SISTEMA 1: IMPLEMETACION

ESTRUCTURA APLICANDO EL MODELO DE SISTEMA VIABLE

ACTIVIDADES PRIMARIAS:
A. ENTORNO:
Está conformado por sistemas responsables cada una con línea de actividad el cual se
identificó dos entornos tanto cercano como lejano.

ENTORNO CERCANO: Hace posible la supervivencia de la empresa.

ENTORNO LEJANO: afecta en forma general a la empresa, ya que son más complejos y
difíciles de controlar

TECNOLOGIAS

MINEDU
PROVEEDORES

BIBLIOTECA
CENTRAL JAVIER
PULGAR VIDAL
MOF ROF RR HH USUARIO
MINISTERIO DE
S
CULTURA

SEDES (B.
ESPECIALIZADAS)

ESTADO
B. FACTORES CERCANOS:

Es el reflejo de la organización, capaces de ofrecer un

RECURSOS servicio primera calidad, con una capacitación permanente,
logrando así una alineación entre los intereses de la
HUMANOS empresa y los clientes en general

PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS

o DIRECCION DE BIBLIOTECA CENTRAL
ADMINISTRATIVO o OFICINA DE LA BIBLIOTECA CENTRAL
o UNIDAD DE DESARROLLO TECNOLOGICO
o UNIDAD DE GESTION DE LA COLECCION
o UNIDAD DE REPOSITORIO INSTITUCIONAL
JEFES DE UNIDADES o UNIDAD DE ORGANIZACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION
o UNIDAD DE SERVICIOS BIBLIOGRAFICOS
TRABAJADORES DE LAS AREAS Personal que conforma la biblioteca central.

Entidad, institución o empresa ya sea privada o

PROVEEDORES pública y personas naturales que abastecen con
existencias a la biblioteca central de la UNHEVAL.

Lista de Proveedores de la Biblioteca central:

EMPRESAS O INSTITUCIONES PRIVADAS O Está conformado por todas las entidades ya

PUBLICAS sean privadas y públicas que se benefician
de este servicio tales como: municipalidades,
colegios, institutos, universidades, etc.
SEDES La biblioteca Javier Pulgar no cuenta con
sedes, pero si con bibliotecas especializadas
CLIENTES Está conformado por todos los usuarios que
se benefician del servicio que brinda
COMPETIDORES ----
C. FACTORES EXTERNOS:

TECNOLOGÍAS: Está compuesto por todos los equipos

tecnológicos y soporte técnico beneficiando
directamente a la biblioteca central.
MINISTERIO DE EDUCACION Encargado de regular todos los servicios que
MINISTERIO DE CULTURA brinda la universidad nacional HERMILIO
VALDIZAN
MOF Y ROF El manual de organización y funciones
instrumento normativo de gestión
institución que describe las funciones
básicas a nivel de puestos de trabajo,
reglamentó de organizaron de funciones
otro de los instrumentos técnicos
normativos de gestión que determina la
naturaleza, finalidad, competencia,
estructura orgánica y relaciones de la
entidad.

UNHEVAL La biblioteca central conjuntamente trabaja

con la UNHEVAL para poder mejorar la
calidad y lograr el desarrollo de los
estudiantes.
D. OPERACIONES:
E. ADMINISTRACION:
Organigrama:
 Recursos Humanos
 Tecnología
 Estado


 Proveedores Gestión de
procesamiento
 Metodología DEWEY UNIDAD DE
de material de GESTIÓN DE
Edicion21 información COLECCCIÓN
 Convenios
 Unidad de entrega

 Material de
información
 Capacitaciones
 Cursos
Gestión de
préstamo de UNIDAD DE
 Social-cultural material de SERVICIO
 Municipios información BIBLIOGRÁFICO

 Usuario – UNHEVAL
 Sociedad
Gestión
UNIDAD DE
de
ORGANIZACIÓN
usuarios
 caja
SISTEMA 2: COORDINACION  Coordinar reuniones para la
selección y adquisición de materiales
de información
 Reuniones para formular los planes
de desarrollo de la colección de la
biblioteca central y especializadas
 Informar a las facultades sobre
 Recursos Humanos catálogos publicaciones para
 Tecnología 
detectar necesidades de información
Reuniones para el seguimiento de las
 Estado gestiones de compra de materiales
X de información y así cumplir con los
 objetivos propuestos dentro de los
 Proveedores Gestión de 
plazos previstos
Gestionar el intercambio
 Metodología DEWEY procesamiento UNIDAD DE bibliográfico con otras universidades
e instituciones
Edicion21 de material de GESTIÓN DE  Coordinar con instituciones
 Convenios información COLECCCIÓN nacionales y extranjeras la donación
de libros revistas y otros materiales
 Unidad de entrega de información



