacenaje
señalado corresponde a archivos internos al SIRSAS (correspondiente a la

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división de estudios socioeconómicos) y a archivos externos (correspondiente a
la división de programas sociales). Aprovechamos para aclarar, que el SIRSAS
es un sistema automatizado informático perteneciente a la división de
desarrollo socioeconómico. En este almacén de datos, incluiremos también los
documentos físicos que genera el proceso (formularios, recaudos, orden
ayuda,etc).

3.2.3. Modelo de Redes (Contextual).

Para la elaboración del modelo de redes contextual seguiremos los siguientes

pasos:

A) Identificar los Puestos de Trabajo.

B) Dibujar Diagramas de Descomposición para Esbozar y Agrupar los Puestos.

Veamos a detalle esto.

A) Identificación de Puestos de Trabajo.

* Solicitante de Ayuda: corresponde a un puesto de externo, ya que esta fuera

de lo organización donde se implementa el SIRSAS. Es el individuo que acude
a la división de desarrollo social del municipio Brinas, a solicitar ayuda
socioeconómica. Es un elemento externo a la división de desarrollo social.
* Alcalde: es la máxima autoridad de la alcaldía de municipio Brinas, jefe
inmediato del director de desarrollo social de la referida alcaldía. Por supuesto,
el alcalde tiene acceso al sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y
reportes. Se considera un solo puesto utilizado por el alcalde. Es un elemento
interno, jefe inmediato de la división de desarrollo social.
* División de Estudios Socioeconómicos: corresponde al puesto principal
encargado de la recepción y atención de los solicitantes de ayuda
socioeconómicas. Aquí se reciben los datos del solicitante de ayuda y se
introducen al sistema SIRSAS y se inicia el procesamiento de la solicitud de
ayuda. En este puesto principal se tienen los siguientes subpuestos
primordiales:
* Oficina de Asistente Social: es un puesto interno primordial ocupado por el
asistente social de la división de estudios socioeconómicos. Su función es
atender al solicitante de ayuda recibir solicitud y recaudos, y cargar datos al
SIRSAS. Además elabora la orden de ayuda.
* Oficina del Promotor Social: es un puesto interior primordial ocupado por
el promotor social de la división de estudios socioeconómicos. Su función es
realizar la entrevista al solicitante de ayuda y elaborar el informe
socioeconómico respectivo para adicionarlo al formulario de solicitud y a los
recaudos con que se armará el expediente del caso para soporte de gestión y
auditoria.

* Jefe División: es un puesto interno primordial ocupado por la máxima

autoridad de la división de estudios socioeconómicos. Su función es acceder al
sistema SIRSAS para labores de consultas propias de su gestión supervisoría
de funcionarios subalternos (asistente y promotor social.

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* Dirección de Desarrollo Social: para efectos del sistema SIRSAS,
consideramos este un puesto único ubicado en la dirección de desarrollo social
y ocupado por el director de la referida dirección. El director, como funcionario
de más alta jerarquía en la dirección de desarrollo social, tendrá acceso al
sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y reportes
socioeconómicos. Esto lo requiere para usar en su función de aprobación de
las solicitudes de ayuda a (actualización status) y para coordinar/generar
planes y políticas sociales. Es considerado un puesto interno y lo definimos
como un puesto único (primordial).
* División de Planes y Proyectos Sociales: corresponde a un puesto principal
interno encargado de definir t generar los nuevos planes y políticas
socioeconómicas de la división de desarrollo social. Este puesto tiene los
siguientes supuestos primordiales:

* Oficina Analista de Planes: es el encargado de realizar análisis de

reportes socioeconómicos de SIRSAS para en base a esto decidir sobre
nuevos planes y/o actualizaciones. Debe recibir y analizar las propuestas de
planes del director de desarrollo social y efectuar análisis de las mismas
usando la información de los reportes socioeconómicos del SIRSAS para
justificar o no dichas propuestas; en caso de ser viables procederá a solicitar la
aprobación del jefe de división para registrar los nuevos planes o realizar las
actualizaciones respectivas en el SIRSAS.
* Jefe División: es un puesto interno primordial ocupado por la máxima
autoridad de la división de planes y proyectos sociales. Su función es
interactuar con el director de desarrollo social (supervisor inmediato) y el
analista de planes (subordinado) para coordinar el análisis y aprobación de
nuevos planes socioeconómicos o actualizaciones de los mismos. Debe
acceder al sistema SIRSAS, para tener acceso a datos y reportes
socioeconómicos que sirvan de apoyo a su función supervisora del analista de
planes.

* División de Programas Sociales: corresponde a un puesto principal interno

encargado de hacer efectivos los planes y políticas socioeconómicas de la
dirección de desarrollo social. Su función es la de aprobar en primera instancia
la orden de ayuda para hacer efectiva la ayuda al solicitante. Esta aprobación
es de tipo presupuestaria, que es la función de la dirección señalada. Utiliza el
SIRSAS para consulta de datos presentes en el documento de orden de ayuda.
Este puesto tiene los siguientes subpuestos internos primordiales:

* Oficina Analista Presupuestaria de Planes: es el encargado de aprobar

en primera instancia la orden de ayuda elaborada y firmada por el asistente
social. Este analista tiene acceso al sistema SIRSAS para verificar datos
relacionados con la solicitud de ayuda y a otros sistemas financieros para
verificar lo relacionado al presupuesto; luego del análisis respectivo procederá
a firmar (aprobar) la orden de ayuda.
* Jefe División: es un puesto interno primordial ocupado por la máxima
autoridad de la división de programas sociales. Es el supervisor del analista
presupuestario de planes y requiere acceso al sistema SIRSAS, para labores
de consulta que pueda servir de apoyo al analista presupuestario de planes.

11
B) Diagrama de Descomposición de Puestos:

A continuación en la figura 3 se realiza una representación de la

descomposición de los puestos para la red que conformará el sistema SIRSAS.
Coma se pueden ver los puestos están en forma jerárquica y en estructura tipo
arborescente. Las funciones e interconexiones de estos puestos ya fueron
explicadas suficientemente (ver también en el modelo contextual de proceso).
Cabe destacar que se agregan dos puestos, para efectos de la red a
establecer, que se consideran necesarios por ser los jefes de división los
cuales deben tener acceso al SIRSAS; sin embargo en el modelo contextual de
procesos se puede apreciar que no fueron incluidos ya que no actúan
directamente como elementos gestionantes del proceso sino como elementos
supervisorios para apoyo.

3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES SOLUCIONES.

Sobre la base de los hechos descubiertos durante la indagación de hechos y

los modelos contextuales propuestos (datos, procesos y redes) se procederá a
establecer los problemas, oportunidades y posibles soluciones. Para describir
esta información se usará la construcción de la matriz de estudio de problemas
y oportunidades. Veamos en la figura 4 esta matriz.

12
 BENEFICIOS
PROBLEMAS/OPORTUNIDADES URGENCIA VISIBILIDAD ACTUALES PRIORIDAD SOLUCION
(MMBSF)
DATOS REGISTRADOS NUEVO
MANUALMENTE EN LIBROS. Necesario DESARROLLO:
DIFICULTAD PARA CONSULTA Y en 15 Alta 80 1 AUTOMATIZAR
BUSQUEDA; TIEMPO DE ACCESO Semanas REGISTRO DE
ALTO. DATOS.

ESTADISTICAS DE CASOS NUEVO

ATENDIDOS REALIZADAS DE Necesario DESARROLLO:
FORMA MANUAL LO CUAL en 15 Alta 80 2 REPORTES
DIFICULTA Y RETARDA Semanas ESTADISTICOS
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA. AUTOMATIZADOS.

REPORTES SOCIOECONOMICOS
PARA ELABORACIÓN INDICADORES
NUEVO
Necesario DESARROLLO:
DE GESTION REALIZADOS DE
FORMA MANUAL LO CUAL RESULTA en 15 Alta 80 3 REPORTES
Semanas SOCIOECONOMICOS
COMPLICADO Y RETARDA TOMA DE
AUTOMATIZADOS.
DECISIONES.

NUEVO
DESARROLLO:
ALAMACENAMIENTO DE DATOS DE Necesario BASE DE DATOS
TIPO MANUAL LO CUAL ES
INSEGURO Y COMPLICADO SU en 15 Media 80 1 DIGITAL ADICIONAL A
Semanas LA FISICA CON
ACCESO.
CONTROL DE
ACCESO.
REVISION, SEGUIMIENTO,
EVALUACION DE INFORMACIÓN NUEVO
REALIZADO MANUALMENTE LO Necesario DESARROLLO:
CUAL DIFICULTA Y RETARDA en 15 Alta 80 2 SISTEMA
LABORES DE CONTROL INTERNO Y Semanas INFORMACIÓN
EXTERNO (AUDITORIAS SEGÚN LA AUTOMATIZADO.
LEY).
NUEVO
DESARROLLO:
LENTITUD EN EL PROCESO LO Necesario SISTEMA
CUAL GENERA MOLESTIAS E
INCONFORMIDAD DEL SOLICITANTE en 15 Baja 80 3 INFORMACIÓN
Semanas AUTOMATIZADO Y
DE AYUDA.
MEJORAR ATENCIÓN
AL CLIENTE.
NUEVO
AMBIENTE LABORAL TENSO CON DESARROLLO:
GENERACIONES DE MALESTARES Necesario SISTEMA
PERSONALES DE SALUD (STRESS INFORMACIÓN
LABORAL) POR LO TEDIOSO Y en 15 Media 80 1 AUTOMATIZADO Y
COMPLICANDO DE LOS PROCESOS Semanas CHARLAS
MANUALES. MOTIVACIONALES AL
PERSONAL.

FIG 4. MATRIZ ESTUDIO PROBLEMAS/OPORTUNIDADES

En cuanto a los criterios de clasificación podemos hacer los siguientes

comentarios:
La urgencia o necesidad en el tiempo, para tener listas las soluciones, fue
definida con un tiempo máximo de 15 semanas el cual es suficiente para el
tamaño del proyecto; por otra parte existe un sistema manual operando, que
aunque tiene las limitaciones señaladas, puede dar una holgura de 15 semanas

13
y hasta mas, en caso de ser necesario, para cumplir con las soluciones
sugeridas. Cabe destacar, que para el caso de los reportes estadísticos-
socioeconómicos para planificación presupuestario estos deben estar listos
antes de fin de año porque se requieren para la planificación del año 2009; de
todas maneras con un tiempo de 15 semanas aseguramos cumplir con este
requisito.
En la visibilidad vemos que la mayoría de los problemas tienen una valoración
de ALTA, porque son percibidos cotidianamente por los niveles superiores de la
alcaldía; seguramente el malestar del cliente no es detectado tan fácilmente por
los niveles superiores y por eso colocamos una valoración BAJA.

Los beneficios actuales no pueden ser cuantificados fácilmente, ya que estos

son fundamentalmente de características intangibles. Sin embargo colocamos
un precio en BsF que la dirección de la alcaldía estaría dispuesto a pagar por la
implantación del sistema del sistema de información propuesto (SIRSAS).

La prioridad esta valorada con “1”: muy alta prioridad y “5”: muy baja prioridad
(escala 1, 2, 3, 4, 5).

Las soluciones vemos que se desglosan en módulos o partes de un sistema

de información integral, los cuales aunque se especifican como relaciones
particulares de los problemas presentes, sabemos que forman en conjunto el
sistema de información automatizado propuesto SIRSAS, para uso en la
alcaldía del municipio Brinas del Estado Brinas.

3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO.

Para la elaboración del plan del proyecto de sistema de información

automatizado SIRSAS de la dirección de desarrollo social del municipio Brinas,
en el Edo. Brinas, se usará como herramienta la elaboración de una tabla de
planificación de proyectos y la creación del respectivo gráfico de Gantt, usando
como base la referida tabla.

Para la definición de las tareas a plasmar en las referidas herramientas,

recordamos que estamos en la fase de inspección del análisis de sistema,
donde ya tenemos definidas las modelizaciones de datos, procesos y redes a
nivel de contexto. Partiendo de este punto y teniendo presente las fases del
ciclo de vida del desarrollo del sistema (análisis del sistema, diseño del
sistema, implantación del sistema) se definirán las tareas de acuerdo a las
fases y subfases faltantes en el CVDS. Cabe destacar, que se incluirá las
tareas de procura de hardware y software, así como instalar y probar el nuevo
sistema, como tareas hipotéticas porque como sabemos para nuestro objetivo
académico, esto no será implantado físicamente.

Veamos a continuación la tabla de planificación del proyecto (figura 5); cabe

destacar que en la columna de tiempo esperado se usará un criterio optimista
considerando el tiempo máximo posible como tiempo esperado.

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 ID ID DURACION
ID DESCRIPCIÓN DE ID
ACONTECIMIENTO ACONTECIMIENTO ESPERADA
TAREA TAREA ACONTECIMIENTO
ANTERIOR POSTERIOR (SEMANAS)
CULMINACION FASE
DE ANALISIS
SISTEMA: ANALISIS
A VIABILIDAD, 1 ----- 2 2
INFORME CON LISTA
NECESIDADES.

FASE DISEÑO
SISTEMA (INICIO):
INFORME DE
B SELECCIÓN ENTRE 2 1 3,4 2
ALTERNATIVAS DE
DISEÑO.

FASE DISEÑO
SISTEMA: PROCURA
C HARDWARE Y 3 2 5,6 4
SOFTWARE
NECESARIO.

FASE DISEÑO
(CULMINACION):
DISEÑO E
INTEGRACIÓN DEL
D SISTEMA 4 2 3 3
(GENERACION
INFORME DE
RELACION DE
DISEÑO TECNICO).

FASE IMPLANTACIÓN
(INICIO):
CONSTRUCCION Y
E PRUEBA DE REDES Y 5 3 6 3
BASE DE DATOS
PARA EL SIRSAS.

FASE
IMPLANTACIÓN:
CONSTRUCCION Y
F PRUEBA DEL 6 3 7 4
PROGRAMA DE
APLICACIÓN DEL
SIRSAS.

FASE
IMPLANTACIÓN:
INSTALAR Y PROBAR
G EL NUEVO SISTEMA 7 6 8 2
AUTOMATIZADO
SIRSAS.

FASE IMPLANTACIÓN
(CULMINACION):
ADIESTRAMIENTO
H USUARIOS, 8 7 ---- 1
DOCUMENTACIÓN
SISTEMA Y PUESTA
EN OPERACIÓN.

FIG 5. PLANIFICACIÓN DE PROYECTO SIRSAS

15
A continuación veamos una descripción completa de estas tareas:

* Tarea A (Culminación Fase de Análisis Sistema).

Estas son las actividades pendientes de las subfases de estudio y definición del
análisis del sistema. Las actividades en especificas son el análisis de viabilidad
de la propuesta inicial y definirlas necesidades de la empresa para entregar a la
fase siguiente del CVDS.

* Tarea B (Inicio de Fase Diseño del Sistema).

Esta es la primera subfase del diseño del sistema. Una vez recibido el informe
con la lista de necesidades, representados en forma contextual esencial, se
procede a seleccionar entre las posibles alternativas de diseño para el
desarrollo del sistema SIRSAS. Esta selección debe justificarse con un análisis
de viabilidad que incluya los aspectos técnicos, operativos, económicos y de
tiempo. Esto se presentara en un informe fijando la alternativa de diseño.

* Tarea C (Continuación Fase Diseño Sistema).

Tomando como base el informe de selección de alternativa de diseño, se

precisa a detalle la procura de recursos físicos de hardware y software
especificados. Para el caso del sistema SIRSAS implica la compra de
computadoras, impresoras, cableados, equipos de comunicaciones,
conectores, software (licencias para uso de los programas de manejo bases de
datos y de desarrollo de aplicaciones), etc. Esta subfase culmina con la
recepción de todos los equipos o sistemas procurados.

* Tarea D (Culminación Fase de Diseño).

Esta subfase toma como insumo el informe de selección de alternativa de

diseño para realizar el diseño e integración del sistema. En esta subfase del
CVDS se entrega un informe de relación de diseño técnico que contendrá el
diseño general o global y el diseño detallado. Serán realizados los diagramas
de estructuras de datos, diagramas de procesos, diagramas de flujo para la red
informática, entradas, salidas, pantallas, estructura y lógica del programa de
aplicaciones y de los archivos y bases de datos. Todo esto será reflejado en la
relación técnica del diseño.

* Tarea E (Inicio de Fase Implantación).

En esta subfase, tomando como base la relación técnica del diseño se procede
a crear y probar las redes y bases de datos. El programa de carga y
mantenimiento de la base de datos del sistema de SIRSAS será creado, al
igual que la red informática. Para esta fase debe estar completada la procura
de cómo producto final se entregara la red y la base de datos vacíos, pero
probadas .

16
* Tarea F (Inicio Fase de Implantación).
Esta subfase toma como base la relación técnica del diseño y es procede a
crear y probar el programa de aplicación del sistema SIRSAS el cual esta
interrelacionado con el programa de manejo de bases de datos (por esto las
tareas “E y F” parten simultáneamente ya que están muy interrelacionadas
técnicamente). Este programa será probado sobre los equipos programados
procurados, por esto requieren de estos para poder completarlo. Como
producto final se entrega el programa depurado y probado pero no instalado
para operación normal en la alcaldía del municipio Brinas.

Tarea G (Continuación Fase de Implantación).

Una vez creado y probado tanto la base de datos, el programa de aplicación y
la red de comunicaciones, continua esta fase que corresponde a la instalación
y prueba del sistema automatizado SIRSAS. Todo el sistema SIRSAS, en
cuanto a sus componentes de hardware y software, será probado en
funcionamiento para verificar su funcionamiento como sistema integrado. Por
supuesto, será cargada la base de datos y el programa de aplicación para
trabajo en ambiente de red. El producto final será el sistema SIRSAS
funcionando correctamente, luego de cumplir con las pruebas y ajustes
necesarios.

Tarea H (Culminación Fase Implantación).

Esta es la ultima subfase de la fase de implantación y con esta se completa el
CVDS. Finalmente, se realizará adiestramiento a usuarios, entrega de
documentación y sistema en operación normal en la alcaldía de municipio
Brinas, dirección de desarrollo social.

