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Guía de Usuario
Instructivo de la aplicación
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Guía de Usuario
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 8
1.1 Acerca de AULAPP .................................................................................... 8
2. PRIMEROS PASOS ......................................................................................... 9
2.1 Ingresar a AULAPP .................................................................................... 9
3. DASHBOARD ................................................................................................ 10
3.1 Cambiar/Seleccionar centro ..................................................................... 10
3.2 Opciones disponibles ............................................................................... 11
4. CARGAR DATOS DEL CEA .......................................................................... 13
4.1 Editar información del Centro ................................................................... 13
5. EDITAR REPRESENTANTE LEGAL ............................................................. 17
5.1 Completando datos requeridos ................................................................ 17
6. CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR .............................................. 22
6.1 Acceso hasta el formulario de creación.................................................... 22
7. CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA ............................................... 25
7.1 Acceso hasta el formulario de creación.................................................... 25
8. REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL ................................ 28
8.1 Proceso de validación de huella del usuario representante ..................... 28
9. CREACIÓN DE AULAS ................................................................................. 34
9.1 Registrar nueva aula ................................................................................ 34
10. CREACIÓN DE VEHÍCULOS ......................................................................... 42
10.1 Registrar nuevo vehículo.......................................................................... 42
11. CREACIÓN DE INSTRUCTORES ................................................................. 45
11.1 Registrar nuevo instructor ........................................................................ 45
12. REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR ............................................... 52
12.1 Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-Recepcionistas ........ 52
13. ADMINISTRACIÓN ........................................................................................ 58
13.1 Crear clases ............................................................................................. 58
13.2 Crear banco de preguntas........................................................................ 62
13.3 Activación de vehículo: NFC .................................................................... 67
13.4 Ingreso App Aulas: usuario recepcionista ................................................ 70
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Guía de Usuario
13.5 Editar horario del CEA.............................................................................. 76
13.6 Configurar examen teórico ....................................................................... 79
13.7 Configurar examen práctico ..................................................................... 81
13.8 Configurar intentos de exámenes ............................................................ 84
13.9 Crear aprendiz ......................................................................................... 88
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Guía de Usuario
Tabla de Imágenes
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Guía de Usuario
Imagen 51: Icono Acceso a ubicación denegado Google Chome .................................................... 38
Imagen 52: Administrar permisos Google Chrome ........................................................................... 38
Imagen 53: Borrar restricción acceso Ubicación ............................................................................... 39
Imagen 54: Mensaje Permiso de acceso Ubicación ......................................................................... 39
Imagen 55: Mapa Localización Geográfica Google Chrome ............................................................ 40
Imagen 56: Notificación "Se creó el aula exitosamente"................................................................... 40
Imagen 57: Notificación de acceso Ubicación Mozilla Firefox .......................................................... 41
Imagen 58: Icono Acceso a ubicación denegado Mozilla Firefox ..................................................... 41
Imagen 59: Mapa Localización Geográfica Mozilla Firefox .............................................................. 41
Imagen 60: Notificación de acceso Ubicación Mozilla Firefox .......................................................... 41
Imagen 61: Eliminación restricción acceso Ubicación ...................................................................... 41
Imagen 62: Notificación de acceso Ubicación Internet Explorer ....................................................... 42
Imagen 63: Mapa Localización Geográfica Internet Explorer ........................................................... 42
Imagen 64: Datos Básicos Vehículo ................................................................................................. 43
Imagen 65: Datos Adicionales Vehículo ........................................................................................... 44
Imagen 66: Anexos Vehículo ............................................................................................................ 44
Imagen 67: Notificación "Se creó el vehículo exitosamente” ............................................................ 45
Imagen 68: Wizard Registrar instructor ............................................................................................. 45
Imagen 69: Nuevo Instructor ............................................................................................................. 46
Imagen 70: Pestaña “Datos Básicos Instructor” - Instructor ............................................................. 47
Imagen 71: Pestaña “Datos de Conducción” - Instructor .................................................................. 48
Imagen 72: Pestaña “Datos de Instrucción” - Instructor ................................................................... 49
Imagen 73: Pestaña “Biometrías” - Instructor ................................................................................... 49
Imagen 74: Pestaña “Información Adicional” - Instructor .................................................................. 50
Imagen 75: Pestaña “Anexos” - Instructor ........................................................................................ 51
