Código ABIC01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INSUMOS

Versión 01

Administrar los bienes de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social garantizando el adecuado almacenamiento y distribución de medicamentos,
biológicos, jeringas e insumos de interés en salud pública, a través de herramientas de control, aseguramiento del inventario y prestación de servicios, con el fin de
OBJETIVO garantizar la continuidad en la operación interna del Ministerio y entrega oportuna a las entidades territoriales de medicamentos, biológicos, jeringas e insumos de
interés en salud pública.
Inicia con la adquisición de bienes para el MSPS, la recepción, el almacenamiento y distribución de medicamentos, biológicos, jeringas e insumos de interés en
ALCANCE salud pública a nivel nacional, garantizando que la infraestructura física cumpla con los requerimientos de los servidores públicos para desarrollar sus actividades de
manera segura, eficiente y confortable y finaliza con la prestación de los Servicios de Apoyo Logístico.

LÍDER Subdirectora de Gestión de Operaciones – Subdirectora Administrativa

BIENES ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO: Elementos, equipos, maquinaria
y vehículos asignados a un servidor público y/o contratista que se
encuentran en uso.
BIENES MUEBLES: Los bienes que pueden transportarse de un lugar a
otro.
BIOLÓGICOS: Son productos utilizados para inmunizar el organismo
contra enfermedades o tratar algunos trastornos causados por agentes
tóxicos. Incluyen vacunas, toxoides y preparados que contengan
anticuerpos de origen humano o animal. Las Vacunas son una suspensión
de microorganismos vivos, inactivados o muertos, fracciones de los
mismos o partículas protéicas que al ser administradas inducen una
respuesta inmune que previene la enfermedad contra la que está dirigida.
DEFINICIONES DISPOSITIVO MÉDICO: Son un componente fundamental para la
prestación de los servicios de salud, incluyen productos que van desde
una aguja o jeringa hasta equipos de alta tecnología destinados para uso
humano para diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de
una enfermedad.
DONACIÓN: Es una contribución voluntaria y gratuita de bienes o dinero
de una institución a otra, o de un país a otro. No implica ningún tipo de
contraprestación.
INSUMO: se consideran como jeringas y papelería (cartillas, manuales,
protocolos, carné de vacunación), equipos de aplicación de insecticidas,
insecticidas, toldillos, biolarvicidas, repelentes y pruebas diagnósticas entre
otros.
INSUMOS DE INTERÉS Y SALUD PÚBLICA: Son medicamentos
biológicos reactivos de laboratorio insecticidas para el control de los
INVENTARIO DE BIENES: Relación ordenada, completa y detallada de toda clase de
bienes que integran el patrimonio del Ministerio de Salud y Protección Social. El
inventario permite verificar, clasificar, controlar, analizar, valorar y depreciar los bienes
que ingresan a los depósitos del almacén, lo cual posibilita efectuar un estricto control
de las existencias físicas y reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización,
deterioro, merma y desperdicio de elementos, mediante información confiable y
oportuna. Existen Inventarios completos y rotatorios o aleatorios.
INVENTARIO FÍSICO: Es la verificación de las existencias materiales y reales de los
elementos de consumo o bienes devolutivos, en donde se registra número de
unidades en existencia, descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de
placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
MANTENIMIENTO O REPARACIONES LOCATIVAS: son todas las actividades y
obras que tienen como finalidad mantener la planta física de las Sedes del Ministerio
de Salud y Protección Social en condiciones adecuadas de funcionamiento y aptitud
para el uso.
MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se
utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de
la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
(Resolución 1403 de 2007).
PARQUE AUTOMOTOR: Conjunto de vehículos de propiedad o responsabilidad del
Ministerio de Salud y Protección Social, para su uso y servicio.
PÓLIZA: Es el documento contentivo del contrato de seguro y que sirve como prueba
de la existencia del mismo. Este documento deberá redactarse en castellano, firmarse
por el asegurador y entregarse, al tomador, dentro de los quince días siguientes a su

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Versión 01

riesgos que afectan la salud de la población o para la atención de eventos celebración.

de interés en salud pública en el territorio Nacional.
SINIESTRO: Avería, daño fortuito o pérdida que sufren las personas o la propiedad
del que resulte una reclamación bajo un seguro y del que habrá de responder el
asegurador en función de las garantías prestadas por la póliza y a causa del mismo.

