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CODIGO – VERSIÓN

SGC-MC-01
MANUAL DE CALIDAD
VIGENCIA: 23/11/2017
AYS S.A.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

DE AYS

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ÍNDICE Pág

0 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 6
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 7
2 REFERENCIAS NORMATIVAS 8
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 9
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 11
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto 11
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 11
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad 12
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 12
5 LIDERAZGO 13
5.1 Liderazgo y compromiso 13
5.1.1 Generalidades 13
5.1.2 Enfoque al cliente 13
5.2 Política 13
5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad 13
5.2.2 Comunicación de la política de la calidad 14
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 14
6 PLANIFICACIÓN 15
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 15
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos 15
6.3 Planificación de los cambios 15
7 APOYO 16
7.1 Recursos 16
7.1.1 Generalidades 16
7.1.2 Personas 16
7.1.3 Infraestructura 16
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 17
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 17
7.1.6 Conocimientos de la organización 17
7.2 Competencia 18

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7.3 Toma de conciencia 18


7.4 Comunicación 19
7.5 Información documentada 19
7.5.1 Generalidades 19
7.5.2 Creación y actualización 19
7.5.3 Control de la información documentada 20
8 OPERACIÓN 21
8.1 Planificación y control operacional 21
8.2 Requisitos para los productos y servicios 21
8.2.1 Comunicación con el cliente 21
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios 22
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios 22
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios 22
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios 22
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 23
8.4.1 Generalidades 23
8.4.2 Tipo y alcance del control 23
8.4.3 Información para los proveedores externos 23
8.5 Producción y provisión del servicio 23
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 23
8.5.2 Identificación y trazabilidad 24
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos 24
8.5.4 Preservación 25
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega 25
8.5.6 Control de los cambios 25
8.6 Liberación de los productos y servicios 25
8.7 Control de las salidas no conformes 25
9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 26
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 26
9.1.1 Generalidades 26
9.1.2 Satisfacción del cliente 26
9.1.3 Análisis y evaluación 26
9.2 Auditoría interna 27
9.3 Revisión por la dirección 28

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9.3.1 Generalidades 28
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección 28
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección 28
10 MEJORA 29
10.1 Generalidades 29
10.2 No conformidad y acción correctiva 29
10.3 Mejora continua 29
ANEXOS 30
Anexo 1: Organigrama funcional y nominal de la empresa 31
Anexo 2: Distribución del manual de gestión de la calidad 31

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0. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

AYS S.A., es una empresa mexicana, constituida en 2017 fundada por un equipo de
trabajo de amigas de la carrera de ingeniería industrial se les asigno la industria
farmacéutica el cual el producto a realizar es la aspirina “ácido acetil salicílico” (AAS)
debemos desarrollar para lanzarlo al mercado y tener venta del producto analgésico
antipirético y antiinflamatorio a corto plazo ayuda a la salud del ser humano para aliviar
el dolor, reducir la fiebre y la inflamación.

La empresa tiene como función el diseño, la gestión de la producción y la


comercialización de producto analgésico que además de cumplir con los requisitos de
los clientes, cumplen con las exigencias legales y reglamentarias tal como: Secretaria
de Salud.

En promedio AYS S.A. Desarrolla un solo producto el cual es aspirina (AAS).

Su promoción se realiza al mercado de los medicamentos de venta libre el cual tiene


precio, beneficios y marca por lo tanto compra y distribuye a aquellos que sus clientes
demandan por medio de los intermediarios a las que les vendemos son a:
 Farmacias
 Centros médicos – Clínicas
 Médicos particulares
 Servicios de enfermería “dentro de empresas o instituciones”
 Tiendas de auto servicio.
La empresa le interesa montar un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de obtener la
certificación de su proceso bajo la norma ISO 9001:2015.

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1. OBJETO

Diseñar el sistema de gestión de la calidad para la empresa AYS S.A. Llevando acabo todos
los requisitos de la norma ISO 9001:2015 que la integran. Con el fin de:

 Para demostrar su capacidad para proporcionar producto y servicios que satisfagan los
requerimientos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
 Tener un alto nivel de satisfacción del cliente incluyendo los procesos para la mejora
del sistema para así tener el aseguramiento de la conformidad con los requerimientos
necesarios.

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2. REFERENCIAS NORMATIVAS

La normativa de referencia usada para desarrollar este manual de gestión de la calidad ha sido:

 La Norma UNE-EN ISO 9001:2015 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.


 La Norma UNE-EN ISO 9000:2015 Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y
vocabulario.

