Herramientas metodológicas para la elaboración de

manuales de organización y procedimientos

1 - Introducción
Toda institución debe tener una buena y consolidada organización interna, para que
todas las acciones que desempeñe para cumplir sus objetivos sean claras y concisas.

Para lograrlo, la institución debe contar con Manuales administrativos que ayuden en
esta tarea, ya que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática, las
acciones que deben seguir los trabajadores para cumplir dichos objetivos.

Durante este curso podrás adentrarte en la elaboración de esos manuales

administrativos, y veremos detenidamente en qué consiste:

1. El Manual de organización
2. El Manual de procedimientos

2 – Objetivos
3 - Temario
1. Manuales administrativos

1. ¿Qué son los Manuales administrativos?

2. Ventajas de contar con Manuales administrativos
3. Para recordar
2. Manual de organización

1. ¿Qué es un Manual de organización?

2. Importancia y ventajas del Manual de organización
3. Propuesta metodológica para la elaboración del Manual de organización
4. Para recordar

3. Manual de procedimientos
1. ¿Qué es un Manual de procedimientos?
2. Importancia y ventajas del Manual de procedimientos
3. Propuesta metodológica para la elaboración del Manual de procedimientos
4. Para recordar

MÓDULO 1: MANUALES ADMINISTRATIVOS

1 - ¿Qué son los Manuales administrativos?

Toda institución debe contar con una organización interna, bien consolidada con la

finalidad de que la operación de acciones sean claras, coherentes y con un objetivo

base. Ya que de no ser así, la institución corre el riesgo de cumplir con sus objetivos

propuestos con situaciones de estrés y agotamiento en los trabajadores por diversas

causas como son: nula o incorrecta programación de tiempos, desconocimiento del

personal responsable de las acciones realizadas, lo cual se corre el riesgo de que

diversas áreas realicen la misma actividad al mismo tiempo, (lo cual implica más gasto

de recurso económico, personal y material); no conocer el objetivo institucional, a qué

se dedica la institución y cuál es el rumbo a seguir, entre otros.

Todo lo anterior se puede evitar si la institución cuenta con manuales que den

estructura y orden al que hacer institucional, ya que son documentos dinámicos, de fácil

lectura y manejo, los cuales transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y

sistemática, las acciones que darán sustento y guía en pos del cumplimiento de los

objetivos de la institución.
Los manuales concentran de manera integral los elementos administrativos para un fin
concreto, es decir, orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo
humano en la institución.

Otra de sus características es indicar cada uno de los procedimientos y en su conjunto,

los procesos denominados "estándar" para cumplir con objetivos específicos por área,
es decir, dar cumplimiento al logro de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por
escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún
trabajo.
Características
Dinámico
Ordenado
Sencillo

A continuación se te muestra un claro ejemplo sobre la importancia de los manuales de

organización y procedimientos.
Un recién empleado requiere conocer varios aspectos de la institución antes de iniciar
sus funciones, por lo que necesita tener en cuenta cuál es la misión, visión, valores y
objetivos de la institución, el nivel jerárquico del área donde estará laborando, cómo se
llaman las áreas que integran la institución; dónde está ubicada el área dentro de la
estructura orgánica de la institución y cuáles son los objetivos a cubrir. También precisa
conocer cuántas personas integran el área donde trabajará, las funciones generales y
cuáles son los procesos a desarrollar por área específica.
Los puntos anteriores deben ser conocidos por todos los nuevos trabajadores que
ingresan a la institución o área donde comenzará a realizar sus labores. Al revisar cada
manual el trabajador concentrará la información necesaria que orienten los esfuerzos
requeridos por la institución, a fin de dar calidad a los servicios que otorga y dar
cumplimiento, como ya se había mencionado, a los objetivos y metas programadas.

DEFINICIÓN
Los Manuales administrativos son documentos que concentran información
institucional necesaria, de manera sistemática para dar orden al funcionamiento de una
institución, donde incluye, entre otros datos: sustento jurídico por cada área que integra
la estructura orgánica, objetivos, políticas, información de puestos con sus respectivas
atribuciones y funciones por cada uno de ellos, así como los procesos que deben
realizarse para el cumplimiento de metas y objetivos; es decir, en ellos se concentra
información amplia y detallada acerca del que hacer de la institución.
 2 - Ventajas de contar con Manuales
administrativos
Consulta

Sirve como un compendio de consulta para la totalidad de las funciones de la Institución.

No improvisación

Evita improvisación en la gestión administrativa y la toma de decisiones.

Claridad

Clarifica la acción a seguir o la responsabilidad por asumir

Conocimiento de las normas

Evita la formulación de excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes.

Información

Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en nuevas
funciones.

Aprovechamiento de recursos

Promueve el aprovechamiento de recursos (humanos, materiales, financieros y

tecnológicos).

Mejores relaciones laborales

Disminuye la carga de supervisión y ayuda a las mejores relaciones laborales.

Consulta directa

Representa una fuente de consulta directa.

Continuidad y coherencia

Asegura continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Plan de organización

Mantiene un sólido plan de organización

Estandarización:

Homologa y estandarizan las operaciones administrativas de las Instituciones.

Los Manuales Administrativos en la Administración Pública Federal son de observancia

obligatoria en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Esto
implica que todas las Dependencias deben contar con ellos.

Existe una variedad de temas que se concentran en los manuales. Para este curso,
solo se trabajarán dos tipos:

Manual de organización

Es el resultado de la planeación organizacional, en el cual integra a toda la institución.

Muestra la organización formal y su estructura funcional.

Manual de procedimientos

Es el resultado de la planeación; contiene los procesos de todas las áreas que integran
la institución con la finalidad de uniformar la manera de operar.

3 - Para recordar
En este módulo se presentó la importancia de contar con “Manuales administrativos”
los cuáles permiten registrar y transmitir en forma detallada y sistemática la información
de una organización y servir como medio de comunicación y coordinación entre los
servidores públicos de la misma.
MÓDULO 2: Manuales de organización
1 - ¿Qué es un Manual de organización?
Como se mencionó en el módulo anterior, es fundamental y obligatorio (para la
Administración Pública) contar con manuales administrativos, por lo que en este módulo
se abordarán las propuestas metodológicas en referencia a los manuales de
organización y procedimientos.

Se trabajará la temática referente a la organización institucional y los procesos que se

tienen que diseñar por área de trabajo. La dinámica se basará en presentar la propuesta
y en cada paso se irá detallando cómo construirlo, integrando ejemplos que pueden
servir de apoyo para la implementación de los mismos en su Sistema Municipal DIF
(SMDIF).
Es importante que descargues el siguiente archivo Lineamientos Generales sobre
“Figuras Jurídicas del SMDIF” ya que te explicará las características que tienen los
Sistemas Municipales DIF a partir de su figura jurídica.

