02/09/2016

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PER

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

GESTIN DE PROYECTOS

FUNDAMENTOS DE GESTIN DE
PROYECTOS

RICHARD Y. MERCADO RIVAS

QU ES EL PMI ?
Project Management Institute - PMI es una
organizacin sin fines de lucro.
Fundada en 1969 tiene cerca de 250,00 profesionales
asociados en diferentes especialidades, en 150 pases.
El captulo Lima Per del PMI fue fundado en 1999.
El lema del PMI es Hacer de la gestin de proyectos
una herramienta para obtener resultados de negocios.
Existen varios procesos de gestin de proyectos
establecidos que puede utilizar para administrar un
proyecto. Nosotros vamos a utilizar los principios
sealados por el PMI en la gua del PMBOK (Project
Management Body Of Knowledge).

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QU ES EL PMBOK?
Project Management Body of Knowledge-PMBOK: Un
cuerpo de conocimientos para la Direccin de
Proyectos, es una gua cuya finalidad es identificar el
subconjunto de fundamentos de la direccin de
proyectos denominados como buenas prcticas.
Es adems una gua que proporciona y promueve un
vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la
gestin de proyectos.
El PMI usa este documento como una referencia
fundamental, pero no nica, para la direccin de
proyectos en sus programas de desarrollo profesional.

Por qu es importante una gua para la

gestin de proyectos?
Provee metodologa.
Documenta las lecciones aprendidas.
Permite una definicin clara de lo que se puede hacer, sobre
lo que se desea.
Proporciona elementos de medicin y toma de decisiones informadas.
Muestra resultados de manera objetiva.
CARACTERSTICAS DEL PMBOK
Es una gua, no regla fija.
Es adaptable, compatible o complementario con otras
metodologas (p.e.: Marco Lgico).
Describe un proceso completo, desde el inicio hasta el cierre
de un proyecto.
Aceptado internacionalmente.
Ayuda a generar una cultura de proyectos basada en un
estndar.

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CMO SE APLICA EL PMBOK?

El PMBOK describe una serie de

conocimientos, habilidades, tcnicas y
herramientas que pueden ser aplicados a los
proyectos para satisfacer los requisitos que se
plantean.
El PMBOK es una gua que permite comparar,
adaptar, incorporar o mejorar los procesos que
una organizacin tiene para la gestin de
proyectos con la finalidad de lograr cumplir
con los objetivos propuestos de manera
ordenada y metodolgica.

QU ES UN PROYECTO?
La gua del PMBOK es un estndar en la gestin de
proyectos desarrollado por el PMI . Segn el
PMBOK:

Proyecto: Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto, servicio o resultado nico

Caractersticas:
- Evento nico
- Fecha de inicio y terminacin determinada
- Costo y presupuestado
- Recursos definidos
- Tareas definidas
- Objetivos especficos
- Elaboracin progresiva.

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QU ES UN PROYECTO?
Proyecto: Un esfuerzo temporal emprendido para
crear un nico producto, servicio o resultado

Temporal: Significa que un proyecto tiene un principio y

final definidos. Tiene una duracin determinada: 2 meses, 1
ao, etc.
Unicidad: Todo proyecto crea un producto, servicio o
resultado nico. Algo que no se ha hecho antes.
Producto, servicio o resultado: Un producto , que puede
ser un componente de otro elemento o un elemento final en si
mismo.
La capacidad de realizar un servicio (una funcin comercial
que apoya a la distribucin). Un resultado tal como un
producto o un documento.

Ejemplos de proyectos
AMBITO Ejemplos de proyectos

Ingeniera y construccin Ampliar un centro comercial

Civil Construir una residencial para el
programa MIVIVIENDA
Remodelar nuestra casa
Desarrollo de productos Desarrollar un nuevo juguete
Rodar un comercial para TV

Publicaciones Escribir un libro

Crear un manual de Funciones
Escribir un manual de software
Informtica Desarrollar un sistema informtico
Implementar una intranet en la
empresa
Desarrollar un Sistema de
Informacin gerencial

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QU ES LA GESTIN DE PROYECTOS?

La gestin de proyectos es la aplicacin de

conocimientos , habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo

El PMBOK 5 contempla 47 procesos de la gestin de proyectos

agrupados en 5 grupos de procesos que son:

Gestin del Proyecto.-

Verificar que el plan se esta ejecutando segn lo acordado.
Segn las lneas de base.
Es ver que el proyecto esta avanzando segn los planes y
si no es as ver que hacer para retomar los planes.

