Creacin y administracin de bases de

datos relacionales: Microsoft Access

 Contenido

Introduccin.............................................................................. 4

Componentes de Access...........................................................5
Durante el diseo y administracin de la base de datos...........6
Ingresar a Microsoft Access .......................................................6
Implementar una base de datos Access...................................7
Crear y guardar las tablas de la base de datos...........................8
Crear y modificar los atributos que contienen las tablas...........8
Crear relaciones entre tablas......................................................10
Ingresar datos a las tablas...........................................................11

Glosario....................................................................................... 11
Bibliografa..................................................................................12
Crditos.......................................................................................13
Creative Commons.....................................................................14

FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 2

 Creacin y administracin de datos relacionales
Glosario
Microsoft Access

Componentes de Access Ingresar a

Microsoft Access

Durante el diseo Durante la implementacin Implementar una base Ingresar datos a las tabas
y administracin de la base de datos de datos
de la base de datos
Crear y guardar las tablas
Tablas Formularios

Crear y modificar los atributos

Relaciones
Informes
Crear relaciones
Consultas Fuente: SENA
 Introduccin
Una base de datos es un conjunto de da-
tos que pertenecen al mismo contexto,
almacenados sistemticamente para su
posterior uso. En este sentido, la lista de
contactos de su celular, es una base de
datos compuesta en su mayora por per-
sonas y nmeros telefnicos indexados
o guardados por una caracterstica nica
para su posterior recuperacin y consul-
ta. En la actualidad y debido al desarrollo
tecnolgico, la mayora de aplicaciones
informticas y tecnolgicas poseen ba-
ses de datos.
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Segn Microsoft Corporation: Access
es una herramienta de diseo e imple-
mentacin de aplicaciones de base de
datos que se pueden usar para realizar
un seguimiento de informacin impor-
tante. Pueden conservar los datos en el
equipo o publicarlos en la Web.
Lo anterior indica que se deben manejar
dos conceptos importantes, el primero
es el diseo de base de datos y el se-
gundo la implementacin de bases de
datos. Access es relevante porque en su
entorno se manejan ambos conceptos.
En otras palabras, si se compara Access
4
como herramienta para la construccin
de un edificio, se podra decir que el di-
seo consiste en las bases y cimientos
del mismo y la implementacin seran
los acabados; siendo esta una relacin
simbitica entre los dos elementos. Es-
tos dos conceptos se pueden trabajar
individualmente, como la posibilidad de
que durante la construccin del edificio
usted contrate personal independiente
para cada momento de la construccin
o lo construya la misma persona. Ac-
cess por poseer la capacidad de realizar
las dos actividades de forma individual
o conjunta diseo e implementacin En Access la tabla de ejemplo se ver
ms que una base de datos es un siste-
ma de gestin de bases de datos o un
sistema de informacin.
Componentes de Access
Access, est compuesto por los siguien-
tes componentes, segn el momento de
su trabajo en la herramienta as:
Durante el diseo y administracin de
la base de datos
a. Las Tablas: Tambin llamadas con-
tenedores de datos, compuestas por
registros o filas, columnas o campos y
los datos que se abstraen de los requeri-
mientos iniciales para la construccin de
la base de datos.
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Ejemplo: Se va a crear una tabla llama-
da productos, con informacin sobre los
productos de una empresa, que a su vez
para almacenar los datos de los produc-
tos tendran unos campos con etiquetas
as:
Figura 1. Tabla Productos
Fuente: SENA
leerlos en conjunto con las etiquetas de
as, con todos sus componentes, junto
con otras tablas con datos como clien-
tes y pedidos.
Figura 2. Tabla de productos
Fuente: SENA
En la tabla del ejemplo denominada
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
productos, se tienen dos registros o filas
que a su vez contienen cuatro campos o
columnas con su respectiva etiqueta (id
de producto, nombre de producto, pro-
veedor, valor unitario), cada campo con-
tiene dos datos referentes a su etiqueta,
el campo Id de producto tiene el dato
1 que inicia el primer registro y el dato
2 para el segundo registro, que a su
