MICROSOFT ACCESS

es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimtica Microsoft Office en su versin profesional. Y es una de esas
aplicaciones que por desconocimiento la mayora de las veces nunca abrimos pero Realmente que es, para que sirve y que
podemos hacer con Microsoft Access?.
La definicin propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es
complicado, as que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:
El catlogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fcilmente un libro.
Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratn buscar la
que necesitemos.
El seguimiento de averas de nuestros vehculos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratn y en
segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehculo, etc.
La gestin de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, prstamos, todo bien
organizado y que nos permita de forma cmoda introducir los datos y con un golpe de ratn visualizar informes de nuestras cuentas.
En mi empresa, el control del almacn podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello
desde una sola base de datos.En mi empresa, la gestin de una campaa de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de
datos donde introducir toda la informacin, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exmenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos,
eventos, nminas, etc, todo ello desde una base de datos.
Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de posibilidades
casi infinitas pero Todo esto ser difcil de hacer, no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y nos ofrece una
herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeos pero tambin esconde muchsimas caractersticas
para usuarios avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.
Has visto un programa comercial de facturacin? pues eso es una base de datos. Y no te gustara disear tu propio programa de
facturacin adaptado a tus necesidades e ir mejorndolo segn te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades
de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseado para ti, mente inquieta.
Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratn tendremos
funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montn de asistentes que con cuatro preguntas
tienes un botn que abre un informe, o aade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.
Pero si eres un usuario aventajado Access tambin te ofrece herramientas de programacin avanzada, puedes saltarte la sencillez de
los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a
permitir dar rienda suelta a tu imaginacin hasta lmites inimaginables.
Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como
una droga, te engancha.
QUE HERRAMIENTAS NOS OFRECE? TABLAS: Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.
CONSULTAS:De las tablas, si queremos, podemos extraer informacin filtrada segn nuestras necesidades, o actualizar algunos
datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan una determinada condicin. Para todo es y mucho ms se usan las
consultas.
FORMULARIOS: Esta es la parte ms amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos,
estos estn vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma mas prctica y bonita, segn el gusto y el empeo que le ponga el
usuario, para trabajar con nuestra informacin.
Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones, imgenes y muchas ms cosas, adems de
ofrecernos plantillas y temas que nos cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.
INFORMESY como mximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que
nos apetezca, colores, grficas y posicin de los mismos segn nos plazca.
Hay muchas ms opciones, aqu solo he querido resumir las ms relevantes.
Si ests interesado en aprender ms visita nuestro blog y vers algunos tutoriales que te pueden dar ms luz sobre esta herramienta.
Tambin tenemos disponibles nuestros cursos de iniciacin a Microsoft Access y los cursos Avanzados de Microsoft Access.
Solicita informacin a travs de nuestro formulario de contacto si ests interesado en alguno de ellos.
Microsoft Access es un programa diseado para la creacin y administracin de bases de datos, para uso dentro del sistema
operativo Windows, y est orientado para que las personas, puedan gestionar sus bases de datos de manera fcil y prctica, aun y
cuando estas, no cuenten con conocimientos especializados en el manejo de bases de datos, logrndolo mediante el uso de ficheros
con una interfaz grfica fcil de manejar.

MICROSOFT ACCESS Microsoft Access es un programa para gestionar bases de datosPero para qu sirve Access?
ACCESS SIRVE PARA CREAR BASES DE DATOS: Microsoft Access permite que los usuarios puedan crear sus propias bases de datos,
facilitando su creacin mediante diversas herramientas, como varias plantillas preestablecidas, para el trabajo de la planeacin de
las funciones de la base de datos.
ACCESS SIRVE PARA MODIFICAR BASES DE DATOS YA EXISTENTES:
Este programa permite realizar modificaciones a bases de datos ya existentes, permitiendo que el usuario (est o no familiarizado
con el manejo de bases de datos), pueda buscar informacin y modificarla, de manera eficiente. Esto lo puede hacer fcilmente,
gracias a que este programa permite la administracin interactiva de los datos, gracias a que es un sistema grfico, permitiendo que
se aprovechen al mximo, las bases de datos, gracias al uso de diversas herramientas especializadas, proporcionando mtodos
simples y directos de trabajo con la informacin de las bases de datos.