Imagen 76: Notificación Se creó el instructor exitosamente ............................................................. 51
Imagen 77: Login Ingreso App móvil recepcionistas......................................................................... 52
Imagen 78: Menú principal App móvil Recepcionista ....................................................................... 53
Imagen 79: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista ............................................................ 53
Imagen 80: Consejos Captura Huellas ............................................................................................. 54
Imagen 81: Proceso de Captura mano izquierda.............................................................................. 54
Imagen 82: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda ................................................................... 55
Imagen 83: Mensaje "Captura completa" mano izquierda ................................................................ 55
Imagen 84: Proceso de Captura mano derecha ............................................................................... 56
Imagen 85: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha .................................................................... 56
Imagen 86: Mensaje "Captura completa" mano derecha.................................................................. 57
Imagen 87: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente" .................................................................... 57
Imagen 88: Login Acceso Aplicacion Web ........................................................................................ 58
Imagen 89: Pestaña Administración.................................................................................................. 58
Imagen 90: Botón Clases .................................................................................................................. 59
Imagen 91: Botón Nueva Clase ........................................................................................................ 59
Imagen 92: Pestaña Datos Básicos Clase ........................................................................................ 60
Imagen 93: Pestaña Temas Clase .................................................................................................... 61
Imagen 94: Notificación Se creó la clase exitosamente ................................................................... 61
Imagen 95: Pestaña Administración.................................................................................................. 62
Imagen 96: Botón Banco de preguntas ............................................................................................. 62
Imagen 97: Botón Cantidad de preguntas ........................................................................................ 63
Imagen 98: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad ....................................... 63
Imagen 99: Botón Nueva pregunta de opción múltiple ..................................................................... 64
Imagen 100: Pestaña Enunciado Pregunta ...................................................................................... 65
Imagen 101: Pestaña Datos de la pregunta ...................................................................................... 65
Imagen 102: Pestaña Posibles Respuestas ..................................................................................... 66
Imagen 103: Pestaña Respuesta Correcta ....................................................................................... 66
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Imagen 104: Notificación Se creó la pregunta exitosamente ............................................................ 67
Imagen 105: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad ..................................... 67
Imagen 106: Login App NFC ............................................................................................................. 68
Imagen 107: Campo selección CEA ................................................................................................. 68
Imagen 108: Campo Selección Vehículo .......................................................................................... 69
Imagen 109: Botón Escribir datos en etiqueta .................................................................................. 69
Imagen 110: Login Ingreso App móvil Aulas ..................................................................................... 70
Imagen 111: Mensaje Registro de la Información del Dispositivo Móvil ........................................... 70
Imagen 112: Botón Aulas .................................................................................................................. 71
Imagen 113: listado de Dispositivos Registrados en el CEA ............................................................ 71
Imagen 114: Pestaña Datos Adicionales - Editar Aula ..................................................................... 72
Imagen 115: Menu App Aulas ........................................................................................................... 72
Imagen 116: Solicitud uso Camara del Móvil App Aulas .................................................................. 73
Imagen 117: Captura de Huellas App Aulas ..................................................................................... 73
Imagen 118Solicitud Acceso contenido multimedia del Móvil App Aulas ......................................... 74
Imagen 119: Captura de Huellas App Aulas ..................................................................................... 74
Imagen 120: Notificación Registro de Asistencia exitosa ................................................................. 75
Imagen 121: Mensaje "no se encontraron sesiones activas en esta aula" ....................................... 75
Imagen 122: Verificación clases Calendario CEA............................................................................. 76
Imagen 123: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 76
Imagen 124: Pestaña Configuración ................................................................................................. 76
Imagen 125: Botón Configuración CEA ............................................................................................ 77
Imagen 126: Opción Editar Horario ................................................................................................... 77
Imagen 127: Orden Modificación Horario ......................................................................................... 78
Imagen 128: Notificación Se modificó la información del CEA exitosamente .................................. 78
Imagen 129: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 79
Imagen 130: Pestaña Configuración ................................................................................................. 79