Pasemos ahora a la figura 6, donde se muestra el diagrama de Gantt del plan

del proyecto integrando tares, secuencias y calendario de ejecución.

ID
Tareas
(*) H 8

G 7
6
F
5
E
3
C

D 4

2
B

A 1 (*)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tiempo (semana)

FIG 6. DIAGRAMA GANTT. PLAN DEL PROYECTO SIRSAS.

17
(x): Ver en figura 5, detalles de Nota: Semana de trabajo: 8 horas diarias
Identificados de tareas y de x 5 días.
acontecimientos (tabla
planificación del proyecto).

3.5. ANÁLISIS VIABILIDAD.

A continuación trataremos el análisis de viabilidad para el desarrollo del

sistema SIRSAS. Debemos saber que el análisis de viabilidad es el proceso
mediante el cual se mide la viabilidad del proyecto. La viabilidad es la medida
del beneficio obtenido en una organización gracias al desarrollo de un sistema
de información (en nuestro caso sistema SIRSAS).

Los test o pruebas de viabilidad que usaremos se clasifican como sigue:

Viabilidad operativa: orientada hacia el área de las personas de la organización

o clientes.
Viabilidad técnica: orientada hacia el área tecnológica.
Viabilidad de fechas: orientada hacia el calendario del proyecto.
Viabilidad Económica: orientada hacia la parte financiera (costes/beneficios).

Para el caso del sistema SIRSAS, veamos los análisis para cada una de las
categorías señaladas.
*Vialibidad Operativa: para hacer el estudio operativo en la fase de inspección
del análisis del sistema, usaremos una medida de tipo cuantitativa basada en la
aplicación de la estructura PIECES ideal para resolver este tipo de problemas.

Prestaciones: ¿Proporciona el sistema la productividad y el tiempo de

respuesta apropiado?.

El sistema de registro de las solicitudes de ayuda socioeconómica SIRSAS se

efectuará de forma automatizada usando recursos computacionales o
informáticos en sustitución de los precios manuales que anteriormente
componían el mismo sistema. Es claro que el uso de las computadoras en los
sistemas de información mejoran claramente la productividad desde el punto de
vista del tiempo de procesamiento de los subprocesos que componen el
sistema. Desde este punto de vista, la automatización del sistema de
información brinda mayor rapidez en la ejecución de los procesos/subprocesos
y esto redundara, en general, en una respuesta y atención mas pronto al cliente
del sistema que es el habitante del municipio Brinas que solicita una ayuda
socioeconómica especifica.

Información: ¿Suministrará el sistema, a los usuarios finales y a los directivos la

información en formato útil y de forma precisa, pertinente y a tiempo?.

Como es sabido las necesidades del sistema son ubicadas en estrecho

contacto con los usuarios del sistema y por esto el sistema SIRSAS brindará la
información necesaria para cada uno de los procesos de forma útil y precisa.
La participación de los usuarios del sistema en la fase de análisis del sistema y

18
en las primeras etapas del diseño de sistema busca satisfacerlo en las
funciones y subprocesos del sistema por lo que el sistema SIRSAS debe
suministrar información (pantallas, reportes impresos, formatos, etc) de
acuerdo a las necesidades del usuario. Por supuesto, en lo que se refiere a la
responsabilidad de la parte automatizada del sistema la información se maneja
a tiempo y rápidamente. Labores como análisis de recaudos, elaboración de
informes mediante entrevistas, etc, que dependen exclusivamente de la parte
humana usaran el sistema SIRSAS como apoyo pero su ejecución depende del
factor humano.

Economía: ¿Ofrece el sistema un nivel de servicio adecuado y la suficiente

capacidad para reducir los costos de la empresa o aumentar sus beneficios?.

El sistema SIRSAS es un sistema de información de aplicación a programas de

beneficios socioeconómicos para la comunidad del municipio Brinas. Esto
quiere decir que los beneficios fundamentalmente son de tipo personal y
cuantitativa (intangibles); ósea, están orientado hacia la parte de satisfacción
personal tanto a los usuarios del sistema como al cliente del sistema. La
automatización del sistema SIRSAS brinda claros beneficios a los usuarios del
sistema desde el punto de vista de satisfacción y comodidad en el trabajo por el
uso de recursos computacionales que brindan mayor facilidad en la gestión del
trabajo y mayor rapidez en la ejecución de actividades de los subprocesos del
sistema. Esto implica mayor productividad cuantitativa por tiempo de ejecución
de actividades y por mayor satisfacción y bienestar del personal usuario. Al
cliente del sistema brinda una mayor rapidez en la atención de su solicitud y en
la respuesta definitiva a su solicitud porque los recursos computacionales de la
automatización brinda mayor rapidez de procesamiento; desde este punto de
vista cuantitativo hay mayor beneficio a un menor costo.

Control: ¿Ofrece el sistema controles adecuados que lo protejan de fraudes y

desfalcos y garantizan la seguridad y la precisión de los datos y la
información?.

El sistema de información SIRSAS será usado por personal automatizado de la

alcaldía del municipio Brinas y para esto contara con clave de acceso personal
a la aplicación SIRSAS. Toda la información contenida en el SIRSAS relativa a
las solicitudes de ayuda, esta respaldado por archivos de documentos físicos
los cuales pueden ser usados en auditorias y controles planificados o no por la
alcaldía o por entes de control externo. Además, el uso continuo por parte de
funcionarios de alto nivel de las divisiones de la dirección de desarrollo social y
por parte del alcalde cuando lo considere (labores de consulta) permitirá
mantener una revisión continua sobre los datos para alertas en caso de alguna
anormalidad. Las labores de actualización o mejoras de beneficios serán
respaldadas por documentación física debidamente autorizada por los
funcionarios de alto nivel. La integridad y seguridad de la base de datos es
garantizada por los sistemas informáticos modernos y esto será bien definido
durante el diseño del sistema.

Eficacia: ¿Hace el sistema un uso máximo de los recursos disponibles,

incluidas las personas, el tiempo, el flujo de papeles, los plazos de procesos?.

19
Los subprocesos relacionados directamente con la automatización del SIRSAS
(consultas, ejecución de registros y actualizaciones, generación de reportes o
en pantallas) usan al máximo los recursos que dispondrá el sistema. En los
subprocesos donde interviene lo humano en conjunto con la automatización, la
parte humana juega un papel determinante porque se requiere de valores como
ética, responsabilidad y vocación de servicio; sin embargo contando con estos
intangibles del factor humano y el apoyo de los recursos de la automatización,
el SIRSAS permitirá un desempeño eficaz en las actividades referidas (por
ejemplo: recepción de solicitud y atención al cliente, entrevista con el cliente
para elaborar informe socioeconómico, análisis de reportes socioeconómicos
para generar nuevas políticas sociales, etc).

Servicios: ¿Ofrece el sistema los servicios solicitados? ¿Es flexible y

ampliable?.

El SIRSAS ofrece los servicios solicitados y establecidos en las necesidades

del sistema durante la fase de inspección del mismo. Servicios como consulta
de datos, registro/actualización de datos, solicitud de reportes socioeconómicos
varios, establecimiento de bases de datos segura, son ofrecidos por el
SIRSAS. En cuanto a flexibilidad y capacidad de ampliación, esto esta
contemplado en el sistema SIRSAS porque al ser un sistema automatizado que
atiende procesos en constante crecimiento (solicitudes de ayudas,
actualizaciones de planes o beneficios) el crecimiento de la base de datos es
un requisito necesario e imprescindible del sistema.

De todo lo tratado y señalado mediante el análisis cuantitativo PIECES, es

claro que la mejora que ofrece el sistema automatizado sobre el manual es
plenamente justificado y merece la plena continuación del proyecto porque
desde el punto de vista operativo es viable su continuación.

*Viabilidad Técnica: realizaremos un análisis de tipo cuantitativa, con las

limitaciones presentes de estas en la fase inicial del proyecto. Veamos el
análisis técnico de viabilidad tomando en consideración los siguientes aspectos
a continuación:

1. ¿Es práctica la tecnología a utilizar?.

Para el desarrollo del sistema SIRSAS, el cual es un sistema de información

automatizado mediante el uso de recursos de computación (hardware y
software), se usara tecnología informática suficientemente probada y aplicada a
nivel mundial en los sistemas de información contables; esta tecnología es el
uso de software correspondiente a lenguajes de cuarta generación para el
desarrollo de aplicaciones informáticas y para manejos de bases de datos en
ambiente de red, además se establecerá una red local en la alcaldía del
municipio Brinas para uso del sistema. Esta solución tecnológica esta
suficientemente probada a nivel mundial y es de uso extendido actual,
demostrando su versatilidad y flexibilidad de uso.

2. ¿Disponemos en la actualidad de la tecnología?.

20
El municipio Brinas no dispone de esta tecnología, pero a nivel comercial es de
fácil adquisición a nivel nacional y con costos relativamente moderados como
para ser adquiridos por una institución publica como lo es la alcaldía del
municipio Brinas. La disponibilidad en el país es inmediata y los posibles
retardos en su adquisición puede ser imputados fundamentalmente a procesos
internos de la alcaldía (procura) mas que a factores externos. De tal manera, la
tecnología aunque no esta disponible en la alcaldía es de fácil adquisición en el
país por lo que esta disponible.

3. ¿Disponemos de los conocimientos técnicos necesarios y son razonables los

plazos?.

La alcaldía del municipio Brinas no dispone de personal técnico especializado

para el diseño e implantación del sistema. De tal forma que las fases de
análisis y diseño serán cubiertos mediante el apoyo que realiza la Universidad
Nacional Abierta a través de los planes académicos de las materias sistemas
de información I y sistemas de información II. Desde este punto de vista los
conocimientos técnicos necesarios para el análisis y diseño del sistema están
asegurados a un costo prácticamente nulo. La fase de implantación del sistema
pudiera contar también con el apoyo de la Universidad Nacional Abierta, en
cuanto al apoyo técnico, pero teniendo en consideración que la procura de los
recursos de hardware y software serán asumidos por la alcaldía del municipio
Brinas.

En cuanto a la operación del sistema una vez implantado, la alcaldía del

municipio y la dirección de desarrollo social disponen del personal necesario
para el uso del sistema. Solo deberá implementarse un plan de adiestramiento
oportuno y relativamente sencillo, para la operación del sistema.

Los plazos de calendario para llevar a cabo los aspectos técnicos señalados no
son críticos para la alcaldía porque el sistema de información contable actual
esta en funcionamiento en su modo manual y esto significa que el factor plazo
no es urgente para su consideración. Sin embargo, en el plan del proyecto se
establecerá un calendario tentativo reflejando en el diagrama de Gantt
respectivo (ver sección plan de proyecto).

De acuerdo a todo lo anterior, la viabilidad técnica esta definitivamente

asegurada.

*Viabilidad de Fechas: este aspecto del análisis de viabilidad, esta muy

relacionado con el punto tratado de cumplimiento de plazos (análisis
económico). Reiteramos que el calendario del proyecto no es critico, porque es
un sistema de información contable automatizado que sustituirá a un sistema
de tipo manual que actualmente esta en operación y resolviendo las
necesidades de la alcaldía (a pesar de sus limitaciones ya señaladas). Por lo
antes señalado, el análisis, diseño e implantación del sistema debe ser
realizado de tal manera que el producto final obtenido sea confiable y
suficientemente revisado para asegurar su correcto funcionamiento. De
acuerdo a esto, la viabilidad de fechas esta asegurada.

21
*Viabilidad Económica: El sistema SIRSAS, en lo que refiere a su tamaño,
puede catalogarse de un sistema de información contable de tamaño pequeño.
De hecho, las fases de análisis y diseño del sistema son realizadas por un
alumno de la carrera de ingeniería de sistema como un aporte a la alcaldía del
municipio Brinas. Sin embargo, veamos a continuación un análisis de viabilidad
económica para el desarrollo de este sistema de información asumiendo que se
contratará servicios técnicos especializados.

En la figura 7 mostrada a continuación vemos una relación estimada, en la fase

de inspección del análisis del sistema, de los costos del desarrollo del sistema.
Por supuesto, esta relación deberá ser ajustada o revisada con mas precisión
al momento de procurar la tecnología durante la fase de diseño del sistema.
Con esta pretendemos dar una idea inicial de los costos del sistema.

Los cálculos realizados de costos, usan como tiempo la información del

calendario del proyecto mostrado en el diagrama de Gantt del plan del proyecto
SIRSAS.

Los cálculos realizados de costos, usan como tiempo de referencia la

información suministrada por el calendario del proyecto mostrando en el
diagrama de Gantt del plan del proyecto SIRSAS.
Para la cantidad de usuarios del sistema, se usa la información suministrada
por la descripción de puestos suministrada en el esencial de redes. Se
considera adquirir equipos de computación nuevos para los usuarios distintos
del alcalde y al director de desarrollo social (se considera que estos poseen
equipos de computación actualizados para soportar las aplicaciones a
implantar).

Una vez aclarado estos puntos, para continuar con el análisis económico lo
ideal es disponer seguidamente, de una relación cuantificada de beneficios del
nuevo sistema ha implantar, para entonces aplicar alguna técnica de medida de
la eficacia de costos (análisis de amortización, rentabilidad de la inversión o
valor actual neto). En nuestro caso, para el sistema SIRSAS, resulta
prácticamente imposible cuantificar los beneficios porque el sistema apoya la
gestión de otorgamiento de ayudas sociales a la comunidad del municipio por
lo que el producto final del SIRSAS no pueden medirse en términos de
beneficios monetarios. Los beneficios directos del SIRSAS están relacionados
con aspectos intangibles tales como: satisfacción del solicitante de ayuda,
mejor servicio a la comunidad, mejoras en la moral de los usuarios del sistema,
cumplir con la misión de la dirección de desarrollo social. Por otra parte, el
tamaño del proyecto (pequeño) y los costos estimados que son relativamente
bajos para la capacidad financiera de la institución, no requieren extremar la
exigencia de cuantificación de beneficios. De acuerdo a estas consideraciones,
podemos concluir que el análisis económico sugiere la viabilidad del proyecto.

Finalmente, para concluir, el plan del proyecto SIRSAS es definitivamente

viable desde los puntos de vista operativo, técnico, fechas y económico ya que
los análisis de viabilidad realizados concluyen en su aprobación.

22
 Costos Estimados Sistema SIRSAS (Anual)

I) Costos de Desarrollo. BsF

*Personal:

1 Analista Sistema (600 horas x 25BsF/hora). 15000

1 Programador Sistema (240 horas x 25BsF/hora). 6000

*Compra Equipos/Software:

7 Computadoras personales con accesorios 28.000

(Impresoras, pantallas, teclados, etc).

1 Equipos para formacion red local (concentrador, 7.000

cables, conectores)

1 Software para aplicación y base de datos. 10.000

*Otros Gastos:

Adiestramiento de usuarios (9 personas, 1000BsF/persona) 9.000

Adiestramiento a personal de mantenimiento 4.000

(1 persona, 4000BsF/persona)
Total Desarrollo: 79.000

67II) Costos Operación Continua. (Anual).

*Personal:

Solicitudes Servicios Externo (Eventual). 5.000

Contratación T.S.U. Informática (Personal de Alcaldía 48.000

Para Mantenimiento Sistema).

*Suministros y Gastos.

Renovación Licencia Software. 3.000

Figura 7. Relación
Repuestos HardwareCostos para
(Tintas Desarrollomause,
impresoras, del SIRSAS (estimación,
5.000 fase de
teclados, cables, etc). inspección).

Material Oficina (Papeles impresión, carpetas, 1.000

Ganchos, lápices, etc).
Total Operación: 62.000
TOTAL GENERAL: 141.000

FIG. 7. RELACIÓN DE COSTOS DEL SISTEMA SIRSAS.

23
3.6. ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES. (FASE DE ESTUDIO).

Para hacer el análisis de los problemas y oportunidades presentes durante el

análisis del sistema, usaremos la metodología de la estructura PIECES de
James Wethebe (cada letra del acrónimo PIECES representa una clase de
problema/oportunidad). Veamos el análisis para cada uno:

3.6.1. Prestaciones.

El análisis de prestaciones atiende los problemas de lentitud en las actividades

operacionales del sistema y con esto aumentar la productividad disminuyendo
los tiempos de respuestas. En el caso del sistema SIRSAS (sistema de
información contable) el producto es servicio expresado en transacciones.

Es claro que en el sistema actual (manual), los tiempos de respuestas para las
diferentes transacciones que componen la atención la atención de solicitudes
de ayudas sociales es elevado por la carencia de procesos automatizados.
Podemos citar por ejemplo, la consulta de datos para seguimiento y respuesta
del status de una solicitud requiere de un elevado tiempo de respuesta,
producto de la búsqueda de archivos físicos para consulta o consulta personal
a otros funcionarios que dispongan de la información; aproximadamente el
tiempo para dar respuesta a un solicitante de ayuda que consulta status,
pudiera llevar entre 30 y 45 minutos. Esto implicaría retardo para atención a
otros clientes en colas, extendiendo aun mas estos tiempos tomando en cuenta
el tiempo de espera en cola. Como vemos, la productividad se ve
comprometida sensiblemente. Por lo contrario, la automatización del sistema
de información brindado por el SIRSAS disminuiría considerablemente el
tiempo de respuesta para una consulta de status, podemos estimarla en
aproximadamente 5 minutos y esto disminuiría notablemente los tiempos de
espera de clientes en espera o colas.

Similar análisis podemos hacer para otras transacciones como por ejemplo,
revisar el expediente físico (informe socioeconómico) por parte del director de
desarrollo social para aprobar la solicitud, realizar análisis de políticas y planes
sociales usando la herramienta de los reportes socioeconómicos del sistema
SIRSAS, actualizar planes sociales en sistema SIRSAS, modificar información
en base de datos para un solicitante de ayuda que lo requiera, etc. Para todas
estas transacciones, el análisis de prestaciones conlleva claramente a un
elevado tiempo de respuesta y la oportunidad de mejora (sistema SIRSAS)
disminuye notablemente el tiempo de respuesta, lo cual vale decir incrementa
la productividad del sistema.

3.6.2. Información y Datos.

El análisis de información disponible es vital tanto para los directores como

para los usuarios del sistema. Para este análisis vamos a usar los siguientes
criterios:

a) Falta de Información en lo que Concierne a Decisiones Actuales.

