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.Proceso de la planeación
Además de ser una función administrativa que comprende el análisis de una situación, el
establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias, y el desarrollo de planes de acción,
también es posible definir a la planeación como el proceso a través del cual se realiza cada una de
estas actividades.
1. Análisis de la situación
El proceso de la planeación empieza por el análisis de una situación.
En caso de tratarse de una planeación general para toda la empresa (planeación
estratégica), un análisis de la situación podría implicar el análisis de las diferentes fuerzas
externas que afectan o podrían afectar a la empresa (fuerzas económicas, fuerzas sociales,
fuerzas gubernamentales, fuerzas tecnológicas, consumidores, competencia, etc.), así
como el análisis de las diferentes áreas que puedan existir en la empresa (administración,
marketing, finanzas, recursos humanos, producción, etc.).
En caso de tratarse de una planeación aplicable solo a una determinada área de la
empresa (planeación táctica), un análisis de la situación podría implicar el análisis de los
diferentes elementos que puedan existir en dicha área; por ejemplo, para el área de
marketing, podría implicar el análisis del producto, el precio, la distribución, la promoción,
la publicidad, el servicio al cliente, etc.
Y en caso de tratarse de una planeación a nivel de operaciones (planeación operacional),
un análisis de la situación podría implicar el análisis de los elementos necesarios para
realizar una tarea o actividad específica; por ejemplo, podría implicar el análisis de los
recursos con los que se cuenta para realizar la tarea o actividad, el plazo que se tiene, el
presupuesto disponible, etc.
La razón de un análisis de la situación es la de tener una base para el establecimiento de
objetivos; por ejemplo, al analizar las fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la
empresa, es posible detectar cambios en el entorno, y así establecer objetivos que
permitan aprovecharlos o hacerles frente; o al analizar los diferentes elementos que
puedan existir en la empresa o en una determinada área, es posible conocer los recursos
capacidades con los que se cuenta, y así establecer objetivos que permitan aprovecharlos
o que los tomen en cuenta.
2. Establecimiento de objetivos
Los objetivos de una empresa suelen clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero al
momento de realizar una planeación lo común es clasificarlos según su jerarquía en objetivos
estratégicos, objetivos tácticos y objetivos operacionales:
Objetivos tácticos: los objetivos tácticos (o departamentales) son objetivos de mediano plazo que
se dan a nivel de áreas o departamentos. Ejemplos de objetivos tácticos son “incrementar las
ventas en un 20%”, “aumentar la eficiencia de la producción en un 10%”, “reducir el nivel de
ausentismo de los trabajadores en un 15%”, etc.
Objetivos operacionales: los objetivos operacionales son objetivos específicos y de corto plazo que
se dan a nivel de operaciones y que comprenden las tareas o actividades de cada área. Ejemplos
de objetivos operacionales son “aumentar la eficiencia con la que se realiza una tarea”, “reducir el
tiempo en que se realiza una actividad”, “mejorar la efectividad de una campaña publicitaria”, etc.
3. Formulación de estrategias
Luego del establecimiento de los objetivos, la siguiente etapa del proceso de la planeación es la
formulación de estrategias.
Se deben establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la mejor
manera posible, pero que también tomen en cuenta el análisis de la situación realizado; por
ejemplo, estrategias que sean factibles para la empresa o para una determinada área teniendo en
cuenta los recursos y capacidades con los que cuentan.
Tal como en el caso de los objetivos, las estrategias de una empresa también suelen clasificarse de
acuerdo a diferentes aspectos, pero al momento de hacer una planeación lo común es clasificarlas
según su jerarquía en estrategias organizacionales y estrategias funcionales:
Estrategias organizacionales: las estrategias organizacionales son estrategias que afectan a la
empresa en su totalidad y que buscan alcanzar objetivos organizacionales. Ejemplos de estrategias
organizacionales son “adquirir a uno de los proveedores de la empresa”, “incursionar en un nuevo
mercado geográfico”, “formar una sociedad con otra empresa”, etc.