Imagen 131: Botón Configuración CEA ............................................................................................ 79
Imagen 132: Opción Configurar examen teórico .............................................................................. 80
Imagen 133: Porcentaje Aprobación Examen Teórico ..................................................................... 80
Imagen 134: Notificación Actualización Porcentaje examen teórico ................................................ 81
Imagen 135: Notificación Cancelación Actualización Porcentaje examen teórico ........................... 81
Imagen 136: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 81
Imagen 137: Pestaña Configuración ................................................................................................. 81
Imagen 138: Botón Configuración CEA ............................................................................................ 82
Imagen 139: Opción Configurar examen Práctico ............................................................................ 82
Imagen 140: Botón "Configurar items" Examen Practico.................................................................. 83
Imagen 141: Botón "Guardar Cambios" items Examen Practico ...................................................... 84
Imagen 142: Notificación ítems del examen práctico han sido actualizados con éxito .................... 84
Imagen 143: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 85
Imagen 144: Pestaña Configuración ................................................................................................. 85
Imagen 145: Botón Configuración CEA ............................................................................................ 85
Imagen 146: Opción Configurar Intentos exámenes ........................................................................ 86
Imagen 147: Configuración número de Intentos examen teórico y practico ..................................... 86
Imagen 148: Configuración cantidad permitida de intentos examen teórico y practico ................... 87
Imagen 149: Notificación número de intentos del examen teórico/práctico ha sido actualizado ..... 87
Imagen 150: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 88
Imagen 151: Pestaña Aprendices ..................................................................................................... 88
Imagen 152: Listado de aprendices - Botón Nuevo Aprendiz........................................................... 88
Imagen 153: Pestaña "Datos Basicos" Aprendiz .............................................................................. 89
Imagen 154: Pestaña "Documento de Identidad" Aprendiz .............................................................. 90
Imagen 155: Pestaña "Biometrias" Aprendiz .................................................................................... 90
Imagen 156: Pestaña "Información Adicional" Aprendiz ................................................................... 91
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Guía de Usuario
Imagen 157: Notificación correcta creación del aprendiz ................................................................. 92
Imagen 158: Login Ingreso App móvil recepcionistas ...................................................................... 92
Imagen 159: Menú principal App móvil Recepcionista ..................................................................... 93
Imagen 160: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista .......................................................... 93
Imagen 161: Consejos Captura Huellas ........................................................................................... 94
Imagen 162: Proceso de Captura mano izquierda ............................................................................ 94
Imagen 163: Mensaje "Captura completa" mano izquierda .............................................................. 95
Imagen 164: Proceso de Captura mano derecha ............................................................................. 95
Imagen 165: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha .................................................................. 96
Imagen 166: Mensaje "Captura completa" mano derecha ............................................................... 96
Imagen 167: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente" .................................................................. 97
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Guía de Usuario
1. INTRODUCCIÓN
Este instructivo está realizado con la idea de proveer una vista general de las
opciones y funciones disponibles al usuario que vaya a ejercer roles de (Representante
Legal – Administrador – Recepcionista – Aprendiz) dentro de la aplicación AULAPP, así
como el alcance de la misma.
Teniendo en cuenta todos los pasos previos dentro del ciclo, como la interfaz general
inicial del dashboard y sus funciones disponibles, el desplazamiento hacia cada interfaz
dependiendo de sus módulos, la selección de campos, realizar búsquedas, el proceso de
registro y los campos requeridos para completar cada operación. En este instructivo se
comprenderá desde que se entrega al CEA el usuario representante legal hasta opciones
de configuración como por ejemplo: configurar cantidad de intentos por exámenes.
AULAPP es a grandes rasgos, una plataforma web y móvil que permite una gestión
fácil y eficiente de todos los procesos administrativos y de gestión de los CEA. Gestiona el
registro y administración de: vehículos, aprendices, instructores, aulas de clases y pistas
de entrenamiento, al personal administrativo, los horarios de clases, la construcción de
contenidos y temáticas para cada uno de los cursos ofertados por su CEA.
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Guía de Usuario
2. PRIMEROS PASOS:
2.1 Ingresar a AULAPP:
1. Para iniciar el proceso de adecuación se utilizarán las credenciales de un usuario rol
Representante Legal, entregado al centro, quienes poseen la permisología requerida. El ingreso a
AULAPP se realiza por medio del siguiente enlace: https://aulapp.co/login
IMPORTANTE: debe ingresar a esta aplicación desde uno de los navegadores sugeridos (Google
Chrome y/o Mozilla Firefox).
2. Una vez haya cargado la página, podrá visualizar un recuadro en donde se le solicita ingresar sus
credenciales de usuario:
3. Si las credenciales de usuario son correctas, al pulsar Iniciar Sesión la aplicación le redirigirá
hacia la vista de inicio: el Dashboard. Obteniendo un resultado similar al siguiente:
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Guía de Usuario
Imagen 2: Dashboard
3. DASHBOARD:
3.1 Cambiar/Seleccionar centro:
1. Desde el dashboard, la vista de inicio, es posible seleccionar el centro con el cual deseamos
trabajar. Algo muy útil para sociedades que manejen varios centros. Simplemente haremos clic en
la opción con el nombre del centro, ubicada en la esquina superior izquierda y veremos cómo se
despliega el listado permitiéndonos seleccionar el deseado, se puede filtrar por nombre de centro
e ID RUNT Empresa.
