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I. OBJETIVO
Proporcionar las instrucciones para la Creacin, Actualizacin y Control de la Informacin Documentada
eficaz y eficiente, proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestin.
II. ALCANCE
El procedimiento aplica para toda la informacin documentada del Sistema Integrado de Gestin
III. POLTICAS
SOBRE LA INFORMACIN DOCUMENTADA
Al crear y actualizar la informacin documentada, la organizacin debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) La identificacin y descripcin (por ejemplo, ttulo, fecha, autor o nmero de referencia);
b) Los verbos debern ser escritos en infinitivo en la descripcin del procedimiento.
c) El formato (por ejemplo, idioma, versin del software, grficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel,
electrnico);
d) La revisin y aprobacin con respecto a la conveniencia y adecuacin.
Nombre
y firma M.I.I Diana Karely Zazueta LAE. Itzel Gpe. Uras Ramrez Ing. Jos Guillermo Crdenas
Robles Lpez
a) La distribucin de la informacin documentada ser de forma fsica a cada uno de los responsables de
los procesos;
b) El acceso, recuperacin y uso, ser administrada a travs del portal institucional;
c) Almacenamiento y preservacin, incluida la preservacin de la legibilidad se dar en cada una de las
reas de desempeo correspondiente segn el numeral 7 de cada uno de los procedimientos, y en el
caso de procedimientos no documentados sta se encontrara determinada por el lineamiento operativo
vigente;
d) Control de cambios (por ejemplo, control de la revisin) se realizar conforme al presente
procedimiento;
e) Conservacin y disposicin
Se considera vlida cualquier forma de difusin que cumpla con el siguiente objetivo:
Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la manera en que se llevarn a
cabo las actividades y responsabilidades establecidas en la informacin documentada.
Toda la informacin documentada elaborada debe ser difundida a las personas que participan en su
ejecucin.
La informacin documentada ser difundida a travs del portal institucional
http://itculiacan.edu.mx/sistema-integrado-de-gestion/procesos-estrategicos/ y a travs de correo
electrnico institucional a los involucrados en el proceso.
Elaboran informacin
1 documentada
y/o hacen cambios
NO
3 Cumple
requisitos
SI
Codifican y procesan
4
informacin documentada
5 Autoriza informacin
documentada
Coordina difusin de la
informacin documentada
6
Opera y archiva
7 Informacin documentada Integran al archivo y
distribuye informacin
CDIGOS DE IDENTIFICACIN
VIII. GLOSARIO
TRMINO DEFINICIN
Control de la Uso y manejo de documentos, con respecto a la eficacia y eficiencia de la organizacin, contemplando la
informacin funcionalidad (velocidad de procesamiento), facilidad de uso, recursos necesarios, congruencia con la
documentada poltica y objetivos institucionales; requisitos e interaccin con las partes interesadas del proceso.
Informacin
Informacin que una organizacin tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
documentada
Medio de soporte Es la forma en que se presenta o almacena el documento: papel, disco magntico, ptico o elctrico,
de un documento fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de
Proceso
entrada en resultados.
Sistema Integrado Sistema para establecer la poltica y objetivos que permitan dirigir y controlar una organizacin con
de Gestin respecto a la calidad.
Informacin y el medio en el que est contenida.
Documento
EJEMPLO Registro especificacin documento de procedimiento, plano, informe, norma.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.