CARRERA INGENIERIA DE SISTEMAS ESTUDIOS PROFESIONALES

PARA EJECUTIVOS

CURSO IS70 Diseo de Procesos

CASO CAPACITACIN DE PERSONAL

(Mejora de Procesos)

PROFESORA Margoth Yana Motta

INTEGRANTES Juan Charles Cucho Antunez U820770

Ypez Bardlez Robert - U700199

Renzo Francia Marroquin - U201000476

Luis Guerra Chacaltana - U914013

SECCION E-603

2010 - 02

Presentacin
El presente documento tiene como finalidad presentar el estudio del proceso Gestionar
Capacitacin de Personal, mediante herramientas de modelamiento que permitirn analizar,
comprender y mejorar las actividades involucradas en el mismo. Se detallar la situacin
actual del proceso, donde se identifican las actividades y principales problemas para luego
mostrar las mejoras que ayudarn a la organizacin. Para ello, se utilizarn los conceptos
aprendidos en el curso de Diseo de Proceso, tales como: notacin de UML, modelamiento en
RUP y BPMN que son herramientas de gran utilidad para la mejora de los procesos en una
empresa.

De la misma forma se har uso de herramientas que permitan realizar un mejor seguimiento
a los procesos de la empresa, y que a su vez permitan determinar los posibles focos de
problemas para dar la mayor y pronta atencin a la bsqueda de sus soluciones, permitiendo
garantizar, de esta manera, una mejor calidad, nivel y confiabilidad en los procesos internos
de la compaia.

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 ndice
Presentacin............................................................................................................................................................. 2
ndice de listas especiales...................................................................................................................................4
Introduccin.............................................................................................................................................................. 5
Objetivos del proyecto..........................................................................................................................................6
Capitulo 1: Descripcin de la organizacin....................................................................................................7
1.1 Organizacin objetivo.......................................................................................................................7
1.2 Campo de accin del negocio........................................................................................................9
Capitulo 2: Identificacin y seleccin del proceso de estudio...............................................................11
2.1 Justificacin del proceso bajo estudio.......................................................................................11
2.1.1 Inventario del proceso....................................................................................................................11
2.1.3 Justificacin........................................................................................................................................12
2.1.4 Identificacin de Problemas.........................................................................................................12
2.1.5 Matriz de Seleccin de Problemas.............................................................................................13
Capitulo 3: Descripcin del proceso actual (AS-IS)...................................................................................14
3.1 MODELADO DEL NEGOCIO CON RUP Y UML...........................................................................14
3.1.1 Modelo de Casos de Uso del Negocio.......................................................................................14
3.1.1.1 Lista y Diagrama de Actores del Negocio...........................................................................14
3.1.1.2 Diagrama de Casos de Uso del Negocio.............................................................................14
3.1.2 Modelo de Anlisis del Negocio...................................................................................................15
3.1.2.1 Lista y Diagrama de Trabajadores del Negocio................................................................15
3.1.2.2 Lista y Diagrama de Entidades del Negocio......................................................................16
3.1.3 Realizacin d Casos de Uso del Negocio..................................................................................23
3.1.3.2 Especificacin de Casos de Uso del Negocio....................................................................23
3.1.3.2 Diagrama de Actividades.........................................................................................................27
3.1.3.3 Diagrama de Clases del Negocio...........................................................................................30
3.1.3.4 Lista de actividades a automatizar.......................................................................................31
3.1 MODELADO DEL NEGOCIO BPMN...............................................................................................32
3.1.3 Diagrama de Subprocesos............................................................................................................32
3.1.3 Diagrama de Workflow detallada del proceso.......................................................................33
3.1.3 Lista de Entradas y Salidas...........................................................................................................36
3.1.3 Lista de Recursos.............................................................................................................................39
3.2 REGLAS Y METAS DEL NEGOCIO.................................................................................................42
3.2.1 Reglas de Negocio...........................................................................................................................42
3.2.2 Metas de Negocio............................................................................................................................43
Conclusiones.......................................................................................................................................................... 44
Glosario de Trminos...........................................................................................................................................44
Siglario...................................................................................................................................................................... 44
Bibliografa.............................................................................................................................................................. 45

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 ndice de listas especiales

Fig. 1 Distribucin de Agencias de la empresa.............................................................................................8

