La Estructura: Elemento de la Organización

Los problemas de estructura y organización afectan a todas los tipos de organizaciones públicas y
privadas. Es necesario buscar la adaptación de los medios a los planes y objetivos, y con ello bajo
restricciones internas y externas.

La organización es un proceso encaminado a obtener el propósito que fue previamente definido y

fijado mediante la planeación. Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y
después de coordinarlas de tal manera que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para
lograr un propósito común.

La estructura indica relación, disposición orgánica, arreglo, estratificación jerárquica. Y organizar

consiste en dotar de una estructura, de un plan o de un modo de funcionamiento. La organización
ayuda a suministrar los medios para que el personal desempeñe sus puestos.

La estructura organizacional no constituye un problema cuando la empresa es de formación

reciente, porque siempre hay exceso de trabajo. Con el crecimiento, la situación cambia, hay más
personal, y con frecuencia se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que
ver muy poco con los principios básicos de la empresa. Es en este momento cuando se hace
necesario recurrir a la organización.

La Estructura Organizacional:

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las

actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados,
entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una
organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por
producto/mercado o en forma de matriz.

 Organización funcional:

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una
actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Por ejemplo, una organización dividida
por funciones puede tener departamentos para producción, mercadotecnia y ventas. El gerente de
ventas de dicha organización sería el responsable de la venta de todos los productos
manufacturados por la empresa.

Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de

departamentalización, como en la siguiente figura:
 La usan primordialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos,
porque aprovecha con eficiencia los recursos especializados. Otra ventaja importante de la
estructura por funciones es que facilita mucho la supervisión, pues cada gerente sólo debe ser
experto en una gama limitada de habilidades. Además, la estructura funcional facilita el
movimiento de las habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde más se
necesitan.

 Organización por producto/mercado:

La organización producto/mercado, con frecuencia llamada organización por división, reúne en

una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un
producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o
todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

La mayor parte de las empresas grandes, con productos múltiples, como General Motors,
tienen una estructura de organización por producto o mercado. En algún punto de la existencia de
una organización el puro tamaño y la diversidad de productos hacen que los departamentos por
funciones no sean viables. Cuando la departamentalización de una empresa se torna demasiado
compleja para coordinar la estructura funcional, la alta dirección, por regla general, creará
divisiones semiautónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y
comercializan sus propios productos.

A diferencia de un departamento funcional, la división parece un negocio independiente. El

director de la división se con centra primordialmente en las operaciones de su división, es
responsable de las pérdidas o las utilidades e incluso puede llegar a competir con otras unidades
de la misma empresa. Sin embargo, una división es diferente de un negocio independiente en un
sentido crucial: el director de la división depende de la oficina central.

Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera: División por productos

 Por regla general, la división geográfica es usada por empresas de servicios financieras y otras
no fabriles, así como por compañías mineras y productoras de petróleo, como en la sig. figura:

La organización geográfica resulta lógica cuando la planta se debe ubicar lo más cerca posible
de las fuentes de materias primas, mercados principales o personal especializado

La organización por divisiones ofrece varias ventajas. Dado que todas las actividades, habilidades
y experiencia requeridas para producir y comercializar productos específicos se agrupan en un
lugar, bajo un solo mando, la tarea entera se puede coordinar con mayor facilidad, así como
mantener un elevado desempeño en el trabajo

 Organización matricial:

La estructura matricial, en ocasiones llamada "sistema de mando múltiple", es un producto híbrido

que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende
evitar sus inconvenientes. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de
estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos
cadenas de mando. Una cadena de manso es la de funciones o divisiones, el tipo que se
diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición
horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para
formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es
experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Aunque las estructuras matriciales para las organizaciones son complejas por necesidad, tienen
ciertas ventajas. La estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades
especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Los problemas de
coordinación en este caso, porque el personal más importante para un proyecto e trabajo es
reunido en forma de grupo. En sí esto produce un beneficio secundario: las personas, como
trabajan juntas, llegan a entender las demandas que enfrentan las personas que tienen
responsabilidad de diferentes campos.

Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al sistema matricial. Para superar
estos obstáculos, quizá se requiera una capacitación especial para habilidades de trabajo o
relaciones interpersonales nuevas, cuando la distribución de la matriz se introduce por vez primera
o cuando una disposición funcional bien en las estructuras tradicionales, pero que probablemente
tendrán problemas para ajustarse a una estructura matricial, muchas empresas hacen esfuerzos
especiales para recapacitar a su personal, antes de asignarlo a los equipos de proyecto o
seleccionan exclusivamente a voluntarios para los equipos.

 Estructura formal o informal de la organización:

Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización y quién es
responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con
mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organización.
Herbert Simon ha descrito el caso de "las relaciones interpersonales de la organización que
afectan sus decisiones internas, pero no aparecen en el plan formal no son congruentes con él.
Por ejemplo, en una etapa de gran actividad, un empleado puede acudir a otro en busca de ayuda,
en lugar de pasar por un gerente. Asimismo, de empleado de ventas puede establecer una
relación laboral con un empleado de producción, el cual le puede proporcionar información sobre
la existencia de productos, mucho antes que un sistema formal de información. Además,
quienquiera que haya trabajado en una organización conoce la importancia que tienen las
secretarias y los asistentes ejecutivos, que jamás aparecen en un organigrama. Uno de los
primeros estudios que reconoció la importancia de las estructuras informales fue Chester Barnard
quien señaló que las relaciones informales ayudan a los miembros de la organización a satisfacer
sus necesidades sociales y a hacer las cosas.
 Funciones dentro de las Organizaciones:

El funcionamiento del sistema de Organización varía de acuerdo con el desarrollo de la Empresa,

dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus
funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración".

El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones lo utilizan es la
división por funciones.

Agrupar actividades relacionadas facilita la supervisión, porque disminuye la cantidad de

conocimientos que el jefe de un departamento debe de dominar al fin de supervisar
eficientemente.

Cuando una empresa se inicia la estructura de la organización se basa en realidad en la respuesta

a la pregunta: ¿qué funciones principales tendrá que llevar a cabo la empresa industrial? Estas
serían por lo menos elaborar el producto, venderlo, e investigar los resultados.

En las empresas de servicios es más rápido y la división sería: servicios al consumidor, ventas de
servicios, y nuevamente controlar los resultados.
"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización, se pueden
distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo

(Inicial) (Intermedia) (Consolidación)

 Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones

 Cuadros de distribución Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

del trabajo

 Elaboración de Administración por proyectos Informática

organigramas

 Elaboración de Administración estratégica Modelos de simulación

diagramas de flujo

 Análisis y descripción de
cargos

Se dividen en estas fases ya que van desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento,

el comportamiento del personal y los sistemas de la organización Pueden utilizarse criterios y
técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la
estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de
distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

a. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los
sistemas y los proyectos

b. Fase de Desarrollo (Intermedia) y Fase de Desarrollo (consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas

con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos
electrónicos de datos.
 Actividades dentro de la Organización:

Dentro de las diferentes actividades que pueden desarrollarse en las empresas, es importante
aprender a incorporar en ellas nuevas herramientas tecnológicas que le permitan generar y
obtener información, para simplificar su trabajo y ayudar en la toma de decisiones. Seleccionado
depende del giro o rubro de la empresa tenemos:

 Compras
 Inventarios
 Ventas
 Créditos
 Cobranzas
 Finanzas
 Dirección

Cuando hablamos de actividades, debe tener presente que no nos referimos a las mismas como
áreas o departamentos, ya que no necesariamente las mismas tienen que existir como tales tanto
física como estructuralmente, y con recursos humanos asignados específicamente.