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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Qué es la ISO 9001: la ISO 9001 es una norma ISO internacional elaborada por la
Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se aplica a los Sistemas de
Gestión de Calidad de organizaciones públicas y privadas, independientemente de su tamaño
o actividad empresarial. Se trata de un método de trabajo excelente para la mejora de la
calidad de los productos y servicios, así como de la satisfacción del cliente.
Gestor documental: control de los documentos; revisión, aprobación, control de cambios y
de versiones. Gestión de documentos en vigor / obsoletos. Distribución de documentos.
Gestión de registros.
Recursos Humanos: aseguramiento de las competencias. Definición de puestos y roles.
Gestión de currículums. Definición de las responsabilidades y autoridades dentro de la
organización.
Capacitación: establecimiento y gestión del Plan de Capacitación. Evaluación de la eficacia
de las acciones tomadas.
Procesos: la identificación y gestión a través de los Procesos. Mapa de procesos interactivo a
partir del cual, clicando en cada uno de los procesos, podemos acceder a la información de
cada uno de los mismos.
Indicadores: el seguimiento y medición se convierten en el eje central de la mejora continua,
despliegue por unidades de negocio, perspectivas, etc. Gráficos potentes y sistema de
reportes.
Hallazgos / Acciones Correctivas / Acciones Preventivas: registro de hallazgos. Acciones
necesarias a llevar a cabo. Eliminación de las causas de los hallazgos potenciales.
Auditorías: plan anual de auditorías, indicando el programa de la misma, los auditores, etc.
Informe de auditoría. Hallazgos y acciones correctivas realizadas para subsanarlas.
Satisfacción del Cliente: definición de diferentes encuestas para medir la satisfacción del
cliente. Envío por email de las encuestas y estadísticas automáticas de las mismas.
Requisito: necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Parte interesada: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse
como afectada por una decisión o una actividad (por ejemplo clientes, propietarios, personal
de la organización, proveedores, competidores.
Organización: persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

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Riesgo: efecto de la incertidumbre, un efecto es una desviación de lo esperado - positivo o


negativo, la incertidumbre es el Estado, aunque sea parcial, de la eficiencia de la información
relacionada con, la comprensión o conocimiento, un evento, su consecuencia, o probabilidad.
Competencias: capacidad de aplicar los conocimientos y habilidades para lograr los
resultados deseados.
Eficacia: grado en que las actividades planificadas se realizan y alcanzan los resultados
planificados.
Política: Intenciones y dirección de una organización expresadas formalmente por la alta
dirección.
Objetivo: resultado que deba conseguirse; un objetivo puede ser estratégico, táctico u
operativo.
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más
alto nivel.
Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
expectativas.
Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Nota: Para los fines de este manual de gestión de la calidad, se aplican los términos y
definiciones incluidos en la Norma ISO 9000 Fundamento y Vocabulario.pdf

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
 Elaboración del borrador: Jazmin Sugey Santiago Bazán
 Distribución y revisión del borrador:
 Redacción definitiva del documento:

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4.1 Comprensión de la organización y su contexto

AYS S.A. determina su misión, visión y valores y las cuestiones VER- Tabla A 4.1 Misión, visión y
valores.jpg y las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección
estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de
gestión de la calidad VER PROCEDIMIENTO- PR-DIR-01. ANEXO A. CP.docx

AYS S.A. realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e
internas.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

La empresa AYS S.A., Considera las siguientes partes interesadas con el fin de proporcionar
regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables, se determina las partes interesadas del sistema de gestión de la calidad y sus
expectativas VER- Tabla A 4.2 Partes interesadas y sus requisitos.jpg y se lleva a cabo una
selección de proveedores y clientes VER- Tabla B 4.2 Lista de proveedores y clientes.jpg

AYS S.A. Por medio del VER- ANEXO 4 MATRIZ DOFA.docx pretende evidenciar aspectos
negativos y positivos tanto internos como externos que tiene la empresa, de igual forma las
estrategias para controlar estos y obtener beneficios de las situaciones.

AYS S.A. realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus
requisitos pertinentes. VER-ANEXO 3 RELACIÓN DE PROCESOS Y REQUISITOS.xlsx

4.3 Determinación del alcance del SGC

El SGC documentado para la empresa AYS S.A. bajo la norma ISO 9001:2015 es de aplicación a la
fabricación y comercialización del producto de aspirina farmacéutica con el fin de ofrecer servicios

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con los mayores estándares de calidad posibles y obtener así un alto grado de satisfacción de los
clientes.

Los requisitos del apartado 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios de la Norma no
se aplican en el alcance del sistema de gestión de la calidad porque la empresa actualmente no
realiza esta actividad.

4.4 SGC y sus procesos

Para la implementación del sistema de gestión de calidad que AYS S.A. decidió documentar bajo la
norma ISO 9001:2015, se hace necesario definir los procesos gerenciales, misionales y de apoyo así
como las relaciones existentes entre ellos y que hacen parte del sistema de la empresa que será la
base para un mejoramiento continuo organizacional.