Facilita la administracin de los datos, pues permite grandes posibilidades de consulta de los mismos, ayudando a que se puedan
hallar rpidamente los datos deseados, independientemente del formato en el cual se encuentren o de lugar en el cual sean
almacenados.Permite la creacin de formularios, de grficos y de combinaciones de informes dentro de un solo documento de bases
de datos, agilizando su manejo, as como la bsqueda de los datos que se van insertando en las bases creadas con este programa.
Permite crear tablas y formularios de entrada de datos, y consultas de datos; Sirve por ejemplo para la administracin de datos de
stock, permitiendo el registro de los datos de entrada y salida de los diversos productos de las empresas.
QU ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. Las bases de datos pueden almacenar informacin
sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de clculo o en un
programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamao, empiezan a aparecer redundancias e
inconsistencias en los datos. Cada vez es ms difcil comprender los datos en forma de lista y los mtodos de bsqueda o extraccin
de subconjuntos de datos para revisin son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Access.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo,
un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres
tablas. Salvo que haya sido especficamente diseada para usar datos o cdigos de otro origen, una base de datos de Access
almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos
creadas en el formato Access 2007 (que tambin usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensin de archivo .accdb
y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensin de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access
2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-
2003).

CON ACCESS, PUEDE: Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artculo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin actual de un artculo.
Eliminar informacin, por ejemplo, si un artculo se vende o se descarta.
Organizar y ver los datos de diferentes formas.
Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrnico, intranet o Internet.
Principio de pgina
Partes de una base de datos de Access
Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de datos de Access tpica.
Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros, Modulos

Imagen del botn Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo en cuanto a que los datos se almacenan
en filas y columnas. Por ende, es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de clculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que estn organizados los
datos.

Para aprovechar al mximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan
redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar informacin sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en
la tabla que est configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarn en su propia tabla y los
datos sobre las sucursales se almacenarn en otra tabla. Este proceso se denomina normalizacin.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena informacin. Cada registro est formado por uno o varios
campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada
registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de informacin como
nombre, apellido, direccin, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora,
nmero o algn otro tipo.Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catlogo de tarjetas antiguo de una
biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor,
ttulo, etc.) equivale a un campo de la base de datos.

FORMULARIOS: Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a
menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar
formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayora de los usuarios de bases de
datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o
ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los
clientes. El formulario de cliente puede tener un botn que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido
nuevo para el cliente.Los formularios tambin le permiten controlar de qu manera otros usuarios interactan con los datos de la
base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen
nicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

INFORMES: informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una
pregunta especfica como: "Cunto dinero recibimos de cada cliente este ao?" o "En qu ciudades residen nuestros clientes?". A
cada informe se le puede dar formato para presentar la informacin de la manera ms legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a
los informes para imprimirlos, pero tambin pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos
en un correo electrnico.

CONSULTAS: Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La funcin ms comn es recuperar datos
especficos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente estn distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos
en una nica hoja de datos. Adems, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la
consulta. Si est trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades bsicas de consultas: consultas de seleccin y consultas de acciones. Una consulta de seleccin simplemente
recupera los datos y los pone a disposicin para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos
al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.
Una consulta de accin, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de accin se pueden usar para
crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

MACROS: Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programacin simplificado que puede usar para agregar
funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario para que la macro se
ejecute cada vez que se hace clic en ese botn. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar
una consulta o cerrar la base de datos. La mayora de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden
automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
Para obtener ms informacin sobre las macros, vea el artculo Introduccin a las macros.