Fig. 2 Organigrama de la empresa....................................................................................................................8
Fig. 3 Mapa de Procesos.......................................................................................................................................9
Fig. 4 Detalle del Macro Proceso: Gestin de Capital Humano.............................................................10
Fig. 5 Diagrama de Actores de Negocio........................................................................................................14
Fig. 7 Diagrama de Casos de Uso de Negocio............................................................................................14
Fig. 6 Diagrama de Trabajadores de Negocio..............................................................................................15
Fig. 8 Diagrama de Entidades de Negocio...................................................................................................16
Fig. 9 Diagrama de Realizacin de Casos de Uso......................................................................................23
Fig. 10 Diagrama de Actividades: Gestionar Plan de Capacitacin....................................................27
Fig. 11 Diagrama de Actividades: Ejecutar Plan de Capacitacin........................................................28
Fig. 12 Diagrama de Actividades: Ejecutar Capacitacin (Interna).....................................................29
Fig. 13 Diagrama de Clase de Negocio: Gestionar Plan de Capacitacin..........................................30
Fig. 15 Diagrama de Clase de Negocio: Ejecutar Capacitacin (Interna)..........................................31
Fig. 16 Diagrama de Sub Proceos....................................................................................................................32
Fig. 16 Diagrama Workflow detallado: Gestionar Plan de Capacitain..............................................33
Fig. 17 Diagrama Workflow detallado: Ejecutar Plan de Capacitain.................................................34
Fig. 18 Diagrama Workflow detallado: Ejecutar Capacitacin (Interna).............................................35

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 Introduccin

Actualmente, las organizaciones, independientemente de su tamao y del sector de

actividad, han de hacer frente a mercados competitivos en los que han de conciliar la
satisfaccin de sus clientes con la eficiencia econmica de sus actividades.

Por ello, toda empresa debe dedicar un mayor esfuerzo al mejoramiento de los procesos para
ser cada vez ms competitiva en el mercado. Financiera CRECER, es conciente de esta
necesidad y apuesta por ello. Actualmente, tiene una presencia cada vez ms relevante en el
sector financiero apuntando a ser lder en lo que ha su giro se refiere.

A continuacin, se realizar un anlisis de algunos de los procesos de Financiera CRECER,

con el objetivo de plantear mejoras que ayuden cumplir en forma eficaz y eficiente con las
actividades involucradas en cada uno de ellos.

Objetivos del proyecto

- El objetivo del proyecto es analizar el proceso de Gestionar Capacitacin de Personal de
la empresa Financiera CRECER, identificando sus principales problemas y proponer las
posibles mejoras que ayuden al proceso.

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- Determinar con exactitud cual es el funcionamiento real de cada uno de los sub. procesos
dentro del proceso de Capacitacin de Personal a fin de disminuir la complejidad de estos
y evaluar las potenciales opciones de mejora.

- Obtener un enfoque macro de cada uno de los procesos y la informacin que es

controlada en cada uno de estos con el fin de garantizar el incremento de desempeo y
eficiencia de los mismos.

Objetivos Especficos

- Identificar los principales actores de negocio y sus roles dentro de cada uno de los
procesos involucrados, a fin de llevar un mejor control de la participacin de estos en
cada una de las actividades que conciernen el proceso de Capacitacin de Personal.

- Documentar el flujo de todas las actividades dentro del proceso de Capacitacin de

Personal; as como tambin, la comunicacin y participacin de y con procesos externos.

- Simplificar el desarrollo de cada una de las actividades, los diferentes canales de

informacin y los datos que se comparten en cada una de las etapas que componen el
proceso de Capacitacin de Personal.

Capitulo 1: Descripcin de la organizacin

1.1 Organizacin objetivo

Somos una empresa slida e innovadora, establecida en Lima Per desde agosto del 2000.
Fabricamos todo tipo de telas e tejido de punto y contamos con un complejo textil con ms
de 600 trabajadores. Nuestro proceso productivo esta integrado en distintas plantas de

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procesamiento y cuenta con desmotadoras de algodn, hilandera, tenedura, tintorera,
acabados y estampados.

