G O B I E R N O

Y CONTROL

Planta Nare
Estimados colaboradores(as),

Para nuestra compaa son muy satisfactorios los resultados que hemos
obtenido en el camino que estamos recorriendo hacia la excelencia
organizacional en la produccin cementera, en el cual la estrategia de
incorporar la gestin en nuestro da a da y sobre todo el trabajo en equipo
se han convertido en elementos diferenciadores para el logro de los objetivos
propuestos.

Como parte del desafo constante de mejorar el desempeo de nuestra

gestin y para asegurar que todas las reas y procesos tengan acceso a las
mejores prcticas, desarrollamos el Sistema de Gestin Cementera que rene
conceptos, mtodos y herramientas trabajados durante los tres ltimos aos,
los cuales debemos continuar incorporando en nuestro da a da.

La construccin de este sistema de gestin marca un importante logro

en la consolidacin de un modelo nico para las operaciones de cemento
en Colombia y nos compromete profundamente a todos como
colaboradores(as) en la bsqueda de ser ms eficientes.

Este manual es una gua que nos permite trabajar alineados y es vlido para
las plantas de cemento ubicadas en Colombia y debe ser desplegado en todas
las reas de acuerdo con las definiciones que en l se encuentran. Al leerlo
aprenderemos y reforzaremos sobre las prcticas de gestin que fueron
definidas para el subsistema, de las cuales debemos apropiarnos, cumplirlas
y mejorarlas.

Les invitamos a que sigamos trabajando con liderazgo, aportando el

conocimiento tcnico que cada uno tiene y siguiendo las directrices para
que logremos resultados que aporten cada vez ms al crecimiento de la
organizacin.

Toms Restrepo Fredy Alberto Quintero

Vicepresidente Regional Colombia Gerente Produccin Cementera Colombia

3
Objetivo del manual de
Alcance del subsistema
implementacin y ejecucin
Pg. 9
Pg. 7

Subsistema de gobierno
Definiciones
y control
Pg. 11
Pg. 17

Mtodo y factores Implementacin y ejecucin

crticos de xito del subsistema
Pg. 25 Pg. 27

Indicadores prioritarios Responsabilidades

Pg. 37 Pg. 41

Herramientas Glosario
Pg. 45 Pg. 53

5
Planta Rioclaro
1
Objetivo del manual
de implementacin
y ejecucin
El objetivo del manual de implementacin y
ejecucin es establecer una metodologa para las
prcticas de gobierno y control del Sistema de
Gestin Cementera, con el fin de asegurar la
comprensin de los conceptos y la estandarizacin
de su aplicacin, proporcionando procedimientos,
herramientas y definiciones de las responsabilidades
de cada parte involucrada en la gestin del
subsistema.

8
 2
Alcance del
subsistema

Mina Planta Yumbo

El subsistema de gobierno y control fue elaborado
para ser implementado en todas las plantas de la
Gerencia de Produccin Cementera, conforme a
la figura 1.

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA
VICEPRESIDENCIA
REGIONAL
TCNICA
CARIBE
VICEPRESIDENCIA
TALENTO
Y ARQUITECTURA
ORGANIZACIONAL
VICEPRESIDENCIA
VICEPRESIDENCIA
REGIONAL
SOSTENIBILIDAD
USA

VICEPRESIDENCIA
INNOVACIN

VICEPRESIDENCIA
VICEPRESIDENCIA
FINANCIERA
REGIONAL
Y DE SERVICIOS
COLOMBIA
COMPARTIDOS
VICEPRESIDENCIA
ASUNTOS LEGALES
E INSTITUCIONALES
GERENCIA DE
PRODUCCIN
CEMENTERA

Figura 1. Alcance del subsistema

10
 3
Definiciones

Planta Yumbo
Planta Rioclaro
3.1 Sistema de Gestin Cementera
Contexto
Con base en las prioridades estratgicas y los pilares
culturales de Argos, la Vicepresidencia desarroll el
Sistema de Gestin Cementera con el objetivo de
alinear esfuerzos para garantizar mejores resultados.

3.1.1 Sistema de Gestin Cementera

El Sistema de Gestin Cementera es un conjunto de partes

interconectadas (subsistemas) con el objetivo de generar y
mantener resultados, estableciendo y logrando metas, con
sinergias y bsqueda de las mejores prcticas. Adems, garantiza
una identidad nica y ofrece la posibilidad de replicacin en toda
la organizacin.

Una organizacin que consigue a lo largo de los aos involucrar a

todos sus colaboradores(as), desde la alta administracin hasta
la operacin en la prctica de un sistema de gestin, tendr un
equipo ganador donde cada uno es competente en aquello que
hace.

3.1.2 Subsistemas de Gestin

Los subsistemas de gestin son partes integrantes del Sistema

de Gestin Cementera que se interconectan para alcanzar un
objetivo mayor. Son actividades ejecutadas regularmente con la
finalidad de administrar un rea especfica, de acuerdo con los
estndares de trabajo y cumpliendo las normas propias de la
organizacin. Son tambin llamados procesos de gestin,
mtodos o metodologas de gestin.

Para el Sistema de Gestin Cementera fueron priorizados y

desarrollados 11 subsistemas de gestin, conforme a la figura 2.