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Guía de Usuario
2. Luego de seleccionar el deseado, aparecerá una ventana emergente indicando que el cambio de
centro ha sido exitoso:
- Wizard: ayuda de siete (7) pasos con los procesos que se deben cumplir para la adecuación del
CEA. Colocando el cursor por encima de cualquiera de sus puntos indicará en qué consiste.
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Guía de Usuario
- Selector de centros: el utilizado anteriormente para desplazarse entre los centros de la sociedad.
- Nuevo aprendiz: acceso directo utilizado para registrar aprendices en Aulapp desde la aplicación
web.
- Filtrado por tipo de evaluación: se utiliza para mostrar solo cierta información dependiendo del
tipo de evaluación (ej. Teoría, examen práctico, práctica manejo...).
- Desplazamiento entre rango de fecha: se puede desplazar entre las fechas, dependiendo del
tipo que seleccione (listado, mes, semana o día).
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Guía de Usuario
4. CARGAR DATOS DEL CEA:
4.1 Editar información del Centro:
1. Hacer clic en el primer punto del wizard (Editar Centro) o si usted lo prefiere puede seguir la ruta
completa: ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp y acceder a la ruta
Configuración -> CEA -> Editar información:
2. Una vez haya hecho clic en ‘Editar información’, se desplegará el formulario para edición de
centro (administrativo), donde los centros deben cargar sus documentos para continuar con el
proceso de adecuación. Este proceso debe ser completado por el CEA utilizando su usuario
Representante Legal. El formulario se encuentra dividido en dos pestañas: ‘Datos del centro’ e
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Guía de Usuario
‘Información adicional’. Luego de diligenciar todos los campos requeridos en ambas, hacer clic en
‘Finalizar’.
Sociedad: seleccionar del listado una sociedad previamente creada para ese centro.
ID RUNT Empresa: Registro Único Nacional de Tránsito identificador del centro.
ID RUNT Autoridad: Registro Único Nacional de Tránsito identificador de sociedad.
Nombre del CEA: diligenciar el nombre del centro de enseñanza, tal como aparezca en la
Cámara de Comercio.
Matrícula Mercantil CEA: número recibido al matricularse en el Registro Mercantil, de
acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio.
Resolución de habilitación Ministerio de Transporte: número de resolución ubicado en
dicho documento.
Soporte de Resolución de habilitación: adjuntar archivo en formato PDF, no mayor a 5MB,
aunque se pueden subir varios archivos. Es posible eliminarlos, siempre y cuando exista
más de uno.
Fecha de expedición resolución de habilitación: fecha en que fue expedida dicha
resolución.
Certificado de conformidad vigente expedido por el ente certificador: adjuntar el archivo
del certificado de calidad, en formato PDF y no mayor a 5MB. Se pueden subir varios
archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno.
Fecha de vigencia del certificado: fecha de vencimiento de dicho certificado, encontrada
en la primera página del documento.
Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: adjuntar archivo en formato PDF
no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando
exista más de uno.
Fecha de expedición Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: diligenciar
fecha en que fue otorgada dicha licencia.
Soporte Póliza de Responsabilidad Civil: adjuntar archivo en formato PDF no mayor a
5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más
de uno.
Fecha de vigencia Póliza de Responsabilidad Civil: fecha de vencimiento de dicha póliza,
encontrada en el documento.
Ente certificador: seleccionar un ente del listado disponible, quien haya emitido el
certificado de conformidad vigente.
Nivel de habilitación: seleccionar uno de los tres niveles, con el que cuente dicho CEA.
Descripción: cuadro de texto opcional para introducir información relevante al CEA.
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
4. En la pestaña ‘Información adicional’:
Consignación o Póliza – Recibo: según aplique para el caso del CEA, adjuntar archivo de
Consignación en formato PDF no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es
posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno. En caso de aplicar Póliza,
diligenciar el número de póliza de seguro de responsabilidad civil, ubicado en la primera
página el documento y el respectivo archivo adjunto con las mismas especificaciones
indicadas anteriormente.
Dirección, Número de teléfono, Número de contacto para soporte, Zona,
Departamento y Ciudad: estos campos no se pueden modificar, debido a que se traen
directamente de la información cargada al crear/editar el centro desde la interfaz de
Superadministración. Sin embargo, se debe validar que traiga la respectiva información para
cada campo.
Localización geográfica: agregar posición con el mapa de Google Maps, se puede asignar
la ubicación actual o seleccionar una dentro del mapa manualmente.
