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Precedencias
La precedencia es el lugar que le corresponde ocupar a una persona en base a su cargo
cuando asiste a un acto público al que acuden más personas.
La precedencia máxima la ocupa quien preside el acto.
La organización y colocación de los invitados es una tarea que comienza cuando se tiene
la confirmación de todos los invitados que asistirán al evento; es el momento de
asignarles el lugar que les corresponde y rodearles de las personas más cercanas a su
cargo, edad, nacionalidad…
Presidencia de actos
La presidencia estará de espaldas a la pared principal de la sala o de ventanas y frente a
la puerta. Existen dos sistemas para la colocación de la presidencia de la mesa y a partir
de ahí el resto de invitados.
Sistema francés. Es el más utilizado internacionalmente, consiste en situar al anfitrión en
el puesto central de uno de los lados anchos de la mesa y frente a la puerta. Si se trata de
dos anfitriones, se sentarán uno frente al otro en el centro de la mesa, en este caso hay
una doble presidencia. Este sistema muestra perfectamente la jerarquía, concentrándose
la conversación en el centro de la mesa con los anfitriones, mientras que en los extremos
de la mesa se encuentran las categorías inferiores.
Pared principal / ventanas Pared principal / ventanas
6 1 Anfitrión 2 7 5 1 Anfitrión 1 3 7
9 5 3 4 8 8 4 Anfitrión 2 2 6
Anfitrión Anfitrión 1
1 2 1 2
3 4 3 4
5 6 5 6
Anfitrión 2
Por lo que respecta al entorno de la negociación, entendiendo como tal el lugar donde
se celebran las reuniones y tienen lugar las conversaciones, su elección debe hacerse con
máximo cuidado, prestando especial atención a todos aquellos detalles que puedan
perjudicar la negociación.
Los aspectos a tener en cuenta para la elección del entorno serán:
- Zona de prestigio con buenos accesos y entorno agradable.
- Un edificio con buena imagen.
- Un salón con estilo y cómodo.
Normalmente, las negociaciones tienen lugar en torno a una mesa; dependiendo de cuál
sea la forma de esta, se irán situando el invitado o invitados, pero siempre la empresa
que organiza el acto se situará en la presidencia ocupando el centro de la pared principal
y frente a la puerta. Las mesas pueden tener diferentes formas como rectangular, en
herradura, redonda, etc. Si son varias las personas que participan en la negociación, estas
se irán colocando de forma alterna de derecha a izquierda según la jerarquía profesional.
El apretón de manos debe ser breve y firme. Si se utilizan las dos manos para estrechar
la mano de la otra persona significa que queremos mostrar un afecto especial, sobre todo
cuando se ha llegado a un acuerdo en los negocios. Si sujetamos el brazo de la otra
persona con nuestra mano izquierda significa cordialidad o amistad, al igual que si de
manera más informal se procede a dar un abrazo.
Si se trata de una mujer a la que hay que saludar, es ella quien deberá elegir la cordialidad
del saludo.
Nunca se debe ofrecer la mano con la palma hacia abajo, ya que eso indica dominio y
obliga a la otra persona a extender la mano hacia arriba, indicando sumisión.
Visitas
Es un instrumento que permite a las empresas acercarse al público “in situ”; es muy eficaz
en la práctica de las relaciones públicas ya que de forma perfectamente estructurada
presenta lo mejor de la empresa, algo que se comprueba en las mismas instalaciones.
Dependiendo del tipo de visita que se realice se pueden clasificar en:
- Visitas técnicas: están dirigidas a grupos especializados y se basan en temas muy
específicos, por lo que en este tipo de visitas se insistirá en la parte científica,
problemas de inversión y producción, o bien en la parte de seguridad en el
trabajo.
- Visitas genéricas o generales: son las realizadas para el gran público; en ellas se
hará referencia a los diferentes aspectos de la empresa sin entrar en excesivos
detalles.
- Visitas internas: son las que se realizan para el personal de la empresa.