13
Estratgico

GESTIN ESTRATGICA

Gestin por las Directrices

Gestin de
Tctico

Despliegue de Metas
Gestin para Mejorar (PHVA) la Innovacin
Benchmarking
Gestin de Riesgos

Gestin de Seguridad
Gestin de Medio Ambiente
Gestin para Mantener (EHVA)
Gestin de Orden y Aseo
Gestin de Certificaciones
Operacional

Gestin de Gestin de
Mantenimiento Produccin

RESULTADOS

14
Gestin de
Proyectos
Gobierno y Control
Convenciones:
Subsistema priorizado
para la GPC

Subsistema Corporativo

Niveles de Gestin

Finalidad del sistema

de gestin

Gestin de
la Calidad

Figura 2. Sistema
de Gestin Cementera

15
Planta Sabanagrande
4
Subsistema
de gobierno y control
4.1 Definicin del subsistema
de gobierno y control
El subsistema de gobierno y control es transversal
al Sistema de Gestin Cementera (figura 2), es decir,
este evala la evolucin del sistema y de todos los
subsistemas que lo componen, sean del nivel
estratgico, tctico u operacional.

El objetivo del subsistema de gobierno y control es

adoptar una prctica de gobierno basada en una
estructura de control y una dinmica de reuniones
de seguimiento que permita el ejercicio del liderazgo
en todos los niveles de la Gerencia de Produccin
Cementera, de tal manera que se asegure el anlisis
y reflexin de los resultados del Sistema de Gestin
Cementera.

Planta Cartagena
EJERCICIO
DEL LIDERAZGO

EXIGIR N1
ACCIONES RESULTADOS

ENSEAR N2 CONTRA MEDIDAS

HACER SEGUIMIENTO ANLISIS /

AL NIVEL DE N3 REFLEXIN
EJECUCIN
/ RESULTADOS

N4

Figura 3. Concepto del subsistema de gobierno y control

18
 4.2 Reuniones del Sistema
de Gestin Cementera

Para el control de resultados y avance

del Sistema de Gestin Cementera,
es necesaria la implementacin de una
sistemtica de reuniones que defina la
frecuencia, los participantes y las pautas
a discutir.

Las reuniones permiten crear una cultura

de disciplina de reporte de resultados
(accountability) y permiten un espacio para
la discusin, reflexin y accin sobre los
resultados.

La sistemtica de reuniones de resultados

de la Gerencia de Produccin Cementera
est divida en cuatro niveles, que
representan el desdoblamiento de reuniones
dentro de la jerarqua, siendo:

N1: Reunin cuyo dueo es el gerente

de Produccin Cementera

N2: Reuniones cuyos dueos son los

gerentes que responden directamente
al gerente de Produccin Cementera

N3: Reuniones cuyos dueos son los

directores que responden a los gerentes
de planta o al gerente de Procesos
Productivos

N4: Reuniones cuyos dueos son los

profesionales o lderes de rea

19
Las reuniones son clasificadas en cuatro grupos:

1 Reuniones de comit de gestin

2. Reuniones de resultados de la gerencia de

Produccin Cementera

3. Reuniones especficas del subsistema

4. Reuniones complementarias

Cada subsistema tiene su propio gobierno, como

se presenta a continuacin:

20
Planta Cartagena
Gobierno y control Medio Gestin por
ambiente las directrices Mantenimiento
comit de gestin
Comit de gestin
N1
Reuniones de

de la GPC X X X

N2 Comit de gestin X X X
de la planta

Reunin mensual
N1 de la gerencia de X X X
Produccin Cementera

N2 Reunin GPP X X
Reuniones de resultados de GPC

Reunin mensual
N2 de resultados X X X
de la Planta

N2 Reunin mensual
costos y gastos
X

Reunin semanal
N3 de planta X X

N4 Reunin diaria X X
de planta

Comit de medio
N1 ambiente de la
Regional Colombia

Reuniones N2
especficas
del No hay
subsistema N3 Comit de medio Reunin regional
ambiente de planta de mantenimiento

Reunin inventarios
Reunin Planeacin PPM
N4 Reunin semanal de
programacin

22
Rutina Calidad Benchmarking Orden Certificaciones Produccin
y aseo

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X

X X X X X

X X X

X X X

No hay No hay No hay

Reunin Reunin de ajuste
Comit de del programa de
seguimiento
calidad produccin semanal
gestin integral

Reunin mensual del

grupo primario de calidad. Reunin
Reunin semanal de coordinacin
calidad de la planta

Figura 4. Estructura de Gobierno por subsistema

23
5
Mtodo y factores
crticos de xito
5.1 Mtodo PHVA

La implementacin y operacin del

subsistema tiene como base el mtodo
PHVA que est dividido en cuatro pasos:
A P
Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
El primer paso del PHVA contempla la
fase de planeacin y los otros tres
pasos la fase de acompaamiento. V H

Figura 5. Mtodo PHVA

5.2 Factores crticos de xito
Los factores crticos para que el subsistema alcance los resultados esperados son:
liderazgo, conocimiento tcnico y conocimiento gerencial, conforme se ilustra en la figura 6.

Liderazgo:
Compromiso de la alta direccin
que debe ser capaz de conducir
personas en un contexto de
cambios y debe acompaar
sistemticamente los resultados
obtenidos por su equipo gerencial,
LIDERAZGO comprometindose con ellos una
vez que los mismos impacten el
alcance de sus propias metas.
Conocimiento gerencial:
Conocimiento gerencial y
metodolgico que cuando se
implementa en la prctica conduce
a las personas a alcanzar los
CONOCIMIENTO CONOCIMIENTO
resultados esperados.
GERENCIAL TCNICO
Conocimiento tcnico:
Es de fundamental importancia el
desarrollo de personas con
conocimiento del negocio (tcnico)
para as alcanzar las metas
Figura 6. Factores crticos de xito propuestas.

26
 6
Implementacin
y ejecucin del
subsistema

Planta Yumbo
 La dinmica del subsistema de gobierno y control est dividida
en dos: un ciclo de planeacin anual y un ciclo de seguimiento
trimestral.

En cada ciclo ocurren el comit de gestin de la Gerencia

de Produccin Cementera y el comit de gestin de la planta.

El calendario se inicia con el ciclo de planeacin en diciembre

del ao anterior, donde se definen las directrices para el
prximo ao; el ciclo de seguimiento se realiza en los meses
de febrero, mayo, agosto y noviembre.

6.1 Ao X
DIC
Dinmica Ciclo
de planeacin

de gobierno
y control
Ao X+1
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Ciclo
de seguimiento
Ciclo
de seguimiento
Ciclo
de seguimiento
Ciclo
de seguimiento
Ciclo
de planeacin

Figura 7. Planeacin anual de los ciclos de planeacin y seguimiento

28
6.1.1 Ciclo de planeacin

Objetivo de la etapa
Evaluar la adherencia del Sistema de Gestin Cementera a las buenas prcticas de gestin y
proponer las metas y directrices para el prximo ao. P
Entradas Productos

Formulario de diagnstico (por Diagnsticos del Sistema de Gestin

subsistema) Cementera
Resultados de los aos anteriores Directrices para el prximo ao
Plan de accin

Herramientas
Calendario de diagnstico de los subsistemas de gestin
Formulario de diagnstico (por subsistema)
Herramienta para consolidacin de resultados
Plazo para conclusin Frecuencia Grfico de burbujas
N+40 das Anual Plan de accin

Tareas

Flujograma Qu Cmo Responsable Plazo para Herramienta

1) Agendando con el facilitador y
conclusin
Planear los especialista (si aplica) y con la planta que Profesional Gestin de N+5 Calendario de
1 diagnsticos de los ser diagnosticada. Excelencia diagnstico de los
subsistemas 2) Programando la logstica. Operacional subsistemas de
3) Alineando los conceptos con los gestin
involucrados.
4) Revisando los materiales de diagnstico
Nota: Los diagnsticos son anuales y se
realizan en paralelo en todas las plantas.

Realizar los 1) Realizando diagnsticos en todos Profesional Gestin de N+15 Formulario de

diagnsticos de los los subsistemas de la planta. Excelencia diagnstico
2 subsistemas Operacional (por
subsistema)

1) Consolidando los resultados en

archivo estandarizado para el
Consolidar los clculo del nivel de gestin de cada Herramienta para
3 resultados de las subsistema y del nivel de gestin de Profesional Gestin de N+20 consolidacin
plantas la planta. Excelencia de resultados
Operacional

Revisar los resultados 1) Revisando con los facilitadores GEO Herramienta para
4 de las plantas los resultados de los diagnsticos, Directora Gestin de
N+22 consolidacin
garantizando as la calidad de los datos. Excelencia
de resultados
Operacional

29
 Tareas

Flujograma Qu Cmo Responsable Plazo para Herramienta

Evaluar los resultados
5 de la planta
conclusin
1) Evaluando en la reunin de Comit de gestin de N+25
comit de planta los resultados y planta
realizando anlisis de desvos y
plan de accin complementario.

Consolidar los 1) Recibiendo los resultados de Directora Gestin N+27 Herramienta para
resultados de la todas las plantas y consolidando el de Excelencia consolidacin de
gerencia de resultado de la Gerencia de Operacional resultados
6 Produccin Produccin Cementera.
Cementera 2) Elaborando el grfico de burbujas Grfico de burbujas
con las variables: nivel de gestin de
la planta y nivel de alcance de las
metas del subsistema.

Evaluar los resultados 1) Evaluando en la reunin de comit Comit de gestin N+30

7 de la Gerencia de
Produccin Cementera
de la Gerencia de Produccin de la Gerencia de
Cementera -en el ciclo de planeacin- Produccin
los resultados individuales por planta, Cementera
por subsistema y el resultado general
de la Gerencia de Produccin
Cementera.
2) Definiendo las directrices para
mejora del sistema de gestin en el
prximo ao y elaborando los planes
de accin para el desarrollo del
sistema de gestin por planta.

Elaborar el plan de 1) Analizando las directrices para N+40

Comit Plan de
8 accin de la planta mejora del sistema de gestin.
de gestin de accin
2) Proponiendo las acciones para
planta
mejora del sistema de gestin.

Observaciones
Los subsistemas que obtengan una calicacin Excelente sern evaluados cada 2 aos.
El tiempo de referencia para los diagnsticos es de 3 a 5 das por planta, teniendo en cuenta los subsistemas
actuales y el pblico que participa de la evaluacin (gerente, directores y profesionales de planta).
Los diagnsticos sern realizados de manera cruzada entre los facilitadores GEO de las plantas, conforme a la
figura 8.

30
 Diagnostica la planta 2

Profesional
Gestin de
Excelencia Operacional
Planta 2
Planta 1

Planta 1

Profesional Gestin de
Diagnostica la planta 1 Excelencia Operacional
Planta 2
Figura 8. Ejemplo de realizacin de diagnstico de manera cruzada

6.1.2 Ciclo de seguimiento

Objetivo de la etapa
Hacer seguimiento a los resultados de los subsistemas y al estado del plan de accin
para la mejora continua del Sistema de Gestin Cementera. P
Entradas Productos

Directrices para el ao en curso Plan de accin

Diagnsticos del Sistema de Gestin Cementera Seguimiento del plan de accin
realizados realizado

Herramientas
Calendario de diagnstico de los subsistemas de gestin
Plazo para Formulario de diagnstico (por subsistema)
conclusin Frecuencia
Herramienta para consolidacin de resultados
Trimestral
D+30 das Grfico de burbujas
Formato de gestin del plan de accin

31
Tareas

Flujograma Qu Cmo Responsable Plazo para Herramienta

conclusin
Consolidar los 1) Consolidando los resultados de los Directora Gestin Herramienta para
1 resultados de los indicadores de los procesos de gestin de Excelencia D+5 consolidacin de
subsistemas de la planta. Operacional resultados
Por ejemplo, para el subsistema de
mantenimiento son consolidados los
resultados de los indicadores en el
trimestre.

Evaluar los resultados
2 de planta
1) En el comit de plantas se realiza: Comit de gestin de D+15 Formulario de diagnstico
- Evaluacin de los resultados de los planta (por subsistema)
indicadores de los subsistemas.
- Seguimiento de los planes de accin Formato de gestin de
para avance en el resultado de plan de accin
diagnstico de los subsistemas.

Consolidar los 1) Consolidando los resultados en Directora Gestin D+ 20 Herramienta para

3 resultados de las archivo estandarizado para clculo. de Excelencia consolidacin de
plantas Operacional resultados

Resultados evaluados 1) En el comit de la Gerencia de Comit de gestin D+ 30 Presentacin estndar

de la Gerencia de Produccin Cementera se realiza: de la gerencia de los resultados
4 Produccin Cementera - Evaluacin de los resultados de los de Produccin
indicadores de los subsistemas. Cementera Grfico de burbujas
- Seguimiento a los planes de accin
para avance en el resultado del
diagnstico de los subsistemas.

32
6.2 Diagnstico del sistema de gestin
El diagnstico del sistema de gestin es un mecanismo de medicin del avance de los subsistemas
que permite indicar cul es el nivel actual de avance del subsistema y qu hacer para seguir avanzando.

El diagnstico se realiza por subsistema y por planta; el objetivo es que cada planta tenga todos sus
subsistemas de gestin evaluados.

6.2.1 Realizacin del diagnstico

El diagnstico es realizado por el Profesional Gestin de Excelencia Operacional y por un especialista
por medio de entrevistas al equipo involucrado en el subsistema de la planta.

Equipo de diagnstico

Diagnostica
el subsistema
entrevistando:

Profesional Gestin de Excelencia Equipo involucrado en Figura 9. Modelo

Operacional + Especialista el subsistema de la planta de sistemtica
de entrevistas

Nota: El especialista es un profesional tcnico (con conocimiento tcnico del subsistema) que apoya el diagnstico.
La definicin de su participacin ocurre en la planeacin del diagnstico, de acuerdo con la evaluacin del padrino
del subsistema y de los recursos disponibles.

La entrevista se realiza por medio de formularios especficos que estn diseados para cada subsistema
(ver Herramienta 9.2). El formulario est compuesto de preguntas y criterios que guan la verificacin a
travs de evidencias objetivas, de forma que pueda atribuir a cada pregunta una nota de 0, 1, 3 5.

Criterio para calificacin

Preguntas
0 1 3 5

Cada negocio define las

Hay un comit de certificacin En los grupos primarios Existe un comit formal
No existe formalmente un certificaciones pero no se
estructurado responsable por las de VP se definen las para definir las
comit de certificaciones hace formalmente en
actividades de certificacin? certificaciones certificaciones
un comit

Existe un comit para

No hay participacin de En los grupos primarios
Los gerentes de planta participan Cada gerente define definir las certificaciones
los gerentes en un comit de los gerentes se definen
del comit de certificacin? las certificaciones conformado por los
formal de certicaciones las certificaciones gerentes

!
No hay ningn tipo de Todos los miembros
Hay un entrenamiento de todos Algunos miembros del Uno de los integrantes
entrenamiento a los del comit conocen
los miembros del comit en las comit conocen las del comit es el director
miembros del comit como funcionan las
certificaciones? certificaciones de gestin integral
de certificaciones certificaciones

Figura 10. Preguntas y criterios para soportar la calificacin del nivel de gestin de cada subsistema

33
Los resultados de las preguntas se suman para una evaluacin del subsistema como muestra la
figura 11. En esta figura se observa como ejemplo el resultado del subsistema de gestin de
certificaciones:

Evaluacin nivel 1 100%

Subsistema evaluado: 80%

Certificaciones
60%
Resultado: 91%
91%
40%

20%

0%
Certificaciones

Evaluacin nivel 2 100%

P: Resultado: 93% 80%

H: Resultado: 80%
V: Resultado: 90% 60%
A: Resultado: 100% 100%
93% 90%
40% 80%

20%

0%
P H V A

Evaluacin nivel 3
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Definicin de la
estructura organizacional

Diagnstico y preparacin
del trabajo

Elaboracin del
plan de accin
Ejecucin del plan de accin
Auditorias internas
de verificacin

Auditorias de certificacin

Acciones correctivas
y estandarizacin

Figura 11. Resumen de la evaluacin de la gestin de certificaciones

34
6.2.2 Escala de calificacin
Los diagnsticos generan un resultado de 0% a 100%, que puede ser clasificado como
inaceptable, regular, bueno, muy bueno, o excelente como se muestra en la figura 12.

Inaceptable Regular Bueno Muy bueno Excelente

0% 40% 70% 80% 90% 100%

Figura 12. Escala de calificacin

Descripcin de la clasificacin:
Inaceptable (0% a 39%) Resultado insatisfactorio, muy por debajo de lo esperado.
Regular (40% a 69%) Nivel de gestin aceptable pero con muchas oportunidades de
mejora.
Bueno (70% a 79%)- Nivel de gestin bueno, con algunas oportunidades de mejora.
Muy Bueno (80% a 89%)- Nivel de gestin muy bueno pero con oportunidades de avance
hacia a la excelencia.
Excelente (90% a 100) Nivel de gestin clase mundial. Alineado con las mejores
prcticas mundiales.

6.2.3 Consolidacin de los resultados

La consolidacin de los resultados consiste en la sumatoria de los resultados de cada
nivel evaluado en el siguiente orden:
1. Nivel de gestin del subsistema en la planta Es el resultado de los diagnsticos en
porcentaje; se calcula dividiendo la nota obtenida entre la nota mxima posible.
2. Nivel de gestin de la planta Es el promedio simple de los resultados obtenidos en
el nivel de gestin de los subsistemas de la planta.
3. Nivel de gestin de los subsistemas en la Gerencia de Produccin Cementera Es el
promedio del resultado de los diagnsticos de las plantas ponderado por el volumen de
produccin de la planta. Los detalles del clculo del indicador se encuentran en el libro
de indicadores de cada subsistema.
4. Nivel de gestin del Sistema de la Gerencia de Produccin Cementera - Es el promedio
simple de los resultados de los niveles de gestin de los subsistemas en la Gerencia de
Produccin Cementera.

Observacin:
Solamente para el subsistema de gestin de la rutina se realizar una evaluacin
individual de las reas involucradas (cantera, mantenimiento y produccin) previa a la
evaluacin del nivel de gestin del subsistema en la planta.

35
 50%

Nivel de gestin GPC

4
60% 40% 60% 47% 60% 50% 40% 47% 47%

Rutina Calidad Orden y aseo Medio Certificaciones GPD Mantenimiento Benchmarking Produccin
ambiente

El resultado de cada subsistema en la GPC

se dar por el promedio del resultado de
los diagnsticos de las plantas ponderado
por el volumen de produccin de la planta

3 43% 47%

Nivel de gestin Nivel de gestin

PLANTA 1 PLANTA X

30%

2
15% 20% 70% 10% 72% 72% 10% 70%

Rutina Mantenimiento Calidad Orden y Certificaciones Medio Benchmarking GPD Produccin

Produccin aseo ambiente

El resultado se dar por el promedio

del resultado de las evaluaciones
60% 15% 15%

1 Rutina
Cantera
Rutina Rutina
Mantenimiento Produccin

Figura 13. Ejemplo de consolidacin de los resultados

36
 7
Indicadores
prioritarios

Planta Sabanagrande
7.1 Indicadores
Los indicadores son variables
numricas que miden el
desempeo de un proceso y
sobre los cuales se ejerce control,
es decir, se miden, se evalan los
resultados y se toman acciones
sobre los desvos.
Para cada subsistema fueron Planta Toluviejo
definidos y seleccionados los
indicadores crticos basados en
las dimensiones de Costo,
Calidad y Entrega.

Indicadores estratgicos
Son los principales indicadores
del subsistema. Son los 7.2 Pirmide de indicadores
indicadores que miden si el
subsistema est generando los La pirmide de indicadores es una
resultados esperados o no. representacin grfica de la distribucin de los
indicadores en los niveles estratgico, tctico
Indicadores tcticos y operacional.
Son los indicadores que miden
En algunos subsistemas la relacin entre
los diversos procesos de gestin
indicadores estratgicos, tcticos y
del subsistema.
operacionales puede no ser representativa en
el modelo de pirmide, por ejemplo el nmero
Indicadores operacionales
de indicadores de la base (operacionales)
Son los indicadores que miden
puede ser menor que los tcticos.
las actividades o tareas de los
procesos de gestin del
subsistema. Los indicadores
tambin pueden ser parmetros
Estratgicos 1
o caractersticas crticas del
producto final o en proceso.
Tcticos 2
Debe haber una relacin
causa-efecto entre los diferentes
niveles de indicadores.

Libro de indicadores
Operacionales 1
(Herramienta 9.6) describe
detalladamente la frmula de
clculo, la fuente de datos y los
responsables por los
indicadores.
Total 4

Figura 14. Pirmide de indicadores

38
7.3 Mapa de indicadores
El mapa de indicadores es una representacin grfica que muestra la relacin de
causa - efecto entre las variables que afectan el logro de la meta estratgica del
subsistema.

Los principales objetivos del mapa de indicadores son:

Soportar y facilitar Soportar y facilitar

la organizacin la simulacin
de los indicadores de escenarios

Estratgico Tctico Operacional

Nivel de gestin Nivel de gestin Nivel de gestin

del sistema de del subsistema en la del subsistema
gestin gerenci gerencia de Produccin en la planta (%)
de Produccin Cementera (%)
Cementera (%)

Nivel de gestin
de la planta (%)

Figura 15. Mapa de indicadores

39
Planta Rioclaro
8
Responsabilidades
 Las responsabilidades y atribuciones
descritas en este manual y que se refieren
a cargos definidos en la estructura, estn
relacionadas exclusivamente al subsistema
de gobierno y control para cada uno de los
cargos. La descripcin completa del cargo
est descrita en el perfil del mismo.

Comit de gestin Gerencia de Produccin Cementera

Gerente Directora Gestin Gerente de Gerentes

GPC de Excelencia Procesos de planta
Operacional Productivos

Orden
Comit de gestin planta Calidad y Aseo Mantenimiento Produccin Medio Ambiente

Gerente Profesional Gestin de Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable

Planta 1 de planta Excelencia Operacional Calidad Orden Mantenimiento Produccin Medio Ambiente
(PHVA, EHVA, GPD, y Aseo
Certicaciones, Benchmarking)

Figura 16. Estructura de los Comits de gestin

42
8.1 Comit de gestin Gerencia
de Produccin Cementera
Gerente de Produccin Cementera, gerente
de planta, directora Gestin de Excelencia
Operacional, gerente de Procesos
Productivos
Responsabilidad
Definir las directrices para el
cumplimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin Cementera.
Atribuciones principales
Definir las metas y directrices para
el cumplimiento y mejora continua
del Sistema de Gestin Cementera
Validar el plan de accin para el
cumplimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin Cementera
Proveer los recursos necesarios
para la ejecucin de los planes de
accin
Apoyar las plantas con dificultades
en cumplimiento y mejora continua
del Sistema de Gestin Cementera
8.2 Comit de gestin de la planta
Gerente de planta, Profesional Gestin de
Excelencia Operacional, responsable del
subsistema Calidad, responsable del subsistema
de Orden y Aseo, responsable del subsistema de
Mantenimiento, responsable del subsistema de
Produccin y responsable del subsistema de Medio
Ambiente
Responsabilidad
Garantizar el cumplimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin Cementera en la planta.
Atribuciones principales
Hacer seguimiento del cumplimiento y mejora
continua del Sistema de Gestin Cementera
Establecer el plan de accin para el
cumplimiento y mejora continua del Sistema
de Gestin de Cementera
Apoyar a los responsables de los subsistemas
con dificultades en el cumplimiento y mejora
continua
43
8.3 Directora Gestin
de Excelencia
Operacional
Responsabilidad
Definir las directrices y apoyar el
cumplimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin Cementera.
Atribuciones principales
Planear los diagnsticos a nivel de
la Gerencia de Produccin
Cementera
Participar de las reuniones de
comit de gestin para definicin
de las directrices
Consolidar los resultados de los
diagnsticos a nivel de la Gerencia
de Produccin Cementera
44
8.4 Profesional Gestin
de Excelencia
Operacional
Responsabilidad
Contribuir con el cumplimiento y
mejora continua del Sistema de
Gestin Cementera.
Atribuciones principales
Planear los diagnsticos a nivel
de planta
Ejecutar los diagnsticos en
planta
Proveer los resultados de los
indicadores de los subsistemas
de gestin
Garantizar la calidad de la
informacin
Apoyar al comit de gestin de
la gerencia de Produccin
Cementera en la definicin de
metas
 9
Herramientas

Planta Toluviejo
Los modelos de herramientas gerenciales (planillas, fichas, actas etc.) estn ubicados en el sitio web
referente al Sistema de Gestin Cementera. De igual forma, se encuentran entrenamientos que amplan
la informacin del subsistema.

9.1 Calendario de diagnstico de los subsistemas de gestin

Qu es? Para qu sirve?
Archivo en excel con las fechas programadas para la Para agendar el diagnstico con el responsable
realizacin de los diagnsticos de los subsistemas. del subsistema y con la persona de soporte
tcnico a los diagnsticos.

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SBADO DOMINGO

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11
5S Medio Certificaciones
Ambiente

12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31

Figura 17. Calendario de diagnsticos de los subsistemas de gestin

9.2 Formulario de diagnstico (por subsistema)

Qu es? Para qu sirve?
Archivo en excel compuesto de preguntas y criterios que guan la Para orientar el diagnstico de los
verificacin a travs de evidencias objetivas, de forma que pueda subsistemas de gestin.
atribuir a cada pregunta una nota de 0, 1, 3 5.

Criterio para calificacin

Preguntas
0 1 3 5
Hay un comit de certificacin estructurado Cada negocio define las En los grupos primarios Existe un comit formal
No existe formalmente un certificaciones pero no se
responsable por las actividades comit de certificaciones hace formalmente en un de VP se definen las para definir las
de certificacin? certificaciones certificaciones
comit

Existe un comit para

Los gerentes de planta participan No hay participacin de En los grupos primarios
Cada gerente define definir las certificaciones
los gerentes en un comit de los gerentes se definen
del comit de certificacin? formal de certicaciones las certificaciones las certificaciones conformado por los
gerentes

No hay ningn tipo de Todos los miembros del

Hay un entrenamiento de todos los comit!conocen como
Algunos miembros del Uno de los integrantes
entrenamiento a los
miembros del comit en las certificaciones? comit conocen las del comit es el director
miembros del comit funcionan las
certificaciones de gestin Integral
de certificaciones certificaciones

Figura 18. Formulario de diagnstico del subsistema

46
9.3 Herramienta para consolidacin de resultados

Qu es? Para qu sirve?

Archivo en excel para consolidacin
de los resultados de los diagnsticos
de los subsistemas de gestin.
Diagnstico de gestin de rutina
Para consolidar las calificaciones de los diagnsticos,
analizar los resultados por planta, por subsistema y el
resultado general del Sistema de Gestin Cementera y
ubicar la calificacin en la escala de referencia.

Empresa: Planta: Responsable:

Local: Periodo: Evaluadores:

Evaluacin nivel 1 Evaluacin nivel 2

Subsistema evaluado: Gestin para mejorar Gestin para mantener
Gestin de la rutina Resultado: 42% Resultado: 33%
Resultado: 38%

100% 100%

80% 80%

60% 60%

40% 40%
42%
38%
20% 20%
33%
0% 0%
Rutina Gestin Gestin
para mejorar para mantener
(PHVA) (EHVA)

100% Evaluacin nivel 3

P P 47% E E 33%
80%
H H 39% H H 39%
V V 29% V V 29%
60% A A 32% A A 32%

40%

20% 47% 39% 32% 33% 39% 32%

29% 29%
0%
P H V A E H V A

Inaceptable Regular Bueno Muy bueno Excelente

0% 40% 70% 80% 90% 100%

47
Evaluacin nivel 4
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Definicin de las metas

Identificacin y priorizacin de los problemas crnicos

Anlisis del historial del problema

Despliegue del problema

Identificacin de responsabilidades

Observacin y recoleccin de datos

Anlisis de los datos

Identificacin de las causas

Priorizacin de las causas

Proposicin y priorizacin de las acciones

Validacin del plan de accin

Implementacin de las acciones

Divulgacin de los resultados

Sistemtica de evaluacin de los resultados

Tratamiento de desvos y estandarizacin

Gestin del Conocimiento

Programas Participativos

Estandarizacin

Planificacin de los entrenamientos

Planificcin del diagnstico del trabajo operacional

Planificacin de las auditoras de gestin de la rutina

Entrenamientos en los estndares

Auditoras de gestin de la rutina

Control y evaluacin de los resultados

Informe de anomalas

Tratamiento de anomalas

Figura 19. Herramienta para consolidacin de resultados

48
9.4 Presentacin estndar de los resultados

Qu es? Para qu sirve?

Archivo en power point para presentacin Para presentar los resultados a los comits
de los resultados de los diagnsticos. y los puntos fuertes y oportunidades de
mejora por planta y por subsistema.

Benchmarking

Evaluacin - Nivel 1 Evaluacin - Nivel 2

87%

54% 49%
30%

Benchmarking Aspectos bsicos Planificacin Integracin

Inaceptable Regular Bueno Muy bueno Excelente

0% 40% 70% 80% 90% 100%

Figura 20. Herramienta para consolidacin de resultados

49
9.5 Grfico de burbuja
Qu es? Para qu sirve?
Diagrama de dispersin X-Y sobre el cual los valores de una Analizar y comparar valores
tercera y una posible cuarta variable son mostrados por un en dos o tres dimensiones.
cambio de tamao y/o color de los smbolos (punto). Esta es
una forma de graficar datos multivariados en dos dimensiones.

Nivel de gestin x nivel de logro de las metas

140% Mejor

PLANTA 1
PLANTA 8
120%

PLANTA 3
100%
PLANTA 2
% Logro de las Metas

PLANTA 4
80% PLANTA 7

60% PLANTA 5

PLANTA 6

40%

20%

0% % Nivel de gestin

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Figura 21. Grfico de burbuja

50
9.6 Libro de Indicadores

Qu es? Para qu sirve?

Gua de los indicadores utilizados por Para facilitar el entendimiento de todos los indicadores,
la Gerencia de Produccin Cementera, permitiendo su comparacin y bsqueda de mejores
as como sus frmulas, fuentes, prcticas. Unifica el lenguaje y aumenta la seguridad y
definiciones y ejemplos. confiabilidad de los datos.

Los principales objetivos del mapa de indicadores son:

Manual de indicadores corporativos N:

INDICADOR 1
TTULO: Adherencia al sistema de gestin Hoja: 1

Alcance: Plantas Local: 1.1 --

Objetivo del indicador:

Indica el grado de adherencia de la GPC y sus plantas a las buenas prcticas de gestin establecidas

Frmula de clculo:

Adherencia al sistema de gestin = Promedio de adherencia de los subsistemas

Calificacin Real Calificacin Real

Adherencias de los subsistemas = Prod Planta 1 x ( Calificacion Esperada ) + Prod Planta 2 x ( Calificacion Esperada
)...
prod planta 1 + prod planta 2 + prod planta 3 +...

Observaciones de clculos:

En la produccin por planta se utiliza el promedio producido en los tlimos 12 meses

Se utiliza el mismo perodo de clculo de produccin para todas las plantas
La calificacin de los subsistemas es generada por el diagnstico realizado en cada planta

Fuentes de datos:

Diagnstico de subsistemas de gestin

Responsable:

Dueo del negocio

Figura 22. Libro de indicadores

51
 9.7 Plan de accin
Qu es? Para qu sirve?
Conjunto de acciones de corto, mediano y largo Registrar de forma organizada las acciones
plazo, prioritarias y suficientes para alcanzar una necesarias para actuar sobre las causas principales,
meta. El Formato plan de accin est compuesto detallando el nombre del responsable, el plazo para
por seis variables 5W1H (qu, quin, cundo, ser cumplidas, el lugar donde se llevarn a cabo y
dnde, por qu, y cmo). una profundizacin del por qu y el cmo.

Planeacin - Plan de accin

Hacer

Planta:
Proceso: Fecha de validacin del plan
Equipo:
Meta:
ORGANIZAR Y VISUALIZAR ACCIONES PROPUESTAS

Acciones Propuestas Cundo programado

Causa Raz Quin Dnde Por qu Cmo
Qu hacer Etapas Inicio Fin

Figura 23. Formato plan de accin

9.8 Formato de gestin del plan de accin

Qu es?
Herramienta que permite ver el avance de la ejecucin de las acciones contenidas en el plan de accin
de manera grfica.
Para qu sirve?
Para hacer seguimiento detallado a la ejecucin de las acciones. Las grficas especifican el estado de
las acciones de manera global, del plan inicial de accin y las planteadas en los posibles desvos que
se presenten al mes. Adems, tiene la opcin de precisar el nmero de acciones por responsable y su
respectivo estado.

Planeacin - Plan de accin

Planear Verificar

Planta: Cartagena
Proceso: PPMH4
Equipo: PHVA Contratistas PPMH4 Planta Cartagena
Meta: Disminuir Tiempo de retraso en el cronograma de actividades de la PPM
del H4 de 72 a 0 horas hasta el 31/07/2016
ACTUALIZAR GRFICOS Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Estatus de las acciones Estatus de las acciones por Mes

Concluidas 14 14 14 14
32%
En Proceso
6 9 9 9 9
Atrasadas
No iniciadas 6 5 5 5 5

Canceladas 68% Plan de Desvo de Desvo de Desvo de Desvo de Figura 24. Formato
accin inicial meta a feb meta a jul meta a oct meta a dic
gestin del plan de accin

52
 10
Glosario

Planta Nare
10.1 Benchmark:
Trmino que indica el mejor resultado entre los indicadores
analizados pudiendo ser interno o externo.

10.2 Brecha:
Es una oportunidad de mejora, calculada a travs de la
diferencia entre el valor definido como benchmark y una
referencia adoptada.

10.3 Control:
Monitorear, seguir y actuar en los resultados.

10.4 Da D:
Da de establecimiento de cierre del resultado del trimestre.

10.5 Da N:
Da del inicio de la planeacin del subsistema.

10.6 Diagnstico del subsistema:

Evaluacin relativa a la adherencia del subsistema al Sistema
de Gestin Cementera - Regional Colombia, compuesta por
un cuestionario a ser respondido por los involucrados en el
subsistema.

10.7 Gestin a la vista:

Exposicin visual de los resultados, con los principales
indicadores en un lugar de fcil acceso a todos los
colaboradores(as). Permite una rpida y fcil visualizacin e
interpretacin de los resultados del rea.

10.8 Gestin del plan de accin:

Herramienta que permite el gerenciamiento y control de la
ejecucin y efectividad de las acciones incluidas en el plan de
accin.

10.9 Gobierno:
Es el conjunto de procesos y rituales de gestin que regulan
la forma en que un sistema es dirigido, administrado y
controlado.

10.10 Indicador:
Los Indicadores son variables numricas que miden el
desempeo de un proceso y en los cuales se ejerce control,
es decir, se miden, se evalan los resultados y se toman
acciones sobre los desvos.

10.11 Meta:
Es un resultado a ser alcanzado, es constituida de tres
partes:
Objetivo
Valor
Plazo

Por ejemplo: Reducir el consumo de energa elctrica del

molino de cemento de 40 kW/ton para 35 kW/ton hasta
diciembre de 2015.

54
10.12 Plan de accin:
Conjunto de acciones prioritarias y suficientes para alcanzar
una meta. Es un conjunto de acciones de corto, mediano y
largo plazo, prioritario y suficiente para alcanzar una meta.

El formato estndar del plan de accin es el 5W1H (qu,

quin, cundo, dnde, por qu y cmo).

10.13 Problema:
Resultado indeseable de un proceso. Es la diferencia entre el
resultado deseado y el resultado real alcanzado. Un problema
es tambin el resultado de un tem de control con el cul no
estamos satisfechos y que debe ser cambiado.

Los problemas pueden ser funcionales, cuando son

localizados en un rea o interfuncionales, cuando involucran
a ms de un rea.

10.14 Proceso:
Conjunto de tareas distintas, interrelacionadas, que buscan
cumplir una misin. Conjunto de causas que producen uno o
ms efectos (producto). Se define un proceso agrupando en
secuencia todas las tareas dirigidas a alcanzar un resultado,
bien o servicio.

Esto equivale a decir que un proceso est constituido por

personas, equipos, materiales o insumos, mtodos o
procedimientos, informacin de proceso o medidas,
condiciones ambientales, combinados para generar un
producto (bien o servicio). Un proceso es controlado a travs
de sus efectos.

10.15 Reuniones de gestin:

Prcticas continuas y estandarizadas para el control de
resultados.

55
Planta Nare