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Afiliados y Representantes de
Kermit Lucena & Associats
Seores
Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)
Presente
Estimados seores:
Segn nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditora externa del Instituto de Desarrollo
Agrario (IDA) correspondiente al perodo 2006, y con base en ese examen efectuado observamos
ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y Procedimientos de Contabilidad, los
cuales sometemos a la consideracin de ustedes en la Carta de Gerencia nmero CG1-2006.
Considerando el carcter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en mtodos adecuados de comprobacin y de control interno, como
principal proteccin contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede
no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en
particular, sino nicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos
de contabilidad.
Agradecemos una vez ms la colaboracin recibida que nos han brindado los funcionarios y
empleados del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), y estamos en la mejor disposicin de
ampliar o aclarar el informe que se adjunta en una sesin conjunta de trabajo.
Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Pblicos de Costa Rica, por
disposicin de su artculo nmero 8.
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TRABAJO REALIZADO
Los aspectos ms importantes revisados fueron los siguientes:
Ambiente de Control
Procedimos a dar lectura a las actas de la Junta Directiva para el perodo que termin
el 31 diciembre del 2006, estudiamos aspectos relevantes a fin de determinar acuerdos
que pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditora.
Solicitamos la lista de informes de Auditora Interna emitidos durante el periodo 2006,
esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte
de la aplicacin de procedimientos de control interno institucional.
Solicitamos los informes de la Contralora General de la Repblica.
En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en la conciliacin bancaria,
coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta
bancario a la misma fecha de corte.
Inversiones en Valores
Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.
Solicitamos confirmaciones de saldos.
Verificamos el saldo de intereses por cobrar.
Verificamos la concentracin de las inversiones.
Documentos y Cuentas por Cobrar
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Otros Activos
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Patrimonio
Ingresos
Gastos
Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del
perodo a fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.
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HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
CONDICIN:
Al 31 de diciembre del 2006 los saldos de las siguientes cuentas no presentan movimientos desde
hace ms de cinco aos:
Detalle Saldo
CAUSA:
La Direccin de Asuntos Jurdicos no ha emitido el criterio legal necesario para proceder a ajustar
estas cuentas.
EFECTO:
No es posible para la administracin y para las entidades fiscalizadoras conocer si el saldo de las
cuentas antes mencionadas los estados financieros es razonable.
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones necesarias para que la Direccin de Asuntos Jurdicos se pronuncie acerca de
la actual situacin de estas partidas, para as poder realizar los asientos de ajuste que sean necesarios.
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CONDICIN:
Como parte de nuestra revisin visitamos la bodega ubicada en La Florida de Tibs, donde entre
otros documentos, se guarda la informacin contable de la Institucin. Determinamos que esta
bodega no cuenta con las condiciones mnimas para la adecuada custodia de la informacin, dado que
no existe una persona encargada del recibo y la entrega de los documentos.
CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben mantener
mecanismos que garanticen la adecuada custodia y el correcto manejo de la informacin documental.
CAUSA:
EFECTO:
RECOMENDACIN:
Establecer medidas de seguridad dirigidas a implementar las condiciones mnimas para la custodia de
la documentacin contable ubicada en bodegas alquiladas. Adems es necesario que se considere el
uso de herramientas tecnolgicas, como lo es la utilizacin del microfilmado de documentos, tal y
como lo hacen otras instituciones del sector pblico.
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CONDICION:
CRITERIO:
Segn las normas de control interno, las organizaciones deben implementar los procedimientos
necesarios con el propsito de mantener sus cuentas conciliadas e identificar el origen de las partidas
pendientes de conciliar.
CAUSA:
A pesar de los mltiples esfuerzos administrativos realizados por la Entidad, los clientes no informan
al IDA sobre los depsitos realizados en los bancos y existe una falta de seguimiento adecuado de las
partidas de los estados financieros por parte de la Unidad responsable.
EFECTO:
Despus de cierto perodo de tiempo resulta difcil identificar la naturaleza de las partidas antiguas, lo
que dificulta hacer los asientos de ajustes correspondientes. Asimismo si esta situacin se incrementa
se dificultara determinar la razonabilidad del saldo de esta partida.
RECOMENDACIN:
Aplicar medidas alternativas tales como: solicitudes a los bancos, la identificacin del depositante,
enlace con la Regional, solicitar confirmaciones a los clientes (beneficiarios u otros deudores) a fin de
que ellos indiquen las diferencias e investigarlas para su correspondiente ajuste a los resultados del
perodo, cuando esto proceda.