Nuestro enfoque comercial est orientado tanto al mercado local, como al mercado de
exportacin, contando con clientes de varios pases de toda Amrica y Europa. Alcanzamos el
ms alto nivel de exigencia en el servicio al cliente, alta calidad y los trminos de entrega
basados en una permanente estrategia de innovacin tecnolgica

Visin:
ser una empresa lder en innovacin de tendencias textiles para dominar el mundo del
mercado y satisfacer a nuestros clientes.

Misin:
Buscamos la satisfaccin completa de nuestros clientes a travs de la innovacin
tecnolgica, creatividad constante en el desarrollo de nuestros productos y alianzas
estratgicas con proveedores; para obtener una excelente calidad y una constante
superacin de nuestros colaboradores y la comunidad.

Valores:
Integridad, lealtad y respetos a nuestros cliente.

Perfil colaborador

Honesto, autocrtico, responsable, respetuoso, solidario, perseverante, actitud positiva,

instinto de superacin.

Fig. 2 Organigrama de la empresa

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 Fig. 3 Mapa de Procesos

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Capitulo 2: Identificacin y seleccin del proceso de
estudio

2.1 Descripcin de proceso/subprocesos

I. PROCESO DE VENTA POR MENOR / GESTION DE VENTA (NOMBRE DE NUESTRO PROCESO

ELEGIDO)

OBJETIVO

Asegurar la venta de los vehculos.

ALCANCE

Para cada showroom o punto de venta existen representante de ventas que se encargar
de emitir proformas venta a potenciales clientes.

A todo cliente interesado en al compra de un vehculo.

Las cadenas a tratar son Corporacin Wong, Supermercados Peruanos y Supermercados
Tottus.

Para cada cadena de autoservicio existe un personal en administracin de venta que se

encarga de revisar los documentos que sern enviados a cobranza autoservicio.

Todo documento que es enviado a otra rea previamente se genera un cargo detallando
en el Sistema Erika.

Los documentos que son entregados cumplen los siguientes criterios de validacin:

Se entrega el documento original, sunat y cargo (copia verde) correspondiente a la

factura; adicionalmente, se incluye el documento de marcaje generado por el
autoservicio el cual incluye los artculos recepcionados, el peso y/o cantidad, el precio
y el n de orden de compra.

A continuacin abordaremos lo concerniente a: (PROCESOS DESCRIPCION)

1. CORPORACION WONG

a. Recepcin de los documentos provenientes del liquidador (Despacho).

b. Clasificacin de los documentos por fecha y por central de recepcin.

La clasificacin por central de recepcin est dada por tres grupos. El primero
corresponde a la recepcin de mercadera de los productos fros (CAU93 Metro). El
segundo grupo corresponde a la recepcin de mercadera de los productos secos
de la cadena de tiendas de Metro (CAU69) y por ltimo la recepcin de mercadera
de los productos secos de la cadena de tiendas de Wong (CAU68).

c. Verificacin de Factura vs Marcaje

A continuacin se procede a realizar la verificacin de la factura versus la hoja de

marcaje entregada por el cliente al momento de recepcionar la mercadera. Cada
hoja de marcaje se pueden relacionar con una o varias facturas.

Controles a aplicar:

i. Identificar existencia de diferencia de precios y pesos / cantidad.

ii. Verificar la no recepcin de algn producto.

Posibles causas:
Producto no presenta condiciones de calidad por ello no ingresa.
Producto perdido por el transportista.
No solicitado por tienda.

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 Recepcin de menor cantidad debido a error O/C generada por tienda.

d. Generar cargo de envi a Cobranza Autoservicio de los documentos que

satisfagan los controles previos.
e. Proceder a generar archivo de interface solicitado por corporacin con el
detalle del cargo.
f. Subir archivo de interface al portal de corporacin y generar lote de ingreso
de documentos.
g. Enviar documentos fsicos a Cobranza Autoservicio con el cargo de Erika y el
cargo generado por el portal de Corporacin.
h. Los documentos que no cumplen los controles se quedan para buscarle
solucin.

Por efecto del trabajo operativo los documentos que satisfacen los criterios de control
son enviados a Cobranza Autoservicio el mismo da o de lo contrario como mximo al
da siguiente.

2. HIPERMERCADOS TOTTUS

a. Recepcin de los documentos provenientes del liquidador (Despacho).

b. Verificacin de Factura vs Marcaje

A continuacin se procede a realizar la verificacin de la factura versus la hoja de

marcaje entregada por el cliente al momento de recepcionar la mercadera. Cada
hoja de marcaje se pueden relacionar con una o varias facturas.