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
2. Esto nos llevará a la interfaz de Representantes Legales, desde donde se tienen las opciones
siguientes disponibles:
- Botón de nuevo representante legal: utilizado para crear un representante legal delegado,
exclusivamente para el centro en que se encuentre el usuario actualmente.
- Opciones de filtrado: es posible buscar información del listado filtrando por las columnas del
mismo, cambiar el listado a modo vertical y también se pueden mostrar/ocultar columnas.
3. Pulsaremos clic en el botón de ‘Editar’ en la fila del nombre nuestro representante legal para
modificar y agregar la información faltante del mismo.
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Guía de Usuario
todos los datos requeridos, avanzar entre pestañas haciendo clic en ‘Siguiente’ y ‘Finalizar’ en la
última para guardar los cambios completando la edición.
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Guía de Usuario
Fecha de nacimiento: este campo se autocompleta para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
Nombres y Apellidos: estos campos se autocompletan para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
Departamento de expedición: seleccionar uno del listado.
Ciudad de expedición: seleccionar uno del listado.
Fecha de expedición: diligenciar fecha de expedición del documento de identidad.
Género y RH: si dichos campos no se autocompletan con el escaneo del documento deben
ser diligenciados por el usuario seleccionando el indicado desde cada listado.
7. En la pestaña ‘Biometrías’:
Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al
representante.
Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del
representante.
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
9. Luego de completar el diligenciamiento de las cuatro pestañas y hacer clic en ‘Finalizar’ la
aplicación nos llevará de nuevo a la interfaz de representantes legales (o al siguiente paso del
wizard: crear administrador), esta vez indicando con un mensaje que la información del
representante se modificó de manera exitosa.
Imagen 21: Mensaje “La información del representante se modificó de manera exitosa”
2. Pero si usted desea ingresar manualmente a crear el usuario administrador debe seguir la
siguiente ruta (de lo contrario, saltar hasta el punto #7):
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Guía de Usuario
6. Por último, ubicamos el botón de Nuevo administrador en la esquina superior izquierda, acto
seguido hacemos clic en el mismo.
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Guía de Usuario
8. Los datos que se deben ingresar para la creación del Administrador son básicos: tipo y número
de documento, nombre completo, foto en archivo adjunto no mayor a 2MB y correo electrónico.
Una vez diligenciados los campos y hecho clic en ‘Finalizar’, la aplicación indicará que se ha creado
el administrador exitosamente y el wizard mostrará el cuarto y próximo paso (Crear recepcionista).
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
2. Nos mostrará el formulario para la creación de nuevo usuario recepcionista, dividido en dos
pestañas: datos básicos e información de cuenta.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y número de documento, nombres y
apellidos del nuevo usuario) y pulsar el botón de Siguiente.
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Guía de Usuario
4. Información de cuenta: diligenciar los campos requeridos (foto en archivo con formatos
compatibles como pdf/png/jpeg/jpg y correo electrónico del nuevo usuario) y hacer clic en el botón
de Finalizar.
5. La aplicación mostrará el quinto paso (Agregar aula) y en la esquina superior derecha aparecerá
el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el recepcionista exitosamente.
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Guía de Usuario
8. REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL:
8.1 Proceso de validación de huella del usuario representante:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del representante legal (requerido), ingreso y salida del
examen teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe
diligenciar el número de documento del representante legal al cual se le hará el registro de biometría
y pulsar la opción de registrar biometría.
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Guía de Usuario
3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.
4. Luego se mostrará un mensaje preguntando si desea permitir el acceso del módulo al dispositivo
y su contenido multimedia. Pulsaremos Permitir.
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Guía de Usuario
6. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
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Guía de Usuario
7. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
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Guía de Usuario
8. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
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Guía de Usuario
10. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
11. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
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Guía de Usuario
9. CREACIÓN DE AULAS:
9.1 Registrar nueva aula:
1. Si la operación anterior de creación de usuario recepcionista en la aplicación web fue exitosa, la
aplicación nos llevará automáticamente hasta la opción de agregar aula y veremos que en los
primeros cuatro pasos ya aparecerá un visto bueno como señal de que dichos pasos han sido
completados exitosamente.
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Guía de Usuario
2. Ruta manual: Administración -> Aulas -> Nueva aula o pista.
3. Nos mostrará el formulario para agregar aula, dividido en dos pestañas: datos básicos y datos
adicionales.
4. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y nomenclatura de aula, dimensiones,
área y capacidad) y pulsar el botón de Siguiente.