24
Por ejemplo, la toma de decisiones para planificación presupuestaria resulta
demasiado complicada y tedioso porque requiere el estudio de información
histórica que implica manipulación manual de datos en archivos físicos. La
propuesta SIRSAS incluye reportes socioeconómicos que pueden generarse
rápidamente por las prestaciones automatizadas del sistema y proporciona la
información oportuna para la toma de decisiones. El SIRSAS dispondrá una
serie de reportes históricos para uso en toma de decisiones.

b) Información Expresada en Forma No Util.

El uso de archivos manuales (físicos) por el sistema actual implica que no

existe información útil y oportuna para transacciones como consulta,
actualizaciones, generación de reportes, etc. Para este tipo de transacciones
no se dispone de herramientas útiles; en algunos casos debe ser improvisada
con documentos físicos y en otros se usan documentos físicos preestablecidos
que son archivados y resulta ineficiente su manipulación. El sistema SIRSAS
ofrecerá toda la información requerida para las diferentes transacciones,
expresadas en forma útil para el usuario a través de las diferentes prestaciones
como pantallas de entrada y salida, generación de reportes especiales; todo
esto gracias a la bondad de contar con una base de datos digital como fuente
de datos.

c) Falta de Información en Momento Oportuno.

Este punto esta muy relacionado con el anterior y tiene que ver con la limitación
de no poseer una base de datos digital. Esta limitación por supuesto implica
que al requerir el usuario/cliente información en un momento dado no podrá
disponer de ella inmediatamente por las limitaciones en tiempo de respuesta
debido a la manipulación manual de información. El sistema SIRSAS corregirá
esto al suministrar información con tiempos de respuestas mínimas. De lo
anterior, la solución planteada (oportunidad) proporciona información oportuna
(a tiempo) para las diferentes transacciones existentes.

d) Información Inexacta.

Los procesos manuales del sistema actual, implican numerosas actividades de

transcripciones escritas para los subprocesos del sistema: informes, reportes
estándar, reportes especiales, comprobantes, etc. Esto implica necesariamente
la posibilidad de errores imputables al factor humano alterando la exactitud de
la información. La oportunidad de mejora, disminuye considerablemente este
tipo de errores porque, hay muchas transacciones realizadas de forma
automática, disminuyendo la intervención humana. Como ejemplo, la
generación de un reporte especifico por parte del director de desarrollo social
es generado automáticamente por solicitud a través del SIRSAS. Los errores
en la información suministrada, solo existirán si al cargar la base de datos se
cometió algún error lo cual como podemos ver disminuye notablemente la
posibilidad de cometer errores.

25
3.6.3. Economía.

La oportunidad integral de mejora (sistema SIRSAS) presenta un costo

estimado hasta la implantación del sistema, el cual podemos definir
inicialmente en 80.000 BsF. La contraparte necesaria para un análisis
económico formal son los aportes por beneficios (en BsF). Para el tipo de
sistema propuesto, los beneficios dados a la institución respectiva (alcaldía del
municipio Brinas) y al cliente (comunidad del municipio Brinas), están
catalogados como de tipo intangible o incuantificables en BsF. Como sabemos
el producto del sistema es: atención optima al cliente (solicitante de ayuda
social) y eficiencia en las transacciones que componen la solicitud de ayudas
sociales a la alcaldía del municipio (dirección de desarrollo social del municipio
Brinas).

Por lo señalado anteriormente, el costo estimado para la implantación de las

oportunidades señalados será asumido por la institución porque esta en plena
concordancia con la misión de la institución publica.

3.6.4. Control y Seguridad.

Los procesos manuales del sistema actual y el almacenamiento de información

en archivos físicos, representan un riesgo en la seguridad del sistema. Por
ejemplo; el acceso a los archivos depende de un acceso físico al almacén de
información/archivos, hay posibilidad de extravío o hurto de información, un
incendio puede destruir la información, etc. La oportunidad de solución implica
la existencia de una base de datos digital principal con respaldo de un almacén
de archivos (físicos). Esto mejora la seguridad del sistema, porque además
permite el control y auditoria de la información (se pueden comparar datos en
físicos con datos en digital o si se pierde alguna de las dos disponemos de la
otra como respaldo). Por otra parte, el control de gestión por niveles superiores,
será realizado a través de las herramientas del SIRSAS los cuales mejoran
esta capacidad por las características ya estudiadas en puntos anteriores.

En cuanto al acceso a la base de datos digital, esto debe ser reglamentado por
la institución usuaria para evitar entradas ilegales dentro de las instituciones y
las transacciones de registro y actualización deben ser respaldadas por
documentos físicos para archivar. El acceso ilegal externo, debe ser cubierto
por el mismo sistema SIRSAS y será punto a especificar durante el diseño del
sistema.

3.6.5. Eficacia.

La oportunidad de solución presenta una propuesta de disposición de recursos

necesarios generados por 9 puntos de trabajos, los cuales se consideran la
mínima cantidad de recursos necesarios para obtener los resultados de gestión
óptimos. Estos puntos incluyen 4 puestos que son supervisorios puramente
(ver modelo esencial de redes y de datos), lo cual quiere decir que los puntos
propiamente operativos son 5. Por su puesto, esta propuesta es inicial y una
vez implantado el sistema debe ser evaluada por los niveles superiores para en
caso de requerirse hacer los cambios necesarios (el sistema incluirá capacidad

26
de crecimiento el cual será especificado mas claramente en las fases iniciales
del diseño del sistema).

3.6.6. Servicios.

La oportunidad de mejora busca incrementar el grado de satisfacción de los

clientes, empleados y directivos. De hecho el producto ofrecido por el sistema
SIRSAS implica la obtención de estos beneficios intangibles los cuales están
en perfecta concordancia con la misión de la institución usuaria (sobretodo el
beneficio de satisfacción del cliente el cual esta representado por la comunidad
del municipio Brinas).

Las prestaciones del sistema propuesto, en contra posición al sistema actual

(manual) brinda las siguientes bondades:

a) Precisión: la automatización de las transacciones del sistema garantizan

exactitud en la información proporcionada, limitando la posibilidad de errores
solo al momento de efectuar registros o actualizaciones.
b) Fiabilidad: los subprocesos presentes en las oportunidades de mejoras han
sido probados suficientemente en su uso manual en el sistema actual y la
información de las prestaciones del sistema automatizado garantizan confianza
en los resultados obtenidos para los subprocesos del sistema.

c) Facilidad de Uso: la solución planteada, así como la participación del usuario

en las diferentes fases del ciclo de vida del desarrollo del proyecto,
garantizaran que las prestaciones para operaciones del sistema sean
diseñadas cumpliendo con los requisitos y sugerencias del usuario para contar
con sus conformidad. El usuario es quien decide si el sistema es de fácil uso o
no por lo tanto su opinión será tomada en cuenta para el diseño.

d) Coordinación: la existencia de un sistema actual con experiencia probada en

lo que respecta a los subprocesos que la componen, la participación del
usuario en las fases del proyecto y el empleo de la tecnología de la informática
para automatizar y abrir los problemas ya señalados garantizan la sinergia
entre las partes del proceso.

3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA(FASE DE DEFINICION).

Una vez precisados los problemas y limitaciones del sistema actual y

detectadas las oportunidades para mejoras; estamos ya en condiciones para
establecer los objetivos del nuevo sistema a desarrollar (SIRSAS) veamos a
continuación:

El sistema de información automatizado SIRSAS debe cumplir con los

siguientes objetivos generales:

a) Disponer de una base de datos con toda la data necesario para la gestión de
solicitudes de ayudas sociales a la dirección de desarrollo social del municipio
Brinas. Esta información será agrupada en datos del solicitante, datos

27
familiares solicitante, datos habitacionales del solicitante, datos solicitud ayuda,
tipos de ayuda.

b) Disponer de un programa de aplicación con lenguaje de alto nivel, para

interactuar con la base de datos y permitir el procesamiento automatizado de
las diferentes transacciones que conforman la gestión de otorgamiento de
ayudas sociales (consultas, actualización, registro, generación de reportes). El
sistema ofrecerá pantallas de entradas y salidas diseñadas de acuerdo a las
exigencias del usuario para ofrecer un manejo adecuado y fácil de las
transacciones.

c) Permitir generar los siguientes reportes socioeconómicos:

Solicitudes por Status

Personas por Ayuda Social
Parentesco entre Solicitantes
Dinero Entregado por Ayuda Social

Estos reportes permitirán realizar análisis de planes y beneficios así como

planificación presupuestario.

d) Establecer una red local, ubicada en las instalaciones de la alcaldía del

municipio Brinas la cual proporcionara conexión a nueve puestos de trabajos
que cumplirán funciones relacionadas con la solicitud y otorgamiento de ayudas
sociales a la comunidad del municipio.

e) Establecer un almacén de datos físicos (archivo) para respaldar la

información contenida en la base de datos. Para esto se aprovechara el
almacén existente del sistema actual.

f) Mejorar la atención al cliente y mejorar el ambiente laboral de los usuarios del

sistema al ofrecer un sistema con las prestaciones ya señaladas que mejora los
tiempos de respuesta considerablemente en comparación con el sistema
actual.

3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES (FASE DE DEFINICIÓN).

Para la identificación de las necesidades del proyecto en la fase de definición

del análisis del sistema, usaremos la técnica del cuestionario. El cuestionario
es un documento físico, con preguntas especificas definidas para obtener la
información deseada. El tipo de cuestionario a usar será con formato libre;
estos son cuestionarios con preguntas especificas, donde la persona
responderá libremente con su opinión, sin estar presente algún tipo de
alternativas u opiniones para su selección o análisis.

El objetivo de estos cuestionarios es procesar la información necesaria para

establecer los modelos esenciales de datos, procesos y redes.

En la figura 8, se muestra el documento físico (cuestionario con formato libre)

que será entregado para responder.

28
En relación al cuestionario implementado para la fase de definición, podemos
hacer los siguientes comentarios: el analista de sistema busca definir las
necesidades del sistema SIRSAS, para reflejarla en los modelos esenciales de
datos, procesos y redes. El analista debe realizar una investigación exhaustiva
del sistema actual en las fases del análisis del sistema para reflejar estas
necesidades, para el caso del sistema SIRSAS usamos la técnica de
cuestionario con formato libre (fase de definición). De acuerdo a lo anterior, las
preguntas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 buscan orientar sobre la
necesidades de proceso y las preguntas 14, 15, 16, 17 sobre las necesidades
de redes. Por supuesto, esta información pudiera ser complementada con otras
técnicas de indagación de información.
Cabe destacar que, la experiencia del analista de sistema y/o su criterio técnico
puede orientar la modelización de las necesidades definidas, pero no esta de
mas consultar o mostrar esto a los usuarios del sistema para tomar en cuenta
su opinión. Con esto queremos decir, que los modelos esenciales de datos,
procesos y redes deben ser consultados finalmente con los usuarios o por lo
menos con los usuarios que colaboraron en las técnicas de indagación de
información.

Para fines del objetivo académico perseguido, las respuestas a todas estas
preguntas están incluidas en las especificaciones suministradas para hacer el
análisis del sistema SIRSAS. Estas especificaciones están reflejados en las
modelizaciones de datos, procesos y redes (tanto contextualmente como
esencialmente). Por supuesto, en la práctica real para analizar el sistema en
estudio, las técnicas de indagación serán aplicadas y proporcionaran las
especificaciones y necesidades del sistema para hacer las modelizaciones
respectivas.

29
 Nombre Encuestado: Juan Gonzáles.
Cargo Encuestado: Director de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Fecha: 22 Agosto 2008
Lugar: Division de Desarrollo Social Municipio Brinas.
Asunto: Determinar Necesidades de Datos, Procesos y Redes para el Sistema SIRSAS.

1) Indique los tipos o grupos de datos requeridos para el procesamiento de solicitud de

ayuda social.

2) De una descripción de estos grupos de datos y haga un desglose de datos básicos que
lo componen.

3) Describa cada uno de estos datos básicos (Atributos) dentro del procesamiento de
solicitud de ayuda.

4) Describa un formulario para recabar los datos necesarios por parte del solicitante de
ayuda.

5) Describa los tipos de ayudas a otorgar, descríbalas e indique los montos máximos
aprobados.

6) Describa los requisitos necesarios por tipo de ayuda.

7) Haga una descripción, tomando en consideración el diagrama organizacional de la

unidad de desarrollo social, como fluyen los grupos de datos y datos básicos a través del
sistema.

8) En relación a la pregunta 7, especifique el flujos de datos básicos (Atributos) por cada

bloque que compone la estructura organizacional de la división de desarrollo social del
municipio.

9) En relación a la pregunta 7, especifique las necesidades de almacenamiento de

información por cada bloque que compone la estructura organizacional de la división de
desarrollo social del municipio.

10) ¿ Quien recibe la solicitud de ayuda por parte del solicitante ?.

11) Una vez recibida la solicitud de ayuda con todos los datos necesarios para su
procesamiento, explique como sigue el procesamiento de la solicitud, indique los
funcionarios que intervienen y a que áreas de la división de desarrollo social pertenecen.

12) ¿ Como es aprobada la solicitud de ayuda y que funcionarios intervienen ?.

13) ¿ Como se hace efectiva la entrega de ayuda al solicitante y que funcionarios

intervienen ?.

14) Indique donde están ubicadas los puestos de trabajo del personal responsable de usar
el sistema SIRSAS en la alcaldia/division de desarrollo social del municipio.

15) Especifique la conexión funcional entre los puestos de trabajo y especifique distancia
entre puestos.

16) Especifique a su juicio los puestos de trabajo que deben ser automatizado y los puestos
que deben ser de procedimiento manual.

17) ¿ Que recursos computacionales existen en la división de desarrollo social y en los

puestos de trabajos señalados anteriormente, que pueden usarse para implantar el sistema
SIRSAS ? ¿ Existen bases de datos de otras aplicaciones en la alcaldia/division de
desarrollo social ? ¿ Puede usarse el servidor de estas bases de datos para implantar la
base de datos del sistema SIRSAS ?

FIG. 8 CUESTIONARIO PARA IDENTIFICACIÒN DE NECESIDADES.

30
3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA.

Veamos para el sistema en desarrollo (sistema de información automatizado

para el registro de las solicitudes de ayuda socioeconómicas SIRSAS), los
requerimientos de datos que servirán de insumo al sistema. Las entidades a
usar para el modelo de datos esencial son: datos personales solicitante, datos
familiares del solicitante, datos habitacionales solicitante, datos de solicitud,
tipo de ayuda. Veamos especificaciones para cada una de estas entidades.

3.9.1. Definición de Entidades.

Datos Personales Solicitante: esta entidad corresponde a toda la información

personal necesaria de las personas solicitantes de ayuda socioeconómica en la
dirección de desarrollo social del municipio Brinas, debe contener toda la
información necesaria para identificar cabalmente a la persona solicitante.
Contempla la siguiente información: nombre del solicitante, cedula de identidad
del solicitante, edad solicitante, sexo del solicitante, estado civil solicitante,
numero telefónico del solicitante, trabaja el solicitante?, dirección trabajo,
teléfono trabajo, remuneración mensual.

Datos Familiares Solicitante: esta entidad contiene información sobre los

familiares del solicitante. Contempla tener la siguiente información: cédula de
identidad del solicitante, carga familiar solicitante, nombres carga familiar,
cedula identidad carga familiar, parentesco con carga familiar, nombre otros
familiares, numero de cédula de otros familiares, parentesco con otros
familiares.

Datos Solicitud de Ayuda: esta entidad corresponde a la información

relacionada con la solicitud de ayuda socioeconómica realizada a la dirección
de desarrollo social del Municipio Brinas del estado Brinas. Contempla la
siguiente información: fecha solicitud, número solicitud, cédula de identidad del
solicitante, cédula de identidad beneficiario, detalle ayuda solicitada, código
ayuda solicitada, monto ayuda solicitada, status solicitud.

Datos Habitacionales Solicitante: contiene información relacionada con el

lugar y tipo de vivienda del solicitante (el cual es la misma del beneficiario de
ayuda socioeconómica). Comprende la siguiente información: número de
cédula del solicitante, tiene vivienda familiar?, dirección de habitación,
parroquia habitación, tipo de tenencia, servicios existentes, distribución de
vivienda.

Tipo de Ayuda: esta entidad corresponde a la información relacionada con las

ayudas socioeconómicas ofrecidas por la dirección de desarrollo social del
Municipio Brinas. Comprende los siguientes atributos: código tipo de ayuda,
descripción tipo de ayuda, requisitos tipo de ayuda, monto máximo ayuda.

Como se puede apreciar, ya se mencionan los atributos para cada una de las
entidades definidas. Luego explicamos con mas detalles estos atributos.

31
En relación a las entidades definidas para realizar el modelo de datos esencial,
se puede señalar lo siguiente: la solicitud inicial de ayuda socioeconómica a la
dirección de desarrollo social del municipio Brinas, del estado Brinas, será
efectuada mediante una planilla o formulario el cual deberá ser llenado
manualmente por el solicitante y entregado al funcionario de asistencia social
encargado de cargar la información al sistema SIRSAS. Este formulario
contiene toda la información requerida por el SIRSAS y repartidas para las
entidades datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante y datos de solicitud. Quiere decir que estas cuatro
entidades se nutren con la información de los formularios llenos por los
solicitantes. Por supuesto, para solicitantes reiterativos, la información
correspondiente a datos personales/familiares/habitacionales estará cargada ya
en la base de datos. En cuanto a la entidad datos de solicitud es necesario
incluir un atributo que contenga un código de identificación de la solicitud
(numero de solicitud) el cual es único para cada solicitud. Este numero es
asignado por el asistente social receptor de la solicitud y estará formando por:
fecha solicitud seguido por el número de cédula del solicitante. Como ejemplo,
para una solicitud de fecha, 20/01/2008 y realizada por una persona con cédula
7997086, entonces el número de solicitud será: 2001087997086 (fecha seguida
del numero de cedula). Esto quiere decir que se limita el numero de solicitudes
a una por persona diariamente. Este numero será entregado al solicitante para
efectos de seguimiento posterior mediante el uso del sistema SIRSAS
(Consultas).

