Revista Tria Número 21 - Año 2017

Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros
de Andaluca
TRIA
21
TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
21
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, ex-
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Luis Torres Freixinet (Archivo Municipal de Zaragoza)
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Mara Luisa Conde Villaverde (Fiscala General del Estado)
Severiano Fernndez Ramos (Universidad de Cdiz)
ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca
Mateo A. Pez Garca ............................................................................................... 9
La trasformacin digital y las normas internacionales
para gestionar documentos
Carlota Bustelo Ruesta.......................................................................................... 15
EL ARCHIVO ELECTRNICO NICO REQUIERE GESTIN
CENTRALIZADA
Gerardo Bustos Pretel........................................................................................... 31
Son los datos! / Its the data!
Miguel A. Amutio Gmez....................................................................................... 57
RiC-CM y MC-NEDA: Nueva Descripcin Archivstica? 77
Javier Requejo Zalama............................................................................................. 77
Competencias y formacin en gestin de documentos y
archivos
Alfred Mauri Mart................................................................................................ 97
LA POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL
MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE
Elena Corts Ruiz................................................................................................. 119
Miscelnea
Taller de historia La mujer tutelada del Archivo His-
trico Provincial de Crdoba: la dimensin educativa
y social del archivo
Miguel ngel Snchez Herrador....................................................................... 137
Presentacin del Presidente de
la Asociacin de Archiveros
de Andaluca
presentacin de tria 21 del Presidente de la
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Mateo A. Pez Garca
C uando, al cabo de mucho tiempo sin contacto, nos encontramos con

alguna persona conocida, enseguida reparamos en los cambios que aqul
ha labrado en su rostro y en sus gestos, transformaciones que nos pasan desaper-
cibidas en las personas con las que convivimos a diario. Posiblemente, los que nos
dedicamos desde hace muchos aos y de manera cotidiana a los archivos y a la
gestin documental, no seamos del todo conscientes de los cambios producidos
en las ltimas dos o tres dcadas hasta que no los estudiamos con atencin. Baste
recordar cmo la mayora de nuestra formacin se basaba en la paleografa y en la
diplomtica, pues saber leer correctamente endiabladas caligrafas para poder ela-
borar los ms variados instrumentos de descripcin y ponerlos a disposicin de
los investigadores, era casi la nica labor que se esperaba de nosotros. El archivo
ocupaba slo la fase final del ciclo vital de los documentos, y el archivero o ar-
chivera slo cobraba protagonismo cuando el trmite administrativo finalizaba.
Nuestra familiaridad actual con metadatos, con sistemas de gestin de documen-
tos, con documentos electrnicos, con normas tcnicas de interoperabilidad, quiz
no nos permita darnos cuenta del profundo cambio de paradigma operado, princi-
palmente el que transcurre de ser considerados pasivos receptores de documentos en
su etapa final, a ser tenidos en cuenta como activos participantes de su diseo, pero
sobre todo de su gestin desde su fase inicial, en todo el conjunto de operaciones a las
que hemos denominado gestin documental. Las nuevas promociones de personal
tcnico de archivos no slo tienen que demostrar que son capaces de leer, pongamos
por caso, una complicada grafa procesal, sino tambin su pericia en toda la serie de
funciones y procesos reglados, aplicados con carcter transversal a lo largo del ciclo vital
de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, as como para la configu-
racin del Patrimonio Documental, tal y como expresa con acierto la Ley 7/2011, de
3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca.
Este cambio de paradigma, que ya estaba preparado por la Ley 30/1992, que
facultaba el uso de la Administracin electrnica, se ha visto sancionado legalmente
por todo un conjunto normativo coronado por la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015,
que imponen como obligatoria esa misma Administracin electrnica. Para los ar-
chivos supondr el que, en el plazo de un nmero de aos no demasiado numeroso,
el papel venga prcticamente a desaparecer, salvo para los documentos histricos de
conservacin permanente. Este cambio radical an nos provoca vrtigo, y nociones
como la de expediente electrnico o archivo electrnico nico nos causan nume-
rosas inseguridades.
De ah que las VII Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, que
organiza el Ayuntamiento de Mlaga en el marco de las Jornadas de Modernizacin y
Calidad en la Administracin Local, se dedicaran a debatir este tema. Bajo el ttulo Ar-
chivo electrnico: nico?: claves, retos y realidades, profesionales de diversas dis-
ciplinas se congregaron para analizar esta realidad, y sus interesantes intervenciones
conforman el ncleo del presente nmero de nuestra revista TRIA. No voy a repetir
aqu la informacin que nos proporciona un simple vistazo al ndice de este nmero.
Nombres como los de Alfred Mauri, Carlota Bustelo, Gerardo Bustos, Javier Reque-
jo, Miguel ngel Amutio o Elena Corts, personas expertas de reconocido prestigio,
son garanta de calidad del contenido de las siguientes pginas, pero tambin indican
la variedad de disciplinas que se dieron cita en dichas jornadas, pues en esta tarea ni
podemos ni debemos ir solos, sino de la mano de gestores administrativos, juristas,
informticos, etc. Pero la obligada multidisciplinariedad no puede ocultar nuestro
protagonismo profesional, pues, como seala acertadamente en su documento de
conclusiones Maribel Vila, la coordinadora de las jornadas, la poltica de gestin de
documentos electrnicos y el archivo electrnico nico constituyen elementos indispensa-
bles, desde el primer momento, para implantar una Administracin Electrnica fiable y
evitar la prdida que viene producindose del patrimonio documental electrnico. ()
El ms ambicioso y complejo plan de Administracin Electrnica se vendra abajo si no
existen aqullos. La persona profesional de los archivos y los documentos es absolu-
tamente indispensable en esta nueva Administracin.
Aunque este nmero iba a ser monogrfico, hemos querido dar tambin cabida a
una aportacin absolutamente distinta a su contenido nuclear, lo que nos ha obliga-
do a abrir una nueva seccin. Estamos contentos de hacerlo as, porque tenemos la
firme conviccin de que debe recompensarse el trabajo de espontneos con el po-
lticamente incorrecto smil taurino quiero resaltar que no se trata de ningn trabajo
de encargo, ni nacido al socaire de otra actividad, sino que es algo absolutamente
voluntario que se deciden a plasmar en un artculo algn aspecto de su quehacer
diario, fundamentndolo, racionalizndolo, sistematizndolo y ponindolo final-
mente por escrito, y cuyo resultado, a juicio del Consejo Editorial, tiene la suficiente
calidad como para proceder a su difusin en nuestras pginas. Es lo que en este caso
ha hecho Miguel ngel Snchez Herrador, asesor tcnico de Conservacin e Inves-
tigacin del Archivo Histrico Provincial de Crdoba, con una tarea didctica que
ha puesto en prctica ese centro, y que al ser compartida puede ser de utilidad para
otros muchos centros. En su artculo, demuestra que, si se sabe hacer, un archivo
y sus documentos pueden llegar a ser una poderosa herramienta educativa con la
que abordar problemas de candente actualidad, contribuyendo a destruir la tpica
imagen de algo sin utilidad, reservado slo a iniciados que se interesan por hechos
que una vez ocurrieron y que ya slo importan a unos cuantos friquis.
Esperamos que no sea un caso aislado y que nos hagis llegar cada vez en mayor
nmero colaboraciones con el suficiente rigor necesario para su difusin ante la co-
munidad cientfica y acadmica, as como ante la comunidad profesional. Porque, en
definitiva, este y no otro es el fundamento ltimo de nuestra revista.
Mateo A. Pez Garca

La trasformacin digital y las normas
internacionales para gestionar
documentos
Digital transformation and
international standard on
records management
Carlota Bustelo Ruesta
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 17-29
La trasformacin digital y las normas inter-

nacionales para gestionar documentos
Digital transformation and international
standard on records management
Carlota Bustelo Ruesta
Consultora independiente.
Gestin de la informacin, los documentos y los contenidos.
VII Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local
Mlaga, 10 de noviembre 2016
Recibido: 11/05/17
Aceptado: 19/06/17
Resumen:
En el contexto de la transformacin digital de las organizaciones las normas internacio-
nales sobre gestin de documentos sirven de orientacin y directrices para la gestin de los
documentos electrnicos. Durante los ltimos 15 aos se han ido publicando distintas nor-
mas ISO que culminan con la nueva edicin de la norma ISO 15489: 2016 Gestin de do-
cumentos: conceptos y principios. Las principales novedades de la misma son la importancia
del proceso de anlisis documental (identificacin y valoracin), la nocin de los documentos
fidedignos, los metadatos como la base de la gestin de documentos electrnicos y la reorde-
nacin de los procesos de gestin documental separndolos de los instrumentos.
Abstract:
In the context of organizations digital transformation international standards on records
management act as orientation and guidelines for managing electronic records. During the
last fifteen years, different ISO standards have been published finishing with the publication
of the last edition of ISO 15489: 2016 Records management: Concepts and principles. What
it is new in this standard is the importance of the records analysis (appraisal), the concept
of authoritative records, metadata as the basis of the electronic records management and the
reorder of records process separating them from records controls.
Palabras claves:
ISO 15489: 2016; gestin documental; normas; documentos electrnicos
Keywords:
ISO 15489:2016; records management; standards; electronic records
18 Carlota Bustelo Ruesta
1. Contexto
Llevamos mucho tiempo hablando de la transformacin digital de las organiza-
ciones. Hoy en da, este proceso lento, pero inexorable, ha dejado de ser una idea
para convertirse en algunas realidades del da a da a las que hacer frente.
Lejos de ser un camino fcil, la transformacin digital es un camino plagado de
dudas, en el que vamos teniendo algunas certezas rodeadas de muchas incertidum-
bres. En organizaciones con un fuerte componente de gestin y servicios, como son
las administraciones pblicas, la gestin de los documentos electrnicos se encuentra
en el centro de la transformacin digital. Y es que la famosa oficina sin papeles de
la que ya se hablaba en la ltima dcada del siglo pasado est tardando mucho en
imponerse y sigue considerndose un objetivo a cumplir.
En este contexto el proceso de transformacin digital, en lo que se refiere a los do-
cumentos electrnicos, necesita de orientaciones y directrices. Y as es como se debe
entender el conjunto de normas ISO referidas a la gestin documental.
2. La evolucin de las normas ISO de gestin de docu-
mentos
La primera norma ISO sobre gestin de documentos se public en el ao 2001 en
dos partes (ISO 15489-1 e ISO 15489-2)1, y desde entonces se han ido sucediendo
una serie de normas e informes tcnicos que, partiendo de las ideas generales expre-
sadas, han consolidado el compendio de buenas prcticas que nos ayudan a la hora
de implementar la gestin de los documentos electrnicos.
Destaco, desde mi punto de vista, los hitos ms importantes de estos quince aos
de evolucin:
2004. Se publica por primera vez la especificacin tcnica ISO 230812,
de metadatos para la gestin de documentos. Esta primera norma sobre
metadatos tom la forma de una Especificacin tcnica, que en ISO se uti-
liza cuando se entiende que el mercado no est lo suficientemente maduro
para el tipo de producto y como prueba para su aceptacin. Posteriormente
evolucion hacia una Norma Internacional que fue adoptada como 23081,
parte 1 en 20063. Ms adelante esta norma sobre metadatos se completara
1. ISO 15489_1:2001, Records management Part 1: General, ISO/TR 15489_2 (2001), Records
management. Part 2: Guidelines.
2. ISO/TS 23081-1: 2004, Metadata for records - Part 1: Principles.
3. ISO 23081-1: 2006, Metadata for records - Part 1: Principles.
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I.S.S.N. 1134-1602
La trasformacin digital y las normas internacionales para gestionar documentos 19
con la parte 24 y parte 35. Desde este momento, se empieza a entender que
la gestin de los metadatos, en un contexto amplio de informacin que des-
cribe el contexto, el contenido y la estructura de los metadatos, es crucial
para la gestin de los documentos electrnicos.
2008. Se publica el informe tcnico ISO/TR 261226, sobre el anlisis de los
procesos de trabajo para la gestin documental. Este informe tcnico sienta
las bases de la gestin documental basada en el anlisis previo de los proce-
sos de trabajo, indicando de forma muy prctica cuales son los objetivos del
mismo y los distintos pasos a dar.
2011. Se publican los dos primeros productos de la serie de normas ISO
303007, que intentan que la gestin de los documentos se pueda incluir
en la metodologa de sistemas de gestin de las organizaciones, que tan
exitosa ha resultado para aspectos como la calidad (serie ISO 90008), el
medioambiente (serie ISO 140009) o la seguridad de la informacin (serie
ISO 2700010) entre otros.
Como culminacin de este proceso de evolucin se ha publicado en octubre de
2016 la nueva edicin de la norma ISO 1548911, de la que extraigo sus principales
novedades analizando la razn y la utilidad de las mismas.
A nivel nacional, cumpliendo con el compromiso del Comit Tcnico de Norma-
lizacin de adoptar como normas UNE de gestin documental en el mismo ao que
son adoptadas como normas ISO, se public la norma UNE ISO 15489:201612 en
el mes de noviembre.
3. Principales novedades de la norma ISO 15489:2016
3.1 Razones para el cambio
En los quince aos de normalizacin ISO se han producido muchos avances en
la transformacin digital y en las prcticas de la gestin de documentos electrnicos.
4. ISO 23081-2: 2009, Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues.
5. ISO/TR 23081-3: 2011, Managing Metadata for records - Part 3: Self-assessment method.
6. ISO/TR 26122:2008 Work process analysis for records-
7. ISO 30300:2011. Management system for records. Fundamentals and vocabulary. ISO
30301:2011. Management system for records: Requirements.
8. ISO 9001:2015. Quality Management systems. Requirements.
9. ISO 14001:2015 Environmental Management systems. Requirements.
10. ISO/IEC 27001: 2013. Information security Management. Requirements.
11. SO 15489-1:2016. Records management; Concepts and principles.
12. UNE ISO 15489-1:2016. Gestin de documentos: Conceptos y principios.
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Esta trasformacin ha ido acumulando la experiencia que sirve para distinguir las
buenas prcticas y clarificar los conceptos y aproximaciones. Es esta prctica y expe-
riencia lo que recogen las normas internacionales, que siguen teniendo cmo su gran
fortaleza el que se realizan por consenso asegurando su utilidad en contextos dispares
sectorialmente, culturalmente y geogrficamente.
El xito de la primera edicin de la norma 15489 ha sido notable, teniendo una
vida mucho mayor de la media de las normas que suelen ser revisadas en periodos de
tiempo ms cortos. Sin embargo, despus de quince aos y sin renunciar a los prin-
cipios ms bsicos de la misma, se necesitaba una nueva edicin que se alineara ms
con la realidad de las organizaciones en transformacin.
El propio Subcomit de ISO que elabora estas normas (ISO/TC46/SC11. Archi-
ves/Records Management) redact una presentacin en que se enumeran las carac-
tersticas de los documentos en el mundo contemporneo que sirven de base para la
redaccin de la nueva edicin de la norma 15489:
Los documentos no son slo activos de informacin sino tambin facilitadores de
la actividad de las organizaciones.
Existen oportunidades muy interesantes para la utilizacin y reutilizacin de los
documentos en el entorno digital.
Es necesario extender los instrumentos y procesos documentales ms all de las
fronteras tradicionales organizacionales, para por ejemplo poder funcionar en
entornos de trabajo colaborativos y multi-jurisdiccionales.
Los instrumentos de gestin documental (como cuadros de clasificacin o tablas
de retencin) necesitan ser implementados de forma flexible.
La gestin documental depende del anlisis recurrente del contexto de la orga-
nizacin, las partes interesadas y los riesgos.13
3.2 Cambios en el ttulo y la estructura
La nueva edicin de la norma 15489:2016 no va a tener dos partes diferencia-
das como sucedi en la primera publicacin de 2001. A pesar de haber sido publi-
cada inicialmente con el nmero que indica Parte 1, posteriormente el Subcomit
decidi que todo el resto de sus productos existentes y futuros podran considerarse
desarrollos de la norma 15489 y guas de implementacin de determinados aspec-
tos y que, por lo tanto, no tena sentido una parte 2 que intentar hacer una gua
13. ISO/TC46/SC11 Archives and Records Management (2015). Introducing ISO 15489-1:2016
Information and documentation-Records management - Part 1: Concepts and principles. Web sub-
comit. <http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/-8800112/8800136/8800147/17804107/Model_
presentation_on_2nd_ed_ISO_15489-1-2016.pdf?nodeid=17805745&vernum=-2>.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
de implementacin genrica. Paralelamente a esta decisin el Subcomit comenz

a trabajar en un par de productos nuevos que desarrollaran ms en profundidad el
anlisis documental (identificacin y valoracin) y la implementacin de las apli-
caciones o sistemas de gestin documental.
La nueva ISO 15489, presenta una estructura de captulos completamente di-
ferente a la primera edicin, y que tras los primeros apartados comunes a todas
las normas (Alcance, Referencias Normativas y Definiciones) se estructura de la
siguiente forma:
Principios de gestin documental. Este captulo junto con el siguiente es-
tablece las bases en las que se asienta la gestin documental y los conceptos
bsicos.
Gestin de documentos y sistemas de gestin documental. Este captulo
recoge las caractersticas de los documentos y los sistemas que ya se haban
expresado en la primera edicin
Polticas y responsabilidades. Este captulo establece el marco organizativo
de la gestin de los documentos.
Identificacin y valoracin. Este captulo describe las buenas prcticas para
llevar a cabo el anlisis documental que es necesario de forma previa a la
creacin de los documentos.
Instrumentos de gestin documental. Este captulo describe los instrumen-
tos que se utilizan para llevar a cabo los procesos de gestin documental.
Procesos de gestin documental. Este captulo enumera y describe los pro-
cesos de gestin documental separndolos delos instrumentos o controles
del captulo anterior.
3.3 Visin general del cambio para nuestro entorno
En nuestro entorno, especialmente en el proceso de transformacin digital de
las administraciones pblicas dirigido por la ley 39/2015 del procedimiento admi-
nistrativo comn, la nueva norma ISO 15489:2016 asienta una visin de la gestin
documental integrada en los procesos de trabajo, que es extremadamente til cuando
intentamos abordar cmo debemos actuar ante la desaparicin del papel, y por lo
tanto de los circuitos en papel hacia los archivos.
De organizaciones perfectamente asentadas, en las que los documentos en papel
producidos en los procesos de trabajo tenan un circuito fsico hacia los archivos,
caminamos hasta organizaciones electrnicas donde todos los procesos estn interre-
lacionados gestionando informacin y metadatos ligados entre s y que son evidencia
de la actividad realizada.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Grfico 1: Visin del cambio
Las directrices de la ISO 15489 no se aplican bien en un entorno donde las

responsabilidades de la gestin documental quedan en manos de los archiveros slo
cuando se adquiere la custodia de los documentos. En el grfico se representa esta
situacin con una puerta con la etiqueta archivo, que se abre de vez en cuando
para recibir documentos y otras veces para servirlos cuando los piden. Detrs de la
puerta los archiveros, de forma totalmente profesional, actan sobre los documentos
aplicando los procesos e instrumentos documentales, pero sin mucha interconexin
con los procesos de trabajo que han producido los documentos.
Las directrices de la ISO 15489 se aplican bien, sin embargo, en entornos en
los que antes de poner en marcha los procesos (por ejemplo, por encontrase en la
transformacin digital de los mismos) hay que realizar un anlisis de los mismos y el
componente documental es esencial.
El anlisis documental y la valoracin se ha realizado en muchos archivos de for-
ma muy profesional al recibir una determinada documentacin. Esto supone el no
poco esfuerzo de tratar de reconstruir como fue el proceso de trabajo que da origen a
una determina serie documental. Poniendo este esfuerzo en el inicio de los procesos,
las organizaciones se benefician enormemente y la gestin documental se convierte
en uno de los pilares importantes del proceso de transformacin digital.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
3.4 Las novedades a destacar: Identificacin y valoracin

Siguiendo con la visin general anterior, en mi opinin, el mayor cambio de la
ISO 15489 es la concepcin del anlisis documental. En la versin original en ingls
este anlisis precio se denomina Appraisal, que tradicionalmente se haba traducido
en Espaa como valoracin. Sin embargo, este trmino est en nuestra cultura y
en nuestra legislacin asociado con el proceso de asignar un periodo de conservacin
a los documentos que se encuentran en los archivos. De esta forma, el grupo de
traduccin del CTN50/SC1 decidi traducirlo con dos conceptos complementarios
Identificacin y valoracin que encaja mejor con la idea principal, de que el anlisis
debe producirse antes de que los documentos se hayan creado.14
De esta manera, la identificacin y valoracin no es un proceso documental que se
hace sobre los documentos, sino un anlisis que tiene unas caractersticas especiales:
Es un anlisis recurrente, que debe realizarse en la organizacin cada vez
que se produzcan cambios legislativos, en las herramientas que gestin los
procesos o en la tecnologa que los soporta.
Se basa en analizar tanto el contexto, cmo las actividades para determinar
que documentos deben crearse y capturarse y cunto tiempo y cmo deben
ser gestionados a lo largo del tiempo.
Est fuertemente basado en la gestin de riesgos. La identificacin, anlisis
y evaluacin de los riesgos de una organizacin est fuertemente ligada al
desarrollo de las estrategias de gestin de documentos. No slo porque hay
que analizar los riesgos de los procesos de gestin documental, sino porque
al mismo tiempo la gestin de documentos es una estrategia de gestin de
riesgos en si misma.
Desde el punto de vista prctico, este posicionamiento obliga a los responsables
de la gestin documental a encontrar las sinergias con otros tipos de anlisis que se
lleven a cabo en la organizacin. En el caso de las administraciones pblicas es claro
el caso de los anlisis de procedimientos que se exige, por ejemplo, para darlos de alta
en el Sistema de Informacin Administrativa (SIA).
3.5 Las novedades a destacar: los documentos fidedignos
La ISO 15489: 2016 establece un nuevo concepto que tiene una interesante aplica-
cin: documentos fidedignos15 (authoritative records en ingls). El cambio con respecto
a la edicin anterior es que las caractersticas de los documentos, autnticos, fiables,
ntegros y usables, se asocian a este concepto. De esta forma se reconoce implcitamente
14. Norma UNE-ISO/TR 15489 (2016), Gestin de documentos: Conceptos y principios), Epgrafe 7.2.
15. Ibid, Epgrafe 5.3.2.1.
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que en los procesos de trabajo y actividades de las organizaciones se pueden crear eviden-
cias o documentos que no pueden considerarse fidedignos. De hecho, es una situacin
normal en el periodo de transicin digital, y por lo tanto, se trata de poner en valor la
gestin documental a travs de la cual se consiguen documentos fidedignos.
El cambio es importante, ya que, en algunos casos, con la primera edicin de la
15489 se haba entendido que la gestin documental slo poda encargarse de los
documentos que ya tenan las cuatro caractersticas bsicas desde su origen: eran
autnticos, fiables, ntegros y usabilidad. De este modo, algunos profesionales con-
seguan limitar el alcance de los objetos a tratar. Los documentos fidedignos son
los que adquieren las propiedades citadas mediante la aplicacin de los pertinentes
procesos documentales en los que se asocian con los metadatos correspondientes.
Esta gestin de realiza en los sistemas o aplicaciones de gestin documental que per-
miten la aplicacin de los instrumentos de gestin documental y la ejecucin de los
procesos documentales
En el caso de las administraciones pblicas espaolas, esta nocin de documentos fide-
dignos no parece encajar con la idea, que algunas veces se escucha, de que se pueden crear
los documentos y expedientes electrnicos como se quiera porque luego existen herra-
mientas que los convierten en documentos o expedientes electrnicos ENI (Esquema Na-
cional de Interoperabilidad), es decir con los metadatos y propiedades correspondientes.
3.6 Las novedades a destacar: procesos e instrumentos de gestin documental16
En este caso, la novedad viene de una mejor explicacin y diferenciacin de los
que son los procesos de gestin documental, de lo que son los instrumentos de ges-
tin documental. Los procesos e instrumentos de gestin documental se representan
en la siguiente tabla.
PROCESOS DE GESTIN INSTRUMENTOS DE GESTIN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL
Creacin Esquemas de metadatos
Captura
Clasificacin e indizacin Cuadros de clasificacin
Control de acceso Reglas de accesos y permisos
Almacenamiento
Uso y reutilizacin
Migracin y conversin
Disposicin Calendarios de conservacin
Tabla 1: Procesos e instrumentos de gestin documental
16. UNE-ISO/TR 15489(2016) Epgrafe 8.
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Con esta distincin se diferencia de lo que es el instrumento del propio proceso.