Coordinar la mejora de los reclamos
Material de frecuentes
 Programación de audiencias de reclamos
información  Coordinar actividades de capacitación con
 Capacitaciones Gestión de el personal (ser responsable del inmueble a
su cargo del acervo bibliográfico y del
 Cursos préstamo de UNIDAD DE mobiliario y equipo registrado en los bienes
patrimoniales, custodiar y mantener
material de SERVICIO ordenado el acervo bibliográfico
información BIBLIOGRÁFICO hemerográfico y audiovisual de la
 Social-cultural biblioteca, Controlar el ordenamiento de
los libros en los estantes)
 Municipios  Organizar actividades y promover la edición
de publicaciones que difunden los servicios
 Presentar informes estadísticos mensuales
 Usuario – UNHEVAL de los servicios que se brindan a los
usuarios
 Sociedad

UNIDAD DE
Gestión
ORGANIZACIÓN  Reunión de equipo de
de
Control de Operaciones
 caja usuarios
 Capacitaciones con las
nuevas normativas de
Calidad ISO.
SISTEMA 3: CONTROL Y AUDITORIA
Es el responsable de la estabilidad interna de la organización, del “aquí y ahora”. El Gerente debe descubrir
primero qué errores cometieron, qué aprendieron y cómo corregirlos más adelante. Sin embargo, para
responder a estas preguntas elementales debe tener la variedad requerida y ésta es la resultante de la
variedad residual que debe absorber y la variedad que absorben los niveles organizacionales que manejan
directamente tales asuntos. Para minimizar esta variedad residual, el sistema 3 debe lograr que el sistema
1 absorba la mayor variedad posible y esto sólo ocurre si se autorregula.

Las áreas que están a cargo del control del sistema deben tomar decisiones sobre los siguientes aspectos:

 Logística
 Servicio al cliente
 Relaciones Publicas
 Administración de la calidad
 Administración financiera
 Administración de Recursos Humanos

Para el control de estos aspectos mencionados anteriormente las áreas que se harán cargo serán las
siguientes:

DIRECTOR DE BIBLIOTECA
OBJETIVO
Ser responsable de la planificación, organización, dirección y control de las actividades y servicios que se
prestan en la Biblioteca de la UNHEVAL.

FUNCIONES
Son funciones específicas del Director de la Biblioteca Central:

OPERACIONES:

a) Hacer cumplir el Estatuto, Reglamentos y Normas de la UNHEVAL para la Biblioteca

Central.
b) Proponer y coordinar con sus jefaturas la formulación de políticas y normativa de la
biblioteca de la UNHEVAL.
c) Elaborar el Plan Estratégico y el Plan Operativo de la Biblioteca Central.
d) Dirigir y administrar la Biblioteca Central conforme a lo establecido por la Biblioteca
Nacional del Perú, ente rector del sistema nacional de Bibliotecas.
e) Formular y gestionar el presupuesto general de Biblioteca Central y bibliotecas
especializadas de cada escuela profesional y de las secciones descentralizadas.
f) Promover la realización de actividades que favorezcan la formación permanente del
personal.
 g) Y demás que se establecen en su reglamento interno o las que se establezcan en las
normas internas de la UNHEVAL.
h) Establecer relaciones interinstitucionales con otras universidades del país y del
extranjero, organismos públicos y privados, que fomente el intercambio de experiencia y
conocimiento en el manejo de la información.
i) Elaborar la memoria anual de la Biblioteca Central de la Universidad Nacional Hermilio
Valdizán.
j) Convocar a sesión ordinaria del Comité de Biblioteca por lo menos una vez al mes.
k) Proponer a la Alta Dirección mecanismos adecuados para la captación de fuentes de
financiamiento y cooperación, con el propósito de garantizar la ejecución de programas
y proyectos de promoción y difusión de los servicios de las bibliotecas.
l) Programar, diseñar y coordinar la evaluación de la Biblioteca Central y periféricas en base
a parámetros y normas aplicadas nacional e internacionalmente para las Bibliotecas
Universitarias.
m) Impulsar las relaciones externas de la Biblioteca de la UNHEVAL participando en el
proyecto de innovación y desarrollo en consorcio y alianzas con otras instituciones
nacionales e internacionales.