La entidad Tipo de Ayuda corresponde a información de las ayudas

socioeconómicas ofrecidas. Esta información estará ya en base de datos
cargados al momento de arrancar en funcionamiento el sistema SIRSAS. Para
operaciones diferentes a consulta, como modificación y eliminación, serán
únicamente realizados por personal autorizado de acuerdo a normativa interna
de la dirección de desarrollo social. El funcionario de asistencia social no tendrá
autorización para realizar modificaciones o eliminaciones sobre esta entidad.

Para el caso del resto de las entidades, podrán ser actualizadas por el
funcionario de asistencia social siempre y cuando sea respaldada con un
formulario de actualización de datos. La actualización del status de la solicitud
será realizada solamente por el personal autorizado para tratar o procesar la
solicitud. Las eliminaciones sobre cualquier presencia de alguna entidad será
realizada por personal autorizado de la dirección de desarrollo social.

3.9.2. Atributos e Identificadores:

Veamos cada uno por entidad definida.

*Entidad Datos Personales Solicitante.

NOMBRE SOLICITANTE: nombres y apellidos del solicitante. Cabe destacar
que el solicitante no necesariamente es el beneficiario (Ejemplo, caso solicitud
becas para menores de edad). Rótulo: NOMBRE SOLICITANTE.

32
CEDULA DE IDENTIDAD SOLICITANTE: número de cédula del solicitante.
Este atributo será usado como identificador de la entidad ya que es único para
cada presencia. Rótulo: CEDULA IDENTIDAD.

EDAD SOLICITANTE: edad del solicitante de ayuda social. Rotulo: EDAD

SOLICITANTE.

SEXO SOLICITANTE: sexo del solicitante (M: masculino y F: femenino).

Rótulo: SEXO SOLICITANTE.

ESTADO CIVIL SOLICITANTE: estado civil (S: soltero, C: casado, CC:

concubinato). Rótulo: EDO CIVIL SOLICITANTE.

NUMERO TELÉFONO SOLICITANTE: contiene números telefónicos para

contacto con el solicitante, puede ser número celular, numero teléfono
habitación, número teléfono del trabajo o persona contacto. Rótulo:
TELÉFONO SOLICITANTE.

TRABAJA EL SOLICITANTE?: pregunta para ver si el solicitante trabaja. (S: si

trabaja, N: no trabaja). Rótulo: TRABAJA?.

DIRECCIÓN TRABAJO: dirección de ubicación del trabajo (si no trabaja queda

en blanco). Rótulo: DIRECCIÓN TRABAJO.

*Entidad Datos Familiares Solicitante.

CARGA FAMILIAR DEL SOLICITANTE: número de familiares dependientes del
solicitante y que conviven en la misma vivienda (incluye sólo hijos menores de
edad, esposa/concubina, hijos discapacitados, madre, padre). Rótulo: CARGA
FAMILIAR.

NOMBRE CARGA FAMILIAR SOLICITANTE: nombres y apellidos de la carga

familiar del solicitante. Rótulo: NOMBRE CARGA.

CEDULA IDENTIDAD CARGA FAMILIAR: número de cédula de identidad de

los miembros de la carga familiar. Rótulo: CEDULA CARGA FMLAR.

PARENTESCO CON CARGA FAMILIAR: parentesco con familiares que

conforman la carga familiar del solicitante de ayuda social. Rótulo:
PARENTESCO CARGA FMLAR
CEDULA SOLICITANTE: es la cédula del solicitante(ya cargada en base de
datos) y se usará como atributo identificador de la entidad. Rotulo: CEDULA
SOLICITANTE.

NOMBRES OTROS FAMILIARES: nombres y apellidos de otros familiares.

Solo se consideran ciudadanos mayores de edad que sean hijos, padre, madre,
nietos, sobrinos, tíos, abuelos(que no estén ya incluidos como carga familiar).
Rótulo: NOMBRE FMLRES.

CEDULA IDENTIDAD OTROS FAMILIARES: número de cédula de identidad

de otros familiares señalados en atributo anterior. Rotulo: CEDULA FMLRES.

33
PARENTESCO CON OTROS FAMILIARES: parentesco con otros familiares
(estos pueden ser H: hijo, P: padre, M: madre, N: nieto, A: abuelo, S: sobrino,
T: tío). Rótulo: PARENTESCO FMLRES.

TELÉFONO TRABAJO: número telefónico trabajo. Rótulo: TELÉFONO

TRABAJO.

REMUNERACIÓN MENSUAL: remuneración mensual en BsF recibida por

solicitante de ayuda. Rótulo: SUELDO MENSUAL.

*Entidad Datos Habitacionales Solicitante.

NUMERO CEDULA SOLICITANTE: corresponde al número de cédula del
solicitante. Este atributo será el identificador de la entidad. Rótulo: CEDULA
SOLICITANTE.

DIRECCIÓN DE HABITACIÓN: corresponde a la dirección de ubicación de

vivienda o habitación de alojamiento. Rotulo: DIRECCIÓN SOLICITANTE.

PARROQUIA DE HABITACIÓN: corresponde al nombre de la parroquia donde

esta ubicada vivienda o habitación. Rotulo: PARROQUIA.

TIPO TENENCIA: corresponde al tipo de tenencia de la vivienda o habitación.

Esta puede ser P: propia, A: alquilada, PO: perteneciente a otro, sin pago
alquiler. Rotulo: TIPO TENENCIA.

SERVICIOS EXISTENTES EN VIVIENDA: corresponde a los servicios que

posee la vivienda (agua, electricidad, cloacas, teléfono, vías pavimentadas).
Rotulo: servicios vivienda. Rótulo: SERVICIOS VVDA

DISTRIBUCIÓN DE VIVIENDA: corresponde a la estructura y distribución

interna de la vivienda; esto es si tiene cocina, sala, numero de baños, numero
de habitaciones, comedor, estacionamiento. Rotulo: DISTRIBUCIÓN VVDA.

*Entidad Datos de Solicitud de Ayuda.

FECHA SOLICITUD: fecha en la cual fue realizada la solicitud a la dirección de
desarrollo social del municipio Brinas. Rotulo: FECHA SOLICITUD.

NUMERO SOLICITUD: numero asignado a planilla solicitud de ayuda

socioeconómica. Este atributo corresponde al campo identificador de la
entidad. Rótulo: NUMERO SOLICITUD.

CEDULA DE IDENTIDAD SOLICITANTE: cedula de identidad solicitante.

Rotulo: CEDULA SOLICITANTE.

DETALLE AYUDA SOLICITADA: descripción de ayuda socioeconómica

solicitada. Rotulo: DETALLE AYUDA.

34
 TIENE VIVIENDA FIJA?: pregunta para saber si posee sitio fijo de vivienda.
Puede ser S: si o N: no. El caso de “no” puede ser para un indigente que
solicite ayuda y no poseé sitio fijo de vivienda. Rotulo: VIVIENDA FIJA?.

CÓDIGO AYUDA SOLICITADA: corresponde al código tabulado de ayuda

socioeconómica solicitada. Rotulo: CÓDIGO AYUDA.

MONTO AYUDA SOLICITADA: corresponde al monto en BsF de ayuda

socioeconómica solicitada. Rotulo: MONTO SOLICITADO.

NOMBRE BENEFICIARIO: nombre completo del beneficiario de la ayuda.

Puede ser el mismo solicitante o una causa familiar. Rotulo: nombre
beneficiario.

CEDULA BENEFICIARIO: cédula de identidad del beneficiario. Rotulo:

CEDULA BENEFICIARIO.

STATUS SOLICITUD: corresponde al status actual de la solicitud de ayuda

socioeconómica. Estos status serán: R: recibidas, S: seleccionada, A:
aprobada, RCH: rechazada, P: pendiente por requisitos faltantes. Rotulo:
STATUS SOLICITUD.

MONTO APROBADO: corresponde al monto aprobado por la dirección de

desarrollo social (en BsF). Rotulo: MONTO APROBADO.

Cabe destacar que, al ser cargada por primera vez los datos de solicitud, el
status asignado es R. Posteriormente, en las revisiones y tratamientos
posteriores de la solicitud, será actualizado el status por el funcionario
respectivo.

Al aprobarse la solicitud, además de actualizar el status a A (aprobado) debe

colocarse el monto aprobado respectivo.

*Entidad Tipo de Ayuda Socioeconómica.

CÓDIGO TIPO AYUDA: es la codificación única para los diversos tipos de
ayuda. Corresponde al atributo identificador de la entidad. Rotulo: CODIGO
AYUDA.

DESCRIPCIÓN TIPO DE AYUDA: es la descripción carga del tipo de ayuda.

Ofrecida por la dirección de desarrollo social del municipio Brinas. Rotulo:
descripción ayuda.

REQUISITOS TIPO AYUDA: son los requisitos necesarios y definidos por la

alcaldía, para aprobar los tipos de ayuda. Rotulo: REQUISITOS AYUDA.

MONTO MÁXIMO AYUDA: es el monto en BsF a ofrecer de acuerdo al tipo de

ayuda solicitada. Rotulo: MONTO AYUDA.
A continuación en la siguiente tabla, se muestra la información relacionada con
las ayudas socioeconómicas (figura 9).

35
 MONTO MAXIMO AYUDA
CODIGO AYUDA DESCRIPCIÓN AYUDA REQUISITOS AYUDA (BSF)
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE,COPIA CEDULA
SOLICITANTE, CONSTANCIA
BECA ESTUDIOS
0001 RESIDENCIA, CONSTANCIA 70
EDUCACION PRIMARIA CALIFICACIONES, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, FOTOCOPIA
CEDULA, CONSTANCIA
BECA ESTUDIOS RESIDENCIA, CONSTANCIA
CALIFICACIONES, COPIA
0002 EDUCACION PARTIDA DE NACIMIENTO 100
SECUNDARIA DEL BENEFICIARIO, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO O
COPIA CEDULA DEL
BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA
DEL SOLICITANTE,
BECA ESTUDIOS CONSTANCIA RESIDENCIA,
0003 EDUCACION CONSTANCIA 200
UNIVERSITARIA CALIFICACIONES, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO, COPIA
CEDULA DEL BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA DE
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA, INFORME
MEDICO, ORDEN DE EXAMEN
EXAMENES MEDICOS
0004 MEDICO ESPECIALIZADO, 600
ESPECIALIZADOS PRESUPUESTO EXAMEN
MEDICO ESPECIALIZADO,
COPIA CEDULA IDENTIDAD
DEL SOLICITANTE Y DEL
BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA, INFORME
MEDICO, ORDEN
INTERVENCIONES INTERVENCIÓN
0005
QUIRURGICAS QUIRÚRGICA, (03) 20.000
PRESUPUESTOS EN
CLINICAS DIFERENTES,
COPIA CEDULA
BENEFICIARIO Y
SOLICITANTE.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA TITULO
PROPIEDAD VIVIENDA,
CONSTANCIA DE
RESIDENCIA GRUPO
ACONDICIONAR
0006 FAMILIAR, (03) 5.000
VIVIENDA FAMILIAR PRESUPUESTOS PARA
ACONDICIONAMIENTO
VIVIENDA DE EMPRESAS
DIFERENTES, COPIA CEDULA
SOLICITANTE.

CARTA DIRIJIDA AL
ALCALDE, COPIA TITULO
PROPIEDAD TERRENO
COPIA CEDULA IDENTIDAD
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA GRUPO
CONSTRUCCION
0007 FAMILIAR, (03) 30.000
VIVIENDA PRESUPUESTOS DE
CONSTRUCCION DE
EMPRESAS DIFERENTES,
PLANOS DE CONSTRUCCION
VIVIENDA ABALADA POR
COLEGIO INGENIEROS.

Nota: solo se incluyen siete códigos.

FIG 9. TABLA DE CÓDIGO: AYUDAS SOCIOECONÓMICAS.

36
 3.9.3. Matriz de Relaciones.

Una vez definidas y especificadas las entidades y atributos que conforman la

modelización de los datos, veamos la modelización propiamente dicha. A
continuación veamos la matriz de relaciones entre entidades.

DATOS DATOS DATOS

DATOS TIPOS DE
ENTIDAD PERSONALES FAMILIARES HABITACIONALES
SOLICITUD AYUDA
SOLICITANTE SOLICITANTES SOLICITANTE

DATOS
Tiene uno o más
Tiene uno o
PERSONALES
familiares
Presenta cero o un más
DEL
registrados
sitio habitacional. solicitantes
SOLICITANTE
(Pueden ser o no
de ayuda.
carga familiar).
Una carga
familiar
presenta uno y
DATOS sólo un
FAMILIARES solicitante; un
SOLICITANTE familiar no
carga puede
tener uno o más
solicitante.

DATOS
Tiene uno y
HABITACIONALES
solo un
SOLICITANTE
solicitante
asignado.
Tiene uno y Tiene
DATOS solo una asignado uno
SOLICITUD persona y solo un tipo
solicitante. de ayuda.
Tiene
asignada
TIPOS AYUDA cero o una
solicitud de
Ayuda.
FIG 10. MATRIZ DE RELACIONES ENTRE ENTIDADES.
En relación a la matriz de relaciones definida, la cual servirá como base para
definir el diagrama esencial de entidades relaciones, se pueden dar las
siguientes explicaciones:

A.En esta sección hay diferencias a lo expresado en la tabla de la Fig.10,

motivado a que hay familiares tipo carga familiar y tipo no carga familiar,
veamos la explicación.Una persona solicitante puede presentar cero o más
familiares como carga familiar y uno o más familiares que no sean carga
familiar. El caso cero carga puede ser un solicitante indigente o que viva solo
en vivienda (por su puesto el beneficiario de la ayuda necesariamente será el
mismo solicitante). Por otra parte, un familiar que sea carga familiar solo tendrá
uno y solo un solicitante de ayuda asignado; mientras que un familiar que no
sea carga tendrá uno o mas solicitantes de ayuda (esto puede ser el caso de
dos solicitantes diferentes que sean familiares cercanos y registren a un mismo
familiar que no sea carga familiar en el sistema).

37
B. Una persona solicitante puede presentar cero o un sitio de habitación fija.
Una serie datos habitacionales tiene uno y solo un solicitante relacionado.

C. Una solicitud de ayuda socioeconómica contiene uno y solo una persona

solicitante de ayuda socioeconómica. Ahora, una persona solicitante de ayuda
pueden tener registrado en el SIRSAS una o más solicitudes de ayuda (puede
justificarse en caso de solicitar para varios familiares que sean carga familiar o
que sean solicitudes reiterativas para el mismo beneficiario de la ayuda).

D. Una solicitud de ayuda socioeconómica tendrá una y solo una ayuda

socioeconómica solicitada esto se define así como especificación del sistema,
solo podrá ser solicitada y procesada una ayuda a la vez. Para poder solicitar
otra ayuda, debe primero ser cumplido todo el proceso de alguna solicitud
previa hasta su aprobación.
Cualquier tipo de ayuda cargada en base de datos puede estar siendo
solicitada por cero o una solicitud de ayuda socioeconómica. Cero porque
puede haber algún tipo de ayuda que no haya sido solicitada por alguna
persona.

De todo lo antes señalado podemos resumir a continuación todas las

identidades, atributos e identificadores definidos hasta ahora:

Datos Personales Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE
NOMBRE SOLICITANTE
EDAD SOLICITANTE
SEXO SOLICITANTE
EDO CIVIL SOLICITANTE
TELÉFONO SOLICITANTE
TRABAJA ?
DIRECCIÓN TRABAJO
TELÉFONO TRABAJO
SUELDO MENSUAL

Datos Familiares Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE
CARGA FAMILIAR
NOMBRE CARGA FAMILIAR (repetido de 1 a n veces) n= CARGA FAMILIAR
CEDULA CARGA FAMILIAR (repetido de 1 a n veces) n= CARGA FAMILIAR
PARENTESCO CARGA FAMILIAR (repetido 1 a n veces)n= CARGA FAMILIAR
NOMBRES FAMILIARES (repetido 1 a m veces)
CEDULA FAMILIARES (repetido de 1 a m veces)
PARENTESCO FAMILIARES (repetido de 1 a m veces)

38
Datos Habitacionales Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE
VIVIENDA FIJA ?
DIRECCIÓN HABITACIÓN
PARROQUIA
TIPO TENENCIA
SERVICIOS VIVIENDA
DISTRIBUCIÓN VIVIENDA

Datos Solicitud Ayuda:

NUMERO SOLICITUD
FECHA SOLICITUD
CEDULA SOLICITANTE
NOMBRE SOLICITANTE
DETALLE AYUDA
CÓDIGO AYUDA
MONTO SOLICITADO
NOMBRE BENEFICIARIO
CEDULA BENEFICIARIO
STATUS SOLICITUD
MONTO APROBADO

Tipos Ayuda:

CÓDIGO AYUDA
DESCRIPCIÓN AYUDA
REQUISITOS AYUDA (repetido de 1 a X veces)
MONTO AYUDA

Los atributos subrayados representan los identificadores de las entidades.

3.9.4. Diagrama de Entidad-Relaciones (DER).

Una vez definidas las entidades y especificados sus atributos con los
respectivos identificadores y mostrada la matriz de relaciones entre entidades,
podemos ahora dibujar el diagrama de entidad-relaciones respectivos (DER).
En la fig. 11 se muestra este diagrama DER.

Este DER del sistema SIRSAS, para uso en la dirección de desarrollo social del
municipio Brinas, define el modelo de datos del sistema. Las relaciones fueron
suficientemente explicadas al definir la matriz de relaciones.

39
 3.9.5. Dirección del Proyecto (Modelo de Datos).

Para representar las estructuras de datos reflejadas en el modelo de datos ya

descrito, se usaran dos tipos de estructuras: secuénciales y de repetición.
Serán documentadas en el diccionario del proyecto con notación de tipo
representación en lenguaje corriente. Veamos la sección de modelización de
datos del diccionario del proyecto:

DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de información automatizado para el

registro de las solicitudes de ayuda socioeconómicas (SIRSAS) de la dirección
de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas.

SECCIÓN 1: MODELO DE DATOS.

a) Entidades de Datos.

DATOS PERSONALES SOLICITANTE

DATOS HABITACIONALES SOLICITANTE
DATOS FAMILIARES SOLICITANTE

DATOS SOLICITUD AYUDA

TIPOS DE AYUDA

40
b) Atributos e Identificadores.