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CONDICION:
No existe un anlisis de antigedad de saldos para las cuentas Documentos por Cobrar IDA y
Prstamos por Cobrar Caja Agraria. Por esta razn el saldo de la estimacin por incobrables, que
al 31 de diciembre del 2006 asciende a 156.070.968, no se encuentra actualizado.
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
No existe una herramienta que colabore con la gestin que se debe realizar para la recuperacin de
los recursos de la Entidad, lo cual podra originar prdidas al Instituto.
RECOMENDACIN:
Realizar la inversin necesaria para corregir los errores del nuevo sistema de ingresos, debido al
riesgo de prdida de informacin por estar en operacin un sistema de cuentas por cobrar obsoleto
que no rene las condiciones mnimas para garantizar un adecuado registro de las cuentas por cobrar,
la generacin de los estados de antigedad de saldos y realizar una actualizacin de la estimacin por
incobrables.
CONDICION:
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Al 31 de diciembre del 2006 existen las siguientes diferencias entre los registros auxiliares de
documentos por cobrar de la Caja Agraria con el mayor general contable:
Registro
Cuenta Detalle auxiliar Mayor general Diferencia
CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben realizar
conciliaciones peridicas de los registros, identificar las diferencias que se puedan originar entre los
reportes e investigar su procedencia.
CAUSA:
EFECTO:
El mayor general podra no estar reflejando la situacin financiera real de los documentos por cobrar
de la Caja Agraria.
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones necesarias con el propsito de realizar la conciliacin de los registros auxiliares
con el mayor general de la cuenta Documentos por cobrar Caja Agraria, lo antes posible.
CONDICIN:
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CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben realizar
conciliaciones peridicas de los registros, identificar las diferencias que se puedan originar
entre los reportes e investigar su procedencia. Asimismo mediante este procedimiento poder
determinar su propiedad y existencia.
CAUSA:
EFECTO:
No es posible para la administracin conocer cules limitaciones legales tienen los terrenos que se han
adquirido y que sea necesario revelar en los estados financieros.
RECOMENDACIN:
Iniciar el estudio antes citado para determinar los posibles ajustes y revelaciones que requiere la
cuenta de terrenos para que se presente con su saldo conciliado en los estados financieros.
CONDICIN:
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CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las entidades deben realizar conciliaciones
peridicas de registros y arqueos o tomas fsicas de sus activos.
CAUSA:
EFECTO:
No es posible para la administracin y para las entidades reguladoras conocer si el saldo de la cuenta
Propiedad, Planta y Equipo que se muestra en los estados financieros corresponde a la realidad.
RECOMENDACIN:
Iniciar la conciliacin, para determinar si es necesario ajustar los registros para que la cuenta
propiedad, planta y equipo refleje su saldo real en los estados financieros. Adems la administracin
debe considerar la posibilidad de dotar de ms personal a la Unidad de Control de Activos, ya que en
este momento nicamente cuenta con un funcionario para llevar el control de todos los activos de la
Institucin.
CONDICIN:
Al 31 de diciembre del 2006 no existe un inventario fsico para la cuenta Activos adquiridos en
fincas recursos IDA, cuyo saldo a esa fecha asciende a 202.271.596.
CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno requieren que se realicen inventarios fsicos
peridicamente, para as presentar de forma clara y precisa la descripcin de las partidas que se
muestran en los registros contables.
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CAUSA:
El IDA al inicio de sus operaciones tena la poltica de adquirir terrenos con activos como casas,
galeras y pozos, los cuales registr como otros activos. Despus no se dio el debido seguimiento al
estado de dichos activos.
EFECTO:
No es posible para la administracin y para las entidades reguladoras conocer si el saldo de la cuenta
Activos adquiridos en fincas recursos IDA que se muestra en los estados financieros corresponde a
la realidad.
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones respectivas para que el Departamento Administrativo realice un estudio sobre
la situacin actual de estos activos, para luego proceder a hacer los asientos de ajuste necesarios, en
caso de que estn deteriorados, o ya se hayan entregado a los parceleros.
CONDICIN:
En nuestra revisin al 31 de diciembre del 2006 determinamos que los sistemas actuales de
Contabilidad y Presupuesto no permiten la realizacin de una conciliacin entre ambas reas.
CRITERIO:
CAUSA:
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La administracin no cuenta con un sistema informtico que posibilite realizar dicha conciliacin.
EFECTO:
Las posibles diferencias que se presenten entre ambos sistemas no se podran detectar
oportunamente.