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
6. Si en el botón de Posición nos aparece la localización geográfica en blanco sin poder seleccionar
en mapa, de la siguiente manera:
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Guía de Usuario
7. Se deben verificar en el navegador las opciones de acceso a tu ubicación, o notificaciones con
dicha solicitud, por ejemplo en el navegador Google Chrome:
8. Para este caso pulsar el botón con la equis roja y luego hacer clic en Administrar:
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Guía de Usuario
9. Esto nos lleva a las opciones de configuración de ubicación del navegador, donde debemos
borrar el bloqueo que posee el sitio haciendo clic sobre el icono de la papelera:
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Guía de Usuario
11. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el sexto
paso (Registrar vehículo) o el listado de aulas (si no es la primera vez que se agrega un aula), y en
la esquina superior derecha aparecerá el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó
el aula exitosamente.
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Guía de Usuario
12. En el navegador Mozilla Firefox varía ligeramente el mensaje mostrado y los pasos para
permitir el acceso a ubicación:
Imagen
Imagen60:
59:Notificación
Mapa Localización
de acceso
Geográfica
UbicaciónMozilla
MozillaFirefox
Firefox
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Guía de Usuario
15. En el navegador Internet Explorer se debe hacer clic en Permitir siempre cuando aparezca el
recuadro emergente:
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Guía de Usuario
2. Nos mostrará el formulario para agregar vehículo, dividido en tres pestañas: datos básicos,
datos adicionales y anexos.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (categoría, placa, modelo, marca y fecha
de la matrícula) y pulsar el botón de Siguiente.
4. Datos adicionales: diligenciar los campos requeridos (número de VIN, serial del chasis y
motor, referencia, vencimiento del SOAT, expedición y vencimiento de revisión tecnicomecánica
en caso de aplicar, CDA que expide dicha revisión tecnicomecánica, en caso de no aplicar colocar
‘N/A’, clase y línea del vehículo, tipo de servicio y descripción) y pulsar el botón de Siguiente.
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Guía de Usuario
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Guía de Usuario
6. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el séptimo
y último paso del wizard (Registrar instructor), en la esquina superior derecha aparecerá el
respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el vehículo exitosamente.
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Guía de Usuario
- Capturar frente / Capturar atrás: se utilizan para capturar la parte trasera y delantera del
documento de identidad (excepto pasaporte) mediante la utilización del periférico escáner. Se debe
hacer clic en dichos botones una vez se encuentre ejecutándose la aplicación Aulapp Desktop y
conectados/configurados los dispositivos periféricos (Escáner-Pad de Firmas-Cámara).
- Nombres y Apellidos: introducir nombres y apellidos del instructor. Ambos campos (Nombres y
Apellidos) tienen un límite de 20 caracteres cada uno.
- Correo electrónico / Confirmar correo electrónico: diligenciar el correo electrónico utilizado por
el instructor.
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Guía de Usuario
- Fecha de expedición: introducir la fecha de expedición del documento de identidad del instructor.
- Adjunto con licencia de conducción: adjuntar archivo con licencia de conducción del instructor
(tamaño máximo 2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
NOTA: en caso de que conductor posea licencia de motocicleta pero no de automóviles (o viceversa)
solo llenar los campos de la sección que aplique y hacer clic en ‘Siguiente’ dejando la otra en blanco,
sin agregar información.
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Guía de Usuario
- Licencia de instrucción: adjuntar archivo con licencia de instrucción (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
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Guía de Usuario
6. En la pestaña de ‘Biometrías’:
- Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop instalado/ejecutándose
y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al instructor.
- Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del instructor.
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- EPS: seleccionar un EPS del listado.
8. En la pestaña de ‘Anexos’:
- Certificado laboral: anexar en archivo adjunto certificado de competencia laboral (tamaño máximo
2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de bachiller: anexar en archivo adjunto título de bachiller (tamaño máximo 2MB, formatos
pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de pregrado: campo opcional para adjuntar título de pregrado (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de posgrado: campo opcional para anexar título de posgrado (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Otro: campo opcional para anexar otro documento relevante (tamaño máximo 2MB, formatos pdf,
png, jpeg y jpg).
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12. REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR:
12.1 Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-
Recepcionistas:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del instructor (requerido), ingreso y salida del examen
teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe diligenciar el
número de documento del instructor al cual se le hará el registro de biometría y pulsar la opción de
registrar biometría.
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3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.