*Para Datos Personales Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador).

EDAD SOLICITANTE
SEXO SOLICITANTE
EDO CIVIL SOLICITANTE
TRABAJA ?
DIRECCIÓN TRABAJO
TELÉFONO TRABAJO
SUELDO MENSUAL

*Para Datos Familiares Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador).

CARGA FAMILIAR
NOMBRE CARGA
CEDULA CARGA FMLIAR
PARENTESCO CARGA FMLIAR
NOMBRES FMLRES
CEDULA FMLRES
PARENTESCO FMLRES

*Para Datos Habitacionales Solicitante:

CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador).

VIVIENDA FIJA ?
DIRECCIÓN HABITACIÓN
PARROQUIA
TIPO TENENCIA
SERVICIOS VVDA
DISTRIBUCIÓN VVDA

*Para Datos Solicitud de Ayuda:

NUMERO SOLICITUD (atributo identificador).

FECHA SOLICITUD.
CEDULA SOLICITANTE
NOMBRE SOLICITANTE
DETALLE AYUDA
CÓDIGO AYUDA
MONTO SOLICITADO
NOMBRE BENEFICIARIO
CEDULA BENEFICIARIO
STATUS SOLICITUD
MONTO APROBADO

41
 *Para Tipos de Ayuda:

CÓDIGO DE AYUDA (atributo identificador).

DESCRIPCIÓN AYUDA
REQUISITOS AYUDA
MONTO AYUDA
Nota: La explicación de cada uno de las entidades y de los atributos señalados,
será especificado en las secciones de especificaciónes de entidades y atributos
de datos de este diccionario.

c) Estructura del Modelo de Datos.

Una presencia de datos personales solicitante consta de los siguientes

atributos de datos:
CEDULA IDENTIDAD
EDAD SOLICITANTE
SEXO SOLICITANTE
EDO CIVIL SOLICITANTE
TELEFONO SOLICITANTE
TRABAJA ?
DIRECCION TRABAJO
TELEFONO TRABAJO
SUELDO MENSUAL

Una presencia de datos familiares solicitante consta de los siguientes atributos

de datos:
CEDULA SOLICITANTE
CARGA FAMILIAR

De 1 a n= carga familiar Presencias de:

NOMBRE CARGA FMLIAR
CEDULA CARGA FMLIAR
PARENTESCO CARGA FMLIAR

De 1 a 20 Presencias de:
NOMBRES FMLRES
CEDULA FMLRES
PARENTESCO FMLRES

Una presencia de datos habitacionales solicitante consta de los siguientes

atributos de datos:
CEDULA SOLICITANTE
VIVIENDA FIJA ?
DIRECCION HABITACION
PARROQUIA
TIPO TENENCIA
SERVICIOS VVDA
DISTRIBUCION VVDA

42
Un presencia de datos solicitud ayuda consta de los siguientes atributos de
datos:
NUMERO SOLICITUD
FECHA SOLICITUD
CEDULA SOLICITANTE
NOMBRE SOLICITANTE
DETALLE AYUDA
CODIGO AYUDA
MONTO SOLICITADO
NOMBRE BENEFICIARIO
CEDULA BENEFICIARIO
STATUS SOLICITUD
MONTO APROBADO

Una presencia de tipos de ayuda consta de los siguientes atributos de datos:

CODIGO AYUDA
DESCRIPCION AYUDA
De 1 a 10 Presencias de:
REQUISITOS AYUDA.
MONTO AYUDA

d) Estructura de Tabla de Código.

Se usara solo una tabla de código llamada tabla de código de ayudas

socioeconómicas.
Esta tabla muestra las descripciones de los diferentes tipos de ayudas
socioeconómicas ofrecidas por la Dirección de Desarrollo Social del Municipio
Brinas; se muestran las codificaciones asignadas para cada tipo de ayuda y los
requisitos exigidos para poder optar a ser beneficiario de ayuda. Finalmente, se
indican los montos máximos de ayuda a asignar por código.

A continuación su presentación (figura 12).

Tabla de Códigos: Ayudas Socioeconómicas.

Nombre: Tabla de Códigos Ayudas Socioeconómicas.

43
 MONTO MAXIMO AYUDA
CODIGO AYUDA DESCRIPCIÓN AYUDA REQUISITOS AYUDA (BSF)
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE,COPIA CEDULA
SOLICITANTE, CONSTANCIA
BECA ESTUDIOS
0001 RESIDENCIA, CONSTANCIA 70
EDUCACION PRIMARIA CALIFICACIONES, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO.

CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, FOTOCOPIA
CEDULA, CONSTANCIA
BECA ESTUDIOS RESIDENCIA, CONSTANCIA
CALIFICACIONES, COPIA
0002 EDUCACION PARTIDA DE NACIMIENTO 100
SECUNDARIA DEL BENEFICIARIO, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO O
COPIA CEDULA DEL
BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA
DEL SOLICITANTE,
BECA ESTUDIOS CONSTANCIA RESIDENCIA,
0003 EDUCACION CONSTANCIA 200
UNIVERSITARIA CALIFICACIONES, COPIA
PARTIDA DE NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO, COPIA
CEDULA DEL BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA DE
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA, INFORME
MEDICO, ORDEN DE EXAMEN
EXAMENES MEDICOS
0004 MEDICO ESPECIALIZADO, 600
ESPECIALIZADOS PRESUPUESTO EXAMEN
MEDICO ESPECIALIZADO,
COPIA CEDULA IDENTIDAD
DEL SOLICITANTE Y DEL
BENEFICIARIO.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA CEDULA
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA, INFORME
MEDICO, ORDEN
INTERVENCIONES INTERVENCIÓN
0005
QUIRURGICAS QUIRÚRGICA, (03) 20.000
PRESUPUESTOS EN
CLINICAS DIFERENTES,
COPIA CEDULA
BENEFICIARIO Y
SOLICITANTE.
CARTA DIRIGIDA AL
ALCALDE, COPIA TITULO
PROPIEDAD VIVIENDA,
CONSTANCIA DE
RESIDENCIA GRUPO
ACONDICIONAR
0006 FAMILIAR, (03) 5.000
VIVIENDA FAMILIAR PRESUPUESTOS PARA
ACONDICIONAMIENTO
VIVIENDA DE EMPRESAS
DIFERENTES, COPIA CEDULA
SOLICITANTE.

CARTA DIRIJIDA AL
ALCALDE, COPIA TITULO
PROPIEDAD TERRENO,
COPIA CEDULA IDENTIDAD
SOLICITANTE, CONSTANCIA
RESIDENCIA GRUPO
CONSTRUCCION
0007 FAMILIAR, (03) 30.000
VIVIENDA PRESUPUESTOS DE
CONSTRUCCION DE
EMPRESAS DIFERENTES,
PLANOS DE CONSTRUCCION
VIVIENDA ABALADA POR
COLEGIO INGENIEROS,

FIG 12. TABLA DE CÓDIGOS.

44
e) Especificación de Atributos de Datos.

A continuación las entradas al diccionario de proyectos de los atributos de

datos para las entidades definidas :

*Elemento: Cedula Solicitante.

Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE.
Definición: Número de cédula de identidad del solicitante. Pertenece a entidad
Datos Personales Solicitante.
Input Format: 99.999.999.
Output Format: 99.999.999.
Regla Edicion: 0 hasta 99.999.999.
Posición Coma Decimal: No.
Número Maximo Presencias: 01.

*Elemento: Edad del Solicitante.

Nombre Alternativo: EDAD SOLICITANTE.
Definición: Edad del solicitante de ayuda socioeconómica.Pertenece a entidad
Datos Personales Solicitante.
Input Format: 999.
Output Format: 999.
Regla Edición: 0 hasta 120.
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Sexo del Solicitante.

Nombre Alternativo: SEXO SOLICITANTE.
Definición: Sexo del solicitante de ayuda socioeconómica. Pertenece a entidad
Datos Personales Solicitante.
Input Format: Un carácter (letra).
Output Format: Un carácter (letra).
Regla Edición: “M” si es masculino, “F” si es femenino.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Estado Civil Solicitante.

Nombre Alternativo: EDO CIVIL SOLICITANTE.
Definición: Es el estado civil del solicitante de ayuda socioeconómica.
Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante.
Input Format: Dos caracteres (letras).
Output Format: Dos caracteres (letras).
Regla Edicion: “C”: casado, “S”: soltero, “V”: viudo, “CC”: concubinato.
Número Maximo Presencias: 01.

*Elemento: Teléfono del Solicitante.

Nombre Alternativo: TLF SOLICITANTE.
Definición: Número telefónico del solicitante ayuda socioeconómica.
Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante.
Input Format: 9999-99999999.
Output Format: 9999-99999999.

45
Regla Edición: Cuatro números seguidos, carácter “-“; ocho números
seguidos.
Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Trabaja el Solicitante? .

Nombre Alternativo: TRABAJA?.
Definición: Pregunta al solicitante de ayuda socioeconómica para saber si
trabaja o no. Pertenece a la entidad Datos Personales Solicitante.
Input Format: Dos caracteres (letras).
Output Format: Dos caracteres (letras).
Regla Edición: “Si”: si trabaja, “No: no trabaja.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Dirección Sitio Trabajo.

Nombre Alternativo: DIRECCIÓN TRABAJO.
Definición: Dirección completa del sitio de trabajo. Pertenece a entidad Datos
Dersonales Solicitante.
Input Format: Cadena caracteres alfanuméricos hasta 100.
Output Format: Cadena caracteres alfa numéricos hasta 100.
Regla Edición: Texto libre compuesto caracteres alfanuméricos hasta 100
posiciones para caracteres.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Teléfono Sitio de Trabajo.

Nombre Alternativo: TLF TRABAJO.
Definición: Números telefónicos sitio de trabajo, pueden ser varios. Pertenece
a entidad Datos Personales Solicitante.
Input Format: Cadena caracteres alfanuméricos hasta 40.
Output Format: Cadena caracteres alfanuméricos hasta 40.
Regla Edición: Texto libre alfanumérico hasta 40 posiciones para caracteres.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Sueldo Mensual Solicitante.

Nombre Alternativo: SUELDO MENSUAL.
Definición: Sueldo en BsF del solicitante de ayuda socioeconómica (mensual).
Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante.
Input Format: 999.999.999
Output Format: 999.999.999
Regla Edición: numero real < 2.000.000 y > 0.
Posición Coma Decimal: 7 caracteres a izquierda y dos caracteres a derecha.
Número Máximo Presencias: 01.

46
*Elemento: Cedula del Solicitante.
Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE.
Definición: Cédula del solicitante de ayuda socioeconómica. Perteneciente a
entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Format: 99.999.999
Output Format: 99.999.999
Regla Edición: 0 hasta 99.999.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Cantidad Carga Familiar.

Nombre Alternativo: CARGA FAMILIAR.
Definición: Número de personas familiares que componen la carga familiar y
habitan la misma vivienda. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
InPut Formato: 99.
Output Formato: 99.
Regla Edición: Numero entero entre 0 y 20.
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Nombre Carga Familiar.

Nombre Alternativo: NOMBRE CARGA FMLAR.
Definición: Nombre completo de personas que pertenecen a la carga familiar
del solicitante de ayuda. Pertenece a la entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Format: 20 caracteres alfanuméricos.
Output Format: 20 caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de caracteres alfanuméricos hasta de 20 posiciones.
Número Máximo Presencias: Valor de “carga familiar”.

*Elemento: Numero Cedula Carga Familiar.

Nombre Alternativo: CEDULA CARGA FMLAR.
Definición: Número de cédula de todas las personas que conforman la carga
familiar. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Formato: 99.999.999
Output Formato: 99.999.999
Regla Edición: 0 hasta 99.999.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: Valor de “carga familiar”.

*Elemento: Parentesco con Carga Familiar.

Nombre Alternativo: PARENTESCO CARGA FMLAR.
Definición: Parentesco familiar con cada una de las personas que conforman
la carga familiar. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Formato: 10 caracteres alfanuméricos.
Output Formato: 10 caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 10 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: Valor de “carga familiar”.

47
*Elemento: Nombres Otros Familiares.
Nombre Alternativo: NOMBRES FMLRES.
Definición: Nombres completos de todos los familiares cercanos (diferente a
carga familiar), tales como: abuelo, tío, madre, padre, hijo, sobrino, primo,
hermano, nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Format: 10 caracteres alfanuméricos.
Output Format: 10 caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 10 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 20.

*Elemento: Número Cédula de Otros Familiares.

Nombre Alternativo: CEDULA FMLRES.
Definición: Número de cédula de otros familiares cercanos (diferentes a carga
familiar), tales como: abuelo, tío, madre, padre, hijo, sobrino, primo hermano,
nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Format: 99.999.999
Output Format: 99.999.999
Regla Edición: 0 hasta 99.999.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 20.

*Elemento: Parentesco con Otros Familiares.

Nombre Alternativo: PARENTESCO FMLRES.
Definición: Indica parentesco con las personas familiares cercanos
registradas, pueden ser solamente: abuelo, tío, madre, padre, hijo, sobrino,
primo hermano, nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante.
Input Format: 7 caracteres alfanuméricos.
Output Format: 7 caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 10 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 20.

*Elemento: Cédula del Solicitante.

Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE.
Definición: Número cédula de identidad del solicitante ayuda socioeconómica.
Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Format: 99.999.999
Output Format: 99.999.999
Regla Edición: 0 hasta 99.999.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Tiene Vivienda Fija ?.

Nombre Alternativo: VIVIENDA FIJA ?.
Definición: Pregunta al solicitante de ayuda socioeconómica para saber si
habita en vivienda permanente o si es indigente(sin vivienda fija). Pertenece a
entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Format: Dos caracteres (letras).

48
Output Format: Dos caracteres (letras).
Regla Edición: “Si o “No”.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Dirección de Habitación.

Nombre Alternativo: DIR HABITACIÓN.
Definición: Dirección completa donde esta ubicada la vivienda permanente del
solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Output Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Texto libre compuesto por un máximo de hasta 100 caracteres
alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Parroquia Ubicación Vivienda.

Nombre Alternativo: PARROQUIA.
Definición: Nombre de la parroquia del municipio Brinas donde esta ubicada la
vivienda permanente del solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos
Habitacionales Solicitante.
Input Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Output Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Texto de hasta 25 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Tipo Tenencia Vivienda.

Nombre Alternativo: TIPO TENENCIA.
Definición: Indica el tipo de tenencia de la vivienda permanente donde habita
el solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Format: Dos caracteres (letras).
Output Format: Dos caracteres (letras).
Regla Edición: “A”= alquilada, “P”= propia, “PO”= pertenece a un tercero.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Servicios en Vivienda.

Nombre Alternativo: SERVICIOS VVDA.
Definición: Indica los servicios que posee la vivienda permanente del
solicitante de ayuda (agua, electricidad, gas, cloacas, teléfono). Pertenece a la
entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Output Format: Cadena caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Texto de hasta 50 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Distribución de Vivienda.

Nombre Alternativo: DISTRIBUCIÓN VVDA.

49
Definición: Distribución de la construcción de la vivienda permanente del
solicitante de ayuda (sala, comedor, cuartos, cocina, baño, estacionamiento).
Pertenece a la entidad Datos Habitacionales Solicitante.
Input Formato: Cadena caracteres alfanuméricos.
Output Formato: Cadena caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Texto de hasta 50 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Cedula del Solicitante.

Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE.
Definición: Número de cédula de identidad del solicitante de ayuda
socioeconómica. Pertenece a entidad Datos de Solicitud de Ayuda.
InPut Formato: 99.999.999
OutPut Formato: 99.999.999
Regla Edición: 0 hasta 99.999.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Fecha Solicitud Ayuda.

Nombre Alternativo: FECHA SOLICITUD.
Definición: Fecha en la cual es entregado el formulario y recaudos de solicitud
de ayuda al asistente social para su recepción. Pertenece a entidad Datos de
Solicitud de Ayuda.
Input Format: 99”/ “ 99”/ “ 99 .
Output Format: 99”/ “ 99”/ “ 99 .
Regla Edición: número entre 01 al 31, seguido de “/ “, seguido de número
entre 01 y 12, seguido de “/ “, seguido de número entre 00 y 99. Cadena de
caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Numero Solicitud de Ayuda.

Nombre Alternativo: NUMERO SOLICITUD.
Definición: Número identificador y único para cada solicitud de ayuda, definido
por el asistente social y está compuesto por la unión de la fecha de solicitud y
la cédula de identidad del solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos
Solicitud Ayuda.
Input Formato: . Cadena caracteres alfanuméricos.
Output Formato: . Cadena caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 16 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Nombres Solicitante Ayuda.

Nombre Alternativo: NOMBRE SOLICITANTE.
Definición: Nombre completo del solicitante de ayuda socioeconómica.
Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: Caracteres alfanuméricos.

50
Output Format: Caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 10 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Detalle de Ayuda Solicitada.

Nombre Alternativo: DETALLE AYUDA.
Definición: Descripción de ayuda solicitada. Pertenece a entidad Datos
Solicitud Ayuda.
Input Format: Caracteres alfanuméricos.
Output Format: Caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Texto con cadena de hasta 25 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Código Ayuda Socioeconómica.

Nombre Alternativo: CÓDIGO AYUDA.
Definición: Es la codificación de los tipos de ayudas facilitados por la
Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Datos
Solicitud Ayuda.
Input Format: 9.999.
Output Format: 9.999.
Regla Edición: Numero entre 0001 y 9.999
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Monto Dinero Solicitado.

Nombre Alternativo: MONTO SOLICITADO.
Definición: Monto de dinero en BsF requerido por el solicitante de ayuda.
Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: 9.999.999.999
Output Format: 9.999.999.999
Regla Edición: numero entre 0 y 9.999.999.999
Posición Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y dos caracteres a la
derecha.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Nombre del Beneficiario.

Nombre Alternativo: NOMBRE BENEFICIARIO.
Definición: Nombre completo de la persona beneficiada directamente con la
ayuda solicitada. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: Caracteres alfanuméricos.
Output Format: Caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 10 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 01.
*Elemento: Cedula del Beneficiario.
Nombre Alternativo: CEDULA BENEFICIARIO.