Al referirnos al termino “organización” estamos considerando tanto a empresas medianas con

estructuras organizacionales bien definidas, como también a pequeñas empresas donde varias o
todas de estas actividades son llevadas a cabo por una, o un pequeño grupo de personas, tal el
caso de las empresas familiares, o unipersonales con o sin empleados.

Para aplicar tecnología en la empresa que nos ayude a realizar las diferentes actividades,
comenzaremos mencionando como la empresa deberá generar información registrando y
emitiendo las diferentes operaciones diarias de la empresa.

Es común, que al comenzar a mencionar, las primeras inquietudes que por lo general se plantee
sean similares a estas:

 ¿Qué ventajas tiene el tener que ingresar una operación de venta o cobro dentro del
computador para entregar a mis clientes, cuando esta tarea actualmente la cumplo en
forma manual, cumpliendo incluso con los requerimientos fiscales?
 ¿Para qué debo registrar en el computador mis operaciones de compra y pago, cuando
esas operaciones ya las tengo en los comprobantes entregados por mi proveedor?

Si consideramos que se plantea como único objetivo el de registrar información, sólo podremos
mencionar como ventajas, la posibilidad de automatizar los cálculos que debe realizar en forma
manual en un comprobante (cantidades y precios de los artículos, descuentos e impuestos), y la
posibilidad de emitir comprobantes mediante el uso del computador, algo que puede considerarse
meramente un objetivo de imagen frente a sus clientes.
Ahora bien, si en vez de lo anterior, se ha sentido identificado con el objetivo que propuesto, o
sea, contar con la mayor cantidad de información disponible para tomar decisiones operativas y
estratégicas acertadas, se debe tener presente que el proceso de generación de información,
tiene como principal objetivo el de obtener información.

Este proceso de obtención de la información, es realmente el punto sobresaliente donde podrá

aprovechar al máximo la tecnología, ya que la principal característica de la tecnología es la
capacidad de procesamiento de la información, ya sea en tamaño como en diversidad de procesos
de negocio. El objetivo principal en forma práctica y sencilla como generar y como obtener
información relacionada con las actividades mencionadas.

Compras: Es la actividad relacionada con las adquisiciones necesarias para el logro de los
objetivos de la empresa, en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y con un
precio adecuado.
Inventarios: Es la actividad relacionada el control de las entradas, salidas y existencias de
mercaderías dentro de la empresa.
Ventas: Es la que planea, ejecuta y controla la comercialización de los diferentes productos y
servicios que ofrece la empresa.
Créditos: Tiene por objetivo decidir la entrega de productos contra el pago a futuro de los mismos,
analizando la capacidad de solvencia, compromiso y voluntad de pago de los clientes de la
empresa.
Cobranzas: Es la encargada de controlar, planificar y ejecutar el cobro de las deudas que poseen
los clientes con la empresa.
Finanzas: De vital importancia dentro de la empresa, es la que cumple con la función de controlar
las existencias y movimientos de dinero, planificando la obtención y aplicación de los fondos para
el correcto funcionamiento de todas las restantes actividades de la empresa.
Dirección: Como su palabra lo menciona, es la encargada de dirigir o guiar a todas las actividades
y las personas involucradas en estas, para que se cumplan los planes definidos por la empresa.

Deberes y responsabilidades dentro de las Organizaciones:

 Deberes:

Las empresas venezolanas están obligadas a cumplir con deberes formales ante las instituciones
del estado.

Entre los principales deberes tenemos:

- Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). Actualmente la inscripción se hace a

través del su portal www.ivss.gov.ve por el sistema TIUNA a través del cual se puede realizar
inscripción, movimiento y retiro de trabajadores, consulta de facturas, trabajadores activos, entre
otros procedimientos. De igual manera como estamos inscritos debemos tramitar mensualmente la
solvencia ante este instituto.

- BANAVIH. Este instituto es el responsable de la administración del aporte de vivienda realizado

por el trabajador y su patrono. Al igual que el IVSS, la inscripción se hace a través de la pagina
www.banavih.gov.ve, por este portal se puede incluir y retirar trabajadores, solicitar la planilla de
pago e imprimir la solvencia.