AYS S.A. ha identificado los procesos que forman el sistema de gestión de la calidad, así como
definido su secuencia e interacción VER- Figura 1 Mapa de procesos.jpg

Estos procesos son sometidos a un seguimiento y mejora constante mediante la asignación de


indicadores. Periódicamente se analizan los resultados de las mediciones y se establecen objetivos
de mejora para el periodo siguiente. La metodología particular de cada uno de los procesos se
recoge en procedimientos documentados, VER-Tabla 4.3 Tipología de los procesos y la relación
de procedimientos.xlsx

Además es necesario realizar el formato para la caracterización de los procesos mencionados


anteriormente VER FORMATO F1-CP.xlsx

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5. LIDERAZGO
5.1 Liderazgo y compromiso
5.1.1 Generalidades la alta dirección debe

La dirección de AYS S.A. asume el compromiso de mantener y mejorar de forma continua la eficacia
del sistema de gestión de la calidad mediante:

 La comunicación a toda la empresa de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del


cliente como los legales y reglamentarios, asegurándose que se cumplen.
 Estableciendo la política de la calidad y los objetivos de calidad.
 Realizando periódicamente revisiones del sistema.
 Proporcionando los recursos necesarios para cumplir con estos compromisos, política y
objetivos.

VER PROCEDIMIENTO PR-DIR-01

5.1.2 Enfoque al cliente la alta dirección debe

La comunicación con el cliente es muy importante para la organización ya que se requiere conservar
y fidelizar a los mismos, además es necesario tener en cuenta la opinión de los clientes frente a los
servicios ofrecidos para así corregir debilidades que puedan generar ventajas competitivas a la
competencia y atraer los clientes actuales y potenciales para AYS S.A.

La dirección de AYS S.A. tiene como propósito lograr la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus necesidades y expectativas, incluyendo los requisitos legales y reglamentarios,
y ello queda reflejado en el apartado 4.2 y VER PROCEDIMIENTO PR-DIR-01

5.2 Política de calidad


5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad

Garantizar la permanencia y reconocimiento de AYS S.A. en el mercado, identificando y


satisfaciendo las expectativas y exigencias de los clientes con un producto analgésico que alivia el
dolor y es antiinflamatorio y administrado a través de personas en constante capacitación y
desarrollando actividades que conduzca a la mejora continua de nuestro SGC.

 La calidad es un objetivo común de todas las áreas de la empresa.

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 La calidad final del producto entregado al cliente es el resultado de las acciones planificadas y
sistemáticas de prevención, detención, corrección y mejora continua durante todos los
procesos de fabricación y distribución, siguiendo siempre las directrices marcadas por la
reglamentación vigente.
 AYS S.A. garantiza un adecuado mantenimiento de sus equipos e infraestructuras y la
formación continua de su personal.
 La dirección de AYS S.A. se compromete a cumplir y satisfacer los requisitos del cliente, y los
legales y reglamentarios aplicables en todo momento.
5.2.2 Comunicación de la política de calidad

La política de la calidad se comunica mediante exposición en el tablón de anuncios y personalmente


en circular anual.

Además, como toda la información referente a la gestión de la calidad, está disponible en la intranet
de la empresa a la que tienen acceso las partes interesadas pertinentes.

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La dirección de AYS S.A. ha definido los roles, las responsabilidades, la autoridad y las relaciones
entre todo el personal que dirige, realiza y verifica cualquier trabajo que incide en el sistema de
gestión de la calidad.

Con el fin de evidenciar lo mencionado anteriormente, se presenta el organigrama de la


organización. VER-Figura 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA.png y la descripción
de las actividades y las responsabilidades de cada uno de los funcionarios. Ver ANEXO 1 ver
ANEXO C – MANUAL DE FUNCIONES

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6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Con el fin de organizar la información sobre los riesgos que se puedan presentar en AYS S.A. y
visualizar su magnitud, se desarrolla e implementa un mapa de riesgos que servirá como medio para
diseñar las estrategias adecuadas para su manejo. Ver ANEXO H– MAPA DE RIESGOS.

El procedimiento PR-DIR-01 se describe el método para determinar riesgos y oportunidades y las


acciones para abordarlos, que deben ser apropiadas al impacto de los problemas encontrados.

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

La empresa AYS S.A. ha designado objetivos de calidad para cada uno de sus procesos los cuales
serán controlados por indicadores que permitirán verificar el cumplimiento de las metas establecidas
y necesarias;

Además se asignaron actividades específicas que van enfocadas al cumplimiento de dichos


objetivos.

Son fijados anualmente por la dirección de AYS S.A.

VER PROCEDIMIENTO PR-DIR-01

Ver Anexo 4 - Objetivos de calidad

6.3 Planificación de los cambios

La dirección de AYS S.A., mediante la revisión del sistema de calidad y las herramientas de
planificación, se asegura de que se cumplan tanto los objetivos como los requisitos del sistema de
gestión de la calidad. Las herramientas de planificación del sistema de calidad de GRIFOS S.A. son:

 La gestión de los procesos identificados en el mapa de procesos.