Por ejemplo, clasificar no significa hacer cuadros de clasificacin, sino aplicarlos so-
bre los documentos.
En cada proceso pueden utilizarse uno o ms instrumentos de gestin documen-
tal, definindose de la siguiente forma:
La creacin de los documentos que implica tanto la creacin de contenido
como de metadatos que documenten las circunstancias de su creacin, y en
la que, por lo tanto, se utilizan los esquemas de metadatos que definen los
elementos de informacin que deben ser capturados en la creacin.
La captura en una aplicacin o sistema de gestin documental que supone
tambin de la asignacin nuevos metadatos relacionados con la captura,
como un identificador nico, y la relacin con los agentes y otros docu-
mentos en el momento de la captura.
La clasificacin que vincula los documentos con su contexto al asociarlos con
categoras al instrumento cuadro de clasificacin predefinido, permitiendo
crear categoras o clases a las que aplicar las polticas de acceso y conservacin.
La norma ISO 15489: 2016 incluye tambin en este apartado la indizacin,
pero no la vincula a instrumentos como thesaurus o listas controladas de
valores, en lo que quizs es una de sus omisiones ms patentes.
El control de acceso a los documentos, que no se puede llevar a cabo si
previamente no han establecido y aplicado el instrumento que se ha deno-
minado Reglas de accesos y permisos.
El almacenamiento en soportes y entornos adecuados a cada tipo de mate-
rial, cuyo control y supervisin se maneja en base a unos metadatos espec-
ficos de almacenamiento.
El uso y la reutilizacin de los documentos como un proceso de gestin
documental es una de las grandes novedades de la norma ISO 15489:2016.
El enfoque establecido para definirlo incluye todas las medidas implemen-
tadas para mantener la usabilidad de los documentos al largo del tiempo, y
que se apoya en determinados metadatos.
La migracin y la conversin como procesos especficos de los documentos
electrnicos reconociendo que seguro que tienen que aplicarse en algn
momento a los documentos que se conservan durante un largo plazo.
La disposicin como el proceso en el que se aplica y ejecutan las acciones
definidas en el instrumento calendarios de conservacin.
Adems de esta ordenacin y relacin entre procesos e instrumentos es importan-
te sealar que es la primera vez que en una norma de gestin de documentos se habla
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I.S.S.N. 1134-1602
de reutilizacin como un proceso. Aunque es una mencin pequea, es importante

pues reconoce que los documentos y la informacin que contienen pueden ser reuti-
lizados en otros procesos diferentes al que los creo, produciendo nuevos documentos
en un nuevo contexto, con metadatos independientes en el momento de la captura y en
los procesos de gestin.17
En cuanto a los instrumentos de gestin documental la norma se fundamenta en
la idea de que los instrumentos deben ser flexibles y adaptarse a los entornos en los
que trabaja la organizacin, para poder ser automatizados en los sistemas o aplicacio-
nes de gestin documental. En este sentido, al tratarse de elementos instrumentales,
pueden tomar cualquier forma que sirva para los propsitos para los que fueron con-
cebidos. No existe, por lo tanto, ninguna pretensin de normalizar los instrumentos
de gestin documental en esta norma.
3.7 Las novedades a destacar: metadatos como concepto clave
Los metadatos en la norma ISO 15489: 2016 se desligan de un proceso concreto
para considerarse la gasolina que mueve el motor de la gestin documental. Todos los
procesos documentales se basan en los metadatos y/o crean metadatos.
En la anterior edicin, los metadatos se incluan entre los procesos documentales
probablemente por un paralelismo con los procesos de descripcin archivstica18.
La explicacin de los metadatos de forma independiente a los procesos nos ayuda
a convencer de su importancia y a hacer entender que lejos de un capricho de los
responsables de gestin documental se encaja dentro de un concepto amplio de ar-
quitectura de la informacin.
La importancia de los metadatos se asienta en dos conceptos claves de la norma19:
Un documento sin metadatos nunca puede ser fidedigno.
Los metadatos deben ser parte inherente del documento
La norma establece que los esquemas de metadatos nos ayudan a normalizar la
sintaxis y la semntica de los metadatos. En este caso, la norma hace referencia a las
normas ya existentes de metadatos (ISO 23801, partes 1 a 3)20, que se siguen con-
siderando completamente vlidas en conjunto con esta norma. No cambia, por lo
tanto, la intencin de no crear un esquema de metadatos normalizado a nivel inter-
nacional, situndose en un nivel ms alto de prescripciones de que debera contener
un esquema de metadatos.
17. UNE- ISO/TR 15489 (2016), Epgrafe 9.7.

18. Norma UNE-ISO/TR 15489_ 2 (2006) Gestin de documentos. Parte 2: Directrices.
19. UNE-ISO/TR 15489(2016) Epgrafe 8.2.
20.Ibid.
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4. Acogida y repercusin
Han pasado pocos meses desde la publicacin de la nueva edicin de la norma
hasta la fecha de la redaccin de este texto. A nivel internacional existen, como siem-
pre, crticas favorables y menos favorables a la nueva norma que fundamentalmente
han sido escritas en blogs especializados.
Todas las que he ledo coinciden en cualquier caso en que esta norma est ms
adaptada al entorno digital que su predecesora, aunque tambin provoca algunas
crticas que entiendo que se producen cuando se producen cambios en textos tan
consolidados como la primera norma ISO 15489, que se haba convertido en refe-
rencia obligada. A continuacin, recojo las ideas ms importantes de los diferentes
posts a los que he tenido acceso:
Nicole Convery desde Gran Bretaa opina que la norma ha perdido
parte de su contenido prctico al no apostar por ninguna metodolo-
ga concreta (como era el DIRKS en la versin anterior, pero tambin
reconoce que Esta nueva versin de la norma puede ayudar a elevar el
perfil profesional y la concienciacin de los procesos y controles esenciales de
gestin de documentos a un rango mayor de profesionales de la gestin de
la informacin.21
Ana Margarida da Costa desde Portugal insiste en una norma ms adap-
tada a mundo en transformacin en que el mismo concepto de docu-
mento (record) ha cambiado pues ya se puede incluir otros tipos de
formatos que no slo incluyen documentos en papel o ficheros infor-
mticos.22
Desde Francia Anne-Marie Chabin expone una visin particular de la nor-
malizacin y de un debate no cerrado en Francia sobre la traduccin d ela
palabra records, que le hace opinar que la norma ISO 15489 dejar de ser
importante o de referencia.23
Para Ramn Alberch desde Espaa la nueva norma aporta algunos aspectos
positivos, pero fundamentalmente el problema ms evidente de esta norma,
21. Convery, Nicole. There is a new version of the international standard for records management (ISO
15489-1:2016). Blog Infraestructure. JISC <https://infrastructure.jiscinvolve.org/wp/2016/06/27/
there-is-a-new-version-of-the-international-standard-for-records-management-iso-15489-12016/>.
22. Costa, Ana Margarida. Records management in the digital transformation since 2001 to the
present: ISO 15489-1-2: 2001 and ISO 15489:2016. Linkedin. <https://www.linkedin.com/pulse/re-
cords-management-digital-transformation-from-2001-present-da-costa>.
23. Chabin, Anne-Marie. La norme ISO 15489 sest-elle fait hara-kiri?. Blog Transarchivistique
<http://transarchivistique.fr/la-norme-iso-15489-sest-elle-fait-hara-kiri/>.
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I.S.S.N. 1134-1602
abandono del equilibrio metodologa archivstica-tecnologas de la informacin

y comunicacin que haba presidido la redaccin de la antigua norma.24
5. Conclusiones
Las normas representan siempre la evolucin de la sociedad, y de las prcticas
reconocidas como las mejores en la vida real. La ISO 15489 (2016) no es una
excepcin en este caso, y la transformacin digital de las organizaciones con el
foco en la gestin de los documentos electrnicos necesitaba un texto como este.
Dirigida a los profesionales de la gestin de documentos plantea como actuar en
el nuevo escenario en que los retos probablemente no han hecho nada ms que
comenzar.
6. Bibliografa citada
Alberch, Ramn (2016). La nueva ISO 15489:2016. ramos pocos y pari la abue-
la. Blog Factor GDA. <https://esaged.wordpress.com/2016/07/13/la-nueva-iso-
154892016-eramos-pocos-y-pario-la-abuela/> [consulta: 25/04/2017].
Chabin, Anne-Marie (2017). La norme ISO 15489 sest-elle fait hara-kiri?. Blog
Transarchivistique <http://transarchivistique.fr/la-norme-iso-15489-sest-elle-
fait-hara-kiri/> [ consulta: 25/04/2107].
Convery, Nicole (2016). There is a new version of the international standard for
records management (ISO 15489-1:2016). Blog Infraestructure. JISC <https://
infrastructure.jiscinvolve.org/wp/2016/06/27/there-is-a-new-version-of-the-
international-standard-for-records-management-iso-15489-12016/> [consulta:
25/04/2017].
Costa, Ana Margarida (2017). Records management in the digital transformation
since 2001 to the present: ISO 15489-1-2: 2001 and ISO 15489:2016. Linke-
din. <https://www.linkedin.com/pulse/records-management-digital-transforma-
tion-from-2001-present-da-costa> [consulta: 25/04/2017].
ISO 9001:2015. Quality Management systems. Requirements. UNE ISO 9001:2015.
Sistema de gestin de calidad.
ISO 14001:2015 Environmental Management systems. Requirements. UNE ISO
14001:2015. Sistemas de gestin medioambiental.
ISO 15489_1:2001, Records management Part 1: General. UNE ISO 15489:2006.
Gestin de documentos: Generalidades.
24. Alberch, Ramn. La nueva ISO 15489:2016. ramos pocos y pari la abuela. Blog Factor GDA.
<https://esaged.wordpress.com/2016/07/13/la-nueva-iso-154892016-eramos-pocos-y-pario-la-abuela/>.
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ISO/TR 15489_2 (2001), Records management. Part 2: Guidelines. UNE ISO/TR

IN 15489_2Gestin de documentos. Directrices.
ISO 15489-1:2016. Records management; Concepts and principles. UNE ISO
15489-1 (2016), Gestin de documentos: Conceptos y principios.
ISO/TS 23081-1: 2004, Metadata for records - Part 1: Principles.
ISO 23081-1: 2006, Metadata for records - Part 1: Principles. UNE ISO 23081-1:
2008. Metadatos para la gestin de documentos: Principios.
ISO 23081-2: 2009, Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation
issues. UNE ISO 23081-2:2011 Metadatos para la gestin de documentos: As-
pectos conceptuales y de implementacin.
ISO/TR 23081-3: 2011, Metadata for records - Part 3: Self-assessment method.
UNE ISO/TR 23081-3 IN: 2012. Metadatos para la gestin de documentos:
mtodo de autoevaluacin.
ISO/TR 26122:2008 Work process analysis for records. UNE ISO/TR IN 26122
Anlisis de procesos de trabajo para la gestin de documentos.
ISO/IEC 27001: 2013. Information security Management. Requirements. UNE
ISO/IEC 27001: 2014. Sistema de gestin de seguridad de la informacin.
ISO 30300:2011. Management system for records. Fundamentals and vocabulary.
UNE ISO 30300:2011. Sistemas de gestin para los documentos: Fundamentos
y vocabulario.
ISO 30301:2011. Management system for records: Requirements. UNE ISO
30300:2011. Sistemas de gestin para los documentos: Requisitos.
ISO/TC46/SC11 Archives Records Management (2015). Introducing ISO 15489-
1:2016 Information and documentation - Records management - Part 1: Con-
cepts and principles. Web del subcomit: <http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fe
tch/-8800112/8800136/8800147/17804107/Model_presentation_on_2nd_ed_
ISO_15489-1-2016.pdf?nodeid=17805745&vernum=-2> [consulta: 25/04/2017].
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
EL ARCHIVO ELECTRNICO NICO REQUIERE
GESTIN CENTRALIZADA
SINGLE ELECTRONIC ARCHIVE REQUIRES
CENTRALISED MANAGEMENT
Gerardo Bustos Pretel
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 33- 56
EL ARCHIVO ELECTRNICO NICO REQUIERE GES-

TIN CENTRALIZADA
SINGLE ELECTRONIC ARCHIVE REQUIRES CENTRAL-
ISED MANAGEMENT
Gerardo Bustos Pretel
Subdirector general de Informacin, Documentacin y Publicaciones del
Ministerio de Hacienda y Funcin Pblica
Calle Alcal, nmero 5. 5 planta. Dpcho 1518. 28014 Madrid
Telf. 915 958 162
gerardo.bustospretel@gmail.com
Recibido: 03/05/17
Aceptado: 19/06/17
Resumen
Las nuevas leyes de procedimiento administrativo y de rgimen jurdico han consagra-
do la administracin electrnica como la nica forma de funcionar en las administraciones
pblicas, al tiempo que han acuado el concepto nuevo de archivo electrnico nico. Sin
embargo, mientras no se desarrollen las nuevas leyes, ese concepto no est definido y eso est
dando lugar a diferentes interpretaciones.
Desde una ptica de administracin electrnica sin papeles, el archivo electrnico nico debera
concebirse como un gran repositorio electrnico al que van a parar los documentos de procedimientos
finalizados. En la medida en que nos alejemos de esa idea centralizada, se dificulta el derecho de acceso
al tiempo que el riesgo de prdida de patrimonio aumenta, por la dificultad de garantizar la conserva-
cin. Pero no todos los sectores coinciden en entender as el archivo electrnico nico.
Palabras Clave:
Archivo electrnico, documento electrnico, administracin electrnica, administracin
sin papeles, repositorio electrnico, acceso a la informacin
Abstract
New laws on the administrative procedures and legal framework have enshrined the elec-
tronic administration as the only way to work in public administrations, while coining the
new concept of single electronic archive. However, as long as new laws are not developed, this
concept is not defined and is giving rise to different interpretations.
From a paperless electronic administration perspective, the single electronic administration
should be conceived as a large electronic repository where the documents of completed procedures
go. Insofar as we move away from this centralised idea, the right of access is hindered while the risk
34 Gerardo Bustos Pretel
of heritage loss increases, due to the difficulty of ensuring conservation. Nevertheless, not all the
sectors agree on understanding the single electronic archive in this way.
Keywords:
electronic archive, electronic document, electronic administration, paperless administra-
tion, electronic repository, access to information.
1. Antecedentes
La ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de
las administraciones pblicas, y la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Ju-
rdico del Sector Pblico introducen por primera vez en el ordenamiento jurdico
espaol y en las teoras archivsticas el concepto de archivo electrnico nico. Bien
es cierto que apenas desarrolla el concepto, pero su mero enunciado constituye una
significativa novedad.
Novedad por partida doble. Por un lado, en cuanto a que se acua por pri-
mera vez la expresin archivo electrnico nico. Pero tambin novedad en la
medida en que una ley de procedimiento incorpora el archivo a su articulado.
No ha sido tradicionalmente as en la legislacin espaola. La predecesora de la
ley 39/2015 ha sido la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
En su articulado slo se alude a los archivos al referirse al derecho de acceso de
los ciudadanos.
Como ponen de manifiesto GONZLEZ PREZ, JESS y GONZLEZ NA-
VARRO, JESS, en Comentarios a la ley de rgimen jurdico de las administraciones
pblicas y procedimiento administrativo comn, la materia de archivos ha adolecido
de una carencia de regulacin de carcter bsico, cuyo lugar adecuado sera la ley de
procedimiento. Al menos para abordar dos cuestiones: la obligacin de conservar la
documentacin producida o recibida en una oficina pblica, y el tiempo de conser-
vacin de esa documentacin en la oficina antes de su envo al archivo.1
1.1. La electrnica cambia la idea de archivo
La aparicin de una idea nueva de archivo empieza a llegar con la electrnica, de
la mano de la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los servicios pblicos. En su artculo 31 se refiera al archivo electrnico de documen-
tos, y aborda el almacenamiento y conservacin de documentos electrnicos. En
la misma lnea camina el real decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se
1. GONZLEZ PEREZ, JESS y GONZLEZ NAVARRO, FRANCISCO. 2007. p. 83.
TRIA N 21. 2017

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El archivo electrnico nico requiere gestin centralizada 35
desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los

ciudadanos a los servicios pblicos, que destina dos artculos a esta cuestin. El 51.
Archivo electrnico de documentos y el 52. Conservacin de documentos electrnicos.
Realmente, la derogada ley 11/2007 habla de almacenamiento por medios elec-
trnicos, que deber garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad,
proteccin y conservacin de los documentos almacenados, as como el control de
accesos y la proteccin de datos. Tambin menciona el cambio de soporte. Y en su
artculo 31 esta ley, como en el 51 del RD 1671/2009, titulan sus respectivos artcu-
los sobre esta cuestin con la misma frase: archivo electrnico de documentos. Pero
en ambos casos se hace ms una referencia a la accin del verbo archivar expedientes
electrnicos que al archivo electrnico propiamente dicho.
Naturalmente, lo que s hace es poner encima de la mesa cuestiones nuevas
en esta materia, como la conservacin, autenticidad, recuperacin, etc. Entre los
aspectos destacables aportados por esta ley cabe mencionar el de la seguridad, cada
vez ms asociada a la funcin de archivo en materia de administracin electrnica.
Como apunta Serra Serra, no hay seguridad sin conservacin, y por lo tanto no tiene
sentido hablar de garantizar la integridad y la autenticidad si no las podemos mantener
a lo largo del tiempo.2
Por su parte, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)3 habla de reposito-
rios electrnicos y es la nica norma previa a la ley 39/2015 que, al menos en algunas
ocasiones, menciona la frase archivos electrnicos. Su sentido se nos presenta ms
claro si observamos su puntualizacin textual en el sentido de que las administracio-
nes pblicas crearn repositorios electrnicos, complementarios y equivalentes en cuanto a
su funcin a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida
de los documentos electrnicos.
En definitiva, como apuntbamos antes, se pone de manifiesto que por regla
general la normativa previa a la ley 39/2015 se refiere siempre a almacenes y repo-
sitorios electrnicos. Sobre ellos, el ENI lo que realmente plantea es una traslacin
mimtica de los archivos en papel a lo electrnico. Hay que entender esta situacin
en un contexto marcadamente de transicin entre el soporte papel y el electrnico,
de mera sustitucin de una cultura por otra, sin plantearse la ruptura de funciona-
miento que realmente supone ese profundo cambio cultural.
2. SERRA SERRA, JORDI. (Obra colectiva dirigida por BLASCO DAZ, JOS LUIS y FABRA
VALLS, MODESTO J.) 2008. p. 312.
3. El ENI forma parte del desarrollo de la ley 11/2007 y como tal se regul mediante el Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de
la Administracin Electrnica.
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2. Todo electrnico
2.1. Cambio normativo
Esa ruptura llega con el cambio normativo, simbolizada en el archivo electrnico
nico, que aparece por primera vez y con claridad en las leyes 39/2015 y 40/2015.
Es una idea sin desarrollar y con numerosos aspecto pendientes de concrecin, pero
es una idea clara. Esa claridad se pone de manifiesto por lo que hay de pensamiento
digital en su concepcin. Por primera vez el legislador ha planteado el archivo desde
un pensamiento digital, sin trasladar la idea del papel a lo digital. Es decir, enten-
diendo que el archivo electrnico no est sometido a la tirana de la ubicacin fsica
que acompaa al papel.
Ya desde la parte expositiva, la ley 39/2015 pone en valor el archivo electrnico
nico:
En materia de archivos se introduce como novedad la obligacin de cada admi-
nistracin pblica de mantener un archivo electrnico nico de los documentos
que correspondan a procedimientos finalizados, as como la obligacin de que estos
expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autentici-
dad, integridad y conservacin del documento.
A este respecto, cabe sealar que la creacin de este archivo electrnico nico re-
sultar compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los trminos pre-
vistos en la legislacin vigente, y respetar el reparto de responsabilidades sobre la
custodia o traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo electrnico nico resulta-
r compatible con la continuidad del Archivo Histrico Nacional de acuerdo con
lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y
su normativa de desarrollo.
El centro de esta aclaracin lo tenemos en el artculo 17 de la ley 39/2015:
Artculo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administracin deber mantener un archivo electrnico nico de los
documentos electrnicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los
trminos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrnicos debern conservarse en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento, as como
su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisin. Se
asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y
soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminacin
de dichos documentos deber ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la
normativa aplicable.
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3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con

medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de
Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, cali-
dad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados. En particular,
asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos, as como el
cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos.
En lnea parecida se mantiene el artculo 46 de la ley 40/2015, aunque con algu-
nos matices. Entre otras cosas, la figura del archivo electrnico nico creado por la
ley 39/2015 no aparece expresamente en la ley 40/2015.
Hay ms aspectos diferenciadores. Como apuntamos en Comentarios a la Ley
40/2015 de Rgimen Jurdico del Sector Pblico4 el apartado 1 de este artculo empieza
con el imperativo todos los documentos se almacenarn por medios electrnicos, pero
no habla de archivo electrnico con los documentos electrnicos como hace claramen-
te la ley 39/2015, sino de almacenar por medios electrnicos, sin tener en cuenta su
soporte. Por otro lado, aade a esta obligatoriedad de almacenar por medios electr-
nicos la coletilla salvo cuando no sea posible. Es decir, sin obligatoriedad, porque si
ni siquiera se aclara o delimita qu tipos de impedimentos son los que justifican esa
imposibilidad, que queda a libre voluntad de la administracin pblica de que se trate.
Por tanto, todo hace pensar que se ha producido una suerte de reparto de tareas
entre ambas normas. Vemos como el legislador ha tenido un inters claro en la creacin
de un archivo electrnico nico en la ley 39/2015, que regula las relaciones por medios
electrnicos con los ciudadanos. Sin embargo, en la ley 40/2015, que regula las formas
administrativas internas y las relaciones entre las distintas administraciones pblicas, trata
el tema con cierta ambigedad. Podramos deducir de este matiz que ese diferente trato
obedece a la consideracin del archivo electrnico como un derecho de los ciudadanos en
s mismo, as como una garanta del derecho de acceso de los esos ciudadanos.
3. Interpretando el archivo electrnico
Lo cierto es que a la vista de la ley 39/2015 y pendientes de un desarrollo ms
concreto de ambas leyes, algunas cuestiones en torno al archivo estn en el aire.
Sabemos, por un lado, lo que dice y lo que no dice la ley. Por otra parte, podemos
determinar los caminos de transicin que creemos que hay que seguir en esta materia
en el recorrido hacia la administracin electrnica.
Como apunta Palomar Olmeda, Alberto, el artculo 17 de la ley 39/2015 se
limita a establecer una serie de obligaciones para las administraciones pblicas y, as, de
4. BUSTOS PRETEL, GERARDO (obra dirigida por CAMPOS ACUA, CONCEPCIN).