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5. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
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6. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
7. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
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10. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
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13. ADMINISTRACIÓN:
13.1 Crear clases:
1. Ingresaremos en la aplicación con el usuario Rol Administrador o Recepcionista colocando
nombre de usuario y contraseña en el recuadro de login para posteriormente hacer clic en Iniciar
sesión, si es el primer inicio la aplicación solicitará el respectivo cambio de contraseña:
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5. La operación anterior nos llevará hasta el módulo de clases, desde donde podremos visualizar
el listado de las mismas y las opciones asociadas. Para continuar, se debe hacer clic en el botón de
Nueva clase.
6. A continuación se mostrará el formulario para creación de aula, dividido en dos pestañas: datos
básicos y temas.
7. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (código, tipo de clase, nombre y tipo de
contenido) para posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
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10. La aplicación regresará al listado de clases, desde donde se podrá visualizar un mensaje de
notificación indicando que se creó la clase exitosamente, de igual forma dicha clase aparecerá ya
en el listado y será posible ver su detalle o editarla.
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13.2 Crear banco de preguntas:
1. Para acceder al módulo Banco de preguntas debe seguir la siguiente ruta:
4. La operación anterior llevará al módulo de preguntas, donde aparece el listado, las opciones
asociadas y el botón para creación. Sin embargo, primero se debe hacer clic en el botón de Cantidad
de preguntas, desde donde es posible visualizar los requisitos para la creación del banco de
preguntas, así como también la cantidad de preguntas creadas hasta el momento por cada alcance
y dificultad. La dificultad por cada alcance está compuesta por baja, media y alta. Deben existir dos
preguntas por cada dificultad, haciendo un total de seis preguntas por alcance. Luego de visualizar
el número de preguntas, hacer clic en Aceptar.
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5. Para iniciar la carga de preguntas, se debe hacer clic en el botón de Nueva pregunta de opción
múltiple.
7. Enunciado: diligenciar el enunciado de la pregunta haciendo uso del recuadro de texto y pulsar
el botón de Siguiente para continuar.
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Guía de Usuario
9. Posibles respuestas: diligenciar las respectivas posibles respuestas para la pregunta y
posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
10. Respuesta correcta: asignar la respuesta correcta entre las opciones previamente agregadas
y luego hacer clic en el botón de Finalizar.
11. La aplicación regresará al listado de preguntas donde se visualizará la nueva pregunta creada
y un mensaje de notificación en la esquina superior derecha indicando que se creó la pregunta
exitosamente.
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12. Repetir el proceso anterior hasta que cada dificultad posea mínimo dos preguntas por cada
alcance.
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Guía de Usuario
4. Se debe acercar la etiqueta al móvil para que sea reconocida por el mismo, apareciendo un
mensaje con el Id de la etiqueta, una indicación de si está permitido el modo de escritura en la
etiqueta y un botón de Escribir datos en etiqueta que pulsaremos para finalizar la operación. La
app móvil indicará que se ha registrado el vehículo exitosamente. Si se ingresa en la aplicación web
a la ruta Administración – Vehículos y ubica el recién registrado, podrá notar que ya el estado se
encuentra Activado (color verde) en el listado.
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13.4 Ingreso App Aulas: usuario recepcionista
1. Ingresar en la App Aulas, mostrará una pantalla donde se debe y diligenciar el correo del usuario
recepcionista del centro en cuestión y su contraseña, posteriormente pulsar Acceder.
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4. El listado mostrará las aulas y pistas registradas, su nomenclatura, el dispositivo que posean
asociado, la capacidad, dirección y estado actual. Así como las opciones asociadas: detalle o editar.
Es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar vista, agregar o quitar columnas y
especificar número de filas a mostrar por página. Acto seguido, seleccionar el aula deseada que no
posea aún dispositivo asociado, haciendo clic en Editar.
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6. Se debe ingresar nuevamente en la App móvil, módulo aulas, con credenciales del usuario
recepcionista y aparecerá un recuadro para introducir el número de documento del
aprendiz/instructor. Posteriormente pulsar el botón de Verificar usuario.
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8. Completar la respectiva captura de huellas digitales, colocando los dedos de la mano indicada
en la forma y lugar mostrado por la pantalla.
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11. Posibles errores: es posible que al diligenciar ambas huellas aparezca un mensaje indicando
no se encontraron sesiones activas en esta aula. Para ese caso particular se debe verificar tanto
la hora como el día de la cita en el calendario. Recuerde que solo se permite el acceso a la sesión
15 minutos antes o después de la hora de inicio de dicha cita.