 Los procedimientos documentados e instrucciones.
 Los objetivos de la calidad.
 Las acciones derivadas de las revisiones del sistema.

Los cambios que haya que realizar en el sistema de calidad se analizan en la revisión del sistema

VER PROCEDIMIENTO PR-DIR-01

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7. APOYO
7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades

Los recursos definidos se presentan en las caracterizaciones. Los equipos principales y de apoyo
requeridos para la comercialización de los productos de AYS S.A. aparecen reseñados en los
procedimientos de los procesos de realización.

La dirección de AYS S.A. se compromete a determinar y proporcionar en el momento adecuado, los


recursos necesarios para implementar y mejorar los procesos del sistema de la calidad y para lograr
la satisfacción del cliente. VER PROCEDIMIENTO PR DIR 01.

7.1.2 Personas

AYS S.A. determina y proporciona las personas necesarias para la implementación eficaz de su
sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos según el apartado
5.3 de este documento.

Estos recursos deben ser aportados e identificados por el Gerente en la medida en que se
desarrolle el programa de calidad, en todos los temas, incluso en la capacitación del personal.

En el PROCEDIMIENTO PR-FM-01 se detalla la metodología para la gestión de los recursos


humanos y el establecimiento de registros relativos a la información.

7.1.3 Infraestructura

La Empresa AYS S.A. a través del proceso de implementación y mantenimiento de la norma ISO
proporciona las instalaciones, el espacio de trabajo, los equipos y los servicios de apoyo tales como
transporte, comunicación o sistema de información necesarios para la operación de sus procesos y
lograr la conformidad de los productos y servicios.

El mantenimiento a llevar a cabo para estas infraestructuras se detalla en el PROCEDIMIENTO PR-


MTO-01

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7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

AYS S.A. velar por la seguridad de cada integrante en el ambiente de trabajo, de igual manera tiene
los planes de contingencia necesarios para atender las situaciones que afecten la salud y forma
física de los trabajadores.

AYS S.A. identifica y gestiona los factores físicos y humanos del entorno de trabajo necesarios para
la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios, tal y como
establece el PROCEDIMIENTO PR-MTO-01

Se ha establecido un sistema de prevención de riesgos laborales donde se indica las condiciones de


trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como el ruido, la temperatura, la
humedad, la iluminación o las condiciones climáticas).

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición


7.1.5.1 Generalidades

AYS S.A. hace uso de documentación y recursos necesarios para llevar un control y seguimiento de
los servicios ofrecidos por la misma y sus colaboradores con el fin de garantizar siempre la
satisfacción del cliente por medio de servicios de calidad (desde el contacto inicial hasta la entrega
final).

AYS S.A. aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del sistema de gestión de
la calidad, detallados en el procedimiento PR-DIR-01. Cuando no se alcanzan los resultados
planificados, AYS S.A. lleva a cabo acciones correctivas para asegurar la conformidad del producto.

7.1.5.2

AYS S.A. aplica métodos apropiados para la medida de las características de los productos para
verificar que se cumplen los requisitos del mismo. El equipo de medición se calibra según lo
establecido en el procedimiento PR-MTO-01.

7.1.6

AYS S.A. determina los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la
conformidad de los productos y servicios.

AYS S.A. mantiene y pone a disposición, en la medida en que sea necesario, estos conocimientos.

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Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, AYS S.A. considera sus
conocimientos actuales y determina cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales
necesarios y a las actualizaciones requeridas. Véase procedimiento PR-FM-01

7.2 Competencias

La formación necesaria al igual que las competencias requeridas para desempeñar cada cargo
dentro de la organización están estipuladas en el manual de funciones de la empresa, además AYS
S.A. brinda capacitación en los aspectos necesarios tanto operativos como administrativos para
garantizar la correcta realización de las actividades propuestas.

En el procedimiento PR-FM-01 se determinan las competencias requeridas por cada uno de los
puestos de trabajo con responsabilidades definidas en el sistema de gestión de la calidad de la
empresa para su buen desempeño.

7.3 Toma de conciencia

Es indispensable para AYS S.A. que cada uno de sus colaboradores tenga plena conciencia y
claridad de la importancia que tienen sus funciones dentro de la organización y el valor agregado que
dan a esta por lo tanto el producto que ofrece la empresa.

Además es necesario generar sentido de pertenencia por la empresa ya que esto garantiza que las
actividades se realicen con mayor calidad y compromiso por parte de los trabajadores. Lo anterior se
logra con la interiorización de aspectos tales como:

 El direccionamiento estratégico
 Los objetivos y política de calidad
 Las responsabilidades de cada cargo
 La documentación respectiva de cada cargo

También es importante realizar evaluaciones al personal con el fin de conocer el nivel de


compromiso que se siente por la empresa al igual que el grado de conciencia que se tiene sobre la
importancia de su cargo en la organización para así tomar las medidas correspondientes.

