Propuesta de implementacin de un software para mejorar la gestin del rea

de compras y logstica del Virrey Sols IPS S.A.

Juan Pablo Lpez Correal

Octubre 2016.

Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano.

Facultad de Ciencias Bsicas e Ingeniera.
Practica Aplicada Tecnologa en Logstica.
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Tabla de Contenidos

Ttulo ............................................................................................................................................... 1
Definicin de la problemtica ......................................................................................................... 1
Justificacin .................................................................................................................................... 2
Antecedentes: marco terico ........................................................................................................... 3
Importancia de las tecnologas de la informacin en las organizaciones. .................................. 3
Principales sistemas de informacin empresariales. ................................................................... 3
Sistemas ERP Enterprise Resource Planning Systems. ....................................................... 4
Sistemas SCM Supply Chain Management Systems. .......................................................... 6
Sistemas CRM Customer Relationship Management Systems. .......................................... 6
Sistemas KSM Knowledge Management Systems. ............................................................. 7
Como elegir la mejor opcin o solucin de tecnologa de informacin. .................................... 7
Objetivos Propuestos ...................................................................................................................... 9
Objetivo General. ........................................................................................................................ 9
Objetivos Especficos.................................................................................................................. 9
Lista de referencias ........................................................................Error! Bookmark not defined.
 Lista de tablas iii

Tabla 1. Mdulos fundamentales de un sistema ERP. .................................................................... 6

 Lista de figuras iv

Figura 1. Formas y descripcin de las formas. Relacin de los sistemas empresariales y los
sistemas segn nivel organizacional y funcional ...........................Error! Bookmark not defined.
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Ttulo

Propuesta de implementacin de un software para mejorar la gestin del rea de

compras y logstica del Virrey Sols IPS S.A.

Definicin de la problemtica

Virrey Sols IPS no cuenta con un sistema eficiente para la gestin de compras lo

que ha generado continuos inconvenientes de aprovisionamiento de insumos y materiales

necesarios para el funcionamiento de las diferentes reas y para la prestacin del servicio.
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Justificacin

Virrey Sols IPS es una institucin prestadora de servicios de salud con una

trayectoria de ms de 30 aos en el mercado, actualmente cuenta con ms de 35 sedes

integradas en red con presencia en las ciudades de Bogot, Cali y Medelln y ostenta el

ttulo de institucin acreditada en salud otorgado por el ICONTEC; sin embargo, sus

procesos administrativos especialmente el proceso de compras y logstica no responden a

las necesidades y al crecimiento actual de la compaa. La apertura de nuevas sedes en

nuevas sucursales ha incrementado esta problemtica.

Actualmente se tienen problemas muy serios de abastecimiento de materiales e

insumos indispensables para la prestacin del servicio lo que pone en riesgo a la

compaa no solo en el mbito jurdico por la no prestacin de servicios de salud, sino

tambin en riesgo financiero.

Histricamente el rea de compras ha sido una debilidad de la compaa, se han

hecho varias intervenciones y mejoras pero no han sido suficientes para lograr la

eficiencia y eficacia que se requiere. Hoy por hoy, se cuenta con un procedimiento

establecido y con un software transaccional en donde se registran y/o elaboran los

requerimientos y rdenes de compra pero no existe la posibilidad de hacer seguimiento

de los mismos, no tiene niveles de aprobacin de las compras, no hay como hacer

informes histricos ni comparar precios, tampoco hay interfaz con los proveedores para

el envo automtico de las rdenes de compra.

Por tal motivo hemos decidido abordar esta problemtica con la propuesta de

implementacin de una herramienta automatizada que supla estas necesidades.

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Antecedentes: marco terico

Importancia de las tecnologas de la informacin en las organizaciones.

Una de las principales causas para que las empresas decidan realizar inversiones

en tecnologa es reducir costos, segn la consultora BOOZ ALLEN & HAMILTON,

gracias a estas tecnologas se pueden obtener reducciones cercanas al 40% en las

operaciones de negocio; sin embargo esta no es la nica razn para decidir implementas

las TI en una compaa, en algunas ocasiones son mucho ms importantes las

oportunidades estratgicas y ventajas competitivas que pueden alcanzar las compaas al

implementar estas tecnologas.