Controles a aplicar:

i. Identificar existencia de diferencia de precios y pesos / cantidad.

ii. Verificar la no recepcin de algn producto.

Posibles causas:
Producto no presenta condiciones de calidad por ello no ingresa.
Producto perdido por el transportista.
No solicitado por tienda.
Recepcin de menor cantidad debido a error O/C generada por tienda.

c. Generar cargo de envi a Cobranza Autoservicio de los documentos que

satisfagan los controles previos.
d. Enviar documentos fsicos a Cobranza Autoservicio con el cargo de Erika.
e. Los documentos que no cumplen los controles se quedan para buscarle solucin.

Por efecto del trabajo operativo los documentos que satisfacen los criterios de control
son enviados a Cobranza Autoservicio el mismo da o de lo contrario como mximo al
da siguiente.

3. SUPERMERCADOS PERUANOS

a. Recepcin de los documentos provenientes del liquidador (Despacho).

b. Verificacin de Factura vs Marcaje

A continuacin se procede a realizar la verificacin de la factura versus la hoja de

marcaje entregada por el cliente al momento de recepcionar la mercadera. Cada
hoja de marcaje se pueden relacionar con una o varias facturas.

Controles a aplicar:

iii. Identificar existencia de diferencia de precios y pesos / cantidad.

iv. Verificar la no recepcin de algn producto.

Posibles causas:
Producto no presenta condiciones de calidad por ello no ingresa.
Producto perdido por el transportista.
No solicitado por tienda.
Recepcin de menor cantidad debido a error O/C generada por tienda.

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 c. Generar cargo de envi a Cobranza Autoservicio de los documentos que
satisfagan los controles previos.
d. Enviar documentos fsicos a Cobranza Autoservicio con el cargo de Erika.
e. Los documentos que no cumplen los controles se quedan para buscarle solucin.

Por efecto del trabajo operativo los documentos que satisfacen los criterios de control
son enviados a Cobranza Autoservicio el mismo da o de lo contrario como mximo al
da siguiente.

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II. COBRANZA AUTOSERVICIO (NOMBRE DE NUESTRO PROCESO ELEGIDO)

OBJETIVO

Asegurar que los documentos se encuentren aptos para ser enviados a cada central del
autoservicio; con ello se asegurando que se inicia la planificacin de cobranza calculado
el da que ingreso a central del autoservicio mas los da de crdito pactados.

ALCANCE (AREAS QUE ABARCA)

Las cadenas a tratar son Corporacin Wong, Supermercados Peruanos y Supermercados

Tottus.

Existe un personal administrativo para gestionar con Corporacin Wong y otro para
gestionar Supermercados y Tottus.

Todo documento que es enviado a otra rea previamente se genera un cargo detallando
en el Sistema Erika.

Los documentos que son recibidos cumplen los siguientes criterios de validacin:

Documento original, sunat y cargo (copia verde) correspondiente a la factura;

adicionalmente, se incluye el documento de marcaje generado por el autoservicio el
cual incluye los artculos recepcionados, el peso y/o cantidad, el precio y el n de
orden de compra.

Los documentos enviados al autoservicio cumplen los siguientes criterios de validacin:

Se enva el documento original, sunat y se incluye el documento de marcaje

generado. Con respecto al cargo (copia verde) es archivado respectivamente.

A continuacin abordaremos lo concerniente a: (PROCESOS DESCRIPCION)

1. CORPORACION WONG ()

a. Recepcin de los documentos provenientes de Administracin de Ventas.

b. Verificacin de documentos recibidos.

Revisar que los documentos recibidos correspondan con lo detallado en el

cargo generado por Erika y el cargo de SAP generado por el portal de
corporacin tanto en cantidad como en importe total.
Verificar que la existencia del documento original, copia sunat, cargo y
marcaje.
Un cargo de SAP puede encontrarse contenido en uno o ms cargos
generados por Sistema Erika.

c. De no existir la documentacin completa ya sea por perdida de uno de los

documentos se proceder a coordinar la anulacin del cargo de SAP generado por
Corporacin.