51
Definición: Número de cédula de identidad del beneficiario de la ayuda
socioeconómica. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: 99.999.999
Output Format: 99.999.999
Regla Edición: numero entre 0 y 99.999.999
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Status de Solicitud de Ayuda.

Nombre Alternativo: STATUS SOLICITUD.
Definición: Status en el procesamiento de la solicitud de ayuda. Pertenece a
entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: Dos caracteres (letras).
Output Format: Dos caracteres (letras).
Regla Edición: “R”: recibida, “S”: seleccionada, “A”: aprobada, “RE”:
rechazada, “RP”: requisitos pendientes.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Monto Dinero Aprobado.

Nombre Alternativo: MONTO APROBADO.
Definición: Es el monto de dinero en BsF que es aprobado como ayuda al
solicitante. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: 9.999.999.999
Output Format: 9.999.999.999
Regla Edición: Numero entre 0 y 99.999.999.999
Posición Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y 2 caracteres a la
derecha.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Código de Ayuda.

Nombre Alternativo: CÓDIGO AYUDA.
Definición: Es la codificación de los tipos de ayudas facilitadas por la Dirección
de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Tipos de Ayuda.
Input Format: 9.999.
Output Format: 9.999.
Regla Edición: número entre 0001 y 9.999.
Posición Coma Decimal: No.
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Descripción Ayudas Ofrecidas.

Nombre Alternativo: DESCRIPCIÓN AYUDA.
Definición: Es la descripción de las ayudas socioeconómicas ofrecidas por la
Direccion de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Tipos
Ayuda.
Input Format: Caracteres alfanuméricos.
Output Format: Caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 25 caracteres alfanuméricos.

52
Número Máximo Presencias: 01.

*Elemento: Requisitos de Ayudas.

Nombre Alternativo: REQUISITOS AYUDA.
Definición: Lista de requisitos para aprobación de ayuda socioeconómica.
Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda.
Input Format: Caracteres alfanuméricos.
Output Format: Caracteres alfanuméricos.
Regla Edición: Cadena de hasta 50 caracteres alfanuméricos.
Número Máximo Presencias: 10.

*Elemento: Monto Ayuda Socioeconómica.

Nombre Alternativo: MONTO AYUDA.
Definición: cantidad de dinero en BsF, como máximo ofrecido para cada tipo
de ayuda. Pertenece a entidad datos Tipos Ayuda.
InPut Formato: 9.999.999.999
OutPut Formato: 9.999.999.999
Regla Edición: Numero entre 1 y 9.999.999.999
Posición Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y 2 caracteres a la
derecha.
Número Máximo Presencias: 01.

f) Especificación Entidades Datos.

*Etiqueta: Datos Personales Solicitante.

Descripción: Contiene los datos personales del solicitante de ayuda
socioeconómica.
Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE.
Atributos Secundarios: NOMBRE SOLICITANTE.
EDAD SOLICITANTE.
SEXO SOLICITANTE.
EDO CIVIL SOLICITANTE.
TLF SOLICITANTE.
TRABAJA ?.
DIRECCIÓN TRABAJO.
TLF TRABAJO.
SUELDO MENSUAL.

*Etiqueta: Datos Familiares Solicitante.

Descripción: Contiene los datos familiares del solicitante de ayuda
socioeconómica.
Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE.

Atributos Secundarios: CARGA FMLAR.

NOMBRE CARGA FMLAR.
CEDULA CARGA FMLAR.

53
 PARENTESCO CARGA FMLAR.
NOMBRES FMLRES.
CEDULA FMLRES.
PARENTESCO FMLRES.

*Etiqueta: Datos Habitacionales Solicitante.

Descripción: Contiene los datos relacionados con el sitio de residencia del
solicitante de ayuda socioeconómica.
Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE.
Atributos Secundarios: VIVIENDA FIJA ?.
DIR HABITACIÓN.
PARROQUIA.
TIPO TENENCIA.
SERVICIOS VVDA.
DISTRIBUCIÓN VVDA.

*Etiqueta: Datos Solicitud Ayuda.

Descripción: Contiene todos los datos relacionados con la solicitud de ayuda
realizada por el solicitante.
Atributo Identificador: NUMERO SOLICITUD.
Atributos Secundarios: FECHA SOLICITUD.
CEDULA SOLICITUD.
NOMBRE SOLICITANTE.
DETALLE AYUDA.
CÓDIGO AYUDA.
MONTO SOLICITUD.
NOMBRE BENEFICIARIO.
CEDULA BENEFICIARIO.
STATUS SOLICITADO.
MONTO APROBADO.

*Etiqueta: Tipos Ayuda.

Descripción: Describen los tipos de ayuda ofrecidos por la Dirección de
Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Atributo Identificador: CÓDIGO AYUDA.
Atributos Secundarios: DESCRIPCIÓN AYUDA.
REQUISITOS AYUDA.
MONTO AYUDA.

Las entradas de registros no son mostradas y a que las descripciones dadas de

los atributos y entidades, en este diccionario, cubren la información requerida
por el usuario.

g) Especificación Almacén de Datos.

*Almacén Datos DB1.

Etiqueta: Solicitud y Recaudos.
Localización: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: M.

54
Total Numero Registros: 1.000.
Descripción: Almacén de datos físicos en el cual son archivados las copias
del formulario de solicitud de ayuda y de los recaudos requeridos. Estos
documentos son archivados en carpetas por solicitante, identificando dicha
carpeta con el número de solicitud del formulario.
SubAlmacenes: No.

*Almacén Datos DB2.

Etiqueta: Datos Generales Solicitud.
Localización: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registros: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con el proceso de solicitud de ayuda a la Dirección de Desarrollo
Social del Municipio Brinas.
SubAlmacenes:

Código Descripción
DB2.1 Datos Personales Solicitante.
DB2.2 Datos Familiares Solicitante.
DB2.3 Datos Habitacionales Solicitante.
DB2.4 Datos Solicitud Ayuda.
DB2.5 Tipos de Ayuda.

*SubAlmacén DB2.1.
Etiqueta: Datos Personales Solicitante.
Localización: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registrado: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con los datos personales del solicitante de ayuda socioeconómica.
Índices Identificadores: Cedula Solicitante.

*SubAlmacén DB2.2 .
Etiqueta: Datos Familiares Solicitante.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registrado: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con los datos familiares del solicitante de ayuda socioeconómica .
Índices Identificadores: Cedula Solicitante.

*SubAlmacén DB2.3 .
Etiqueta: Datos Habitacionales Solicitante.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registrado: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con los datos habitacionales del solicitante de ayuda
socioeconómica.

55
Índices Identificadores: Cedula Solicitante.

* SubAlmacén DB2.4 .
Etiqueta: Datos Solicitud de Ayuda.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registrado: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con los datos personales del solicitante de ayuda socioeconómica.
Índices Identificadores: Numero Solicitud.

*SubAlmacén DB2.5 .
Etiqueta: Tipos de Ayuda.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: C.
Total Numero Registrado: Indeterminado.
Descripción: Almacén de datos digitales que contiene toda la información
relacionada con los tipos de ayuda.
Índices Identificadores: Código Ayuda.

*Almacén Datos DB3.

Etiqueta: Informe Socioeconómico.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: M.
Total Numero Registros: 1.000.
Descripción: Almacén de datos físicos que contienen archivos de copias y
originales de informe socioeconómicos (incluyendo formulario de solicitud
ayuda y recaudos). Estos documentos son almacenados en carpetas
debidamente identificados con el número de solicitud de ayuda.

*Almacén Datos DB4 .

Etiqueta: Orden de Ayuda.
Localizacion: División de Estudios Socioeconómicos.
Manual o Computarizado: M.
Total Numero Registros: 1.000.
Descripción: almacén de datos físicos que contienen archivados las copias de
las ordenes de ayudas generadas durante el proceso de solicitud de ayuda
socioeconómicas. Están debidamente archivadas en carpetas las cuales están
identificadas por el numero de solicitud de ayuda.

*Almacén Datos DB5 .

Etiqueta: Mejoras a Planes.
Localizacion: División de Planes y Proyectos Sociales.
Manual o Computarizado: M.
Total Numero Registros: 1.000.
Descripción: almacén de datos físicos que contienen archivados las copias de
los informes de conformidad/incorfomidad de nuevas poiliticas de planes
sociales. Están debidamente archivadas en carpetas las cuales están
identificadas por el numero de solicitud de ayuda.

56
h) Especificaciones de Tabla de Posiciones.

Para el proyecto SIRSAS se tiene una tabla de desición llamada: status para el
procesamiento de las solicitudes de ayuda. Veamos en la figura 13, la referida
tabla.

Fin sección 1 del diccionario del proyecto.

3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO).

Para identificar las necesidades del sistema en lo referente a los procesos

usaremos la herramienta de los diagramas de flujos de datos (DFD) en sus
diferentes modalidades (DFD de descomposición, DFD general, DFD de nivel
medio y DFD de nivel primigenio). La aplicación de estas herramientas nos
dará el modelo esencial de procesos (necesidades del proceso del sistema).

3.10.1. DFD de descomposición.

Para describir estos diagramas de flujo de datos, se usará el método expuesto

por De Marco; o método de explosión el cual consiste en elaborar un conjunto
de DFD que corresponde a un desglose por niveles de los procesos y
subprocesos del sistema. El diagrama de flujo de datos de contexto nos sirve
como apoyo para elaborar este DFD por desglose.

A continuación en las figuras 14 y 15 se demuestra el DFD por descomposición

correspondiente al sistema SIRSAS para la dirección de desarrollo social del
Municipio Brinas, Edo. Brinas.

En relación a estos DFD se pueden apreciar un desglose general de los

procesos del sistema SIRSAS. Los procesos PE1, PE2, PE3, PE4, PE5
describes los subsistemas definidos. El subsistema solicitud de ayuda
corresponde a la gestión de la división de estudios socioeconómicos, donde se
atienden subprocesos relacionados con la atención de solicitud de ayuda,
registro de datos de solicitudes y datos personales, familiares y de habitación
(estos tipos de datos lo llamaremos datos generales), actualizar status de
solicitud, recibir recaudos del solicitante, modificar datos de solicitudes, emitir
comprobantes de solicitudes a solicitantes, emitir el documento de orden de
ayuda final a ser refrendado por gestión presupuestaria y la dirección de
desarrollo social. En el registro de datos se incluye el monto solicitado por
requeriente de ayuda.
El subsistema de diagnostico de la solicitud corresponde a la misma división de
estudio socioeconómicos, pero es atendida por otro funcionario (promotor
social); se debe recordar que el funcionario del subsistema anterior es el
asistente social. En este subsistema se tienen procesos relacionados con
procesamiento solicitud de ayuda recibida y cargada por el asistente social (con
status=recibida). Estos procesos incluyen análisis de recaudos y solicitud,

57
58
60
60
elaboración informe socioeconómico respectivo, actualizar status a
seleccionados(“S”) y colocar monto de ayuda de acuerdo a tabulación existente
en base de datos.
El subsistema de aprobación solicitud de ayuda corresponde a la dirección de
desarrollo social, representado por el director de la referida dirección. Este
consta de procesos tales como procesamiento solicitud de ayuda para lo cual
se debe analizar el informe socioeconómico, decidir aprobación para actualizar
status en caso de ser aprobada y refrendar la orden de ayuda final para ser
entregada al solicitante respectivo; además se tiene un proceso para fijar
propuestas de políticas socioeconómicas para ampliar o mejorar planes
existentes.
El subsistema de diseño, planes y proyectos sociales corresponde a la gestión
de la división de planes y proyectos sociales. En este subsistema se tienen
procesos de generación / análisis reportes socioeconómicos para en conjunto
con políticas de la dirección de desarrollo social (director), acordar registro o
actualización de planes y ayudas, también se registra toda la información
referente a planes y ayudas antes de arrancar en ejecución el SIRSAS.

61
Finalmente, el subsistema de ejecución de planes sociales pertenece a la
división de programas sociales, la cual tiene que ver con la ejecución de la
ayuda aprobada (otorgar dinero del presupuesto). Se tienen los procesos de
verificación y aprobación de ayuda solicitada (refrendar documento de orden de
ayuda), el cual puede requerir de consultas de datos o información a la base de
datos.
En cuanto a la descomposición del almacén de datos, vemos los almacenes de
datos físicos DB1, DB3, DB4 y el almacén de datos digitales DB2 (datos
generales y solicitud) el cual se subdivide en los respectivos subalmacenes
específicos correspondientes a las entidades del modelo de datos: Datos
personales solicitante, Datos familiares solicitante, Datos habitacionales
solicitante, Datos solicitud ayuda, Dato tipo ayuda.

3.10.2. DFD General

En la fig. 16 se muestra el diagrama de flujo general de procesos del sistema

SIRSA. En este diagrama se detallan los procesos principales del diagrama de
descomposición previo, para dar más detalles sobre el sistema.

3.10.3. DFD Nivel Medio

Ahora se muestran los diagramas de flujo de datos de nivel medio, los cuales
son mas específicos que el DFD general, y abarcan los subprocesos
intermedios mostrados en le DFD general. Veamos estos en las figuras 17 y
18.
En relación al DFD nivel medio de figura 17, se puede repasar la lógica de los
subprocesos descritos: el solicitante se presenta a la división de estudios
socioeconómicos con el formulario de solicitud y los recaudos para ser recibido
por el asistente social (inicio procesamiento de solicitud), estos recaudos son
vistos y el asistente procede a registrar los datos de solicitud y generales
(personales, familiares y habitacionales). Este proceso registra (carga
inicialmente) los datos en el almacén de datos de datos digitales;
adicionalmente se guardan copias de recaudos y formularios en almacén físico.
El solicitante recibe comprobante de solicitud con número de solicitud asignado
por el asistente adicional, el solicitante puede requerir una actualización de
datos solicitud entregando el formulario respectivo, este será atendido por el
subproceso de actualización a través del asistente social; éste cargará la
información actualizada y se registra en el almacén de datos digitales. El
formulario de actualización se guarda en el almacén de datos físico respectivo.
El asistente entrega un comprobante de actualización de datos al solicitante.
Finalmente, el asistente social al consultar en sistema comprobación definitiva
de la solicitud (status aprobado, este se verá en próximos DFD nivel medio)
procede a elaborar una orden de ayuda inicial, la cual será atendido por el
subproceso de verificación de orden de ayuda (corresponde a funciones de
división de planes y proyectos sociales). Este verificará consultando en el
SIRSAS la información de solicitud y datos personales; una vez validado lo
indicado en la orden se procede a refrendarla (orden ayuda con primera
aprobación) para que ésta siga su curso hacia el director para su firma (se verá
en otros DFD nivel medio).

62
Realizamos ahora una explicación del DFD nivel medio de la fig. 18: el
solicitante de ayuda se entrevista con el promotor social entregando el
comprobante de solicitud de ayuda o el comprobante de actualización de datos
(modificados) para que éste funcionario elabore el informe socioeconómico
respectivo que soportará el procesamiento de la solicitud; la copia de este
informe se archiva en el almacén de datos físicos respectivo y el original del
informe socioeconómico junto con el formulario solicitud y recaudos se envían
al director para su procesamiento / análisis. El promotor social puede acceder a
los almacenes digitales para consultas de datos y status de solicitud, la cual
debe estar en status “R”. El director analiza recaudos, informe socioeconómico
y puede acceder también a los almacenes de datos digitales para consultas y
análisis de reportes socioeconómicos. Una vez verificado todo procede a
aprobar la solicitud colocando status aprobado “A” en el almacén de datos
correspondiente a datos de solicitud; los recaudos, informes socioeconómicos y
formulario solicitud (expediente) son guardados en el almacén de datos físicos
(DB3).

Por otra parte el director al final del proceso de aprobación de solicitud recibe el
documento de orden de ayuda, ya firmado por gestión presupuestario, el cual
revisa y termina aprobándolo con firma. Este documento es devuelto a la
división de estudio socioeconómicos (asistente social) para que finalmente se
entregue al solicitante. El director guarda una copia de este documento en el
almacén de datos físicos DB4.
Finalmente el director de desarrollo social (dirección) y la división de planes y
proyectos sociales intercambian políticas de planes sociales; la referida
división debe hacer análisis de reporte socioeconómicos del SIRSAS para
definir propuestas firmes las cuales una vez revisadas por el director, serán
actualizadas en el SIRSAS.
Esta división tiene además el proceso de registro inicial de los datos de planes
y beneficios inicialmente aprobados en el momento de arranque del sistema
SIRSAS.

Cabe destacar, hasta el momento en las explicaciones realizadas de los

diferentes DFD establecidos, puede notarse que los procesos automatizados
del SIRSAS solo corresponden a los eventos de registros de solicitudes
socioeconómica realizadas por los solicitantes de ayudas (recepción solicitud,
registros de datos personales y solicitud, comprobante solicitud / actualización,
informe socioeconómico, consulta datos en orden ayuda). Los procesos de
evaluación, aprobación y seguimiento no serán automatizados dentro del
SIRSAS, estos serán realizados de forma manual dentro de las divisiones de la
dirección de Desarrollo Social y usarán como herramienta el almacén de datos
digitales del SIRSAS (consultas de datos y reportes).

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64
65
66
 3.10.4. DFD de nivel primigenio.

A continuación se muestran los DFD de nivel primigenio que describen los

subprocesos de más bajo nivel (desglose máximo posible) del diagrama de
descomposición general mostrado en la fig. 14. No se darán mayores
explicaciones ya que con lo explicado en los anteriores DFD, se entiende
claramente la lógica del sistema y caeremos en redundancia de explicaciones.
Las figuras mostradas a continuación (19, 20 y 21) muestran los DFD
primigenios del SIRSAS. No seràn comentadas, para no caer en redundancias
por explicaciones repetitivas ya dadas en secciones anteriores; ademàs las
figuras son claras en la explicación de los procesos.

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69
70
3.10.5. Implantación de DFD en diccionario del proyecto.

A continuación las necesidades del proceso, detalladas en los DFD y más

específicamente, en los DFD de nivel primigenio. Serán descritos usando la
técnica de leguaje estructurado en el diccionario de proyecto. Se
complementará con tablas de decisión en las partes de los subprocesos que
ameriten.
Veamos esto a continuación

DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de información automatizado para el

registro de las solicitudes de ayuda socioeconómicas (SIRSAS) de la dirección
de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas.