Es necesario tomar en cuenta estos datos para la formulación del manual de

organización y procedimientos.
Se comenta que hay diversas propuestas metodológicas.

También se considera que las propuestas a presentar son genéricas, es decir, se

pueden utilizar para cualquier institución o en su defecto, se les pueden integrar otros
pasos a trabajar, todo dependerá de la institución u organización donde se vayan a
elabora
Antes de comenzar a conocer sobre la importancia de contar con un manual de
organización debes entender cómo se dan los principios de una organización.

Principio de unidad de mando

Debe asignarse un solo jefe.

Principio de especialización

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una
solo actividad.

Principio de comunicación
La organización existe cuando hay personas capaces de comunicarse.

Principio de la jerarquía

Existen diferentes niveles de autoridad, con un conjunto de cargos con reglas y normas
de comportamiento.

Principio de organización

Acto de disponer de los recursos ya sean materiales, humanos y financieros. Genera el

medio que permite la acción de una empresa.

Principio del objetivo

Las actividades deben realizarse con un objetivo.

Principio de coordinación

Las unidades de una organización deberán de mantenerse en equilibrio.

Principio de cooperación

Trabaja para obtener un objetivo común. La cooperación entre los trabajadores es

esencial para la existencia de una organización.
DEFINICIÓN
El manual de organización es un documento que expone a detalle la estructura del DIF
municipal; indica las áreas y la relación que existe entre ellas, también explica la
jerarquía, grado de autoridad, funciones y organigramas.

A continuación puedes ver las características que debe tener un manual:

 Debe ser claro en sus descripciones y explicaciones

 Breve
 Impreso en el mismo tipo y tamaño de letra
 Con buena presentación (portada, formato específico, logotipos)
 2 - Importancia y ventajas del Manual de
organización
Es indispensable que el DIF Municipal cuente con una estructura orgánica con
ordenamientos administrativos simples para servir con eficiencia, transparencia y
profesionalismo a la población destinataria de sus programas y servicios.

A continuación te mostraremos las ventajas e importancias del manual de organización:

1. Evita la duplicidad de acciones.
2. Da claridad a la organización del SMDIF, porque refleja un orden interno.
3. Permite una mejor comprensión de problemas internos.
4. Evita el desperdicio de recursos, por tanto, impulsa la eficiencia.
5. Ayuda a elevar la calidad de los servicios asistenciales.

3.1 - Paso A. Identificación del manual

El Manual de organización es una herramienta importante para normalizar y precisar
la razón de ser de la institución y qué es lo que quiere llegar a ser o estar en un futuro.

Asimismo, establece la estructura orgánica y funcional, delimitando sus

responsabilidades y los canales de comunicación entre las áreas que integran la
institución.
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un
conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos
proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución
de referencia.

Para tal efecto se recomienda seguir los pasos que veremos en las siguientes pantallas.
Antes de comenzar a revisar los pasos, es importante que descargues el siguiente
archivo denominado "Formatos de apoyo" para la integración del Manual de
organización, los cuales estarás visualizando y utilizando a lo largo de este módulo.
A continuación se presentan los 4 pasos que se deben seguir para la elaboración del
manual de organización. Cada uno de estos integra una serie de actividades a
desarrollar para la conformación del Manual.
a) Paso A. identificación del manual

1. Identificación del manual

2. Índice
3. Introducción
4. Objetivo
5. Misión
6. Visión
7. Antecedentes
8. Marco Jurídico
9. Atribuciones
10. Funciones
11. Estructura Orgánica
12. Organigrama

b) Paso B. Presentación
c) Paso C. Automatiza

1. Identificación del manual

La identificación del manual es el conjunto de información integrada al principio del

documento que permite ubicar con toda claridad lo que está elaborando el equipo
encargado del manual.

Es decir, una hoja que se ubica al principio del documento, juega el papel de una
portada informativa, en la cual se deberá integrar la siguiente información:

 Nombre de la institución u organización.

 Nombre completo del manual que se elabora.
 Nombre de la institución a quien va dirigido el manual.
 Identificación con clave de la estructura orgánica correspondiente.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Cantidad de ejemplares impresos.
 Área responsable que elaboró el Manual
 Nombre del responsable quien aprobó el manual

2. Índice

 El índice sirve para dos puntos importantes: el primero, se puede ver de

manera conjunta el contenido del manual; el segundo es para encontrar más
fácil y rápidamente lo que se necesita buscar.
 La estructura del índice se da por apartados y se puede manejar con letras
y números ordinarios o romanos y a los subtemas se dan apartados dentro
de los mismos ya elaborados. También se coloca el número de página en
que se encuentra el tema o subtema.

3. Introducción

En la introducción debe incluir los siguientes puntos:

 La razón por la cual se elaboró el manual.

 A quién o quiénes va dirigido.
 Cómo se debe usar el manual.
 En donde debe ser aplicado.
 La responsabilidad de quién use el manual.
 Puede incluirse un mensaje y la aprobación de alguna autoridad.
 Datos sobre donde se debe dirigir la persona que usa el manual para hacer
recomendaciones para que el manual mejore.
 Mencionar características especiales como un glosario o una sección de
formatos.
Para la elaboración del manual, es importante tomar en cuenta lo siguiente:

 Describir lo que la institución pretende lograr a través del documento.

 Es recomendable emplear nombres de puestos y no de personas: por ejemplo, se
nombrará a la Dirección (que es el puesto) y no al Director (a) (que es el funcionario.
 Se debe indicar de acuerdo con el requerimiento legal de su institución, quién será
el responsable de dar el visto bueno al Manual: Por ejemplo el Director General,
Presidente Municipal, Síndico, Secretario del Ayuntamiento, el Consejo Directivo,
entre otros.

4. Objetivo

El objetivo es la parte importante dentro del Manual ya que es el propósito que

persigue el DIF Municipal para alcanzar sus fines.

a) Para que se cumpla el objetivo, éste se debe estructurar a partir de las

posibilidades reales con las que cuenta el SMDIF.
b) Se recomienda que la redacción sea clara, concisa, breve, medible y/o

cuantificable e inicie con verbos en infinitivo, es decir, deben terminar en ar, er,
ir.

Con la finalidad de que este punto quede más claro, es preciso mencionar que los
"Sistemas Municipales DIF" tienen como objetivo social brindar respuestas con calidad
a las demandas sobre asistencia social de la población vulnerable. Para ese cometido
deberán conocer sus funciones y competencias, entre las cuales se encuentran:

 Operar programas de asistencia social.