vez identifican el registro completo.
Un registro total del ejemplo tiene los
datos relevantes de un producto as: 1,
Chai, Exotic Liquid, $1.800.00, que al
cada campo le permitir decir que: el
registro nmero 1 de la tabla denomina-
da producto, tiene un identificador de
producto 1, la descripcin del producto
es Chai, el proveedor de este producto
es Exotic Liquid y su valor unitario es mil
ochocientos pesos.
b. Las Relaciones: Este componente del
diseo, permite integrar las diferentes
tablas de la base de datos, permitiendo
interactuar con los campos de cada una
de ellas, segn sus necesidades.
c. Las Consultas: Este componente del
diseo, permite seleccionar de una o va-
rias tablas relacionadas los campos que
necesite en un momento determinado
que requiera conocer datos especficos.
5
Durante la implementacin de la base
de datos
a. Los Formularios: Este componente de
la implementacin permite realizar una
presentacin amigable y consecuente
con informacin y etiquetas detalladas
de las consultas, campos e informacin
de la base de datos. Para este momento,
se requiere conocimientos de la interfaz
grfica, colores, organizacin y el efec-
to que el cliente o usted quieran cuando
vayan a hacer uso de la base de datos.
Desde este componente, el usuario in-
teracta con la base de datos, logrando
volver transparente el diseo, focalizan-
do al usuario en una interfaz dinmica,
prctica, con ayudas y de fcil manipu-
lacin.
b. Los Informes: Este componente per-
mite realizar el diseo de los documen-
tos que se obtendrn de la base de da-
tos en forma de reportes, ya sea para
guardar como registro de operaciones o
para imprimir como resultado.
Debido a que para acceder al programa
de formacin Uso de Excel y Access
para el desarrollo de aplicaciones admi-
nistrativas empresariales, se tiene como
prerrequisito conocer previamente acer-
ca de estos dos programas, en esta acti-
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vidad de aprendizaje, slo se har un re- realizar correctamente los clculos de
paso rpido de la creacin de bases de pago por comisin de los empleados de
datos, las propiedades de sus campos y la papelera de don Nicols.
las relaciones entre estas herramientas.
Antes de empezar a utilizar Access, se
Para ampliar su conocimiento sobre el debe crear un diseo de modelo entidad
tema, se recomienda consultar el ma- relacin para la base de datos (es im-
terial complementario que se encuentra portante conocer lo que se quiere hacer
en Actividad 2 del men del programa para que el trabajo en Access sea ms
de formacin. sencillo). Para las relaciones, la n signi-
fica muchos. Por ejemplo, un vendedor
Para explicar de forma rpida el funcio- realiza n ventas.
namiento de una base de datos, se va
a utilizar el siguiente ejemplo, para des- Figura 3. Modelo entidad-relacin para
pus explicar de forma rpida la creacin el caso de la papelera de don Nicols
de bases de datos.
Don Nicols hace poco tiene una pape-
lera en un sitio estratgico de la ciudad,
la forma cmo les paga a sus vendedo-
res es por comisin en ventas. Cuando
empez con la empresa y teniendo en
cuenta la forma de pago a sus vendedo-
res, l pens que esto iba a ser algo sen-
cillo, pero sus empleados estn vendien-
do grandes cantidades de productos y
l lleva dos meses sin hacer las cuentas
correctamente, por lo tanto, algunos de
sus empleados se quejan porque les es- Fuente: SENA
tn pagando menos y a otros les estn
pagando ms de lo que trabajan. Ingresar a Microsoft Access
Para darle solucin a esta problemtica, Se debe dar clic en el botn de Windows
se debe disear una base de datos para y luego dar clic en la opcin Todos los
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6
programas, luego buscar la carpeta Mi-
crosoft Office, para finalmente elegir Mi-
crosoft Access.
Pasos a seguir:
1. Botn Inicio.
2. Clic en Todos los programas.
3. Elegir la carpeta Microsoft Office.
4. Finalmente clic en Microsoft Access.
Figura 4. Ingreso a Microsoft Access
desde Windows
Fuente: SENA
Implementar una base de datos Access
Lo primero que se hace para implemen-
tar una base de datos, es abrir el pro-
grama Microsoft Access y en el men
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principal que se despliega, dar clic en la
opcin Base de datos en blanco, luego
darle un nombre a la misma y finalmente
dar clic en el botn Crear y automtica-
mente aparece la nueva base de datos
(ver figura 5).
Figura 5. Access - Nueva base de datos
Fuente: SENA
Antes de continuar, se debe conocer
que Microsoft Access cuenta con siete
pestaas en su men principal, las cua-
les se explican a continuacin:
- Archivo: Esta opcin de Access es la
que contiene todas las funciones de
creacin, apertura, guardado, impresin
y cierre de los archivos que se manipu-
