SEGUNDA ENTREGA DE LA CATEDRA DE “NORMAS

Y PROCEDIMIENTOS PROTOCOLARIOS” PROF.

MAURICIO NAPOLEON MAIRENA.
EL DIRECTOR GENERAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO DEL ESTADO.

27 DE ENERO DE 2018
UNIVERSIDAD DEL VALLE
MANAGUA, NICARAGUA.
 DIRECTOR DE PROTOCOLO DEL ESTADO.
CUALIDADES

DIRECTORES DE DIFERENTES INSTITUCIONES.

DIRECTORES DE PROTOCOLO DE MUNICIPALIDADES.

ESTRUCTURA DE UNA DIRECCION DE PROTOCOLO.

INFORMACION EN UNA OFICINA DE PROTOCOLO.

El Director de Protocolo tiene su sede en el Ministerio de Relaciones Exteriores. En algunos países

tiene su sede en la Presidencia de la República aun cuando existe un Director de Protocolo en el
Ministerio de Relaciones Exteriores que recibe el nombre de Introductor de Embajadores y que
actúa en coordinación en el Protocolo de la Presidencia de la República. Existen también estructuras
administrativas, como el caso de Nicaragua, en que el Director de Protocolo del Estado tiene su sede
en el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Dirección de Protocolo de la Presidencia de la República
depende de aquel.

Corresponde a la Dirección de Protocolo la dirección de los actos oficiales conforme a las normas
del Ceremonial y Protocolo del Estado, la coordinación, interpretación y ejecución de las
mencionadas normas. Por consiguiente le competerá:

La preparación, coordinación, dirección y ejecución de los actos oficiales y ceremonias relacionadas

con la política exterior del Estado que tengan lugar en el territorio nacional o en el exterior.

Organizar la presentación de las Cartas Credenciales.

La preparación y coordinación de las visitas del Jefe de Estado, Vicepresidente de la República y del
Ministerio o Viceministro de Relaciones Exteriores.

La preparación, coordinación y dirección de las visitas al territorio nacional de los Jefes de Estado,
Ministro de Relaciones Exteriores y personalidades de Estados extranjeros.

Estudio, gestión, control y cumplimiento de las disposiciones de los Convenios de Viena, sobre
relaciones diplomáticas y consulares.
Iniciación, gestión y conclusión de los expedientes de concesión de Órdenes del Estado.

Velar porque se respete la precedencia entre los representantes diplomáticos, autoridades,

personalidades, corporaciones que asisten a los actos oficiales, aun cuando se trate de un acto que
no estando directamente organizado por el Estado, tenga especial importancia para las relaciones
exteriores del Estado. Tener presente que cuando se trate de un acto de carácter internacional, el
Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá precedencia sobre sus colegas del Gabinete, y cuando se
trate desfiles civiles o militares colocará a la derecha del Presidente de la República al Ministerio de
Estado a que estuvieren subordinado el personal que desfila.

Organizar, en los aspectos que el protocolo interviene, peticiones de audiencias, obsequios,

exequias, conciertos, etc.

Custodia del Libro de Honor, en el que firmará visitantes ilustres, así como del fichero de control de
obsequios hechos y recibidos.

Elaborar periódicamente la Lista Diplomática.

Colaborar las banderas en las fiestas nacionales y en todas las ocasiones que señalen los acuerdos
correspondientes.

Ser fuente de consulta y de información para los funcionarios diplomáticos, consulares,

representantes de organizaciones internacionales y autoridades nacionales en lo referente a
protocolo.

Mantendrá al día una lista de los Jefes de Estado y Ministros de Relaciones Exteriores de los Estados
con los que mantiene relaciones el gobierno.

Resolver aquellos casos que presenten dudas o no estén contemplados en el Reglamento del
Protocolo del Estado, tomando en consideración los usos, costumbres y prácticas nacionales e
internacionales.
Velas por la precedencia del Ministro o Viceministro o Subsecretario de Relaciones Exteriores
cuando asistan a actos convocados por otras instituciones.

Asesorar sobre el uso de consideraciones y trajes de etiqueta.

Conocer las costumbres de otros países y culturas a efectos de las reuniones de trabajo puesto que
no todas las culturas celebran sus fiestas los mismos días de la semana. Los mahometanos tienen
libre los viernes, los judíos el sábado, a los que hay que agregar las grandes conmemoraciones
religiosas anuales.