SECCIÓN 2: DESCRIPCIÓN NECESIDADES DEL PROCESO (MODELO DEL

PROCESO.

 PROCESO: PE 1.1
Etiqueta: Recibir solicitud de ayuda
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Formulario solicitud ayuda y recaudos
Salidas: Formulario con número orden. Formulario solicitud ayuda y
recaudos revisados.

Descripción del Proceso

- Recibir formulario solicitud ayuda y recaudos
- Crear número solicitud (número solicitud = fecha solicitud seguida de
número de cédula del solicitante).
- Escribir número solicitud en formulario solicitud de ayuda
- Revisar datos en formularios y recaudos
- Si datos en formularios correctos, recaudos completos y tipo de ayuda
solicitada existe en tabla de código ayuda socioeconómicos

Entonces seguir con procesos 1.2.1

Sino entonces
- pedir a solicitante corregir formulario y/o completar recaudos faltantes
(solicitud en espera).

 PROCESO: PE 1.2.1

Etiqueta: Registrar solicitud y datos generales/ Archivar

Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos
de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Formulario solicitud ayuda y recaudos revisados
Salidas:
Formulario solicitud ayuda y recaudos (original)
Formulario solicitud ayuda y recaudos (copias)
Datos personales solicitante

71
 Datos familiares solicitante
Datos habitacionales solicitante
Datos solicitud ayuda
Descripción del Proceso
- Registrar datos personales solicitante:
Cedula identidad
Edad solicitante
Sexo solicitante
Edo. Civil solicitante
Tlf. Solicitante
Trabajar?
Dirección trabajo
Sueldo mensual
- Registrar datos familiares solicitante:
Cedula solicitante
Carga familiar
Mientras carga familiar ≠ 0
Nombres familiares
Cédula familiares
Parentescos familiares
- Registrar datos habitacionales solicitante:
Cedula solicitante
Vivienda fija?
Dirección habitación
Parroquia
Tipo tenencia
Servicios vivienda
Distribución vivienda
- Registrar datos solicitud ayuda
Número solicitud
Fecha solicitud
Cedula solicitante
Nombre solicitante
Detalle ayuda
Código ayuda
Monto solicitud
Nombre beneficiario
Cedula beneficiario
Monto aprobado
Status solicitud
- Aplicar análisis status solicitud según tabla de decisión de status
solicitud de ayuda
- Si status solicitud= “R” (Recibido)
Entonces
-Archivar copia de formulario solicitud ayuda y recaudos en
almacén
-Dar original de solicitud ayuda y recaudos al promotor

72
 -Registrar status solicitud=S
-Continuar con proceso 1.2.2
Sino
-Registrar status solicitud= RP
- Devolver formulario y recaudos del solicitante

 PROCESO: PE 1.2.2.
Etiqueta: Emitir comprobante solicitud
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: No
Salida: Comprobante de solicitud ayuda
Descripción del proceso
- Emitir comprobante de solicitud ayuda
- Entregar comprobante de solicitud ayuda al solicitante de ayuda.

 PROCESO: PE 1.2.4.
Etiqueta: Entregar orden ayuda aprobada
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: Orden ayuda aprobada
Salida: Orden ayuda aprobada
Descripción del proceso
- Recibir orden ayuda director de la dirección de desarrollo social
- Si orden ayuda refrendada por gestión presupuestaria y director

Entonces
Hacer firmar acuse de recibo de orden ayuda
Archivar acuse de recibo de orden ayuda aprobada
Entregar orden ayuda aprobada al director.

Sino
Devolver orden ayuda aprobada al director

 PROCESO: PE 1.2.3.
Etiqueta: Elaborar orden de Ayuda/Archivar
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: Status solicitud
Salida: Orden ayuda inicial
Descripción del proceso
Consultar status solicitud según tabla: STATUS DE SOLICITUD AYUDA
Si status de solicitud es “A”
entonces:
-Elaborar orden ayuda inicial en almacén datos
-Archivar copia orden ayuda inicial en almacén datos
-Entregar orden ayuda inicial a funcionario de división de programas
sociales del Municipio Brinas.

73
 Sino
Esperar hasta próxima consulta para elaboración orden de ayuda
Inicial.

 PROCESO: PE 1.3.1.
Etiqueta: Consultar solicitud y datos
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio
Entradas: Formulario solicitud actualización
Salidas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda.
Descripción del proceso
- Recibir formulario solicitud actualización
- Precisar datos a actualizar
- Consultar archivos: datos personales solicitante, datos familiares
solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud de ayuda
- Comparar datos a actualizar con datos en archivo
- Continuar con PE 1.3.2

 PROCESO: PE 1.3.2.
Etiqueta: Actualizar solicitud y datos generales
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: Atributos a actualizar (cualquiera listado, sección 1.2 en modelo
de datos)
Salidas: Atributos actualizados (cualquiera listado, sección 1.2 en
modelo de datos)

Descripción del proceso

- Registrar actualización del atributo o atributos en archivo (cualquiera
listado en sección 1.2 del modelo de datos)
- Si actualización realizada
Entonces
Continuar con PE 1.3.3.
Sino
Esperar hasta actualización

 PROCESO: PE 1.3.3.
Etiqueta: Emitir comprobante actualización
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: No
Salida: Comprobante actualización solicitud
Descripción del proceso

Si actualización fue realizada

74
 Entonces
Emitir comprobante actualización solicitud
Entregar comprobante a solicitante ayuda

Sino
Esperar actualización realizada

 PROCESO: PE 2.1.
Etiqueta: Consultar solicitud ayuda
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entrada: Comprobante solicitud ayuda o de actualización de solicitud
ayuda
Salida: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda
Descripción del proceso
- Recibir comprobante solicitud ayuda o de actualización de solicitud de
ayuda del solicitante de ayuda
- Consultar bases de datos: datos personales solicitante, datos familiares
solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda
- Continuar de proceso PE 2.2.1

 PROCESO: PE 2.2.1.
Etiqueta: Analizar datos, formulario y recaudos
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas:
Formulario solicitud ayuda y recaudos
Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda

Descripción del proceso

- Realizar análisis status aplicado tabla de decisión de STATUS DE
SOLICITUD DE AYUDA
- Si resultado análisis es “No cumple”
Entonces
Devolver formulario y recaudos a asistente social para
revisión / corrección.
Sino
Continuar con proceso PE 2.2.2

 PROCESO: PE 2.2.2.
Etiqueta: Generar informe socioeconómico
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Entrevista con solicitante ayuda
Salidas: Informe socioeconómico

75
 Descripción del proceso
- Realizar entrevista al solicitante de ayuda (realizada por el promotor
social)
- Generar informe socioeconómico respectivo
- Almacenar copia informe socioeconómico en almacén de datos informe
socioeconómico.
- Entregar informe socioeconómico, formulario solicitud ayuda y recaudos
al director de la dirección de desarrollo social.
- Seguir con proceso PE 2.2.3

 PROCESO: PE 2.2.3.
Etiqueta: Actualizar solicitud ayuda
Localización en organización: División de Estudios Socioeconómicos de
la Dirección de Desarrollo Social del Municipio
Entradas: No
Salidas: Status solicitud, monto aprobado.
Descripción del proceso
- Registrar status solicitud= S en almacén de datos solicitud ayuda.
- Registrar monto aprobado de acuerdo a tabla de CÓDIGOS AYUDAS
SOCIOECONÓMICAS.

 PROCESO: PE 3.2.1.
Etiqueta: Analizar informe socioeconómico.
Localización en organización: Dirección de Desarrollo Social del
Municipio Brinas.
Entradas:
Informe socioeconómico.
Datos personales solicitante
Datos familiares solicitante
Datos habitacionales del solicitante
Datos solicitud ayuda
Reportes socioeconómicos.
Salidas: Informe socioeconómico.

Descripción del proceso

- Recibir informe socioeconómico del promotor social
- Consultar base de datos: Datos personales solicitante
- Consultar base de datos: Datos familiares solicitantes
- Consultar base de datos: Datos habitacionales solicitante
- Consultar base de datos: Datos solicitud ayuda
- Solicitar y leer reportes:
Parentesco entre solicitantes
Ayudas por personas
- Realizar análisis reportes e informe socioeconómico, aplicando criterios
de tabla decisión de STATUS SOLICITUD AYUDA.
- Continuar co proceso PE 3.2.2

76
 PROCESO: PE 3.2.2.
Etiqueta: Actualizar status solicitud.
Localización en organización: Dirección de Desarrollo Social del
Municipio Brinas.
Entradas: No
Salidas: Status solicitud
Descripción del proceso
-Si análisis realizado resulta: “aprobar solicitud”

Entonces
Status solicitud= A
Sino
Status solicitud= RC
 PROCESO: PE 3.2.3.
Etiqueta: Generar reportes socioeconómicos
Localización en organización: Dirección de Desarrollo Social del
Municipio Brinas.
Entradas: Datos familiares solicitante
Datos solicitud ayuda

Salidas: Reporte ayudas por personas

Reporte parentesco entre solicitante
Descripción del proceso
- Mientras se solicite generar reporte ayudas por persona hacer:
-Para cédula solicitante buscar detalle ayuda y código ayuda.
- Generar reporte impreso: ayudas por persona.
- Mientras se solicite generar reporte, parentesco entre solicitantes
hacer:
-Para cédula de solicitante buscar cedula carga familiar, cédula
familiares, parentesco carga familiar, parentesco familiares
-Para cada cédula familiares y cédula carga familiar encontrar
número de solicitud en datos de solicitud de ayuda.
-Con cédulas familiares y cédula carga familiar que presentan
solicitud de ayuda generar reporte parentesco entre solicitantes.

* PROCESO: PE 3.2.4.
Etiqueta: Revisar/refrendar orden ayuda
Localización en organización: Dirección de Desarrollo Social del
Municipio Brinas.
Entradas: -Orden ayuda con primera aprobación
-Status solicitud ayuda
Salidas: Orden ayuda aprobada
Descripción del proceso
- Recibir orden de ayuda con primera aprobación.
- Revisar orden y verificar firmas de asistente social y gestión
presupuestaria.
- Consultar en almacén datos orden ayuda: status solicitud.

77
- Si orden ayuda firmada por asistente social/gestión presupuestaria y
status solicitud= A
Entonces
-Aprobar orden ayuda (firmar).
-Archivar copia orden ayuda aprobada en archivo orden ayuda.
-Entregar orden ayuda aprobada a asistente social.
Sino
- Devolver orden ayuda con primera aprobación al asistente social
para revisión.

* PROCESO: PE 3.3.
Etiqueta: Fijar propuesta políticas socioeconómicas
Localización en organización: Dirección de Desarrollo Social del
Municipio Brinas.
Entradas: Políticas sociales (propuestas)
Salidas: Políticas sociales (propuestas)
Descripción del proceso
- Recibir políticas sociales (propuestas) del Alcalde (firmada por alcalde)
- Revisar y acordar con alcalde políticas sociales (propuestas definitivas).
Firmar documentos políticas sociales (propuestas)
- Entregar políticas sociales (propuesta) a funcionario de la División de
Planes y Proyectos Sociales.
- Recibir de división Planes y Proyectos Sociales informe de políticas no
conforme.
- Entregar informe políticas no conforme al alcalde.

* PROCESO: PE 4.1.
Etiqueta: Definir, coordinar planes y beneficios
Localización en organización: División de Planes y Proyectos Sociales
de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas:
Políticas sociales (propuestas)
Reportes socioeconómicos:
Solicitudes por status
Personas por ayuda
Dinero entregado por ayuda
Salidas: Tipos ayuda (planes para registro inicial)
Tipos ayuda (para actualizar)
Informe de políticas sociales no conformes
Descripción del proceso
- Recibir políticas sociales del director de Desarrollo Social del Municipio
Brinas
- Si existen cargados planes sociales en tipos de ayuda
Entonces
-Solicitar generación de reportes socioeconómicos:
Solicitudes por status
Personas por ayuda
Dinero entregado por ayuda

78
 -Realizar análisis de reportes para determinar mejoras a planes
-Comparar políticas sociales propuestas con análisis de reportes.
-Si políticas sociales propuestas son pertinentes

Entonces
-Generar informe de conformidad de políticas sociales propuestas.
-Archivar documento política sociales propuesta informe de
conformidad de políticas sociales propuestas.
-Continuar con proceso PE 4.4
Sino
-Generar informe de políticas sociales no conforme
-Entregar informe de políticas sociales no conforme a director de
Desarrollo Social.
Sino
-Continuar con proceso PE 4.3

* PROCESO: PE 4.3.
Etiqueta: Cargar tipos ayuda (Inicial)
Localización en organización: División de Planes y Proyectos Sociales
de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Tipos de ayuda (planes iniciales)
Salidas: Tipos de ayuda
Descripción del proceso
- Guardar base de datos tipos ayuda:
Código ayuda, descripción ayuda, requisitos ayuda, monto ayuda (carga
inicial de base de datos).

* PROCESO: PE 4.4.
Etiqueta: Actualizar/registrar mejoras tipos ayuda.
Localización en organización: División de Planes y Proyectos Sociales
de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Políticas sociales (planes actualizados)
Salidas: Tipos ayuda.
Descripción del proceso
- Leer planes sociales actualizados.
- Actualizar en base de datos tipos de ayuda: requisitos ayuda y/o monto
ayuda
- Registrar en base de datos tipos de ayuda: código ayuda, descripción
ayuda, requisitos ayuda, monto ayuda.

* PROCESO: PE 4.2
Etiqueta: Generar reportes socioeconómicos
Localización en organización: División de Planes y Proyectos Sociales
de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Datos solicitud ayuda
Salidas: Reportes socioeconómicos:
“Solicitudes por status”

79
 “Personas por ayuda”
“Dinero entregado por ayuda”
Descripción del proceso
- Mientras se solicite generar reporte “solicitudes por status” hacer:
-Por cada status solicitud en datos de solicitud de ayuda, buscar
número de solicitud.
-Imprimir reporte “solicitudes por status”.
- Mientras se solicite generar reporte “personas por ayuda” hacer:
-Por cada código ayuda en datos solicitud de ayuda, buscar detalle
ayuda, nombre solicitante, cédula solicitante, nombre beneficiario,
cédula beneficiario.
-Imprimir reporte “personas por ayuda”.
- Mientras se solicite generar reporte “dinero entregado por ayuda” hacer:
-Por cada código ayuda en datos solicitud de ayuda, buscar: detalle
solicitud, monto solicitado, monto aprobado.

-Calcular total dinero entregado por ayuda = suma de todos montos

aprobado.
-Imprimir reporte “dinero entregado por ayuda”.
- Entregar reportes: “solicitudes por status”, “personas por ayuda” y
“dinero entregado por ayuda” a funcionario de División Planes y
Proyectos Sociales de la Dirección de Desarrollo Social del Municipio
Brinas”

* PROCESO: PE 5.1.
Etiqueta: Verificar orden de ayuda
Localización en organización: División de Programas Sociales de la
Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos de solicitud de ayuda.
Salida: Orden ayuda inicial (revisada).
Descripción del proceso
- Recibir orden ayuda inicial del asistente social
- Realizar solicitud consulta (ejecutar PE 5.2.)
- Leer datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda.
- Comparar datos leídos con datos orden ayuda inicial.
- Si datos leídos= datos escritos en orden ayuda inicial, status solicitud=
A, y orden ayuda inicial firmada por asistente social.
Entonces
Ejecutar proceso PE 5.3.
Sino
Devolver orden ayuda inicial a asistente social para su revisión.

* PROCESO: PE 5.2.
Etiqueta: Consultar solicitud ayuda y datos generales.
Localización en organización: División de Programas Sociales de la
Dirección de Desarrollo Social del Municipio Brinas.

80
 Entradas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda.
Salidas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda.
Prescripción del proceso
- Consultar en base de datos: Datos personales solicitante
- Consultar en base de datos: Datos familiares solicitante
- Consultar en base de datos: Datos habitacionales solicitante
- Consultar en base de datos: Datos solicitud ayuda
- Consultar en base de datos: Tipos ayuda
- Presentar datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda listos
para su lectura.

* PROCESO: PE 5.3
Etiqueta: Refrendar orden ayuda
Localización en organización: División de Programas Sociales de la Dirección
de Desarrollo Social del Municipio Brinas.
Entradas: Orden ayuda inicial (formulario)
Salida: Orden ayuda con primera aprobación.
Descripción del proceso
- Firmar orden de ayuda inicial (primera aprobación)
- Archivar copia orden ayuda con primera aprobación en almacén de
datos, orden de ayuda.
- Entregar orden de ayuda con primera aprobación a asistente social.
Fin sección 2 del diccionario del proyecto.

3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES)

En la fase definición del proyecto SIRSAS las necesidades de redes del

sistema (modelo esencial de redes) se efectuará de la siguiente manera:
- Dibujar un diagrama de conexión de puesto del sistema
- Dibujar un diagrama de puestos aplicados, luego estos modelos serán
plasmados en el diccionario del proyecto.

3.11.1. Diagrama de conexión de puestos del sistema.

En el diagrama mostrado en la fig. 22, se muestra la conexión de puestos en la
red desde la perspectiva del más alto nivel jerárquico. Para nuestro caso,
referido a las divisiones de la alcaldía del Municipio Brinas, la cede del alcalde
del Municipio Brinas (máxima autoridad) y el puesto externo que en nuestro
caso es el solicitante de ayuda socioeconómica.

En el diagrama de la fig. 22, vemos la interconexión de puestos en la red

definida. El puesto externo (solicitante de ayuda) puede interaccionar
directamente con la máxima autoridad del Municipio (alcalde) para solicitar
ayuda o puede hacerlo directamente a través de la división de estudios
socioeconómicos. En caso de hacerlo con el alcalde, éste lo remitirá
directamente a la Dirección de Estudios Socioeconómicos. Esto quiere decir

81
que el punto focal para recibir la solicitud de ayuda, siempre será el puesto en
la División de Estudios Socioeconómicos.
Vemos también que el alcalde interacciona con el puesto de la Dirección de
Desarrollo Social para la coordinación y generación de planes sociales nuevos
o actualización de planes. Para esto además, el puesto de la Dirección de
Desarrollo Social interacciona con el puesto de la División de Planes y
Proyectos Sociales para que este haga el análisis técnico de las propuestas de
planes dadas por el alcalde.