El relaciones públicas es el profesional responsable de la organización y recepción de las
visitas en la empresa. Las normas generales para la organización de visitas son:
1) Los visitantes deben ser lo más homogéneos posible. El grupo no será muy
numeroso y deberá seguir todas las medidas de seguridad que se le indiquen. En
cuanto al producto o servicio que elabora la empresa se tendrá un cuidado
especial en no revelar aspectos técnicos que dejen a la empresa desprotegida
frente a la competencia.
2) Las invitaciones se enviarán por carta, fax, email o por teléfono, rogando al mismo
tiempo la confirmación. Es aconsejable acompañar la invitación con un plan de
situación y accesos.
3) El director de la empresa o un cargo representativo de la misma, recibirá a los
visitantes haciendo los honores y ejerciendo sus funciones.
4) El lugar de recepción será confortable, deberá contar con planos, organigramas y
esquemas que contengan una información inicial de la empresa.
5) El recorrido se fijará explicando la historia y las funciones de la empresa,
describiendo su producto o servicio, se harán las paradas necesarias para que el
público pueda seguir el recorrido sin problema y, sobre todo, sin interrumpir la
actividad normal de la empresa.
6) La duración de la visita será de aproximadamente dos horas.
7) El relaciones públicas se hará cargo del grupo dando todas las explicaciones
necesarias y contestando las preguntas que le formulen. Se mostrará amable con
el grupo pero imponiendo cierta autoridad para mantenerlo unido.
8) Finalizada la visita, los participantes se dirigen hacia la sala de recepción y, una
vez allí, se les obsequia con un regalo, una degustación de productos o con alguna
bebida. Antes de despedirnos les entregaremos folletos informativos para que
recuerden lo que han visto. Actualmente, muchas empresas cuentan con una sala
de medios audiovisuales en lo que se proyecta un video breve sobre toda la
actividad empresarial. La visita finalizará siempre con un agradecimiento a las
personas participantes.
Celebraciones
Son actos convocados por las empresas con motivo de dar a conocer al público en general
la apertura de un nuevo establecimiento, la puesta en marcha de nuevos servicios o
productos o la celebración de aniversarios puntuales. Estos eventos son todo un
acontecimiento social que permite mejorar la imagen de la empresa o deteriorarla, según
sea la calidad de la organización y el cuidado de los detalles.
En algunos sectores económicos, como el turístico, es muy frecuente la inauguración de
un hotel, restaurante, compañías de transporte o aviones.
Estas celebraciones casi siempre están a cargo de personalidades. Las normas básicas
para la organización de estos eventos son:
1) Elegir la fecha más conveniente para el evento.
2) Convertir el acontecimiento en noticia para que acudan los medios de
comunicación y el acto alcance el interés mediático que se desea. Si se consigue
que asista alguna personalidad de prestigio nos facilitará mucho el camino.
3) Encargarse de la realización y envío de invitaciones.
4) Señalizar y organizar el acceso a las dependencias donde se celebrará el acto con
una zona habilitada para aparcamiento.
5) Escoger y preparar a las personas que acompañarán a los visitantes durante el
acto.
6) Supervisar todos los detalles relativos al local de recepción: limpieza, decoración
de las instalaciones, disponibilidad de cuartos de aseo, adopción de medidas de
seguridad, instalación de medios audiovisuales y colocación de productos de la
empresa, o el logotipo en lugares muy visibles.
7) Recibir a invitados y personalidades en el punto de encuentro de la celebración.
Finalmente se servirá un coctel o aperitivo según la hora de celebración.
8) Finalizado el acto se procede a la despedida de invitados y a la entrega de algún
regalo u obsequio. Posteriormente, se enviará una carta de agradecimiento a las
personas que asisten al acto.
Ferias y exposiciones
Es un instrumento utilizado por la empresa que ayuda a incrementar su prestigio y al
mismo tiempo le da publicidad. Es interesante aprovechar las exposiciones para realizar
y actualizar el fichero de personas que se interesan por la actividad de la empresa.
La exposición es un procedimiento de información que cumple con una doble función:
- Posibilitar que el público entre en contacto con la empresa.
- A la empresa le permite ganarse la confianza y la consideración del público.
