EL TRABAJO POR COORDINACIONES

COORDINACIN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los

objetivos y metas, as como de administrar y ejecutar el evento. La funcin
del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de rea
y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y
responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y
dnde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.

En el caso que el coordinador general debe presupuestar su trabajo para un

tercero, tendr en cuenta los siguientes tems: A) Nmero de participantes y
expositores. B) Nmero de hoteles y habitaciones requeridas. C)
Especificaciones del lugar. D) Fechas y horarios a realizar el evento. E)
Programas de trabajo, sociales, culturales, deportivos, artsticos y de
acompaantes. F) Necesidades de servicios y de infraestructura. G)
Invitados especiales. H) Antecedentes y estadsticas de eventos anteriores.
I) Objetivos perseguidos.

Funciones del coordinador general del evento:

1. Reclutar a los miembros del comit organizador.

2. Definir el nombre del evento, isologotipo y lema.
3. Establecer objetivos y metas.
4. Definir polticas, reglamentos y procedimientos.
5. Planificar, organizar y controlar el evento.
6. Contratar empresas y personal experto en la organizacin de eventos.
7. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
8. Verificar los precios de algunos servicios y productos.
9. Visitar las posibles sedes del evento.
10. Definir mtodos de evaluacin.

1
 11. Elaborar el presupuesto preliminar.
12. Definir estrategias de comercializacin y difusin.
13. Buscar patrocinadores.
14. Participar en la planificacin de la campaa publicitaria.
15. Seleccionara los medios de comunicacin.
16. Disear y supervisar el sistema de registros.
17. Disear y supervisar el sistema de informacin.
18. Supervisar el sistema de seguridad.
19. Supervisar el sistema de alimentacin.
20. Escoger mens y tipos de servicios.
21. Seleccionar espectculos y artistas.
22. Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales
y sociales.
23. Definir presdiums, (autoridades que participan en determinados
momentos.

Comits de pre-evento.

Una comunicacin eficaz con el gerente del hotel acerca del acomodo,
equip y servicios, contribuye considerablemente en el xito de una conven-
cin. Los requisitos especiales deben notificarse con anticipacin, de
manera que una reunin con el personal clave del hotel asegura que todas
las responsabilidades estn oportunamente distribuidas y la convencin se
desarrolle sin tropiezos.

En el arreglo del saln suelen presentarse problemas, pero el personal del

hotel puede evitados si sus decisiones se apoyan en tres requisitos
fundamentales:
a) Formular todas las especificaciones por escrito.
b) Revisar personalmente las especificaciones, con el ejecutivo del hotel
o con el encargado del auditorio, para asegurar el orden de cada detalle.
c) Designar a un integrante del equipo de trabajo del organizador, para
que inspeccione cada saln de juntas antes de celebrar la reunin.

2
Los planos del saln y los dibujos a escala se solicitan al ejecutivo del hotel
y sirven para determinar las reas apropiadas para las sesiones individuales.

HOJAS POR ACTIVIDAD

Es muy til disponer de una libreta en cuyas hojas se detallen las actividades
para cada evento que requiera espacio amplio. Las hojas deben contener la
siguiente informacin:

Fecha.
Nombre y nmero de funcin.
Nmero de saln.
Hora de inicio y de terminacin.
Concurrencia esperada. Nombre del encargado del grupo.

Tambin deben incluir la especificacin de los servicios especiales, las

facilidades requeridas y el nombre del encargado de promoverlos. Hay que
asegurarse de tener disponibles copias de todas las hojas, incluidos los
cambios que se hubieran producido.

El funcionario del hotel enviar un memorndum de las juntas al personal de

cada convencin. Tambin es conveniente guardar una copia de este
documento, a fin de detectar diferencias con lo planeado o solicitado. Si se
examinan las instrucciones del hotel, podrn evitarse los obstculos y
corregir a tiempo los defectos.

Es conveniente contar con dicho memorndum en el momento de reunirse

con los empleados del hotel, para que todos conozcan sus
responsabilidades y colaboren a crear un buen ambiente de trabajo.

Con el objeto de revisar los planes deben celebrar una sesin previa a la
convencin, el representante de la misma, miembros del hotel y el personal
externo. En ese instante se comprobar si las hojas de actividades estn
actualizadas y si los detalles fueron comprendidos por los tres grupos de
trabajo.