 Asistir a grupos, familias y personas en condiciones de vulnerabilidad.
 Impulsar el sano crecimiento físico y mental de la niñez.
 Proporcionar servicios asistenciales a los ancianos en abandono, menores
desamparados y personas de escasos recursos.
 Fomentar la incorporación de discapacitados a la vida social, económica y cultural.
 Prestar asesoría jurídica a la población.
 Realizar cursos de capacitación para el trabajo, producción y autoempleo.
 Apoyar al mejoramiento de la dieta familiar.
 Fomentarla utilización adecuada del tiempo libre.
 Coordinar todas las tareas que en materia de asistencia social realicen otras
instituciones en el municipio.

A continuación te mostramos claramente dos ejemplos, sobre objetivos.

Proporcionar la información necesaria a las áreas que integran el Sistema Municipal

DIF..., con el fin de dar a conocer la forma de organización y niveles de responsabilidad
y que facilite además, la inducción al personal de nuevo ingreso.

Dar a conocer de una manera clara y objetiva la estructura orgánica y los diferentes
niveles jerárquicos que conforman el Sistema Municipal DIF, permitiendo además
identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que
la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de
mando, y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de
sus funciones, elementos indispensables que le permitirán la actualización
administrativa.

5.Misión

La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una

declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental. La Misión es
indispensable porque el comprender adecuadamente el propósito general del SMDIF,
permite que esta se adapte a los cambios que existen en el entorno.
La Misión debe:
  Identificar su entorno de actuación; las necesidades a las que pretende
responder y los públicos a los que se dirige la organización
 Ser relativamente permanente.
 Servir para diferenciar en cierta medida a la organización.
 Ser significativa y motivadora para las personas de la organización.

La Misión debe:

 Identificar su entorno de actuación; las necesidades a las que pretende responder

y los públicos a los que se dirige la organización
 Ser relativamente permanente.
 Servir para diferenciar en cierta medida a la organización.
 Ser significativa y motivadora para las personas de la organización.

Las características de la Misión son:

 Expresa el que hacer de la institución.

 Estipula la repercusión o el beneficio.
 Aclara a quién va dirigida.
 Es comprensible, inspiradora y clara.

En conclusión, la Misión es la definición de la institución; es el punto de partida

que orienta toda la actividad de la institución; es lo que la institución debe hacer.

La Misión de la institución debe responder a las siguientes preguntas:

¿Quiénes somos?

Se trata de la ubicación de la identidad de la dependencia, entidad o unidad

administrativa.

¿Qué hacemos?
Es el que hacer sustantivo y estratégico de la institución; generalmente se responde a
través de la razón última para la que fue creada.

¿Para qué lo hacemos?

Es la finalidad de la institución y consiste en la identificación de la utilidad del quehacer

de la institución en función de su propio compromiso.

¿Para quién los hacemos?

Ubicar la población beneficiaria.

¿A través de qué lo hacemos?

Permite establecer los medios o recursos fundamentales con que se cuenta para
cumplir con el quehacer de la dependencia; es el cómo de lo que hace la institución.

A continuación se te muestran dos ejemplos sobre misión.

Somos una Institución que ofrece Asistencia Social a la población vulnerable de nuestro
municipio, apoyándolos en su integración y desarrollo y promoviendo el Desarrollo
Integral de la Familia, a través de la instrumentación de programas y acciones
encaminadas a incrementar los niveles de bienestar de las comunidades más
vulnerables.

Misión del Sistema Municipal DIF de Ixtlahuaca, Estado de México.

Somos una institución que brinda servicios de asistencia social, a través de acciones y
programas en apoyo a los grupos vulnerables del municipio, para contribuir a mejorar
su calidad de vida y su pleno
desarrollo. http://www.ixtlahuaca.gob.mx/index.php?option=com_content&view=article
&id=58&Itemid=70 fecha de consulta: 3 de octubre, 2011.

6. Visión

La Visión es un concepto importante, ya que hace referencia a cómo o dónde la

organización desea o debiera de estar en el futuro. Representa el escenario altamente
deseado que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo por la dependencia o
entidad. Es decir, es una proyección al futuro, sobre de cómo y dónde quisiera la gente
que estuviera su organización. Es un enunciado que expresa un futuro deseado pero
factible de lograr.
La Visión pretende ser el norte, a donde se proyecta la institución como entidad
preocupada por un mejoramiento continuo. Describe el propósito a largo plazo.
Las características de la Visión son:

 Ser una formulación explicita que guía el mejoramiento continuo de la Institución.

 Ser la concepción que visualiza el futuro próspero de la institución (¿Qué

queremos ser?).

 Plantea un futuro deseado que no existe, pero se puede lograr.

 Es positiva, alentadora y motivante.

 Debe ser susceptible para desdoblarla en objetivos.
 Debe tener acciones estratégicas.

La Visión apunta a lograr una propuesta concreta que permite a quienes pertenecen a
una institución porqué están ahí y porqué es de utilidad su participación invirtiendo su
tiempo y esfuerzo; pero sobretodo, la importancia y valor que la institución representa
para la comunidad.

A continuación se presenta el procedimiento para definir la Visión:

Retomar o realizar el diagnóstico: análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, considerando los elementos importantes del entorno. El diagnóstico se debe
mantener a la vista de los participantes para su consulta durante el desarrollo de la
Visión

Responder a las siguientes preguntas:

 ¿Qué y cómo debemos ser?

 ¿Qué deseamos lograr?
 ¿Cómo queremos que nos describan?
 ¿Qué servicios ofrecemos?
 ¿Por qué pensamos que somos diferentes?
 ¿Hacia dónde queremos cambiar?
 ¿Cómo nos organizamos para hacerlo?

Las preguntas anteriores se formulan en razón de lograr lo que queremos ser, es el

futuro deseado para nuestra organización, es el estado ideal que queremos alcanzar.

A partir de las respuestas a dichas preguntas, se debe realizar una integración final; es
posible que nos percatemos de que la respuesta a alguna o algunas preguntas quedó
implícita en otras; en este caso, no es necesario incorporar esta información que puede
resultar repetitiva.

El establecimiento de una Visión debe ir acompañada de los valores organizacionales y

que éstos serán los que acotan el camino al futuro organizacional deseado. Es decir,
los valores serán las opciones o preferencias fundamentales de la organización en torno
a las cuestiones más relevantes que la afectan.

A continuación se demuestran algunos ejemplos de Visión.

Ejemplo 1
Ser reconocida como una verdadera Institución de Asistencia Social, que con
sensibilidad y empeño identifique y atienda las necesidades de nuestra población más
vulnerable, mediante los valores de la familia y respeto pleno a la dignidad.
Ejemplo 1

Ser reconocida como una verdadera Institución de Asistencia Social, que con
sensibilidad y empeño identifique y atienda las necesidades de nuestra población más
vulnerable, mediante los valores de la familia y respeto pleno a la dignidad.

Ejemplo 2

Ser una Institución que fomente el bienestar familiar y proporcione atención a los grupos
más vulnerables de la población del Municipio de Tlalnepantla de Baz, mediante
programas de asistencia social que permitan modificar las condiciones actuales que
impiden su desarrollo integral, identificando y atendiendo sus necesidades para
ayudarlos a que tengan un desarrollo humano sustentable que se refleje en una mejor
calidad de vida.

