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de documentos y archivos
en los sistemas nacionales
de información:
un estudio del R A M P
PGI-83/WS/21
Asiento que se recomienda para el catálogo:
Rhoads, James B.
© Unesco, 1983
PREFACIO
Los elementos básicos del programa RAMP reflejan los temas generales del Progra-
ma General de Información. Así, pues, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras
actividades destinadas a:
INDICE
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1. INTRODUCCIÓN 1
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6. RESUMEN Y CONCLUSIONES 40
BIBLIOGRAFÍA ANOTADA 42
1. INTRODUCCIÓN
Del título del presente estudio se desprende que los documentos y archivos cons-
tituyen parte esencial e importante de los recursos de información de un país y que
los programas para su gestión y utilización son o deberían ser partes esenciales del
sistema nacional de información.
En primer- lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad plani-
ficar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pa-
sado. Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno y consti-
tuyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. En su conjunto,
los archivos contienen una gran cantidad de información sobre las personas, las orga-
nizaciones, el desarrollo social y económico, los fenómenos naturales y los diferen-
tes acontecimientos, y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano
para escribir sobre todos los aspectos de la historia de un país. Como fuente de la
historia nacional, los archivos pueden contribuir considerablemente a fomentar la
comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad na-
cional.
Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un
programa general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos co-
rrientes y para determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de
los archivos. Estos elementos programáticos pueden clasificarse según los cuatro
títulos o fases siguientes que representan el ciclo total de vida de los documentos.
En las páginas que siguen se trata detalladamente de cada uno de los elementos
mencionados.
Se considera por lo general que todos los documentos, de cualquier índole mate-
rial que sean, recibidos o elaborados por instituciones gubernamentales, son propie-
dad pública. De ese gran acervo de documentos se seleccionan los que van a archivar-
se. Generalmente, sólo un pequeño porcentaje -entre el 2% y el 5%- tiene el suficiente
valor para fines administrativos, jurídicos o de investigación, como para justificar
su conservación. Ahora bien, ese pequeño núcleo de documentos no corrientes, de valor
permanente -los archivos- posee un valor extraordinario, ya que la información que
contienen es esencial como prueba de importantes transacciones y obligaciones jurídi-
cas y administrativas, y porque gran parte de la información que contienen es de im-
portancia para finalidades que van más allá de las razones por las cuales se elaboraron
inicialmente. Entre los documentos de la segunda categoría figuran los que tratan de
las guerras y los fenómenos naturales, la migración de los pueblos, el nacimiento y
desarrollo de la identidad nacional, los esfuerzos del gobierno por mejorar la condi-
ción económica y social de los habitantes, los logros y fracasos que son el resultado
de toda actividad humana de alguna duración. Como ha observado uno de los autores,
"el mundo moderno confía a los archivos una parte importante de sí mismo, ya que la
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¿Contienen los documentos alguna información que pueda resultar tal vez necesa-
ria de nuevo a los responsables que la elaboraron u a otros departamentos gubernamen-
tales?
¿Son los datos que figuran en los documentos puramente informativos, o hay va-
lores intrínsecos relativos a las circunstancias en que se elaboraron? ¿Están fir-
mados o formalizados, por ejemplo, por las altas autoridades legislativas o judicia-
les, por el Jefe de Estado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma de conocidas
personalidades de la literatura, las artes o las ciencias? ¿Revisten los documentos
en sí alguna importancia artística o cultural?
Hay que prever, en consecuencia, que los archivos adoptarán diversas formas ma-
teriales, cada una de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto al almace-
namiento, la conservación y la utilización. A continuación se describen brevemente
las categorías más importantes :
Manuscritos : escritos en papel (en algunos casos pergamino, vitela y otros me-
dios como los que existían hasta el siglo XIX) que utilizan por lo general como medio
para grabar tinta o lápiz, ya sea manualmente o con máquina de escribir.
Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena con-
servar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fun-
damentalmente en preservar dichos documentos. A los que defiendan el punto de vista
según el cual es prioritario divulgar la información y los procesos afines, se res-
ponderá que un archivo que no tenga un programa de conservación bien establecido y
financiado terminará por no tener información que difundir.
