Sei sulla pagina 1di 4

PROCEDURA DE APROVIZIONARE A FARMACIEI

1. Definiia procedurii
Aprovizionarea cu produse a farmaciei este activitatea prin care se completeaz stocul
farmaciei, cu produse care lipsesc i/sau cu produse care sunt solicitate de populaie.
2. Scop i domeniu de aplicare
Scopul procedurii este de a se asigura c, n farmacie exist permanent un stoc de
produse adecvat cererii publicului, c farmacia poate onora toate cererile de produse n timp
util, c toate produsele (medicamente i/sau alte categorii de produse de uz uman permise a fi
comercializate n farmacii, conform legii) care fac obiectul aprovizionrii ndeplinesc condiiile
legale (punere pe pia, legalitatea distribuiei).
Procedura se aplic n farmacie, de ctre personalul desemnat de ctre farmacistul ef,
prin utilizarea mijloacelor i a echipamentelor din farmacie destinate aplicrii procedurii.
3. Definiii, abrevieri
Registrul de defectur: registrul utilizat pentru a nota medicamentele i produsele epuizate
sau n curs de epuizare;
Comanda de aprovizionare: cererea adresat de catre farmacie furnizorului, cuprinznd
medicamente i alte categorii de produse de sntate de care farmacia are nevoie la un moment
dat; ea poate fi telefonic, n scris sau electronic;
Graficul de aprovizionare: programarea aprovizionrii, pe furnizori i tipuri de produse, la
intervalele de timp stabilite de farmacistul ef (zilnic, bisptamnal, saptmnal, lunar, etc.);
Contractul de aprovizionare: actul comercial, legal, ntocmit ntre societatea care deine
farmacia i furnizor;
Produse de ngrijire a sntii - altele dect medicamentele, care sunt prevzute n Lista
produselor, altele dect medicamentele, ce pot fi deinute i eliberate prin farmacii, aprobat
prin ordin al ministrului sntii publice;
Furnizor: societatea comercial autorizat s distribuie angro medicamente i/sau alte produse
de sntate.
4. Referine
5. Atribuii i responsabiliti
Farmacistul ef stabilete sistemul de aprovizionare al farmaciei, coordoneaz i
supravegheaz desfurarea n cele mai bune condiii a activitii de aprovizionare a farmaciei.
Farmacistul ef stabilete atribuiile, responsabilitile i rspunderea fiecrei persoane
care desfoar operaiuni de aprovizionare, consemnate n fia postului.
Aprovizionarea se realizeaz de ctre farmacistul ef, farmaciti i asisteni de farmacie
desemnai de farmacistul ef.
6. Descrierea procedurii
Aprovizionarea cu produse a farmaciei este activitatea prin care se completeaz stocul
de produse al farmaciei, cu produse care lipsesc i/sau cu produse care sunt solicitate de
populaie.
In realizarea aprovizionrii, farmacistul ef se ngrijete de ndeplinirea urmtoarelor
condiii:
a) Comenzile se vor face numai la furnizorii:
- cu care societatea comercial ,careia i aparine farmacia, are ncheiate contracte
comerciale, conform legislaiei n vigoare;
- care ndeplinesc condiiile legale de funcionare;

1
- care sunt agreai de conducerea societii.
Anual, farmacistul ef ntocmete lista furnizorilor, pe care o actualizeaz la nevoie.
b) n cazul comenzilor telefonice se stabilete o metod pentru a urmri produsele comandate,
furnizorul la care au fost comandate si acceptarea comenzii de ctre furnizor, pentru evitarea
erorilor.
n aplicarea procedurii de aprovizionare, se desfoar urmtoarele activiti:
- urmrirea stocurilor n scopul optimizrii aprovizionrii ,care se realizeaz de ctre
farmacitii i/sau asistenii de farmacie desemnai de farmacistul ef;
- organizarea i programarea comenzilor pe furnizori, unde e cazul;
- completarea registrului de defectur, care se realizeaz de ctre farmaciti i/sau
asisteni de farmacie;
- efectuarea comenzilor de aprovizionare, care se realizeaz de ctre farmaciti i
asisteni, n funcie de tipul produselor, conform acordului i programului stabilit de ctre
farmacistul ef;
- controlul realizrii comenzilor n timp util, de ctre farmacistul ef sau persoana
desemnat de acesta.