La División de Estudios Socioeconómico interacciona con el director de

Desarrollo Social para la aprobación de la solicitud de ayuda e interacciona con
la División de Programas Sociales para la revisión y refrenda en primera
instancia de la orden de ayuda que se entregará al solicitante de ayuda; esta
orden de ayuda la entrega la División de Estudios Socioeconómicos al
solicitante de ayuda. Finalmente, la División de Estudios Socioeconómicos
también interacciona con el director de Desarrollo Social para la firma de la
orden de ayuda; una vez la División de Estudios Socioeconómicos entrega
finalmente la orden de ayuda al solicitante, este firmará el aviso de recibo de la
orden, la cual quedará en poder de la División de Estudios Socioeconómicos. A
rasgos generales, se describió la interacción de los puestos que conforman la
red del sistema SIRSAS; como puede verse se incluyeron actividades tanto
manuales como automatizadas del SIRSAS (esto ha sido explicado con
bastante claridad en los puntos anteriores).

82
Estos puestos en la red automatizada del SIRSAS (a excepción del puesto
externo), usan el sistema SIRSAS para labores diversas suficientemente
explicadas en puntos anteriores, tales como consultas de datos, generación de
reportes socioeconómicos, registro y actualización de información. Cada uno
de los puestos usan de una u otra forma el SIRSAS, de acuerdo a las funciones
específicas a ejecutar.

3.11.2. Diagrama de conexión de puestos ampliados.

En este diagrama, mostrado en la fig. 23, vemos con más detalle la
interconexión de puestos desde el punto de vista de los puestos primordiales.
Con esto se detalla mucho más la interconexión de la red explicada en el
diagrama anterior (fig. 22).

3.11.3. Implantación modelo de redes en diccionario del proyecto.

83
DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de información automatizado para el
registro de las solicitudes de ayuda socioeconómicas (SIRSAS) de la dirección
de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas.

SECCIÓN 3: DESCRIPCIÓN MODELO DE REDES (NECESIDADES REDES).

Seguidamente, listaremos cada uno de los puestos que componen la red

propuesta dando especificaciones de cada uno.

* Etiqueta: División Estudios Socioeconómicos.

Tipo puesto: Principal
Subpuestos asociados:
Oficina asiste social
Oficina promotor social
Jefe división E.S.
Conexión a otros puestos:
Oficina director desarrollo social
División de programas sociales
Solicitante de ayuda.
Descripción puesto:
Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Se encarga de la atención directa al solicitante de ayuda recibiendo y
cargando los datos de solicitud y generales. Se atiende al solicitante para
efectuar la entrevista de generación de informe socioeconómico respectivo. Se
actualizan status de solicitud en el SIRSAS y pueden realizarse consulta de
status por petición del solicitante de ayuda. Además atiende generación y
procesamiento de orden de ayuda. Hay un jefe o supervisor que accede al
SIRSAS como apoyo a las gestiones señales anteriormente.

* Etiqueta: División de Planes y Proyectos Sociales.

Tipo puesto: principal
Subpuesto asociados:
Oficina analista
Jefe de división P.P.S.

Conexión a otros puestos:

Oficina director de Dirección de Desarrollo Social.
Descripción puesto:
Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Se encarga de coordinar, revisar y analizar planes y políticas
sociales con la finalidad de registrar y actualizar los planes que suministra el
sistema SIRSAS para servicios a solicitudes. Además del subpuesto de
analista de planes, está el de jefe de división, el cual se encarga de apoyar al
analista en las funciones señaladas por lo que también tiene acceso al sistema
SIRSAS para labores de consulta.

* Etiqueta: División de programas sociales

Tipo puesto: Principal

84
Subpuestos asociados:
Oficina analista presupuestario de planes
Jefe división P.S.
Conexión a otros puestos:
División de Estudios Socioeconómicos
Descripción puesto:
Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Se encarga de realizar el análisis del documento de orden de ayuda
generado por la División de Estudios Socioeconómicos para refrendar (primera
aprobación). Para esto debe acceder al sistema SIRSAS en funciones de
consulta de datos de solicitud y generales. Además del analista presupuestario
de planes, está el jefe de la referida división el cual debe tener acceso al
SIRSAS para labores de apoyo.

* Etiqueta: Oficina del Alcalde

Tipo Propuesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros puestos:
Solicitante de Ayuda
Director de Desarrollo Social
Descripción Puesto:
corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Se encarga de interactuar con el puesto de Dirección de Desarrollo
Social para sugerir políticas y planes socioeconómicos que mejoren el sistema
de asistencia social en el municipio. Para esto debe tener acceso al sistema
SIRSAS para poder hacer consulta de datos y acceder a reportes
socioeconómicos que ocasionalmente podría necesitar como apoyo para definir
políticas y lineamientos a entregar al director de Desarrollo Social.
Este puesto interactúa con el solicitante de ayuda (visitas a la comunidad,
audiencias en alcaldías) para ser remitido a la División de Estudios
Socioeconómicos que finalmente atenderá la solicitud de ayuda.

* Etiqueta: Solicitud de Ayuda

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Alcalde
División de Estudios Socioeconómicos
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial externo al sistema SIRSAS. Este puesto
es representado por el solicitante de ayuda que acude bien sea al alcalde o a la
División de Estudios Socioeconómicos del Municipio Brinas para realizar una
solicitud de ayuda. Sea cual sea la instancia de la alcaldía donde acuda,
siempre será remitido a la División de Estudios Socioeconómicos de la
Dirección de Desarrollo Social para hacer la solicitud de ayuda formalmente.

85
* Etiqueta: Oficina Asistente Social
Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Solicitante Ayuda
Oficina Analista Presupuestario de Planes
Oficina Promotor Social
Jefe División E.S.
Oficina Director Desarrollo Social
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Este puesto atiende directamente al solicitante de ayuda, recibe
formulario solicitud y recaudos, registra datos en el SIRSAS. Emite y entrega el
comprobante de solicitud de ayuda. Atiende solicitudes de notificación de datos
en solicitud de ayuda. Atiende solicitud de notificación de datos en solicitud de
ayuda. A su vez, entrega formulario y recaudos al puesto del promotor social.
Elabora y entrega al analista presupuestario de planes la orden de ayuda para
su forma para luego entregar finalmente al solicitante de ayuda. Interacciona
con el jefe de la división de estudios socioeconómicos, el cual también esta
conectado al sistema SIRSAS para labores de consulta como
apoyo.Finalmente, interacciona con el director de Desarrollo Social para
refrenda del documento de orden de ayuda(aprobación final).

* Etiqueta: Oficina Promotor Social

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Asistente Social
Jefe División E.S.
Oficina Director Desarrollo Social
Solicitante Ayuda
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Este puesto atiende directamente al solicitante de ayuda para
efectuar la entrevista que servirá de insumo para elaborar el informe
socioeconómico. A este informe se anexa el formulario de solicitud de ayuda y
los recaudos, todo esto entregado por el asistente social. Debe acceder al
SIRSAS para labores de consulta de datos y para actualizar status de solicitud
de ayuda. Interactuar con su supervisor inmediato (jeje división E.S.) el cual
tiene acceso al SIRSAS para apoyo en sus funciones. Finalmente, entrega el
informe socioeconómico con recaudos respectivos, al director de desarrollo
social el cual continuara con el proceso de aprobación de la solicitud.
* Etiqueta: Jefe División E.S
Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:

86
 NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Asistente Social
Oficina Promotor Social
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Este puesto corresponde al supervisor inmediato del asistente social y
el promotor social el cual apoya a estos en sus funciones para el
procesamiento de la solicitud de ayuda. Por esto tiene acceso al sistema
SIRSAS.

* Etiqueta: Oficina Director Desarrollo Social

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros puestos:
Oficina Promotor Social
Oficina Asistente Social
Alcalde
Oficina Analista Planes
Jefe División P.P.S.
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. En este puesto es recibido el informe socioeconómico por parte del
promotor social para su análisis, usando como apoyo el sistema SIRSAS
(consulta datos y reportes socioeconómicos). Luego se procederá a aprobar la
solicitud usando el sistema SIRSAS (statutos solicitud). También se recibe la
orden de ayuda de manos del asistente social para su revisión y firma
(aprobación); igualmente el director puede usar el SIRSAS como apoyo para
revisión del documento de orden de ayuda (consulta datos). Finalmente,
interactúa con el alcalde, la oficina del analista planes y el jefe división PPS
para coordinar y definir políticas sociales nuevas o mejoras; para esto utiliza el
sistema SIRSAS como apoyo realizado eventualmente análisis de reportes
socioeconómicos del SIRSAS.

* Etiqueta: Oficina Analista Planes

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Director Desarrollo Social
Jefe División P.P.S
DESCRIPCION Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que comprime el sistema
SIRSAS. Este puesto recibe lineamientos de políticas y planes
socioeconómicos por parte del director de desarrollo social, son sometidos a
revisión y análisis, usando las herramientas del sistema SIRSAS (consulta

87
datos, generador reportes socioeconómicos); igualmente, puede proponer
políticas y planes socioeconómicos en interacción con el jefe de la división de
planes y proyectos sociales, usando el SIRSAS como herramienta. Este puesto
interacciona con el directo de desarrollo social, para dar el feed back del
análisis realizado o para proponer políticas propias. Una vez aprobadas estos
nuevos lineamientos, registra o actualiza los planes y ayudas socioeconómicas
a través del SIRSAS. En caso de no ser pertinentes las propuestas de planes,
elabora un informe de no conformidad de propuesta de planes el cual es
entregado al director (Dirección de Desarrollo Social).

* Etiqueta: Jefe de División P.P.S.

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Directos de Desarrollo Social
Oficina Analista Planes
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que conforma el sistema
SIRSAS. Este puesto sirve de apoyo al puesto del analista de planes en sus
funciones (supervisor inmediato de este puesto). Interactúa con el director de
Desarrollo Social para coordinar la implantación de nuevos planes y políticas
socioeconómicas en el SIRSAS. Por estas funciones el puesto tiene acceso al
sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y reportes
socioeconómicos.

Etiqueta: Oficina Analista Presupuestario Planes

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Asistente Social
Jefe División P.S.
Descripción Puesto:
Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Su función es recibir la orden de ayuda del asistente social para
revisarla y firmarla. Para esto requiere acceso al área automatizado del
SIRSAS para labores de consulta de datos. Una vez refrendada la orden de
ayuda, la devuelve al asistente social.

Etiqueta: Jefe División P.S

Tipo Puesto: Primordial
Subpuesto Asociados:
NO
Conexión a otros Puestos:
Oficina Analista Presupuesto Planes
Descripción Puesto:

88
 Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema
SIRSAS. Su función es prestar apoyo como supervisor al analista
presupuestario ce planes, para esto requiere acceso al sistema automatizado
SIRSAS (labores de consulta).

Fin sección 3 del diccionario del proyecto.

4. RECOMENDACIONES.

Una vez concluidas las fases del análisis del sistema SIRSAS, hasta llegar a
las especificación de las necesidades del sistema, se pueden establecer las
siguientes recomendaciones generales:
El análisis de viabilidad realizado muestra la pertinencia del proyecto, teniendo
como premisa fundamental que el producto de este sistema está relacionado
con un fin de tipo humano como lo es el de prestar un mejor servicio a la
comunidad para la asignación de ayudas socioeconómicas. De lo antes
señalado, el proyecto debe completarse en sus siguientes fases hasta la
implantación del sistema.

El plan del proyecto sugiere un calendario tentativo de 15 semanas hasta la

puesta en operación. En virtud que la criticidad de culminación del proyecto no
es alta, por el hecho de existir un sistema manual actualmente en
funcionamiento, debe tenerse especial atención en las pruebas de integración
del sistema para asegurarse su correcto funcionamiento y evitar posibles
errores posteriores. El sistema debe estar suficientemente probado y ajustado
antes de poner en funcionamiento, incluso sacrificando la planificación
estipulada si lo amerita.

Durante la fase de diseño, debe mantenerse estrecha comunicación con los

usuarios principales para asegurar la aceptación de las prestaciones del
sistema (diseños de pantallas de entrada y salida, formas de reportes, etc);
esto debe ser una labor complementaria a las necesidades del sistema
definidas ya en el análisis del sistema.

La procura de equipos de hardware y software debe realizarse lo más pronto

posible, durante la fase de diseño del sistema, para asegurar su presencia en
el momento que se vayan a realizar las pruebas de los subsistemas. Se
recomienda realizar esta procura inmediatamente al culminar la selección de la
alternativa de diseño durante el diseño del sistema.

La alcaldía del Municipio Barinas, realiza la gran mayoría de sus procesos de

forma manual por lo que no cuenta personal especializado en el área de
sistemas informáticos. De acuerdo a esto recomendable incluir personal de
mantenimiento especializado en el área de informática para soporte del sistema
SIRSAS en lo pertinente a hardware y software (un T.S.U. en informática o
área similar). Este personal adicional debe incluirse en los adiestramientos
previstos durante la fase final de implantación del sistema.

89
5. CONCLUSIONES.

El sistema de información automatizado SIRSAS es una herramienta

informática para el registro de solicitudes de ayudas socioeconómicas que
acuden a la División de Desarrollo Social de la alcaldía del Municipio Brinas del
estado Brinas. Este sistema sustituirá a un sistema similar de tipo manual
actualmente en uso y operación.
El SIRSAS interactuará con las siguientes divisiones adjuntas a la Dirección de
Desarrollo Social de la alcaldía:

División de Estudios Socioeconómicos: la cual atenderá las solicitudes de

ayuda requeridas por la comunidad recibiendo toda la información necesaria
para el sistema y los recaudos requeridos, igualmente dará el comprobante de
solicitud recibida al solicitante de ayuda y entregará finalmente el documento
de orden de ayuda para hacer efectivo el beneficio (estas labores serán
realizadas por el asistente social). En esta división el promotor social realizará
la entrevista al solicitante de ayuda para formar el expediente o informe
socioeconómico que constará además con el formulario de solicitud de ayuda y
los recaudos respectivos (previamente entregados por el asistente social). Este
informe será entregado al director de la División de Desarrollo Social. En esta
división ambos funcionarios realizan labores de consulta actualización y
registro a través del SIRSAS. El asistente registra los datos al SIRSAS
recibidos del solicitante de ayuda y coloca status actualizado a solicitud,
además puede consultar información.
El promotor social, funcionalmente, realiza labores de consulta y actualiza el
status de la solicitud al cumplir con su labor.

División de Programas Sociales: recibe la orden de ayuda, generada por el

asistente social. Una vez verificada la aprobación de la solicitud de ayuda por el
director a través del SIRSAS procede a revisarla y aprobarla por instancia
presupuestaria (primera aprobación). Para esta revisión el funcionario de esta
división hace uso de del sistema SIRSAS en labores de consulta de
información. Una vez firmada la orden de ayuda queda aprobada en primera
instancia y es devuelta al asistente social.

División de Planes y Proyectos Sociales: esta división coordina la revisión de

planes y ayudas sociales en estrecha coordinación con el director de la
Dirección de Desarrollo Social y con el alcalde. Para esto usa el sistema
SIRSAS en la generación de reportes socioeconómicos los cuales servirían
para análisis y toma de decisiones en la actualización de los planes. Esta
división además procederá a la carga de la base de datos con la información de
las ayudas sociales ofrecidas (esto en coordinación con el analista del sistema
responsable del proyecto).

Alcalde del Municipio: ocasionalmente atiende a la comunidad escuchando las

solicitudes de ayudas social, indica al solicitante el procedimiento para la
solicitud y lo remite al asistente social para formalizar la solicitud.Por otra parte,
como máxima autoridad de la alcaldía coordina la actualización de planes

90
sociales formulando propuestas a la dirección de Desarrollo Social. Este
funcionario usa el sistema SIRSAS bien sea para labores de consulta o para
generación de reportes socioeconómicos.

En cuanto a los datos e información que maneja el SIRSAS estos se dividen en

cinco grupos: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos
habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos ayuda. Estos grupos o
entidades de datos conforman la base de datos digital del sistema. Adicional se
tiene en archivos de datos físicos para los soportes de la información de la
base de datos y para otros documentos; estas son solicitud y recaudos (DB1),
informe socioeconómico (DB3), orden de ayuda (DB4) y mejoras a planes
(DB5). La base de datos (digital) está identificada como Datos Gerenciales
Solicitud (DB2) el cual contiene los grupos o entidades de datos ya señalados
antes.

Los reportes socioeconómicos que genera el SIRSAS son:

Solicitudes por status: lista las solicitudes de ayuda de acuerdo al tipo de status
presente en el momento.
Personas por ayuda: lista las personas que solicitan un mismo tipo de ayuda.
Parentesco entre solicitante: lista el parentesco entre dos o más solicitantes de
ayudas registrados en el SIRSAS.
Ayudas por persona: tipos de ayudas solicitadas y recibidas por una misma
persona.
Dinero entregado por ayuda: dinero total entregado por tipo de ayuda
aprobada.
Estos son los reportes socioeconómicos que serán usados para laborar de
aprobación de solicitudes de ayuda y para análisis que definan mejoras a los
planes sociales (usados por el alcalde, el director de Desarrollo Social y los
funcionarios de la División de Planes y Proyectos Sociales).

Se establecerá una red informática para el uso del sistema SIRSAS,

interconectado a una base de datos con toda la información pertinente al
sistema. Esta red inicialmente estaría integrada por ocho (8) puestos de trabajo
ubicados todos en la alcaldía del Municipio Brinas, los cuales se listan a
continuación: alcalde del Municipio, Director de Desarrollo Social, jefe de
División de Programas Sociales, jefe División de Estudios Socioeconómicos,
asistente social y promotor social (ambos de la División de Estudios
Socioeconómicos), jefe de División de Planes y Proyectos Sociales y analista
de planes perteneciente a la División de Planes y Proyectos Sociales.

El plan del proyecto está definido para una duración de 15 semanas (tiempo
máximo posible) y se incluyen todas las actividades del ciclo de vida del
proyecto hasta la puesta en operación, en la fase final de implantación.

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