2017. p. 246.
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un lado, determina la necesidad de conservar los expedientes administrativos una vez

terminados los procedimientos, de otro, que esa conservacin ha de realizarse por medios
electrnicos y en un formato que ha de cumplir con unos requisitos que permitan la segu-
ridad en su conservacin y acceso.5
La aparicin del concepto de archivo nico es una evidencia de pensamiento
digital por parte de la ley 39/2015, en la medida en que supone la independencia
de la ubicacin fsica (tirana del espacio) que determinaban los archivos en papel
y tambin en la medida en que supone al mismo tiempo la posibilidad tcnica de
agrupar y centralizar los documentos y expedientes. Pero ese archivo nico, como
deca, apenas se define en la ley. Y tampoco se aclara mucho en este sentido en el
documento de preguntas frecuentes que ha hecho pblico el Ministerio de Hacienda
y Funcin Pblica.
Veamos lo que podemos tener ms o menos claro en estos momentos, hasta que
el real decreto que desarrolle estas leyes en el futuro nos despeje las dudas.
3.1. Lo que la ley concreta del archivo electrnico nico
Lo primero que hay que sealar es el hecho de que las leyes 39 y 40 son
legislacin bsica y obligan a todas las administraciones pblicas, al amparo
de lo dispuesto en el artculo 149.1.18. de la Constitucin Espaola, que
atribuye al Estado la competencia para dictar las bases del rgimen jurdico
de las administraciones pblicas y competencia en materia de procedimien-
to administrativo comn y sistema de responsabilidad de todas las adminis-
traciones pblicas.
Por tanto, esto supone que la normativa de procedimiento administrativo no slo
a abordado por primera la materia de archivo, sino que adems lo hace con carcter
de normativa bsica; es decir, de obligado cumplimiento para todas las administra-
ciones pblicas.
Adems de eso, la ley extiende en su disposicin adicional segunda la
obligatoriedad incluso al uso de las herramientas compartidas por el Es-
tado. Las CC. AA. y EE. LL. podrn adherirse voluntariamente y a travs
de medios electrnicos a las plataformas y registros establecidos al efecto
por la AGE. Su no adhesin, deber justificarse en trminos de eficiencia
conforme al artculo 7 de la Ley Orgnica 2/2012, de 27 de abril, de
Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera. En caso de que se
opte por una plataforma propia, es necesario garantizar que cumple los
requisitos del ENI.
5. PALOMAR OLMEDA, ALBERTO. 2017. p. 251.
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I.S.S.N. 1134-1602
Hasta las leyes 39/2015 y 40/2015 las leyes de procedimiento administrati-

vo y de rgimen jurdico nunca haban abordado, y menos an definido, el
archivo. La ley 30/92 simplemente lo menciona en relacin con el acceso.
Tampoco la ley 11/2007, a pesar de su contenido de administracin elec-
trnica, perfila una idea nueva sobre el archivo electrnico. Eso nos lleva a
interpretar que la ley 39/2015 ha otorgado un valor espacial al archivo en
el marco del procedimiento administrativo y ha necesitado dejar claro la
aparicin de este nuevo concepto.
Tampoco especifica prcticamente nada sobre el archivo electrnico el Real
Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administra-
cin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de
acceso. Realmente este real decreto no entra en la idea de archivo electrni-
co. Ms bien parece centrarse en la idea de clonar el mundo del archivo en
papel en el archivo electrnico: menciona la transferencia de documentos
electrnicos al archivo intermedio de la AGE, reitera que las directrices de
valoracin y expurgo del papel estn vigentes para el documento electrni-
co y se remite constante a la ley 11/2007 y a sus reglamentos de desarrollo.
Llama la atencin en su mimetismo del papel en lo electrnico el uso de ex-
presiones como la de obligar a los ministerios y sus organismos al desarrollo
de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte electrnico
El primer apartado del artculo 17 obliga a cada administracin pblica a
mantener un archivo electrnico nico de los documentos electrnicos que co-
rrespondan a procedimientos finalizados. Por tanto, vemos que a partir de las
leyes 39 y 40 de 2015 el legislador se ha dejado de eufemismos de la legisla-
cin anterior, del tipo de almacn electrnico de documentos o repositorio
electrnico de documentos. Introduce el trmino archivo electrnico, al
que traslada todo el valor del patrimonio documental del archivo en papel.
Desgraciadamente la ley da a entender que el archivo electrnico nico centraliza
una especie de repositorio nico, pero no lo especifica como tal, y eso est generando
no pocos problemas de interpretacin.
Ligados directamente al nuevo concepto nos encontramos con otros curio-
sos problemas, porque lo primero que llama la atencin es el hecho de que
la ley 39/2015 usa indistintamente las expresiones archivo nico electrni-
co, archivo electrnico, archivo electrnico nico y archivo. Hay quien ha
querido ver en el uso indistinto de las expresiones archivo electrnico nico
y archivo nico electrnico una intencionalidad conceptual. Sin embargo,
observando su uso a lo largo de la ley cuando el legislador emplea las cuatro
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expresiones citadas lo hace de manera indistinta refirindose al mismo con-

cepto, las considera sinnimas.
Realmente el trmino electrnico obedece a la novedad del momento, a la nece-
sidad de remarcar la transicin del soporte papel al soporte electrnico. Pero cuando
la administracin sea plenamente electrnica el trmino desaparecer por obvio, de
la misma manera que actualmente no hablamos de administracin en papel. Cuando
esto sea as, cabe pensar que lo que pervivir ser la idea de archivo nico.
Aade el artculo 17 que los documentos electrnicos debern conser-
varse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y
conservacin del documento, as como su consulta con independencia del
tiempo transcurrido desde su emisin. Vemos, por tanto, que centra su
atencin en el documento, como eje de la administracin sin papeles. Y,
adems, establece el principal requisito de ese archivo electrnico nico:
la conservacin total del documento, independientemente del tiempo que
transcurra y de los cambios tecnolgicos a los que sin duda ir dando paso
ese transcurrir del tiempo. Para ello, la aplicacin que se establezca deber
garantizar tambin el traslado de los datos a otros formatos y soportes que
garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
En cuanto a la eliminacin de documentos, deja claro la ley que nada ha
cambiado y, por tanto, deber ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en
la normativa aplicable en cada caso, en cada administracin pblica.
Adems de los requisitos que hagan posible la conservacin del documen-
to, el archivo electrnico nico deber contar con medidas adecuadas, de
acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS)6 para garantizar la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin
de los documentos almacenados.
En el plano de la seguridad, vemos como el artculo 17 de la ley 39/2015
concreta otro de los aspectos fundamentales del archivo electrnico nico,
al hacer hincapi en la necesidad de asegurar la identificacin de los usuarios
y el control de accesos, as como el cumplimiento de las garantas previstas en la
legislacin de proteccin de datos. Por tanto, est contemplando aqu el dere-
cho de los ciudadanos en relacin con los archivos, al garantizar el acceso a
la informacin pblica, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin
pblica y buen gobierno y el resto del ordenamiento jurdico.
6. El ENS forma parte del desarrollo de la ley 11/2007 y como tal se regul mediante el Real Decreto
3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Ad-
ministracin Electrnica.
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Por otro lado, la posibilidad de acceso a los archivos electrnicos tiene tambin el
objetivo de poder contrastar la autenticidad de las copias de los documentos.
El aspecto en el que la ley 39/2015 ha sido clara con respecto al archivo
electrnico es en el calendario de vigencia, transicin y aplicacin. En tal
caso, por otro lado, la nueva normativa pasa por encima por el hecho de
que el archivo es la ltima etapa de la gestin y, por tanto, lo realmente
importante es establecer la gestin electrnica de los procedimientos, para
que, una vez finalizados, los documentos y expedientes generados puedan
enviarse al archivo. Pero si no hay documentos y expedientes electrnicos,
no hay nada que enviar al archivo electrnico.
Veamos los plazos que establece para cada una de las etapas que se marca:
De partida, seala que el archivo de los documentos correspondientes
a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en
vigor de la Ley 39/2015, se regirn por lo dispuesto en la normativa
anterior. (DT1)
En el mbito de la Administracin General del Estado (AGE), durante
el primer ao de entrada en vigor de la ley 39/2015 se mantienen los
registros y archivos existentes (hasta el 2 de octubre de 2017); pero al
segundo ao de entrar en vigor (hasta el 2 de octubre de 2018) habr
como mximo un registro y un archivo por ministerio y un registro
electrnico por cada organismo pblico. (DT2)
Mientras no entren en vigor las previsiones relativas a los registros y al
archivo nico electrnico (hasta el 2 de octubre de 2018), las adminis-
traciones pblicas mantendrn los mismos canales, medios y sistemas
previamente existentes a la ley 39/2015. (DT4)
En materia de archivos continan vigentes las leyes 30/92 y 11/2007
hasta la entrada en vigor (2 de octubre de 2018) del archivo electrnico
nico. (DD)
El archivo nico electrnico entra en vigor a los dos aos de la entrada
en vigor de la ley 39/2015. Es decir, el 2 de octubre de 2018. (DF7)
La ley 39/2015 establece claramente dos mundos: el de papel anterior a su
vigencia y el electrnico desde el minuto cero de la ley, tal como apunta-
mos en Comentarios a la Ley 3/2015 de Procedimiento Administrativo
Comn de las Administraciones Pblicas7. Y para salvar el primero deja
claro que no entra a modificar, valorar o asumir para la administracin
7. BUSTOS PRETEL, GERARDO (obra colectiva dirigida por CAMPOS ACUA, CONCEP-
CIN) 2017. p. 167.
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electrnica la estructura de existente en materia de archivos en papel. Al

contrario, establece la compatibilidad de todo el nuevo mundo que pone en
marcha con el Archivo Histrico y con los sistemas de archivos existentes.
En el propio prembulo de la ley se puede leer:
La creacin de este archivo electrnico nico resultar compatible con los diversos
sistemas y redes de archivos en los trminos previstos en la legislacin vigente, y res-
petar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente.
Asimismo, el archivo electrnico nico resultar compatible con la continuidad del
Archivo Histrico Nacional de acuerdo con lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de
junio, del Patrimonio Histrico Espaol y su normativa de desarrollo.
De la aclaracin se deducen dos mensajes claros. Uno, en materia de archivos, la
ley 39/2015 es muy respetuosa con la regulacin preexistente en papel. Otro, que el
archivo preexistente en papel se queda fuera de esta nueva regulacin, salvo en lo que
afecta al reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente, as
como al Archivo Histrico.
En todo caso, lo que s plantea la ley 39/2015 en su disposicin transitoria prime-
ra es que cuando sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos
administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, debern
digitalizarse de acuerdo con los requisitos legales. Es poco menos que un brindis al
sol, porque estaramos hablando de millones y millones de documentos en papel pre-
vios a la ley. En todo caso, esta disposicin se aplicar de una forma puntual y muy
selectiva. Probablemente en casos como los ficheros de recursos humanos, expedien-
tes concretos que forme parte de un plan que precisa la digitalizacin, etc.
Lo que s parece dejar clara esta disposicin es el hecho de que cuando el legisla-
dor se ha planteado unificar todos los archivos lo hace en electrnico. Es decir, si que-
remos unir la gestin de los documentos previos a la ley, tendremos que digitalizarlos
primero. El archivo electrnico nico es exclusivamente electrnico.
3.2. Lo que sabemos que no es el archivo electrnico nico
Dadas las dudas que hay a la hora de interpretar qu es exactamente el archivo
electrnico nico, es tan importante aquello que le ley deja claro sobre esa defini-
cin, como lo que pone en evidencia que no se concreta y lo que deja ms o menos
claro que no es. Es importante este ejercicio, en la medida en que algunas inter-
pretaciones pretenden arrimar el ascua a alguna sardina que la ley s parece haber
despejado, a pesar de su ambigedad. Llama la atencin el hecho de que algunas
interpretaciones estn generalmente ligadas a determinados sectores profesionales.
Tngase en cuenta que el archivo electrnico, al contrario que el archivo tradicional,
no afecta slo a los archiveros, sino tambin a informticos, gestores, especialistas
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documentales, etc. Obviamente, esos sectores no siempre coinciden en su visin

ante determinados aspectos.
Podemos hacer un recorrido, por tanto, en torno a aquellos aspectos que la ley ni
dice ni da a entender, independientemente de que en el futuro su desarrollo regla-
mentario pueda atajar la aconsejable concrecin de eso terrenos hoy un tanto difusos.
Vamos a detenernos en algunas concreciones imaginativas que se repiten en distintos
foros como mantra consolidado, sin que respondan realmente al contenido de la
ley 39/2015. Es importante aclarar estos aspectos, porque las lneas de trabajo que
se estn iniciando podran construirse sobre premisas falsas, de forma que estaran
naciendo condenadas a tener que adaptarse en el futuro.
3.3. El archivo electrnico nico no rene papel y electrnico
La ley 39/2015 piensa en futuro y, por tanto, exclusivamente en electrnico; es
decir, en el nico funcionamiento al que nos abocan las leyes 39 y 40, el de la ad-
ministracin sin papeles. El legislador ha pensado en digital y el nuevo concepto de
archivo nico nos obliga a pensar en digital. No es vlido querer calcar en el mundo
digital la cultura del papel. Quienes as lo plantean quiz estn cayendo en la tenta-
cin de pensar en la gestin electrnica de los expedientes (papel y electrnicos), en
lugar de pensar, como hace la nueva ley, en la gestin de los expedientes electrnicos
(obviamente, slo electrnicos).
Como hemos apuntado ms arriba, el archivo que describen las leyes 39 y 40 es al
mismo tiempo y de forma indisoluble archivo, electrnico y nico. El papel ni se con-
templa; es decir, el archivo nico electrnico no es el archivo nico universal para todos
los formatos. Tampoco incluye todos los metadatos, correspondientes a expedientes fina-
lizados, tanto en soporte papel como en soporte electrnico. Slo incluye los metadatos
de expedientes electrnicos finalizados, porque son los expedientes que alberga. Por tanto,
el archivo electrnico nico no es una solucin total integradora de archivo en papel y
archivo electrnico. Slo est pensando en expedientes electrnicos finalizados.
Esta interpretacin considera que la palabra nico afecta a la unificacin de
todos los archivos de todos los soportes y circula en algunos entornos archivsticos.
Es lgico que as sea, porque estn preocupados con la gestin actual, que deviene
realidad mixta: por un lado el papel producido hasta ahora (y el que an se sigue pro-
duciendo) y por otro lado, el archivo de documentos electrnicos que la ley quiere
que pongamos en marcha. Al hacer esta interpretacin quiz se est confundiendo el
concepto legal con el operativo.
Pero conviene dejar claro que las leyes 39/2015 y 40/2015 plantean la gestin del
presente y del futuro, pero no del pasado. Es decir, plantean que con la tramitacin
electrnica el archivo es nico, pero lo hacen refirindose exclusivamente a partir del
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momento en el que las mencionadas leyes funcionan exclusivamente en electrnico.

No se detienen en la situacin actual, salvo en las vigencias y en los trnsitos a la
nueva situacin. Su mirada est puesta exclusivamente en el horizonte con una ad-
ministracin sin papeles, slo electrnica.
Desde el punto de vista del gestor de los archivos, probablemente lo racional y
operativo es unir la gestin de los archivos en papel y de los archivos electrnicos. Pero
esa es una mirada muy a corto plazo y centrada en las actuales estructuras de archivo en
papel, por lo que la eficacia de esa gestin unificada est por demostrar. A nivel prcti-
co, pensemos en lo que supondra en estos momentos someter la puesta en marcha del
archivo nico electrnico al condicionante de unirlo a los numerosos archivos en papel.
3.4. El archivo electrnico nico no es un conjunto de multitud de archivos
El archivo electrnico nico no es una agrupacin de archivos electrnicos pre-
sentados a travs de una interface o una mera pantalla comn. Archivo nico no es
sinnimo de pantalla nica. Es un servicio nico, entendiendo ese nico en cuanto
a comn para todos. Es la misma idea que la ley 39/2015 aplica al registro nico.
Si la idea del archivo nico como aglutinante de papel y electrnico se abre ca-
mino en algunos sectores archivsticos, la idea del interface comn como portal de
aparente convergencia de un sinfn de repositorios electrnicos se esgrime desde al-
gunos sectores tcnicos, sobre todo en grandes organizaciones con diferentes unida-
des informticas de cierta potencia y clara implantacin. Es decir, cuando se asienta
una cierta idea de autosuficiencia, y se considera una prdida de tiempo preparar los
expedientes para su transferencia a un archivo-repositorio comn.
Probablemente ste va a ser uno de los principales escollos que va a tener la AGE
para la implantacin real del archivo electrnico nico. Esta situacin, por lo dems,
se ha visto potenciada por el precedente de la ley 11/2007, que planteaba la necesi-
dad de la conservacin y del almacenamiento electrnicos de expedientes de forma
ligada a la gestin en cada caso; no como un servicio centralizado o compartido. Eso
ha generado una cultura de gestin atomizada de expedientes y documentos, donde
el archivo no es la principal preocupacin y menos la existencia de un posible archivo
globalizador fuera de la micro organizacin.
Para estos sectores lo adecuado es desarrollar aplicaciones de gestin y tramitacin
que termina con el final del trmite propiamente dicho, sin contemplar el envo al
archivo electrnico nico. Quienes as piensan sustituyen el archivo electrnico por
un repositorio de la propia tramitacin o comn a la unidad administrativa. Tal idea
concibe que el archivo electrnico nico se refiere a una idea abstracta que encierra
la mera interconexin entre un sinfn de repositorios electrnicos. En definitiva, una
tela de araa plagada de interconexiones.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Hay que forzar mucho la libre interpretacin de las nuevas leyes para concebir
que el archivo electrnico nico es un sarpullido de repositorios electrnicos por
muy interconectados que estn. Realmente, esta interpretacin implica un retroceso
que el archivo electrnico a una ingobernable atomizacin, a una dispersin an
mayor que la existente en papel a causa del inevitable condicionante fsico.
La primera consecuencia de esta situacin sera la ingobernabilidad desde el pun-
to de vista de las responsabilidades ligadas al archivo. Es decir, esa dispersin de
repositorios electrnicos tendran que gestionar cada uno el acceso a la informacin
a travs de los archivos, prevista en el artculo 13.d de la ley 39/2015, y en la propia
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y
buen gobierno. Igualmente, esta dispersin hara imposible cumplir el 17.2 de la ley
39/2015 cuando seala que los documentos electrnicos debern conservarse en un for-
mato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento,
as como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisin.
Es decir, cada uno de esos repositorios electrnicos deber asumir el compromiso
de adoptar las medidas de seguridad adecuadas, los desarrollos tcnicos necesarios
para garantizar la conservacin a lo largo del tiempo, el acceso de los ciudadanos y
la adaptacin de los documentos conservados a las nuevas tecnologas para que sigan
siendo recuperables de forma permanente. Por su parte, los responsables de los archi-
vos tendrn que auditar peridicamente estos repositorios para comprobar que cum-
plen los requisitos y que no se ha perdido documentacin por vas diferentes a las
de valoracin y eliminacin legalmente establecidas, siempre y cuando esos archivos
estn identificados y reconocidos como tales, para asegurar esa auditora peridica.
Siendo realista, resultara imposible gestionar con garantas el derecho de acceso
de los ciudadanos y la conservacin a lo largo del tiempo en mltiples repositorios
electrnicos, mediante una responsabilidad absurdamente dispersa. Al cabo de 30, 50
o 100 aos esos expedientes muy probablemente habrn desaparecido o sern irrecu-
perables por la no adecuacin a las nuevas tecnologas que se vayan implantando. Es
decir, nos encontramos ante un planteamiento cuya implantacin probablemente va
a generar una notable prdida de patrimonio documental en las prximas dcadas.
La falta de garantas sobre el derecho de acceso que derivara de esa dispersin
se reviste de una gravedad mayor de lo que parece. Como apunta Palomar Olmeda,
ms all de la regulacin especfica de la forma de creacin y organizacin y funciona-
miento de los archivos y los registros pblicos, podemos indicar, seguidamente, que lo ms
relevante es, precisamente, su rgimen de utilizacin por los particulares8. Es decir, el
acceso. Y ese acceso es difcil de garantizar en una dispersin de multitud de archivos
8. PALOMAR OLMEDA, ALBERTO. 2017. p. 254.
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electrnicos que hayan facilitado la dispersin de responsabilidad sobre el ejercicio

de ese derecho de acceso a los archivos.
Otro aspecto preocupante que derivara de esta dispersin es la seguridad. Acudimos
de nuevo a Valcrcel Fernndez cuando apunta que la funcin de archivos y registros es re-
conocida cada vez ms como un elemento indispensable en la seguridad de las comunicaciones
electrnicas. No hay seguridad sin conservacin y, por lo tanto, no tiene sentido hablar de garan-
tizar la integridad y autenticidad si no las podemos mantener a lo largo del tiempo. La conser-
vacin se incorpora, por tanto, como un elemento ms de las polticas de seguridad electrnica.9
Por otra parte, la tendencia a resolver los problemas inmediatos est llevando en
no pocos casos a afrontar la gestin de documentos electrnicos nicamente en su
fase de tramitacin. Pero si no se aborda el ciclo completo, nos vamos a encontrar
con la prdida de una importante riqueza en materia de patrimonio documental, que
se aadir al fondo irrecuperable de tramitaciones electrnicas previas a la adecua-
cin al ENI. Y el ciclo completo termina con el archivo electrnico, es decir, con la
conservacin del documento y su posible recuperacin garantizando la integridad,
autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos.
La tecnologa permite fcilmente ese almacenamiento inmediato, pero esa forma
de almacenamiento no garantiza la conservacin del documento electrnico, ni mu-
cho menos su recuperacin en el futuro. Y no olvidemos que el archivo electrnico
debe asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los docu-
mentos electrnicos en el futuro, independientemente del medio fsico de almacena-
miento y del formato del fichero.
Terminemos con una mnima dosis de flexibilidad planteando que es posible que se
establezcan excepciones organizativas en el archivo electrnico nico. En el caso de la
AGE, de algunas comunidades e incluso de grandes ayuntamientos es posible encon-
trar grandes entidades y organismos pblicos de consolidada gestin electrnica cuyo
volumen e implantacin aconseje cambiar la integracin plena en el archivo electrnico
por una federacin de estos archivos sectoriales con el archivo electrnico nico. Pero se
tratara de casos excepcionales y cuya federacin bajo la autoridad del archivo electr-
nico nico permitira, por otra parte, garantizar el acceso, la seguridad, la conservacin
en el tiempo y todos aquellos elementos que debe garantizar el archivo.
3.5. El archivo electrnico nico no es el archivo histrico
Muy ligado a esos sectores tcnicos proclives a concebir el archivo electrnico ni-
co como una tela de araa de multitud de repositorios, aparecen quienes consideran
9. VALCRCEL FERNNDEZ, PATRICIA. (obra dirigida por PIAR MAAS, JOS LUIS).
2011. p. 579.
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I.S.S.N. 1134-1602
que el archivo electrnico nico es el archivo histrico. Es decir, se tratara de man-

tener multitud de repositorios o archivos electrnicos dispersos, que se encargaran
ellos de llevar a cabo la valoracin y expurgo, enviando al archivo electrnico nico
(que sera archivo histrico en este caso) lo que se quiere conservar.
Realmente el archivo electrnico nico no es el archivo histrico, sino que con-
vive con l. La propia ley 39/2015 puntualiza en su prembulo que el archivo elec-
trnico nico resultar compatible con la continuidad del Archivo Histrico Nacional,
en el marco de la ley 16/1985. Otra cosa es que la misma plataforma o herramienta
informtica que albergue el archivo nico electrnico, albergue tambin, con la cus-
todia correspondiente, un hipottico Archivo Histrico Nacional electrnico.
Un problema aadido que plantea esta opcin es la dispersin de archivos y de
planteamientos de valoracin y conservacin. En realidad, esta concepcin nos lle-
va a contemplar la existencia de un archivo nico electrnico por organismo, por
entidad, etc. Sin embargo, la ley es clara en este sentido, y establece que debe haber
un archivo nico para cada administracin pblica: AGE, comunidades autnomas,
entidades locales.
3.6. El archivo no es la solucin integral de la administracin electrnica
La novedad de la idea de archivo electrnico nico ha llegado a ocupar tal prota-
gonismo, que a veces se piensa que el primer objetivo de la administracin electrni-
ca es resolver el problema del archivo electrnico. Pero no es as, el archivo electr-
nico nico no soluciona por s solo la administracin electrnica. Slo es la ltima
estacin del expediente generado durante un procedimiento electrnico, despus de
que el procedimiento ha finalizado.
En definitiva, el archivo electrnico nico es necesario, pero no suficiente. Es el
ltimo paso de la tramitacin electrnica. Por tanto, cuando un expediente electr-
nico finalizado llega al archivo electrnico, tenemos la evidencia de que su trmite se
ha hecho correctamente. Pero eso no debe llevarnos a la idea de que con tener archivo
electrnico ya est todo hecho. Hay que entender que sin tramitacin electrnica,
sin expediente electrnico, no hay administracin electrnica; ni archivo electrnico,
porque podramos tener una herramienta capaz de albergar expedientes electrnicos,
pero vaca, al carecer la organizacin de trmites electrnicos.
Emparentada con esta idea se encuentra la de considerar que archivo electrnico
nico es sinnimo de gestin documental integral. Pero no lo es. Ni aborda la gestin
documental integral ni encierra la idea de tramitador ni de gestor documental. Es un
archivo al que van documentos electrnicos que correspondan a procedimientos finaliza-
dos y, por tanto, slo gestionar los documentos de procedimientos finalizados en
las funcionalidades lgicas del archivo.
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3.7. Procedimientos finalizados sin plazo