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Plan de Acción. Contratos para adquisición y suministro de
elementos de oficina, papelería, tóner
Consumo histórico de elementos de
oficina (papelería, tóner). Bienes muebles verificados y almacenados, Acta
de recibido, comprobante de ingreso y soportes
Solicitud de bienes muebles, archivados.
inmuebles y obras de adecuación de
la infraestructura física y documentos Inmuebles y obras de adecuación de la
soporte. infraestructura física verificados

Necesidades de elementos de oficina Elementos de oficina, papelería, tóner.

(papelería, tóner), bienes muebles,
inmuebles y obras de adecuación de Bienes muebles entregados.
Todos los procesos. la infraestructura física. Salida de Almacén

Proveedores de bienes, Plan Anual de Adquisiciones. Informe consolidado de activos en servicio y

Administración de Bienes –
elementos de oficina, Contratos y Designación de bodega, informe de saldos inventario de bienes Todos los procesos.
ABIP01.
papelería y tóner, Supervisión y/o Interventoría. en bodega.

Aseguradoras de bienes. Inventario de bienes muebles Informe consolidado de activos e informe de

saldos de medicamentos, cantidades, y fechas
Reporte de bienes muebles a dar de próximas de vencimiento
baja
Acta de baja de bienes
Contrato para disposición final de Acto administrativo y/o contrato de baja firmado.
bienes. Bienes entregados para dar de baja
Desnaturalización
Inmuebles y obras de adecuación de
la infraestructura física verificados. Acta de entrega y Registro salida de almacén.

Informe consolidado de bienes Adecuaciones y remodelaciones de espacios

muebles entregados y en bodega. físicos.

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PROVEEDORES
Proceso Direccionamiento
Estratégico –DESC01.
Secretarías de Salud.
Proceso Gestión de las
Intervenciones Individuales
y Colectivas para La
Promoción de la Salud y
Prevención de la
Enfermedad – GIPC01
Proceso Gestión
Contractual – GCOC01.
Organismos de
Cooperación Internacional
Países o Comunidades
Donantes de Insumos,
medicamentos y/o
biológicos.
Proveedor insumos,
medicamentos y biológicos.
Autoridades Sanitarias y
Entes de control y
vigilancia.
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ENTRADAS
Programa de Pólizas expedidas para
cada vigencia.
Reporte e informe del evento o
siniestro.
Plan de Acción.
Plan Anual de Adquisiciones
Aprobado
Presupuesto Aprobado.
Estudio de Mercado
Necesidades identificadas de
insumos, medicamentos y biológicos.
Informe de movimiento
Inventarios de medicamentos en el
nivel local, por Departamento y
biológicos y demás insumos de las
Direcciones Territoriales de Salud.
Informe de adquisición insumos,
medicamentos y biológicos con
documentos de soporte por la
OPS/OMS.
Ofrecimiento de Donaciones.
Protocolos de la adquisición de
insumos, medicamentos y Biológicos.
Fichas técnicas de almacenamiento
para insumos, medicamentos y
biológicos.
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Versión 01
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Control de Obras, Adecuaciones y
Remodelaciones de Espacios Físicos en el
Ministerio de Salud y Protección Social.
Programa de Pólizas actualizado.
Soportes del Contrato Pólizas.
Reposición del bien o servicio asegurado.
Presupuesto de Inversión y funcionamiento. Proceso Direccionamiento
Estratégico –DESC01
Requisición cuatrimestral de medicamentos
desde el nivel Departamental y despacho desde Proceso Gestión
el nivel Central. Contractual – GCOC01
Informes, reportes y comunicaciones Secretario General
relacionadas con la ejecución de contratos de
Nacionalización y Transporte. Proceso Gestion Operativa
en Bienes, Recursos
de Bodega en buenas condiciones físicas y Físicos e Insumos - ABIC01
sanitarias. Insumos, medicamentos y biológicos
almacenados, distribuidos y entregados Proveedor insumos,
Administración de Insumos - (Administración de Bienes-ABIP01) Medicamentos y biológicos.
ABIP02.
Oficio con la autorización de la asignación de Proceso Gestion Financiera
insumos, medicamentos y biológicos.(DPYP) – GFIC01
Ejecución y verificación del Manual de Buenas Proceso Gestión de las
Prácticas de Almacenamiento. Intervenciones Individuales
y Colectivas para La
Sistema de inventarios actualizado Promoción de la Salud y
(Administración de Bienes-ABIP01) Prevención de la
Enfermedad – GIPC01
Reporte producto no conforme con fecha de
vencimiento expirada (Administración de Bienes- Proceso Gestión de la
ABIP01) Prestación de Servicios en
Salud - PSSC01
Acta de baja de insumos, medicamentos y
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Versión 01

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

biológicos .Desnaturalización Proceso Gestión de la
Entes Territoriales. Programación de Despachos. Protección Social en Salud
(Administración de Bienes-ABIP01) – GPSC01
Proceso Evaluación y Informes, reportes y comunicaciones Acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Control - CEVC01 relacionadas con la ejecución de Proceso Mejora Continua –
contratos de Desnaturalización MACC01

Requerimientos normativos aplicables Usuarios - Entidades

al almacenamiento y manipulación de territoriales.
insumos, medicamentos.
Transportador de insumos,
Necesidades de mejoramiento. medicamentos y biológicos.