Los problemas de conservación se hacen más complejos, más difíciles y más cos-
tosos a medida que encuentran lugar en los archivos nuevos medios de registrar la
información. No obstante, es esencial el deber de conservar los materiales archiva-
dos, lo que constituye, entre otras cosas, un poderoso incentivo para la buena eva-
luación de los documentos.
Una exigencia básica para la conservación de los archivos es una central debida-
mente diseñada y bien mantenida. Como las exigencias del almacenamiento de archivos
y los procesos de trabajo son únicos en muchos aspectos, es preferible que los archi-
vos se instalen en estructuras especialmente construidas con ese fin y que no sean
compartidas con organizaciones que cumplen otras funciones.
1) Algunos criterios útiles de planeamiento y diseño figuran en: Bernard Faye, "Los
edificios para archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bi-
bliotecología y archivología, Vol.4, n22, abril-junio de 1982, págs. 92-98. La
importancia de instalaciones adecuadas para los archivos y para la "conservación
preventiva" está expuesta por: Y.P. Kathpalia, "Conservación y Preservación de
Archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecología y
archivología, Vol.4, n22, abril-junio de 1982, págs. 99-106.
2) Los elementos que figuran entre paréntesis ( ) pueden no ser necesarios en todas
partes, aunque a veces sean esenciales.
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Extinguidores portálites.
Anaqueles de acero.
Taller de reprografía.
Desacidificación : la mayoría del papel contiene ácidos que tarde o temprano lle-
van a su desintegración; los baños y las vaporizaciones alcalinas neutralizarán los
ácidos y prolongarán considerablemente la vida del papel; este proceso seguirá sien-
do costoso hasta que se invente un medio de desacidificación en grandes cantidades.
Unos servicios de conservación que dispongan del personal adecuado y del equipo
necesario podrá encontrar, de acuerdo con el estado y el carácter físico de un docu-
mento, el medio más apropiado de conservación que, además de los descritos anterior-
mente, comprende el "leafcasting", es decir, restauraciones en que se utilizan mate-
riales tradicionales como tejidos y seda, así como otros medios de restauración
manual como la laminación manual, proceso que exige mucho personal pero que no con-
lleva aplicación de calor.
que se encuentran bajo su custodia. Así, se han iniciado programas de extensión para
informar a los posibles usuarios del contenido y disponibilidad de los documentos,
fomentándose activamente la utilización de los archivos como medio de mejorar la so-
ciedad.
Una vez determinado si un documento tiene un valor permanente, éste pasa a for-
mar parte de los archivos. Su registro impl ica no sólo la transferencia física a
las instalaciones de los archivos, sino también una transferencia formal de título:
de la institución que lo produjo a la autoridad competente de los archivos. Un ele-
mento esencial de esta transferencia de custodia física y jurídica es el acuerdo
mutuo en cuanto a los términos de acceso al documento. Dicho acuerdo debe dejar en
claro cuándo se puede disponer de los documentos para fines investigativos, determi-
nando además si hay algún tipo de documentos o alguna categoría de información con-
tenida en ellos de que se pueda disponer antes o que se deba retener durante perio-
dos más largos y que habrá que definir claramente.
Son muchos los países en los que la ley fija un número de años (por lo general
30) después del cual los documentos pasan a ser del dominio público. Sin embargo, ca-
si siempre hay alguna disposición por la cual se obliga a mantener secretos durante más
tiempo algunos documentos (por lo general, los referentes a medidas de seguridad na-
cional y los que podrían violar los derechos inherentes al respeto de la vida priva-
da de la persona, en el caso de utilizarlos prematuramente). En muchos casos existe
también la medida de poner a disposición del público los documentos de carácter gene-
ral antes de que termine el plazo establecido por la ley. En unos pocos países, y so-
bre todo en los Estados Unidos de América, el problema del acceso a los documentos
Sea cual fuere el enfoque del problema, y las medidas específicas que se tomen,
es importante que haya una política nacional de acceso a los documentos oficiales
que sea lógica y general. A falta de dicha política, se producirán inconsistencias
en cuanto al acceso a los documentos dentro de las instituciones gubernamentales,
así como la retención innecesaria de gran cantidad de información útil.