Como hemos sealado ms arriba, el artculo 17.1 de la ley 39/2015 establece que
cada administracin deber mantener un archivo electrnico nico de los documentos elec-
trnicos que correspondan a procedimientos finalizados. Pero una vez ms, la ley 39/2015
establece un principio en torno al archivo pero sin concretar y dejan un largo trecho a
las posibles interpretaciones. Porque lo que no se define es qu entendemos por proce-
dimiento finalizado, ni tampoco se establece cundo se considera finalizado.
Esta nueva inconcrecin de la ley tiene un peligro y una virtud. Por un lado,
resulta problemtico pensar que cada organizacin va a entender a su antojo en
qu momento, una vez finalizado el procedimiento, se deben enviar los docu-
mentos electrnicos al archivo. Se puede considerar que el procedimiento finaliza
al terminar el trmite propiamente dicho o, por el contrario, se puede entender
que termina una vez que finaliza el plazo de recurso. Slo esa distinta conside-
racin puede establecer actuaciones diferentes con aos de intervalo entre una
interpretacin y la otra. Pero no slo es eso, sino que la ley establece que se ar-
chivarn los documentos correspondientes a expedientes finalizados, pero no fija
cunto tiempo puede o debe transcurrir entre que est finalizado el expediente y
los documentos se envan al archivo. Queda, por tanto, a la libre voluntad de los
responsables del organismo.
Pero, como decamos, esta falta de concrecin puede tener tambin un aspecto
positivo. La implantacin de la administracin electrnica en general, y la puesta en
marcha del archivo electrnico nico, en particular, van a precisar de no pocas dosis
de habilidad, sentido comn y flexibilidad. De esta manera, el planteamiento am-
biguo de la ley sobre los procedimientos finalizados permite usar esta circunstancia
como una herramienta de flexibilidad. Cabe negociar caso por caso el calendario de
conservacin, adaptando a cada circunstancia la agenda de transferencias al archivo
electrnico nico.
3.8. La normativa en papel no es plenamente aplicable al soporte electrnico
En una etapa de transicin entre un soporte y otro, como es el momento actual,
puede ser suficiente. Pero el archivo electrnico no est regulado suficientemente con
la normativa existente para archivo en papel. El soporte electrnico precisa normati-
vas especficas, sobre todo tcnicas, y pensadas en digital para digital.
Parte de la indefinicin del archivo nico deriva del hecho de que la normativa
existente en materia de archivos a nivel general est heredada de la poca en papel, y
por ello no da respuesta al archivo en la poca de la transformacin digital.
El archivo del expediente electrnico exige respuestas especficas, diferentes al
mero traslado a lo digital de los planteamientos usados en el papel. Es decir, medidas
TRIA N 21. 2017

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y actuaciones pensadas para lo digital. Por ejemplo, una novedad, es la consideracin

de las bases de datos como posible patrimonio a conservar. Habr que evaluar la
manera de seleccionar qu bases de datos tienen esa consideracin. Igual respuesta
hemos de dar al correo electrnico, en el sentido de seleccionar en casos los correos
constituyen patrimonio documental y cmo deben ser conservados.
Como ocurre en todos los momentos de transicin, las incertidumbres, incg-
nitas e inmovilismos inconscientes de los nuevos caminos constituyen el enemigo
invisible que dificulta el salto de siglos de papel al futuro digital. Nuevos conceptos
como la mencionada conservacin de datos y el archivo nico estn esperando la
respuesta adecuada.
Otra consecuencia de la digitalizacin es el hecho de que el profesional del ar-
chivo adquiere un nuevo papel en la gestin del documento electrnico desde el
primer momento.
Asimismo, se producen transformaciones competenciales, porque ahora la fron-
tera competencial no est tan clara como antes. La presencia del archivero en todo el
proceso de vida del documento es una importante novedad, pero hay que entenderla
asumiendo que esa competencia ya no es exclusiva. Tiene que compartirse con los
gestores, pero sobre todo con los responsables de la administracin electrnica.
La normativa tiene que dar respuesta a una situacin claramente diferente.
3.9. El archivo electrnico nico no es un mero cambio de normativa
El archivo electrnico nico no es un cambio de normativa, sino una de las con-
secuencias de la nueva realidad digital. Vivimos en una sociedad conectada, prin-
cipalmente a travs de aparatos mviles, de los que ya hay en el planeta ms que
habitantes. Se han impuestos nuevos usos y costumbres sociales. Hay redes sociales
como Facebook, que tienen ms usuarios que habitantes el pas ms poblado de la
Tierra, que es China.
Esta nueva realidad ha impuesto un cambio de los usos sociales. Las administra-
ciones pblicas no son ajenas al mundo en el que viven. En respuesta a esa sociedad
nos encontramos con la administracin electrnica, cuyos usos son la progresiva des-
aparicin del papel. Las nuevas leyes 39 y 40 no son ms que el marco normativo que
organiza la respuesta del funcionamiento administrativo hacia dentro y en sus rela-
ciones con los ciudadanos, en esa sociedad conectada a la que nos referamos antes.
Es decir, ambas leyes constituyen el marco normativo esencial para regular el
procedimiento en la administracin sin papeles. En ese plano, el archivo electrnico
nico no es ms que la ltima fase de la gestin y tramitacin de ese procedimiento
administrativo.
TRIA N 21. 2017

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4. qu hacer?
No bastan las nuevas leyes de procedimiento administrativo y de rgimen
jurdico para llevarnos por s mismas a la administracin sin papeles. En este
proceso el documento ocupa un punto central en la transformacin digital, que
requiere una respuesta adecuada a un cambio tan profundo como el que estamos
viviendo.
4.1. Es el archivero la nueva figura de experto documental?
En todo este proceso emerge como figura presente a lo largo de toda la de tra-
mitacin, el experto en gestin del documento electrnico. El profesional llamado
a ocupar ese papel de forma natural es el archivero, siempre y cuando asuma que las
administraciones pblicas pasan de la gestin (electrnica o tradicional) del docu-
mento en papel a la gestin electrnica del documento electrnico
No se trata de convertir al archivero en el responsable de todo el proceso de
gestin documental, pero s de entender que es el mejor asesor para ese proceso
y va a compartir responsabilidad con gestores y tcnicos. Con el soporte papel el
archivero es responsable del final del proceso, del archivo, pero en la gestin de do-
cumento electrnico hay que garantizar que el documento empieza correctamente
su camino desde el primer momento. El archivero es el profesional que mejor pue-
de asegura esa correcta trayectoria del documento electrnico, sobre todo teniendo
en cuenta que si no hay una gestin documental perfecta desde el momento de la
captura, no llegaramos a la conservacin, que es el punto central que nos ocupa.
Tras la tramitacin, la conservacin del documento adquiere un valor especial en
la administracin electrnica. Lo seala muy bien Valcrcel Fernndez, que habla
de la aparicin de una nueva dimensin de la archivstica, donde el tratamiento
y conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos ha pasado a ser el punto de
investigacin y discusin ms importante. Es decir, en los archivos y registros no slo
se realiza una labor de depsito y a la postre adquieren una gran relevancia, un nuevo
protagonismo y funcionalidad.10
La presencia del archivero en todo el proceso de gestin documental es una nece-
sidad ineludible, pero hay que insistir en el hecho de que se trata de una responsabi-
lidad compartida con toda la organizacin pblica. Como apunta SERRA SERRA,
no existe gestin de los documentos administrativos porque un archivo la implanta, sino
porque la organizacin gestiona documentos, bien o mal. En tal caso, la funcin del
archivo en todo el proceso de vida del documento, desde el mimo momento de su
10. VALCRCEL FERNNDEZ, PATRICIA. (Obra dirigida por PIAR MAAS, JOS LUIS)
2011. p. 580.
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captura, aun siendo fundamental, no es exclusiva, sino de colaboracin y apoyo para

guiar la gestin documental por el camino correcto.11
4.2. El nuevo archivo
Para Valcrcel Fernndez la existencia de archivos electrnicos plantea numero-
sos y acuciantes problemas en relacin a su tratamiento como fondos documentales,
tales como si han de cambiar los esquemas hasta ahora vigentes acerca de su traslado
por las distintas fases y centros de archivo o sobre su conservacin y posible consul-
ta. Y concluye con rotundidad: El impacto de la tecnologa sobre los sistemas de gestin
de archivos est siendo y seguir siendo enorme y obliga a replantear la manera de crear,
gestionar y conservar los documentos.12
Como apuntbamos ms arriba, generalmente la normativa previa a la ley
39/2015 aborda la conservacin documental aludiendo a almacenes y repositorios
electrnicos. El gran salto en esta materia nos llega de la mano del archivo electrnico
nico de las nuevas leyes. Dicho salto slo es concebible si se entiende el archivo elec-
trnico nico de cada administracin pblica como un almacn nico de expedien-
tes y documentos electrnicos, donde la responsabilidad la marca en cada caso quien
tiene la custodia de cada expediente. El archivo electrnico nico as concebido sera
un repositorio electrnico integrado por todas las partes que sea necesario, a imagen
de las celdas de la colmena. Una plataforma comn con gestin nica, seguridad
comn, acceso comn y custodia descentralizada.
Aunque el espritu de las leyes 39/2015 y 40/2015 deja claro que el archivo elec-
trnico nico es un repositorio nico, es una lstima que no est expresamente espe-
cificado para evitar las interpretaciones dispares que se estn produciendo. Habr que
esperar, por tanto, que el real decreto de desarrollo de las leyes lo deje claro cuanto
antes. Cualquier otra interpretacin no garantiza la conservacin del patrimonio do-
cumental electrnico.
4.3. La revolucin de todo en electrnico, el cambio de paradigma
El archivo nico electrnico no tiene una localizacin fsica o electrnica. Esta
idea es esencial en cuanto al cambio profundo que se produce con la administra-
cin electrnica. El ejercicio de la custodia puede realizarse desde cualquier parte
y a cualquier hora. Eso se alarga hasta la opcin de que el puesto de trabajo del
archivero pueda ser ejercido mediante teletrabajo.
11. SERRA SERRA, JORDI. (Obra dirigida por BLASCO DAZ, JOS LUIS y FABRA VALLS,
MODESTO J. 2008. p. 317.
12. VALCRCEL FERNNDEZ, PATRICIA. (Obra colectiva dirigida por PIAR MAAS, JOS
LUIS) 2011. p. 606.
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La ley 39/2015 introduce un cambio radical en el funcionamiento de las ad-

ministraciones pblicas, porque el funcionamiento electrnico ya no es una op-
cin, sino la nica opcin. Establece que las administraciones pblicas deben usar
el funcionamiento electrnico como el habitual. Eso implica en realidad lo que
GARCA-MORALES, ELISA denomina verdadero cambio de paradigma del siglo
XXI, que es la evolucin desde la gestin electrnica de documentos a la gestin de
documentos electrnicos. En el primer caso se gestionan los originales en soporte
papel o sus copias digitales empleando programa informticos. En el segundo caso,
las tecnologas gestionan electrnicamente en todos sus aspectos un documento
que slo es electrnico.13
Nos encontramos frente a un claro antes y despus del archivo electrnico ni-
co: un profundo cambio de paradigma en torno al archivo y sus responsables. La
manera de trabajar, la forma de organizarse, la responsabilidad sobre el archivo,
la colaboracin con otros sectores laborales, la implicacin en todo el proceso de
gestin del documento desde su captura inicial, la simbiosis con el mundo tecno-
lgico, etc.
4.4. La gestin integral
Seala Valcrcel Fernndez que las nuevas tecnologas han propiciado, entre otras
cosas, un considerable incremento de las comunicaciones. Sin lugar a dudas el momento
que estamos viviendo, es el de mayor produccin documental de la historia y una labor
capital a la que hay que prestar suma atencin es a las actuaciones que deben impulsarse
en orden a la adecuada gestin y mantenimiento de aquellos documentos que deben ser
conservados.14 Pues bien, esta realidad sin duda merece una respuesta adecuada en la
gestin; es decir, una respuesta integral.
Sin duda las posibilidades que plantea el archivo electrnico en cuanto a capa-
cidad de almacenamiento y rapidez de bsqueda y acceso son enormes. Pero eso es
as si la aportamos la organizacin adecuada y no una organizacin que entorpezca,
dificulte o incluso imposibilite el ejercicio de esas ventajas.
Debe ser tambin una organizacin que garantice el nada fcil problema de la
preservacin, entendido bsicamente como la capacidad de asegurar que los docu-
mentos sean legibles en el futuro. A lo que ha de aadirse la necesidad de cumplir sus
principales objetivos, como son el acceso y la recuperacin. Como apunta BIA, no
tiene sentido tener algo almacenado si no podemos encontrarlo, o si ni siquiera sabemos
13. GARCA-MORALES, ELISA. 2013. p. 8.

14. VALCRCEL FERNNDEZ, PATRICIA. (Obra dirigida por PIAR MAAS, JOS LUIS).
2011. p. 578.
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que lo tenemos. Es decir, la organizacin tiene que asegurar tambin con un eficiente
sistema de bsqueda y recuperacin de lo almacenado.15
4.5. La responsabilidad concentrada
Planteado globalmente, tal como hemos pretendido hacer en estas lneas, no en-
contramos solucin ms acorde con el concepto de archivo electrnico nico que la
articulacin de una responsabilidad concentrada. Una autoridad nica en materia
de archivo y gestin documental. Centralizar la responsabilidad de la organizacin
sobre el documento electrnico, probablemente acelerara la implantacin de la ad-
ministracin digital y de las medidas adecuadas de conservacin en las condiciones
exigidas por la ley 39/2015, el ENI y las normas tcnicas de interoperabilidad.
En estos momentos nos encontramos con una responsabilidad dispersa: los ar-
chiveros archivan, los gestores tramitan, los informticos desarrollan aplicaciones.
Falta una autoridad o un colectivo que asume la responsabilidad sobre la gestin
documental. Una carencia que se muestra con mayor claridad si se tiene en cuenta
que el documento es el eje de la administracin electrnica. Precisamente por serlo,
necesita un tratamiento global, planificado y sistemtico.
La responsabilidad sobre la administracin electrnica est claramente dibujada
en las estructuras de las administraciones pblicas a nivel estatal, autonmico y lo-
cal. Igualmente ocurre con los archivos. Pero la responsabilidad sobre la gestin de
documentos electrnicos no aparece claramente reflejada ni en las estructuras de los
organismos, ni tampoco entre sus funciones especificadas.
Ninguna ley aborda con criterio organizativo o estructural la gestin de docu-
mentos electrnicos. Si seguimos el rastro normativo a este planteamiento, nos en-
contramos con el artculo 21 del ENI, que a la hora de establecer las condiciones
para la recuperacin y conservacin de documentos, en el apartado 1, entre las medidas
organizativas y tcnicas a adoptar para garantizar la interoperabilidad en relacin con
la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos, recoge la de coordinacin
horizontal entre el responsable de gestin de documentos y los restantes servicios interesados
en materia de archivos.
Tambin la Norma Tcnica de Interoperabilidad (NTI) de poltica de gestin
de documentos electrnicos en su captulo IV alude a los actores involucrados en
la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de gestin de documentos-e en
una organizacin, empezando por la alta direccin que aprueba la poltica. Pero no
plantea en ningn caso la unificacin de responsabilidad en un organismo o cargo.
15. BIA, ALEJANDRO. (Obra dirigada por BLASCO DAZ, JOS LUIS y FABRA VALLS, MO-
DESTO J). 2008. p. 431.
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Puede ser orientativo el planteamiento al respecto de las polticas de gestin de

documentos electrnicos. Pero a la postre tampoco lo es, porque tambin en este caso
nos encontramos con un planteamiento dispar a la hora de fijar quien tiene la mxi-
ma responsabilidad en la gestin de esas polticas en las distintas administraciones
pblicas. A veces caen en los responsables de los archivos, pero no siempre.
Tambin pueden ser orientativas las experiencias de otros pases que arrastran
aos de experiencia en la gestin del documento electrnico. Es el caso de Australia,
donde el Archivo Nacional de Australia es una agencia ejecutiva, que alienta y facilita
el uso de los recursos de archivo del gobierno, al tiempo que proporciona liderazgo
en el desarrollo y la coordinacin de la conservacin y uso de los recursos de archivo.
La agencia es la responsable del desarrollo de polticas en esta materia, y tambin de
prestar asesoramiento al Gobierno de Australia y sus organismos en la gestin, con-
servacin y disposicin de los registros.
El Archivo es responsable de la seleccin y preservacin de la informacin ms
valiosa del Gobierno de Australia y de facilitar su uso por el pblico, independien-
temente del formato o tecnologa de dependencia, as como de promover la buena
gestin de la informacin y los registros de los servicios nacionales australianos. De
la importancia del Archivo Nacional de Australia da fe el hecho de contar con 431
personas organizadas de acuerdo con el organigrama de la figura.16
As at 15 March 2017
Office of the
Director-General
Executive Assistant David Fricker
Michelle Ribbons
Access and Communication Collection Management Corporate Services Information Policy and Systems
Assistant DirectorGeneral Assistant DirectorGeneral Assistant DirectorGeneral Assistant DirectorGeneral
Louise Doyle Teressa Ward Cheryl Watson Anne Lyons
Executive Assistant: Donna Peat Executive Assistant: Elisha Donath Executive Assistant: Rita Colozzi
Access Examination Audiovisual Facilities, Procurement Agency Accountability Chief Technology Executive Business
Tonia Vincent Preservation and Security Kerry Moir Officer Helen Walker
Robyn Gamble Alison Daley Joe Bilac
Access Programs Collection Operations Finance Agency Capability

Shaun Rohrlach Fiona Sagripanti Craig Maconachie Development
Jo Hanisch
National Development Preservation and People Management Business Systems and

and Communications Digitisation and Development Online Services
Michaela Forster (acting) Julie Faulkner David Wakeling Zo DArcy
Reference and New South Wales Victoria and Preservation and Digital Services and
Information Services State Office Tasmania State Storage Construction Solutions
Cindy Dennis Offices Michael Boyle (acting) Christine Johnston
Anne McLean
Celia Blake (acting)
ICT Infrastructure
Support and Systems
Warren Bitner (acting)
South Australia Queensland State Northern Territory Western Australia
State Office Office Office State Office
Nick Gleghorn David Swift Phyllis Williams Alan Ralph
Policy and Digital
Strategy
Linda Macfarlane
16. Organigrama del Archivo Nacional de Australia a junio de 2016. Fuente, National Archives of
Australia, en su <web: www.naa.gov.au>. Informacin capturada el 2/5/2017.
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Por su parte, el modelo norteamericano de gestin de documentos, a diferencia

del modelo espaol, y en general del modelo europeo, es un modelo uniforme a lo
largo del ciclo de vida de los documentos. Bien distinto al europeo, que centra la
responsabilidad en lo que respecta a archivos en sus diferentes fases.
Pero la otra gran diferencia estriba en el hecho de que el sistema americano
se basa en la existencia de una autoridad clara en la materia. Es una agencia
independiente adscrita al Gobierno Federal de Estados Unidos, que protege y
documenta los registros gubernamentales e histricos. Se denomina Archivos
Nacionales y Administracin de Documentos de los Estados Unidos, conocida
como NARA por las siglas17. Tiene, adems, atribuida algunas funciones de
prestigio, como la publicacin de las actas del Congreso, las proclamaciones pre-
sidenciales, etc.
Quiz nos suene familiar el hecho de que inicialmente el sistema norteame-
ricano fuera descentralizado y poco seguro. Precisamente esta falta de seguridad
y de garantas de conservacin aboc en una serie de progresivos cambios. En
1934 el Congreso aprob una ley de creacin de la Administracin Nacional
de Documentos. Despus de otros cambios, en 1985 desemboc en el NARA
actual, un sistema claramente centralizado en torno a una agencia independiente
de claro poder ejecutivo.
No cabe duda de que la existencia de una figura con mxima responsabilidad
sobre la gestin de documentos electrnicos, favorecera enormemente el proceso
de digitalizacin hacia la administracin electrnica. Desde luego, la dispersin de
responsabilidades en la materia no parece que sea un factor que colabore a garantizar
la seguridad, conservacin y acceso. Ni tampoco al ahorro, porque dotar a mltiples
repositorios electrnicos de las herramientas de seguridad, conservacin y acceso im-
plica duplicidad de esfuerzos y duplicidad presupuestaria.
Sin duda el NARA es una buena leccin a tener en cuenta. Al menos en el sen-
tido de que la mejor manera de garantizar que los documentos electrnicos tienen
el tratamiento adecuado, especialmente en cuanto a la conservacin, es mediante la
existencia de una autoridad clara que asume la responsabilidad global sobre el docu-
mento en todo su recorrido.
BIBLIOGRAFA CITADA
BIA, ALEJANDRO. La preservacin digital: un problema tecnolgico u organiza-
tivo. Dentro de la obra colectiva dirigida y editada por BLASCO DAZ, JOS
LUIS y FABRA VALLS, MODESTO J. El documento electrnico: aspectos ju-
rdicos, tecnolgicos y archivsticos. Editada por Publicacions de la Universitat
Jaume I. Castell de la Plana. 2008. p. 431.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
BUSTOS PRETEL, GERARDO en el anlisis del artculo 46 de la obra colecti-

va dirigida por CAMPOS ACUA, CONCEPCIN Comentarios a la Ley
40/2015 de Rgimen Jurdico del Sector Pblico. Editorial Wolters Kluber. Ma-
drid. 2017. p. 246.
BUSTOS PRETEL, GERARDO en el anlisis del artculo 17 de la obra colecti-
va dirigida por CAMPOS ACUA, CONCEPCIN Comentarios a la Ley
39/2015 de Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones P-
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GARCA-MORALES, ELISA. Gestin de documentos en la e-administracin.
Editorial UOC. Barcelona. 2013. p. 8.
GONZLEZ PEREZ, JESS y GONZLEZ NAVARRO, FRANCISCO. Co-
mentario a la ley de rgimen jurdico de las administraciones pblicas y del pro-
cedimiento administrativo comn (Ley 30/92, de 26 de noviembre), tomo I.
Cuarta edicin. 2007. Editorial Aranzadi, SA. Pamplona 2007.
PALOMAR OLMEDA, ALBERTO. Procedimiento administrativo. Thomson
Reuters. Editorial Aranzadi. Navarra. 2 edicin. 2017. p. 251. p. 254.
SERRA SERRA, JORDI. Gestin y conservacin de los documentos electrnicos
desde la perspectiva archivstica: un nuevo escenario de actuacin. Dentro de
la obra colectiva dirigida y editada por BLASCO DAZ, JOS LUIS y FABRA
VALLS, MODESTO J. El documento electrnico: aspectos jurdicos, tecnol-
gicos y archivsticos. Editada por Publicacions de la Universitat Jaume I. Caste-
ll de la Plana. 2008. p. 312. p. 317.
VALCRCEL FERNNDEZ, PATRICIA. Documentos y archivos electrnicos,
incluido en la obra colectiva Administracin Electrnica y Ciudadanos, diri-
gida por PIAR MAAS, JOS LUIS. Thomson Reuters. Editorial Aranzadi.
Navarra. 2011. p. 579. p. 580. p. 578. p. 606.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Miguel A. Amutio Gmez
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 59-75