CONTROL:

a) Control del desarrollo y avance de las metas y objetivos establecidos.

b) Control de las distribuciones de recursos autorizadas.
c) Control y resguardo de los materiales de información, mediante la aplicación de acciones de
carácter directivo, académico y administrativo, estableciendo las medidas necesarias para el
adecuado funcionamiento y desarrollo de servicios bibliotecarios y de información.
d) Control en la selección y adquisición de materiales bibliográficos, revistas especializadas y
recursos electrónicos, de acuerdo con los avances de la ciencia y tecnología.

AUDITORIA:

a) Revisión de los procesos administrativos.

b) Revisión de las metas logradas.
c) Inspección de las distribuciones de recursos autorizadas
d) Proponer al Vicerrector Académico, los proyectos, recomendaciones, informes y acuerdos
elaborados sobre la Biblioteca Central.
e) Inspección de documentos normativos de gestión como manuales, directivas y reglamentos.
f) Revisión de Informe semestralmente junto al Vicerrector Académico sobre el funcionamiento de
las actividades de la Biblioteca Central
COMICTÉ DE BIBLIOTECA
OBJETIVO

Brindar apoyo en el desarrollo de la Biblioteca Central y de las periféricas.

FUNCIONES

Son funciones específicas del comité de biblioteca:

OPERACIONES:

a) Elaborar y/o actualizar periódicamente la propuesta del Reglamento interno y de Servicios de la

Biblioteca Central y presentarlo para su aprobación.
b) Elaborar el plan de desarrollo de la Biblioteca;
c) Formular y ejercer el presupuesto que se asigne para la adquisición de materiales bibliográficos,
impresos y virtuales, equipos multitudinarios, bases de datos, etc en base a los planes de estudio.

CONTROL:

a) apoyar y asesorar en el control de la Biblioteca en la búsqueda de la excelencia, continuo

desarrollo y la modernización de los servicios bibliotecarios.

OFICINA DE LA BIBLIOTECA CENTRAL

JEFE DE OFICINA

OBJETIVO

Ser responsable de la organización, ejecución y control de los planes administrativos y operativos de las
actividades y servicios que se prestan en la Biblioteca Central de la UNHEVAL para el logro de los objetivos
y metas establecidas.

FUNCIONES

Son funciones específicas de la Jefatura de la Biblioteca Central:

OPERACIÓNES:

a) Organizar y establecer procedimientos de trabajo;

b) Participar de la elaboración y control del presupuesto anual y plan de acción;
c) Elevar la calidad del desempeño del personal por medio de un plan permanente de capacitación;
d) Colaborar con los Jefes de las Unidades de la Biblioteca
e) Dirigir, evaluar y asegurar la ejecución del inventario general de la Biblioteca Central, Bibliotecas
especializadas y de las sedes;
f) Hacer cumplir el Reglamento del Usuario dela Biblioteca
g) Participar en la evaluación y desarrollo de las colecciones
h) Participar en la elaboración y planes de trabajo de la Dirección;
i) Establecer convenios de cooperación bibliotecaria y participar en las actividades que de ella se
derive;
j) Colaborar con el director de la biblioteca atendiendo los asuntos que le encomiende;
k) Elaborar informes acordes con las necesidades de información de las Oficinas y Unidades
solicitantes.
l) Establecer relaciones institucionales con editoriales para contar con catálogos sobre bibliografía
actualizadas en coordinación con la Unidad de Organización y Análisis de la Información y
Servicios Bibliográficos;
m) Proponer la adquisición de fondos, documentos y otros materiales de información orientados al
desarrollo de la colección, acorde a los requerimientos de las escuelas profesionales;
n) demás funciones que le asigne el Director de la Biblioteca Central o que se establezcan en las
normas internas de la UNHEVAL.