A todo lo anterior, habría que agregar celebrar periódicamente reuniones con los Directores de
Protocolo de las otras instituciones del Estado con el fin de coordinar las celebraciones de actos
evitando así coincidencias especialmente cuando en dos actos celebrados el mismo día, se proyecta
la asistencia del Presidente de la República o la del Cuerpo Diplomático. Estas reuniones facilitaran
el intercambio de enseñanzas y experiencias, y generará una mutua confianza entre los funcionarios
que tienen a su cargo las labores protocolarias en las diferentes instituciones.

Del Reglamento de Protocolo del Estado de Nicaragua se deriva que las restantes Direcciones u
oficinas de protocolo que puedan existir en las otras instituciones del Estado, deben actuar en
colaboración y bajo la dependencia en materia protocolar de la Dirección General de Protocolo del
Estado.

El Protocolo ha sido considerado un arte, lo que exige que el Director de Protocolo y, en general,
los funcionarios encargados de llevarlo a la práctica, deban reunir condiciones especiales que a
veces hasta puedan parecer contradictorias. Imponerse con energía, suave y amable, sin ofender ni
molestar, ordenar evitando que se les note que ejercen autoridad. Saber decir una frase amable en
un momento de gran tensión o de incomodidad; sonreír al hacer una advertencia o al atraer una
persona al lugar que le corresponde sin empujarla hacia su sitio; tratar de cumplir el horario
previsto, disimulando la impaciencia por el retraso.

Y, al mismo tiempo, la acción del Director del Protocolo tiene que pasar inadvertida, mostrando sus
efectos cual si fuere una música de fondo que nos inspira, pero que no nos aturde, que enriquece
el ambiente pero no lo satura.

Si es verdad que en el Protocolo son muy importantes las normas y lo es también que se cumplan,
su cumplimiento se debe lograr mediante insinuaciones más que con órdenes, con sugerencias
mejor que con imposiciones.
Cualidades de un Director de Protocolo: Por todo lo anterior es difícil señalar específicamente las
cualidades que debe poseer un Director de Protocolo habido el amplio campo dentro del que se
mueve, pero podríamos indicar las principales: Amor y respecto al Estado y la institución a la que se
sirve documentándose sobre su historia y las costumbres de la nación. Amor a la profesión y
conocimiento de las prácticas de Protocolo. Espíritu de servicio. Sentido de responsabilidad. Don de
gentes. Discreción. Habilidad. Paciencia. Comprensión. Humanidad. Rápida capacidad de decisión.
Saber vestir. Buen gusto. Saber estar. Capacidad de organizador. Sentido común. Naturalidad.
Minucioso observador. Puntual. Detallista. Previsor. Equilibrio nervioso. Experto en saber escuchar
y hablar en el preciso momento que corresponde. Atento. Saber disculpar errores. Sonriente. Trato
cortes. Seriedad. Señor de sus demanes. Tolerante, etc.

Alfredo Burattini, cuando era Director de Protocolo de la Comisión Europea, le preguntaron sobre
la profesionalización de los funcionarios de protocolo, respondió: “Al igual que para producir un
automóvil hay que empezar con la teoría y luego hacer mucha práctica, en protocolo ocurre
parecido. Pero ante todo hay que tener una cierta predisposición natural. Desde mi punto de vista,
no hay que tener una cierta predisposición natural. Desde mi punto de vista, no hay que lanzarse
en las actividades de protocolo si no se goza de ciertas actitudes, como la tolerancia, la
disponibilidad, el buen humor, el sentido de la hospitalidad, alta sensibilidad ante las relaciones
humanas, autoridad natural, rigor, un gran sentido de organizaciones y mucha presencia de espíritu,
tranquilizar a las personalidades del buen desarrollo del acontecimiento en el que participan. Debe
ser el ama de casa que está en todo, el director de cine que tiene una visión global del
acontecimiento. Un periodo de formación es evidentemente necesario si se quieren adquirir
principios y técnicas. Desde mi punto de vista, esta formación, cualquiera que sea su nivel, debe ir
acompañada con prácticas, a la sombra de profesionales avezados, por ir viviendo un máximo de
experiencias variadas y enfrentarse con todo tipo de circunstancias”.

Etna de Marchena de Fagre ha recordado que “De nada vale tener conocimientos de protocolo para
volcarlos en un acto si entra en juego de miedo y provoca un bloqueo. Cuando la persona tiene
miedo, trabaja con tensión, la cuota de errores aumenta y esa inseguridad perjudica el ambiente
general del evento porque, por lo general, este sentimiento se traduce en irritabilidad y mal humor”.