Miguel A. Amutio Gmez
Subdirector Adjunto de Coordinacin de Unidades TIC. Secretara General de
Administracin Digital. Ministerio de Hacienda y Funcin Pblica
Mara de Molina 50, 3 planta, despacho 353-A
28006 Madrid
Telf. 912 732 990
miguel.amutio@correo.gob.es
Recibido: 11/05/17
Aceptado: 19/06/17
Resumen:
La transformacin digital es inexorable e ineludible. Entre sus muchos efectos figura un
escenario crecientemente datacntrico. Las fuentes y los volmenes de datos son crecientes y
se pueden aprovechar las tendencias tecnolgicas disponibles para resolver los problemas de
los ciudadanos y fundamentar la toma de decisiones. En este artculo se recapitulan las llama-
das de la OCDE hacia una cultura arraigada en los datos; las actuaciones de la Unin Europea
hacia la construccin de una economa de datos europea; el escenario de la Administracin en
materia de compartir y reutilizar datos desde las perspectivas interna para atender mejor las
necesidades de la ciudadana y externa por parte de los agentes reutilizadores; a la vez que se
apuntan enfoques de mejora de la reutilizacin de sus propios datos.
Palabras clave:
datos; reutilizacin; compartir; interoperabilidad; conjuntos de datos; archivos.
Abstract:
Digital transformation is inexorable. It produces, among its many effects, an increasin-
gly datacentric scenario. Sources and volumes of data are increasing and combined with
available technology trends might be useful to solve the problems of citizens and to support
decision-making. This article recapitulates the OECD calls for a culture rooted in data; the
actions of the European Union towards the construction of a European data economy; the
scenario of the Administration regarding the sharing and re-use of data, from the internal
and external perspectives, to better meet the needs of citizens and to satisfy the requirements
of external agents. And finally some approaches are pointed out to improve the reuse of data
by the Administration.
Keywords:
data; reuse; share; interoperability; datasets; archives.
60 Miguel A. Amutio Gmez
Datos, datos, datos

Datos, datos, datos; hablamos en el da a da de datos de todo tipo, esta-
dsticos, meteorolgicos, acadmicos, tributarios, personales, catastrales, urba-
nsticos, econmicos, laborables, presupuestarios, abiertos, anonimizados, reu-
tilizables; la Administracin maneja datos para todo su quehacer, de forma
intensiva. Datos que son necesarios para el servicio al ciudadano, datos que sus-
tentan derechos y obligaciones, datos para la toma de decisiones, datos para la
concepcin de polticas pblicas, datos que tienen inters social y econmico, o
datos que interesan para la transparencia de la actividad pblica. Luego consti-
tuyen un recurso estratgico.
Datos que organizados, estructurados y agregados constituyen informacin. Del
dato interesa el hecho de que representa un atributo de forma adecuada para su
tratamiento a travs de las tecnologas de la informacin. Puede tener su origen en
las personas, en los procesos que generan las personas utilizando la tecnologa, y de
forma muy creciente en los dispositivos o sensores de la Internet de las Cosas. Ms
all del dato tenemos la informacin entendida, segn Wikipedia, como un conjun-
to organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de
conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
Los datos aislados carecen de inters, es necesario dotarlos de contexto, de meta-
informacin descriptiva, de metadatos; una vez contextualizados, lo importante es
cmo se procesan esos datos convenientemente ordenados, organizados, combina-
dos, de forma imaginativa, creativa, quiz innovadora y a gran escala para resolver
problemas concretos de las personas, de la sociedad, para adoptar decisiones, para
adquirir nuevas perspectivas y conocimiento de los fenmenos afectados y para apor-
tar valor econmico y social.
De manera que se ha asentado la idea de que es el dato lo que interesa y, con-
secuentemente, se avecina una revolucin a medida que se extienda este enfoque;
revolucin de la cual debemos, al menos, ser conscientes, pues, adems, va asociada
a tendencias tecnolgicas como las relativas a los datos masivos (big data) o a la com-
putacin de alto rendimiento e incluso a la actividad en las redes sociales; de ah que
se hable del carcter datacntrico.
La tendencia inexorable es poner el foco en el dato y maximizar su carcter
abierto y reutilizable. Los datos constituyen un activo esencial en el escenario que
resulta de la transformacin digital; sera interesante estimar de forma tentativa el po-
sible volumen en las administraciones pblicas; y si bien su gestin supone, sin duda,
un coste (de almacenamiento, de tratamiento, de comunicacin) el potencial que se
les puede extraer compensa, tambin sin duda, con creces. Aunque seguramente se
pueda hacer mucho ms con los datos manejados.
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Son los datos! / Its the data! 61
Lo anterior nos llevara a pensar que empieza a quedarse algo corto el con-
cepto de administracin electrnica definido en su da en la comunicacin de
la Comisin Europea titulada El papel de la administracin electrnica en el futuro
de Europa1 como el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en
las administraciones pblicas, combinado con cambios organizativos y nuevas apti-
tudes, con el fin de mejorar los servicios pblicos y los procesos democrticos y reforzar el
apoyo a las polticas pblicas. Concepto en el que echaramos en falta, al menos,
una referencia adecuada al papel de los datos en el escenario de transforma-
cin digital, junto con otros aspectos como, por ejemplo, nuevas actitudes
para nuevos modelos, servicios y hbitos.
Seguidamente nos preguntamos qu dicen la OCDE y la Unin Europea sobre
este asunto?, qu mimbres maneja la Administracin?, qu conclusiones generales
podernos extraer? A partir de aqu en los siguientes apartados de este artculo repasa-
mos las recomendaciones de la OCDE ligadas a una cultura basada en los datos; las
estrategias, polticas y actuaciones de la Unin Europea orientadas a una economa
de los datos en el contexto del Mercado nico Digital; ms las actuaciones relativas
a compartir y reutilizar datos en la Administracin; para llegar finalmente a unas
conclusiones.
La OCDE, arraigar una cultura basada en los datos
Tengamos presente de partida que la OCDE concede una gran importancia a que
las polticas pblicas se encuentren fuertemente ancladas en la racionalidad de los
datos, racionalidad que permita comprobar supuestos, clarificar posibles alternativas,
priorizar recursos e identificar soluciones.
En el estudio de la OCDE titulado Exploring Data-Driven Innovation as a New
Source of Growth: Mapping the Policy Issues Raised by Big Data, se recoge que
De acuerdo con MGI (2011), el uso de grandes datos en los 23 mayores gobier-
nos de Europa podra reducir los costes administrativos entre un 15% y un 20%,
crear valor por el equivalente de 150.000 millones a 300.000 millones de euros
y acelerar el crecimiento anual de la productividad 0,5 puntos porcentuales en los
prximos diez aos2.
Aun debiendo tratar estas estimaciones con cautela y pudiendo ser las mismas de
trazo grueso, debemos ser buenos entendedores en cuanto a la tendencia que apuntan.
1.<http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:52003DC0567&from=ES>.
2.<http://www.oecd-ilibrary.org/science-and-technology/exploring-data-driven-innovation-as-a-
new-source-of-growth_5k47zw3fcp43-en>.
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Y debera llamarnos la atencin la insistencia reiterada que pone la OCDE en una

cultura basada en los datos, y en nociones relacionadas como la economa basada en
los datos. As, en las Recomendaciones para el desarrollo de Estrategias de Admi-
nistracin Digital3 encontramos una referencia explcita a los datos como uno de los
pilares del ecosistema digital en la propia definicin del concepto de administracin
digital, expresado como el
uso de las tecnologas digitales, como parte integrante de las estrategias de moderniza-
cin de las administraciones, para crear valor pblico. Se basa en un ecosistema digital
compuesto por: actores gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, empresas,
asociaciones de ciudadanos e individuos que apoya la produccin y el acceso a datos,
servicios y contenidos a travs de interacciones con el gobierno.
De hecho, la tercera recomendacin, se enuncia en trminos de arraigar en el
sector pblico una cultura basada en los datos; que, posteriormente, se desarrolla
en dos partes; la primera expresada como
el desarrollo de marcos para permitir, guiar y fomentar el acceso, uso y reutilizacin de
la creciente cantidad de evidencia, estadsticas y datos relativos a operaciones, procesos y
resultados para aumentar la transparencia y en la formulacin de polticas, la creacin de
valor pblico, el diseo y la prestacin de servicios.
Y la segunda parte como
equilibrar la necesidad de proporcionar datos oficiales oportunos con la necesidad de pro-
porcionar datos confiables, gestionar los riesgos de uso indebido de datos relacionados con
la mayor disponibilidad de datos en formatos abiertos (es decir, permitir el uso y la reu-
tilizacin y la posibilidad de que actores no gubernamentales -utilizar y complementar
datos con el fin de maximizar el valor econmico y social pblico).
La Unin Europea, hacia una economa de los datos

Partimos del hecho de que la Unin Europea cuenta con la Directiva sobre la
reutilizacin de la informacin del sector pblico4 que establece un marco jurdico
comn para la reutilizacin de los datos del sector pblico con la transposicin y
desarrollos correspondientes en nuestro marco legal5.
3. OECD Recommendation on Digital Government Strategies; <http://www.oecd.org/gov/digital-

government/recommendation-on-digital-government-strategies.htm>.
4. Directiva 2013/37/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de junio de 2013, por la que
se modifica la Directiva 2003/98/CE relativa a la reutilizacin de la informacin del sector pblico.
<https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2013-81251>.
5. Vase el Cdigo de Administracin Electrnica, apartado de Reutilizacin de la informacin del
Sector Pblico, Ley 18/2015, de 9 de julio, por la que se modifica la Ley 37/2007, de 16 de noviem-
bre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico. <https://www.boe.es/legislacion/codigos/
codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronica>.
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Los datos tambin se perciben como un factor esencial por la Estrategia Eu-
ropea para un Mercado nico Digital 6 que seala en su primer prrafo de la
introduccin que la economa mundial se est convirtiendo rpidamente en digital. Las
tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) ya no son un sector especfico sino
el fundamento de todos los sistemas econmicos innovadores modernos. Internet y las tecno-
logas digitales estn transformando la vida que llevamos y la forma en que trabajamos
Dicha Estrategia apunta tres cuestiones a tener muy en cuenta; la primera, que
los datos masivos, los servicios en nube y la Internet de las cosas son fundamentales para
la competitividad de la UE.; la segunda, que el sector de los datos masivos est
creciendo a un ritmo del 40 % anual, siete veces ms rpidamente que el del mercado
de las tecnologas de la informacin; y la tercera, con el ojo puesto en las administra-
ciones pblicas, que
solo en el 48 % de los casos, las administraciones pblicas reutilizan la informacin so-
bre ciudadanos y empresas que ya obra en su poder sin solicitarla de nuevo. La ampliacin de
este principio, en cumplimiento de la normativa de proteccin de datos, generara un ahorro
neto anual a nivel de la UE de alrededor de 5 000 millones EUR anuales de aqu a 2017.
Esto ltimo es el principio conocido como de solo una vez, en ingls Once-
Only Principle (OOP), expresin muy sinttica a la que correspondera el artculo
28 Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas7. Y entre las acciones a realizar sealadas por la Estrategia
Europea para un Mercado nico Digital se apunta que se fomentar el acceso a los
datos pblicos para ayudar a impulsar la innovacin.
Con anterioridad a la citada Estrategia, la Comunicacin de la Comisin Ha-
cia una economa de los datos prspera8 ya avanzaba en 2014 la idea de que una
digitalizacin acelerada de los servicios pblicos dara lugar a oportunidades para
optimizar el almacenamiento, la transferencia, el procesamiento y el anlisis de
datos, y que la Unin Europea debera desarrollar sus recursos de datos pblicos
promoviendo su reutilizacin, as como asegurarse de que el marco jurdico y las
polticas de interoperabilidad, proteccin de datos, seguridad y derechos de propiedad
intelectual sean compatibles con los datos.
7.<https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565>.
8. COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL
COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS REGIONES Hacia una
economa de los datos prspera (COM/2014/0442 final) <http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/
TXT/HTML/?uri=CELEX:52014DC0442&from=ES>.
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Posteriormente, en enero de 2017, la Comunicacin de la Comisin Construir

una economa de datos europea9 trata la libre circulacin de datos; el acceso y trans-
ferencia de datos generados por mquina; la responsabilidad y seguridad en las tec-
nologas emergentes, as como la portabilidad de datos no personales, la interopera-
bilidad y los estndares.
En esta comunicacin se recoge el inters de la Comisin por analizar cuatro gran-
des cuestiones: la proporcionalidad de las restricciones de localizacin de datos con
vistas a poner en marcha medidas coercitivas e iniciativas para combatir posibles res-
tricciones injustificadas o desproporcionadas; el acceso a los datos y su transferencia,
de forma que la amplia utilizacin de datos no personales generados por mquinas puede
propiciar grandes innovaciones, empresas de nueva creacin y nuevos modelos de negocio
nacidos en la UE; la responsabilidad con respecto a los productos y servicios basados
en los datos, de manera que la actual normativa de la UE en materia de responsabilidad
no est adaptada a los productos y servicios digitales y basados en los datos de hoy en da;
y la portabilidad de los datos, de forma que actualmente, la portabilidad de los datos
no personales resulta complicada, por ejemplo cuando una empresa quiere trasladar grandes
cantidades de datos propios de un proveedor de servicios en la nube a otro.
Por otra parte, los siete principios enunciados en el Plan de Accin de administra-
cin electrnica de la Unin Europea 2016 2020 Acelerando la transformacin digi-
tal de la administracin10, tambin previsto en la antes citada Estrategia, se orientan
a aspectos a considerar desde la concepcin de los servicios, tales como que puedan
prestarse de forma digital por defecto, que se aplique el principio de solo una vez, la
inclusin y la accesibilidad, la apertura y la transparencia, que puedan usarse de for-
ma transfronteriza en la Unin Europea, que sean interoperables con otros servicios,
y que satisfagan requisitos de confianza y de seguridad. Las posteriores Conclusiones
del Consejo sobre este Plan de Accin llaman a los Estados miembros a acelerar sus
esfuerzos para llevar a cabo la transformacin digital11.
9. COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL

COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS REGIONES: Cons-
truir una economa de datos europea (COM(2017) 9 final) <http://eur-lex.europa.eu/legal-content/
EN/TXT/?uri=COM:2017:9:FIN>.
10. COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO,
AL COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS REGIONES Plan
de Accin sobre Administracin Electrnica de la UE 2016-2020 Acelerar la transformacin digital de
la administracin (COM(2016) 179 final); <http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?
uri=CELEX:52016DC0179&from=ES>.
11. eGovernment Action Plan 2016 2020: accelerating the digital transformation of government
Council conclusions (20 September 2016) <http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-
12359-2016-INIT/en/pdf>.
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Este Plan de Accin cuenta con un mecanismo para incorporar nuevas acciones
entre las cuales previsiblemente pudiera haber algunas relacionadas con los datos,
su reutilizacin y su tratamiento con tecnologas de big data. No hay que descartar
que entre los indicadores que quepa disear para medir los logros del Plan de Accin
puedan figurar aquellos que ofrecen informacin de progreso del citado principio de
solo una vez (recurdese el artculo 28 de la Ley 39/2015) en las Administraciones
Pblicas en funcin de la reutilizacin de los datos y de la disponibilidad de formu-
larios pre-cumplimentados para evitar solicitarlos al ciudadano.
Otros instrumentos comunitarios refuerzan estos enfoques como el programa
ISA2, o el instrumento CEF-Telecom.
El programa ISA212 se encarga del Marco Europeo de Interoperabilidad13; su nue-
va versin dada a conocer el 23 de marzo de 2017 incluye los aspectos relativos a la
reutilizacin de los datos y la informacin en los principios y recomendaciones. Al
desarrollar el principio fundamental 2 apertura el Marco reconoce que las admi-
nistraciones pblicas recopilan, generan y almacenan enormes cantidades de datos
con potencial de reutilizacin, publicacin y agregacin. Y expone que los datos
pblicos deben ser de libre acceso, publicados, con las menores limitaciones posibles
y con licencias claras, para que puedan ser usados y reutilizados.
Tambin insiste el marco en que los datos sean legibles por mquina para su uso
por terceros con el fin de fomentar la transparencia, la competencia leal, la innovacin y la
economa de los datos y que deben ser interoperables para facilitar su descubrimiento
y procesamiento. Es asimismo de inters que se mantenga de una versin a otra el
principio fundamental 11 conservacin de la informacin, cuya permanencia se ha
explicado y defendido desde Espaa en diversas ocasiones.
Posteriormente las recomendaciones inciden en desarrollar una infraestructura
comn de servicios reutilizables y fuentes de informacin que pueda ser utilizada
por todas las administraciones pblicas (la nmero 36); establecer procedimientos
y procesos para integrar la apertura de datos en los procesos empresariales comunes,
hbitos de trabajo y en el desarrollo de nuevos sistemas de informacin (la nmero 41),
subrayando que el escenario ideal es que los metadatos bsicos y la semntica de
los conjuntos de datos abiertos se describan en un formato normalizado legible por
mquina; ms publicar datos abiertos en formatos no sujetos a derechos de pro-
piedad y legibles por mquina (la nmero 42). Y comunicar con claridad el derecho
de acceso y reutilizacin de los datos abiertos (la nmero 43).
12.<https://ec.europa.eu/isa2/home_en>.
13.<https://ec.europa.eu/isa2/eif>.
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Compartir datos por las propias administraciones pblicas es un requisito para

poder llevar a la prctica el principio de solo una vez; para lograrlo en el contexto
comunitario se habla del acceso a los registros primarios de forma transfronteriza y
entre sectores. Apuntamos que la voz registros primarios corresponde a la voz ingle-
sa base registries; entendemos intuitivamente el concepto aunque no se encuentre
una definicin del mismo en nuestro marco legal.
Los programas comunitarios ISA2, y su antecesor ISA, vienen incluyendo una
accin orientada a explorar esta problemtica de acceso transfronterizo a los registros
primarios, para identificar buenas prcticas, proponer recomendaciones, as como
publicar fichas del estado de situacin en los Estados miembros.
ISA tambin ha financiado diversas especificaciones de inters para com-
partir y reutilizar datos; se trata de la especificacin Asset Description Metadata
Schema aplicado por el Centro de Transferencia de Tecnologa14; de las espe-
cificaciones semnticas Core Vocabularies; y del pefil DCAT Application Profile
for data portals in Europe, aplicado por datos.gob.es.
ISA2 tambin financia la accin Standard-Based Archival Data Management, Ex-
change and Publication en su programa de trabajo de 2017 segn el planteamiento
de que lo ideal sera que los archivos se pusieran a disposicin del pblico de
una manera acorde con el pblico del siglo XXI, siguiendo los principios de Open
Data, para que puedan ser reutilizados por otras administraciones y ciudadanos y o bien
intercambiados con otras plataformas e iniciativas existentes...
Por su parte, el Programa de trabajo del instrumento CEF-Telecom15 para 2017
contempla los datos abiertos junto con la utilizacin de computacin de alto ren-
dimiento, asumiendo que la acumulacin de grandes volmenes de datos requiere
grandes capacidades de procesamiento para poder extraer su potencial.
No podemos dejar de decir algo sobre la normalizacin y los datos. Que la nor-
malizacin desempea un papel esencial en el aumento de la interoperabilidad ya lo
sabamos, pero no est mal que nos lo recuerde la Estrategia para un Mercado nico
Digital. Como accin consecuente se plante que la Comisin pusiera en marcha un
plan para identificar y definir las prioridades en materia de estndares sintonizado
con las tecnologas y los dominios crticos para el mercado nico digital.
Como resultado, la Comunicacin de la Comisin Prioridades de normalizacin
en el sector de las TIC para el mercado nico digital16, identifica cinco prioridades:
14.<https://administracionelectronica.gob.es/ctt/ctt>.
15.<https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom>.
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comunicaciones 5G, computacin en la nube, internet de las cosas, tecnologas de

datos masivos y ciberseguridad. El apartado relativo a los datos incide en que estos
son el combustible de la economa digital, la importancia de las normas abiertas y
las iniciativas como el Portal de datos abiertos, as como el uso de normas de datos
originadas por el programa ISA, citadas ms arriba. Posteriormente, al referirse a las
acciones para la interoperabilidad y la normalizacin de los datos contempla mbitos
como la integracin de datos intersectoriales y la mejora de la interoperabilidad de
los datos y los metadatos asociados.
Adems, el Plan continuo de normalizacin TIC (Rolling Plan for ICT
Standardisation)17, que da una visin plurianual detallada de las acciones previas y
complementarias de la normalizacin TIC en Europa a desarrollar para dar apoyo
a las polticas pblicas comunitarias, incluye entradas diversas entradas relativas a
los datos tales como Public Sector Information, Open Data y Big Data; DCAT
Application profile for data portals in Europe; Exchange of metadata on reusable in-
teroperability assets (eGovernment); Core Vocabularies to facilitate the development of
interoperable solutions y Extensible Business Reporting Language (XBRL).
A lo anterior habra que aadir fuentes de otros mbitos; merece ser citado el
documento de W3C titulado Data on the Web Best Practices18 que abarca diferentes
aspectos relacionados con la publicacin y el consumo de datos, tales como formatos
de datos, acceso a datos, identificadores de datos y metadatos.
Compartir y reutilizar datos en la Administracin
En cuanto a los mimbres que maneja la Administracin a continuacin se tratan
diversas cuestiones sin nimo de exhaustividad y de forma panormica, pues prcti-
camente todas ellas mereceran un tratamiento singular y extenso.
En el Plan de transformacin digital de la Administracin General del Estado y sus
Organismos Pblicos19 encontramos tres lneas de accin de particular inters en re-
lacin con los datos: la lnea (1) Transformar los procesos de gestin internos de las
unidades administrativas en electrnicos que contempla promover la tramitacin elec-
trnica desde su inicio hasta su resolucin, sin conversin a papel en ninguna fase
de la cadena; la lnea (7) Publicar la informacin disponible para ciudadanos y empre-
sas que recoge medidas como identificar la informacin potencialmente reutilizable
desde la concepcin de los sistemas de informacin y fomentar el uso de formatos
reutilizables en la gestin de los datos; y la lnea (8) Disponer de sistemas de anlisis
17.<https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/rolling-plan-ict-standardisation>.
18.<https://www.w3.org/TR/dwbp/>.
19.<https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/
Estrategia_TIC/20151002-Plan-transformacion-digital-age-oopp.pdf>.
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de datos para la toma de decisiones que incluye medidas tales como desarrollar meca-
nismos para compartir informacin y presentar de forma integrada a los ciudadanos,
y propiciar el anlisis sistematizado, predictivo y evaluativo, sobre fuentes mltiples
de datos.
Desde la perspectiva de la toma de decisiones, el informe CORA20 sealaba que
para el funcionamiento efectivo de la Administracin, tanto para la toma de decisiones
como para el servicio a los ciudadanos, se hace necesario contar con estos registros
administrativos consolidados en mltiples mbitos de actuacin. Y apuntaba que
en muchas ocasiones no existe informacin consolidada disponible que permita
la tramitacin administrativa o la toma de decisiones de manera gil y precisa. Esto es
especialmente significativo en el caso de las competencias que estn distribuidas en los
distintos niveles de las AA.PP.,, citando ejemplos relativos a operadores econmicos,
bandas salariales en la administracin, expedientes de contratacin, educacin, agricul-
tura, medio ambiente, sanidad, etc.
Si ponemos el foco en la primera de las lneas citadas, la (1) Transformar los pro-
cesos de gestin internos de las unidades administrativas en electrnicos, en el mbito de
las relaciones con los ciudadanos, la Ley 39/2015 reconoce a los ciudadanos el dere-
cho a no presentar datos y documentos no exigidos por las normas aplicables al procedi-
miento de que se trate, que ya se encuentren en poder de las Administraciones Pblicas o
que hayan sido elaborados por stas. Este derecho cuenta con amplia aceptacin social
en Espaa; cal a partir de la Ley 30/1992, y, de hecho, como ciudadanos esperamos
que la Administracin no nos reclame datos o documentos que obran en su poder;
con la citada amplia aceptacin social, al parecer a diferencia de lo que ocurre en
otros pases de la Unin Europea.
Avanzando hacia los aspectos ms concretos, cuando se trata de aportar docu-
mentos elaborados por las Administraciones Pblicas o de documentos aportados
anteriormente, la Ley 39/2015 establece en su artculo 28 que
en ausencia de oposicin del interesado, las Administraciones Pblicas debern recabar
los documentos electrnicamente a travs de sus redes corporativas o mediante consulta
a las plataformas de intermediacin de datos u otros sistemas electrnicos habilitados
al efecto.
Adems, la Ley 40/2015 establece en su artculo 3 Principios generales que