Toda coordinacin de este tipo se realiza en forma personal en la central de

corporacin.
Esta actividad retrasa aproximadamente un da la entrega de los documentos
a corporacin, salgo que se gestione a travs del Jefe de cobranza
autoservicio cuando esta efectuando una gestin en la misma central.
Luego de solicitar la anulacin respectiva se procede a generar el nuevo lote
excluyendo el documento que presenta problema.

d. Clasificar documentos para prepara paquetes en funcin al lote generado en el

portal de corporacin y separar el documento cargo (color verde) para ser
archivado en funcin al orden del cargo SAP de corporacin.
e. Gestionar el envi fsico de los documentos a la central de corporacin. Los
documentos deben incluir el original, la copia sunat, el marcaje y el cargo de SAP.
f. Entregados los documentos, central de corporacin firma y sella el cargo SAP
dando la conformidad del ingreso fsico de los documentos.

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 g. Finalmente, se procede a entregar todos los cargos SAP al personal de Cuenta
Corriente Autoservicio.

El rea tiene como objetivo semanal ingresar documentos por un total de un millon
de nuevos soles.
Los cortes se inician de martes a lunes, para ello cada cargo de SAP recepcionado en
central corporacin es registrado si se va llevando control para cumplir el objetivo.

Formula: Proyeccin igual a Ingreso acumulado entre los das de efectuado la

recepcin, con ello obtenemos el ingreso promedio por da para luego multiplicarlo
con los da faltantes al cierre y sumados con el Ingreso acumulado.

Da tras da se controla en objetivo. Si a mediana semana se ve que se encuentran

muy lejos de objetivo el responsable de Cobranza Autoservicio Wong revisa en donde
se encuentra los documentos y procede a darle seguimiento. Esta informacin se
proporcionado por el Sistema Erika. El rea son despacho y venta.

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III. CUENTA CORRIENTE AUTOSERVICIO

OBJETIVO (NOMBRE DE NUESTRO PROCESO ELEGIDO)

Procesar la informacin, realizar seguimiento y preparar informacin que permita

gestionar y medir si se efecto adecuadamente la cobranza.

ALCANCE

PROCESOS (PROCESOS DESCRIPCION)

1. Proyecciones

a. Elaborar cortes semanales de facturas ingresadas a cada una de las cadenas.

b. Elaborar proyecciones semanales de cobranza segn el ingreso de las facturas.

Consideraciones:

Corporacin Wong: Lotes ingresados Martes - Lunes (60 das crdito).

Supermercados Peruanos: Lotes ingresados Lunes - Domingo (45 das crdito).
Hipermercados Tottus: Lotes ingresados Sbado a Viernes (30 das crdito).

c. Para el caso de Corporacin Wong, recepciona los cargos SAP y procede a generar
un nuevo cargo en Erika con el operador Cobranza Autoservicio a Cliente para
efectuar trmite de cobro cambiando el estatus en el sistema.

2. Abonos

a. Recepcin de las liquidaciones de pago a travs de la pgina web de las

cadenas.
b. Generar las liquidaciones de pago con la informacin obtenida.
c. Confirmar el abono en estados bancarios.
d. Generar Pseudo Facturas y Pseudo notas de crdito por los descuentos
(Publicidad) de los autoservicios.
e. Procesar los abonos en ERP BaaN por transacciones (Actualizar Cuenta
Corriente).
f. Comparar los importes de los abonos recibidos con las proyecciones semanales
por cobrar.

3. Aplicar documentos Anulados

a. Recepcin de cargos (Administracin de ventas) con facturas y notas de crdito

por anular.
b. Revisin de los documentos recepcionados.
c. Aplicar Factura con Nota de Crdito a travs de una en Sugerencia de Cobro (ERP
BaaN).
d. Archivar los cargos emitidos por Administracin Ventas registrando el nmero de
sugerencia, N lotes y finalizacin de la aplicacin realizada.

4. Facturas de Compras

a. Elaborar un registro en Excel de los documentos que fueron descontado en las

liquidaciones pago de cada cadena.
b. Recepcin de facturas de publicidad (Documento fsico) de los autoservicios
entregados por Cobranza Autoservicios.
c. Generacin de cargo y envi al rea de Marketing.
d. Aplicacin de las facturas ingresadas por contabilidad con las Pseudo facturas
emitidas por los descuentos (transacciones).