RECOMENDACIN:
Tomar las medidas pertinentes que posibiliten la realizacin de esta conciliacin, como lo es la
contratacin de un nuevo sistema de Contabilidad y Presupuesto que permita conciliar va sistema la
informacin de ambas reas.
CONDICIN:
A la fecha de nuestra revisin, pudimos determinar que la cuenta Varios acreedores incluye un
rubro denominado Parceleros Varios Perodos Anteriores por un monto de 6.616.232. No se nos
suministr el registro auxiliar que conforma este monto acumulado al 31 de diciembre del 2006.
RECOMENDACIN:
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CONDICIN:
Al revisar las confirmaciones enviadas por los bancos, determinamos que a la fecha aparecen
personas autorizadas para firmar en las cuentas corrientes que ya no laboran para la Institucin.
Ejemplos de lo anterior se presentan seguidamente:
RECOMENDACIN:
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VISITAS A REGIONALES
CONDICION:
En nuestra revisin del control interno en la Direccin Pacfico Central y Sub-Regional de Orotina,
observamos que no se aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello
de Pagado con cheque nmero _.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.
CAUSA:
Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.
EFECTO:
La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte del cheque se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la administracin.
RECOMENDACIN:
Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.
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CONDICIN:
Al realizar nuestra visita a la Direccin Regional Pacfico Central y realizar el arqueo a la caja chica,
se determin que se entregaron sumas de dinero sin contar con un respectivo comprobante o vale de
caja autorizado. Adems no se da el debido uso del formulario de Requisiciones.
CAUSA:
Desconocimiento de los funcionarios responsables de las Regionales del Reglamento Interno de
Caja Chica y Caja General actualizado a noviembre del 2006.
EFECTO:
Los encargados de los fondos podran estar ejecutando procedimientos que contravienen lo
establecido por el Reglamento vigente de caja chica.
RECOMENDACIN:
Proveer a todos los encargados de caja chica una copia de los reglamentos que se encuentra en
vigencia e instruir a la Administracin para que en lo sucesivo todo cambio que afecte este
reglamento o cualquier otro sea informado oportunamente a las diferentes Direcciones Regionales
con el fin de que los funcionarios puedan ejecutar sus labores de acuerdo a las disposiciones actuales
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CRITERIO:
Las normas de control interno establecen que se debe dejar evidencia de los procesos de realizacin,
supervisin y aprobacin de las transacciones.
CAUSA:
El anterior funcionario encargado del fondo no haba considerado relevante incluir las respectivas
firmas en las conciliaciones bancarias.
EFECTO:
En caso de ser necesario, no es posible delimitar responsabilidades sobre las personas que intervienen
en los procesos de elaboracin y revisin de las conciliaciones.
RECOMENDACIN:
Girar instrucciones pertinentes para que sin excepcin las conciliaciones bancarias sean
firmadas por las personas que intervienen en su preparacin y su revisin respectiva.
CONDICION:
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446.867,70. Al solicitar los comprobantes para hacer el arqueo se determin que en la realidad ese
fondo no existe.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que se investiguen y depuren los saldos contables
mensualmente.
CAUSA:
EFECTO:
Exposicin al riesgo de que los datos suministrados en los informes no sean lo suficientemente
fidedignos y no reflejen informacin real y actualizada de la Institucin.
RECOMENDACIN:
Instruir a Contabilidad para que una vez investigado esta situacin se proceda a efectuar el asiento de
reversin o reclasificacin de este saldo de caja chica inexistente.
CONDICIN:
Al realizar nuestra revisin del control interno en la Direccin Central y Sub-Regional de Cartago,
observamos que no se aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello
de Pagado con cheque nmero _.
CRITERIO:
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Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.
CAUSA:
Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.
EFECTO:
La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte de los cheques se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la Administracin
RECOMENDACIN:
Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.
CONDICIN:
Durante nuestra visita realizada a la Direccin Regional Central y Sub-Regin de Cartago, se pudo
constatar que sta no cuenta con su propia asesora legal.
CRITERIO:
La poltica de la Administracin Superior del Instituto de Desarrollo Agrario, para dar una adecuada
desconcentracin al departamento legal de la Institucin, ha sido nombrar en cada una de las
Direcciones Regionales un asesor legal.
CAUSA:
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Debido a la urgencia de apoyo en el rea legal por la actual situacin en la que ha estado el IDA en
los ltimos meses, se decidi trasladar al asesor asignado de la Regin Central al Departamento Legal
de oficinas centrales.
EFECTO:
Al no contar con la asesora legal, se pierde la eficiencia y eficacia con la que la Direccin debe
solucionar los problemas presentados da con da, afectando esto en gran medida las labores de esta
Direccin.
