RESUMEN DEL LIBRO: EL NUEVO SISTEMA DE GESTIN PARA LAS PYMES

PAGINAS: 71 HASTA LA 88

LAS 5'SS

1.8.1 CALIDAD DE VIDA CON LAS 5'SS

Esta tcnica es la ms sencilla, pero a la vez la ms poderosa; porque elimina de raz

la causa de gran cantidad de problemas y que, adems eleva la calidad de vida dentro de las
empresas.
Tambin esta tcnica es muy fcil de entender; sin embargo, requiere disciplina y
constancia en nuestro compromiso por ser mejores.
La tcnica de las 5'Ss es tal vez la que ms ha influido a las empresas que han adoptado
nuestro sistema.

CUL ES SU OBJETIVO DE LAS 5'SS?

Su objetivo fundamental es elevar la calidad de vida en el trabajo, es decir, salir de

una situacin catica de trabajo a un lugar de trabajo que parezca una sala de exhibicin, pero
es posible siempre y cuando exista una constancia, voluntad y convencimiento de todos los
trabajadores que laboran dentro de la empresa.

1.8.2 LA IMPORTANCIA DE LAS 5'SS

La importancia de las 5'Ss es que destaca los detalles ms importantes como: el uso de
una herramienta adecuada, informacin actualizada, el lugar asignado, a la hora fijada, en el
orden establecido, etc.
Detalles que muchas veces nos parecen poco importantes, pero son los graves
problemas que tenemos que afrontar todos los das.

El tipo de problemas que previenen las 5'Ss tiene las siguientes caractersticas:
La forma en que pudo evitarse es obvia y sencilla, si se hubiera actuado a tiempo.
 Consume enormes cantidades de recursos, cientos de veces los requeridos para
evitarlos.
Vivimos resolviendo estos problemas (adiccin a la urgencia), sin darnos cuenta que
nosotros mismos estamos ocasionndolos por nuestra forma de trabajar.

1.8.3 ACTIVIDADES DE PREPARACIN PARA LAS 5'SS

DOCUMENTAR LA SITUACIN ACTUAL

La documentacin es muy importante porque nos permitir obtener la informacin

acerca de los procesos de la calidad de trabajo que se realiza en la empresa.
A continuacin, se mencionan algunas actividades que nos pueden ser tiles para
documentar el punto de partida.
Fotografas de detalles importantes (vea la tcnica fotogrfica en posicin fija).
Filmacin del lugar de trabajo, recorriendo todo el proceso y las rutinas de los
trabajadores.
Levantamiento de inventario de todo objeto dentro del lugar de trabajo.
Estadsticas de volumen de produccin, costos, indicadores de calidad, etctera.
Elaboracin de diagrama de flujo del proceso productivo.
Identificacin de las reas de almacenaje de dispositivos, herramientas y materiales.
De todas ellas la ms efectiva es la tcnica de la fotografa, que nos permite seguir
fcilmente los avances en la implementacin

TCNICA FOTOGRFICA EN POSICIN FIJA

Esta tcnica tambin es muy efectiva, porque es altamente motivante, implica bajos
costos y la pueden llevar a cabo los integrantes de cualquier equipo. Y que consiste en lo
siguiente:

a) Identificar la situacin actual que guarda el lugar de trabajo.

