SISTEMA

 DE  GESTIÓN  DE  PROYECTOS-­‐SGP

Posibilitar  el  desarrollo  y  mejoramiento  del  ciclo  de  los  proyectos  en  la  comunidad  
Misión académica  de  la  Facultad  de  Ciencias  Humanas  y  Económicas,  teniendo  en  cuenta  
criterios  de  coordinación  dinámicos,  eficientes,  eficaces,  pertinentes  y  de  gran      
impacto.

SISTEMA  GESTIÓN  DE  PROYECTOS-­‐SGP

FACULTAD  DE  CIENCIAS  HUMANAS  Y  ECONÓMICAS

Formulación Gerencia  del  proyecto Evaluación  y  comunicación  de  resultados

Objetivos
1.Gestores  de  

Propuesta  aprobada  interna  y  externamente

Cierre  técino,  administrativo  y  financiero  del  

2 5 2 3 5 1 4 5 oportunidades
1

Registro  documental  y  cierre  definitivo  del  

ØConsolidar    un    sistema    y     un
equipo  que  identifique  las  
oportunidades  en  el    medio.
2.  Gestores  de   ØTener  una  estructura  
    proyectos
Evaluación  de   eficiente
Identificación Inicio
resultados de  administración    gerencial  de  
           
Retroalimentación los  proyectos.
   Formulación            Ejecución 3.  Asitencia   ØAcompañar        y        asesorar  de  
    Publicación  y/o   administrativa   manera  oportuna  a  los  
   
Planeación:   Seguimiento  y   divulgación  de   y  mesa   interesados.
operativa
tiempo,  costos   control resultados ØGarantizar  articulación  y  

proyecto
y  recursos   sinergia  de  los  actores  

proyecto
  Cierre involucrados.
  Comunicar  de  manera  
4.Coordinación  
VIE
estratégica  los  resultados  de  
los  proyectos

3.Gestión  de  recursos

5.  Equipo  
académico

1.  Gestión  de  información

HITOS  Y  TAREAS  DE  SGP

                                                                                                   
 PROCESO  SISTEMA  DE  GESTIÓN  DE  PROYECTOS
       
Identificación Planificación Creación Ejecución
         
Evaluación  de  riesgo  de  las  
propuestas  de  proyectos  
  Después  de  ser  
Es    
      aprobado  por  el    
  viable Ejecución  
Revisión  de   SI No Rediseño Comité  de  VIE  y  el  CF Ejecución  
Motivación  o   académica  
convocatorias.         técnica  y  
iniciativa      
Identificación   Elaboración  propuesta  definitiva,   financiera
individual  del    
de  posibles   condiciones  del  proyecto  y     Gestión  de  
profesor  
proyectos planeación  del  mismo   recursos,  
  Creación  en   Cumplimient
  Jurídica   Coordinación,  
QUIPU o  de  
  Herramientas   Trazabilidad  de  
  objetivos  y  
Difusión  de   los  procesos entregables
convocatorias   Formato  control  financiero    
identificadas   Firma  contrato  y    
  convenio Mesa  
Ficha  proyecto  VIE
      operativa
Evaluación  de   Aval  Comité  de    
capacidades  e   Investigación  y  Extensión  
identificación      
 
de  los  actores Notificación  VIE Registro  Quipu
Se  recomienda   Se  recomienda  al  CF   Creación  ficha    
  al  CF conmodificaciones administrativa  
    Quipu ODC Facturas
Formulación   Presentación  Consejo  de  
propuestas Facultad CDP ODS
    Tiquetes Compras
Es    
    Creación  ficha   Certificaciones Viáticos
 SI aprobado  No Fin financiera  y  
      apertura  del    
Presentación  propuesta  empresa proyecto  en   Registro  seguimiento  
  Hermes ficha  del  proyecto
Se  logra  negociación      
    con  la  empresa  
No   SI
  propuesta  en  el  
Se  archiva      
Banco  de  proyectos  de  la   Continua  proceso
VIE  
 
 
      
Seguimiento Cierre Evaluación  de  resultados  y  
    comunicación
 
 
    Cierre  administrativo  y    
 
HERMES QUIPU financiero Aplicación    encuesta  
Cierre  
      de  satisfacción  a  la  
académico
    empresa  
 
  Cierre  financiero  
Contrataciones
 Ingresar      
   
informes  de   Plan  de  adquisiciones    
Compras  según  el   Presentación  
avances  del   cierre  financiero  en    Levantamiento  de  
cronograma  del   resultados  de  
proyecto     QUIPU información  de  
  proyecto la  empresa  
    tramite   impacto  del  proyecto
Ingresar       Cierre  del    
productos     contractual
Tiquetes Identificación  
  Aprobación      
  acciones  de  
carta  de  recibo   Cierre  administrativo
  mejoramiento
a  satisfacción      
Seguimiento    
por  parte  de  la    
ejecución Presentación  VIE-­‐informe  
empresa Estrategias  de  
  final  y  acta  de  liquidación
  comunicación  
 
  de  los  
 Control  de  pagos Presentación  informes  del  
Cierre  del   proyectos
Control  de   proyecto  en  Comité  de  
  cambios proyecto  en   Investigación     y  Extensión
   
Seguimiento  procesos   HERMES Divulgación  de  
contractuales   Presentación    liquidación  Al   resultados  
  CF,  notificación  
  VIE  y  AA
   
Seguimiento    
Cierre  administrativo   del  
entregables proyecto
    Cierre  del  
Liquidación  d   el  proyecto proceso
   
Cierre  definitivo
 
 
Almacenamiento   de  
documentos  en  el  archivo Gestor  de   Gestor  de  
  oportunidades proyectos
Cierre  del  
Docente/
proyecto Mesa  
coordinador  
operativa
técnico
                                         
 DOCUMENTACIÓN  SISTEMA  GESTIÓN  DE  PROYECTOS  

Documentación

Evaluación  de  resultados  y  

Identificación  y  planificación Creación  y  ejecución Seguimiento  y  cierre
comunicación

Propuesta Contrato  y   Informes  de   Recibo  a  

convenio avances satisfacción  a  
empresa
Evaluación  dela  
propuesta Ficha  financiera
 
Actas  de  avences Evaluación  del  
  proyecto
Carta  de  
aprobación  o  aval  
por  parte  del   Acta  de  inicio Acta  de  liquidación Formato  de  
Consejo  de   solicitud  de  
Facultad liquidación
Acta  de  titularidad Acta  de  
finalización Carta  de  
Avales  
aprobación  o  
institucionales
aval  de  la  
Adenda liquidación  por  
Resolución  de   parte  del  
aprobación Consejo  de  
Control  de  pagos Facultad

Ficha   Resolución  de  

administrativa Soportes  de   liquidación  
ejecución proyecto

Productos  
académicos