GESTIÓN COMPRAS

Alitas Lunch

Profesor. Alberto de León Saavedra

Manual Operativo del departamento de Compras

Javier Ramírez 3B Turno Vespertino

Trinidad Gutiérrez
Alejandro Castillo Desarrollo de Negocios
Alejandro Viayra Mercadotecnia
Magdiel Vázquez
gestión compras

Tabla de contenido
Importancia del departamento de compras para Alitas Lunch .................................................. 3
Políticas del área de Compras ....................................................................................................... 3
Objetivos del departamento de compra ........................................................................................ 4
Organigrama general de Alitas Lunch ........................................................................................... 5
Organigrama del departamento de compras ............................................................................... 6
Perfiles de puestos ........................................................................................................................... 6
Descripción de puesto de Gerente de Compras. .................................................................... 6
Actividades ................................................................................................................................ 7
Especificaciones físicas........................................................................................................... 7
Riesgos de trabajo.................................................................................................................... 7
Condiciones laborales.............................................................................................................. 7
Nivel de responsabilidades ..................................................................................................... 8
Educación .................................................................................................................................. 8
Habilidades ................................................................................................................................ 8
Destrezas ................................................................................................................................... 9
Descripción de puestos Encargado de compras de Materia Prima...................................... 9
Actividades ................................................................................................................................ 9
Especificaciones físicas........................................................................................................... 9
Riesgos de trabajo.................................................................................................................. 10
Condiciones laborales............................................................................................................ 10
Nivel de responsabilidades ................................................................................................... 10
Educación ................................................................................................................................ 10
Habilidades .............................................................................................................................. 11
Destrezas ................................................................................................................................. 11
Descripción de puesto de encargado de consumos internos ....................................................... 11
Actividades .............................................................................................................................. 11
Especificaciones físicas......................................................................................................... 11
Riesgos de trabajo.................................................................................................................. 12
Condiciones laborales............................................................................................................ 12
Nivel de responsabilidades ................................................................................................... 12
Educación ................................................................................................................................ 12
Habilidades .............................................................................................................................. 13

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 1

gestión compras

Destrezas ................................................................................................................................. 13
Descripción de puesto de auditor de inventarios. ........................................................................ 13
Actividades .............................................................................................................................. 13
Especificaciones físicas......................................................................................................... 13
Riesgos de trabajo.................................................................................................................. 14
Condiciones laborales............................................................................................................ 14
Nivel de responsabilidades ................................................................................................... 14
Educación ................................................................................................................................ 14
Habilidades .............................................................................................................................. 15
Destrezas ................................................................................................................................. 15
Descripción de puesto de analista de proveedores. ..................................................................... 15
Actividades .............................................................................................................................. 15
Especificaciones físicas......................................................................................................... 15
Riesgos de trabajo.................................................................................................................. 16
Condiciones laborales............................................................................................................ 16
Nivel de responsabilidades ................................................................................................... 16
Educación ................................................................................................................................ 16
Habilidades .............................................................................................................................. 17
Destrezas ................................................................................................................................. 17
Formatos del departamento de compras ..................................................................................... 17
Anexos ........................................................................................................................................... 18

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 2

gestión compras

Importancia del departamento de compras para Alitas Lunch

En Alitas Lunch creemos en la importancia del aseguramiento de la selección de

los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, siempre
buscando una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes
de beneficio. Pero todo esto estableciendo controles de las especificaciones de
calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, y demás.
Por tanto, el departamento de compras es el responsable de abastecer todo lo
necesario para que el resto de las áreas de la empresa tengan los insumos de
consumo correctos, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida
oportunidad para que haya un suministro cuyo flujo sea permanente, en las
cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor productiva
de todos los miembros de la empresa.
Alitas Lunch tiene un fuerte compromiso con el servicio y la calidad, por tanto,
nuestro departamento de compras debe guiarse por mantener el servicio al cien por
ciento mediante una correcta previsión de compra tanto en cantidad como en la
calidad de los productos a adquirir.

Políticas del área de Compras

1. Toda compra de materia prima se deberá antes por lo menos cotizada con
dos proveedores distintos, analizando así cual es el que mejor calidad ofrece
y a qué precio.
2. Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los proveedores
para que oferten sus productos o servicios a la empresa en un proceso de
compra determinado.
3. Toda orden de compra mayor a los $50,000 deberá ser autorizada por el
Gerente de Compras como la junta directiva de la empresa.
4. Se deberá solicitar muestra piloto a todo proveedor nuevo antes de del
pedido inicial.
5. Se tiene prohibido recibir presentes de cualquier proveedor, si el proveedor
insiste en entregar algún regalo, este debe entregarse a el área de recursos
humanos en el momento, si se sorprende a cualquier personal recibiendo
dinero o bienes materiales con intenciones de soborno, el personal tendrá
que responder ante recursos humanos para la sanción correspondiente.
6. Toda orden de compra realizada por el departamento de compras deberá ser
entregada al área de administración de manera electrónica al momento de
haber sido recibida la mercancía del proveedor.
7. Todas las compras menores a 2000 pesos serán pagadas en efectivo. Las
compras que excedan este monto deberán ser liquidadas con cheque o
transferencia electrónica.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 3

gestión compras

8. Cada termino de plazo de un contrato se debe revisar y mejorar las

condiciones de compra con todo proveedor, reportando estas a la dirección
de compras.
9. No se podrá adelantar o comprometer sumas de dinero sin las
correspondientes garantías de cumplimiento cuando corresponda.
10. Para realizar cualquier trámite extraordinario de abastecimiento el
departamento que solicite dicho trámite (la compra) llenará un formato de
requisición firmada por el director del área solicitante para poder realizar la
orden de compra.
11. No se podrá sustituir un producto de línea por otro de menor calidad con fines
de reducir costos.
12. No se podrá hacer ninguna compra a ningún proveedor que no expida
facturas electrónicas, previa revisión.

Objetivos del departamento de compra

1. Gestionar, impulsar y calendarizar asesorías. Por parte de nuestros

proveedores y sus especialistas que capacite a nuestros empleados de la
correcta manipulación de sus insumos. Garantizado la detección oportuna de
algún material que no cumpla con los estándares de calidad establecidos por
la empresa.
2. Generar una cartera de proveedores. Buscando adquirir los mejores
materiales a un precio justo, analizando constantemente proveedores en el
mercado los cuales nos ofrezcan mejores materiales a buen precio cuidando
así el margen de la empresa y también para ampliar la gama de nuestro
portafolio de productos.
3. Generar un plan de encuestas y seguimiento Servqual. Enfocado a la
mejora de las relaciones con los proveedores actuales.
4. Optimización de activo. Generar un programa de liquidez en forma y tiempo
a nuestros proveedores buscando, por consiguiente, una mayor extensión de
crédito.
5. Integración interdepartamental. El departamento de compras debe de
mantener informado a los departamentos que trabajan en conjunto con él, de
las acciones de mejora, correctivas y de cualquier índole de interés que así
surjan acerca de los productos que abastece. Esto de manera mensual o
bimestral a consideración de las gerencias.
6. Actualización de especificaciones. El departamento de compras debe de
solicitar un informe periódico al departamento de almacén sobre las
especificaciones de llegada de los productos solicitados y cotejarlos con los
que el departamento requirió a proveedor buscando integridad en ello.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 4

gestión compras

7. Flujo y continuidad. Servicio de insumos al 100% para asegurar el flujo

continuo de la producción a través de un correcto suministro de materias
primas, logrando así no tener un sobre inventario de materias, es decir, tener
siempre el material que necesitemos a tiempo.
8. Analítica de abastecimiento. Lograr disminuir la merma a la hora de la
transformación la materia prima, buscando presentaciones de producto que
se ajusten a los parámetros utilizados por nuestra maquinaria. Registrando
cambios, y reporteando ajustes de costos.
9. Planes de capacitación. Para los productos de mayor especialidad,
debemos de buscar capacitaciones gratuitas por parte de los proveedores,
en el mejor de los casos desde la negociación inicial.

Organigrama general de Alitas Lunch

El presente conforma la estructura organizacional del Alitas Lunch

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 5

gestión compras

Organigrama del departamento de compras

El presente conforma la estructura organizacional del departamento de compras.

Perfiles de puestos

A continuación, se describen los cargos por nivel de jerarquía y sus funciones,

mismas que no enunciadas mas no limitativas ya que éstas pueden variar en función
de la disposición de la empresa y sus objetivos, si el perfil de puesto no cumple en
un 90% con lo aquí descrito, deberá aplicar una revisión al manual operativo.

Descripción de puesto de Gerente de Compras.

Reporta a: Director General

Le Reportan:
 Encargado de Compras de materia prima
 Encargado de Compras de consumo interno
 Analista de proveedores

Tipo de Cargo: Administrativo

Resumen de descripción del puesto

Planifica, y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de compras de

la institución que corresponde a todo el proceso de compras y adquisiciones de
acuerdo a la legislación.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 6

gestión compras

Actividades

Organizacionales

 Define los objetivos organizacionales

 Vigila que se cumplan
 Evalúa el desempeño del personal a su cargo
 Verifica y aprueba las órdenes de compra
 Aprueba a nuevos proveedores
 Administra presupuesto
 Gestiona la comunicación con las demás áreas.

Especificaciones físicas.

Esfuerzo Físico

Normal.

