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CONTROL
INTERNO
EVALUACION
Conocer qué condiciones implica o exige el diseño del Sistema de Control Interno.
Identificar y conocer los diferentes tipos de control que se pueden diseñar, aplicar y
desarrollar en las organizaciones
RESUMEN EJECUTIVO
El diseño del SCI debe componer, entre otros, los siguientes aspectos: organización de la
función de control interno, plan de desarrollo de la función de control interno, procesos y
procedimientos críticos (formalización y documentación), plan de trabajo para
formalización y documentación de los demás procesos y procedimientos, mecanismos e
instrumentos de control interno, mecanismos e instrumentación de reporte y seguimiento,
manual general de control interno, plan de desarrollo de los manuales de control interno
por áreas.
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MARCO CONCEPTUAL
El control interno incluye los controles contables y administrativos. Los controles contables
comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros. Asimismo los controles
administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia
operativa y a la adhesión a las políticas por la administración.
El Sistema de Control Interno es un mecanismo de apoyo orientado hacia una meta o fin,
que compromete a todas las personas de una organización, desde la gerencia hasta el nivel
más bajo de la organización.
El Control interno de las organizaciones sirve de herramienta básica para que el auditor
proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensión de los procedimientos de
auditoria por aplicar.
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Selección de personal idóneo, se debe contratar personal que cumpla con las
competencias exigidas por los cargos.
Rotación de deberes, si bien es cierto la especialización es beneficiosa para los
procesos, también es evidente que la rotación de funciones ayudará a refrescar la
gestión y evitar islas de poder o conflictos de interés.
Instrucciones por escrito, la asignación de responsabilidades y los comandos de
trabajo deben darse por escrito y deben iniciarse por las especificaciones generales
en los contratos de trabajo.
Uso y control de formularios pre numerados, la documentación de los procesos
deben cumplir con características que garanticen el adecuado registro, el control
numérico o cronológico, el soporte y registro de las operaciones.
Evitar el uso de Dinero en efectivo, es preferible con cuentas cheques o
transferencias para evitar el riego de mantener efectivo a la disposición.
Depósitos intactos en inmediatos, todas las recaudaciones deben ser depositadas en
el banco, tal como fueron recibidas, al siguiente día de su recaudación, medida que
facilita el control de las operaciones y el cruce de información
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El diseño de un adecuado SCI implica no sólo un dominio técnico sobre la materia, sino
también un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar.
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Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientos que
se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar de manera
significativa la marcha de la organización y sus resultados.
El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre los
empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un compromiso
entra la seguridad y la eficiencia.
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Los manuales de control interno son piezas dentro del sistema. Su elaboración debe ser una
de las actividades centrales de la oficina de control interno y deben estar explícitamente
contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de control interno. Con el fin de
facilitar el proceso de actualización de estos manuales, es recomendable adoptar el sistema
de hojas intercambiables. Las actualizaciones deben producir cada vez que la oficina de
control interno, de común acuerdo con los empleados responsables, llegue a la conclusión
de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o instrumento de control utilizado
se deben modificar.
Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento primordial del
proceso de capacitación de los empleados responsables.
Un SCI se podrá implantar debidamente y se mantendrá si las demás funciones del proceso
administrativo se encuentran operando de manera correcta, en especial en lo referente a
los siguientes factores:
Estructura organizacional.
Todas las organizaciones tienen un objeto social claramente establecido, lo cual significa
que ellas existen para cumplir una o varias funciones.
La estructura organizacional de una empresa deben responder sobre todo a sus procesos
básicos, estableciendo con claridad la línea ejecutiva de la organización como el conjunto de
las áreas que tienen a cargo dichos procesos básicos y separándola del conjunto de áreas
responsables del proceso de apoyo (administración general, administración financiera,
administración de personal, planeación jurídica).
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Racionalización de trámites.
Es una de las actividades más rentables que una organización puede hacer para mejorar su
eficacia y eficiencia, tiene un enorme impacto positivo sobre el ejercicio del control en
cuanto simplifica los procesos y las operaciones, y le permite a la administración concentrar
sus esfuerzos en los aspectos realmente importantes de su gestión.