PROYECTO: Evento nico ( c/u es particular)

Lnea de base Modificaciones de lnea de base

Lo que no est
definido en el alcance
o estructura no se
puede hacer.

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Restricciones del Proyecto

Dimensin de gestin

trabajo colaborativo

Negociacin
Resolucin de conflictos

herramientas
reflexin

Sistema
diseo ofrecido

Sistema organizacin de datos

deseado intervencin

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PROYECTOS DENTRO DEL PLAN

ESTRATGICO

PMBOK Los proyectos son una forma de organizar

actividades que pueden ser tratados dentro de los
lmites operativos normales de la organizacin. Por
lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un
medio de lograr el plan estratgico de la
organizacin.

LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS ESTN EN LAS

REAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIN
( MARKETING, VENTAS, ETC.).

Planeamiento Estratgico.- Trabajar juntos para

lograr un objetivo comn, al ejecutarse los
programas y proyectos se revierte en la Misin
y Visin de la organizacin.

Misin
Definir el Plan
Objetivos
problema Estratgico
Metas

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PLANEAMIENTO ESTRATGICO
MISION

Visin

Objetivos Objetivos Objetivos

estratgicos estratgicos estratgicos

Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas

Programas y Proyectos

SELECCIN DE PROYECTOS
Nuevos
Mejoras Productos
Competencia Tecnologa
Clientes
Disparadores

Proyectos
ESTRATEGIA Cancelados y
Pospuestos.

PROYECTOS
RECURSOS AUTORIZADOS
(Acta de Proyecto)

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Qu es un proyecto, Programa y un
Portafolio?
Un portafolio de proyectos incluye todos los proyectos,
sean interdependientes o no, que una organizacin est
llevando a cabo. Ellos estn solo unidos por el propsito
comn de alcanzar los objetivos estratgicos de la
organizacin
Un Programa de proyectos describe aquellos proyectos que
tiene algn tipo de interdependencia.
Un proyecto puede ser parte de un programa y de un
portafolio.

Portafolio

Programa Programa
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto

CICLO DE VIDA
- Proyecto de Inversin Privada

PROYECTO

IDEA

SEGUI-
PLANIFI- EJECU-
INICIO MIENTO & CIERRE
CACIN CIN CONTROL

Inicio Fin

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CICLO DE VIDA-PRODUCTO
PRODUCTO

INTRODUCCION CRECIMIENTO MADUREZ DECLINACIN

Inicio Fin

CICLO DE VIDA
- Proyecto de Inversin Pblica

PROYECTO PRODUCTO

Idea

PRE INVERSIN INVERSIN POST INVERSIN

APROBADO APROBADO

PRE AUTORIZADO
PERFIL FACTIBILIDAD FACTIBILIDAD AUTORIZADO

EXPEDIENTE Fin
OPERACIN
EJECUCIN MANTENIMIENTO
TCNICO

Inicio Fin

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Ciclo de vida del proyecto segn el

PMBOK

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

Procesos de Procesos de
Iniciacin Cierre

Procesos de
Ejecucin

Cinco grupos de procesos en la GESTIN DE PROYECTOS

Iniciacin Define y autoriza el proyecto o una

fase del mismo

Planificacin Define y refina los objetivos, y

planifica el curso de accin y
requerido para lograr los objetivos
y el alcance pretendido del
Planificacin
proyecto.

Ejecucin Integra a personas y otros recursos

para llevar a cabo el plan de gestin
del proyecto para el proyecto. Iniciacin Cierre
Seguimiento y Mide y supervisa regularmente el
control avance, a fin de identificar las
variaciones respecto del plan de
gestin del proyecto, de tal forma
Ejecucin
que se tomen medidas correctivas
cuando sea necesario para cumplir
con los objetivos del proyecto.

Cierre Formaliza la aceptacin del

producto, servicio o resultado, y
termina ordenadamente el
proyecto o una fase del mismo.

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Nivel de Esfuerzo

Tiempo

Proceso de Ejecucin
Proceso de Inicio
Proceso de Control
Proceso de Planeacin
Proceso de Cierre

reas de conocimiento de la Gestin

de proyectos del PMI
Divisin de la gestin de proyectos en reas
especficas y el conjunto de procesos,
herramientas y tcnicas relacionadas a esta.