Todos los repositorios deben contar con una o más salas de lectura que sean lo
suficientemente espaciosas para que en ellas puedan tener cabida las personas que
deseen consultar los documentos en un momento dado. Las salas de lectura deben dis-
poner del personal suficiente para poder responder a las solicitudes y preguntas de
los investigadores e impedir la sustracción de los materiales. Las salas de lectura
deben tener suficiente luz y estar equipadas con mesas que no impidan el paso de la
luz a los materiales que en ellas puedan instalarse, además de disponer de sillas
cómodas. Se debe prever que los investigadores tengan a su disposición un juego
completo de ayudas para recuperación de la información, así como las obras de con-
sulta de mayor circulación.
Como medida de seguridad, hay archivos en los que no se autoriza a los investi-
gadores a entrar en las salas de lectura más que con papel en blanco, notas persona-
les y bolígrafos, exigiéndose que dejen en el guardarropas o en el armario los abri-
gos, sombreros, carteras y otros artículos similares. Algunos archivos someten a
los investigadores a un severo control de todos los documentos en su posesión al
abandonar sus instalaciones. Todos los archivos deben exigir que los investigadores
firmen cada vez que entran en las salas de lectura o cuando salen de las mismas, y
que anoten la fecha y la hora de llegada y salida. También deben exigir que los in-
vestigadores se identifiquen y se inscriban, llevando al día la lista con el material
que se entrega a cada uno de ellos.
Los archivos grandes y medianos, y hasta algunos más pequeños, cuentan con sa-
las de lectura para las personas que consultan documentos que no se presentan en la
forma tradicional de manuscritos. Se requieren muebles y equipos especiales para la
utilización de materiales de gran tamaño (mapas y planos arquitectónicos), micrope-
lículas, grabaciones sonoras, películas y materiales legibles a máquina; es mejor
disponer de tales instalaciones en locales aparte. Algunos archivos cuentan también
con salas individuales para los investigadores que se sirven de máquinas de escribir,
aparatos de grabación y otros que puedan molestar a los demás investigadores.
Por lo general, los documentos que pueden ser consultados también pueden ser
copiados, y la mayoría de los investigadores considera que el archivo debe poder sa-
tisfacer, dentro de un plazo razonable, sus solicitudes de copia de documentos, ya
sea en forma de reproducciones en papel ya sea en microcopias. Por consiguiente, el
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archivo debe disponer, de preferencia dentro del mismo edificio, del equipo y del
personal capacitado para reproducir cualquier material que tenga en custodia. El
investigador deberá desde luego pagar por esos servicios una suma que cubra al menos
el costo del trabajo, del material y la depreciación del equipo.
en que será utilizada por los investigadores. Entre los tipos más comunes de ayudas
de recuperación cabe citar los siguientes: (la enumeración se hace de lo general a
lo particular)^'
Como ejemplos de esta clase de obras figuran: Etat des Fonds des Archives
Nationales, en cuatro volúmenes (Francia) y Guida Générale degli Archivi di Stato
Italiani, una guía de todos los archivos gubernamentales de Italia, que contará con
varios volúmenes, de los cuales se ha publicado recientemente el primero.
Guías por temas : describen los documentos relativos a una materia o tema im-
portante. Todo tema que cuente con suficiente material en los archivos se presta
para que se haga una guía por temas. Como ejemplos podrían citarse la función de
la mujer (o de los grandes grupos étnicos) en la sociedad, una guerra o un periodo
de conmociones sociales, una zona geográfica importante, un sector importante del
gobierno, como la diplomacia o algún aspecto del bienestar social, o fuentes que pue-
de utilizar una determinada disciplina como la historia económica, la historia de
la ciencia y la tecnología, o la genealogía.
que hace la publicación conserva una microforma matriz que se utilizará únicamente
para reproducir copias de referencia cuando se soliciten. Algunas publicaciones do-
cumentales selectas en forma de libro están complementadas con una edición integral
de toda la documentación pertinente que se puede conseguir únicamente en microformas.