5. Elaboracin de Informes

a. Enviar a Administracin de ventas y despacho un informe semanal de las

facturas que se encuentran pendientes en cada operador (Fuente de informacin
Sistema Erika).

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 b. Enviar a Cobranza Autoservicios un informe de los documentos pendientes en su
operador (Fuente de informacin Erika).
c. Realizar un informe para la jefatura de los documentos en operadores.
d. Informar mensualmente las facturas ingresadas a los autoservicios que se
encuentran morosos. Presentacin resumen y detallado.
e. Informar mensualmente de los descuentos (Publicidad) que aun se encuentran
pendientes.

2.2 Justificacin del proceso bajo estudio

Se ha optado por analizar el proceso de Gestin de Capacitacin de Personal debido a la

importancia que este tiene dentro del rea de Recursos Humanos. As mismo, cabe
resaltar la relevancia que este tiene en los proyectos de capacitacin del grupo humano
que labora dentro de la empresa, por lo que es de suma importancia, darle el
seguimiento debido para que este se pueda desarrollar sin inconvenientes y teniendo en
cuenta el margen capital destinado para ello.

Identificacin de Problemas

Subprocesos Problemas
Gestionar Plan de Registro de informacin errada, duplicada e incompleta.
Capacitacin, Debido a que no se cuenta con un sistema de automatizacin para
Ejecutar Plan de la realizacin de actividades dentro de estos procesos, el
Capacitacin y tratamiento manual de los DNCs muchas veces ocasiona el registro
Ejecutar de data errada, as como tambin el ingreso parcial o duplicado de
Capacitacin. datos. Errores de este tipo es habitual detectarlos en la
consolidacin de DNCs, actualizacin trimestral de estos, registro
de asistencia a las capacitaciones, entre otros.
Gestionar Plan de Retrasos e inconsistencia de datos en la entrega de informacin
Capacitacin por parte del rea de RRHH.
Los jefes, antes del llenado de los DNC (Documento de Necesidad
de Capacitacin) respectivos, necesitan recibir informacin del rea
de RRHH en relacin al personal que estos planean inscribir dentro
de los cursos de capacitacin. Esta informacin abarca:
capacitaciones anteriormente recibidas y resultados de
evaluaciones de desempeo. Dado que esta informacin no es
enviada a tiempo por el rea de RRHH o en su defecto es enviada
de manera incompleta, se generan retrasos en la entrega de los
DNC, entrega parcial de los mismos o seleccin de personal no
apropiado para los cursos.

Sobrecarga de Trabajo Operativo

Al recibir los DNC por parte de los jefes de cada unidad, el analista
de capacitacin es el encargado de realizar la consolidacin de los
mismos. Dado que no se cuenta con un proceso automatizado para
realizar dicha tarea, sta se realiza de manera manual. Al ser un
volumen alto de informacin, debido a las diversas dependencias
que posee la empresa, es necesaria la contratacin de personal
adicional para realizar labores de apoyo. Asimismo, la realizacin
de esta actividad y el tiempo que demanda el entrenamiento para
el personal de apoyo, desfavorecen al analista de capacitacin en
la realizacin de sus actividades.
Ejecutar Plan de Falta de informacin de competencias del personal laborante.
Capacitacin Al determinar el inicio de un curso de capacitacin se evala la
posibilidad de que este sea dictado por personal interno o por
alguna entidad externa a la empresa. En un 80% de los casos se
opta por la segunda opcin debido a que no se cuenta con un
legajo de competencias actualizado del personal que labora dentro
de la empresa. Esto constituye un factor que genera gasto
innecesario dado que se podra contar con personal propio para el

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 dictado de los cursos.

Ejecutar Incremento de Personal desaprobado.

Capacitacin Se ha detectado un porcentaje considerable de participantes del
curso con situacin desaprobada y en algunos casos con notas
entre 12 y 14. Esta informacin preocupa de sobremanera al rea
de Gerencia y RRHH dado que no se esta cumpliendo con los
objetivos planteados, generando prdidas en capacitacin y
personal calificado para realizar cierto tipo de actividades y
procesos.

Ante ello, se aplicaron sistemas de encuestas y entrevistas para

determinar el por qu de esta situacin, pudindose identificar los
siguientes como problemas: metodologa de enseanza, falta de
materiales apropiados, alta demanda de carga laboral, falta de
motivacin por el curso, entre otros.