- INCES. Aunque las empresas con menos de 5 trabajadores no estan obligadas a pagar el 2%
INCES deben estar inscritas y, preferiblemente, solicitar trimestralmente la solvencia ante este
instituto.

- MINTRA. Instituto que vela por el complimiento de los derechos del trabajador. Las empresas
deben inscribirse para obtener su número de NIL, luego deben declarar trimestralmente los
salarios y horas trabajadas a través del portal y presentarla en la oficina de su región los primeros
15 días del mes siguiente al trimestre declarado. Además por el mismo portal se puede solicitar la
solvencia laboral para la cual deben tener vigente la solvencia del INCES y de BANAVIH.

- ALCALDIA. Toda empresa debe inscribirse en la alcaldía del municipio donde se encuentren
obteniendo de eta manera su patente de industria y comercio. Cada alcaldía tiene su normativa en
cuanto a retenciones y declaración, por lo que deben consultar los lineamientos a seguir en su
municipio.

- SENIAT. Tributos! toda persona juridica debe declarar. Mensualmente el impuesto a las ventas
IVA, anualmente el impuesto sobre la renta ISLR, si la empresa es contribuyente especial debe
declarar quincenalmente las retenciones de IVA a las compras realizadas

 Responsabilidades:

La responsabilidad social corporativa:

También llamada responsabilidad social empresarial (RSE), puede definirse como la contribución
activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas,
generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y valorativa y su valor añadido.
El sistema de evaluación de desempeño conjunto de la organización en estas áreas es conocido
como el triple resultado.

La responsabilidad social corporativa va más allá del cumplimiento de las leyes y las normas,
dando por supuesto su respeto y su estricto cumplimiento. En este sentido, la legislación laboral y
las normativas relacionadas con el medio ambiente son el punto de partida con la responsabilidad
ambiental. El cumplimiento de estas normativas básicas no se corresponde con la
Responsabilidad Social, sino con las obligaciones que cualquier empresa debe cumplir
simplemente por el hecho de realizar su actividad. Sería difícilmente comprensible que una
empresa alegara actividades de RSE si no ha cumplido o no cumple con la legislación de
referencia para su actividad.

Las principales responsabilidades éticas de la empresa con los trabajadores y la comunidad son:

 Servir a la sociedad con productos útiles y en condiciones justas.

 Crear riqueza de la manera más eficaz posible.
 Respetar los derechos humanos con unas condiciones de trabajo dignas que favorezcan la
seguridad y salud laboral y el desarrollo humano y profesional de los trabajadores.
 Procurar la continuidad de la empresa y, si es posible, lograr un crecimiento razonable.
 Respetar el medio ambiente evitando en lo posible cualquier tipo de contaminación
minimizando la generación de residuos y racionalizando el uso de los recursos naturales y
energéticos.
 Cumplir con rigor las leyes, reglamentos, normas y costumbres, respetando los legítimos
contratos y compromisos adquiridos.
 Procurar la distribución equitativa de la riqueza generada.

Programas de acción social corporativo:

 Fondos para proyectos u organizaciones no gubernamentales ya definidas.
 La selección y tratamiento de una temática social a considerar que identificará a la
Empresa.
 Proyectos de reinserción laboral .Apoyo sistematico en el área de RRHH enfocado a la
capacidad de empleo.
 Donación de equipos informáticos o mobiliario de segunda mano.

Programas de acción social en colaboración con los recursos humanos de la empresa:

 Participación conjunta del recurso humano en emprendimientos de proyectos.
 Rol de apoyo sistemático al voluntariado del plantel de la empresa.
 Emprendimientos sociales de facil producción y costo.

Programas de acción social a través de los productos y servicios de la empresa:

 Programas de marketing con causa.
 Donación de productos de la empresa (nuevos, usados o excedentes).
 Concesión de servicios o productos de cortesia (sin cargo)