Relaciones públicas: la información sobre los medios mencionados para hacer co-
nocer los archivos, en particular programas como exposiciones organizadas para llamar
la atención del público deberán difundirse lo más ampliamente posible mediante comu-
nicados de prensa, carteles, anuncios por radio y televisión, etc. En realidad, de-
berá informarse al público o a los sectores de la población más interesados sobre los
programas, actividades y logros de los archivos, así como sobre los documentos his-
tóricamente importantes o interesantes que se hayan adquirido recientemente o se ha-
yan hecho accesibles al público. Un programa activo de relaciones públicas puede
contribuir en gran medida a que los legisladores, las personas de prestancia y el
gran público se formen una idea positiva sobre los archivos.
Al cumplir con sus funciones básicas, todos los gobiernos acopian gran cantidad
de información sobre las características demográficas; sobre estadísticas de la po-
blación (natalidad y mortalidad); sobre el funcionamiento de la agricultura, la in-
dustria y el comercio (nacional e internacional); sobre los programas de bienestar
social (incluida la seguridad social y las pensiones, la asistencia a los menesterosos,
el control de natalidad, los servicios sanitarios y médicos, y los programas de nu-
trición) ; sobre educación, capacitación y analfabetismo; y sobre comportamiento
social (matrimonio y divorcio, criminalidad y demás asuntos que se fallan en los.juz-
gados) .
de amplios sectores de ella, son de valor inestimable como fuente de planeamiento so-
cial y para planificar el futuro desarrollo económico de localidades, regiones y de
todo el p a í s ^ .
1) Para un análisis del valor de los archivos para el desarrollo nacional, véase
F.R.J. Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the
National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to
Southeast Asia, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/284), págs. 43-47; Jean-Jacques
Valette, Le Rôle des Archives dans 1'Administration et dans la Politique de
Planification dans les Pays en Voie de Développement, Paris, Unesco, 1972,
(COM/WS/281), 79 págs; y Guy Cangah, "L'Utilité Particulière des Archives
dans les Pays en Voie de Développement", Archivum, Vol.26 (Actas del 82 Con-
greso Internacional de Archivos), 1979, págs. 171-174.
2) Véase Guy Duboscq, "La importancia de los archivos modernos para los países
en vías de desarrollo", Boletín de la Unesco para las Bibliotecas, Vol.17,
n2 5, septiembre-octubre de 1963.
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Aunque la tarea básica y más importante de los archivos nacionales es servir los
intereses del gobierno, así como mantener y poner a disposición del público los do-
cumentos que protegen los derechos ciudadanos, tienen, no obstante, otras responsa-
bilidades de primera importancia. La primera de ellas es ser fuente de ilustración
y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad.
Aunque los archivos reflejen fielmente las actividades del gobierno y constitu-
yan por esa razón una fuente auténtica de información, cabe observar que no se puede
equiparar en todos los casos autenticidad a verdad. En los documentos administrati-
vos pueden figurar por inadvertencia errores objetivos. Las opiniones expuestas en
un documento dirigido a una institución administrativa pueden reflejar cierta par-
cialidad individual o falta de una cabal comprensión de determinado acontecimiento o
transacción. Más aún, es posible que en algunos casos los documentos del gobierno
traten deliberadamente de engañar. Así pues, las personas que realizan investiga-
ciones en los archivos deben estar preparadas para encontrarse de vez en cuando con
contradicciones objetivas, y ser capaces de evaluar, para descubrir la verdad, ver-
siones divergentes de los acontecimientos.
Los usuarios secundarios, que leen o de cualquier manera se benefician del tra-
bajo de los usuarios primarios, son especialistas en distintas disciplinas, personas
interesadas culturalmente, estudiantes de cualquier edad y personas que ven documen-
tales y presentaciones de televisión.