Identificar qu rea se va implementar por las 5Ss
b) Seleccionar los puntos especficos en los que se enfocarn los esfuerzos.
En con conclusin es conveniente que se seleccionen algunos puntos estratgicos y no
inundar a la empresa con fotos. Es mejor avanzar gradualmente, poniendo nuevas fotos cada
ciclo de mejora, el cual puede variar de uno a tres meses; lo importante es que la aplicacin
de las 5'Ss sea permanente.
c) Asignar la responsabilidad de mejorar el punto seleccionado a una persona o a
un grupo.
Despus de haber seleccionado y documentado las reas por mejorar, debemos asignar
claramente la responsabilidad a una persona o a un equipo de trabajo, dependiendo de la
complejidad y la magnitud de la tarea.
d) Documentar y exhibir apropiadamente a travs de fotografas con la tcnica de
posicin fija.
Elegir el punto que se va a documentar.
Marcar una posicin fija para tomar la fotografa siempre en el mismo lugar.
Usar la misma cmara.
Apuntar en la misma direccin.
e) Establecer las actividades que se realizarn para mejorar el rea, considerando
las 5'Ss.
Es conveniente que se indiquen los puntos ms importantes a atacar en el siguiente
periodo y anotarlos dentro del formato en que se exhiben las fotografas.
f) Evaluar peridicamente el avance, considerando el punto anterior y de acuerdo
con el mtodo preestablecido.
Para la evaluacin debemos acordar con todos los involucrados cmo asignaremos la
puntuacin:
Nivel 1: situacin catica.
Nivel 2: se han realizado algunas mejoras.
Nivel 3: mejoras importantes, en todos aspectos.
Nivel 4: situacin casi perfecta.
Es necesario especificar quin es responsable de llevar a cabo la evaluacin y cundo ser la
fecha de la siguiente fotografa.
g) Retroalimentar el proceso, felicitando al personal involucrado y estableciendo
nuevas acciones para continuar mejorando.
Al alcanzar una evaluacin de 4 puntos, seleccionar otro aspecto crtico que se desee
atacar. Dentro del mismo formato de exhibicin de las fotografas se deber incluir un
espacio para retroalimentar el proceso en el que los responsables de las 5'Ss o los
supervisores debern hacer las anotaciones pertinentes.
 Es conveniente que la documentacin fotogrfica de cada caso se exhiba en un lugar
en el que mucha gente lo pueda observar.

1.8.4 EL DA DE LAS BERMUDAS

El da de las bermudas es un da especial (no laborable) en el que todos van a su

empresa a trabajar en tareas de eliminacin de objetos innecesarios, limpieza y acomodo.
Tambin se podra decir que es una oportunidad para lograr la integracin del equipo de
trabajo.

1.8.5 SEIRI: PRIMERA S

SEIRI. SELECCIONAR (CLASIFICAR LO NECESARIO Y LO INNECESARIO)

Seiri es la primera de las "S" y tal vez la clave para lograr transformar el entorno.
Porque permite seleccionar o clasificar los elementos de un universo considerando un comn
denominador; en este caso, su utilidad de los objetos.
Clasificacin de lo necesario y lo innecesario
El primer criterio que debemos aplicar es el de la utilidad de los objetos.
El segundo criterio es por el tiempo de uso.

Eliminacin de lo innecesario
Deshacerse de los objetos innecesarios es el secreto de la organizacin, simplemente
porque es el primer paso para ganar productividad en nuestro trabajo, calidad en lo que
hacemos, y finalmente, calidad de vida, ya que esto nos encaminar al logro de los objetivos.
La tcnica de la tarjeta roja
Debido a que es complejo eliminar algunos objetos innecesarios de nuestro entorno,
como equipos, inventarios, instalaciones, paredes, etc., porque el personal del rea no tiene la
autoridad o los medios para eliminarlos, se ha diseado la "tcnica de la tarjeta roja", la cual
consiste en:
a) Identificar los objetos innecesarios, con un espritu crtico y de acuerdo con estndares
preestablecidos.
b) Llenar una tarjeta roja con un formato que indique tipo de objeto, nombre del objeto,
cantidad, razn de la identificacin, seccin responsable, fecha de identificacin y fecha de la
accin.
c) Adherir las tarjetas rojas a los objetos innecesarios. Si el artculo identificado se usa,
se le deber quitar la identificacin.
d) Dar seguimiento peridicamente a los objetos identificados.
e) Tomar una accin cada periodo.

Clasificacin de lo necesario
Una de las formas ms efectivas de estratificar los objetos necesarios es de acuerdo
con la frecuencia con que los utilizamos, ya que sta ser la base para determinar la ubicacin
que deben ocupar, lo cual se determina en la segunda S.

1.8.6 SEITON: SEGUNDA S

SEITON. ORGANIZAR (ESTANDARIZAR LA UBICACIN E IDENTIFICACIN
DE LOS OBJETOS)

Organizar es estandarizar el almacenamiento de los objetos, lo cual permitir que

cualquier persona pueda localizar cualquier objeto inmediatamente, tomarlo y devolverlo
fcilmente a su lugar despus de usarlo, para eso se requieren las tres claves de la
organizacin.
Definir qu, es decir, qu artculo vamos a almacenar o ubicar en nuestro entorno.
Definir dnde, lo que equivale al lugar en el cual se ubicar el artculo.
Definir cunto, es decir, la cantidad que podemos almacenar.

