Al tratarse de una herramienta de trabajo indispensable en el desarrollo e
implantacin de cualquier sistema contable, resulta importante familiarizarce con las principales cuentas que se manejan en una organizacin, el orden y la forma de agruparlas en base a su naturaleza en cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos y cuentas de Gastos
Observar: que el Activo, se clasifica en Activo Circulante por la tendencia a
convertirlo en efectivo en un periodo corto; Activo Fijo, formado por bienes tangibles cuyo uso se estima por un periodo prolongado; y Activo Diferido o Cargos Diferidos, para los gastos que se difieren para formar parte de varios ejercicios.
Que el Pasivo se clasifica en funcin a su vencimiento, en Pasivo Circulante
cuando es menor a un ao; Pasivo Fijo, cuando su pago es exigible a ms de un ao; y Pasivo Diferido o Crditos Diferidos, para los conceptos que se consideran un pasivo en un momento determinado, pero que se convierten en ingresos con el transcurso del tiempo.
Al igual las cuentas de Capital se agrupan separando las aportaciones iniciales de
los socios (Capital Social), de los resultados propios de cada ejercicio (Utilidad o Prdida del Ejercicio); que las cuentas de Ingresos se clasifican en funcin a la actividad que dio origen a ese ingreso, que las cuentas de Costo, forman un solo grupo que representa el costo de los productos o servicios vendidos. Y que las cuentas de Gastos se clasifican en grupos homogneos, relativos a las principales funciones de toda organizacin, siendo estos gastos, ya sea erogaciones normales de la empresa o gastos espordicos. DEFINICIN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL CATLOGO DE CUENTAS
DEFINICIN DE CATLOGO DE CUENTAS.
El Catlogo de Cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de
las cuentas que integran el Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos de una entidad; esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualizacin.
Algunas entidades o empresas utilizan un Catlogo de Cuentas y, por separado,
un instrumento para su manejo; el primero se limita a una clasificacin de las cuentas de mayor y el segundo consiste en un documento explicativo que describe las operaciones que se cargarn y acreditarn a cada cuenta.
LOS OBJETIVOS QUE PERSIGUE EL CATLOGO DE CUENTAS SON:
1. Constituye una Norma escrita de carcter permanente que limita errores de
clasificacin. 2. Es Estructura del Sistema Contable, porque nos sirve para el registro, clasificacin y aplicacin de las operaciones en las actividades correspondientes. 3. Es la base para el anlisis y registro uniforme de las operaciones. 4. Constituye una gua, su manejo no requiere personal de alta especializacin contable. 5. Sirve de gua en la preparacin de Estados Financieros. 6. Sirve de gua en la preparacin de Presupuestos. 7. Es imprescindible, cuando la Contabilidad se lleva por computadora.
IMPORTANCIA DEL CATLOGO DE CUENTAS
Es importante tener un Catlogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder
crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a travs de un proceso de captacin de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catlogo adecuado a la operacin del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente segn las necesidades del negocio. Para el registro de las operaciones en sistemas electrnicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catlogo y un cdigo, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la informacin que se le programe. En sistemas de Registro Directo (mquinas de contabilidad) o manuales, tambin es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificacin numrica de las cuentas. Un Catlogo de Cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su localizacin al clasificar la operacin, al hacer el registro y el resumen.
CLASIFICACIN Y ELABORACIN DEL CATLOGO DE CUENTAS
A continuacin se detallan los conceptos que integran un catlogo de cuentas:
DEFINICIN DE CUENTA.-
Es un registro donde se anota de forma clara, ordenada y comprensible los
aumentos y disminuciones que sufre un valor o conceptos de Activo, Pasivo y Capital como consecuencia de las operaciones realizadas por una entidad.
ESTRUCTURA.-
La estructura bsica de un catlogo de cuentas, se integra por tres niveles: Rubro,
cuenta y subcuenta.
RUBRO: Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que
integran al Estado de Situacin financiera. Por ejemplo Activo Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido, Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo. CUENTA: Denominacin que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y Gastos de una entidad. Por ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc.
SUBCUENTAS: Trmino contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o
elementos que integran a una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo: Sr. Luis Lara, Sr. Ral Robles, Sr. Lino Vzquez son subcuentas del Cliente