CONTROL:

a) Coordinar con el Director de la Biblioteca Central las actividades administrativas y operativas de

la Biblioteca Central
b) Mantener actualizado la información estratégica de la Biblioteca para la toma de decisiones y la
elaboración de planes de desarrollo de la Biblioteca Central, biblioteca especializadas de cada
escuela profesional y bibliotecas descentralizadas;
c) Control en la actualización de las políticas, procedimientos y reglamento de la Biblioteca.
d) Controlar y supervisar las actividades laborales del personal a su cargo;
e) Control de calidad mediante cursos de actualización.
f) Control del correcto desempeño de las funciones del personal en diversas áreas de la biblioteca.
g) Control de gestión, estrategias para el logro de objetivos y metas establecidas para el
funcionamiento de la Biblioteca Central;
h) Control y monitoreo de los procesos de evaluación de la Biblioteca Central y Periféricas con la
finalidad de elaborar el diagnóstico y proponer planes de mejora;
AUDITORIA:
a) Revisar el inventario semestral y anual de los libros que se encuentran en la Biblioteca Central y
en las Bibliotecas especializadas de cada escuela profesional o de las secciones descentralizadas;
b) Revisar y Analizar las sugerencias, propuestas y reclamaciones de los usuarios.

SECRETARIA
OBJETIVO
Organizar, recibir y emitir documento interno y externamente a la Biblioteca realizando
seguimiento de su atención.

FUNCIONES

Son funciones específicas de la secretaria:

OPERACIONES:

a) Mantener en orden y actualizado la documentación referida a la Biblioteca Central;

b) Redactar, digitalizar y resguardar los documentos de acuerdo a las instrucciones dadas por el
Director y Jefe de la Biblioteca;
c) Velar por la seguridad y conservación de los documentos;
d) Verificar y emitir Constancias de No Adeudo;
e) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como receptar y remitir documentos vía correo;
f) Organizar la agenda de actividades a solicitud del Director y Jefe de la Biblioteca, concretando
citas y reuniones de trabajo;
g) Preparar y ordenar la documentación necesaria para las reuniones, atenciones y diversas
actividades en las que participe el Director y Jefe de la Biblioteca;
h) Coordinar la programación de requerimientos de bienes, servicios y otros;
i) Solicitar, tramitar, recibir, distribuir y controlar los bienes y servicios asignados a la Biblioteca;
j) Tramitar la documentación para mantenimiento, reparación o baja de bienes y/ o equipos
asignados a la Biblioteca;
k) Otras que le asigne el Director y Jefe.

CONTROL:

a) Control de los bienes asignados a la Biblioteca

  DIRECCTOR DE BIBLIOTECA  Coordinar reuniones para la
selección y adquisición de materiales
 COMITÉ DE BIBLIOTECA de información
 Reuniones para formular los planes
 OFICINA DE BIBLIOTECA de desarrollo de la colección de la
biblioteca central y especializadas
 Recursos CONTROL  Informar a las facultades sobre
Humanos catálogos publicaciones para
detectar necesidades de información
 Tecnología  Reuniones para el seguimiento de las
 Estado gestiones de compra de materiales
de información y así cumplir con los
 objetivos propuestos dentro de los
plazos previstos
 Proveedores Gestión de  Gestionar el intercambio
procesamiento UNIDAD DE bibliográfico con otras universidades
 Metodología DEWEY GESTIÓN DE e instituciones
A de material de  Coordinar con instituciones
Edicion21 información COLECCCIÓN nacionales y extranjeras la donación
 Convenios de libros revistas y otros materiales
de información
 Unidad de entrega
 Coordinar la mejora de los reclamos

 Material de
información
 Capacitaciones
 Cursos
 Social-cultural
 Municipios

frecuentes
Programación de audiencias de reclamos

Coordinar actividades de capacitación con
el personal (ser responsable del inmueble a
Gestión de
préstamo de UNIDAD DE
su cargo del acervo bibliográfico y del
mobiliario y equipo registrado en los bienes
B material de SERVICIO patrimoniales, custodiar y mantener
ordenado el acervo bibliográfico
información BIBLIOGRÁFICO hemerográfico y audiovisual de la
biblioteca, Controlar el ordenamiento de
los libros en los estantes)
 Organizar actividades y promover la edición
de publicaciones que difunden los servicios
 Presentar informes estadísticos mensuales
de los servicios que se brindan a los
usuarios

 Usuario – UNHEVAL
 Sociedad Gestión UNIDAD DE
C
de ORGANIZACIÓN  Reunión de equipo de
usuarios Control de Operaciones
 caja  Capacitaciones con las
nuevas normativas de
Calidad ISO.