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2. Hacer clic en la pestaña de configuración ubicada en la barra lateral izquierda. Aparecerán dos
opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
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4. Seleccionar el día, asignar el horario de inicio/fin deseado en ambas jornadas y luego hacer clic
en Agregar horario para cada día que se modifique, al terminar hacer clic en Guardar horario y
luego en Finalizar para aplicar los cambios en el centro. Siguiendo el orden como se muestra en la
imagen.
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13.6 Configurar examen teórico:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador y hacer clic en la opción llamada
Configuración, ubicada en la barra lateral izquierda.
2. Aparecerán dos opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
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4. La operación anterior mostrará una ventana emergente en donde se solicita el nuevo porcentaje
mínimo de aprobación. Luego de seleccionar el mismo hacer clic en Aceptar.
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Guía de Usuario
6. En caso de Imagen 134: Notificación Actualización Porcentaje examen teórico hacer clic en
cancelar, aparecerá el
respectivo mensaje
indicando que no se ha llevado a
cabo el proceso de actualización
del porcentaje.
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4. La acción anterior mostrará el listado de ítems prácticos, en dicha interfaz se puede visualizar
el nombre, nivel y categorías de cada ítem, así como los porcentajes de nivel bajo, medio y
aprobación. También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista,
mostrar/ocultar columnas, desplazarse entre las páginas e indicar cantidad de filas mostradas por
cada una. El botón de configuración llamado Configurar ítems se encuentra en la parte superior
izquierda. Se debe hacer clic en él.
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Guía de Usuario
5. En la siguiente pantalla se configurarán los ítems prácticos. Se muestran (siendo posible también
su
modificación): el nombre del ítem, su nivel y categorías. Es posible asignar el porcentaje de nivel
medio y el de aprobación. Luego de realizar las modificaciones requeridas se debe hacer clic en el
botón de Guardar cambios.
6. Se mostrará un mensaje de notificación indicando que los ítems del examen práctico han sido
actualizados con éxito.
Imagen 142: Notificación ítems del examen práctico han sido actualizados con éxito
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Guía de Usuario
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un menú de opciones asociadas a la configuración
del centro, se debe hacer clic en Configurar intentos exámenes.
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Imagen 149: Notificación número de intentos del examen teórico/práctico ha sido actualizado
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13.9 Crear aprendiz:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador o Recepcionista y hacer clic en la
pestaña llamada Aprendices, ubicada en la barra lateral izquierda.
2. Se mostrará la interfaz de aprendices, donde se puede visualizar un listado con cada uno de los
aprendices registrados, los campos visibles son: documento, nombre, teléfono, correo
electrónico, sede, estado de activación, inscripción y acciones asociadas (detalle y editar).
También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista, mostrar/ocultar
columnas, cambiar de páginas e indicar cantidad de filas mostradas por cada una. En la esquina
superior izquierda se encontrará un botón llamado Nuevo aprendiz, al cual haremos clic.
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Guía de Usuario
3. La acción anterior desplegará el formulario para la creación de aprendiz, dividido en cuatro
pestañas: datos básicos, documento de identidad, biometrías e información adicional.
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6. Biometrías: hacer clic en los botones de Capturar foto con la cámara habilitada para realizar la
captura de la foto de identificación del usuario aprendiz y Capturar firma con el dispositivo de firmas
conectado al equipo, posteriormente hacer clic en Siguiente.
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7. Información adicional: diligenciar los campos solicitados (nombre del EPS, teléfono móvil y de
residencia, dirección de residencia, datos de contacto de emergencia, ID del CEA, número PIN, del
cual se debe validar disponibilidad contra Paynet en la misma pantalla y el registro digitalizado de la
solicitud en archivo con extensiones reconocidas como pdf/png/jpeg y jpg no mayor a 2MB).
8. Posteriormente hacer clic en el interruptor que indica Acepta que ha leído y comprendido los
términos y condiciones, teniendo en cuenta que el archivo se encuentra justo al lado, disponible
para su visualización haciendo clic en Descargar. Al completar esta operación se debe hacer clic en
Finalizar.
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10. Ingresar en la app móvil – módulo Recepcionistas con un usuario rol recepcionista del mismo
centro.
11. Introducir el documento de identidad del aprendiz al que se le desea realizar el registro
biométrico y pulsar Registrar biometría. Aparecerá una ventana de verificación solicitando la
contraseña del usuario recepcionista, luego de introducirla pulsar el botón de Verificar.
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12. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando
ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
posteriormente se debe pulsar el botón de Capturar.
13. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
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14. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una
ventana indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar
Continuar.
15. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra
del reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura
exitosa.
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17. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
18. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
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