Tambin es importante celebrar una reunin previa con el personal de la

oficina de cargos, a fin de revisar las hojas y cerciorarse de los servicios que
se ofrecern. Estas personas deben ser presentadas a los miembros del

3
hotel; adems, es conveniente que el establecimiento o el auditorio cuenten
con una lista del personal, que incluya las responsabilidades de cada
empleado y el lugar donde pueden ser localizados durante la convencin.
Adems de contener el nombre de los empleados del hotel y cada una de
sus responsabilidades, esta lista debe incluir sus nmeros telefnicos y el
nombre de la persona que puede sustituirlos.

Los programas deben distribuirse a personas clave, como los encargados

de la iluminacin o de proporcionar informacin.

Los empleados del hotel deben conocer el motivo de la convencin y la

jerarqua de sus miembros. Tan pronto como sea posible se entregarn al
hotel las listas de asistentes, a fin de coordinar los procedimientos para el
registro de los huspedes.

Lista de verificacin previa a la convencin

a) Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con el oficial de la

convencin, ejecutivos del hotel, representantes de otras empresas,
encargado del auditorio, etctera.
b) Actividades: juntas, sesiones, exhibiciones, comidas, festejos, tours,
etctera.
c) Facilidades, equipos y servicios.
d) Montaje de los salones (los detllese instrucciones figuran en las hojas
de actividades).
e) Materiales, servicios, etc., para la convencin:

Comidas. Staff
Bebidas. Mens.
Equipos de proyeccin. Entretenimientos.
Cmaras fotogrficas (y Direcciones de servicios
fotgrafos). pblicos. Informes.
Registros. Servicio de cajeros.
Publicaciones y Ingeniera electrnica.
comunicaciones impresas. Estacionamiento.
Transporte. Telfonos, telegramas y
Servicio de ama de llaves. mensajes. Seguridad.
Reservaciones. Procedimientos de cargos.
Crditos.

4
CLASIFICACIN DE COMITS

El principal factor que colabora en el xito de un congreso o convencin es

la coordinacin entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo
del evento. As, una de las medidas indispensables para que las actividades
se lleven a cabo fluidamente es la formacin de comits encargados de
tareas especficas. Todos los detalles deben planearse con anticipacin,
porque el xito o el fracaso depende de la estructuracin de dos grandes
fases: las actividades de trabajo y las reuniones sociales. De ambos
aspectos depende la excelencia del evento.

La planificacin implica una serie de fases que se enumeran en seguida:

1. Lugar sede
2. Alojamiento: Nmero de cuartos estndar y suites, Precio de la habitacin,
Servicios y Propinas.
3. Instalaciones y servicios: Capacidad del saln para reuniones y
banquetes, Espacio para recepcin y registro, Espacio para exhibiciones,
Servicios para realizar eventos sociales y Equipo.
4. Localizacin: Facilidades de transporte de acercamiento local,
Diversiones y actividades recreativas y Comercios.
5. Permisos de importacin en caso de que fuera necesario
6. Cortesa para personas especiales

Despus de seleccionar el lugar sede se formarn los diversos comits para

cubrir en forma eficaz las siguientes actividades: finanzas, programa, publici-
dad, alojamiento, festejos, registro, recepcin y hospitalidad, transporte, ex-
posiciones, servicios generales, ornato y rotulacin.

Comit de finanzas

Este comit debe manejar el aspecto econmico relacionado con lo

siguiente:
1. Ingresos
a) Cuotas de inscripcin.

5
b) Contribucin de miembros.
c) Otras contribuciones.
d) Financiamiento.
e) Renta de espacio para exhibicin.
f) Anuncios.
g) Varios.
2. Egresos
a) Promocin y relaciones pblicas.
b) Timbres y envos postales.
c) Material impreso.
d) Decoracin.
e) Huspedes y oradores invitados.
f) Personal adicional.
g) Transportacin local.
h) Diversiones.
i) Renta y gastos correspondientes al rea.
j) Anuncios.
k) Varios.

Comit de programa

El programa informativo y la coordinacin de todas las actividades de la

convencin, son responsabilidad del comit de programas, que labora en
coordinacin con el comit de festejos, a fin de lograr un desarrollo
armnico. Entre las principales actividades de este comit destacan las
siguientes:

a) Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales

y de trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer compras y
paseos por la ciudad, y otras actividades.
b) Imprimir el programa.
c) Designar moderador o presidente de debate en cada reunin.
d) Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y
del orden del programa.
e) Invitar con anticipacin a los oradores sobresalientes para que participen
en la convencin.
f) Obtener datos biogrficos correspondientes a cada orador para su
adecuada presentacin.
g) Informar a los oradores acerca de la extensin de la pltica, notificndoles
del tiempo de que disponen y la fecha y la hora de su intervencin.