Estos sistemas, que pueden estar automatizados, son una extensión y ampliación
de la gestión de documentos. Su creación supone que se determinen las variables si-
guientes: ¿qué necesita saber un administrador o una clase de administradores, a fin
de tomar decisiones administrativas basadas en una buena información?, ¿cuándo se
requiere la información?; el formato adecuado para que la información sea más útil;
y los mecanismos que garanticen que la información se produce y se presenta en el mo-
mento oportuno. La función de los sistemas de información para la administración no
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La variedad y uso cada vez mayor de las máquinas de copiar ha facilitado mucho
la labor de las oficinas y ha economizado tiempo y esfuerzo; además, ha acelerado
el proceso de creación de documentos y ha abierto nuevas oportunidades para el des-
pilfarro y el abuso. Por esta razón, la selección y la gestión de las copiadoras ha
cobrado cada vez mayor importancia en los últimos años. Para elegir adecuadamente
una máquina en un caso determinado, es necesario tener en cuenta ciertos factores
como los siguientes: capacidad de producción frente a necesidades; simplicidad y
adaptabilidad de manejo; seguridad técnica, servicios de reparación y mantenimiento,
y existencia de repuestos y materiales; duración del papel y de la imagen; y cri-
terios para determinar si es mejor alquilarla o comprarla. Es necesario también de-
terminar qué equipo se necesita en las oficinas; por ejemplo, una máquina grande,
de variadas funciones y mucha capacidad puede ser menos costosa y más útil que va-
rias pequeñas. Una vez que se ha seleccionado e instalado el equipo, quedan unos
campos determinados en que se necesita una continua vigilancia en la administración,
por ejemplo, limitar la adquisición de nuevas máquinas a fin de satisfacer las exi-
gencias reales; determinar la mejor ubicación de las máquinas en relación con sus
usuarios y establecer procedimientos de control para reducir al mínimo el despilfa-
rro de papel y la utilización indebida.
esos casos, las autoridades de archivo pueden ser responsables únicamente de la se-
guridad y de la conservación general, desempeñando esencialmente la función de un
arrendador.
1) Para una discusión sobre las prácticas de eliminación de documentos y sobre los
criterios de evaluación vigentes en algunos países, véase Áke Kromnow, "The
Appraisal of Contemporary Records", Archivum, Vol.26 (Actas del 82 Congreso
Internacional de Archivos), págs. 45-54.
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Las personas más indicadas para realizar el estudio son los funcionarios que
administran los archivos de la institución o, en su defecto, el personal de la admi-
nistración de archivos. Si éstos no fueren suficientes para realizar el estudio den-
tro de un plazo razonable, se pueden tomar medidas para aumentar el personal con
estudiantes de historia o administración pública, que trabajen temporalmente o a me-
dio tiempo, o para designar a algunos oficinistas y empleados a fin de que realicen
el estudio en sus instituciones. Esta segunda posibilidad requiere, desde luego,
la intervención de un funcionario que tenga suficiente autoridad interministerial.
En cualquiera de las dos últimas posibilidades, será esencial que las autoridades de
archivo formen e instruyan detalladamente a todo el personal, inspeccionen ocasional-
mente su trabajo y exijan que se les presenten periódicamente formularios de inven-
tario ya llenos, a fin de cerciorarse de que se está haciendo un inventario homogéneo,
útil y de gran calidad.
institución; 3) un número o indicador único para cada programa y para cada una de
sus series; 4) tiempo que la institución de origen debe conservar la serie; 5) si
procede, tiempo que se debe conservar la serie en el centro de archivos; 6) indica-
ción de si los documentos son de valor permanente; y 7) duración de los periodos
en que se prohiba o se limite la consulta de los documentos. El formulario deberá
tener, además, los espacios para las firmas de aprobación, tanto de la institución
como de la administración de archivos y de cualquier otra autoridad pertinente, co-
mo el jefe de la oficina jurídica o de auditoría financiera.
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El hecho de que los archivos nacionales registren los documentos señala no sola-
mente su transferencia física, sino también la transferencia legal de titulo hecha
por la institución de origen a los archivos nacionales. Por ésta y otras razones,
es importante que la transferencia se registre cuidadosamente. El instrumento de re-
gistro deberá incluir: 1) el título de la serie; 2) una breve descripción de su
contenido informativo y de su organización interna; 3) sus fechas; 4) el número de
documentos; 5) una breve apreciación del estado en que se encuentren; y 6) cual-
quier dato pertinente sobre restricción de acceso a los documentos y su duración.