las Administraciones Pblicas se relacionarn entre s y con sus rganos, organismos p-
blicos y entidades vinculados o dependientes a travs de medios electrnicos, que aseguren
la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de
20.<http://transparencia.gob.es/transparencia/dam/jcr:b1c69477-9882-41a5-9f6d-5cbb46fa12b4/
reforma-AAPP.PDF>.
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ellas, garantizarn la proteccin de los datos de carcter personal, y facilitarn preferente-

mente la prestacin conjunta de servicios a los interesados.
Y en su artculo 155 Transmisiones de datos entre Administraciones Pblicas
se establecen las previsiones necesarias para facilitar el acceso de las restantes Admi-
nistraciones Pblicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especi-
ficando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o tcnicos necesarios para acceder a
dichos datos con las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad.
Para poder llevar lo anterior a la prctica se necesitan unas condiciones adecua-
das de interoperabilidad y de seguridad, as como unos servicios que permitan que
cualquier entidad de la Administracin pueda consultar datos manejados por otra
para evitar tener que solicitrselos a los ciudadanos. La existencia de estos servicios
y condiciones han de evitarle al ciudadano la molestia de aportar certificados que
acrediten datos que ya obran en poder de la Administracin, as como el ahorro de
tiempo; mientras que a la Administracin han de permitirle disponer de los datos
correctos, as como controlar posibles falsificaciones o fraude.
Siguiendo con la Estrategia para un Mercado nico Digital como referente, en-
contramos que sta nos dice que en la economa digital, la interoperabilidad supone
garantizar una comunicacin efectiva entre componentes digitales como dispositivos, redes
o bases de datos. Tambin significa una mejor conectividad a lo largo de la cadena... Por
qu? Porque la interoperabilidad permite la ruptura de las islas o silos de informacin
administrativa y que la cooperacin fluya, a la vez que contribuye a una mejor efica-
cia y eficiencia, con efectos colaterales en transparencia, reutilizacin, proteccin de
derechos e incluso reduccin de emisiones de CO2.
En el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica21, el artculo 10 relativo
a la interoperabilidad semntica se refiere a que la informacin intercambiada pueda
ser interpretable de forma automtica y reutilizable por aplicaciones que no intervi-
nieron en su creacin. Este planteamiento se acompa de tres normas tcnicas de
interoperabilidad en relacin con los datos: Relacin de modelos de datos, Protoco-
los de intermediacin de datos, Reutilizacin de la informacin del sector pblico,
junto con los respectivos instrumentos asociados.
En primer lugar, la norma tcnica de interoperabilidad de Relacin de modelos
de datos22, defini las condiciones para establecer y publicar los modelos de datos
de intercambio horizontales y sectoriales, as como sus definiciones y codificaciones
21.<https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2010-1331>.
22.<http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_
Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#RELACIONMODELOS>.
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asociadas a travs del denominado centro de interoperabilidad semntica (CISE); los

modelos de datos a publicar en el CISE se ajustaran a una estructura de intercam-
bio basada en la estructura XSD indicada en la norma. Sin embargo, aun siendo un
planteamiento que inicialmente pareca interesante, al menos como concepto, no ha
funcionado ni como norma ni como instrumento, al no lograr aportar una funcio-
nalidad prctica til concreta.
Sera necesario un replanteamiento. Tanto la norma en cuestin como el posible
instrumento asociado, aun manteniendo el mismo nombre de centro de interopera-
bilidad semntica, requeriran un replanteamiento del alcance con el fin de aportar
una visin global e integradora que integre enfoques de metadatos, modelos semn-
ticos, mtodos, prcticas y especificaciones de reutilizacin de la informacin, as
como otros instrumentos como los inventarios de objetos administrativos, el Direc-
torio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3)23 y el Sistema de Informa-
cin Administrativa24.
En segundo lugar, la norma de Protocolos de intermediacin de datos25 defini
los roles de los agentes que participan en los intercambios intermediados de datos;
as como las condiciones relativas a los procesos de intercambios a travs de la Plata-
forma de intermediacin de Datos26, aplicables igualmente a plataformas de inter-
mediacin de otras administraciones pblicas.
Dicha Plataforma de Intermediacin de Datos, reconocida como buena prc-
tica en la Unin Europea, habilita de manera homognea el acceso a los datos es-
tructurados de los registros primarios de las Administraciones Pblicas, poniendo
nfasis en el control de autorizaciones y en las auditoras de las cesiones de datos
realizadas. Permite consultar numerosos tipos de datos (identidad, residencia, des-
empleo, titulaciones, datos catastrales, registros civiles, prestaciones, etc., hasta del
orden de 80 elementos de informacin). Resulta especialmente til en los con-
textos en los que mediante transacciones electrnicas interesa verificar o validar
ciertos datos concretos.
En tercer lugar, la norma de Reutilizacin de recursos de informacin27 esta-
bleci condiciones comunes sobre seleccin, identificacin, descripcin, formato,
23. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3>.
24. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia>.
Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#PROTOCOLOS INTERMEDIACION>.
26. <http://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd>
Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#REUTILIZACION RECURSOS>.
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condiciones de uso y puesta a disposicin de los documentos y recursos de infor-

macin elaborados o custodiados por el sector pblico, potencialmente relativos
a numerosos mbitos de inters como la informacin estadstica, geogrfica, me-
teorolgica, social, econmica, jurdica, turstica, sobre empresas, educacin, etc.
El portal Datos.gob.es28 aloja el Catlogo Nacional de datos abiertos, punto
nico de acceso a los conjuntos de datos que las entidades del Sector Pblico po-
nen a disposicin para su reutilizacin, conjuntos de datos descritos y categorizados
conforme a la citada norma de Reutilizacin de recursos de la informacin. Segn
los datos que figuran en los boletines del OBSAE29 el portal datos.gob.es mueve ms
de 12.000 conjuntos de datos, ms de 100 proveedores y ms de 400.000 visitas
mensuales. Ahora bien, si consideramos al Sector Pblico como el gran productor de
datos y el marco legal disponible, y sus dimensiones en nuestro pas, entonces cul
sera el potencial de conjuntos de datos, de proveedores o titulares de conjuntos de
datos? Parece haber oportunidad de avance.
El Estudio de madurez en datos abiertos 201630 y el DESI 201731 muestran que
Espaa se encuentra en una posicin de liderazgo en Europa. No es casual, pues se
debe a cmo ha calado en el Sector Pblico la reutilizacin de la informacin, pero,
sobre todo, y, sin duda, es el fruto de la cooperacin.
Por otra parte, el Estudio de Caracterizacin del Sector Infomediario en Espaa
- Edicin 201632 , publicado el 24 de marzo de 2017, analiza las actividades e im-
pacto de una industria que, solo en el ao 2015, gener un volumen de negocio de
entre 600 y 750 millones de euros. Dicho Estudio recoge datos de 535 empresas
infomediarias especializadas en el desarrollo de aplicaciones, productos y servicios
de valor aadido a partir de la reutilizacin de informacin pblica y privada, a la
vez que ofrece informacin cuyo conocimiento es necesario, tanto para conocer y
poner en valor el sector infomediario, como para dar sentido al esfuerzo que reali-
zan las entidades del Sector Pblico al publicar los conjuntos de datos.
Nos interesan en particular, de este estudio las demandas que el Sector Infome-
diario dirige al Sector Pblico tales como mayor homogeneidad de la informacin
a nivel regional y local; mayor proactividad en la gestin de la informacin de las
28. <http://datos.gob.es/>.
29. <https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_OBSAE/pae_Boletines.html>.
30.<https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2016/Enero/Noti-
cia-2016-01-27-Estudio-Madurez-Datosabiertos-Europa.html>.
31. <https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2017/Mar-
zo/2017-03-07-Espana-cuarto-pais-con-mayor-crecimiento-segun-Indice-de-Economia-y-Sociedad-Digital-DE-
SI-2017.html>.
32. <http://datos.gob.es/es/noticia/iv-edicion-del-estudio-de-caracterizacion-del-sector-infomediario-2016>.
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Administraciones Pblicas, fomentando la apertura por defecto de los datos; mejor

disponibilidad y calidad de los datos pblicos, fomentando los datos estructurados
en formatos abiertos reutilizables y la interoperabilidad; desarrollo de herramientas
TIC que faciliten la automatizacin de los procesos de acceso, depuracin, trata-
miento, enriquecimiento y anlisis de datos pblicos; as como una mejor orienta-
cin a la demanda.
Ms una propuesta o conclusin, que tambin hemos detectado, pero que viene
muy bien que otros lo digan y que quede escrita negro sobre blanco, en cuanto a que
la Administracin puede mejorar la reutilizacin de sus propios datos. Hay que
preguntarse si sta extrae de los datos el potencial posible y debemos tomar nota de
que hay que proyectar a mayor escala las metodologas, especificaciones y prcticas
aprendidos de la reutilizacin de la informacin.
De forma complementaria, el informe de ASEDIE El Sector Infomediario (V Edi-
cin) abril 201733, presentado el 5 de abril de 2017, seala que slo el 49% de ellos
son legibles por mquina y que
existe un conjunto de ms de un centenar de Bases de Datos identificadas desde hace
aos por el sector Privado, como informacin clave para el desarrollo de las actividades
econmicas a nivel nacional y transfronterizo, a las que an no se tienen acceso o no se
dispone de la profundidad y formatos requeridos.
En efecto, las directrices, metodologas, especificaciones, prcticas y soluciones
que se estn implantado para la reutilizacin de informacin por quienes propor-
cionan dicha informacin y por los denominados agentes reutilizadores constituyen
ya una referencia que ayuda a vislumbrar un potencial por explotar por parte de la
propia Administracin.
No podemos dejar de citar la seguridad ni la proteccin de datos. La Ley 39/2015,
en su artculo 13 Derechos de las personas incluye el derecho relativo a la protec-
cin de datos de carcter personal, y en particular a la seguridad y confidencialidad de los
datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Pblicas.
El Sector Pblico cuenta con el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto
3/2010)34 cuyo objeto es establecer la poltica de seguridad en la utilizacin de me-
dios electrnicos, y que est constituido por los principios bsicos y requisitos mni-
mos que garanticen adecuadamente la seguridad de la informacin tratada.
Por otro lado, adems de toda la legislacin en materia de proteccin de da-
tos de carcter personal, destacamos aqu las Orientaciones y garantas en los
33. <http://www.asedie.es/assets/informe-sector-infomediario--2017.pdf>.
34. <https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2010-1330>.
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procedimientos de ANONIMIZACIN de datos personales35 publicadas por la

Agencia Espaola de Proteccin de Datos. Estas Orientaciones exponen que
la informacin es un recurso fundamental en la sociedad actual para la toma de decisio-
nes en todos los aspectos y sectores de la misma. El tratamiento y la explotacin de grandes
volmenes de informacin pueden ofrecer mltiples beneficios a la sociedad siempre que se
mantenga el respeto por los derechos de las personas, su privacidad y la proteccin de
sus datos personales. La anonimizacin de los datos personales adquiere un valor es-
pecial como una frmula que puede garantizar el avance de la sociedad de la informacin
sin menoscabar el respeto a la proteccin de datos.
Conclusiones
La transformacin digital es inexorable e ineludible y entre sus muchos efectos
figura un escenario crecientemente datacntrico, en el sentido de que se pone el foco
de atencin en los datos, de todo tipo, y en lo que se puede hacer con ellos de forma
innovadora, a gran escala y aprovechando las tendencias tecnolgicas disponibles,
sean de datos masivos (big data), computacin en la nube (cloud computing), o com-
putacin de alto rendimiento (high performance computing), maximizando su carc-
ter abierto y reutilizable; todo ello para resolver los problemas de los ciudadanos y
fundamentar la toma de decisiones.
Las fuentes y los volmenes de datos son crecientes. Los datos constituyen un activo
esencial; como se dice ahora, son el combustible de la economa digital. La OCDE nos
dice, nos insiste, en que hay que arraigar una cultura basada en los datos y enfatiza la reuti-
lizacin de los datos. Mientras que la Unin Europea a travs de la Estrategia para un Mer-
cado nico Digital y sus instrumentos derivados, como el nuevo Marco Europeo de In-
teroperabilidad, tambin llama a compartir, utilizar y desarrollar ampliamente los recursos
de datos pblicos. Hay una monitorizacin creciente relativa a la reutilizacin de los datos.
Se asienta, por tanto, la nocin de que, salvando las excepciones y cautelas previstas
en el marco legal, los datos pblicos habran de estar disponibles para reutilizacin. La
Administracin maneja datos para todo su quehacer, de forma intensiva. De hecho,
las administraciones pblicas recopilan, generan y almacenan enormes cantidades de
datos, datos que son necesarios para el servicio al ciudadano, para la toma de deci-
siones, para la concepcin de polticas pblicas, para reutilizar por su inters social y
econmico, o bien para la transparencia de la actividad pblica. Los datos constituyen
un recurso estratgico que habr que gestionar en un ecosistema digital y manejar en
formatos estructurados conforme a especificaciones abiertas a travs de mltiples ca-
nales y dispositivos gracias a interfaces que faciliten su recuperacin y procesamiento.
35.<https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicaciones/common/Guias/2016/Orienta-
ciones_y_garantias_Anonimizacion.pdf>.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Espaa ocupa un lugar aventajado en Europa en materia de reutilizacin de datos;

no obstante, el Sector Infomediario demanda del Sector Pblico, entre otras cues-
tiones, una mayor homogeneidad de la informacin a nivel autonmico y local; una
mayor proactividad en la gestin de la informacin de las Administraciones Pblicas,
fomentando la apertura por defecto de los datos; una mejor disponibilidad y calidad
de los datos pblicos; as como una mejor orientacin a la demanda.
Por su parte, la Administracin puede mejorar la reutilizacin de sus propios
datos; aunque en el mbito interno cabra un matiz, pues hablaramos ms de com-
partir que de reutilizar, dejando esta segunda voz para la dinmica de reutilizacin
por parte de los agentes reutilizadores (toda persona, fsica o jurdica que reutilice
informacin del sector pblico, ya sea para fines comerciales o no comerciales, siempre que
dicho uso no constituya una actividad administrativa pblica).
Las metodologas, especificaciones, prcticas y soluciones que se estn implanta-
do para la reutilizacin de informacin del sector pblico por quienes proporcionan
dicha informacin y por los agentes reutilizadores constituyen una referencia o mo-
delo a tener en cuenta.
Cabe proyectar las a mayor escala las lecciones aprendidas de la reutilizacin de
la informacin, por diversas razones, por el potencial en cuanto a conjuntos de datos
disponibles, entidades que ofrecen sus datos para reutilizacin, as como de consumo
de los mismos, atendiendo a las dimensiones del Sector Pblico en Espaa; por su
posible aplicacin para facilitar que las administraciones pblicas puedan compartir
datos que faciliten, por un lado, junto a otros instrumentos existentes como la Pla-
taforma de Intermediacin de Datos, el cumplimiento en mejores condiciones de
eficacia y eficiencia de las previsiones el artculo 28 de la Ley 39/2015 y del 155 de
la Ley 40/2015, por otro lado, disponer de informacin consolidada que permita la
toma de decisiones de manera gil y precisa, as como proyectar nuevos y mejores
servicios que puedan atender de forma ms precisa las necesidades de la ciudadana.
Tanto la norma tcnica de interoperabilidad de modelos de datos, como el posible
instrumento asociado, denominado centro de interoperabilidad semntica, requeri-
ran un replanteamiento de alcance con el fin de aportar una visin global e integra-
dora que integre enfoques de metadatos, modelos semnticos, prcticas de reutiliza-
cin de la informacin del sector pblico y otros instrumentos como los inventarios
de objetos administrativos.
El Plan de transformacin digital de la Administracin General del Estado y sus
Organismos Pblicos incluye tres lneas de accin de inters en relacin con los datos,
que se refieren a la transformacin de los procesos de gestin internos de las unidades
administrativas en electrnicos, a la publicacin de la informacin disponible para
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
ciudadanos y empresas y a la disponibilidad de sistemas de anlisis de datos para la

toma de decisiones.
Devendrn como prctica habitual en las entidades del Sector Pblico ciertas me-
didas que se apuntan en el citado Plan, tales como identificar la informacin poten-
cialmente reutilizable desde la concepcin de los sistemas de informacin y fomentar
el uso de formatos reutilizables, es decir abiertos y estructurados, en la gestin de los
datos, mediante los procedimientos pertinentes para integrar la apertura de datos en
los procesos, como apunta el nuevo Marco Europeo de Interoperabilidad, siempre
sin olvidar los requisitos de seguridad y de proteccin de datos de carcter personal
que puedan ser de aplicacin.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
RiC-CM y MC-NEDA:
Nueva Descripcin Archivstica?
Javier Requejo Zalama
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 79-95
ric-cm y mc-neda: nueva descripcin archi-

vstica?
Javier Requejo Zalama
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte
Archivo de la Real Chancillera de Valladolid
Calle Chancillera, 4. Valladolid, 47003 (Espaa)
Tlf. 983 998 648
javier.requejo@mecd.es
Recibido: 15/05/17
Aceptado: 19/06/17
Resumen:
Este artculo resume la ponencia realizada en las Jornada Tcnica de Archivos de la Admi-
nistracin Local, celebrada en Mlaga el 10 de noviembre de 2016. En dicha intervencin se
expuso en qu se situacin se encuentra la normalizacin en Descripcin Archivstica, identi-
ficando las nuevas necesidades que se exigen al proceso descriptivo en Archivos y exponiendo
de forma comparativa las dos soluciones integrales desarrolladas por el momento, como son
el NEDA-MC de la Comisin de Normas de Descripcin Archivstica y el RiC-CM del
Consejo Internacional de Archivos.
Palabras clave:
Descripcin; Normalizacin; Modelos Conceptuales.
Title:
RiC-CM & NEDA-MC: New Archival Description?
Abstract:
This article summarizes the presentation made at the Technical Conference about Ar-
chives of the Local Administration, held in Malaga on November 10, 2017. The paper pre-
sents the current situation regarding standardization of Archival Description, identifying the
new requirements for the descriptive process in Archives and exposing in a comparative way
the two integral solutions developed at this moment, such as the NEDA-MC of the Com-
mission on Spanish Standards of Archival Description (CNEDA) and the RiC-CM of the
International Council of Archives (ICA/EGAD)
Keywords:
Description; Standardization; Conceptual Models.
80 Javier Requejo Zalama
La normalizacin es un conjunto de actuaciones destinadas a regular un deter-

minado tipo de producto o servicio ofrecido, de forma que todos los productos o
servicios cumplan con los elementos regulados.
Esta definicin generalista resulta aplicable en cualquier espacio de actuacin, ya
sea dentro de un mbito institucional o particular, pblico o privado, individual o
colectivo. Y en el campo de la Gestin Documental, entendido como un mbito de
actuacin concreto orientado a establecer medidas que aseguren la administracin,
conservacin y utilizacin de los documentos que mantienen instituciones o perso-
nas, ya sea en el ejercicio de unas funciones regladas o no, la normalizacin puede ser
implementada a lo largo de mltiples procesos o actividades.
An as, debemos ser conscientes de que la normalizacin es, por s misma, un
proceso y, como tal, est sometida a continuos cambios, mejoras y adaptaciones, lo
que provoca que los resultados de dicha normalizacin tambin puedan cambiar a lo
largo del tiempo. La naturaleza dinmica del proceso normalizador viene determina-
da por los propios cambios que experimenta la Sociedad a lo largo del tiempo, al ser
un proceso que avanza en paralelo a la evolucin que vive nuestro entorno.
Tambin debemos identificar un segundo elemento destacado que nos permita
comprender la utilidad de la normalizacin y analizar su efectividad en cuanto a la
obtencin de resultados. Si ya hemos visto que la normalizacin no puede entenderse
como un elemento esttico e inamovible en el tiempo, tampoco debemos olvidar
que no existe un nico proceso normalizador para todo un campo de actuacin. La
normalizacin es un proceso que requiere de una compartimentacin para operar
adecuadamente. Pueden existir estndares que regulen un determinado mbito de
actuacin de forma muy limitada, sin ser vlidos fuera de dicho mbito. Pero tam-
bin pueden existir sistemas de regulacin que abordan reas globales pero precisarn
de requisitos ms especficos.
Estas dos caractersticas intrnsecas de la normalizacin entendida como un pro-
ceso global resultan igualmente vlidas cuando intentamos aplicar este concepto y
sus elementos distintivos al mbito de actuacin general que nos compete como
archiveros profesionales, es decir la Gestin Documental, o incluso a determinados
entornos ms concretos, como es el caso de la Descripcin Archivstica.
La normalizacin de la Descripcin Archivstica ha ido evolucionando a lo largo
del tiempo de la misma forma que ha cambiado la Sociedad, han cambiado los pro-
fesionales de la Gestin Documental, han cambiado las herramientas para describir
o han cambiado los usuarios a lo que se pretende llegar desde los archivos.
Y de igual manera, los esfuerzos por normalizar la Descripcin Archivstica en las
ltimas dos dcadas han ido orientados hacia una compartimentacin en mltiples
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
ric-CM y MC-NEDA: nueva descripcin archivstica? 81
estndares. Aunque los primeros avances normalizadores en Descripcin Archivstica

se llegasen a interpretar como una solucin global para resolver todas las cuestiones
relacionadas con la Descripcin Archivstica, en realidad los desarrollos han quedado
bastante limitados a determinados entornos muy concretos, siendo preciso seguir
avanzando en el establecimiento de ms normas o especificaciones para poder conti-
nuar regulando la Descripcin en Archivos.
As, en definitiva, debemos tener en cuenta que las normas archivsticas que re-
gulan la Descripcin Archivstica cambian y evolucionan con el tiempo, al igual que
lo hace la Sociedad y la Tecnologa, y, de igual manera, no existe una nica norma
que regule la Descripcin Archivstica ni debemos confundir el objetivo y la finalidad
para las que dichas normas se crean. Esto quiere decir, por ejemplo, que una norma
que sirve para regular la Descripcin Archivstica no puede servir para regular la
gestin integral de los documentos, o de forma similar, una norma que slo sirve
para identificar la informacin que se precisa en cualquier descripcin archivstica1
no puede servir para regular la estructura que esa informacin debe cumplir para
interoperar entre diversas administraciones pblicas2.
La Descripcin Archivstica a da de hoy
En cuanto al mbito especfico de la Descripcin Archivstica, y para poder com-
prender un poco ms en detalle la situacin que vamos a abordar, es preciso que
tengamos en cuenta algunos aspectos clave de la normalizacin aplicada a este sector
de la Gestin Documental.
Para empezar, debemos ser conscientes de que los principios bsicos que sirvieron
para unificar la regulacin de Descripcin Archivstica fueron definidos en Montreal
en el ao 19923 y han llegado vigentes y sin cambios hasta nuestros das. De forma
similar, tambin debemos considerar que la principal norma internacional que regu-
la los aspectos ms bsicos de la Descripcin Archivstica, como es la informacin
que se precisa para describir documentos de archivo4, lleva desde el ao 1999 sin
ser modificada, a pesar de que en el ao 2012 el Consejo Internacional de Archivos
realiz una propuesta de modificacin de dicha norma5 que no lleg a ser adoptada
1. International Council on Archives (ICA) Committee on Best Practices and Standards (CBPS).
ISAD (G). Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (Madrid, 2000).
2. Esquema de Metadatos para la gestin del documento electrnico (e-EMGDE).
3. International Council on Archives (ICA). Declaracin de Principios sobre Descripcin Archivstica
(Montreal, 1992).
ISAD (G). Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (Madrid, 2000).
Progress report for revising and harmonizing ICA descriptive standards (2012).
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I.S.S.N. 1134-1602
formalmente ni implementada de manera prctica en ninguna institucin, a pesar

de que se constat la lgica de esa propuesta6 y cmo los sistemas de descripcin ya
lo permitan7.
En este sentido, el hecho de que las dos principales referencias normalizadoras en
materia de Descripcin Archivstica lleven prcticamente un cuarto de siglo sin sufrir
modificacin alguna, a pesar de que ya hemos comentado cmo la normalizacin es
un proceso intrnsecamente cambiante, resulta un claro indicador de que la Descrip-
cin Archivstica normalizada precisa una renovacin.
En segundo lugar, tambin debemos tener en cuenta cmo la Descripcin Archi-
vstica ha pasado a ser un elemento que ya no slo es abordado por la comunidad
archivstica responsable de la descripcin en Archivos. Desde hace ya aos, la Des-
cripcin de los documentos y de otras entidades archivsticas ha pasado a adquirir un
valor estratgico para el funcionamiento de cualquier organizacin, experimentando
una salida del mbito especfico de la Archivstica para ser gestionada desde ml-
tiples frentes, en los cuales la normalizacin tambin estaba presente, y en ocasiones,
incluso con un grado de implantacin mucho mayor8.
As, vemos cmo se han ido desarrollando diversas leyes, normas, reglamentos o
esquemas que, sin ser propiamente archivsticos, afirman que la Descripcin es uno
de los elementos clave para el adecuado desarrollo de su mbito de competencia, a
pesar de que en ocasiones no compartan la denominacin tradicional de Descrip-
cin que se emplea en la comunidad Archivstica, sino que se valen de otras formas
para denominar a este proceso: Representacin de informacin, asignacin de meta-
datos, control de informacin, etc.
Por tanto, es un hecho que ahora la Descripcin ha dejado de ser un elemento
exclusivo de los Archivos, obligando a que los profesionales de la gestin documental
coexistan con otras realidades en las que la Descripcin Archivstica debe adaptarse a
desarrollos normativos diferentes a los que nos son propios e inherentes por nuestra
disciplina profesional.
En tercer lugar, otro elemento a considerar a la hora de analizar la situacin
actual de la Descripcin Archivstica es sin lugar a dudas, la evolucin que han
6. International Council on Archives (ICA) Experts Group on Archival Description (EGAD).