El SCI requiere la existencia de objetivos y metas organización que sean consistentes con el
objeto social, las funciones de la organización y estén claramente formulados; como de la
normalización y documentación de procesos y procedimientos en los cuales se basa la
organización, ya depurados desde el punto de vista tramitacional.
Uno de los mayores problemas que enfrentan las organizaciones es la ausencia de métodos
y procedimientos documentados y actualizados. Al no existir documentación, la memoria
organizacional se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la posibilidad de que
el desarrollo de un proceso cualquiera sea susceptible de interpretaciones diversas.
La razón por la cual la situación descrita es tan frecuente es porque las áreas no perciben el
problema como propio. Por otra parte, la formalización y documentación de los procesos y
procedimientos es percibida por las áreas como una actividad poco rentable para ellas, por
cuanto deben gastar tiempo en dar información sin recibir nada a cambio.
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Sirve como guía para la realización de las actividades, detallando paso a paso los patrones
para la ejecución de tareas; se optimizan las actividades, se evita la sobrecarga de trabajo,
la duplicidad de funciones y facilita la coordinación entre dependencias.
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Se consolidan todos los formatos de acuerdo con el organigrama, se le adiciona una tabla de
contenido, introducción, finalidad, alcance, uso, conceptos y, finalmente, se integra bajo la
denominación de Manual de funciones y procedimiento, con el nombre del área a la que
pertenece y se procede a su autorización de la dirección general.
Tipos de control
1. Control Gerencial:
Orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus
acciones y comportamiento sean consistentes con los objetivos de la organización.
Los elementos propios del Control Interno Gerencial son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
Sistemas de administración participativa.
Comunicaciones abiertas.
Motivación.
2. Control Contable:
Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos
los métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados directamente
con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables,
presupuestales y financieros de las organizaciones.
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El indicador compara cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificar una
acción y orientar análisis más detallados hacia los aspectos en que se presuman
desviaciones.
Para que un indicador sea de utilidad debe cumplir una serie de requisitos indispensables:
Tener relevancia.
Permitir la toma de decisiones y establecer prioridades en la resolución de
problemas.
Estar formado por componentes independientes entre sí y fácilmente identificables;
se debe conocer en cada caso la contribución de cada uno al valor del indicador.
Ser sensible a las variaciones del fenómeno que se desea medir.
Ser elaborado mediante datos de fácil recolección.
1. Ingeniería: Controla los aspectos físicos de la situación de riesgo, de tal manera que
no pueda presentarse un suceso generador de pérdidas y si se presenta, que sea
aminorado.
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2. Humano: Así como por causas físicas, muchas pérdidas también se producen por
acciones debidas a fallas o hábitos humanos.
3. Estadístico: Por medio del análisis de datos, se pueden tomar medidas preventivas
en los puntos que la experiencia nos indica que son vitales en la organización.
4. Educativo: A todos los niveles la enseñanza es vital para asegurar que se pongan
efectivamente en práctica las medidas de prevención que se han descubierto
mediante los otros enfoques.
5. Coactivo: Según algunas autoridades, la identificación de las medidas preventivas y
la capacitación del personal para que las pongan en práctica no es suficiente. La
naturaleza del hombre es de tal índole que, a menudo, sin la coacción de un patrono
o del Estado, no ejercería las acciones pertinentes.
Sistemas de prevención
Las organizaciones que son conscientes de sus costos comprenden que deben controlar los
generados por accidentes. Consideran la seguridad como una necesidad y como un requisito
previo.
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El estudio del SCI utilizado por la organización o área que se va a auditar se incluye como
un imperativo que se refleja en las normas de auditoria y tiene por objeto evaluar la
eficiencia del control interno.
El procedimiento más usual para evaluar el SCI es utilizar el llamado cuestionario de control
interno, que consiste en un conjunto de preguntas, clasificadas por áreas y dispuestas de tal
manera que su respuesta negativa determine un puno débil en el sistema y, por tanto, un
área que se ha de tener en cuenta en el alcance y extensión de los procedimientos que se
van a aplicar en la auditoria.