2.3 Datos histricos y relevantes del proceso

(FALTA)

Capitulo 3: Descripcin del proceso actual (AS-IS)

3.1 Representacin de proceso con BPMN

Caracterizacin del Proceso

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DUEO DEL PROCESO
GERENCIA FINANCIERA

OBJETIVOS
Minimizar el tiempo entrega de documentos al cliente para efectuar la cobranza efectiva.

ALCANCE
EMPIEZA

Recepcin de notificacin de Erika proveniente del sub proceso entrega de mercadera.

INCLUYE

Sub proceso de anlisis de documento.

Sub proceso de entrega de documentos.
Sub proceso de seguimiento de cobranza.
TERMINA

Abono en cuenta corriente en los das de pagos pactados.

Informe de cobranza efectiva.

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO

El cliente debe dar por confirmado que ha recibido la mercadera.
Trabajar con los comprobantes de pago en todo el proceso.
Generar cargos de los comprobantes de pago por medio del Sistema Erika.

SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA

Anlisis de documentos Jefe Administracin de Ventas Gerencia Comercial
Entrega de documentos Jefe de Cobranza Autoservicios Gerencia Financiera
Seguimiento de cobranza Jefe de Cuenta Corriente Gerencia Financiera

PROVEEDORES ENTRADAS
Corporacin Wong Hoja de Marcaje
Despacho Lote Wong
Administracin de Ventas
Cobranza Autoservicio
Cuenta Corriente

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SALIDAS CLIENTES
Informe de Cobranza Corporacin Wong
Comprobantes de Pago Administracin de Ventas

Cargo Erika Cobranza Autoservicio

Cuenta Corriente

PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Los indicado en los sub procedimientos Lo indicado en los sub procedimientos

RECURSOS

Sistema ERIKA.
Portal Web de corporacin Wong.
Sistema BaaN

RESPONSABLE
FORMA DE CLCULO PERIODICIDAD
INDICADORES DE LA MEDICIN

VARIABLES DE CONTROL DEL PROCESO

Tabla 1 Caracterizacin del Proceso de Cobranza AutoServico Wong

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DUEO DEL PROCESO
Jefe de Administracin de Ventas

OBJETIVOS
Asegurar que las facturadas emitidas se encuentren aptas para ser enviadas al rea de Cobranza
Autoservicios.

ALCANCE
EMPIEZA

Recepcin de todos los documentos de cobranza remitidos por el Liquidador del rea de Despacho.
INCLUYE

Clasificacin y Verificacin de los documentos de cobranza en relacin a los documentos de remisin

de productos recibida por el Cliente.
TERMINA

Envo de lotes de facturas revisadas al rea de Cobranza Autoservicios

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO

Las facturas recibidas en el da no deben exceder un mximo de 3 das tiles para ser derivadas a Cobranza.

SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA

PROVEEDORES ENTRADAS
Liquidador del rea de Despacho Documentos de Cobranza (facturas de
LAIVE y documentos de cargo de
productos recibidos por el Cliente).
rea de Marketing Retorno de facturas observadas por
diferencias de precios.
rea de Ventas Retorno de facturas observadas por
discrepancias de productos entregados.

SALIDAS CLIENTES
Devolucin de facturas observadas por diferencias de precios. rea de Marketing
Devolucin de facturas observadas por discrepancias de productos rea de Ventas
entregados.
Archivo de Interfase Corporacin WONG
Lote WONG Corporacin WONG

PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Recepcin de facturas y hojas de marcajes Facturas, Hojas de Marcaje
Ejecucin de clasificacin de documentos Facturas
Verificacin de facturas vs. marcaje Cargo Erika