Identificacin de objetos y lugares del almacenamiento

Para poder mantener organizado todo, es necesario identificar las cosas y los lugares
de almacenaje. Existen diferentes formas de realizarlo, siendo la ms comn etiquetar o
rotular los nombres de los objetos, para lo cual se necesita que todo tenga un nombre y cada
lugar tenga una identificacin.
1.8.7 SEISO: TERCERA
S SEISO. LIMPIAR CONTINUAMENTE. (FILOSOFA DE MEJORAMIENTO)

Si algo es realmente importante en el cambio cultural que provoca esta tcnica es la

limpieza. La limpieza es una filosofa de mejoramiento y est estrechamente ligada a los
resultados. Un lugar de trabajo limpio provoca:
la motivacin del personal.
Maquinaria y equipos bien mantenidos
Incide en mantener bajos los costos por desperdicios.
Visibilidad
La limpieza es una tarea que exige constancia y la participacin de todos.

1.8.8 SEIKETSU: CUARTA S

SEIKETSU. ESTANDARIZAR (MANTENER LAS TRES PRIMERAS "S")

Con la estandarizacin se buscar mantener un entorno productivo e impecable,

recordando los tres principios siguientes:
1. Sin objetos innecesarios.
2. Sin desorganizacin.
3. Sin mugre.
Para lograr la estandarizacin, Seiketsu se enfoca en la evaluacin de las tres primeras
"S".

EVALUACIN DE SEIRI, SEITON Y SEISO

Este paso es indispensable para lograr la mejora continua de nuestro entorno, para esta
cuarta S se incorpora el ciclo PDCA (planear, desarrollar, checar, ajustar) para ayudar en
las acciones de evaluacin y retroalimentacin o ajuste del proceso.
Las evaluaciones se pueden iniciar con autoevaluaciones semanales, mensuales por
parte de una "patrulla de 5'Ss" y culminando con una evaluacin trimestral por la alta
direccin o por especialistas externos.
 La evaluacin formal ms efectiva dentro de las 5'Ss es la que mensualmente realiza
la "patrulla de 5'Ss", siguiendo procedimientos preestablecidos. En la "patrulla de 5'Ss" deben
participar representantes de diferentes reas de la empresa y algn ejecutivo de alto nivel.
Debemos determinar dnde, cundo, qu y cmo evaluar y explicarles a todos los
participantes la necesidad de realizar la evaluacin con el fin de que, a su vez, cada persona
vaya controlando por s misma su rea, hasta que lleguemos al autocontrol.
Estandarizacin de otros elementos
Dentro de la cuarta "S" debemos considerar otros aspectos importantes para la
apariencia y funcionalidad del entorno, como la estandarizacin de colores en las tuberas de
las fbricas, en las lneas de los pasillos y el color de las mquinas.

1.8.9 SHITSUKE: QUINTA S

SHITSUKE. DISCIPLINA (FORMACIN DE HBITOS)

Disciplina es respetar las reglas del juego, nuestros acuerdos y compromisos, es decir,
una plataforma para construir todos nuestros sueos.
La disciplina es esencial para que un grupo de personas pueda trabajar junto y en armona.
Disciplina es el camino que nos lleva a la formacin de hbitos, lo que significa que podamos
hacer de manera natural ciertas cosas que antes representaban dificultad.
Un lugar de trabajo disciplinado se puede identificar fcilmente empezando por los
lderes que deben ser el ejemplo. De las cumplen aspectos como los siguientes:
Portan los uniformes y equipo de seguridad de acuerdo con las polticas.
Realizan las actividades rutinarias conforme a los estndares.
Tienen un correcto cumplimiento en cuanto a puntualidad y asistencia.
Realizan las auditoras de 5'Ss conforme al programa.
Realizan las actividades de limpieza cotidiana y limpian lo que ensucian.
Devuelven al lugar que les corresponde los objetos que han usado.
Cumplen lo que prometen.
La disciplina es indispensable en cualquier lugar de trabajo, para el correcto
desempeo de las tareas.
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2.5 RECONOCIMIENTO DEL POTENCIAL A REALIZAR DEL INDIVIDUO. LAS
9 DIMENSIONES DEL SER HUMANO