No obstante, algunas compaas presentan problemas con sus inversiones en

tecnologa puesto que es comn tener mltiples sistemas de informacin y alta

complejidad de los mismos.

Principales sistemas de informacin empresariales.

En la actualidad, con el fin de integrar y coordinar los procesos de negocios a lo

largo de la organizacin, se han diseado los denominados Sistemas Empresariales.

Estos sistemas se clasifican en:

Sistemas ERP Enterprise Resource Planning Systems

Sistemas SCM Supply Chain Management Systems

Sistemas CRM Customer Relationship Management Systems

Sistemas KSM Knowledge Management Systems

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Figura 1. Relacin de los sistemas empresariales y los sistemas segn nivel organizacional y

funcional.

Sistemas ERP Enterprise Resource Planning Systems. Usualmente diferentes sistemas

de informacin conviven al mismo tiempo en la organizacin, montado sobre diferentes

funciones y procesos y no se comunican entre s. Las compaas tienen alta dificultan en

consolidar, unificar, analizar y agrupar informacin. Un sistema ERP es un sistema de

gestin empresarial que integra todas las facetas de las compaas incluyendo la

planificacin, la fabricacin, las ventas y marketing y los recursos humanos. De esta

manera, se cuenta con un nico sistema de informacin en la compaa y se facilita la

coordinacin de procesos de negocio crtico. El xito de estos sistemas consiste en contar

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con un nico repositorio de informacin (base de datos), de tal forma que la informacin

puede ser accesada y compartida por todos los usuarios de la organizacin.

La utilidad bsica de un software de estas caractersticas, es la de ayudar a administrar

empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. Tambin ayuda a

controlar lo que una organizacin tiene (stock e inventario) o hace (flujos de trabajo).

Una empresa con un ERP posiblemente est en ventaja respecto a otra que no disponga

de un sistema de este tipo ya que gracias a este tipo de herramientas las empresas

automatiza su gestin: tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro de costes

(eficiencia y eficacia). Esto hace a las empresas ms competitivas: cuesta menos rellenar

un formulario en la pantalla y pulsar aceptar (con lo que automticamente llegar a toda

la empresa) que rellenar un formulario en papel, enviarlo por mensajera, y que llegue a

su destino. Adems un ERP integra todas las actividades de todos los departamentos de

una compaa en una sola aplicacin, permitiendo modificar datos, realizar consultas y

generar informes rpidamente.

Existen bsicamente dos tipos de ERP, los generalistas y los especializados. Los ERP

generalistas, tambin llamados horizontales, sirven para cualquier empresa. Los ERP

especializados, tambin llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a

sectores especficos como la sanidad, la distribucin, los medios audiovisuales o la

construccin por indicar varios ejemplos.

La naturaleza de un sistema de gestin empresarial es modular (dividido en partes

independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una

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compaa. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan

en mdulos (que aproximadamente se corresponden con los departamentos de las

compaas). Los mdulos fundamentales son:

Tabla 1. Mdulos fundamentales de un sistema ERP.

Modulo Caractersticas

Finanzas Mantiene la informacin de la tesorera de la empresa,

financiacin (prstamos), inversiones, contabilidad, etc.
Compras Mantiene la informacin y gestin de las compras
(aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc
Ventas Mantiene la informacin y gestin de las ventas. Datos de ventas,
partidas expedidas, precios de venta, etc.
Logstica mantiene la informacin y gestin de los almacenes, stocks,
transportes, etc.
Recursos humanos mantiene la informacin y gestin del personal, nminas,
categoras laborales, horas extra, impuestos, etc.

Dependiendo del tamao y tipo de empresa se pueden ir aadiendo diferentes mdulos,

como pueden ser: gestin de proyectos, marketing, produccin y fabricacin, gestin

documental, Business Intelligence y muchos ms.

Sistemas SCM Supply Chain Management Systems. Este tipo de sistemas buscan

mejorar la relacin y comunicacin con los proveedores, buscando optimizar la

planificacin, abastecimiento, manufactura y entrega de productos y servicios. En este

orden de ideas, los SCM son interorganizacionales, pues coordinan varias firmas entre s.