Estrategias funcionales: las estrategias funcionales son estrategias que afectan a una determinada
área funcional de la empresa y que buscan alcanzar objetivos tácticos. Ejemplos de estrategias
funcionales son “dotar al producto de nuevas características”, “utilizar un nuevo programa de
capacitación”, “acceder a una nueva fuente de financiamiento”, etc.
Luego de la formulación de las estrategias, la siguiente y última etapa del proceso de la planeación
es el diseño de planes de acción.
Los planes de acción son documentos en donde se especifican las tareas y otros elementos
necesarios para implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
Algunos de los elementos que suelen contener los planes de acción son: las tareas a realizar: las
tareas, actividades o acciones que se van a realizar para implementar las estrategias.
la asignación de recursos: los recursos que se van a utilizar para realizar las tareas e implementar
las estrategias, y la forma en que se van a distribuir.
los responsables y encargados: los responsables y encargados de realizar las tareas e implementar
las estrategias.
el programa de tareas: el programa o cronograma con fechas de inicio y plazos para realizar las
tareas e implementar las estrategias.
el presupuesto requerido: la inversión requerida para realizar las tareas e implementar las
estrategias.
Los planes de acción sirven de guía para implementar o ejecutar las estrategias, y como
instrumento de control al permitir comprobar que las tareas se estén realizando tal como lo
especificado, y que se estén cumpliendo en los plazos acordados; pero además sirven para que los
objetivos, las estrategias y todo lo planificado sea del conocimiento de todos los miembros de la
empresa o del área para la cual se ha realizado la planeación.
3.2 principios de planeación
Clasificación de Presupuestos
PRINCIPIOS
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno
de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula
para que sirva de guía a la acción.Aunque no hay dos empresas que sean
idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación
tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo,
personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben
contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios
para lograrlos.
El principio de la precisión.
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.” Cuando
carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un
juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los
medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor
fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos
robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre
el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de la flexibilidad.
“Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible,
ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.” Este principio
podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es.
Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que
no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección
básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo
después volver a su dirección inicial.
Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a
su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe
prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir; ya sea
fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más
normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las
circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su
rápida revisión.
El principio de la unidad.
“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general”. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función,
habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en
uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad,
personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan
encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y
necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden
requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse
jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.
El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir,
mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más
conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el
futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las
tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la
administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos,
fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y
otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
3.3 clasificación de planeación
1. Planeación Estratégica.
Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales dela
empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la
misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir
sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas
generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la
empresa como una entidad total.
Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos
subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección
Establece un marco de referencia general para toda la organización.
Se maneja información fundamentalmente externa.
Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
Normalmente cubre amplios períodos
No define lineamientos detallados.- Su parámetro principal es la efectividad.
2. Planeación Táctica.
Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones
concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo
más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. La
diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos;
mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una
planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte
de la planeación de un producto o de publicidad.
3. Planeación Operativa.
Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las
personas en cada una de sus unidades de operaciones
. Las características más sobresalientes de la planeación operacional son:
- Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica
3.4 proceso de planeación
Muchos podéis estar pensando que a veces, de nada sirve planear actividades
que al final se cambiar o no se llegan a realizar. Sí que es cierto, que en muchas
ocasiones se dedica demasiado tiempo a planear cuando en realidad no
invertimos tanto en pasar a la acción.
Y es que los elementos del proceso de planeación deben definirse desde una
perspectiva realista, siendo consecuentes con los recursos que disponemos.
¿Cuántas planificaciones no han llegado nunca a concretarse? De ahí, que sea
clave tener en cuenta ciertos aspectos para planear la estrategia de la empresa
siguiendo unas consideraciones imprescindibles.
Toda empresa debe construir una estrategia para alcanzar sus objetivos. Es
básico. Y para ellos, también es imprescindible elaborar un plan. Es lo que
llamamos proceso de planeación: el conjunto de acciones a seguir para llegar a
los resultados que nos proponemos.