Esfuerzo Mental

Normal.

Riesgos de trabajo

Enfermedades

Reducida probabilidad de sufrir enfermedades profesionales en el desempeño de

sus tareas.

Accidentes

Reducida probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales

Labora en buenas condiciones ambientales.

Condiciones laborales

Horarios

Diurno Lunes a viernes 9 a 6

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 7

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Necesidad De Viajar

A consideración de las necesidades de la organización.

Nivel de responsabilidades

 Información confidencial.
 Registros, cuentas y correspondencia.
 Dinero.
 Equipo de oficina.
 Contacto con el público.
 Valores.
 Supervisión.
 Aplicación de normas y regulaciones fiscales sobre el sistema de compras.

Educación

Licenciatura en Administración Pública, Administración de Empresas y Contabilidad

o Economía.

Experiencia

5 años de experiencia en compras.

Educación Continua

Curso de compras y adquisiciones.

Habilidades

Considerable para:

 Realizar cálculos numéricos.

 Efectuar relaciones de palabras y números.
 Expresarse en forma oral y escrita fluidamente.
 Capacidad de organización.
 Supervisar.
 Dar instrucciones.
 Concentrarse en medio de distracciones.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 8

gestión compras

Destrezas

Operación de computadora, dinero, documentos y otros equipos de oficina.

Visual para la percepción de detalles.

Estándares de Rendimiento
 Compras correctamente efectuadas, fundamentándose en la Legislación y
procedimientos vigentes.
 Obtención de equipos y materiales de calidad, buenos precios.

Descripción de puestos Encargado de compras de Materia Prima

Reporta a: Director de compras

Le reportan: Analista de proveedores.
Tipo de cargo: Administrativo

Resumen de descripción del puesto.

Debe de dar seguimiento a órdenes de compra de toda materia prima necesaria

para la producción de nuestros productos. Así también debe de estar en constante
comunicación con los proveedores buscando mejorar la relación y negociando
constantemente mejores condiciones para la adquisición de materia prima.

Actividades

 Captura Documentación de proveedores

 Analiza inventario para su reabastecimiento.
 Administra y mantiene al 100% la base de datos de proveedores
 Realiza órdenes de compra de resurtido.
 Verifica entradas de producto.
 Captura y realiza órdenes de compra.
 Entrega informes de resultados y tendencias de demanda trimestrales.
 Entrega informes de compras mensuales.
 Busca capacitaciones de producto con proveedores de los mismos.

Especificaciones físicas.

Esfuerzo Físico
Normal.
Esfuerzo Mental
Normal.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 9

gestión compras

Riesgos de trabajo

Enfermedades

Reducida probabilidad de sufrir enfermedades profesionales en el desempeño de

sus tareas.

Accidentes

Reducida probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales

Labora en buenas condiciones ambientales.

Condiciones laborales

Horarios

Diurno Lunes a viernes 9 a 6

Necesidad De Viajar

No se requiere.

Nivel de responsabilidades

 Información confidencial.
 Registros, cuentas y correspondencia.
 Dinero.
 Equipo de oficina.
 Contacto con el público.
 Valores.
 Aplicación de normas y regulaciones fiscales sobre él sistema de compras.

Educación

Lic. en Administración de empresas o afín.

Experiencia
1 año de experiencia en compras.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 10

gestión compras

Educación Continua
Curso de compras y adquisiciones.
Habilidades

Considerable Para:
 Realizar cálculos numéricos.
 Efectuar relaciones de palabras y números.
 Expresarse en forma oral y escrita fluidamente.
 Concentrarse en medio de distracciones.

Destrezas

 Operación de computadora, dinero, documentos y otros equipos de oficina.

 Visual para la percepción de detalles.
 Obtención de equipos y materiales de calidad, buenos precios.

Descripción de puesto de encargado de consumos internos

Reporta a: Director de compras

Tipo de cargo: Administrativo

Resumen de descripción del puesto.

Debe de dar seguimiento a órdenes de compra de todos los productos de consumo

interno necesarios para la actividad organizacional, ya sea de aseo, oficinas,
seguridad y demás.

Actividades

 Captura Documentación de proveedores

 Analiza inventario para su reabastecimiento.
 Administra y mantiene al 100% la base de datos de proveedores
 Realiza órdenes de compra de resurtido.
 Verifica entradas de producto.
 Captura y realiza órdenes de compra.
 Entrega informes de compras mensuales.

Especificaciones físicas.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 11

gestión compras

Esfuerzo Físico
Normal.
Esfuerzo Mental
Normal.

Riesgos de trabajo

Enfermedades

Reducida probabilidad de sufrir enfermedades profesionales en el desempeño de

sus tareas.

Accidentes

Reducida probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales

Labora en buenas condiciones ambientales.