Sistemas CRM Customer Relationship Management Systems. Actualmente, los

clientes para las compaas son activos de largo plazo, que pueden ser cuidados a travs
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de los sistemas CRM. Este tipo de sistemas de informacin coordinan los procesos de

negocios relacionados con la interaccin con los clientes en trminos de venta, servicio

post venta y mercadeo con el objetivo de mejorar la satisfaccin de los clientes, aumentar

las tasas de retencin de clientes entre otros. Estos sistemas permiten tambin apoyar el

proceso de toma de decisiones en relacin a los clientes por medio de herramientas

analticas que resuelven interrogantes tales como: cunto vale servir a determinado

cliente, cuanto es el valor de largo plazo del cliente en la compaa, cuales son los

mejores clientes y que caractersticas comparten.

Sistemas KSM Knowledge Management Systems. Bajo el ambiente actual de

negocios, el valor de una compaa, adems de sus activos tangibles, est representado

cada vez ms por sus activos intangibles relacionados con el conocimiento. Estos

sistemas recogen el conocimiento y lo hacen disponible cuando y donde se necesite para

soportar procesos de negocios y toma de decisiones, as mismo, soportan la adquisicin,

almacenamiento, distribucin y aplicacin de conocimiento.

Como elegir la mejor opcin o solucin de tecnologa de informacin.

Sin lugar a dudas, de los sistemas de informacin empresariales el ms completo

y que mejor se ajusta a las necesidades de las compaas son los sistemas ERP.

No todas las empresas tienen un ERP, pero s podemos decir que todas las medianas y

grandes empresas tienen un ERP (o algo similar a un ERP). Una empresa se enfrenta a un

primer dilema inicial: desarrollar un ERP propio (conlleva gastos importantes de

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desarrollo y mantenimiento de software) o usar uno existente en el mercado (ahorra

costes, pero se adaptar plenamente a la realidad y filosofa de la empresa?).

La tendencia en los ltimos aos parece inclinarse por el uso de ERPs existentes en el

mercado, quizs con mdulos adicionales desarrollados especficamente para la empresa,

o adaptados para que se ajusten a las necesidades especficas. No obstante, siguen

existiendo muchas empresas que utilizan ERPs propios.

Una vez elegido el ERP (bien desarrollo propio, bien entre los existentes en el mercado),

un siguiente paso no menos difcil es implantar el ERP dentro de la empresa. Un ERP

tiene una forma de funcionar y una organizacin de datos a los que habrn de adaptarse

los empleados y directivos de la compaa.

Se estima que un 10% de los proyectos de implantacin de un ERP no llegan a buen

trmino por dificultades a la hora de ser adaptado por los empleados, estar mal diseados,

presentar fallos, etc. Un fracaso muy sonado fue el de la multinacional Nike, que no

slo gast decenas de millones de dlares en desarrollar un ERP, sino que su

implantacin fue un desastre con nefastas consecuencias econmicas, hasta que se

desisti y se abandon.

Para elegir un ERP una empresa debe tener en cuenta diversos factores, como el grado de

especializacin (no es lo mismo un laboratorio farmacutico que una cadena de

supermercados por ejemplo), el tamao (no es lo mismo tener 50 empleados que 50.000),

la escalabilidad del ERP (se adaptar a la previsin de crecimiento que tiene la

empresa?), seguridad (no es lo mismo una empresa de gestin de centrales nucleares que

una envasadora de hortalizas) y otros factores.

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Objetivos Propuestos

Objetivo General.

Disear una propuesta factible para la implementacin de un de un software para mejorar

la gestin del rea de compras y logstica del Virrey Sols IPS S.A. mediante la

aplicacin de los conocimientos adquiridos en nuestro proceso de formacin.

Objetivos Especficos.

Hacer un diagnstico objetivo del software y del proceso actual de compras.

Identificar las necesidades que se pretenden suplir con la implementacin de un

nuevo software para el rea de compras.

Explorar en el mercado las diferentes opciones que mejor se adapten a las

necesidades del rea de compras de la compaa.

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Bibliografa

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Cortes, M.E. (2011). Los beneficios de implementar un sistema ERP en las empresas
Colombianas (Trabajo de grado maestra en direccin y gerencia de empresas).
Univerisdad del rosario, Bogot, Colombia.