Por otra parte, el Director de Protocolo deberá tener la costumbre de llegar siempre con la suficiente
anticipación al lugar en que se ha programado un acto para constatar que todo está en orden y si
existiese alguna falla, el llegar antes de la hora programada para el inicio del acto, le permitirá
solucionarla debidamente.

No obstante, todas las cualidades que se recomienda posea el Director de protocolo no es su tarea
hacer de anfitrión, recibir a los invitados ni considerarse la figura principal del acto. No debe
destacar su persona sino, más bien, saber deslizarse entre los asistentes con ánimo de pasar
inadvertido sin perder jamás la sonrisa ni dejar de dar muestras de amabilidad y educación, porque
debe estar absorto en otra clase de preocupaciones esenciales para el éxito del programa que se
está desarrollando que es en el que va involucrada la transmisión positiva o negativa de la imagen
de la institución que ha confiado en su profesionalismo para que el acto se convierta en un modelo
de comunicación entre la institución y la opinión pública. El Director General de Protocolo debe
estar consiente que su personalidad donde se estará proyectando será en la forma en que se está
desarrollando el acto programado.

Directores de Protocolo de otras Instituciones: Todas las Instituciones poseen dentro de sus
estructuras una oficina que se encarga de las funciones de protocolo aunque reducidas a la
organización de los actos de su institución y deben velar que cuando las autoridades de su
institución sean invitados a actos de otras instituciones sean recibidos y situados en el lugar que les
corresponde conforme al Orden de Precedencia del Estado.

Directores de Protocolo de las Municipalidades: Las Municipalidades tienen sus Directores de

Protocolo que organizan sus propios actos de conformidad a las disposiciones que ellas mismas han
establecido en virtud de sus facultades normativas. Pero cuando a estos actos concurren el Jefe de
Estado, Vicepresidente de la República, Ministros de Estado, altas Autoridades del Gobierno Central,
Cuerpo Diplomático o funcionarios extranjeros deberán observan las disposiciones del Ceremonial
y Protocolo del Estado y deberán coordinarse con el Director de Protocolo del Estado.

Estructura de una Dirección de Protocolo: La Dirección de Protocolo podrá estar integrada, más o
menos, en la siguiente forma:

Director de Protocolo: que ejerce funciones directivas totales y el control de la Dirección.

Subdirector de Protocolo: encargado por el Director General de coordinar todos los elementos y
sectores de la respectiva organización. Provisión de Banderas nacionales y extranjeras y sustituir al
Director en caso de necesidad. Conviene que hable inglés y francés, o uno de los dos idiomas. Es
fundamental su preparación profesional y calidad humana y sus dotes de cortesía.

Departamento de Inmunidades y Privilegios. Encargado de velar por el cumplimiento de los

compromisos contraídos a través de las Convenciones Diplomáticas y Consulares de Viena, y
reglamentos del Estado sobre la materia.
Departamento encargado de la preparación, coordinación, dirección, y ejecución de los viajes al
Exterior del Jefe de Estado, Vicepresidente de la República, Ministro y Viceministro o Subsecretario
de Relaciones Exteriores.

Departamento encargado de la iniciación, gestión y conclusión de los expedientes de concesión de

Órdenes Nacionales cuya Cancillería radica en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Departamento de Credenciales y Plenipotencias.

Departamento encargado de Invitaciones para diferentes actos. Programas. Discursos. Menús.

Confirmación de las invitaciones formuladas. Elaboración de la Lista Diplomática y de la Lista
Consular.

Departamentos de Auxiliadores o Delegados de Protocolo que tienen a su cargo la acomodación,

recorridos, custodia de zonas necesarias para un acto concreto, atenciones a las personalidades e
invitados, acompañamiento a invitados de honor o cualquier otro trabajo de aportación dirigido a
la ejecución o realización de los actos.

Departamento encargado del Libro de Honor y de relaciones internas con otras Direcciones del
Ministerio.

Dos o más de los Departamentos mencionados pueden englobarse en uno sólo de acuerdo a las
conveniencias de la institución.

Información que debe poseer una Oficina de Protocolo: Entre la numerosa información que debe
poseer una Oficina de Protocolo, se pueden destacar las siguientes:

1. Agenda diaria y calendario con actividades futuras y de efemérides de interés para la

institución. En ambos casos se debe contener los datos siguientes: Fecha, hora, lugar y naturaleza
del acto. Personas que participaran y tratamiento que les corresponde. Contenido del programa.