En el instrumento deberá figurar igualmente una cláusula que transfiera oficialmente
el título de propiedad a los archivos nacionales. Una vez firmada por los funciona-
rios de la institución que hace la transferencia, y por los de los archivos nacionales,
queda efectuada la transferencia legal del título de propiedad y de la responsabili-
dad, y los archivos se comprometen a aceptar y poner en vigor las restricciones de
acceso.
Se puede lograr mucha eficiencia, tanto dentro del gobierno como respecto al pú-
blico atendido por el gobierno, mediante buenos sistemas de archivo y recuperación,
sistemas adecuados de gestión de la información y buena administración de la corres-
pondencia y las telecomunicaciones.
Este nivel incluye los sistemas y servicios del "nivel mínimo ampliado", así co-
mo otros subprogramas básicos, que consisten generalmente en la elaboración y gestión
de formularios, gestión de correspondencia e informes, elaboración de sistemas de ar-
chivo y de recuperación, gestión de archivos y programas sobre los documentos esen-
ciales.
En los Capítulos 2 y 3 del presente estudio, se han descrito los elementos bá-
sicos de un moderno programa de gestión de documentos y archivos, y se han indicado
los beneficios resultantes de incorporar esos elementos al programa general. Por
razones que con frecuencia se arraigan profundamente en los orígenes de la historia
de una nación o en sus tradiciones administrativas, algunos países no han puesto to-
dos los elementos bajo la -jurisdicción directa de la administración central de ar-
il
chivos '.
En varios países, entre ellos muchos del Tercer Mundo, la administración nacio-
nal de archivos se extiende no sólo a los archivos nacionales propiamente dichos,
sino también a una organización distinta, responsable de todo el programa guberna-
mental de gestión de documentos.
Es necesario considerar diversos factores para decidir qué lugar se debe dar dentro
de la burocracia nacional al programa de gestión de documentos y archivos. Los archi-
vos nacionales propiamente dichos son en gran parte una institución cultural, orien-
tada hacia la investigación. Esto hace ver que lo más conveniente sería que forma-
ran parte del ministerio encargado de las instituciones culturales, como bibliotecas
y museos, o del ministerio responsable de la educación superior. Por otra parte,
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como es posible que los archivos nacionales sean responsables de los documentos de
todas las instituciones del país, incluidos los legislativos y judiciales, se podría
argumentar que deberían formar parte de una institución con amplia autoridad inter-
ministerial, o estar sometidos a la autoridad de un funcionario que cumpla este últi-
mo requisito. Esto puede ser aún más importante si incumbe a los archivos nacionales
elaborar un programa de gestión de documentos que abarque todas las dependencias gu-
bernamentales ^' . En algunos países, estas últimas consideraciones han tenido como
resultado que los archivos dependan directamente del presidente, el primer ministro
o el secretario general del gobierno.
Es probablemente cierto afirmar que todas las soluciones tienen ventajas e in-
convenientes; en efecto, el problema es intrincado por la doble función que cumplen
los archivos nacionales: ser una institución cultural y, al mismo tiempo, un instru-
mento para la eficacia y la economía del gobierno. El breve examen siguiente de las
actuales disposiciones de organización revela que, aunque hay cuatro ubicaciones den-
tro de la jerarquía gubernamental que son las más utilizadas, el cuadro general es
de gran diversidad.
La solución más corriente ha sido que los archivos nacionales dependan directa-
mente del presidente, el primer ministro, el secretario general del gobierno, el ga-
binete o consejo de ministros o un consejo independiente. Esta solución se ha adopta-
do en 25 países, 13 de ellos en Africa y seis en Asia, incluyendo además países como
Australia, Israel, Japón, Suecia y la URSS.