El ser humano posee potencialidades infinitas, pero que pueden volverse muy
limitadas si no se les trata adecuadamente, si no se realiza un programa de educacin y
entrenamiento adecuado y si no existe claridad en los rumbos.
Lo importante para las organizaciones es que, en esta era del conocimiento, el
empleado cuente con todas sus potencialidades y con todas sus dimensiones en cada
interaccin, buscando no solamente crear una respuesta ms productiva, sino tambin la dicha
y la paz para quien sea el autor de la accin. Actuar como un todo, con todas las dimensiones,
significa dignificar el trabajo.
Los orientales analizan al ser humano como un conjunto de 9 dimensiones. Estas
dimensiones estn integradas en un todo y poseen aspectos muy distintos. segn Regina
Migliori las nueve dimensiones son las siguientes:
Biolgica
Mental
Inteligencia (racional e intuitiva)
Emocional
Social
Cultural
Planetaria
Csmica
Espiritual

2.5.1 BIOLGICA

En esta dimensin el individuo est bajo el imperio de las necesidades fisiolgicas y

de seguridad que lo presionan para buscar la solucin a sus carencias.
La finalidad de la organizacin es atender estas necesidades elementales, sea a travs de
restaurantes para alimentacin, suministro de meriendas, creacin de servicio mdico, dental,
la instalacin de sistemas de seguridad que eviten riesgos de accidentes en el trabajo, etctera.
2.5.2 MENTAL

Esta dimensin es la que ms preocupaciones genera dentro de la organizacin. En

este punto surge la presencia de la CREATIVIDAD, tan importante para la mayora de los
procesos en cuanto a la generacin de innovaciones indispensables para la supervivencia de
las organizaciones.
Para apoyar la forma de pensar de las personas, la organizacin podr poner en
prctica el Programa de Educacin, que debe estar enfocado en conceptos que permitan al
individuo la liberacin de su potencial.

2.5.3 INTELIGENCIA (RACIONAL E INTUITIVA)

En general, el mundo occidental da una importancia a la inteligencia racional, porque

ella nos facilita crear una relacin de causa y efecto clara, cuando as lo exija el problema.
Mientras que los grandes emprendedores utilizan ampliamente la inteligencia intuitiva porque
creen en una idea por la creencia misma que tienen en el asunto. Pero si quieren depender de
una explicacin basada en la relacin de causa y efecto, les ser imposible tomar alguna
decisin.
Uno de los grandes autores que valora mucho el lado intuitivo del emprendedor es
Peter F. Drucker. Los grandes emprendedores saben que necesitan alimentar su mente con
informaciones importantes y por eso visitan a los competidores, a sus clientes, a los
proveedores de tecnologas decisivas para la organizacin.

2.5.4 EMOCIONAL

Son efectos de un sistema que depende de cmo actuamos en nuestros procesos, es

decir, los anhelos de una persona de ser feliz y de la organizacin de tener ganancias.
Si la organizacin es realmente til al consumidor, ste le dar condiciones para alcanzar sus
metas.
2.5.5 SOCIAL

Esta dimensin social es una necesidad bsica, segn la afirmacin del psiclogo
estadounidense A. Maslow. Esta necesidad, junto con las necesidades de ego y de realizacin
personal, son motivadoras.
Las organizaciones buscan establecer sus actividades basadas en grupos porque stos
son un vehculo apropiado no slo para integrar las tareas de un mismo proceso, sino tambin
porque son coherentes con la naturaleza humana.

2.5.6 CULTURAL

Todo ser humano est ligado a una cultura constituida por un conjunto de valores
sociales validados a partir de los resultados satisfactorios que generaron para la comunidad.
La cultura de la empresa se caracteriza por la repeticin de una manera de ser que tiene como
origen la actitud de las personas que tienen el poder. Por ejemplo, cuando un nuevo director
llega a la empresa puede definir una nueva direccin con base en sus valores.

2.5.7 PLANETARIA

Esta dimensin es muy clara en funcin de la globalizacin y de las comunicaciones

que hoy alcanzan a todo el mundo, y podemos hablar realmente de una aldea global.

2.5.8 CSMICA

Esta dimensin se empieza a clarificar cuando estudiamos qumica y sus elementos y

entonces tomamos conocimiento de que los elementos qumicos de nuestro cuerpo se forjaron
durante el Big Bang, en un ambiente de temperatura y presin muy altas, formando una
identidad del ser humano con todo este cosmos.

2.5.9 ESPIRITUAL

Esta dimensin nos coloca en contacto con nuestra esencia, con lo que tenemos ms
sagrado dentro de nosotros, es decir, es la experiencia de una realidad y el origen de la
conciencia de existir en el mundo.