2. Fichero con los siguientes datos:

Personas que han tenido o pueden tener relación con la institución. Su dirección, teléfono, cargo,
títulos, tratamientos, rango para precedencia, aficiones, etc.

Funcionarios del Gobierno Central.

Lista del Cuerpo Diplomático, del Cuerpo Consular y de Organizaciones Internacionales.

Autoridades regionales y municipales.

Personajes relevantes de los diferentes sectores sociales, políticos y empresariales.

Autoridades Eclesiásticas.

Autoridades Militares.

Periodista, etc.

3. Lista de las personas que con más frecuencia asisten a los actos de la institución. Esta lista
sirve de base como primera relación de invitados al organizar cualquier acto.

4. Lista de los Directores de Protocolo de las diferentes instituciones.

5. Biblioteca básica de legislación estatal, diccionarios, historias locales, Manuales de

Ceremonial y Protocolo de los Estados con los que se tienen relaciones diplomáticas, textos sobre
heráldica, etc.

6. Fichero de poblaciones, con detalle de sus fiestas locales, personajes históricos nacionales
y extranjeros, efemérides, museos, templos, monumentos, zonas artísticas y monumentales,
hoteles, censo de habitantes.
7. Registro de regalos hechos y recibidos con el nombre de los destinatarios y de las personas
que hicieron los regalos para evitar posibles repeticiones.

8. Información sobre objetos que al ser regalados pueden provocar rechazo, ser inadecuados
e incluso originar malos entendidos o ser considerados como ofensivos por personas de otras
culturas, religiones, costumbres, etc.

9. Programas y planos relativos a todas las visitas oficiales realizadas por Jefes de Estado,
Vicepresidentes de la República, Ministros de Relaciones Exteriores u otras altas autoridades.

10. Lista de Directivos de Partidos Políticos y otras instituciones importantes del país.

11. Registro de personas condecoradas, acuerdos concediendo condecoración, copia de los

diplomas extendidos, etc.

12. Toda clase de tarjetas para invitaciones, felicitaciones, modelos de programas, etc.

13. Planos de mesa. Planos de locales oficiales y templos más usados en ceremonias.

14. Rótulos para ordenar asientos de invitados a los diferentes actos con sus respectivos pies.

15. Registro de Menús con expresión del motivo de la comida, fecha, lugar y comensales.

16. Banderas, banderines, cintas para inauguraciones, tijeras, bandejas, vallas, sillas, señales de
tráfico, podio, etc.

17. Archivo de Programas de Actos y Ceremonias. Diagramas trazados para el Acto, Forma en
que se Desarrolló el Acto y Anotaciones sobre la Experiencia, Impresiones, Aciertos y Defectos.

En este mismo Archivo deben incluirse los Informes sobre Actos y Ceremonias enviados por las
Misiones Diplomáticas nacionales en el extranjero.
18. Libro que registre todo cuanto sea relevante para la respectiva oficina de protocolo, con
incorporación de fotografías, recortes de prensa, impresos, y anotaciones de todo tipo, incluso los
propios errores.

19. Grupo sanguíneo, Dietas etc. de los altos funcionarios.

20. Listas de Lugares donde pueden obtener Alfombras, Podios, Tarimas para presidir Actos,
etc…

21. Listas de Personal Eficiente que cubra los siguientes servicios auxiliares básicos para Actos y
Ceremonias Floristas, alquiler de automóviles, conexiones de micrófonos, amplificadores,
iluminación, carpas, etc… alquiler de mesas, sillas, etc… Electricista, carpinteros, imprenta,
calígrafos, dibujantes, y etc.

EJERCICIOS PRACTICOS DEL CAPITULO IV.

A.- VISUALICE SU PRESENTACION DE LA CLASE. http://es.slideshare.net/Mauricio-

Mairena/director-de-ceremonial-y-protocolo

B.- Compile al menos veinte términos técnicos de la lectura recomendada en la clase, o sea la
unidad que antecede.

C.- En un documento de Word Redacte un ensayo de al menos dos páginas sobre las cualidades
idóneas de un Director de Ceremonial y protocolo de Estado.

D.- Visualice el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=GaXpfb7qllg

E.- Resuelva el siguiente formulario y envíelo al mail de su docente:

https://docs.google.com/forms/d/1P2WqM3bTnvByb5G7zKQailteMT34h10LWuAGM49eAFw/e
dit

G.- Se acompaña el enlace de la presentación de la clase:

https://es.scribd.com/presentation/370124751/Director-de-Ceremonial-y-Protocolo