“Gestión de Interesados”

La peladora de osos que todos esperábamos

Rocio Zelada, PMP, SDI L1

 Expositor
• Ingeniera de Sistemas
• Magister en Administración de empresas
mención Direccion de Proyectos
– Microsoft Certified Professional, MCP
Incluir fotografia – Project Management Professional, PMP
– Facilitador Certificado, SDI L1
• Actualmente
– Gerente de Operaciones Axxon Consulting
– Instructor y Facilitador de distintos cursos, talleres
Rocio Zelada y seminarios de Gestión de
PMP ,SDI L1 Proyecto, Liderazgo, Relaciones Interpersonales y
Bolivia otros.
– Voluntario y Miembro Fundador del Capitulo
PMISCZ 2
 La historia del cazador , el cocinero y el
oso…
Estaban un día …

…ambos
sobreviven

El avión se estrella…
…de pronto teníamos:

cazador cocinero

..entonces, bla bla bla bla….

Llevando los personajes a nuestra realidad…

Vendedor Jefe del Proyecto Proyecto

Debe cocinar osos.. … y los osos llegan

Debe cazar… unos tras otros…
Como Cocineros (PMs) cuando nos entregan
a nuestro Oso (Proyecto)….¿Qué hacemos?

¿Luchamos
¿Lo como sea
dejamos por
¿Nos cocinarlo?
dejamos escapar y
intimidar? perdemos
nuestra
comida?

¿Qué hacemos cuando tenemos mas de un proyecto a

la vez o cuando nos llegan proyectos unos tras otros?
 Un buen PM…

Identifica el
Toma el Aprende para
Analiza la entorno junto con
Control de la hacerlo cada vez
situación riesgos y
situación mejor
oportunidades

Aplica las Mejores Practicas y la experiencia de

otros como él.

Ya se que voy a tener que pelar varios osos

muchas veces. ¿Qué hago?
 La Peladora de Osos

Propósito:
Gestionar de manera sistemática
el compromiso de los interesados
del proyecto para encontrar un
balance entre sus expectativas y
los objetivos del proyecto.
Área de Conocimiento 13:
Gestión de Interesados del Proyecto

A partir de ahora nos concentraremos en entender como

funciona…
 Contenido de la Presentación

• ¿Qué o quienes son los interesados del proyecto?

• Procesos de Gestión de los Interesados
– Identificar a los Interesados
• Herramientas: Análisis de los Interesados
• Salidas: Registro de Interesados
– Planificar la Gestión de los Interesados
• Herramientas: Técnicas Analíticas
• Salidas: Plan de Gestión de los Interesados
– Gestionar el Compromiso de los Interesados
• Herramientas: Métodos de Comunicación y Habilidades Interpersonales.
– Controlar la Participación de los Interesados
• Herramientas: Sistema de Gestión de la Información , Juicio de Expertos y Reuniones.

• Conclusiones y Recomendaciones
• Preguntas y Respuestas
 ¿Qué o quienes son los
interesados del proyecto?

Guía del PMBOK® 5ta Edición:

Son personas, grupos u

organizaciones que podrían
afectar o ser afectados por una
decisión, actividad o resultado
del proyecto
 Procesos de Gestión de los Interesados
Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y
Control

1. Identificar a los 2. Planificar la 3. Gestionar la 4. Controlar la

Interesados Gestión de los Participación de los Participación de
Interesados Interesados los Interesados
 Identificar a los Interesados
Grupo de procesos de inicio

¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo?

• Personas, grupos u • Analizar sus niveles de • Recopilar y analizar de

organizaciones que interés, expectativas, im manera sistemática toda la
podrían afectar o ser portancia e influencia información cualitativa y
cuantitativa a fin de
afectados por una para definir el enfoque identificar que intereses
decisión, actividad o indicado para cada uno. particulares son los que
resultado del proyecto deben tomarse en cuenta a
lo largo del proyecto.
 Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas Salidas

1. Acta de Constitución 1. Análisis de los 1. Registro de

del Proyecto Interesados Interesados
2. Documentos de la 2. Juicio de expertos
Adquisición
3. Reuniones
3. Factores Ambientales
de la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organización


Identificar a los interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
 Herramientas: Matriz de Poder/ Interés
Mucho Poder