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PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Generacin de archivo de interfase Lote de facturas WONG
Subida de archivo de interfase Lote de facturas WONG
Impresin de Lote WONG
Envo de documentos a Cobranza Facturas, Notas Dbito / Crdito.
Cargo Erika
Envo de notificacin de cargo
Envo de notificacin a Marketing por devolucin de facturas con Cargo Erika
diferencias de precios
Recepcin en Marketing de notificacin por diferencia de precios.
Revisin de cargo Erika
Determinacin de la diferencia de precios
Autorizacin de emisin de Nota de Dbito o Crdito.
Generacin de cargo Erika Cargo Erika
Envo de notificacin a Facturador para emisin de Nota
Dbito/Crdito
Recepcin de notificacin de Facturador para emisin de Nota
Dbito/Crdito
Revisar cargo Erika
Emisin de Nota Dbito/Crdito Nota Dbito/Crdito
Envo de Nota Dbito/Crdito
Generacin de cargo Erika Cargo Erika
Envo de notificacin a Asistente de Ventas
Recepcin de notificacin de Marketing por retorno de facturas por Facturas, Notas Dbito/Crdito
diferencia de precios
Revisin de cargo Erika
Verificacin de documentos por diferencia de precios Cargo Erika

RECURSOS
Asistente de Ventas
Sistema de cargos ERIKA
Portal WEB WONG
Jefe de Producto AutoServicios
Facturador

RESPONSABLE DE
FORMA DE CLCULO PERIODICIDAD
INDICADORES LA MEDICIN
% de facturas analizados Nmero de facturas analizadas / Mensual Jefe de
a tiempo total de facturas recibidas Administracin de
Ventas.
% de facturas observadas Nmero de facturas observadas / Mensual Jefe de
total de facturas recibidas Administracin de
Ventas.

VARIABLES DE CONTROL DEL PROCESO

Verificacin de documentos completos
Comparacin del nmero de facturas procesadas con el nmero de facturas generadas en el Lote WONG.

Diseo de Procesos 2010-02

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 Tabla 2 Caracterizacin del SubProceso de Anlisis de Documentos

3.1.1Diagrama de Subprocesos

Fig. 16 Diagrama de Sub Procesos

3.1.2Diagrama de Workflow detallada del proceso

Sub. Proceso: Gestionar Plan de Capacitacin

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 Fig. 16 Diagrama Workflow detallado: Gestionar Plan de Capacitain

Diseo de Procesos 2010-02

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Sub. Proceso: Ejecutar Plan de Capacitacin

Fig. 17 Diagrama Workflow detallado: Ejecutar Plan de Capacitain

 Sub. Proceso: Ejecutar Capacitacin (Interna)

Fig. 18 Diagrama Workflow detallado: Ejecutar Capacitacin (Interna)

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Conclusiones
El proceso en general requiere de automatizar muchas de las actividades, pues ellas
requieren de mucho procesamiento de informacin que en muchos casos se realiza de
forma manual.
El modelamiento realizado mediante UML y BPMN permiti al grupo una mejor
comprensin del proceso en estudio y una mejor identificacin de oportunidades de
mejora.
El trabajo nos permiti identificar que actividades del proceso son susceptibles de
mejora, as como tambin la identificacin de los problemas que permitirn su estudio y
anlisis y la bsqueda de soluciones que se ajusten a todas las necesidades de la
organizacin.
Se pudo comprobar la importancia de los indicadores de gestin en la medicin de las
variables asociadas a las metas, as como en la evaluacin de desempeo de las
principales reas relacionadas a los objetivos de la empresa.
Se pudieron identificar las causas a los problemas que presentaban los cursos de
capacitacin a travs del anlisis de las encuestas realizadas, las cules, al ser
diagramadas en un grfico de Pareto nos permiti determinar cuales eran las que mayor
atencin demandaban.
A travs del sistema de implementacin de Poka Yokes se pudieron dar soluciones
prcticas a los principales problemas que se venan presentando dentro del sistema de
cursos de capacitacin.

Glosario de Trminos

DNC (Documento de Necesidad de Capacitacin)

Documento en el que cada jefe indica los cursos que considera necesarios para el personal a
su cargo a fin de mejorar en sus actividades.

Siglario
Nombre Descripcin
AD Diagrama de Actividades
BA Actor de Negocio
BE Entidad de Negocio
BUC Caso se Uso del Negocio
BUCR Realizacin de Caso se Uso del Negocio
BW Trabajador de negocio
DNC Documento de Necesidad de Capacin
GAF Gerencia de Adminstracin y Finanzas
Bibliografa

1. Business Process Model and Notation (BPMN)

Notation BPMN. Versin 1.1de January 2008
(http://www.omg.org/spec/BPMN/1.1/PDF/08-01-17)

http://www.idetex.com.pe/

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