Condiciones laborales

Horarios

Diurno Lunes a viernes 9 a 6

Necesidad De Viajar

No se requiere.

Nivel de responsabilidades

 Dinero.
 Equipo de oficina.
 Contacto con el público.

Educación

Tecnico en Administración de empresa o afín.

Experiencia
1 año de experiencia en compras.
Educación Continua

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 12

gestión compras

Curso de compras y adquisiciones.

Habilidades

Considerable Para:
 Realizar cálculos numéricos.
 Efectuar relaciones de palabras y números.
 Expresarse en forma oral y escrita fluidamente.
 Concentrarse en medio de distracciones.

Destrezas

 Operación de computadora, dinero, documentos y otros equipos de oficina.

 Visual para la percepción de detalles.
 Obtención de equipos y materiales de calidad, buenos precios.

Descripción de puesto de auditor de inventarios.

Reporta a: Gerente de compras.

Tipo de cargo: Administrativo.
Resumen de descripción de puesto.
Precisa las cantidades de mercancías físicamente existentes en la fecha del cierre
del ejercicio que se audita. Investiga si las mercancías se encuentran en
condiciones normales de mercado.

Actividades

 Comprobar la precisión de los cálculos aritméticos hechos por los sistemas

informáticos.
 Confirmar la propiedad y posesión legal por parte de la empresa.
 Realizar bases de datos de los inventarios de la empresa.

Especificaciones físicas.

Esfuerzo Físico
Normal.
Esfuerzo Mental
Normal.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 13

gestión compras

Riesgos de trabajo

Enfermedades:

Reducida probabilidad de sufrir enfermedades en el desempeño de sus tareas.

Accidentes:

Poca probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales:

Labora en buenas condiciones ambientales.

Condiciones laborales

Horarios:

Diurno. Lunes a viernes 9 a 6

Necesidad De Viajar:

No se requiere.

Nivel de responsabilidades

 Información confidencial.
 Equipo de cómputo.
 Honestidad.
 Llevar a cabo pruebas de recuento.

Educación

Carrera técnica relacionada con el área de administración de empresas.

Experiencia
1año de experiencia en control de inventarios o afín.

Educación Continua

Curso de manejo de inventarios.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 14

gestión compras

Habilidades

Considerable Para:

 Realizar procesos de conteo de materiales.

 Arreglo físico de las mercancías antes dela toma del inventario.
 Concentrarse en medio de distracciones.

Destrezas

 Operación de computadora, documentos y otros equipos de oficina.

 Rapidez a la hora de capturar datos.
 Rapidez a la hora de vaciar los datos en sus correspondientes bases de
datos.

Descripción de puesto de analista de proveedores.

Reporta a: Encargado de compras de Materia prima

Tipo de cargo: Administrativo

Resumen de descripción del puesto.

Búsqueda y evaluación constante de proveedores nacionales y trasnacionales en

pro de mejoras para nuestras materias primas.

Actividades

 Búsqueda de tendencias de mercado en materias primas con relación a

nuestros productos.
 Búsqueda de maquinaria que incremente productividad de manufactura
 Análisis de nuevas proveedurías
 Reporteo de resultados

Especificaciones físicas.

Esfuerzo Físico
Normal.
Esfuerzo Mental
Normal.

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 15

gestión compras

Riesgos de trabajo

Enfermedades

Reducida probabilidad de sufrir enfermedades profesionales en el desempeño de

sus tareas.

Accidentes

Reducida probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales

Labora en buenas condiciones ambientales.

Condiciones laborales

Horarios

Diurno Lunes a viernes 9 a 6

Necesidad De Viajar

No se requiere.

Nivel de responsabilidades

 Información confidencial.
 Equipo de oficina.
 Contacto con el público.
 Valores.
 Aplicación de normas y regulaciones fiscales sobre él sistema de compras.

Educación

Carrera técnica en el área de manufactura.

Experiencia
6 meses de experiencia en compras.

Educación Continua

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 16

gestión compras

Curso de compras y adquisiciones.

Habilidades

Considerable Para:

 Efectuar relaciones de palabras y números.

 Expresarse en forma oral y escrita fluidamente.
 Concentrarse en medio de distracciones.

Destrezas

 Operación de computadora, documentos y otros equipos de oficina.

 Obtención de equipos y materiales de calidad, buenos precios.

Formatos del departamento de compras

Requisición

Requisicion_de_materiales.zip

Orden de compra

Orden de compra.zip

Evaluación de proveedores

Formato de evaluación de proveedores.zip

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 17

gestión compras

Anexos
Cartera de proveedores.

Cartera Proveedores.zip
Cartera de proveedores

Manual Operativo de Gestión de compras pág. 18