RECOMENDACIN:
Realizar el respectivo nombramiento de la persona indicada para brindar asesora legal para la
Direccin Regional Central, con la prontitud que el caso amerita.
CONDICION:
Al realizar nuestra revisin del control interno en la Sub-Regional de Liberia, observamos que no se
aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello de Pagado con cheque
nmero _.
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.
CAUSA:
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Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.
EFECTO:
La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte de los cheques se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la administracin.
RECOMENDACIN:
Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.
CONDICIN:
CRITERIO:
CAUSA:
Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en las Sub-Regionales.
EFECTO:
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RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.
CONDICIN:
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
RECOMENDACIN:
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Realizar una revisin total de los expedientes y la documentacin para luego proceder a su
numeracin.
CONDICIN:
Fotocopia
Fotocopia Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos del plano adjudicacin escritura cdula al predio
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Fotocopia
acuerdo Fotocopia
Junta Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos Directiva adjudicacin escritura cdula al predio
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que los expedientes contengan documentacin uniforme
en todos los casos.
CAUSA:
No existe control alguno sobre los documentos que se incluyen dentro de los expedientes en las
Sub-Regionales, debido a la falta de un Manual de Procedimientos.
EFECTO:
RECOMENDACIN:
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CONDICIN:
CRITERIO:
CAUSA:
Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en las Sub-Regionales.
EFECTO:
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.
Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 28
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CONDICIN:
Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional comprobamos que los vales
utilizados no poseen numeracin consecutiva.
CRITERIO:
Los vales de caja chica, segn el reglamento en su captulo VI, Artculo 39, en su primer inciso,
menciona en forma expresa lo siguiente "1- Deben estar debidamente pre-numerados".
CAUSA:
EFECTO:
Esta prctica podra llevar a que se presenten irregularidades en el uso de los recursos por montos
significativos, con el consiguiente perjuicio para la Institucin.
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones necesarias con el fin que se establezcan documentos numerados, para as
evitar duplicacin de documentos y falta de control sobre estos.
Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 29
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CONDICION:
Al realizar un muestreo selectivo de activos se determin que la impresora matriz de punto con
nmero de placa 596 que segn el listado de activos suministrado por la administracin de la
Direccin Regional Huetar Norte se encuentra asignada a esta oficina, fue enviada a la sub-
regional de Guatuso, sin embargo no se elabor el respectivo formulario de traslado que
mantiene y exige elaborar la administracin del IDA.
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTOS
1. Para poder ubicar los activos de acuerdo con el registro auxiliar, es necesario recurrir a
procedimientos adicionales con el consecuente costo y prdida de tiempo para la
Institucin.
RECOMENDACIN:
Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 30
Firma Miembro
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Elaborar los formularios de traslado de activos para todos los movimientos que se realicen.
CONDICIN:
Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional comprobamos que los vales
utilizados no estn en un block pre-numerados y que no se utilizan requisiciones para la
cancelacin de facturas.
CRITERIO:
Los vales de caja chica, segn el reglamento en su captulo VI, Artculo 39, en su primer inciso,
menciona en forma expresa lo siguiente "1-Deben estar debidamente pre-numerados", y de las
requisiciones segn el reglamento en el Captulo VI, Artculo 36, las compras debern ser con base en
el documento denominado Requisicin.
CAUSA:
Inexistencia de un block de vales de caja chica debidamente numerados y la carencia del uso de
requisiciones para las compras realizadas.
EFECTO:
Esta prctica podra llevar a que se presenten irregularidades en el uso de los recursos por montos
significativos, con el consiguiente perjuicio para la Institucin.
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones necesarias con el fin de que se establezcan documentos numerados,
para as evitar duplicacin de documentos y falta de control sobre estos.
Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 31
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CONDICIN:
En las oficinas de las Regionales Huetar Norte y la Sub-Regional Ciudad Quesada no se nos
proporcion el detalle debidamente actualizado de los activos asignados a los usuarios.
CRITERIO:
CAUSA:
Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en la Regional y la Sub-
Regional.
EFECTO:
RECOMENDACIN:
Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.
CONDICIN:
Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 32
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Fotocopia
acuerdo Fotocopia
Junta Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos Directiva adjudicacin escritura cdula al predio
CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que los expedientes contengan documentacin uniforme
en todos los casos.
CAUSA:
No existe control alguno sobre los documentos que se incluyen dentro de los expedientes en las
Sub-Regionales, debido a la falta de un Manual de Procedimientos.
EFECTO:
RECOMENDACIN:
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