Después de haber revisado y percatarse de la importancia que tiene la misión y la

visión dentro del manual de organización te mostraremos la importancia y similitud entre
la Misión y Visión:

En este punto se realizará una síntesis histórica breve (máximo 3 cuartillas), en la que
se considere desde su origen, la evolución organizacional y las disposiciones jurídico-
administrativas más importantes que sustentaron su creación, así como la evolución
que ha tenido la estructura orgánica.

Para incluir los antecedentes puede basarse en:

 Ley o decreto por el que se creó

 Informe de labores
 Anuarios

8. Marco jurídico

Se mencionarán los ordenamientos jurídico-administrativos básicos vigentes, que de

manera directa regulan las funciones de la unidad administrativa, órgano
descentralizado o desconcentrado. La lista seguirá el orden jerárquico siguiente:

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Constituciones Estatales
 Estatutos Federales y Estatales de los Gobiernos
 Convenciones internacionales
 Leyes
 Códigos
 Reglamentos
 Convenios
 Decretos
 Acuerdos
 Circulares
 Otros documentos normativo administrativos

Para dar a conocer estas normas se van a describir de la siguiente manera:

Orden cronológico

En cada agrupación se seguirá el orden cronológico en que fue expedida cada

disposición.
Nombre completo

Anotar el nombre completo del ordenamiento, con el número o inciso que identifique al
título, capítulo, artículo y fracción donde se localice dicho precepto. En caso de
necesitarse fecha de publicación en el Diario Oficial, deberá anotarse D.O. y la fecha
que corresponda en números arábigos, siguiendo el orden de día, mes y año.

Circulares y oficios

Para circulares y oficios, anotar número de folio, asunto, nombre del área responsable
de emisión y fecha.

Documentos normativos y administrativos

Para documentos normativos o administrativos, anotar el nombre completo del

documento, el área responsable de emisión, número de tomo si es que lo tiene y
fecha de emisión o modificación.

Enunciado

Se presentan en forma de enunciado, no de redacción.

Después de esta explicación, reafirmaremos la información con los siguientes cuadros:

A continuación se presenta un ejemplo de cómo presentar el marco legal:
9. Atribuciones

Las Atribuciones son un conjunto de facultades que por ley corresponden a una entidad.
En el Manual de organización se transcribirán las facultades del SMDIF, las cuales
están señaladas en su reglamento Interior o bien en las disposiciones jurídicas que
fundamentan sus actividades.

Se debe señalar el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita
debe hacerse entre comillas).
A continuación puedes ver un par de ejemplos:
10. Funciones

Las funciones se derivarán de las atribuciones legales conferidas a los organismos

descentralizados, órganos desconcentrados, o unidades administrativas y la
descripción de las funciones se refiere al quehacer de las áreas de los SMDIF para
alcanzar el objetivo planteado y cumplir con las atribuciones a su cargo. Es decir, solo
se incluirán las funciones esenciales y sustantivas, que por su naturaleza, son las más
importantes.
Las funciones que pudieran considerarse adjetivas o secundarias y que sean
indicadas de la siguiente manera: "Coordinar las actividades con las áreas
subordinadas", "Acordar lo conducente en los asuntos de su competencia", "Distribuir y
coordinar el trabajo entre las áreas subordinadas", "Las demás que el superior
inmediato le encomiende", no deberán incluirse en el manual.

Para su redacción se utilizarán verbos en infinitivo de acuerdo a la clasificación por tipo

de puestos.

Para director se utilizan los siguientes verbos: dirigir, determinar, definir y sancionar,
conducir y vigilar.

La especificidad de las funciones se define en la descripción y perfil de cada uno de los

puestos del organigrama

A continuación te mostraremos un ejemplo sobre las funciones de la Dirección General

del DIF municipal.
11. Estructura orgánica

Es la forma en que está constituida la organización en relación a las áreas, niveles

jerárquicos, puestos y responsabilidades.

Es decir, se identificarán los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia que

guardan entre sí cada una de las áreas que conforma al órgano descentralizado,
desconcentrado o unidad administrativa.

A continuación se te mostrará un ejemplo sobre la estructura organizacional.

12. Organigrama

Se presentará gráficamente la estructura del organismo descentralizado, órgano

desconcentrado o unidad administrativa, reflejando en forma esquemática a todas las
áreas, sus posiciones, relaciones de dependencia, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación y líneas de autoridad. Cada uno de los rectángulos deberá
contener el nombre completo del área. Se permitirá abreviar exclusivamente el nombre
del puesto del área en cuestión, por ejemplo:

Los organigramas podrán diseñarse en forma vertical, horizontal o mixta según sean
las necesidades específicas de cada órgano descentralizado, unidad administrativa,
organización social o privada, así como a lo largo y ancho del formato.

Se diagramarán solo áreas y no puestos, utilizando una figura rectangular del mismo
tamaño que simbolice a cada una de ellas. Los rectángulos deberán contener iguales
dimensiones en todos los niveles jerárquicos y se emplearán para presentar áreas
directivas, operativas y de asesoría, en su caso. Asimismo, deberán presentarse de
izquierda a derecha, primero las áreas sustantivas u operativas y enseguida las áreas
adjetivas o de apoyo.

Se presentará el diseño del organigrama de manera tal que todas las áreas de un
mismo nivel jerárquico dependan de uno superior y queden ligados a este último por
una sola línea continua, exceptuando los de asesoría que se conectarán con líneas
punteadas.
Como te habrás percatado el primer paso es demasiado extenso, ya que en él se da a
conocer la identificación del manual y los elementos que lo componen. Por lo que te
invitamos a analizar el video que se encuentra en plataforma asociado a este tema,
para que tome en cuenta el por qué se necesita una estructura organizacional

3.2 - Paso B. Presentación

La presentación del documento será renglón por renglón seguido, sin sangría, con un
mismo tipo y tamaño de letra.

Posteriormente, los responsables de haber elaborado el manual lo enviarán a la máxima

autoridad del SMDIF para someterlo a su aprobación.
La máxima autoridad del SMDIF, revisará la propuesta de trabajo y si la considera
conveniente la aprobará y llevará a su realización; en caso de que realice
observaciones de cambio, lo regresará para que sea modificada tal propuesta.

Cuando el SMDIF sea unidad administrativa u órgano desconcentrado, el presidente

municipal será el responsable de revisar la presentación, redacción y a probación del
trabajo, con visto bueno del Cabildo. En caso de ser organismo descentralizado, el
director presentará la propuesta ante la junta de gobierno.