Las ferias son encuentros profesionales que en determinados días también pueden
abrirse al público en general; por ejemplo FITUR, INTUR, ARCO, AULA, ARPA…
La diferencia entre feria y exposición se basa en que las ferias llevan consigo
transacciones comerciales (compras y ventas) mientras que en las exposiciones las
operaciones comerciales no son el objetivo inmediato; tanto las exposiciones como las
ferias deben resultar atractivas y originales para los clientes.
Hay diferentes tipos de ferias:
A. Según el ámbito geográfico:
a. Internacionales: son aquellas que tienen repercusión y participación, además de
nacional (FITUR, ARCO).
b. Nacionales: son aquellas con participación nacional (INTUR).
c. Local o regional: son las que se celebran en un ámbito regional o de municipio
(ARPA, Feria Agropecuaria de Salamanca).
B. Según el producto o tipo de producto que dan a conocer:
a. Ferias de muestras: son aquellas en las que participan empresas variadas con una
amplia y variada gama de productos y servicios.
b. Ferias especializadas: son aquellas en las que las empresas participantes
pertenecen a un mismo sector o venden productos similares.
C. Según el púbico al que van dirigidas:
a. Profesional.
b. Público en general.
c. Mixta: normalmente, se destinan los primeros días para los profesionales y los
últimos para el público en general.
En cuanto a la periodicidad, normalmente las ferias y exposiciones intentan crear en el
público objetivo una frecuencia en cuanto a las fechas de celebración, de esta forma los
asistentes pueden organizar su agenda de forma anticipada y prever su asistencia.
Algunas normas prácticas a tener en cuenta para realizar exposiciones y ferias son:
1. Atención al lugar de emplazamiento del stand; se debe hacer una visita a los
locales para comprobar la verdadera situación y tratar de explotar al máximo
todas las posibilidades adaptando nuestro diseño al stand.
2. Es necesario confiar en profesionales o decoradores para el diseño del stand.
3. Se debe cuidar el exceso de originalidad; lo más sobrio y sencillo suele ser lo más
adecuado.
4. Familiarizar a las personas que van a estar en el stand antes de la inauguración
para que conozcan el lugar y dónde deben situarse.
La herramienta principal de las ferias y exposiciones es el stand. La instalación de este y
su decoración en zonas de paso facilitan el objetivo inmediato que es llamar la atención.
Si la empresa acude a una feria, la situación del stand y el objetivo de llamar la atención
se vuelve mucho más difícil, ya que a estos actos acuden cientos de empresas. Conseguir
“la diferenciación entre la multitud” se convierte en una tarea muy complicada que se
verá facilitada si el stand está situado en una esquina.
Si la empresa acude habitualmente a este tipo de actos, lo normal es que tenga un stand
diseñado y que sea fácilmente adaptable a distintos espacios y usos; por ello aunque los
materiales sean caros son más fácilmente adaptables; esto se consigue con la utilización
de materiales como paneles de montaje, rieles, soportes para folletos y armarios de
almacén, etc.
En relación al diseño del stand, un rótulo o cartel en el exterior como fondo del stand
ayudan al visitante a ubicar la actividad y servicio de la empresa. La imagen será la que la
empresa desee transmitir; otros aspectos tales como decoración, colores, luces
específicas orientadas hacia partes concretas, eliminación de sombras... deben ser
cuidados al máximo y se recomienda el asesoramiento de decoradores profesionales para
elegir adecuadamente todos los elementos que forman el stand. Al menos dos personas,
uniformadas o no, se encargarán de recibir a los visitantes y se situarán en primera línea
del stand.
Para las empresas participantes es importante saber si se han conseguido los objetivos
marcados; para saberlo se dejará un breve cuestionario para que los asistentes lo
rellenen, como esta colaboración suele ser escasa, para ayudar a su cumplimentación se
suele ofrecer un obsequio o regalo, o bien participar en algún sorteo.
La tarea del relaciones públicas no termina con la clausura del acto, posteriormente
deberá organizar al menos dos reuniones: Una para agradecer la participación y el
esfuerzo del personal, y otra para examinar todo el proceso con la finalidad de redactar
un informe final que entregará a sus superiores.