MDULOS: Imagen del botn Los mdulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos.
Mientras que las macros se crean en Access mediante la eleccin de una lista de acciones de macro, los mdulos se escriben en el
lenguaje de programacin Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un mdulo puede ser un mdulo de clase o un mdulo estndar. Los
mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son especficos para el
formulario o el informe al que estn adjuntos. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a
ningn otro objeto. Los mdulos estndar aparecen en Mdulos en el panel de navegacin mientras que los mdulos de clase no.

LLAVES PRIMARIAS Y FORANEAS

LLAVES PRIMARIAS: Access crea automticamente un ndice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado
para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
No admite valores duplicados en los mismos,
El orden de los campos en una clave principal de mltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla.
Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta guardando la tabla aparecer automticamente
si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numrico a la tabla y se establecer dicho campo como clave principal,
si se elige no, no se creara ninguna clave principal.
Si no se establece una llave principal no se podr realizar ninguna relacin y la bsqueda y ordenamiento se realizara
mucha mas lentos.
No acepta valores Nulos.
Para crear una llave principal, debe de estar en Vista de Diseo, ubique el cursos en el campo que se desee y haga clic
en el botn derecho del mouse y automticamente se despliega una ventana (1) en la cual se podr seleccionar la llave
para el campo deseado,
Se puede seleccionar la llave principal a travs del botn que se encuentra situado en la barra de herramientas (2)
Tambin se puede seleccionar una llave a travs del men.

LLAVE FORNEAS: Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o
campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas las tablas. Los datos en los
campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona la Llave Primaria
se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Fornea, utilizando el botn de Barra de Herramientas, Mouse o
utilizando el Men y la opcin Edit. (Debe de aparecer una flecha) Si los campos no son continuos:
Seleccionar el primer campo
Presionar Control y sin soltarlo se debe seleccionar el otro campo (Seleccionar la Llave Externa de la misma Forma
que la Llave Principal)
La Llave Fornea tambin se determinar en el momento de las relaciones entre las tablas en la cual la Llave Primaria
se realizar la unin con el otro campo de otra tabla y automticamente se vuelve una llave fornea
Llave Fornea
Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave
externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona la Llave Primaria
se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Fornea, utilizando el botn de Barra de Herramientas, Mouse o
utilizando el Men y la opcin Edit. (Debe de aparecer una flecha)
Si los campos no son continuos:
Seleccionar el primer campo
Presionar Control y sin soltarlo se debe seleccionar el otro campo (Seleccionar la Llave Externa de la misma Forma
que la Llave Principal)
La Llave Fornea tambin se determinar en el momento de las relaciones entre las tablas en la cual la Llave Primaria
se realizar la unin con el otro campo de otra tabla y automticamente se vuelve una llave fornea
QUE ES UNA LLAVE PRIMARIA Y UNA LLAVE FORANEA EN BASES DE DATOS?
es un trqabajo de informatica asi que necesito informacion bn amplia agradezco su colaboracion de paso si por ahi tienen
mas informacion sobre atributos y clases de atributos en las entidades
Tabla: Facturas
CAMPOS:
IDFactura (IDFactura es la clave primaria, nica e irrepetible para cada factura)
SucursalDeVenta (otro campo)
FechaDeVenta (otro campo)
Luego tenemos la clave fornea, que tambin es un indicador muy similar a la clave primaria:
Tabla: DetallesFacturas
CAMPOS:
IDDetalleFactura (IDDetalleFactura es la clave primaria, nica e irrepetible para cada detalle de cada factura)
-IDFactura (IDFactura es ahora nuestra clave fornea ya que es la clave por la cual se relacionan ambas tablas)
Item (otro campo)
Cantidad (otro campo)
En resumen, las claves primarias y forneas permiten relacionar tablas, cuando la clave se encuentra como ndice nico
de la tabla se llama primaria, y cuando es la referencia y relacin hacia otra tabla es la fornea. En las fuentes te dejo
ms informacin.