6
h) Nombrar a la persona que presentar a los oradores ante los funcionarios
de la convencin, a quienes les dar la bienvenida
i) Entregar programas a los oradores.
j) Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, pintarrones.
reglas, apuntadores, proyectores, etctera.
k) Anticipar posibles cambios en el programa.

Comit de publicidad

El comit de publicidad tiene una responsabilidad doble: promover la

asistencia y la difusin de la convencin, tanto en los lugares de origen de
los convencionistas como en el lugar en que se llevar a cabo. La oficina de
convenciones ofrece una amplia cooperacin y cuenta con los medios
informativos para programar la publicidad necesaria. Es conveniente
verificar que se realicen las actividades siguientes:
a) Informar anticipadamente a la prensa acerca de la convencin.
b) Tener por escrito todos los detalles relacionados con el evento.
c) Disponer de una mesa especial para los enviados de la prensa.
d) Proporcionar a los periodistas copras de todos los discursos.
e) Organizar entrevistas de prensa con los principales funcionarios y
operadores de la convencin.
f) Visitar a los directivos de todos los medios informativos, como peridicos
y estaciones de radio y televisin.
g) Invitar a miembros de la prensa a los eventos sociales y de trabajo.
h) Establecer una oficina de prensa en un local adecuado.
i) Realizar campaas de publicidad en los lugares de origen de los
convencionistas para asegurar una nutrida asistencia.
j) Contar con un fotgrafo oficial que est disponible durante el desarrollo
de la convencin.
k) Consultar a la oficina de convenciones.
l) Efectuar los arreglos para la venta de fotografas a los allegados.
m) Investigar qu tipo de noticias y fotografas tendrn difusin en el
extranjero.

Comit de alojamiento

El comit de alojamiento tiene la funcin de asegurar que los huspedes

cuenten con habitad mes que satisfagan todas sus necesidades.

7
Debe trabajar en coordinacin con los gerentes de los hoteles seleccionados
y con los encargados de reservaciones. La mayora de los miembros de la
oficina de convenciones tienen gran experiencia en este tipo de labores. Los
puntos clave que debe vigilar este comit son los siguientes:

a) Obtener amplia informacin de los hoteles seleccionados, incluidas

tarifas, para su envo como material promocional.
b) Reservar habitaciones de emergencia para convencionistas rezagados.
c) Proporcionar al hotel sede y a los establecimientos complementarios la
siguiente informacin, con copia para la oficina de convenciones: fecha
en que saldr y arribar la mayor parte del grupo; habitaciones que sern
pagadas por el comit organizador y aqullas que pagarn los
convencionistas y, si la convencin incluye exhibiciones, lugar donde se
alojarn los expositores.

Comit de festejos

Las funciones de este comit son muy valiosas, pues tiene a su cargo las
actividades artsticas y/o recreativas de los eventos sociales de la
convencin: comidas, banquetes, cenas, etc. Dicho comit debe vigilar las
actividades siguientes:

a) Diversiones especiales incluidas en el programa global.

b) Todos los eventos sociales, incluidas variedades y orquestas.
c) Arreglo de las mesas para banquetes.
d) Nmero y determinacin de los lugares requeridos para cada banquete.
e) Nmero de lugares en la mesa de honor.
f) Hora exacta en que se iniciar el servicio.
g) Programas y men impresos para cada banquete.
h) Boletos de admisin para los banquetes y dems eventos que los
requieran.
i) Consulta a la oficina de convenciones para sugerencias y apoyo en los
siguientes puntos: lugar en donde se recogern los boletos (a la entrada
del saln o en las mesas); paseos por la ciudad; actividades al aire libre;
programas de actividades para damas y nios.

Comit de registro

8
El comit de registro se encarga de otorgar las facilidades requeridas para
el registro de participantes. Es tambin responsable del centro de
informacin V de las oficinas generales de la convencin. Debe controlar los
aspectos siguientes:

a) Formularios de registro y gafetes.

b) Mquinas de escribir para elaborar boletines.
c) Escritorio, mesas y sillas.
d) Facilidades para cambio de moneda.
e) Personal adicional.
f) Procedimientos de registro para dignatarios, delegados y huspedes
en general.
g) Existencia adecuada de formularios, programas, materiales de escrito-
rio, portafolios, etctera.
h) Alojamiento para registros de ltima hora.
i) Material informativo acerca de la ciudad.
j) Centro para mensajes telefnicos.
k) Lista de participantes para la prensa e informacin internacional
l) Facilidades para el uso del equipo de fotocopiado.