Toward an International Conceptual Model for Archival Description: A Preliminary Report from the
International Council on Archives Experts Group on Archival Description.
7.Ya existan sistemas de descripcin que dejaban constancia de que la propuesta de modificacin era de
una gran utilidad real, al establecer una regulacin de las relaciones entre descripciones de diversas entidades.
8. Es el caso de la gestin de calidad en las organizaciones, o la gestin de documentos electrnicos, don-
de sus normas prestan especial nfasis a la descripcin, la representacin de informacin y los metadatos.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
experimentado las herramientas que tenemos a nuestra disposicin para poder

llevar a cabo la representacin de informacin archivstica. Los cambios que ha
experimentado la Tecnologa de la Informacin en tan slo los ltimos diez aos
han configurado un abanico de posibilidades que resultara impensable siquiera
cuando fueron definidos los Principios de Montreal.
Los lenguajes, programas, aplicaciones, esquemas y dems elementos surgidos en
el sector de la Tecnologa de la informacin estn permitiendo el diseo de sistemas
de Descripcin Archivstica en los que se multiplican las posibilidades de representar
la informacin y hacer accesibles los documentos a los usuarios. Aquellos instrumen-
tos de descripcin estticos (inventarios, catlogos, etc.) que tan slo se encontraban
a disposicin de los usuarios que tenan la opcin de acudir presencialmente a un ar-
chivo quedan ya lejos de la prctica diaria en la mayor parte de los archivos, en cuyas
unidades estn cada da ms presentes las aplicaciones informticas destinadas a la
elaborar o modificar descripciones, o incluso los sistemas de gestin de documentos
en los que la descripcin es una de las mltiples funcionalidades que se ofrecen junto
al resto de procesos documentales disponibles.
Y en cuarto lugar, a la hora de valorar la situacin actual de la Descripcin Archi-
vstica normalizada hay que tener en cuenta que otros muchos procesos documentales
tambin estn siendo sometidos a regulacin, influyendo con ello tanto directa como
indirectamente al proceso de Descripcin. Los avances en cuanto a estandarizacin de
la preservacin de documentos, estrategias de copia o conversin de formatos, acceso
e intercambio de informacin, etc. influyen en gran medida en la situacin actual de
la regulacin de la Descripcin Archivstica, de lo cual se deduce que su normaliza-
cin ya no depende exclusivamente que los desarrollos abordados de manera particular
para este proceso documental, sino que es preciso considerar otros muchos factores de
normalizacin de procesos de gestin documental que, a simple vista pueden resultar
ajenos a la descripcin pero en ltima instancia condicionan su resultado.
La Nueva Descripcin Archivstica
Estos cuatro elementos son tiles para comprender la realidad actual de la Des-
cripcin en Archivos y su pasado reciente. Gracias a ellos, y a los cambios que ha
experimentado el entorno global de la Gestin Documental, cabe plantearnos la
opcin de que sea preciso concebir una nueva Descripcin Archivstica, al albur de
las circunstancias y las coyunturas actuales.
Frente a los cambios tecnolgicos experimentados en los ltimos aos, la irrup-
cin de nuevos sistemas y mtodos de representacin de informacin, la participacin
de mltiples agentes a la hora de describir o la superacin de la tradicional frontera
archivstica, entendida como el lmite donde la Descripcin alcanzaba y resultaba de
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I.S.S.N. 1134-1602
utilidad, ahora se identifica un nuevo concepto de Descripcin Archivstica, que se

caracteriza por lo siguiente:
Es flexible y adaptable. Ahora, se pretende que la Descripcin Archivstica
pueda ser capaz de adaptarse a las necesidades y recursos de que disponga el
sistema archivstico, ya sea mediante la adaptacin de datos ya existentes o
creados a partir de esquemas que tienen una finalidad distinta, o bien me-
diante aplicaciones informticas que permitan la conversin, interpretacin
o lectura de mltiples formatos.
Es vlida para cualquier entorno. La nueva descripcin pretende ser opera-
tiva en cualquier sistema de descripcin, sin importar los requisitos o espe-
cificaciones administrativas, tcnicas o funcionales que se planteen por cada
organizacin. As, se busca que la Descripcin Archivstica se pueda aplicar
a travs de una compleja aplicacin informtica destinada a gestionar re-
gistros descriptivos, empleada por un complejo sistema archivstico o bien
sobre un sencillo instrumento de descripcin desplegado en una institucin
archivstica con escasos recursos.
Est diseada para el entorno ms avanzado. Al contrario de lo que pueda
parecer, disear un marco normativo que resulte vlido en los entornos
ms complejos resulta mucho ms operativo y beneficioso que plantear un
esquema normativo de mnimos, que luego sea especificado en funcin de
cada entorno. A la hora de mantener criterios homogneos de normaliza-
cin, resulta mucho ms sencillo simplificar la adopcin desde un esquema
complejo hacia un entorno ms simplificado que plantear la homogenei-
zacin desde mltiples realidades diferenciadas aunque estas partan de un
marco regulador bsico y comn para todas ellas. Las experiencias resultan-
tes a la hora de plantear marcos normativos basados en acuerdos mnimos
que precisan desarrollos posteriores han demostrado que resulta altamente
complejo, si no imposible, mantener la normalizacin en sus especificacio-
nes9. Por este motivo, la nueva Descripcin Archivstica est diseada para
ser vlida en las situaciones ms avanzadas y complejas que se han detecta-
do a da de hoy, ofreciendo la opcin de simplificar su adopcin segn las
necesidades de cada organizacin, sin que con ello se pierdan los criterios
bsicos de la regulacin.
Trasciende los lmites tradicionales. Al igual que otros procesos documen-
tales, las Descripcin ha superado las barreras tradicionales que acotaban su
9. Ejemplo de ello es la propia ISAD-g, la cual se plante como un acuerdo de mnimos que precisaba
de desarrollos posteriores y tuvo como consecuencia el surgimiento de adaptaciones nacionales que
resultan incompatibles entre s.
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I.S.S.N. 1134-1602
mbito de actuacin. Y no slo lo ha hecho en cuanto a que la responsabi-

lidad sobre la Descripcin abarca otras unidades que no son propiamente
archivsticas (desde los responsables de crear o disear los documentos,
hasta los programadores de aplicaciones de gestin documental, o imple-
mentadores de esquemas de metadatos), sino que incluso la Descripcin
Archivstica ha ampliado el objeto sobre el cual ofreca informacin, es
decir, los documentos. Ahora, gracias a los desarrollos en cuanto a la re-
presentacin de informacin de mltiples entidades es posible, e incluso
recomendable u obligatorio segn la naturaleza de cada organizacin, des-
cribir otros elementos que no son propiamente documentos o agrupaciones
documentales: Ahora tambin se describen archivsticamente instituciones,
personas, funciones, normas, etc., lo cual permite dar por superado la tradi-
cional barrera fsica del documento de archivo como elemento sobre el que
se centraban la Descripcin Archivstica.
Nuevas soluciones en Descripcin Archivstica: NEDA-MC
y RiC-CM
Frente a estas necesidades a las que la Descripcin Archivstica debe dar una
respuesta, se vienen desarrollando dos proyectos normativos que pretenden ofrecer
una solucin a tan compleja problemtica. El primero de los proyectos tiene su
origen en Espaa y, ms concretamente, en el seno de la Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica (en adelante, CNEDA), y aunque empez a
gestarse en el ao 2007, no empez a ofrecer los primeros resultados estables hasta
el ao 2012, con la adopcin de la parte del Modelo Conceptual de Descripcin
Archivstica10 (en adelante, NEDA-CM) correspondiente a la identificacin de En-
tidades y Relaciones11.
El segundo proyecto es bastante ms reciente y tiene una perspectiva mucho ms
amplia, al surgir al amparo del Consejo Internacional de Archivos, a travs del Grupo
de Expertos en Descripcin Archivstica (en adelante, EGAD). Su principal resulta-
do hasta la fecha es la publicacin en fase de borrador12 de un Modelo Conceptual de
Descripcin Archivstica Internacional, conocido como RiC-CM13.
10. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA). Modelo Conceptual de

Descripcin Archivstica.
11. En el momento de celebracin de las jornadas en Mlaga, la CNEDA se encontraba en fase de
anlisis de los comentarios recibidos a la ltima parte del NEDA-CM.
12. International Council on Archives (ICA) Experts Group on Archival Description (EGAD).
Records in Context: Conceptual Model.
13. En el momento de celebracin de las jornadas en Mlaga, el RiC-CM se encontraba en fase de
consulta pblica de su primer borrador.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
El proyecto espaol surge en el ao 2007 como respuesta a un nivel nacional a

la necesidad de armonizar e identificar adecuadamente el marco terico en el que se
deben desarrollar las normas para describir archivsticamente en Espaa. De forma
paralela, el proyecto internacional surge aos ms tarde tras la comprobacin que el
propio Consejo Internacional de Archivos realiza ante la necesidad de revisionar
los desarrollos normativos internacionales a partir de los cambios experimentados en
la primera dcada del siglo XXI.
Ambos proyectos, aun surgiendo en entornos distintos y con necesidades distintas,
identifican una primera solucin comn a esta problemtica: La identificacin del en-
torno sobre el que se puede aplicar la Descripcin Archivstica, desde una perspectiva
terica y de aplicacin en cualquier caso. Para poder representar esa identificacin te-
rica, ambas iniciativas determinan que la mejor solucin es identificar un Modelo Con-
ceptual en el que se puedan representar todos los elementos a describir, la forma en que
dichos elementos interactan entre s y los datos que se precisan para poder describirlos.
A la vista de que ambos proyectos nacen bajo una misma premisa y pretenden
ofrecer un mismo tipo de solucin aunque los desarrollos se estn acometiendo en
tiempos diferentes y por grupos distintos, cabe preguntarse si ambas soluciones, tan-
to NEDA-MC como RiC-CM, pueden coexistir entre s. En este sentido, si hacemos
una comparativa entre ambos modelos conceptuales, veremos que existen elementos
comunes entre s.
Por ejemplo, ambos modelos despliegan un mismo sistema de representacin
para identificar los elementos que pueden ser objeto de Descripcin Archivstica. En
los dos proyectos se ha seleccionado un sistema de modelado basado en representar
entidades y relaciones, el cual, por otro lado, es una herramienta de uso tradicional
en el mbito del diseo de sistemas informticos y sirve para diagramar cualquier
tipo de elemento y los vnculos que este mantiene con otros. La utilizacin del mo-
delo Entidad-Relacin tampoco es una novedad puesto que se trata de un mtodo
de uso generalizado para representar modelos conceptuales de cualquier naturaleza,
por lo que, aun tratndose de una herramienta en principio ajena a la disciplina ar-
chivstica, resulta una forma didctica y muy grfica de dar a entender el mundo de
la Descripcin Archivstica fuera de nuestro entorno profesional.
Otro elemento que comparten NEDA-MC y RiC-CM es que ambos proyectos
se conciben con una misma finalidad. La finalidad de ambos modelos es, como ya
venimos comentando, identificar todos los elementos que pueden ser objeto de Des-
cripcin Archivstica, es decir, las entidades, las posibilidades que existen para que
dichos elementos se relacionen entre s, es decir, las relaciones, y los datos bsicos que
se precisan para representar tanto entidades como sus relaciones, es decir, los atribu-
tos o propiedades de las entidades y las relaciones.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Un tercer elemento compartido por ambos modelos conceptuales es que se plan-

tean con una orientacin clara al diseo de sistemas de descripcin. Los modelos
conceptuales de descripcin archivstica, por su propia naturaleza, permiten que los
responsables de disear sistemas o aplicaciones informticas para describir identifi-
quen claramente qu entidades deben contemplar, qu relaciones son posibles entre
ellas y cules son los metadatos a considerar para informar tanto sobre las entidades
como sobre las relaciones. En este sentido, es lgico pensar que, mientras que el
principal usuario objetivo a quien va destinado un modelo conceptual de estas ca-
ractersticas es un profesional con competencias en diseo de sistemas, el contenido
de dicho modelo conceptual slo puede ser aportado por profesionales de la Gestin
documental que conocen la realidad de la Descripcin Archivstica, de ah la impor-
tancia de que estas representaciones tericas estn desarrolladas por archiveros y con
el consenso de los profesionales en gestin documental.
Otre factor comn entre NEDA-MC y RiC-CM, el cual ya entra en el contenido
de dichos modelos, es que en ambos casos se han identificado como entidades archi-
vsticas principales las mismas, que son los Documentos, los Agentes y las Funciones.
La identificacin de estas mismas tres entidades en los dos casos, adjudicndolas el
peso bsico de ambos modelos como elementos clave para describir en archivos resul-
ta sumamente importante puesto que, aunque se puedan plantear diferencias de con-
tenido o variaciones en la identificacin del resto de entidades, al disponer del mismo
ncleo terico, las posibles diferencias que se planteen quedan bastantes reducidas.
Estos son los principales aspectos que resultan comunes entre el proyecto de la
CNEDA y el proyecto de EGAD, aunque podemos seguir identificado muchos ms.
Por ejemplo, ambos grupos de trabajo han venido desarrollando sus actividades en
paralelo desde el ao 2012 con la intencin expresa de comprobar cmo ambos mo-
delos se van desarrollando en una lnea similar y evitar divergencias mayores.
El trabajo desarrollado por la CNEDA ha venido determinado por el Proyecto
NEDA-I14, en el cual se prevean unos plazos de ejecucin que han resultado impo-
sibles de cumplir15. Adems, la creacin de EGAD y del proyecto RiC-CM en el ao
2012 se plante como una iniciativa que, al pretender dar respuesta a las mismas
necesidades identificadas en el proyecto NEDA-1 se opt por intentar adecuar el
calendario de trabajo a los desarrollos de EGAD con la intencin de evitar discrepan-
cias entre ambos resultados.
14. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA). Proyecto NEDA-1.

15. De todos modos, el retraso en el desarrollo del Proyecto NEDA-1 no puede achacarse a este factor,
sino en todo caso a la bsqueda de un consenso total en todas las deliberaciones de la CNEDA as como
a la falta de recursos y medios para poder llevar a cabo adecuadamente el proyecto.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Otro de los elementos comunes entre ambos desarrollos conceptuales es la nueva

forma de representar las nociones bsicas de la Descripcin Archivstica. La utiliza-
cin del esquema entidad-relacin se trata de una sistemtica novedosa para la repre-
sentacin de conceptos archivsticos por lo que puede considerarse clave para llegar
a asimilar ambos modelos.
Y adems, como ltimo factor clave compartido entre NEDA-MC y RiC-CM
cabe sealar que los dos modelos conceptuales se plantean como elementos necesa-
riamente previos a la revisin o desarrollo de las normas de descripcin propiamente
dichas. Disponer de un modelo conceptual sobre el que se asentar los desarrollos
normativos se ha definido como un elemento sustancial y preceptivo tanto por la
CNEDA como por EGAD, tras lo cual deber acometerse el desarrollo de las normas
de descripcin en el caso espaol como la revisin de las normas vigentes en el caso
internacional.
Como vemos, los dos modelos conceptuales presentan grandes similitudes de for-
ma que es posible establecer equivalencias lgicas evitando disensiones conceptuales
excesivas entre ambos modelos. An as, tambin hay que reconocer la existencia de
diferencias relevantes en la configuracin interna de los modelos, las cuales pueden
ser motivo de reflexin y anlisis.
Por ejemplo, como primera y ms clara diferencia podemos ver cmo los dos mode-
los ofrecen diferencias en el medio de presentacin y lectura. Mientras que el NEDA-
MC se est presentado mediante un formato textual, plagado de explicaciones y ejem-
plos que pretenden facilitar la comprensin lectora de su contenido, est previsto que
el RiC-CM se presente en tres versiones distintas: La presentacin textual, siguiendo
el estilo del caso espaol, pero adems se ofrecer un formato de implementacin en
ontologa (en formato OWL) para que el contenido del modelo pueda ser ejecutado
automticamente por aplicaciones informticas especializadas en funcionamiento de
este tipo de ficheros. Incluso, se est trabajando en realizar una presentacin visual
mediante aplicaciones de infografas, que permiten navegar entre el contenido del
modelo. Esta diferencia puede resultar clave a la hora de facilitar la aplicacin y el ca-
lado del RiC-CM puesto que adems de la presentacin textual, se est presentado el
mismo contenido en formatos que resultan ms operativos y comprensibles por parte
del sector TIC, quien al fin y al cabo ser el responsable de implementar o disear los
sistemas de descripcin sobre los que pivote el modelo conceptual.
Otra diferencia entre NEDA-MC y RiC-CM es la desigual identificacin de
entidades archivsticas, factor sobre el cual debemos prestar una especial atencin.
Mientras que en el NEDA-MC se identifican 6 entidades, que engloban un total de
20 tipos de entidad, en el caso de RiC-CM se han identificado 14 entidades diferen-
ciadas, sin establecer tipos especficos en su interior.
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I.S.S.N. 1134-1602
Entidades en NEDA-MC Entidades en RiC-CM

Documentos de archivo, con 6 tipos: Record
Unidad documental Record Set
Componente documental Record component
Fondo Agent
Grupo de fondos Occupation
Divisin de fondo / grupo de fondos Position
Serie Function (abstract)
Subserie Function
Fraccin de serie / subserie Activity
Coleccin Mandate
Divisin de coleccin Place
Concept / Thing
Agentes, con 3 tipos: Documentary Form
Institucin Date
Persona
Familia
Funciones, con 4 tipos:
Funcin
Divisin de funcin
Actividad / Proceso
Accin
Normas
Conceptos, objetos o acontecimientos
Lugares
Tabla 1. Lista de Entidades en NEDA-MC y en RiC-CM

Antes de entrar a analizar la compatibilidad o incompatibilidad entre las enti-
dades identificadas en ambos modelos, es preciso indicar que otra diferencia a con-
siderar en este mbito es que, mientras la NEDA-MC ha identificado y adoptado
formalmente desde el ao 2012 las entidades archivsticas y sus tipos, las entidades
que se presentan en el RiC-CM se encuentran identificadas pero en fase de borrador
sin llegar a estar adoptadas formalmente, lo cual puede provocar que esas entidades
varen segn se vayan recibiendo comentarios o revisando los desarrollos actuales
del RiC-MC, tal y como ocurri en el caso espaol entre los aos 2008 y 2012,
momento en que el primer borrador del NEDA-MC se someti a revisin y provoc
la aparicin, supresin y modificacin de entidades archivsticas que se encontraban
incluidas en el primer borrador.
En cualquier modo, resulta conveniente detenerse considerar la compatibilidad
entre las diversas entidades archivsticas identificadas en los dos modelos, debido a
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las posibles repercusiones que plantea el hecho de disponer de dos estructuras con-
ceptuales paralelas con divergencias entre s.
En primer lugar, en el NEDA-MC se identifica una nica entidad para englobar
los Documentos de Archivo, entendidos como los objetos tangibles de la Gestin de
Documentos y el pilar central de la Archivstica. Dicha entidad queda estructurada en
10 tipos de entidad distintos, caracterizados en funcin de la propia naturaleza o la
forma de agrupar dichos objetos. En cambio, en RiC-CM los objetos fsicos sobre los
que se aplican prcticas de gestin documental se agrupan en tres entidades distintas,
caracterizadas cada una de ellas por la extensin de dichos objetos. As, aunque iden-
tifican una entidad llamada Record, la cual es asimilable al tipo de entidad Unidad
documental o incluso a su especificacin unidad documental simple, e identifican
otra entidad llamada Record Component que claramente se asocia al tipo de entidad
Componente documental, presentan una tercera entidad llamada Record Set en
la cual se pueden contemplar todas las agrupaciones de ms un documento, algo que
resulta novedoso y no abordado de esta manera en el NEDA-MC, donde se llegan a
identificar 8 tipos de entidad segn la forma de agrupar los documentos.
Documentos de archivo en NEDA-MC Record Entities en RiC-CM
Componente documental <-> Record Component
Unidad documental <-> Record
Grupo de fondos, Fondo, Divisin de fondo/grupo
de fondos, Serie, Subserie, Fraccin de serie/subserie, <-> Record Set
Coleccin y Divisin de coleccin
Tabla 2. Comparativa entre Documentos de archivo y Record Entities

En cuanto a las entidades que pueden estar involucradas en la creacin, produccin
o gestin de los documentos de archivo, el NEDA-MC identifica otra entidad especfi-
ca llamada Agentes, y que se divide en 3 tipos de entidad: Instituciones, Personas y Fa-
milias. Esta divisin en 3 tipos de entidad muestra una clara relacin con la identifica-
cin de los elementos a describir segn las normas ISAAR(CPF) e ISDIAH. Y aunque
es cierto que el RiC-CM identifica una entidad 100% equivalente, como es la entidad
Agent, en la definicin de dicha entidad establece diferencias de concepcin. As, en
vez de distinguir los tipos de Agent tal y como plantea el NEDA-MC o las propias
normas internacionales de descripcin, identifica otros tres posibles tipos de agentes:
Person con equivalencia a Persona, Group vlido para cualquier agrupacin de
ms de una persona, ya sean instituciones o familias, y como ltimo tipo de Agent se
identifica al Delegate Agent, el cual no tiene equivalencia posible con el NEDA-MC.
Y en lo que respecta a otras entidades vinculadas con el ser humano, el RiC-
CM identifica otras dos entidades que no se conciben de la misma forma en
TRIA N 21. 2017