Mantener Gestionar
Satisfecho de Cerca

Poder
Poco Interés Mucho
Interés Interés

Mínimo Mantener
Esfuerzo Informado

Poco Poder
Otras Matrices:
• Matriz Poder/Influencia
• Matriz Influencia /Impacto
 Nivel de Participación
• El nivel de participación actual de los interesados se debe comparar con el
nivel planificado que se requiere para concluir el proyecto con éxito.
• El nivel de participación se puede clasificar de la siguiente manera:

Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder

No conoce el Conocedor del Conocedor del Conocedor del Conocedor del
proyecto ni sus proyecto y sus proyecto pero proyecto y sus proyecto y de
impactos impactos ni lo apoya ni impactos y sus impactos
potenciales potenciales es reticente apoya el potenciales
pero reticente cambio Activamente
al cambio involucrado el
lograr el éxito
del mismo
Salida: Registro de los Interesados

Matriz de Nivel de
Poder/Interes Participacion
Fuente Parcial: Dharma Consulting
 Preguntas para meditar en
casa…

¿Qué pasa si no identifico a un interesado al

inicio del proyecto?
 Planificar la Gestión de los Interesados
Grupo de procesos de Planificación
¿Qué?

¿Para qué?

¿Cómo?
• Es el proceso de • Plan claro y • Va mucho mas
Desarrollar factible para allá de
Estrategias de interactuar con implementar
gestión los interesados mejoras en las
adecuadas para del proyecto a comunicaciones
lograr la fin de balancear , ya que esta
participación sus expectativas centrada en la
eficaz de los con los objetivos creación y
interesados a lo del proyecto mantenimiento
largo del ciclo de de las relaciones
vida del entre el equipo
proyecto. del proyecto y
los interesados.
 Planificar la Gestión de los Interesados

Entradas Herramientas Salidas

1. Plan para la Direccion 1. Juicio de Expertos 1. Plan de gestión de los

del Proyecto Interesados
2. Reuniones
2. Registro de Interesados 2. Actualizaciones a los
3. Técnicas Analíticas
Documentos del
3. Factores Ambientales
Proyecto
de la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organización

Planificar la Gestión de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y


Salidas
 Herramientas: Matriz de Participación de los
Interesados
Interesados Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder (5)
(1) (2) (3) (4)
Interesado 1 Actual Deseado

Interesado 2 Actual Deseado

Interesado 3 Actual
Deseado

Interesados Brecha Acciones para cerrar la brecha

Interesado 1 1-4= -3 • Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios
esperados
• Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos
• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Interesado 2 3-4 = -1 • Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos
• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Interesado 3 3-3=0 • Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Salida: Plan de Gestión de los Interesados

Identifica las estrategias de

gestión necesarias para
involucrar a los interesados
de manera eficaz.

. .
.

.
 Preguntas para meditar en
casa…

¿Generalmente los costos y tiempos asociados a las

estrategias de gestión de los interesados se toman
en cuenta en presupuestos y cronogramas?
 Gestionar la Participación o
Compromiso de los Interesados
Grupo de procesos de Ejecución

• Ayuda a aumentar la
Que

Para que

Como
• Proceso de probabilidad de éxito • Al anticipar reacciones
comunicarse y trabajar del proyecto de las personas al
con los interesados proyecto, las acciones
para satisfacer sus • Asegura que las partes preventivas se pueden
necesidades/expectativ interesadas tomar para lograr el
as comprendan apoyo o minimizar los
claramente los impactos negativos
• Gestionar asuntos o objetivos del proyecto,
incidentes, y fomentar las metas, beneficios y
el compromiso de los riesgos.
interesados apropiados
en las actividades del • Permite a los
proyecto durante todo interesados ser
el ciclo de vida del partidarios activos del
proyecto. proyecto y ayudar a
orientar las actividades
y decisiones del
proyecto.

Gestionar el Compromiso de los Interesados requiere en gran

medida el uso de habilidades blandas o soft skills
 Gestionar el Compromiso de los Interesados

Entradas Herramientas Salidas

1. Plan de Gestión de los 1. Métodos de 1. Registro de Incidentes.

Interesados. Comunicación.
2. Solicitud de Cambio.
2. Plan de Gestión de las 2. Habilidades
3. Actualizaciones del
Comunicaciones. Interpersonales.
Plan para la Dirección
3. Registro de Cambios. 3. Habilidades de Gestión del Proyecto.
4. Activos de los Procesos 4. Actualizaciones a los
de la Organización. Documentos del
Proyecto.
5. Actualizaciones de los
Activos de los
Procesos de la
organización.

Gestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas

y Salidas 
 Habilidades Interpersonales

• Aunque los directores del proyecto utilizan habilidades

interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas
habilidades ayuda al director del proyecto a dirigir el
proyecto de manera eficaz por eso se las considera las
mas importantes

Liderazgo Motivación Influencia Negociación

Desarrollo
Toma de
del Espíritu Comunicación
decisiones
de Equipo
Los Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un equilibrio de
habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los
ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera
apropiada

El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles:

Habilidades
Habilidades Blandas
Duras (soft skills)
(hard skills)

Administrador + Líder
 Factor Valor

Porcentaje de Proyectos Exitosos %?

17-25%

ciencia o tecnología 20%

(habilidades duras) %?
Contribución arte
(habilidades blandas) 80%
%?
¿En que se basa el éxito o fracaso de
las relaciones?
¿Qué hacen las personas que tienen
relaciones exitosas?
 Modelo de Comunicación
Emisor Receptor

REGION DE LA
REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL
EXPERIENCIA PARA RECEPTOR
EL EMISOR

ORIGEN CODIFICADOR MENSAJE DECODIFICADOR DESTINO

Filtro personal Filtro personal

Retroalimentación

Filtro personal
Filtro personal
Los filtros personales influencian las percepciones de uno
mismo y de los demás

En este mundo traidor

nada es verdad ni mentira;
todo es según el color
del cristal con que se mira.
(poema de Ley Campoamor)
La conducta es dirigida por la motivación para obtener el
bienestar personal (autoestima)

A mi me motiva A mi me motiva A mi me motiva

A mi me motiva la A mi me motiva
ayudar a los ayudar a los ayudar a los
competencia y hacer las cosas
demás, quiero demás, quiero demás, quiero
quiero demostrar bien y acumplir las
donar a los pobres donar a los pobres donar los pobres
ser el mejor
el premio el premio elreglas
premio
 Motivación , Intención y Conducta
Su propia La percepción de los
percepción está otros sobre usted está
basada en… basada en…

Motivación Motivación
Interna

…Lo que está tratando usted de hacer….. …lo que ellos ven que usted hace.
Toda las personas quieren experimentar el sentimiento de autoestima
La autoestima puede venir de:
Uno mismo: ser valorado por uno mismo
Otros: ser valorado por otros

Queremos ser reconocidos y apreciados por las cosas

que nos importan – pero lo que importa es diferente
para cada persona.
 Secretos del éxito
• Las personas son capaces de modificar sus
comportamientos y conductas con el fin de
mejorar sus relaciones interpersonales.
• Para saber que motiva a una persona debo
aprender a “escuchar activamente” con el fin
de lograr “empatizar” con ella.
• Una relación exitosa es aquella en la que logro
preservar mi autoestima pero también la
autoestima de los demás.
¿Qué tan nuevos son estos conceptos?
• “Ama a tu prójimo como a ti mismo” – Jesus (Mc 12, 29-31).
• “Conócete a ti mismo”. El aforismo griego "Conócete a ti mismo" fue inscrito en el pronaos del
templo de Apolo en Delfos. Se acredita su autoría a distintos filósofos.
• “En este mundo traidor nada es verdad ni mentira; todo es según el color del cristal con que se
mira”. (poema de Ley Campoamor)
• “Camina un rato con mis zapatos” , proverbio indio
• "Si los hombres han nacido con dos ojos, dos orejas y una sola lengua es porque se debe escuchar y
mirar dos veces antes de hablar." Madame de Sévigné
• “Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy sencillo. Pero enfadarse con la persona adecuada, en
el grado exacto, en el momento oportuno, con el propósito justo y del modo
correcto, eso, ciertamente, no resulta tan sencillo”. Aristóteles, Ética a Nicómaco
• “Cuando te inunde una enorme alegría, no prometas nada a nadie. Cuando te domine un gran
enojo, no contestes ninguna carta” , proverbio chino
• “Quien no se percata de sus emociones queda a merced de las mismas” , anónimo
• “El sabio no dice nunca todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice.” Aristóteles
• “El conocimiento y la comprensión sobre los demás es sabiduría.” Lao-tsé. Filósofo chino.
• “Inteligencia: conócete, acéptate, supérate.” San Agustín. Obispo y filósofo.
 Mis autores favoritos
(1914-1987)
• Escribió la Teoría de la
Conciencia de las Relaciones
• Desarrollo Herramientas
Practicas como el SDI
basándose en la teoría
• En base a su teoría y
herramientas se fundo la
compañía Personal Strenghts
que se dedica a promocionar
productos y servicios
relacionados
(1932-2012)
• Escribió el bestseller “Los siete
hábitos de las personas
altamente efectivas” entre
otros
• En base a sus libros y
programas de estudio se fundo
la compañía FranklinCovey que
se dedica a impartir talleres y
seminarios en todo el mundo
(1947)
• Escribió el bestseller
“Inteligencia Emocional”
entre otros
• En base a sus libros y
programas de estudio esta
la fundacion
“Collaborative for
Academic, Social and
Emotional Learning” que
se dedica a promover la
practica alrededor del
mundo
 Preguntas para meditar en
casa…