En cuarto lugar está la ubicación de los archivos nacionales como parte del Mi-
nisterio del Interior. Es el caso de los archivos nacionales de 15 países, seis de
ellos en Europa, cuatro en América Latina y cuatro en Africa. Entre los países de
este grupo figuran la Argentina, la República Federal de Alemania, la República
Democrática Alemana, México, Rumania y Suiza.
En algunos países, se hace una clara distinción entre los archivos nacionales
propiamente dichos, que se ocupan principalmente de los documentos gubernamentales,
y el "sistema de archivos nacionales", que es un concepto más amplio que no sólo in-
cluye los archivos nacionales. Esta idea está expuesta muy claramente en el documen-
to de la Unesco titulado Establecimiento de un marco legislativo para la aplicación
de los NATIS : "Esta noción abarca el conjunto de los bienes archivísticos de una
nación, cualesquiera sea su procedencia, y tiende a conservar y hacer asequibles to-
dos los archivos de interés para la investigación y a utilizar los recursos disponi-
bles para esos fines de la manera más eficaz y económica posible... Por consiguiente,
las medidas que exige la creación de un sistema nacional de archivos son, en líneas
generales, las siguientes:
Aunque todas las firmas comerciales producen documentos que son de valor perma-
nente para ellas, y muchas producen documentos que sirven para propósitos investiga-
tivos a especialistas y otros usuarios, las empresas comerciales no reconocen la im-
portancia de los archivos en general, sino más bien los valores más utilitaristas de
los sistemas y servicios de gestión de archivos. Sin embargo, muchas grandes empre-
sas han comprendido el valor de sus archivos como fuente de información social, eco-
nómica, científica y técnica y han creado sus propios archivos. En otros casos, han
convenido el depósito de sus documentos más antiguos de valor permanente en archivos
gubernamentales o en repositorios mantenidos por bibliotecas, universidades y otras
instituciones científicas y educativas.
Las colecciones de manuscritos son otra preciosa fuente documental. Muchas per-
sonas, impulsadas por su amor a la historia, el interés por una disciplina particu-
lar o el deseo de adquirir objetos preciosos o artísticos, coleccionan sistemáticamen-
te manuscritos históricos. Desgraciadamente, la formación de estas colecciones
depende con frecuencia de que se diseccionen y dispersen materiales de archivo que
constituyen un todo orgánico de gran valor. No obstante, las colecciones artificia-
les de manuscritos históricos pueden tener importantes valores informativos y cul-
turales, y ser a veces de considerable valor monetario. Por estas razones se debe
estimular a quienes coleccionan manuscritos a que depositen sus colecciones en los
repositorios de archivos o manuscritos, y a que tomen las medidas pertinentes, me-
diante testamento o de otra manera, para su donación a un repositorio. En esta for-
ma se puede dar a los manuscritos seguridad y cuidado profesional, evitar que se
dispersen y fragmenten aún más y ponerlos al servicio de la investigación.
Las medidas prácticas para prolongar la vida de los documentos son diversas y
numerosas. Se pueden enumerar las siguientes: locales debidamente acondicionados,
equipados y mantenidos; controles adecuados para mantener un medio ambiente adecua-
do; medidas de restauración y conservación como desacidificación, "leaf-casting",
laminación, encapsulación y nueva encuademación; duplicación de los documentos de
papel endeble o deteriorado mediante micropelículas o microfichas; copias de foto-
grafías, nuevas grabaciones de sonido, películas y materiales legibles en computadora.
Todos los sistemas y servicios de información dependen cada vez más de la tec-
nología como medio de realizar el trabajo más económica y eficazmente. En efecto,
algunos de los servicios que se prestan actualmente serían imposibles sin la utili-
zación de la tecnología. Muchos de los procesos tecnológicos, en especial en el
campo de la automatización y la reprografía, se han elaborado específicamente para
que se utilicen en el ámbito de la información. Otros instrumentos tecnológicos úti-
les se han elaborado, en primer lugar, para otras finalidades y, posteriormente, han
sido aplicados por uno u otro sector de la información, o se han adaptado para poner-
los al servicio de la información. Una mayor conciencia del modo como los profesio-
nales de la información utilizan la tecnología redundaría en provecho de todas las
profesiones relativas a la información, y así cada una de ellas podría adaptar más
adecuadamente los procesos tecnológicos a sus necesidades propias, tal vez únicas.