PROCEDURA DE RECEPIE A PRODUSELOR N FARMACIE

1. Definiia procedurii
Procedura de recepie const n totalitatea operaiunilor legate de primirea produselor n
farmacie, verificarea conformitii acestora i introducerea lor n gestiunea unitii.
2. Scop i domeniu de aplicare
Scopul procedurii de recepie este asigurarea c produsele, cu care farmacia se aprovizioneaz,
corespund din punct de vedere calitativ i cantitativ cu produsele facturate, c au fost respectate
obligaiile legate de condiiile speciale de transport de ctre distribuitor i c produsele sunt
introduse n gestiunea farmaciei, respectnd cerinele legate de stabilirea trasabilitii.
Procedura se aplic n farmacie, de ctre personalul desemnat de farmacistul ef, i se refer la
produsele cu care farmacia se aprovizioneaz i la documentele aferente procedurii.
3. Definiii, abrevieri
Produse: medicamente, substane farmaceutice, alte produse pentru ngrijirea sntii ,permise
a fi comercializate n farmacii;
Recepia calitativ: verificarea integritii ambalajelor, a corespondenei produselor primite cu
cele facturate, controlul organoleptic i reacii de identificare pentru substane farmaceutice;
Recepia cantitativ: verificarea corespondenei ntre cantitatea primit i cea facturat;
Neconformiti: neconcordane ntre produsele primite i produsele facturate;
Carantina: stare n care se afl un produs, n ateptarea unei decizii privind statutul su;
Distribuitor angro de medicamente: persoan juridic stabilit n Spaiul Economic European
(SEE), care desfoar, n conformitate cu dispoziiile legale, activiti de procurare, deinere,
livrare, sau export de medicamente de uz uman, astfel cum sunt definite n titlul XVII
"Medicamentul" din Legea nr. 95/2006 privind reforma n domeniul sntii, cu modificrile
i completrile ulterioare, cu excepia activitii de eliberare a acestora ctre public;
Produse termosensibile: produse care necesit condiii de temperatur speciale pentru
transport i depozitare (2-8 C sau 8-15 C);
Echipament frigorific: utilajele n care se conserv produsele termosensibile, la loc rcoros
sau la rece;