VER-ANEXO 6 ENCUESTA TOMA DE CONCIENCIA.docx

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7.4 Comunicación interna

AYS S.A. asegura la comunicación entre los diferentes niveles y funciones de la empresa, referente
a los procesos del sistema de gestión de la calidad y su efectividad.

Para ello, cada miembro de la organización dispone de correo electrónico para poder comunicarse
entre ellos. Así mismo se usa como medios de comunicación interna aplicaciones de mensajería
instantánea, el pizarrón de anuncios y reuniones puntuales con los jefes de sección. La información
referente a la gestión de la calidad está disponible en la intranet de la empresa a la que tienen
acceso todos los trabajadores.

7.5 Información documentada


7.5.1 Generalidades

La información documentada del sistema de calidad de AYS S.A. incluye la información


documentada requerida por la norma ISO 9001:2015 y la necesaria para la eficacia de su sistema de
gestión de la calidad.

7.5.2 Creación y actualización

Para la correcta creación y actualización del sistema de gestión de calidad documentado para la
empresa AYS S.A. se estableció un procedimiento para especificar los detalles del conjunto de
actividades que hacen parte del diseño y mantenimiento del SGC, dicha información se evidencia
como un listado maestro de documentos. ANEXO A – CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

El gerente es responsable de la aprobación y de la declaración de carácter obligatorio del manual


para todo el personal de la empresa, siendo éste previamente revisado por el responsable de gestión
de la calidad.

El procedimiento de creación y actualización del resto de la información documentada se indica en el


procedimiento PR-CAL-01

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7.5.3 Control de la información documentada

Para efectuar el seguimiento de la documentación del sistema de gestión de la calidad de la empresa


AYS S.A. se diseñó un procedimiento específico para el control de la información, la ejecución y
mantenimiento de la misma con el fin de garantizar que las actividades desarrolladas satisfagan los
lineamientos del SGC.

Cada vez que se lleva a cabo una revisión del manual, se cambia el número de revisión y se registra
en la hoja modificaciones del manual de gestión de la calidad que obra en poder del responsable de
gestión de la calidad.

El responsable de gestión de la calidad es el responsable de la distribución de copias del manual de


gestión de la calidad, de las cuales existen dos tipos:

a) Copias controladas:
El responsable de gestión de la calidad distribuye copias controladas a los departamentos de
la empresa, a aquellos representantes y clientes que la dirección considere que deben
disponer de la información actualizada sobre la política de calidad de la empresa, y a la
entidad de certificación. Estas copias son mantenidas al día por el responsable de gestión de
la calidad, de forma que cuando se realiza una revisión del manual, se les entrega nuevas
copias revisadas con acuse de recibo a cada uno de los destinatarios. El responsable de
gestión de la calidad se encarga de destruir las copias obsoletas y únicamente se guarda el
original obsoleto, identificándolo como tal.
b) Copias no controladas:
El responsable de gestión de la calidad distribuye copias no controladas a clientes,
proveedores y colaboradores que lo requieran, acompañadas de acuse de recibo.

El responsable de gestión de la calidad mantiene un registro de la distribución del manual, en el


anexo 2, que permite conocer en cada momento: el destinatario de la copia, si ésta es controlada o
no, el número de copia (cuando se trate de copias controladas) y la fecha de entrega. El control a
llevar a cabo del resto de la información documentada se indica en el procedimiento PR-CAL-01.

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8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y control operacional

AYS S.A. planifica estrategias de cumplimiento de los lineamientos del sistema de gestión de calidad
que garanticen la correcta ejecución de las actividades correspondientes a los servicios ofrecidos por
la empresa, esto con el fin de garantizar altos estándares de calidad que se traducen en la
satisfacción de los requerimientos y necesidad del cliente.

Durante la planificación, AYS S.A., tiene en cuenta, cuando sea necesario, los siguientes aspectos:

 Los objetivos de la calidad para el producto.


 La necesidad de establecer procesos y documentación, y proporcionar los recursos e
instalaciones específicas para el producto.
 Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección,
ensayo/pruebas y los criterios para la aceptación.
 La información documentada necesaria para proporcionar confianza con la conformidad de los
procesos y de los productos resultantes.
8.2 Determinación de los requisitos para los bienes y servicios
8.2.1 Comunicación con el cliente

En AYS S.A. es primordial manejar una excelente relación y comunicación con los clientes pues son
estos quienes dan vida a la organización y a quienes se quiere brindar un servicio con altos
estándares de calidad. Por esta razón es indispensable tener canales de comunicación establecidos
entre la empresa y el cliente con el fin de hacer más óptima la trasferencia de información.