Inventario del parque automotor.

Todos los procesos.
Proveedor de
mantenimiento automotriz.
Proveedor de combustible.
Servicio de transporte prestado.
Cronograma de mantenimiento parque
Diagnóstico del parque automotor.
automotor.
Todos los procesos.
Administración del Parque Parque automotor en perfecto funcionamiento.
Servicio de transporte solicitado.
Automotor - ABIP03.
Plan anual de mantenimiento preventivo del
Contrato de Mantenimiento Automotriz.
parque automotor.
Contrato de combustible para el
parque automotor.

Todos los procesos. Plan de Adquisiciones Cronograma de mantenimiento de maquinaria y

planta física.
Proveedores de Servicios Solicitud de servicio de:
Generales. Sistema de transporte vertical en perfecto
 Préstamo de auditorios. funcionamiento.
Administración de Servicios Todos los procesos.
Proveedores de obras de  Reparaciones Locativas.
de Apoyo Logístico - ABIP04.
adecuación de la  Fotocopiado. Planta física en óptimo estado.
infraestructura física.  Seguridad Física.
 Aseo y Cafetería.  Servicio de préstamo de auditorios
Proveedores de Servicios prestado.
Públicos. Cuentas de Servicios Públicos.  Servicio de reparaciones locativas
prestado.
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Entidad prestadora de los
servicios públicos de Aseo.
Contrato de Disposición de Residuos  Servicio de fotocopiado prestado.
Sólidos.  Servicio de seguridad Física prestado.
 Servicios de Aseo y Cafetería prestado.
Necesidades de mejoramiento.
Pagos de servicios públicos.

Ejecución del contrato de disposición de

residuos sólidos.

Encuestas de satisfacción del cliente.

Acciones preventivas, correctivas y de mejora.

REQUISITOS
PRODUCTOS MECI
LEGALES NTCGP1000 ISO27001
Numeral 7.3 Toma de conciencia
Numeral 7.5 Información documentada
Numeral 8.2 Valoración de riesgos de
seguridad de la información.
Numeral 8.3 Tratamiento de riesgos de
seguridad de la información.
6.3 Infraestructura Mapa de procesos (del Elemento Modelo de Operación por
Ver requisitos legales de los Control A.8.1.1 Inventario de activos.
7.6 Control de los Equipos de Procesos), Establecimiento y divulgación de las políticas de
procedimientos. Control A.8.1.2 Propiedad de los activos
Seguimiento y de Medición. operación (del Elemento Políticas de Operación)
Control A.8.2 Clasificación de la
información
Control A.11 Seguridad Física y del
entorno
Control A.16.1.2 Reporte de eventos de
seguridad de la información.

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

HUMANOS Ver Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.
FINANCIEROS Ver Presupuesto del Ministerio de Salud y Protección Social. Ver Listado Maestro Documentos.
Aplicativo de inventarios.
INFRAESTRUCTURA Bodega Zona Franca.

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TRÁMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS RIESGOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Ver Ficha de Indicador y Procedimiento Ver Matriz Sistema de Administración de
N/A Ver Mapa de Riesgos institucional.
Seguimiento a la Gestión Institucional. Acciones Preventivas y Correctivas.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre y Cargo: Elsa Cecilia Velásquez
Nombre y Cargo: Alicia Ortiz Buitrago Coordinadora Grupo Administración de Bienes y Recursos Físicos.
Nombre y Cargo: Martha Ruby Narvaez Otero
Profesional Especializado Subdirección Gestión de Yolanda Lucero Mosquera
Subdirectora Gestión de Operaciones.
Operaciones. Coordinadora Grupo Administración de Gestión de Insumos y
Ivonne Yadira Gamboa Vesga
Alexander Quintero Viasus Operaciones.
Subdirectora Administrativa.
Profesional Grupo Administración Servicio Apoyo Logístico Miguel Ángel Quiroga Ruiz
Fecha: 03 de agosto de 2016
Fecha: 23 de mayo de 2016 Coordinador Grupo Administración Servicio Apoyo Logístico.
Fecha: 28 de julio de 2016

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