Entradas Herramientas Salidas

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Las diez reas de conocimiento del PMI

Mapeo de los procesos de la Gestin de Proyectos

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Mapeo de los procesos de la Gestin de Proyectos

Planificacin integral
Organigrama Criterios Tcnicos PLAN DEL
PORQU PROYECTO
Misin GERENCIA
Definir el Plan
Objetivos
GENERAL

problema Estratgico
Metas INGENIERA MARKETING PRODUCCION PROYECTOS

Proyecto 1

Objetivos Proyecto 2 CMO

Alcance Proyecto 3
CUNTO
QUIN
PRESUPUESTO
Personal
Materiales
EDT QU
Subtareas Equipamiento
PROYECTO
Ampliacin
Asignar
Responsabilidades
1.- PLANEAMIENTO 2.- EJECUCION

Programacin
AMPLIACION AMPLIACION

1.1. Control de
Ingeniera
1.2.- Desarrollo
de Ingeniera
2.1.- Modificacin
zona de carga
2.2.- Control de
Efectividad CUNDO

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INTEGRANTES DE UN PROYECTO
Los integrantes de un proyecto son todos los individuos y
organizaciones involucradas o que puedan estar
afectados por un proyecto. Los integrantes de un
proyecto suelen ser denominados tambin como
stakeholders del proyecto.
En un proyecto hay diversos tipos de stakeholders:
Internos y Externos: Los stakeholders internos son los
integrantes del proyecto que trabajan en la organizacin
que ejecuta el proyecto, mientras que los externos
pertenecen a organizaciones ajenas a la que ejecuta el
proyecto.
Directos o Indirectos: Los stakeholders directos son
aquellos que tienen algn grado de participacin en el
proyecto, mientras que los indirectos son los que se
vern afectados por el producto del proyecto.

INTEGRANTES DE UN PROYECTO
En un proyecto hay diversos tipos de stakeholders:
Pblicos o privados: Los stakeholders pblicos son los
entes estatales que influyen en el proyecto, mientras
que los privados son instituciones privadas que tiene
influencia sobre el proyecto.
Individuales y colectivos: Los stakeholders
individuales son los individuos que participan del
proyecto, mientras que los colectivos son grupos de
individuos u organizaciones que participan o influyen
en el proyecto.

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INTEGRANTES CLAVE DE UN
PROYECTO
Patrocinador (Sponsor): El sponsor de un proyecto es
aquella persona que da soporte, normalmente poltico
y econmico, al proyecto. Es quien vende el
proyecto dentro de la organizacin y resulta el
principal interesado en el producto final del proyecto.
Aprueba cambios de alcance del proyecto, resuelve
conflictos de intereses entre el equipo del proyecto y
la organizacin, y provee las directivas de alto nivel
del proyecto.
Cliente: es la persona o el grupo de personas que
resultarn beneficiarios directos del producto o
servicio que provee el proyecto. Generalmente,
tienen un alto nivel de involucramiento e influencia
en el proyecto, su definicin, requerimientos y
alcance. A veces, adems, tienen asignadas
responsabilidades en su ejecucin. El cliente puede
ser una organizacin externa a la que ejecuta el
proyecto; en este caso, tambin suministra los fondos
para esa ejecucin.

INTEGRANTES CLAVE DE UN
PROYECTO
Gerente de proyectos: es la persona con
mayor autoridad para administrar el
proyecto, el principal responsable de la
obtencin de los resultados esperados del
proyecto. Debe administrar todos los temas
referidos al proyecto, entre otros,
presupuesto,, plan de trabajo, equipo de
proyecto, riesgos, contrataciones, etc.
Organizacin: es el mbito donde se
desarrolla el proyecto, la que provee fondos
en caso de un proyecto interno, personas al
equipo del proyecto y el beneficiario final del
producto o servicios del proyecto.

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OTROS INTEGRANTES DE UN
PROYECTO
Equipo de proyecto: son las personas asignadas full-
time y part-time al proyecto y quienes trabajan
directamente en la obtencin de los entregables del
proyecto. Debe haber variedad y redundancia en el
proyecto; variedad, porque se necesitan recursos con
diferentes conocimientos, experiencias y habilidades
que aseguren que se cuenta con todos los
conocimientos necesarios para ejecutar el proyecto; y
redundancia, para asegurar la continuidad del
proyecto ante la falta temporal o definitiva de algn
integrante del equipo.
Gerente Funcional: en muchas organizaciones, los
recursos que integran los equipos de proyectos son
provistos por otras reas de la organizacin. Los
gerentes de cada una de esas reas son quienes
designan a los integrantes de su rea que puedan ser
asignados aun proyecto.