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perfectamente en vina sola institución^- Además de ese núcleo común, hay otros muchos
cursos que, si bien están concebidos para una profesión particular, podrían ser de
gran provecho para quienes se preparan para una profesión afín. En esa forma se po-
dría disponer de profesionales de cada campo con una mentalidad más amplio, que ten-
drían una mayor movilidad entre las distintas profesiones de la información.
En los países, sobre todo europeos, en que la educación y formación de los pro-
fesionales de la información ya está institucionalizada, puede ser más difícil lograr
ese mutuo enriquecimiento pero, a medida que se crean en los países en desarrollo
instituciones educativas, la formación de todas las clases de profesionales y para-
profesionales de la información en una misma institución tiene muchas ventajas y en-
cierra grandes esperanzas. Un primer ejemplo es la Facultad de Bibliotecología,
Archivística y Documentación, de la Universidad de Dakar. En Europa mismo la Escue-
la Superior de Estudios de Bibliotecología, Archivística e Información (Londres) y
el Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarlos (Madrid) son modelos bien inte-
grados de esa clase de institución.
Huelga decir que, si un país se propone lograr una infraestructura general, equi-
librada y efectiva de la información, deberá estimular la participación y el esfuerzo
de todos los sectores de la información. Si una nación todavía está creando y am-
pliando su política y su infraestructura de información, se deberán hacer participar
en el proceso de planeamiento a todas las profesiones e instituciones pertinentes.
En los países en que existen instituciones y sistemas bien estructurados de informa-
ción, es igualmente importante que haya un mecanismo representativo de coordinación
y mejoramiento de la política nacional sobre la información '.
6. RESUMEN Y CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA ANOTADA
Berche, Claire. "L'Utilisation des Archives par le Grand Public". (Actas del No-
veno Congreso Internacional de Archivos), 1982, págs. 113-123. Se analiza la
función de los archivos como instrumento de educación y formación popular.
Borsa, Iván. "The Expanding Archival Clientele in the Post-World War II Period".
Archivum, Vol. 26 (Actas del Octavo Congreso Internacional de Archivos), 1979,
págs. 119-126. Se estudian las formas en que en los últimos años se han uti-
lizado los archivos para fines investigativos.
Cangah, Guy. "L'Utilité Particulière des Archives dans les Pays en Voie de Déve-
loppement". Archivum, Vol. 26 (Actas del Octavo Congreso Internacional de
Archivos), 1979, págs. 171-174. Se ilustra el valor de los archivos para el
planeamiento económico y para el desarrollo científico y cultural, con ejemplos
tomados principalmente de la experiencia de Costa de Marfil.
Duboscq, Guy. "Importancia de los archivos modernos para los países en vías de
desarrollo". Boletín de la Unesco para las bibliotecas, Vol. 17, n2 5,
septiembre-octubre de 1963, págs. 267-271. Ilustra la importancia, para el
gobierno y los ciudadanos, del acceso a las diferentes clases de archivos.
French, E.J. A methodology for Testing and Evaluating Standards with Special
Reference to Information, Documentation and Related Fields. Paris, Unesco,
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Gross, Rainer. "Archive im Dienst der Technik". Archivum, Vol. 29 (Actas del No-
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Kagombe, Maina D. "Oral History and Archives". Archivum, Vol. 29 (Actas del Noveno
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Lindroth, Jan. "Contemporary History and Archives". Archivum, Vol. 29 (Actas del
Noveno Congreso Internacional de Archivos), 1982, págs. 58-63. Examen de los
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la creciente investigación de la historia contemporánea; se refiere principal-
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Payne, Hugh W.L. "Education and Archives". Archivum, Vol. 29 (Actas del Noveno
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Roper, Michael. "The Academic Use of Archives". Archivum, Vol. 29 (Actas del No-
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explicaciones respecto a la manera como los archivos pueden coadyuvar a la pla-
nificación y al desarrollo nacionales.