lan con este programa.
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- Inicio: Esta pestaa cuenta con las fun-
ciones ms comunes de Access.
Entre estas se encuentran: vistas, bus-
car y formato de textos.
- Crear: Esta pestaa cuenta con todas
las opciones de creacin de tablas, con-
sultas, formularios e informes.
- Datos externos: Esta pestaa se utiliza
principalmente en el momento que se
requiere, tanto importar datos desde un
archivo externo como cuando se desea
exportar una tabla de la base de datos.
- Herramientas de base de datos: Esta
pestaa contiene las opciones especia-
lizadas con el manejo de la base de da-
tos. Entre las opciones se encuentran
relaciones, macros, mover datos, entre
otros.
- Campos: Esta pestaa se relaciona con
los datos que contiene cada una de las
tablas de la base de datos. Entre las op-
ciones ms comunes se encuentran los
formatos y propiedades de los campos.
- Tabla: En esta pestaa se encuentran
las propiedades de las tablas y un con-
trol por eventos de edicin de tablas,
necesario para mantener la seguridad y
estabilidad de la informacin.
7
 Figura 6. Men principal Access
Fuente: SENA
En este punto se tiene ya creada la base
de datos don Nicols y se observa la ta-
bla inicial que se crea automticamente,
llamada Tabla 1, en la cual se pueden ir
agregando los datos.
Crear y guardar las tablas de la base
de datos
A continuacin se describen los pasos
para guardar las tablas:
1. Clic en el botn Archivo.
2. Despus se selecciona el botn
Guardar.
3. Escribir el nombre de la tabla (para
este caso se debe guardar la tabla con
el nombre Ventas).
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Figura 7. Guardar tabla Access
Fuente: SENA
Despus de esto, se crean las otras 3 ta-
blas tal como aparece en el modelo enti-
dad-relacin. Para crear una nueva tabla
en la base de datos, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Clic pestaa Crear.
2. Clic en la opcin Tabla.
Figura 8. Access Crear Tabla
Fuente: SENA
Luego de haber creado la tabla, se debe
dar clic en el botn Guardar (ver pasos
en la figura 5) y se elige el nombre de
la tabla (para el caso del problema, tam-
bin se deben crear las tablas: Produc-
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tos, Vendedores y Venta Productos).
Despus de hacer este procedimiento,
estas aparecen en la ventana tablas, al
lado izquierda del men de Access.
Figura 9. Access - Tablas del modelo
entidad-relacin creadas
Fuente: SENA
Crear y modificar los atributos que
contienen las tablas
Una tabla recin creada en Microsoft Ac-
cess, slo cuenta con el atributo ID. Este
atributo a su izquierda tiene una llave la
que representa la llave primaria. Una lla-
ve primaria, es el atributo que se consi-
dera el ms importante de la tabla.
Para modificar y agregar atributos en la
tabla:
1. Se debe dar doble clic en la tabla que
se desea modificar, entonces esta se
abrir.
8
2. Despus clic en el botn Herramien-
tas de tabla.
3. Y finalmente clic en el botn Ver.
Figura 10. Access Vista de diseo de
la tabla
Fuente: SENA
As se abre la vista de diseo de la tabla.
Figura 11. Access Modificar datos de
la tabla
Fuente: SENA
Aqu se modifican los atributos de las
tablas, por ejemplo para la tabla Produc-
tos, se cambia el atributo Id por IdPro-
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ducto y se crean los atributos descrip- Figura 12. Access Vista de diseo de
cin, precio y marca. La vista de diseo la tabla
de los atributos de Access es muy simi-
lar a las tablas de Excel, para modificar
un atributo slo se debe borrar el que ya
est (en este caso Id) y escribir el nue-
vo, luego en la opcin tipo de datos (a la
derecha de nombre del campo), se debe
elegir el tipo de datos. Para crear un nue-
vo atributo, slo se debe escribir debajo
del que ya se encuentra y elegir el tipo
de dato que se desea.
Tipos de datos a utilizar: Fuente: SENA
Autonumrico: normalmente para llaves Figura 13. Access Atributos de las
principales. tablas creadas
Texto: es para direcciones, nombres,
etc.
Nmero: es para cdulas e identificacio-
nes.
Moneda: es para precios, ventas, entre
otros.
Al finalizar la creacin de atributos, la ta-
bla queda de la siguiente forma:
Fuente: SENA
Al terminar de crear todos los nuevos
atributos, se debe proceder a crear las
relaciones.
9
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Crear relaciones entre tablas
Para crear las relaciones entre tablas se
debe ingresar primero a la pestaa de
Herramientas de Bases de Datos y en
esta se debe buscar la opcin Relacio-
nes (ver figura 14).
Mostrar tabla no aparece, se debe dar Figura 16. Access Cerrando las tablas
clic derecho en la pestaa Relaciones de
las tablas, all aparece la opcin Mostrar
tabla.
Figura 15. Access Ventana mostrar
tabla