AYS S.A. establece en el procedimiento P-CAL -01 cómo identifica e implanta disposiciones para la
comunicación con los clientes, relativas a:

La información relativa a los productos y servicios.

El tratamiento de consultas, contratos y pedidos, incluyendo las modificaciones.

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8.2.2 Determinación de los requisitos relativos a los bienes y servicios

En el procedimiento PR-CAL-01 se describe la metodología para determinar los requisitos de los


clientes incluyendo:

 Los requisitos de disponibilidad, entrega y apoyo.


 Los requisitos no especificados por el cliente pero necesarios para la utilización prevista o
especificada.
 Las obligaciones asociadas al producto, incluyendo los requisitos legales y reglamentarios.
8.2.3 Revisión de los requisitos con los bienes y servicios

Realiza una evaluación de los requisitos establecidos para el servicio a brindar tanto en el momento
de la planeación del mismo como en el momento previo a la finalización del servicio para garantizar
el cumplimiento de dichos requisitos y por ende la satisfacción del cliente.

En el procedimiento PR-CAL -01 se describe la metodología para revisar y registrar los requisitos
del producto y servicio, de manera que se asegure que:

 Los requisitos para el producto están definidos.


 Los requisitos del cliente son confirmados antes de su aceptación.
 Las diferencias existentes entre los requisitos del pedido o contrato y los expresados
previamente son resueltas.
 La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos para el producto.
8.2.4
En el procedimiento PR-CAL- 01 se establece el sistema para asegurar que si los requisitos
del producto cambian, la documentación relevante se modifica y que el personal apropiado es
informado de los requisitos modificados.
8.3 Diseño y desarrollo de los bienes y servicios

AYS S.A. actualmente no realiza actividades de diseño de los productos que comercializa por lo que
este apartado no es de aplicación.

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8.4 Control de los bienes y servicios suministrados externamente


8.4.1 Generalidades

Comunicación constante con los clientes para conocer la satisfacción final de los mismos y realizar
las mejoras pertinentes de ser necesarias.

AYS S.A. define en el procedimiento PR-CM-01 la metodología para controlar sus procesos de
compra y asegurar que los productos adquiridos cumplen los requisitos.

8.4.2 Tipo de alcance de control de producción externa

En el procedimiento PR-CM- 01, se definen los documentos de compra de manera que se asegure
que contienen la información que describe el producto a comprar, incluyendo los requisitos para la
aprobación o cualificación del producto, los procedimientos, los procesos, los equipos y el personal,
así como los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

En el procedimiento PR- ALM- 01 se definen las actividades necesarias para la verificación de los
productos comprados.

8.4.3 Información para los proveedores externos

Para la contratación de terceros o proveedores externos cuando la empresa AYS S.A. lo requiera.

En el procedimiento PR-CM- 01, AYS S.A. define los criterios y registros de selección y evaluación
de los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los
requisitos de la empresa.

En el caso que AYS S.A. o su cliente proponga llevar a cabo actividades de verificación en los
locales del suministrador, debe especificar en la información de compra las disposiciones requeridas
para la verificación y el método para la puesta en circulación del producto y servicio.

8.5 Producción y prestación de servicios


8.5.1 Control de la prestación del servicio

La documentación está compuesta por el manual de procedimientos, donde se establecen las


actividades a desarrollar para la prestación de cada uno de los servicios ofrecidos; El reglamento y
lineamientos de los funcionarios y el manual de funciones de la organización donde se establecen
las funciones específicas y responsabilidades de los colaboradores.

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AYS S.A. controla las operaciones de producción a través de:

 La disponibilidad de información que especifique las características del producto.


 Donde sea necesario, la disponibilidad de instrucciones de trabajo.
 La utilización y el mantenimiento del equipo apropiado para las operaciones de producción y
servicio.
 La disponibilidad y utilización de equipos de medición y seguimiento.
 La implantación de actividades de seguimiento.
 La implantación de procesos definidos para la liberación y entrega.

Véase procedimientos PR-ALM-01, PR-EMP-01 y PR-PROD-01.

8.5.2 Identificación y trazabilidad

Para AYS S.A. el estado de las salidas o la entrega final de lo solicitado en los requerimientos del
cliente sobre los servicios ofrecidos, es de gran importancia. Por lo anterior la empresa evidencia y
realiza la trazabilidad de los procesos por medio de soportes en la finalización de cada actividad con
la aprobación u observaciones necesarias para de tal forma garantizar la entrega perfecta de lo
solicitado o tomar acciones correctivas necesarias en cada paso antes de la entrega final.

En los procedimientos PR-ALM- 01, PR-EMP-01 y PR-PROD-01 se especifica la metodología para


identificar el producto por medios apropiados, a través de las operaciones de servicio. AYS S.A.
identifica el estado del producto con respecto a los requisitos de medición y seguimiento, según los
procedimientos anteriormente mencionados. Cuando la trazabilidad sea un requisito, AYS S.A.
controla y registra la identificación única del producto.