3.3 - Paso C. Automatización

La máxima autoridad del SMDIF, revisará la propuesta de trabajo y si la considera
conveniente la aprobará y llevará a su realización; en caso de que realice observaciones
de cambio, lo regresará para que sea modificada tal propuesta.

Cuando el SMDIF sea unidad administrativa u órgano desconcentrado, el presidente

municipal será el responsable de revisar la presentación, redacción y a probación del
trabajo, con visto bueno del Cabildo. En caso de ser organismo descentralizado, el
director presentará la propuesta ante la junta de gobierno.

3.4 - Paso D. Actualización

Cuando se pretenda realizar una modificación al manual se tendrá que enviar una carta
al área correspondiente explicando en qué consiste dicha actualización o cambio del
manual.

4 - Para recordar
Todo trabajador que ingrese a laborar en una institución deberá examinar una guía que
lo introduzca a la dinámica institucional, a fin de que se vaya involucrando no solo en
los procesos que va a ejecutar, ya que debe adquirir nociones generales, es decir, es
imprescindible que comprenda a qué se dedica la institución, hacia donde se encamina
y cuál es el objetivo a alcanzar.

Asimismo, debe conocer cuáles son las áreas que integran la institución y el nivel
jerárquico de cada una de ellas, así como las funciones que realizan y si éstas están
conectadas funcionalmente hablando, para alcanzar el objetivo institucional. De esta
manera, cada uno de los trabajadores podrá asumir la responsabilidad y compromiso
que conlleva el ser parte de la institución y a su vez, contará con un conocimiento sólido
de lo que es la institución, su razón de ser y cómo está internamente organizada.

MÓDULO 3: Manual de procedimientos

1 - ¿Qué es un Manual de procedimientos?
El Manual de procedimientos es otra herramienta administrativa esencial para
la organización y funcionamiento de una institución.

Por ello, a continuación se presenta una propuesta general que te servirá para
desarrollar un Manual del procedimiento, el cual puedas consultar cuantas veces sea
necesario para el buen desarrollo institucional.
El Manual de procedimientos es un documento que detalla en forma metódica y
ordena las operaciones que realiza el SMDIF, en este caso, en cada una de sus
tareas y que de una u otra forma promueven la integración o el desarrollo
humano, familiar y comunitario de las personas.

2 - Importancia y ventajas del Manual de

procedimientos
La importancia de un Manual de procedimientos debidamente elaborado, permite al
funcionario de la institución conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde
debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplir
una determinada tarea.

La elaboración de Manuales de procedimientos dentro de la Institución es una función

de los directores y demás personas con autoridad para la toma de decisiones,
conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar
las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus
funciones, pero sirven a a la vez, como un instrumento de rendición de cuentas acerca
de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son de cada funcionario.
Para que el DIF Municipal funcione de una mejor manera es conveniente que todos sus
trabajadores conozcan los siguientes puntos:
 Qué hace el DIF
 Quién lo hace
 Cómo lo hace
 Con qué lo hace
 Para qué lo hace
Las respuestas a estos puntos se encuentran concentradas en un Manual de
procedimientos, el cual estará al alcance de todos.

Por otro lado, uno de las condiciones para que haya un buen funcionamiento en el
SMDIF, es que debe existir un orden. Por ello, el Manual de procedimientos permite
alcanzarlo, debido a que en él se describen las etapas de un proceso de trabajo, es
decir, se entiende cómo funcionan y quién las hace. Además, al registrar dicha
información en formatos y de manera gráfica dentro del Manual, se está en posibilidad
de elaborar sugerencias que permitan planear, revisar y rediseñar procesos que
mejoren el funcionamiento y rendimiento del SMDIF.
Por lo que, si se desea que el SMDIF crezca, se desarrolle, sea competitivo y haga
más con menos, entonces tiene que registrar y documentar lo que hace, cómo lo
hace, con qué lo hace, quién interviene en ello y con toda esa información, podrá
diseñar nuevas oportunidades de mejora.

Las ventajas de este Manual son:

 Establece responsabilidades para ejecutar y controlar las actividades de

organización.
 Evita errores y retrasos en la operación.
 Proporciona y garantiza servicios asistenciales eficaces y de gran impacto.
 Incrementa y consolida su posición competitiva dentro del sector asistencial.
 Normaliza sus operaciones.
 Aprovecha óptimamente sus recursos humanos, financieros y materiales.
 Desenvolverse en una cultura organizacional de alta calidad y competitividad.
 3 - Propuesta metodológica para elaboración del
Manual de procedimientos
¿Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin un mapa? Sin ello, sabrás que realizar
una tarea sin las indicaciones necesarias para llevarla a cabo, es una labor complicada,
ello no significa que no vayas a llegar al objetivo, pero resulta más difícil. Es decir,
podrás llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de cocina
sin una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y tendrás más intentos fallidos antes
de llegar a la meta.

Lo mismo pasa con los Manuales de procedimientos, son documentos que deben
compartirse y difundirse en la institución, para que los conozcan todos los miembros del
equipo y así puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que
tarea les toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para
que a todos les quede claro hacia dónde van.
Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?
A continuación se presentan los pasos que se deben seguir para la elaboración del
Manual de procedimientos:

Paso A. Actividades preliminares

1. Selección del equipo de trabajo

2. Recopilación de la información

Paso B. Contenido iniciales del Manual

1. Identificación del Manual o portada

2. Índice
3. Introducción
4. Objetivo
5. Marco jurídico

Paso C. Elaboración de los procedimientos

1. Datos Generales del Procedimiento. (Portada por cada procedimiento)

2. Definición de los Objetivos del Procedimiento
3. Políticas de operación
4. Descripción del procedimiento
5. Diagramas de flujo

Paso D. Información adicional

1. Anexos
2. Glosario
3. Bibliografía
Paso A. Actividades preliminares

Para comenzar la elaboración del Manual de procedimientos, se necesitan llevar a cabo

las siguientes dos actividades:

1. Selección del equipo de trabajo

Lo ideal, es que cada área que integra el SMDIF, desarrolle sus propios procedimientos;
en caso de que sea difícil porque el personal no cuenta con espacios para la realización
de esta actividad, se podrá desarrollar la estrategia de seleccionar entre el personal, a
un equipo responsable para trabajarlos.

2. Recopilación de información

Para las personas que ya han trabajado en algún proyecto o programa y que por ende,
ya tienen experiencia en los procedimientos, será más sencillo registrar tanto su
descripción como el flujograma. Sin embargo, cuando se comienza al revés, es decir,
primero se describe el procedimiento con su respectivo flujograma y después se realiza
su operación, suele resultar más complicado, porque no se cuenta con la experiencia o
no se tiene idea de cómo desarrollar las actividades. Si este fuera el caso del equipo
que va a trabajar el procedimiento, es necesario que recopile y revise los
documentos (Manuales administrativos, acta constitutiva, leyes y todos los documentos
necesarios que deben ser integrados al Manual) que les permita visualizar, de una
manera más sencilla, cómo armar el procedimiento.

La información a recopilar será aquella que posibilite identificar los siguientes puntos:

 Antecedentes de la organización
 Tipo de organización
 Actividades (funciones de la organización, actividades que realiza, programa de
trabajo)
 Alcance/Dimensión (Planos de acción de la organización)
 Organigrama
 Plantilla de puestos
 Políticas de trabajo
 En caso de no tener la información a la mano, se pueden realzar las
siguientes actividades:

a) Calendario de actividades

Por cuestiones prácticas es útil contar con un calendario, donde están programadas las
etapas de concentración de información de forma ordenada y designar el tiempo
adecuado para cada actividad.

b) Propuestas de contenido de Manual

Antes de comenzar a recopilar la información, se debe realizar una lista de los temas
que formarán parte del Manual, lo cual servirá como una guía para la investigación. Sin
embargo, ésta puede ir modificándose durante el desarrollo de la investigación.

c) Recabar información

Existen tres tipos de fuentes de información para la elaboración de manuales: las de

carácter documental, las personas y la realidad administrativa.

En las documentales encontramos una gran variedad de registros donde podemos

identificar información de mucha utilidad, por ejemplo, archivos, leyes, reglamentos,
decretos, circulares internas, manuales administrativos, programas de trabajo, formas
impresas y sus instructivos, entre otros. Cuando la documentación es insuficiente, se
debe recurrir al conocimiento y experiencia de las personas que ocupan puestos
directivos o que son responsables de las áreas donde se realizan los procesos
de trabajo.

Es recomendable observar directamente el funcionamiento de una organización,

para tener una mejor idea de sus condiciones de trabajo, de los medios que utiliza,
de la interacción y comportamiento del personal durante su actividad. Para la consulta
de archivos, además de elaborar la relación de documentos que interesan, se deberá
diseñar una "guía" la cual indicará en forma concreta la información a recabar. Para la
consulta de personas, es importante formular una serie de preguntas a fin de que nos
sirva de guía y la cual permita obtener la información suficiente y necesaria para los
fines que se persiguen, y para el estudio de la realidad administrativa, es conveniente
contar previamente con una guía de observación directa.

También es necesario definir a quiénes se entrevistará; se debe tomar en cuenta a

aquellas personas que son las que realicen el trabajo, pues son los que tienen la
experiencia en las acciones, es decir, en lo operativo.

d) Levantamiento de información

Es recomendable comunicar a las áreas de la organización la manera como se

procederá a la obtención de la información, los días y horarios en que se realizará la
entrevista, la cual se basará en las siguientes preguntas:

Para lograr recabar la información, es necesario poner en antecedentes a sus

miembros.
e) Análisis de la información y documentación

Para facilitar el trabajo se sugiere depurar y clasificar la información de acuerdo con los
apartados del Manual, mismos que aparecen en la propuesta de contenido. Sin
embargo, es recomendable que cada responsable operativo sea quien elabore sus
procedimientos a partir de la definición de los procedimientos que son fundamentales
para cumplir con los objetivos, misión y metas del SMDIF.

f) Identificación de los procedimientos

Cuando se esté elaborando el manual de procedimientos se podrá aplicar una regla

simple: elegir únicamente los procedimientos necesarios para lograr los objetivos
previstos en el Manual, por lo que es necesario responder a la pregunta, ¿Cómo lograr
la identificación de los procedimientos?

A continuación te presentamos algunas ideas y criterios importantes que se deben

tomar en cuenta para la identificación.

 Identificar los criterios y lineamientos de actuación de la institución

 Identificar las actividades que sean fundamentales para el SMDIF
 Los procesos y la producción de un bien o un servicio generan procedimientos
 Pedir a cada área que haga una lista sobre:
o Las principales actividades que desarrolla (en caso de que no existan
procedimientos documentados), y
o Las principales políticas y procedimientos del área (si están documentadas)
 Identificar las actividades principales de cada función y proceso determinando (en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y en qué tiempo se llevan a cabo)
A partir de los procedimientos identificados, se deberá elaborar la lista de los
procedimientos que incluirá el Manual y deberá ordenarlos de la siguiente manera:

 En primer lugar por su naturaleza (operativos, administrativos, de procesos, etc.)

 En segundo lugar por área de trabajo; por ejemplo, subdirecciones, jefaturas de
departamento, oficinas o simplemente áreas de trabajo. Esto depende de cómo está
estructurado el organigrama del SMDIF

g) Listado de procedimientos

En este apartado se debe seleccionar en orden de importancia, los procedimientos que

sean de interés y que ayuden a lograr los objetivos y políticas de asistencia social.
Paso B. Contenidos iniciales del Manual
1. Identificación del Manual o portada

La identificación del Manual o portada es importante que contenga los siguientes

puntos:

 Nombre de la organización, dependencia, órgano, unidad administrativa, etcétera,

de donde se elaborarán los procedimientos
 Nombre completo del o los procedimientos que se elaboran
 Nombre del órgano o unidad en la que recaen los procedimientos que se elaboran
 Identificación, con alguna clave, del o los procedimientos que se elaboran
 Lugar y fecha de elaboración
 Cantidad de ejemplares impresos

Dicha identificación es una hoja de presentación, la cual encontrarás en el tema

anterior, por lo que es importante que para su diseño te remitas al tema de Manual de
organización.

A continuación te presentaremos un ejemplo sobre la estructura de dicha hoja.

2. Índice

En este punto se presentarán de manera resumida y ordenada, los temas principales

que comprende el Manual, indicando el número de página en que se localicen.

Es importante que se remita al Manual de organización donde encontrará un ejemplo.

3. Introducción

En la introducción se mencionan en forma sencilla, clara y resumida (no más de dos

cuartillas) la información más relevante de los apartados del Manual. Se debe explicar
la manera o método utilizado en su elaboración, los objetivos que persigue, cómo se le
debe utilizar, a quién va dirigido principalmente, es decir, un breve panorama de lo que
el lector habrá de encontrar en el documento.

Es importante que se remita al Manual de organización donde encontrará un ejemplo.

4. Objetivo

En este apartado se enuncian los fines concretos que se pretendan alcanzar con el
manual de procedimientos.
Para la formulación de objetivos es importante que se remita al Manual de
organización donde encontrará un ejemplo.
5. Marco Jurídico

Para conocer más a fondo este apartado te recomendamos que revises y utilices la
información que se presenta en el apartado Manual de organización, el cual ya se ha
revisado en el tema anterior. Por lo que es importante que se remita al Manual de
organización donde encontrará un ejemplo.

Paso C. Elaboración de los procedimientos

Un procedimiento es el conjunto de actividades orientadas a un mismo fin, enlazadas
en una forma ordenada, que especifica las áreas y personas participantes, así como las
responsabilidades que a cada uno le corresponden. Posteriormente, se realizará el
desarrollo de ciertos rubros por cada procedimiento, a continuación se te mostrarán
los puntos que se necesitan para la elaboración.

 Datos generales por cada procedimiento (Portada por cada procedimiento)

 Objetivos
 Políticas
 Descripción del procedimiento
 Diagrama de flujo

1. Datos Generales del Procedimiento. (Portada por cada procedimiento)

Debe contener los siguientes datos:

 La denominación del procedimiento, es decir, otorgarle un nombre.

 La fecha de elaboración del procedimiento o de su última modificación.
 El nombre y la firma de la persona que elabora el procedimiento.
 El nombre y la firma de la persona que aprueba el procedimiento.
 Las áreas que participan en la elaboración.
 Si el procedimiento tiene una vigencia, se especificará.
 El contenido del procedimiento.
 Anexos del procedimiento.

Estos datos se recogerán en una portada que usted mismo puede diseñar.
2. Definición de los Objetivos del Procedimiento

Es muy importante definir el propósito que se desea cumplir con el procedimiento; para
ello, debe redactarse un objetivo que explique el qué y el para qué se elaboró el
procedimiento; es decir, lo que se quiere lograr al realizarse adecuadamente el conjunto
de actividades que integran el procedimiento. Cuando estés definiendo los objetivos,
hay que tomar en cuenta que tienen un propósito básico, el cual es obtener resultados
o productos específicos.

Los objetivos del procedimiento se redactarán de manera clara y concreta para

asegurar que el personal comprenda sin lugar a dudas la finalidad del procedimiento.
Si existe más de un objetivo, se redactarán en párrafos separados.

Puede redactarse un objetivo general y objetivos específicos, los últimos con las
actividades que ayudan a alcanzar el objetivo general. Si previamente alguna de las
áreas ya cuenta con objetivos y éstos están escritos en algún documento, podrán
utilizarse para elaborar estos objetivos.

Los objetivos se redactarán en el formato denominado "Objetivos del procedimiento".

3. Políticas de operación
Las políticas de operación son lineamientos de aplicación obligatoria, que
instituye una organización, dependencia u órgano, basados en su marco normativo,
para la conducción y/o atención de los asuntos que le correspondan, según su ámbito
de competencia.
El propósito esencial de las políticas en el DIF es simplificar la burocracia
administrativa, es decir, que los trámites que se hagan dentro de él sean más fáciles
y rápidos.

Es importante que recuerde que la pregunta que se hace al elaborar las políticas es "el
qué hacer".
Para que la política esté bien elaborada se debe trabajar este apartado a partir de
integrar un equipo con la gente que trabaja dentro de los procesos del DIF; ya sea
directivos, visitantes, comunidad de apoyo, etcétera.
Se debe informar y explicar oportuna y adecuadamente sobre sus beneficios, no sólo
a los involucrados en su diseño, sino a todos los que tienen que ver de alguna manera
con ella (directivos, proveedores, colaboradores, visitantes, comunidad solicitante de
apoyos, etc.)

4. Descripción del procedimiento

Este paso consiste en desarrollar la estructura del procedimiento, que es la parte

sustancial y verdaderamente importante del procedimiento. Esto se logra por medio de
los descriptivos, que no es otra cosa más que la descripción o relato detallado sobre el
método y secuencia en que se ejecutará el conjunto de actividades, trabajo u
operaciones que integran el procedimiento.
Para facilitar el trabajo se responde a las preguntas:

 ¿Quién realiza? El quién se refiere a la persona y el puesto que desempeña dentro

del DIF o también puede ser alguna de las áreas o subáreas dentro de él.
 ¿Qué actividades? El qué es el desarrollo de la actividad que hay que realizar y se
va escribiendo en orden paso a paso, es decir, debe tener un orden secuencial.

Al final de la descripción de los procedimientos debe anotarse:

 Quién elaboró la descripción de procedimientos

 Quién aprobó tal descripción
 Fecha de emisión

El propósito de la descripción es tipificar (ajustar varias cosas semejantes)

y documentar las actividades que realizan las distintas unidades administrativas del DIF
y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de las actividades en que
participan. El procedimiento escrito asegura que no haya repetitividad del trabajo y
permite a los que realizan la actividad ir por un camino correcto.

Para facilitar el entendimiento del procedimiento se aplica la técnica recomendada en

el desarrollo de sistemas de gestión de calidad a la que se le ha llamado Técnica del
libreto, que consiste en presentar de forma continua y ordenada quién hace qué
actividades.
Dicha técnica se compone de las siguientes tres partes:
PRIMERA
Se menciona al actor o puesto responsable de realizar la actividad. Es decir, se escribe
el nombre del puesto (unidad orgánica), por ejemplo: director general; subdirector de
difusión, subdirector de recursos humanos, etcétera.
SEGUNDA

Se asigna un número consecutivo a la actividad que desarrolla cada actor que va

interviniendo en el procedimiento. Es preferible usar una numeración sencilla como por
ejemplo: 1, 2, 3, 4,....

TERCERA

Se narra o describe la actividad que realiza el actor (descriptivo). La narración debe

iniciar con un verbo de acción conjugado en tiempo presente y en tercera persona
que sea representativo de la actividad, por ejemplo: presenta, elabora, solicita, turna,
compra, entrega, revisa, analiza, etiqueta, notifica, archiva. La descripción de cada
actividad deberá precisar, las consideraciones, criterios, atributos, información,
referencias, métodos, formas, equipos, materiales, bitácoras, etcétera, que se deben
tomar en cuenta para el adecuado desarrollo de la actividad.

Lo anterior debe redactarse con claridad, suficiencia y objetividad:

Claridad
Expresar las ideas de manera directa, sencilla y sin adjetivos.
Suficiencia

Incluir la información necesaria para asegurar la ejecución correcta de la actividad.

Objetividad

La construcción de las ideas y el lenguaje utilizado son de suma importancia para

asegurar una comprensión suficiente e inmediata y evitar interpretaciones o prejuicios.

Con la información anterior se va a realizar el llenado del formato denominado

“Descripción del procedimientos”. Este debe contener los datos de identificación del
procedimiento, los tres componentes de la técnica del libreto (responsable de la
actividad, número consecutivo de la actividad y narración o descripción de la actividad).

A continuación te mostraremos un ejemplo de llenado de formato para la descripción

de procedimientos.
5. Diagramas de flujo
Al diagrama de flujo también se le conoce como flujograma; es una representación
gráfica (dibujo) que estructura el orden de las personas que laboran en el DIF; además,
facilita el desarrollo del procedimiento. Entre los propósitos que tienen el flujograma
están:

 Describir las etapas del procedimiento

 Entender cómo funcionan
 Facilitar el seguimientos de los servicios que se generan en el DIF
 Identificar al personal involucrado en las actividades
 Diseñar nuevos procesos
Los diagramas se elaboran utilizando una variedad de símbolos o elementos
gráficos que representan decisiones, actividades, archivos, conectores de actividad, de
página, dirección del flujo, documentos, inicio o término del procedimiento, entre otros.

Elaboración de diagramas de flujo

El diagrama de flujo o flujograma es el complemento de la estructura del procedimiento,
es decir, es la representación gráfica fiel de la misma estructura que se describió
en forma de texto en el paso anterior. El diagrama de flujo es una herramienta
importante en el desarrollo del procedimiento y por su sencillez gráfica se ahorran
muchas explicaciones a los actores. Además, en la práctica se ha visto que apoyándose
en un borrador del diagrama de flujo se facilita el desarrollo del procedimiento.

Cada una de las actividades descritas o narradas textualmente en el paso anterior (la
descripción), deben corresponder al texto que se incluirá dentro de los distintos
símbolos empleados en la construcción del diagrama.

a) ¿Cuáles son los símbolos básicos más comúnmente empleados en la

construcción de flujogramas?

Existe una variedad de símbolos o elementos gráficos utilizados en la representación

de los procedimientos; se recomienda emplear la menor cantidad posible de éstos; por
esta razón, a continuación solo se presentan los más usuales y adecuados para
nuestros propósitos, por lo que se te recomienda descargar el siguiente archivo
denominado "Símbolos más utilizados en los flujogramas".
b) ¿Cómo se construye el diagrama de flujo y cuándo se utilizan estos símbolos?

Con la información anterior se va a realizar el llenado del formato denominado “formato

para formular el diagrama de flujo”, el cual además de contener los datos de
identificación del procedimiento, está dividido en el número de columnas necesarias de
acuerdo al número de unidades operativas (departamentos, personas, etcétera) que
intervienen en el procedimiento, en cuyo encabezado se escribirá el nombre que le
corresponda a dichas unidades.

Debes considerar que los diagramas de flujo deben proporcionar una descripción del
procedimiento en una vista resumida y de fácil comprensión; entre más compacto y
completo sea, más útil será.
Los símbolos se irán utilizando conforme se vayan requiriendo al seguir la secuencia
en que se realizan las actividades u operaciones del procedimiento, respetando el
mismo orden en que aparecen en la descripción, es decir:
Iniciará y terminará el flujograma con el símbolo inicio o término, escribiendo dentro del
mismo, la palabra que corresponda.

Para cada actividad se usará el rectángulo actividad, que representa la ejecución de

una actividad u operación y la identificará con un número que corresponda al número
del mismo paso en la descripción. El rectángulo actividad se colocará en la columna
que corresponda a la unidad orgánica responsable de su ejecución. Cuando la
responsabilidad de la actividad recaiga en dos unidades orgánicas adyacentes, el
rectángulo actividad se colocará en medio de las dos columnas.

Cuando se llegue a un punto en el que se deba tomar una decisión, se utilizará el rombo,
escribiendo fuera de sus aristas un si o un no (en letras negritas), para indicar el
seguimiento de una ruta u otra, según corresponda a las opciones de cumplimiento de
una condicionante, la cual escribiremos dentro del rombo.
Se asegurará de que todas las líneas de flujo y conectores estén debidamente unidos.
Cuando se use un conector de actividad se inscribirá con dígitos arábigos dentro del
símbolo, el número de la actividad a la que se liga o transfiere el flujo. Cuando el
flujograma no pueda continuar en la misma página, se utilizará el conector de página,
inscribiendo dentro del símbolo una letra mayúscula, empezando la siguiente página
con el mismo conector y su letra

En la redacción de los textos que se inserte en los distintos símbolos, se aplicará

las normas de redacción que también aplicaste a la descripción, procurando que el texto
sea lo más resumido posible.
Cuando se haya concluido el diagrama de flujo, es importante asegurarse que esté
completo y probar la funcionalidad del mismo, verificar que no se mezcle lo que es con
lo que debiera ser:

El diagrama de flujo debe representar como funciona un proceso existente, un proceso

actualizado o un proceso nuevo a implantarse y estos procesos nunca deberán mezclar
situaciones y elementos autorizados o aplicados de manera habitual, con situaciones o
elementos deseables pero que no se llevan o pueden llevar a la práctica, aunque éstos
se consideren idóneos y mejores a los establecidos, en todo caso, esta situación se
podrá considerar como una oportunidad para la mejora del procedimiento en una
revisión futura.
A continuación se te mostrará un ejemplo de diagrama de flujo.
Paso D. Información adicional

1. Anexos
En este apartado se incluye toda aquella información que complemente el trabajo.
Los anexos se sitúan en la parte final del Manual y si son diversos deben enumerarse.
Durante el desarrollo del Manual debe indicarse el número de anexo para su
consultado.

Los Anexos que pueden integrarse en el Manual son los siguientes:

 Cuadros con información estadística

 Diagramas de flujo
 Organigramas
 Ejemplos específicos
 Citas textuales de preceptos jurídicos
 Planos
 Fotografías

2. Glosario
Es la definición de los conceptos, términos o vocablos utilizados en el Manual. Deben
ser concisos, claros y que describan las principales características del concepto.

3. Bibliografía
En esta se incluyen textos, manuales, revistas, libros, folletos, leyes, decretos, y en
general, documentos diversos que se consultan, para la elaboración de los diferentes
apartados del Manual.
Para la redacción de la bibliografía deben anotarse los siguientes datos en el orden
siguiente:

 Autor (apellido paterno, materno y nombre)

 Título del documento
 Editorial
 Lugar de edición y fecha de edición
En el caso de que se anexen las direcciones electrónicas consultadas (páginas Web),
se debe incluir la siguiente información:

 Registrar
 Dirección electrónica
 Fecha de consulta
 Hora de consulta

4 - Para recordar
Estos Manuales administrativos son fundamentales para dar orden al trabajo
institucional, ya que permiten integrar una serie de elementos que todo el personal
debe conocer y aplicar, bajo una línea específica de acción y de orientación respecto a
lo que es la institución, a qué se dedica, cuáles son sus objetivos y qué acciones hay
de desarrollar a fin de dar cumplimiento al objetivo institucional con base en la misión y
encaminado al cumplimiento de la visión propuesta.
El objetivo de llevar a cabo una serie de ejercicios durante este curso fue para aplicar
los conocimientos adquiridos, siendo los productos resultantes parte de los contenidos
que se deben incluir en los manuales, ya que todas las tareas realizadas
estuvieron relacionadas con el trabajo mismo que se lleva a cabo en el SMDIF. Es
decir, ya cuentas con parte de trabajo de los manuales. Ahora solo queda continuar y
cerrar con este proceso, ya que has practicado y obtenido productos concretos del
quehacer diario del DIF.