Por ello, los pasos del proceso de planeación deben enfocarse también en el
estudio de los diferentes riesgos y escenarios que se puedan dar durante la
ejecución del proyecto. Sinnaps, por ejemplo, guarda las posibles planificaciones
de los distintos escenarios para implementarlas al momento si fuera necesario. Lo
mejor, es que nada nos pilla por sorpresa pues ya hemos hecho una estimación
del aumento de presupuesto o el retraso en la entrega de un proveedor. Sabemos
de antemano cómo nos va a afectar en el total del proyecto, su duración o costes
finales, por ejemplo.
Por todo esto, el proceso de planeación es la guía, la base por la que debe
dirigirse un proyecto. Y no sólo para llevarlo a la práctica, si no para aprender de él
en futuras gestiones. Si más adelante, nos surge un proyecto similar, la planeación
que nos llevó al éxito en proyectos anteriores estará a nuestro alcance en
cualquier momento.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
Toda planeación ha der tener en cuenta los recursos realistas con los que
contamos.
Lo que planeamos son estimaciones, por tanto están siempre sujetas a un grado
de incertidumbre.
Así pues, ente los tipos de planeación de una empresa, el mundo del desarrollo de
software ha destacado uno que cada vez es más frecuente. Nos referimos a la
planificación ágil. Todo hoy en día está sujeto a cambios de última hora,
contratiempos que pueden poner en riesgos todo lo que hasta ahora hemos
planeado, en el mejor de los casos. Lo peor sería que esta incertidumbre no
supiéramos gestionarla y termináramos por desviarnos del objetivo principal.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o
explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación.
Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos
pasos.
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los
estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller,
porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las
necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los
trabajos administrativos; y de oficina Existe razón para lo anterior porque, como lo
hace notar un tratadista, la diferencia fundamental radica en que "mientras que en
el taller se procesan o transforman materiales en la oficina, se procesan o tramitan
las formas".
En el taller se toma en cuenta al personal, la maquinaria, el equipo y las
herramientas, las condiciones del medio ambiente, etc.; en la oficina se consideran
los trámites, las formas de documentos o reportes, las formas
de registro y estadística, el personal, el espacio, las condiciones, archivos, el
equipo, los útiles, etc. Como puede advertirse, la diferencia no es esencial sino
accidental, y solo requiere adaptación de los sistemas para mejorar estos
elementos comunes.
Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: operación, transporte,
inspección, demora y almacenamiento.
Cuando se realizan tramites administrativos existen también estas mismas etapas,
ya que hay:
Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, 'c registrar sellar, etc.
Se representan con un circulo (™ ).
El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra
para descripción breve del tramite, otras dos para anotar las distancias de
transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para
observaciones.
Estos torales indican ya en cierro modo el tipo de acción que conviene tomar. Así,
v.gr.. si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las
operaciones 0 inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso puede ser
mejorado.
Existe aun necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe
preguntarse.
3. Graficas de Gantt.
Una flecha con trazo discontinuo tiene un significado especial. Es una tarea vacía.
"Una tarea vacía representa la dependencia de dos acontecimientos. Sin embargo,
como no ha de llevarse a cabo ninguna actividad, no existe duración entre dichos
acontecimientos"
Estimación de los requisitos de tiempo del proyecto y elaboración de un PERT.
Antes de dibujar un graficar un grafico PERT, debe hacerse una estimación del
tiempo requerido por cada tarea del proyecto. El grafico PERT puede utilizarse
para indicar los tiempos máximos y mínimos para la finalización de las tareas.
Aunque estos tiempos se expresan a menudo en forma de personas-día, no es
recomendable este planteamiento. No existe ninguna pruebe de que exista
dependencia lineal entre el tiempo de terminación de un proyecto y el numero de
personas asignadas al equipo del proyecto. Muchos proyectos de sistemas que se
entregaron con retraso aumentaron más su desviación en los plazos cuando se
añadieron mas personas al equipo de proyecto. Por el hecho de que dos personas
hagan un trabajo en cuatro días no puede suponerse que cuatro personas lo
hagan en dos días. Por esto es mejor que se exprese este tiempo en días de
calendario para un número dado de personas asignadas por tarea.
Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación.
Con estimación se refiere a hacerse como se pueda. Un buen director de
proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia en otros
proyectos anteriores. Existen productos CASE, como SPQR/20 que pueden
ayudar a los directores de proyectos a realizar mejores estimaciones de tiempo.
Otras organizaciones han puesto en práctica normas internas para calcular las
estimaciones de tiempo de los proyectos de una forma mas estructurada.
Estas normas pueden suponer tener que analizar las tareas en función de su
dificultad, de los conocimientos y técnicas necesarios y de otros factores
identificables. Alternativamente, podría hacerse una estimación optimista y
después ajustarse usando factores de peso a diversos criterios, como el tamaño
del equipo, el numero de usuarios finales con los que se tiene que trabajar, la
disponibilidad de dichos usuarios finales, y así sucesivamente. Cada factor de
peso puede tanto aumentar como reducir el valor de la estimación.
Compromiso de la dirección.
Proyectos en curso.
Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, son necesarios
cinco pasos:
Determinar las dependencias entre las tareas. Para cada tarea, se anotan las
tareas que han de completase antes y después de la terminación de la tarea en
concreto
Calcular la cantidad mínima de tiempo que llevaría realizar la tarea, que recibe el
nombre de tiempo óptimo (TO). El cálculo del TO supone que no sucederán ni
siquiera las interrupciones o retrasos más probables
Calcular la cantidad máxima de tiempo que llevaría realizar la tarea, que recibe el
nombre de tiempo pésimo (TP). El cálculo del TP supone que todo lo que pueda ir
mal irá mal.
Calcular el tiempo más probable (TMP) que será necesario para realizar la tarea.
Análisis De Pert
El enfoque de uso de gráficos PERT plantea un problema cuando se aplica al
desarrollo de sistemas de información, ya que en estos gráficos en ciertas
ocasiones se supone que una tarea tiene que estar terminada para que empiece
otra, pero en el caso real esta última tarea podría empezar a la par con la primera
o cuando la primera este aun en curso. Los gráficos PERT clásicos fueron
desarrollados para dar soporte a proyectos que se completaban a menudo por
medio de un enfoque de tipo "cadena de montaje". Pero los sistemas de
información no funcionan así. Las tareas del desarrollo de sistemas pueden
solaparse; lo único que debe ocurrir en orden es la terminación de las tareas. No
ha de suponerse que no es posible empezar una tarea hasta que haya finalizado
la anterior.
Casi al mismo tiempo de haber sido creado PERT, la Compañía DuPont, junto con
la División UNIVAC de la Remington Rand, desarrolló el método de la ruta crítica
(CPM) para controlar el mantenimiento de proyectos de plantas químicas de
DuPont. El CPM es idéntico al PERT en concepto y metodología. La diferencia
principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan
estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de
las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son
probabilísticos o estocásticos.
El método del camino crítico es un proceso administrativo de
planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las
actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un
tiempo crítico y al costo óptimo.
Este fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para
los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la "ruta crítica"
de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En
otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la
ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta
crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las
actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura;
esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se
mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de
tiempo disponible para retardos.
CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades.
En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la
programación sea difícil. El CPM identifica los instantes del proyecto en que estas
restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los
tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule
ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Finalmente, el CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el
progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su
importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el
director del mismo. Las actividades de la ruta crítica, permiten por consiguiente,
recibir la mayor parte de la atención, debido a que la terminación del proyecto,
depende fuertemente de ellas. Las actividades no críticas se manipularan y
remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos.
Usos.
El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad y
adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores
resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes
características:
Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin
variaciones, es decir, en tiempo crítico.
a) Cuantitativas:
Cuantitativas: