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Limpar e organizar…
é só começar!
AGE - NPQ - março 2013
SUMÁRIO
DATA ATIVIDADES
27/02/2013 - Quarta - 14h Registro fotográfico da situação atual
01/03/2013 - Sexta Divulgação através da Intranet do “Dia D” da AGE
Preparativos da AGE para o Descarte.
04/03/2013 - Segunda -10h
Reunião de sensibilização.
04/03/2013 - Segunda -10h30 Dia da Limpeza e Organização - “Dia D” - Descarte
05/03/2013 - Terça - 10h Informativos dos primeiros resultados
1.4.1.2.1. PAPÉIS
Para fragmentação: documentos e suas cópias que exigem sigilo: contendo dados
relativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da Área de
Planejamento, Orçamento e Finanças, lista e catálogos telefônicos específicos do
TRT13, catálogo e documentos com informações particulares de integrantes do
TRT13.
Para reciclar: folhas usadas ou inservíveis, jornais, revistas, listas telefônicas,
papelões, boletins internos de exercícios anteriores, pastas, cópias impressas e
todo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos.
Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Serviços Gerais.
Os livros sem número de tombamento devem ser separados e incluídos na Lista
de Objetos Descartados que deverá ser enviada ao SMP.
1.4.1.2.2. DOCUMENTOS
c) PARA ELIMINAR
São considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que não seja passível de
reutilização, reciclagem ou transferência para o arquivo, almoxarifado ou outra unidade
qualquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo deverá ser pesado, separado, e
depositado em local apropriado, junto com o lixo orgânico, onde o pessoal da limpeza
procederá o recolhimento.
Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, e
só deve ser liberado após inclusão na Lista de Objetos Descartados, onde será
necessário o número de patrimônio e o motivo da liberação.
A AGE deverá criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para onde
deverão ser transferidos (movidos e NÃO copiados) todos os arquivos destinados ao
Descarte. Após a conclusão dos trabalhos, o volume em megabytes, números de
Arquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados,
deverão ser informados no relatório de Resultados do Descarte.
Outra forma de apurar os resultados é limpar a “lixeira” do Windows
eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhos
será possível quantificar os arquivos eliminados.
E-mails: apague os e-mails que você recebeu e não tem mais utilidades. E-
mails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Para
contabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada “Descarte Virtual” e
arraste para lá os e-mails a descartar. Antes de excluí-los conte quantos são, para
acrescentar ao número de arquivos no Relatório de Descarte. Não é necessário computar
o tamanho das mensagens em Kbytes.
1. Descarte Físico
2. Descarte Virtual
3. Descarte Intangível
2. CONCLUSÃO
Check-List do
2 4 cópias Usar como roteiro
Descarte
Cartaz de aviso
Afixar na porta
3 sobre o Dia do 2
dentro e fora.
Descarte
Identificadores das
4 1 conjunto Afixar junto à área
áreas de Descarte
Formulário para
Para auxiliar o
6 Relatório de 1
relatório
Descarte
Embalagens vazias
Usar para coleta e
7 para descarte caixas 10
envio
e sacos
ANEXO II – CHECK-LIST DE DESCARTE
N° ITENS A SEREM VERIFICADOS OK
Materiais / alimentos não recomendáveis para
uso / esquecidos.
ÁREA DO CAFÉ OU
1 Mantimentos e medicamentos fora da validade;
LANCHE
Equipamentos, móveis e utensílios s/ serventia ou
sem condições de higiene.
Papéis desatualizados ou obsoletos.
2 MURAIS Papéis inúteis ou desatualizados colados em
paredes/portas.
Rascunhos, arquivos, materiais de expediente,
envelopes.
3 MESINHAS AUXILIARES
Guias, listas desatualizadas.
Papéis desatualizados / obsoletos.
Livros, catálogos, periódicos, apostilas, relatórios,
códigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidade
ou desatualizados.
4 ARMÁRIOS/ ESTANTES Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ou
sem uso.
Materiais diversos desnecessários, em más
condições, fora de validade ou obsoletos.
Pastas obsoletas, desatualizadas ou sem
5 ARQUIVOS utilidade.
Pastas em más condições de uso.
Papéis sem utilidade.
6 PASTAS
Papéis obsoletos / desatualizados.
Capas, fios, extensões, cabos de computador etc.
sem uso.
7 COMPUTADOR Manuais de Software em excesso ou obsoletos.
Disquetes avariados, sem utilidade / parados há +
de 2 anos.
MESAS DE Excesso de papéis, rascunhos, retrabalhos, etc.
8
IMPRESSORA Peças quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos.
Excesso de documentos para examinar ou
arquivar.
Livros, revistas, códigos, jornais, informativos, etc.
9 MESAS Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindo
movimentos.
Objetos de adorno em excesso.
Duplicidade de materiais de expediente.
Rascunhos, modelos, materiais de expediente em
excesso, estragados ou em desuso.
0 GAVETAS
Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora da
validade.
Equipamentos não utilizados / estragados.
11 SALA
Móveis não utilizados / subutilizados / danificados.
Arquivos repetidos, desnecessários,
desatualizados ou obsoletos (não utilizados há
mais de 2 anos).
12 DESCARTE VIRTUAL Informações / dados não utilizados ou duplicado
em outro meio.
Softwares desatualizados ou sem utilidade.
E-mails sem importância.
ANEXO III
7 Reunião de Sensibilização
MATERIAL PERMANENTE
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________
ANEXO V – LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS
MATERIAL DE CONSUMO
TOTAL
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________
ANEXO VI – FOMULÁRIO PARA RELATÓRIO DESCARTE
DESCARTE FÍSICO
1 Lixo retirado
2 Material reciclável
DESCARTE VIRTUAL
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________