Figura 14. Access Relaciones entre

las tablas Fuente: SENA

Las tablas se deben relacionar por me-

Fuente: SENA
Para el ejercicio, hay que recordar que
hay una tabla auxiliar (VentaProductos)
que une las tablas Venta y Producto de-
bido a que estas dos tienen relacin de
muchos a muchos y en Access no existe
esta opcin.
Al abrir la opcin relaciones, automtica-
mente aparece una ventana con el ttu-
lo Mostrar tabla. Con el botn izquierdo
del mouse presionado se seleccionan
las cuatro tablas y despus se debe da
clic en el botn Agregar. Si la ventana de
Fuente: SENA
Antes de realizar las relaciones, se de-
ben cerrar las pestaas de todas las
tablas que van a ser relacionadas. Mi-
crosoft Access realiza esta accin para
evitar problemas de integridad en las ta-
blas. Para cerrar las tablas abiertas, se
hace clic en cada pestaa con el botn
derecho del mouse y por ltimo clic en
la opcin cerrar.
Algunas veces el programa no tiene pro-
blemas en relacionar las tablas cuando
estn abiertas, pero lo hace la mayora
de las veces.
dio de una llave primaria (en las tablas,
el atributo en el que a su izquierda apare-
ce una llave de color dorado) y una llave
fornea (un atributo en la otra tabla pero
que no es llave primaria).
Figura 17. Access Tablas sin
relacionar
Fuente: SENA
Para relacionar un atributo con otro y as
relacionar las tablas, se debe dejar el
mouse con el clic izquierdo presionado
en el atributo de llave primaria y moverlo
hacia la otra tabla, exactamente donde
se encuentra el atributo llave fornea,
para evitar confusiones se sugiere que,