Comit de recepcin y hospitalidad

Este comit opera como anfitrin de los asistentes en todos los eventos de
la convencin. Da la bienvenida a los dignatarios visitantes, miembros de la
prensa y huspedes en general. Sus deberes son, bsicamente, los
siguientes:

a) Recibir a las personas en el aeropuerto.

b) Informar a los oradores e invitados especiales respecto de sus tareas.
c) Proveer boletos de cortesa a los invitados especiales y oradores.
d) Invitar a las autoridades gubernamentales a los eventos especiales y
hacer los arreglos necesarios para su recepcin; informarles si se espera
que hagan uso de la palabra.
e) Invitar a las personas que el orador sugiera, recibirlas y ubicarlas.
f) Asegurarse de que los familiares de los invitados y delegados sean
bienvenidos.
g) Indicar a los integrantes de cada mesa de honor el lugar que ocuparn.
h) Disponer de un escritorio para la recepcin.

9
Comit de transporte

Este comit, que puede operar en coordinacin con el encargado de

servicios generales, se encarga de la transportacin y suministro de
informacin acerca de los viajes. Su tarea incluye tambin hacer los trmites
necesarios para el traslado a cualquier evento que se desarrolle fuera del
hotel sede.

Debe controlar los aspectos siguientes.

a) Informar acerca de la transportacin disponible.
b) Informar acerca de los viajes antes y despus de la convencin y en-
viar esta informacin junto con el material de promocin.
c) Tener disponible en el escritorio de informacin material relativo a los
viajes post-convencin.
d) Informar a los invitados y oradores respecto de los viajes.
e) Consultar a la oficina de convenciones.
Comit de exposicin
El comit de exposicin realiza los trmites necesarios para contar con el
espacio para las exhibiciones, y proporciona informacin a quienes se
interesan en hacer uso de l. Adems, se encarga de realizar los arreglos
para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la
exposicin. En el desarrollo de sus tareas presta atencin especial a las
actividades siguientes:

a) Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga informacin acerca

de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la
distribucin de reas de exposicin.
b) Enva el folleto a los posibles expositores.
c) Verifica que dentro del rea de exposiciones estn disponibles los
servicios siguientes: contactos electrnicos, abastecimiento de agua y
lneas telefnicas, as como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores
y rotulistas. Es necesario determinar con anticipacin si estos servicios
sern pagados por los expositores o por el comit organizador.
d) Verifica las cargas que soporta la cimentacin y la altura de piso a techo
del local.
e) Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la exposicin,
para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espacio
general.
f) Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoracin para que
est disponible en caso de necesitarla.

10
g) Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable
dentro del comit, para que tramite la contratacin del espacio con los
expositores.
h) Hace los trmites necesarios con la dependencia de gobierno que
corresponda para la importacin temporal de material para exposiciones.
De este modo se asegura la asistencia de personal especializado.

Comit de servicios generales

La tarea fundamental de este comit es efectuar los trmites necesarios para

contar con los servicios que se requieran durante los eventos sociales y de
trabajo. El comit se encargar de los aspectos que se detallan a
continuacin:

a) Fechas y horarios de cada reunin.

) Salones reservados para uso de la convencin.
c) Nmero de asientos para cada evento.
d) Consultar al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de
convenciones sobre sugerencias y apoyo en los aspectos siguientes:
forma en que se arreglarn los salones en las conferencias, seminarios,
banquetes, etc.; funcionamiento adecuado del sistema de sonido y del
equipo elctrico; disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc.;
equipo especial para los oradores; nmero de mesas y sillas en los
banquetes; retiro del material empleado, al final de cada sesin;
disposicin de personal tcnico especializado; mecanografiado de las
conclusiones; resoluciones y reproduccin de las conclusiones y re-
soluciones; grabacin de los discursos; alquiler de equipos de sonido,
magnavoces, etctera.

Comit de ornato y rotulacin

Este comit elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo;
adems, supervisa y ordena la decoracin que requiera la convencin,
controla el desarrollo de las siguientes tareas:
a) Decoracin del saln principal para reuniones.
b) Decoraciones para banquetes y eventos sociales.
c) Flores en las habitaciones de los huspedes.
d) Cortesas, mens impresos y tarjetas para asignacin de lugares.
e) Obtencin de espacio para almacenamiento de decoraciones.

11
f) Prevencin y colocacin de letreros que indiquen la localizacin de las
salas de juntas.
g) Consulta al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de
convenciones acerca de la colocacin de avisos en lugares estratgicos,
en especial cuando se refiere a cambios en el programa.

12