8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes y proveedores externos

Se controlan en documentos de Excel para seguimiento y libro físico de registros de entradas,


salidas y novedades la empresa garantiza a las partes interesadas el excelente cuidado y seguridad
de su propiedad.

Por lo que se refiere a los datos de los clientes, estos están archivados informáticamente, siendo
una clave secreta para poder acceder a ellos.

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8.5.4 Preservación

En el procedimiento PR-ALM- 01 se describe la metodología para la identificación, manipulación,


embalaje, almacenamiento y protección del producto.

8.5.5 Actividades posteriores a la entrega

En el procedimiento PR-CAL-01 queda plasmado el servicio post-venta que ofrece AYS S.A.

8.5.6 Control de los cambios

El procedimiento PR-CAL- 01 establece la manera de proceder en el caso de que el cliente quiera


modificar las condiciones de un pedido.

8.6 Liberación de los bienes y servicios

AYS S.A. realiza los controles pertinentes en los puntos estratégicos del desarrollo de las actividades
para la prestación de sus servicios, esto con el fin de evitar inconformidades en la entrega final al
cliente por el no cumplimiento de los estándares mínimos de calidad establecidos por la
organización.

Véase procedimientos PR-ALM-01, PR-EMP-01 y PR-PROD-01.

8.7 Control de los elementos de salida de los procesos, bienes y servicios no


conformes

Comunicar al cliente la anormalidad y llegar acuerdo para brindar el servicio con altos estándares de
calidad y cumplimiento con todos los requerimientos y condiciones planteadas inicialmente.

En el procedimiento PR-CAL-02 se determinan las actividades para identificar, controlar y prevenir


las salidas que no son conformes con los requisitos. Los productos no conformes son corregidos y
sometidos a una nueva verificación después de su corrección para demostrar su conformidad.

En el procedimiento PR-CAL-02 se describe el tratamiento de los productos no conformes después


de la entrega o cuando se ha comenzado su utilización. En este caso, AYS S.A. adopta las acciones
apropiadas respecto con las consecuencias de la no conformidad.

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9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades

AYS S.A. define, planifica e implanta las actividades de seguimiento, medición, análisis y evaluación
para:

 Demostrar la conformidad con los requisitos del producto.


 Asegurar la conformidad del sistema de gestión de la calidad.
 Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
9.1.2 Satisfacción del cliente

Para AYS S.A. es indispensable realizar un seguimiento y evaluación del desempeño de la


organización directamente con los clientes y la satisfacción de los mismos frente a los servicios
ofrecidos y recibidos.

En el procedimiento PR-DIR-01 se describe la metodología que AYS S.A. utiliza para hacer un
seguimiento de la información sobre la satisfacción y/o insatisfacción del cliente, como una de las
medidas de las prestaciones del sistema de gestión de la calidad.

9.1.3 Análisis y evaluación

AYS S.A. en conjunto con las acciones y parámetros establecidos en los numerales anteriores se
preocupa por el correcto análisis y evaluación de los resultados de la empresa frente a los requisitos
del sistema de gestión de la calidad.

AYS S.A. debe recopilar y analizar los datos apropiados para determinar la adecuación y la eficiencia
del sistema de gestión de la calidad y para determinar dónde pueden realizarse mejoras. Véase
procedimiento PR-DIR-01. Estos datos son utilizados para proporcionar información sobre:

 La satisfacción y/o insatisfacción de los clientes.


 La conformidad con los requisitos del cliente.
 Las características de los procesos, producto y sus tendencias.
 Los suministradores.

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9.2 Auditoria interna

La empresa ejecuta periódicamente revisión de la conformidad de los requisitos del sistema de


gestión de calidad, para ello realiza auditorias planificadas a los procesos con el fin de determinar:

 Eficacia en la implementación del sistema de gestión de la calidad.


 Conformidad de los requisitos del cliente y normativos dentro del sistema de gestión de la
calidad.

En el procedimiento PR-CAL -04 se describe la metodología para llevar a cabo de forma periódica
auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

 Es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2015.


 Ha sido implantado de manera efectiva y se mantiene actualizado.

El responsable de gestión de la calidad planifica el programa de auditorías tomando en


consideración el estado y la importancia de las actividades y áreas a auditar, así como los resultados
de las auditorías previas.

En este procedimiento se contemplan las responsabilidades y requisitos para la realización de


auditorías, asegurar su independencia, registrar los resultados e informar a la dirección. La dirección
de AYS S.A. debe adoptar las acciones correctoras oportunas sobre las deficiencias encontradas
durante la auditoría.

Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de la implantación de las acciones correctivas


y la comunicación de los resultados de la verificación.