Objetivos:
Diagnóstico
El diagnóstico del control interno sirve para resolver preguntas, tales como: ¿qué problemas
tenemos?, ¿cómo van las cosas?, ¿qué decisiones se van a tomar?, ¿qué ésta pasando? El
diagnóstico precisa cómo está el control en un momento determinado en un área, un
proceso o una operación.
Se han definido seis elementos básicos que deben estar presentes en todas las áreas,
procesos y operaciones para que exista un buen control. Éstos son:
Misión: debe estar definida, comprendida y aceptada por todas y cada una de las
personas que conforman la organización, la cual tiene una misión y cada área tiene
una específica; ambas deben guiar la acción de todos los procesos establecidos.
Sistemas de Planeación: Incluyen la formulación y desarrollo de planes y programas
y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y su evaluación.
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Fuentes de información:
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CASO PRÁCTICO
Con el mismo sistema se realiza la evaluación del supervisor, variando los factores de
evaluación.
INICIATIVA:
1. Indiferencia; solo hace lo que le indican; casi nunca da sugerencias; espera que el
supervisor solucione todo
2. Realiza su trabajo, pero necesita verse apoyado e impulsado para tomar una
decisión.
3. Sugiere mejoras satisfactorias, pero a veces espera soluciones y ayuda de otros y
solo si le dan las lleva a cabo.
OBSERVACION DE NORMAS:
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4. Pone el máximo interés en informarse sobre las normas existentes y las cumple.
1. Con frecuencia reduce la jornada laboral; sus ausencias son frecuentes, poco
justificadas; tiene poco respeto por la programación ha presentado problemas en
cuanto a su actitud de disponibilidad ante eventualidades.
2. A veces reduce la jornada laboral; ha tenido alguna falta; cuestiona la programación
o la indicaciones de cambio
3. Observa perfectamente el horario, sus ausencias son raras y muestra buena
disponibilidad ante cualquier tipo de cambio en la organización.
4. Suele respetar la programación. Falta a veces justificando debidamente su ausencia.
No suele llegar tarde y si lo hace es de manera esporádica y solo minutos.
COMUNICACIÓN
CAPACIDADES
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CONOCIMIENTOS
1. Conocimientos insuficientes
2. Nivel de conocimientos aceptable, pero no muy sólido; estos se limitan
exclusivamente a sus tareas y presenta dificultades en su aplicación.
3. Posee conocimientos adecuados y utiliza eficazmente los procedimientos
habituales.
4. Tiene profundos conocimientos teórico- prácticos y lo sabe aplicar en el momento
oportuno.
TECNICAS
INTERÉS
1. No ayuda, ni colabora con los demás; mantiene mala relación con el equipo; ha
tenido incidentes con sus compañeros
2. No pone interés en colaborar con el quipo, lo hace únicamente cuando se lo ordenan.
3. Mantiene una relación adecuada con el equipo y acepta sugerencias.
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4. Muy buenas relaciones con sus compañeros y con el demás personal; coopera y
ayuda. Responde adecuadamente a las sugerencias que se le hacen.
RESPONSABILIDAD
Los incidentes críticos positivos y negativos se deben registrar cada vez que se presenten.
Es necesario acordar los niveles de idoneidad; por debajo de 20 se puede considerar
negativa.
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MENSAJE
La evaluación del control interno ayuda al auditor a determinar el alcance de los
procedimientos de auditoría, necesarios para desarrollar el examen previsto. La evaluación
adecuada de un SCI requiere conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos
prescritos y un grado razonable de seguridad de que están llevando a cabo en la forma como
se planearon. El grado de confianza que deposita el auditor en el SCI, le sirve para
determinar el alcance, con que se aplicarán los procedimientos.
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BIBLIOGRAFÍA
Auditoria del control interno – Samuel Alberto Mantilla B.
LINKOGRAFÍA
https://www.gestiopolis.com/diseno-implementacion-fortalecimiento-sistema-control-
interno/
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