OTROS INTEGRANTES DE UN
PROYECTO
Comit de direccin: en los grandes proyectos,
existe un grupo de individuos que tienen el mximo
nivel de decisin sobre el proyecto. No reemplazan
al sponsor y no tienen accin directa sobre el
proyecto, pero son, en ltima instancia, quienes
toman decisiones de alto nivel. Generalmente,
estn compuestos por niveles gerenciales de la
organizacin que ejecuta el proyecto y del cliente.
Proveedores: son organizaciones externas que
ejecutan el proyecto, a quienes se les encarga la
provisin de productos o servicios necesarios para
el desarrollo del proyecto.
Sindicatos, entes estatales reguladores,
dependencias gubernamentales: integran el
proyecto en forma indirecta, ya que muchas veces
hay que tener en cuenta las normas legales y
regulaciones vigentes en el momento de
ejecutarlo.

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Es un Proyecto, son dos grupos los que actan:

1 EL EQUIPO QUE EJECUTA EL PROYECTO

2 EL EQUIPO QUE REALIZA LA GESTIN DEL PROYECTO

Influencia de la Organizacin en la
Gestin del Proyecto
ORGANIZACIN FUNCIONAL
Coordinacin Ventajas:
del proyecto
(Funcional)
Gerente Clara autoridad, con funciones y
General conocimientos bien delimitados,
y normalmente los miembros del
equipo tienen amplia experiencia
Administracin Sistemas Finanzas
en la especialidad del proyecto.
Desventajas:
Se limitan las posibilidades de
Personal Personal Personal
desarrollo y crecimiento
profesional de los miembros del
equipo y que los procesos de
Personal Personal Personal decisin y comunicacin son
jerrquicos y burocrticos

Personal Personal Personal

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Estructura Organizacional orientada

a Proyectos
Coordinacin Ventajas:
Agrupacin por proyectos del staff de la
del Proyecto
organizacin. De esta manera, el gerente
de proyectos posee gran independencia,
Gerente autoridad y capacidad de decisin sobre
General los recursos del proyecto; el foco slo
esta puesto en el proyecto; hay una gran
posibilidad de desarrollo para los
Administracin Sistemas Finanzas integrantes de la organizacin al poder
participar de diferentes tipos de
proyectos, etc.
Desventajas:
Personal Personal Personal Al ser cada proyecto independiente del
otro, puede darse una duplicacin de
funciones dentro de la organizacin; que
disminuye la identidad profesional de
Personal Personal Personal los miembros de los equipos al cumplir
roles distintos en diferentes proyectos;
y fundamentalmente que cada integrante
del equipo siente que su futuro es
Personal Personal Personal incierto desde que finaliza un proyecto
hasta que es asignado a otro.

Estructura Organizacional de tipo matricial

DEBIL
El rol del gerente
Gerente
de proyectos es
General ms el de un
coordinador que el
de un gerente
Gerente Gerente Gerente
Funcional Funcional Funcional

Personal Personal Personal

Coordinacin Personal Personal Personal

del proyecto
(dbil)

Personal Personal Personal

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Estructura Organizacional de tipo matricial

FUERTE
Gerentes de
Gerente
proyectos full-time
General con autoridad e
independencia en
la administracin
Gerente Gerente de los recursos del
Funcional Funcional Manager de PMs
proyecto

Personal Personal Project manager

Coordinacin Personal Personal Project manager

del proyecto
(fuerte)

Personal Personal Project manager

Estructura Organizacional de tipo matricial

balanceada Hace ms eficiente el
uso y la asignacin de
los recursos, en
Gerente particular de aquellos
General
altamente
especializados y que
no pueden ser
Gerente Gerente Gerente totalmente
Funcional Funcional Funcional
absorbidos por un
solo proyecto.

Personal Personal Personal

Coordinacin Personal Personal Personal

del proyecto
(balanceada)

Project manager Personal Personal

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Estructura Organizacional de tipo matricial

COMPUESTA

Se involucran todas
Gerente
General
las estructuras en
varios niveles. Hace
que la organizacin
gane en dinamismo y
Gerente Gerente
Funcional Funcional Manager de PMs flexibilidad ante
cambios no previstos.

Personal Personal Project manager

Coordinacin Personal Personal Project manager

del proyecto
(compuesta)

Personal Personal Project manager

Influencia de la Estructura de la
Organizacin en los Proyectos

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FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

GRACIAS
RICHARD Y. MERCADO RIVAS

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