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9.3 Revisión por la dirección


9.3.1 Generalidades

A intervalos definidos, la dirección de AYS S.A. revisa el sistema de gestión de la calidad, para
asegurar su continua consistencia, adecuación y efectividad. Mediante la revisión se detectan los
cambios en el sistema de gestión de la calidad de la organización, incluyendo la política de calidad y
los objetivos de la calidad.

9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección

La revisión se efectúa en base a:

 Resultados de las auditorias.


 Retroalimentación de los clientes.
 Funcionamiento de los procesos y conformidad del producto.
 Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores a la dirección.
 Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad.
 Evaluación de los resultados de la mejora continua y de las oportunidades de mejora.
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección

A partir de la revisión deben extraerse resultados destinados a iniciar acciones asociadas a:

 Mejora del sistema de gestión de la calidad y sus procesos;


 Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente;
 Necesidades de recursos.

En el procedimiento PR-DIR-01 se describe la metodología para llevar a cabo la revisión y


mantener los registros adecuados.

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10. MEJORA
10.1 Generalidades

AYS S.A. establece mecanismos para el mejoramiento de la eficiencia del sistema de gestión de la
calidad,

AYS S.A. llevará a cabo las acciones necesarias para cumplir los requisitos del cliente y aumentar su
satisfacción

10.2 No conformidad y acción correctiva

AYS S.A. para realizar el correcto tratamiento de las mejoras necesarias en las no conformidades
que pueden afectar el sistema de gestión de la calidad y la implementación de las acciones
correctivas, ha establecido las siguientes acciones:

En el procedimiento PR-CAL-03 se describe el método para adoptar acciones correctivas para


eliminar las causas de no conformidad al objeto de prevenir su reaparición. Las acciones correctivas
deben ser apropiadas al impacto de los problemas encontrados. En este procedimiento se definen
los requisitos para:

 Identificación de no conformidades o las incidencias.


 Determinar las causas de la no conformidad
 Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las incidencias no vuelven a
aparecer
 Determinar las acciones correctivas necesarias e implantarlas
 Acciones correctivas y de mejora que eliminen la causa raíz de la no conformidad
 Revisar la efectividad de las acciones correctivas tomadas para la eliminación de la causa
 Evidenciar los resultados de las acciones tomadas
10.3 Mejora continua

En el procedimiento PR-DIR-01, AYS S.A. planifica y gestiona los procesos necesarios para la
mejora continua del sistema de gestión de la calidad. AYS S.A. facilita la mejora continua del sistema
de gestión de la calidad por medio de la utilización de la política de la calidad, objetivos de la calidad,
resultados de las auditorías, análisis de datos, acciones correctivas, análisis de riesgos y
oportunidades, y la revisión por la dirección. Son las encargadas y responsables de la toma de
decisiones en busca de un mejoramiento continuo.

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ANEXOS

Anexo 1: Organigrama funcional y nominal de la empresa

Anexo 2: Distribución del manual de gestión de la calidad

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ANEXO 1: ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y NOMINAL DE LA EMPRESA

ANEXO 1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y NOMINAL DE LA EMPRESA.png

ANEXO 2: DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Controlada (C)
Fecha de
Entidad/Persona Copia N° No Controlada Firma
entrega
(NC)

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ANEXOS NUMÉRICOS
ANEXO 1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y NOMINAL DE LA EMPRESA.png
ANEXO 2: Distribución del manual de gestión de la calidad
ANEXO 3 RELACIÓN DE PROCESOS Y REQUISITOS.xlsx
ANEXO 4 MATRIZ DOFA.docx
ANEXO 5: Objetivos de calidad
ANEXO 6 ENCUESTA TOMA DE CONCIENCIA.docx
ANEXOS ALFABÉTICOS
ANEXO A. CP.docx
ANEXO B: Diagramas de flujo de cada proceso
ANEXO C: Manual de funciones
ANEXO D. PA.xlsx
ANEXO E CHEQUEO DE AUDITORIA.xlsx
ANEXO F: Plan de objetivos y metas
ANEXO G: Relación de documentos internos
ANEXO H: Mapa de riesgos
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Mapa de procesos.jpg
Figura 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA.png
Figura 3 Diagrama de Bloques.png
Figura 4 Desarrollo de Auditorias Internas.jpg
LISTA DE TABLAS
Tabla A 4.1 Misión, visión y valores.jpg
Tabla A 4.2 Partes interesadas y sus requisitos.jpg
Tabla B 4.2 Lista de proveedores y clientes.jpg
Tabla 4.3 Tipología de los procesos y la relación de procedimientos.xlsx
FORMATOS
F-CP.xlsx
F-PR.xlsx
F-P.xlsx
F-ID.xlsx
F-FDS.xlsx
Tabla 3. Listado maestro de registros
Tabla 4. Listado maestro control de documentos

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TABLAS DE CODIFICACIÓN
CODIGOS.xlsx

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