2
NIR: documentul de nregistrare a facturii n contabilitatea farmaciei i de introducere a
produselor n gestiunea informatic;
Trasabilitate: capacitatea de a reface istoricul, localizarea i utilizarea unui produs pus pe
pia, cu ajutorul unor nregistrri.
4. Referine
5. Atribuii i responsabili
Farmacistul ef: organizeaz, coordoneaz i controleaz, prin autoinspecie, activitatea de
recepie a produselor ,prin aplicarea procedurii de recepie la nivelul farmaciei.
Farmacistul ef stabilete responsabilitile i rspunderea precis a fiecrei persoane
din colectiv, privind fiecare operaiune legat de activitatea de recepie, consemnate n fia
postului.
Persoanele responsabile pentru recepia calitativ i cantitativ a produselor sunt:
- farmacitii, pentru recepia medicamentelor, a substanelor farmaceutice i a altor produse de
ngrijire a sntii;
- asistenii de farmacie, pentru recepia medicamentelor OTC, a altor produse de ngrijire a
sntii, altele dect medicamentele.
6. Descrierea procedurii
6.1. Verificarea documentelor
Cu ocazia recepiei se verific urmtoarele documente:
- documentele de nsoire a produselor: de livrare (factura, aviz de expeditie), de transport (foaie
de parcurs);
- documente de atestare a calitii: buletin de analiz, certificat de calitate sau declaraie de
conformitate nscris pe factura de livrare de ctre furnizor; documentele de calitate se
ndosariaz;
- graficul de temperatur pentru produse termosensibile.
Persoana responsabil,la momentul recepiei, semneaz facturile de primire (cu obiecii sau
fr obiecii) si procesul verbal de respectare a condiiilor de transport pentru produse
termosensibile.
6.2. Verificarea respectrii condiiilor legale de transport
Persoana responsabil verific, dac produsele termosensibile care se preiau au fost
transportate cu respectarea legislaiei n vigoare, privind nentreruperea lanului de frig.
Persoana responsabil verific integritatea ambalajelor de transport ale furnizorului,
pentru comanda de produse a farmaciei.
6.3. Preluarea i pregtirea produselor pentru recepie
Produsele sunt transferate din ambalajele de transport ale distribuitorului, n spaiul
destinat recepiei n farmacie (camera de recepie, masa de recepie).
Produsele sunt aranjate n ordine, pentru recepia calitativ i cantitativ, n funcie de
tip.
Produsele ,care necesit condiii de frig, vor fi transferate imediat dup preluare n
utilajul frigorific, acestea avnd prioritate la recepie;
Pn la finalizarea recepiei, produsele sunt n stare de carantin.
6.4. Recepia cantitativ a produselor
Verificarea cantitativ a produselor se face prin numrare (pentru medicamente i alte
categorii de produse ambalate industrial), sau cntrire (pentru substanele farmaceutice).
6.5. Recepia calitativ a produseor
Verificarea calitii produselor reprezint procesul de examinare
si de comparare a unitii verificate cu specificaiile care i sunt aplicabile.
3
Recepia calitativ a produselor ambalate industrial const n:
- identificarea produselor i corespondena cu cele nregistrate pe factur;
- verificarea integritii ambalajelor secundare;
- verificarea corespondenei lotului, seriei, termenului de valabilitate al medicamentului
supus recepiei ,cu datele nscrise n factur, n scopul asigurrii trasabilitii.
Recepia calitativ a substanelor farmaceutice const n:
- verificarea integritii ambalajelor;
- controlul organoleptic (conform farmacopeei ,sau specificaiei tehnice, dup caz);
- reacii de identificare (conform farmacopeei, sau specificaiei tehnice, dup caz).
6.6. Identificarea neconformitilor
La recepia produselor, se consider neconformiti:
- livrarea altui produs fa de cel facturat;
- livrarea de produse necomandate;
- necorespondena cantitii produselor cu cea nregistrat pe factur;
- produse cu termene de valabilitate necorespunztoare;
- neconcordana dintre lotul i data expirrii inscripionate pe ambalajul secundar i cele trecute
pe factur;
- livrarea comenzii unei alte uniti;
- lipsa de integritate a ambalajelor secundare;
- nerespectarea condiiilor de transport, de ctre distribuitor, pentru produse care necesit
condiii speciale de transport;
- rezultatul necorespunztor la analiza calitativ a substanei farmaceutice.
6.7. Rezolvarea neconformitilor
Orice neconformitate se rezolv n sistem de urgen, prin contactarea imediat, telefonic,
electronic i/sau n scris a distribuitorului, n vederea remedierii neconformitii.
Dac neconformitatea a fost sesizat imediat, n timpul prelurii produselor, se refuz preluarea
produselor cu neconformiti.
Dac produsele au fost preluate, ele sunt pstrate n carantin, n termenul legal, pn la
remediere.
n cazul produselor cu neconformiti, dup caz, se consemneaz situaia ntr-un registru de
neconformiti, existent n unitate (intocmit i urmrit de farmacistul ef).
n cazul returnrii produsului, se respect prevederile Procedurii de retragere- returnare.
6.8. nregistrarea recepiei
Facturile aferente produselor, la care nu s-au constatat neconformiti, se introduc n gestiunea
farmaciei, prin operarea NIR-ului.
NIR-ul se ataeaz fiecrei facturi i se semneaz de ctre persoana care opereaz acest
document.
Cel puin n cazul medicamentelor, NIR conine o rubric n care se consemneaz seria (lotul)
medicamentului i termenul de valabilitate, n vederea respectrii prevederilor legale, de
stabilire a trasabilitii produsului.
n cazul medicamentelor stupefiante, se consemneaz intrarea produsului i n registrul de
eviden a produselor stupefiante.
Recepia substanelor se nregistreaz i n registrul de eviden a substanelor
farmaceutice.
6.9. Pregtirea produselor pentru depozitare
Dup caz, se desigileaz ambalajul colectiv i se aplic preul cu amnuntul pentru fiecare
produs, pe fiecare unitate de ambalare.
4