10
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escriba la llave primaria con un nombre y
ese mismo nombre, debe ponerlo en la
tabla dnde va el atributo llave fornea.
Figura 18. Access Tablas para
relacionar
Fuente: SENA
Para el anterior caso se movi la llave
primaria IdVendedor de la tabla Vende-
dores hacia el IdVendedor de la tabla
Ventas. Despus de haber hecho esto,
aparece una ventana llamada modificar
relaciones. En este caso se recomienda
elegir las tres opciones para generar una
integridad total en la base de datos.
Nuevamente se recuerda que la tabla
VentaProductos no tiene una llave prima-
ria debido a que esta tabla es ficticia y
se encuentra en este lugar solo para co-
municar las tablas Ventas y Productos,
cuya relacin es de muchos a muchos
(en Access esta relacin no existe). El
resultado final de las tablas relacionadas
es el siguiente:
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Figura 19. Access Tablas relacionadas
complementario que se encuentra en
Fuente: SENA
Ingresar datos a las tablas
El paso siguiente es llenar las tablas de
la base de datos. Esto se realiza dando
doble clic, tabla por tabla, llenando de
forma manual y teniendo en cuenta las
relaciones. El proceso para hacerlo es
muy similar a lo que se hace con Micro-
soft Excel.
Figura 20. Access Llenando tablas de
la base de datos
Fuente: SENA
Y esta es la forma como se crea rpida-
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mente una base de datos relacional. Para
mayor informacin, consultar el material
Actividad 2 del men del programa de
formacin.
ASOCIACIN: Es una abstraccin que
se utiliza para vincular dos o ms clases
(Por tanto sus instancias o ejemplares)
crendose un elemento de un tipo dis-
tinto. (Miranda, R. 2016).
CATEGORAS:Una categora tiene
dos o ms superclases que pueden re-
presentar distintos tipos de entidades,
mientras que otras relaciones supercla-
se/clase siempre tiene una simple su-
perclase. (Miranda, R. 2016).
ESPECIALIZACIN: La especializacin
es el proceso de definir un conjunto de
subclases de un tipo de entidad llamada
la superclase. El conjunto de subclases
que forma una especializacin se define
sobre la base de algunas caractersticas
que lo distinguen de otras especializa-
11
ciones dentro de la misma superclase.
(Miranda, R. 2016).
HERENCIA: Ya que una entidad de una
subclase representa la misma entidad
de la superclase, poseer atributos es-
pecficos que pertenecen a la subclase
y atributos que son parte de la super-
clase. Toda entidad que es miembro de
una subclase, hereda todos los atribu-
tos de la superclase. Observe que una
subclase, junto con todos los atributos
que hereda de la superclase, es ya un
tipo de entidad por propio derecho.
(Miranda, R. 2016).
HERENCIA MLTIPLE: (Mltiple inheri-
tance): Las subclases compartidas he-
redan atributos y relaciones de varias
clases. Si una sub clase compartida he-
reda caractersticas de una superclase
por varias vas distintas (en un retculo),
dichas caractersticas se considerarn
solo una vez. (Miranda, R. 2016).
LLAVE FORNEA: Es llamada clave
externa, es uno o ms campos de una
tabla que hacen referencia al campo o
campos de clave principal de otra tabla,
una clave externa indica cmo estn
relacionadas las tablas. (Miranda, R.
2016).
LLAVE PRIMARIA: Conjunto de uno o
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ms atributos de una tabla, que toma- retculo y si no existe ninguna se tiene
dos colectivamente permiten identificar una jerarqua. (Miranda, R. 2016).
un registro como nico, es decir, en una
tabla se puede saber cul es un registro
en especfico solo con conocer la llave
primaria. (Miranda, R. 2016).
RESTRICCIONES: Restricciones inhe-
rentes al propio modelo o estructurales,
por ejemplo: si el modelo es jerrquico,
la nica estructura es un rbol y no po-
dr representarse directamente una co-
rrespondencia m:n, pues los vnculos
entre padre e hijo son 1:n). (Miranda,
R. 2016).
RESTRICCIONES PROPIAS:
(Semntica integrada): Su definicin
corresponde al diseador, pero su
gestin es responsabilidad del modelo
de datos, el cual las reconoce y
recoge en el esquema. La reusabilidad
est garantizada al especificarse
universalmente las reglas. (Miranda,
R. 2016).
RESTRICCIONES EXPLCITAS:
Restricciones de integridad semnticas
(RIS) o explcitas. (Miranda, R. 2016).
SUBCLASE COMPARTIDA: (shared
subclass): subclase con ms de una
superclase. Si existe al menos una
subclase compartida, tenemos un
12
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
 Microsoft Corporation. (2013). Tareas bsicas en Access 2010. Consultado el 20
de noviembre de 2012, en http://office.microsoft.com/es-es/accesshelp/tareas-
basicas-en-access-2010-HA101829991.aspx#_Toc254780070

Microsoft Corporation. (2013). Conceptos bsicos del diseo de una base de

datos. Consultado el 21 de noviembre de 2012, en
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-del-dise-
no-deuna-base-de-datos-HA010341617.aspx

Miranda, R. (2016). Conceptos del modelo (Entidad Relacin Extendido) ERE.

Consultado el 22 de octubre de 2016, en http://www.docfoc.com/glosario-de-ter-
minos-del-modelo-entidad-relacion-extendido

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 PROGRAMA
NOMBRE DEL OBJETO
EXPERTO TEMTICO
DISEADORES GRFICOS
GESTORAS DE REPOSITORIO
PROGRAMADORES
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES
GUIONISTA
ASESORAS PEDAGGICAS
LDER DE L A LNEA DE PRODUCCIN
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Uso de Excel y Access para el desarrollo de
aplicaciones administrativas empresariales
Creacin y administracin de bases de datos
relacionales: Microsoft Access
Diana Roco Possos Beltrn
Caren Xiomara Carvajal Prez
Luis Guillermo Roberto Bez
Luis Carlos Reyes Parada
Nancy Astrid Barn Lpez
Milady Tatiana Villamil Castellanos
Nilda Ins Camargo Suescn
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzn Murillo
Jheison Edimer Muoz Ramrez
Adriana Carolina Acosta Caycedo
Kennia Andrea Pea Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
Zulma Yurany Vianch Rodrguez
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