¿Si el líder del proyecto no tiene habilidades blandas

el proyecto podría fracasar?
Controlar el Compromiso de los Interesados
Grupo de procesos de Seguimiento y Control

¿Qué? ¿Cómo? ¿Para qué?

• Es el proceso de • Asegurar que los • Las actividades del

seguimiento de las
relaciones generales
de los interesados del
proyecto y de las
estrategias de ajuste
y los planes para
involucrarlos
interesados estén compromiso de los
comprometidos en la interesados que se
medida que fue incluyen en el Plan de
planificado y que las Gestión de los
brechas identificadas Interesados y se
se vayan cerrando ejecutan durante el
paulatinamente en ciclo de vida del
pro de un proyecto proyecto deben
exitoso. revisarse
continuamente.
 Controlar el Compromiso de los Interesados

Entradas Herramientas Salidas

1. Plan para la Dirección 1. Sistema de Gestión de 1. Información del

del Proyecto. la Información. Desempeño del
Trabajo.
2. Registro de Incidentes. 2. Juicio de Expertos.
2. Solicitud de Cambio.
3. Datos del Desempeño 3. Reuniones.
del Trabajo. 3. Actualizaciones del
Plan para la Dirección
4. Documentos del
del Proyecto.
Proyecto.
4. Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto.
5. Actualizaciones de los
Activos de los
Procesos de la
Organización.

Controlar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
 Controlar el Compromiso de los Interesados:
Herramientas
Sistema de Gestión de la
Juicio de Expertos Reuniones
Información

• Proporciona una herramienta • Para identificar nuevos Típicamente se usan las

para que el PM: interesados se debe revaluar reuniones de revisión de estado
• Capture la lista de interesados actuales del proyecto para evaluar la
• Almacene y • Se debe procurar el aporte de participación y compromiso de
Distribuya Información a los grupos o personas con pericia los interesados
interesados en la materia como ser:
• sobre • La alta dirección
• Costos • Otras unidades o individuos
• Avance y en la organización
• Desempeño del Proyecto • Otros interesados clave
identificados
• Permite consolidar
información y generar • Otros directores de proyecto
informes para los interesados • Expertos en el ámbito del
negocio y del proyecto
 Preguntas para meditar en
casa…

¿Qué pasa si el Plan no esta funcionando como

esperaba?
 Conclusiones y Recomendaciones
1.Debemos Identificar y clasificar a
los interesados desde las etapas
más tempranas del proyecto.
No vaya a ser que alguno se nos
escape.
3. Gestionar la Participación de los
Interesados no se trata netamente
de Comunicaciones.
Se trata de aplicar Habilidades
Blandas que van desde la Influencia
al Liderazgo
2. Un buen Plan de Gestión de
los Interesados asegura un
evolución positiva en el tiempo
Permite incrementar el apoyo y
minimizar la resistencia hacia
el proyecto.
4. Finalmente Controlar la
Participación y el Compromiso
de los Interesados es el proceso
de monitorear las relaciones de
los interesados.
Ajustar las estrategias y los
planes para involucrar a los
interesados en un nivel
adecuado.
¿Listos para que empiecen a llegar los osos?
 Preguntas y Respuestas

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 Gracias por su atención

rzelada@axxonconsulting.com
Skype: rocio.zelada
Lynkedin: rocio-zelada-pmp
http://rociozelada-pmp.blogspot.com

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Siempre que yo me enojo
contigo, nunca pareces
disgustarte. ¿Cómo logras
Solo voy y
controlar tu carácter?
limpio el baño

¿Cómo ayuda Uso tu cepillo

eso? de dientes