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el NEDA-MC, y son Occupation y Position, las cuales sirven para asociar

acciones sobre los documentos de archivo que no se vinculan directamente a per-
sonas sino ms bien a responsabilidades de un puesto o competencias.
Agentes en NEDA-MC People Entities en RiC-CM
Agent
Persona <-> Person
Institucin y Familia <-> Group
Delegate Agent
Occupation
Position
Tabla 3. Comparativa entre Agentes y People Entities
En lo que respeta a las entidades de negocio, es decir, las que tratan aquellas ac-
tuaciones que realizan los agentes y quedan testimoniadas sobre documentos, ambos
modelos tambin presentan diferencias, aunque pueden resultar menos conflicti-
vas. As, mientras en el NEDA-MC se identifica una entidad Funcin con 4 tipos
de entidad diferenciados segn el grado de desarrollo, en el Ri-CM identifican 4
entidades relacionadas con esta misma finalidad. Por un lado, la primera entidad de
negocio es la Function (abstract), que aunque no tiene equivalencia directa con
la Funcin o la Divisin de funcin de NEDA-MC s podran asimilarse en cierta
medida. Luego, se presentan las entidades Function y Activity que resultan equi-
valentes a los tipos de entidad Funcin, Actividad o incluso a Accin, segn el grado
de desarrollo de las mismas en cada entorno. Y Por ltimo, el RiC-CM incluye en
este grupo de entidades de negocio, o Business Entities la entidad Mandate, la
cual queda definida en el NEDA-MC como otra entidad diferente de la Funcin,
con una total equivalencia entre ambas.
Entidades Funcin y Norma Business Entities
Funcin y Divisin de funcin <-> Function
Actividad / Proceso y Accin <-> Activity
Function (Abstract)
Norma <-> Mandate
Tabla 4. Comparativa entre Funciones, Normas y Business Entities
Las ltimas entidades con las que RiC-CM y NEDA-MC presentan equivalen-
cias se agrupan en el modelo internacional bajo la denominacinn de Shared En-
tities with other communities. En este grupo, las entidades Lugar y Place seran
asimilibales y Concepto, Objeto y Acontecimiento presentara equivalencia directas
con Concept / Thing. Luego, en el RiC-CM se plantean otras dos entidades que
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no tienen mapeo exacto o equivalente en el NEDA-MC como son la entidad Do-

cumentary Form y la entidad Date16.
Lugares y Concepto, Objeto y
Shared Entities with other communities
Acontecimiento
Lugar <-> Place
Concepto, Objeto o Acontecimiento <-> Concept / Thing
Documentary Form
Date
Tabla 5. Comparativa entre Lugar, Concepto, Objeto y Acontecimiento y las Shared Entites
A la hora de resolver posibles incompatibilidades entre las entidades de un modelo y las
entidades de otro, la entidad Concepto, Objeto o Acontecimiento del NEDA-MC resulta
sumamente til sobre todo de cara a resolver posibles problemas de compatibilidad o equi-
valencia de gran parte de otras entidades identificadas en el RiC-CM puesto que se confi-
gura como una entidad sumamente flexible en la que se pueden contemplar todos aquellos
elementos que no tienen una equivalencia directa con otra entidad del NEDA-MC (Oc-
cupation, Position, Function (Abstract), Documentary Form, Date, etc).
Todo esta comparativa se realiza a partir de la diferente identificacin de enti-
dades entre ambos modelos conceptuales, sin entrar a analizar las relaciones que se
identifican entre ellas en ambos casos. En el caso del RiC-CM se han contemplado
muchas ms relaciones que las previstas en el NEDA-MC pero tampoco es un severo
inconveniente puesto que el propio NEDA-MC acuerda que las relaciones identifi-
cadas en su modelo se limitan a definir las relaciones bsicas entre las entidades Do-
cumentos de Archivo, Agente y Funciones, siendo un listado de relaciones limitadas
y en cualquier caso extensibles mediante otros tipos de relacin.
Adems de la cuestin de las entidades y las relaciones entre ellas, ambos modelos
abordan las propiedades informativas que puede considerarse para describir cada una
de las entidades y las relaciones, siendo esta la parte que no ha llegado a ser adoptada
todava como definitiva por parte del NEDA-MC17 y la que talvez pudiera presentar
mayores problemas a la hora de mapear la informacin entre las diversas entidades.
En el caso espaol, el NEDA-MC contempla la inclusin de una relacin de los
atributos de los Documentos, los Agentes, las funciones y las Relaciones, entendiendo
16. Aunque en el NEDA-MC no se contemplan como entidades el tipo documental y la fecha, la

informacin correspondiente s est incluida como atributos de otras entidades.
17. En el momento de la celebracin de las jornadas, la CNEDA se encontraba en fase de anlisis y
deliberacin de los comentarios recibidos a la parte correspondiente a los atributos de Documentos de
Archivo, Agentes, Funciones y Relaciones, estando prevista su adopcin formal para el ao 2017.
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por atributo cualquier propiedad informativa que se puede ofrecer sobre un determi-
nado elemento y que puede adoptar mltiples formas segn cada entorno descriptivo
(un metadato, una etiqueta, un campo en una base de datos, etc.). Por otro lado, el
RiC-CM contempla una relacin de las propiedades de las entidades identificadas en
su modelo, entendidas como las caractersticas informativas que se precisan para des-
cribir dichos objetos. Como puede apreciarse, la diferencia entre la naturaleza de los
atributos del NEDA-MC y la de las propiedades del RiC-CM es una simple cuestin
de terminologa puesto que en ambos modelos se busca identificar las caractersticas
informativas que permitan describir las entidades y sus relaciones. Ciertamente, en el
caso del NEDA-MC no est previsto incluir en el modelo los atributos de las entida-
des Norma, Lugar y Concepto, Objeto o Acontecimiento, aunque no est descartado
su desarrollo en futuras ampliaciones o revisiones del mismo.
De los atributos o propiedades con los que ambos modelos estn trabajando en
sus borradores, lo cierto es que existe un ncleo principal comn entre s, lo cual no
hace ms que reafirmar la facilidad de mapeo entre ambas estructuras conceptuales.
Incluso, el NEDA-MC contempla la opcin de ampliar los atributos identificados
mediante especificaciones o extensiones a los atributos incluidos en el modelo, lo
cual permitira alcanzar el 100% de compatibilidad entre ambos listados.
A la vista de todas las semejanzas y diferencias entre NEDA-MC y RiC-CM,
quiz el asunto que podra resultar ms problemtico a la hora de implementar los
modelos y seguir manteniendo la compatibilidad entre ambos surja cuando se plan-
tee la obligatoriedad en el uso de determinados atributos o propiedades para describir
las entidades correspondientes, pero en ambos casos se ha optado por no abordar di-
rectamente la obligatoriedad en la identificacin de los elementos de los dos modelos
conceptuales.
Conclusiones
Si comparamos detenidamente las necesidades a las que debe responder la Des-
cripcin Archivstica que hemos analizado previamente con las dos soluciones ofre-
cidas para ello, es preciso reflexionar sobre si en verdad nos encontramos ante una
Nueva Descripcin Archivstica.
Es cierto que los recursos, los entornos sobre los que debemos aplicar los princi-
pios e incluso la perspectiva tradicional de la Descripcin entendida como un pro-
ceso propio de las unidades de archivo han cambiado sustancialmente. Ahora se
disponen de unos recursos prcticamente desconocidos hasta el momento, adems
de que se deben aplicar los protocolos de la Descripcin en mbitos de actuacin aje-
nos a la unidad responsable de gestin documental. Pero en el fondo, aunque siendo
radicalmente distintos algunos de los elementos principales del proceso, el objetivo
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de la Descripcin sigue siendo el mismo que anteriormente, es decir, facilitar a las

personas la recuperacin y localizacin de informacin sobre los documentos.
Otra argumento sobre la que, como comunidad profesional, debemos reflexio-
nar ahora que se dispone de instrumentos normativos conceptuales novedosos es la
cuestin de las normas de descripcin actualmente vigentes. Cuando se estn elabo-
rando modelos tericos que, sin llegar a plantearlo directamente, en ltima instancia
pueden suponer la obsolescencia de las actuales normas de descripcin, Deberamos
empezar a plantearnos la revisin o retirada de esas normas o, si no, considerarlas
como un elemento inicial sobre el que deban pivotar nuevos desarrollos normativos
ms actualizados? Esta pregunta debera platearse de forma inmediata a lo largo de
toda la comunidad archivstica intentando buscar una respuesta global que sirva para
adquirir una nueva identidad del proceso descriptivo y orientar las estrategias norma-
tivas en Descripcin Archivstica a corto o medio plazo.
Igualmente, debemos plantearnos si las actuales normas de descripcin han re-
sultado un caso de xito en su aplicacin o si, por el contrario, las diversas interpre-
taciones que se han dado a su contenido, la ambigedad a la hora de implementarse
y la posibilidad de establecer desarrollos especficos de las mismas que resultan in-
compatibles entre s han supuesto que su funcionamiento haya resultado un fracaso
y finalmente se haya buscado alternativas normativas por otros cauces distintos a los
de la comunidad archivstica nacional o internacional18.
Para concluir, cabe indicar que toda esta cuestin, estas disertaciones y en ltima
instancia la necesaria reflexin que se debe acometer, no puede hacerse por parte des-
de un nico ente, comisin, grupo o institucin, sino que debe imbricarse todo un
proceso consensuado y participativo en el que la comunidad archivstica en general
se implique ante estos retos o desafos. Los trabajos necesarios que se precisan para
todos aquellos desarrollos con los que poder implantar estas nuevas herramientas
normativas en materia de Descripcin Archivstica requieren de una implicacin
proactiva de la comunidad archivstica, puesto que sin la participacin y compe-
tencia necesaria de los archiveros, todos los desarrollos tcnicos o normativos que
se pongan en funcionamiento carecern de validez y de la fiabilidad que se otorga
a desarrollos con un alto nivel de consenso tcnico y con una base terica de perfil
tcnico exhaustiva por parte de los expertos en Descripcin Archivstica.
Adems, este tipo de iniciativas colectivas en aras de una mejor accesibilidad a la
informacin que se conservan en los Archivos precisa de una serie de infraestructuras
18. En el mbito nacional, es el caso del e-EMGDE como modelo normativo de descripcin, surgido
al amparo de las instancias pblicas responsables de Administracin electrnica. En el mbito interna-
cional, es el caso del proyecto INTERPARES.
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capaces de ofrecer esos desarrollos de una manera permanente en el tiempo, sin que
los avances estn condicionados por coyunturas particularistas ni por adscripciones
institucionales en las que las estrategias y las prioridades resultan excesivamente vo-
lubles. Lo ms adecuado sera buscar la colaboracin de diversas instancias con peso
representativo en la disciplina que ofrezcan la sostenibilidad de proyectos normativos
como el espaol o el internacional. Sin el apoyo y la colaboracin de los profesiona-
les, las normas no servirn de nada.
Bibliografa citada
Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA). Modelo
Conceptual de Descripcin Archivstica. Disponible en <https://goo.gl/00DLqy>.
Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA). Proyecto
NEDA-1. Disponible en <https://goo.gl/WkERy1>.
Esquema de Metadatos para la gestin del documento electrnico. Disponible en:
<https://administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde>.
International Council on Archives (ICA)Committee on Best Practices and Stan-
dards (CBPS). ISAD (G). Norma Internacional General de Descripcin Archivsti-
ca (Madrid, 2000). Disponible en <https://goo.gl/mD1nlg>.
International Council on Archives (ICA) Committee on Best Practices and Stan-
dards (CBPS). Progress report for revising and harmonizing ICA descriptive
standards (2012). Disponible en <https://goo.gl/IcQixo>.
International Council on Archives (ICA) Experts Group on Archival Description
(EGAD). Records in Context: Conceptual Model. Disponible en: <http://www.ica.
org/es/records-context-modelo-conceptual>.
International Council on Archives (ICA) Experts Group on Archival Description
(EGAD). Toward an International Conceptual Model for Archival Description: A
Preliminary Report from the International Council on Archives Experts Group on
Archival Description. Disponible en <https://goo.gl/1cvJru>.
International Council on Archives (ICA). Declaracin de Principios sobre Descripcin
Archivstica (Montreal, 1992). Disponible en: <https://goo.gl/MFoNSS>.
INTERPARES Project. The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Disponible en <http://www.interpares.org/>.
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I.S.S.N. 1134-1602
Competencias y formacin en gestin
de documentos y archivos
Competences and training in document
and archive management
Alfred Mauri Mart
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 99-117
Competencias y formacin en gestin de do-

cumentos y archivos
Competences and training in document and
archive management
Alfred Mauri Mart
Director Escuela Superior de Archivstica y Gestin de Documentos
Vila Universitria. Edifici Blanc. Campus UAB
08193 BellaterraCerdanyola del Valls (Barcelona)
Telf. 935 817 399
alfred.mauri@uab.cat
Recibido: 15/05/17
Aceptado: 19/06/17
Resumen
La participacin en las Jornadas Internacionales de la Asociacin de Archiveros de Anda-
luca, celebradas en 2015, nos permitieron presentar un panorama de la normalizacin de la
formacin en archivstica y gestin de documentos en Espaa. En las VII Jornadas Tcnicas
de Archivos en la Administracin Local, celebradas en Mlaga en noviembre de 2016, reto-
mamos la cuestin, en este caso como una reflexin personal en torno a las competencias,
prioridades y orientacin de la formacin en el contexto de los cambios tecnolgicos y la
formulacin de nuevas expectativas de los usuarios en torno a la gestin de la informacin, la
documentacin y los archivos. Entre ellas destacamos la demanda de la ciudadana de trans-
parencia y acceso a informacin fiable y veraz como un elemento clave de calidad democrtica
y el impacto y oportunidades que ofrece la digitalizacin.
Abstract
An updated insight of normalization and training in Archival Sciences and Records
Management in Spain was introduced in the International Meeting of the Archivists
Association of Andalusia that took place in 2015. We took up this topic again in the
7th Technical Days of Archivists of the Local Administration, celebrated in Malaga in
November 2016. Some personal thoughts on the skills, priorities and training programs
for archiving were then introduced. These required skills must be reassessed within a
new context of technological change, new expectations of users regarding information
management and archives. Amongst these new expectations, the citizens request for
transparency, and reliable and trustworthy access to information should be highlighted
as a key element to guarantee the quality of democracy and the impact of new opportu-
nities offered by digitalization.
100 Alfred Mauri Mart
Palabras clave
Formacin archivstica, gestin documental, transparencia, digitalizacin.
Keywords
Archival training, records management, transparency, digitization.
1. Introduccin
Fruto de nuestra participacin en las Jornadas Internacionales de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca, celebradas en 2015, tuvimos ya oportunidad de exponer
una reflexin sobre el proceso de normalizacin de la formacin en archivstica y
gestin de documentos en Espaa1. Plantebamos all cmo el desarrollo de la forma-
cin se ha visto condicionado por la pervivencia de la visin restrictiva en cuanto a la
determinacin del campo de actividad de la archivstica, limitndola a una disciplina
auxiliar de la historia y centrada en la conservacin del patrimonio documental.
Esta visin no ha sido mayoritaria por el lado de los profesionales de la archivs-
tica, sino ms bien podramos decir que inexistente o residual a da de hoy. En cam-
bio, su pervivencia en la percepcin social de la archivstica y entre las personas con
responsabilidades en la toma de decisiones en cuanto a la presencia y el papel de la
archivstica en las organizaciones y en los planes de formacin universitaria, ha juga-
do un papel claramente negativo. Como resultado de ello, la formacin universitaria
no ha podido dar respuesta hasta fechas muy recientes a las nuevas demandas de la
archivstica, alejada de esa visin restrictiva, que hoy ya no se enfrenta solamente a su
expansin o recuperacin de un mbito que le corresponde, como es el de la gestin
documental, si no que se encuentra frente a la expansin de las tcnicas digitales y de
los cambios en las organizaciones, privadas y pblicas, y en la sociedad en relacin a
la informacin.
Cabe decir, y es una cuestin de justicia, que en buena medida la presencia de
la archivstica en la formacin universitaria especializada conseguida en los ltimos
aos, con un enfoque acorde con los principios actuales de la disciplina, es fruto
mayoritariamente de la presin y el trabajo realizado por los profesionales a travs de
las organizaciones que los agrupan.
En cuanto a la presencia en las organizaciones pblicas y privadas, ms all de las
responsabilidades sobre el patrimonio documental, la archivstica se ha visto poster-
gada, con distinta intensidad segn los casos, por la alternativa que aparentemente
1. Mauri Mart, Alfred (2016), Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin

documentos, TRIA Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, n 20. pp. 182-210.
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Competencias y formacin en gestin de documentos y archivos 101
ofrecan las herramientas informticas. Un aspecto sobre el que ms adelante volvere-

mos con ms detalle precisamente por el origen de este artculo nacido en el contexto
de las VII Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, celebradas en
Mlaga los das 10 y 11 de noviembre de 2016 y cuyo tema era precisamente Archivo
electrnico: nico?: claves, retos y realidades.
Fue aqu donde percib una cierta inquietud profesional que, ms all del objeto
central de las Jornadas, se interrogaba sobre en qu medida nuestra formacin per-
mite afrontar las claves, retos y realidades en todos los entornos en los que potencial-
mente podemos y debemos intervenir como archiveros y gestores de documentos.
Por todo ello, aun cuando retomaremos algunos datos presentados ya en nuestro
artculo de 2016 que hemos citado, nos centraremos aqu en una reflexin sobre
competencias y formacin en gestin de documentos y archivos no limitada al m-
bito acadmico.
2. Competencias
Definimos las competencias como los conocimientos, habilidades, caractersticas
o rasgos que contribuyen a un rendimiento adecuado en una determinada profesin.
Se definen de forma que su desempeo pueda ser analizado, medido y evaluado. Son
aplicables a la definicin de puestos de trabajo, a la evaluacin del desempeo, como
al diseo de planes de formacin.
Su identificacin en el campo que aqu nos interesa fue motivo de inters y de
un intenso trabajo por parte de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros,
que culmin en 2008 con la publicacin de la Propuesta de directrices para el
ttulo Mster en Archivstica y Gestin de Documentos2. Se identificaron un total
de 60 competencias especficas, es decir, aquellas que son propias de un mbito o
Ttulo y estn orientadas a la consecucin de un perfil especfico de egresado. A estas
hay que aadir las competencias bsicas, las generales y las transversales, lo que
daba un total de 80.
Hay que sealar que la forma como se definieron no se corresponde estrictamente
con las directrices que establece la Gua de apoyo para la elaboracin de la memoria
de verificacin de ttulos oficiales universitarios publicada por la Agencia Nacional de
Evaluacin de la Calidad y Acreditacin (ANECA)3, aun cuando ello no les resta
valor como aportacin a tener en cuenta. S es preciso sealar que en las memorias
2. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros (2008). Propuesta de directrices para el ttulo Ms-

ter en Archivstica y Gestin de Documentos. Revista dArxius, n. 7. Valencia: Associaci dArvivers i
Gestors de Documents Valencians. pp. 205-243.
3. Puede consultarse en <http://www.aneca.es/content/download/12155/136031/file/verifica_gm_
guia_V05.pdf>.
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de verificacin de las titulaciones universitarias lo habitual es que en su conjunto el

nmero total de competencias est entre quince y veinte, y que difcilmente se su-
peren las treinta. Ello puede parecer que condena el diseo de los planes de estudio
a una generalizacin excesiva, pero hay que considerar aqu que las competencias
deben concretarse en resultados de aprendizaje, sobre los que se apoyar la evaluacin
de los estudiantes y tambin en parte de las propias titulaciones en los procesos de
acreditacin.
En 2007 ARMA International propuso seis mbitos de competencias que consi-
dero plenamente vigentes4. Estos son:
1. Funciones de gestin
2. Prcticas de gestin de documentos e informacin
3. Gestin de riesgos
4. Comunicaciones y mrquetin
5. Tecnologa de la informacin
6. Liderazgo
Si defiendo su vigencia es porque considero que la archivstica, en su esencia, con-
tiene los componentes que hoy nos llevan a hablar de archivstica integrada, ms all
de la forma de ejercicio dominante de la profesin en cada momento y del divorcio
que se da en un momento determinado entre el archivo y la produccin documental,
sobre el que todava estamos tramitando la reversin.
No voy a repetir aqu el detalle de las competencias publicadas por ARMA y
la Coordinadora, pero s creo oportunas algunas referencias en relacin a los m-
bitos mencionados y al desarrollo de su formulacin frente a la transformacin
de las organizaciones, de la sociedad y los cambios tecnolgicos y que deben estar
presentes en la configuracin de los planes de estudios de archivstica y gestin
de documentos.
1. Funciones de gestin
Es necesario que los responsables de la gestin documental y archivo cuenten con
una capacitacin adecuada en gestin organizacional para aplicarla a su propia ac-
tividad en el seno de las organizaciones en las que actan dado el papel de servicio
y apoyo que desempean, ya que debern identificar las necesidades y afrontar la
gestin de los propios recursos, establecer la planificacin, la organizacin y los
procesos de trabajo, etc.
4. ARMA International (2007): Records and Information Management Core Competencies. [Una
segunda edicin, actualizada en 2017 puede consultarse en: <https://members.arma.org/eweb/browse.
aspx?webcode=product&id=0f7975e6-7ab14848-8396>.
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En todos los casos la forma ltima cmo se traduce todo ello en una configuracin
concreta depender de cada contexto, de modo que su complejidad puede presentar
una gran variabilidad segn la misin, recursos, objetivos, tamao, etc. de cada or-
ganizacin. No obstante, las competencias mencionadas deben formar parte de los
planes de estudios.
2. Prcticas de gestin de documentos e informacin
El desempeo de la archivstica y la gestin de documentos aplicada a todo el ciclo
de vida del documento hace indispensable la capacitacin para caracterizar las orga-
nizaciones, analizarlas en cuanto a su funcionamiento, identificar necesidades y los
requisitos legales, normativos, tcnicos, etc., a los que se encuentran sometidas.
Es a partir de ello que ser posible determinar las necesidades y requisitos de in-
formacin y la forma cmo estas deben satisfacerse y plasmarse en documentos, a
la vez que definir el proceso de su produccin, desarrollar todos los instrumentos
propios del sistema de gestin de documentos y aplicar las tcnicas de tratamiento
archivstico.
Las competencias deben en este caso capacitar para actuar en cualquier tipo de orga-
nizacin, con independencia de su dimensin y actividad, y sobre cualquier tipo de
documento y soporte en el que se encuentre y de su cronologa.
Se concentra aqu un grueso considerable de competencias por la amplitud de los
procesos que confluyen en este mbito.
3. Gestin de riesgos
La consideracin de los riesgos ha estado siempre presente en la archivstica, si bien
durante mucho tiempo identificada fundamentalmente con la custodia y la conser-
vacin de los documentos, a la que se incorpor la preservacin digital conforme los
documentos electrnicos se fueron generalizando.
Ms all de esto, la consideracin de los riesgos ha ido ocupando progresivamente un
espacio ms amplio y desde un enfoque proactivo que nos lleva hoy ya a hablar de
gestin de los riesgos, como se hace evidente por su tratamiento en las normas ISO,
en nuestro caso especialmente en la 15489:2016 y la familia de las ISO 30300, pero
tambin en otras, como la ISO 9001:2015.
Esta evolucin debe traducirse en una capacitacin adecuada para afrontar ese papel
proactivo, que supera el marco digamos tradicional, e inserta la gestin de los riesgos
en el diseo y administracin mismo del Sistema de Gestin de Documentos de for-
ma totalmente transversal.
4. Comunicacin y mrquetin
Del mismo modo que lo ocurrido con los riesgos, la relacin de los archivos con sus
usuarios se ha ido transformando en proactiva puesto que desde un punto de vista de
servicio su sentido de ser y existir se asienta en su uso.
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Presenta dos facetas distintas ya que nos referimos a la comunicacin y al mrquetin

tanto en relacin a la actividad de un archivo histrico como a la de un servicio de ges-
tin documental en una organizacin. Hablamos pues de comunicacin y mrquetin
que pueden aplicarse tanto al mbito interno como al externo. As su aplicacin har
referencia a la prestacin de servicios a los usuarios con los que cuenta o potenciales
del archivo, como a la comunicacin y puesta en valor del Sistema de Gestin de
Documentos en la organizacin.
Un enfoque que conlleva una capacitacin en el dominio de los distintos canales de
comunicacin, as como de configuracin del mensaje y de identificacin, caracteri-
zacin y segmentacin de los destinatarios. Un mbito que debe incluir adems los
aspectos relacionados con las actividades de formacin, difusin y divulgacin.
5. Tecnologa de la informacin
La tecnologa de la informacin y la comunicacin se ha insertado en la archivstica
y la gestin documental con total transversalidad desde el momento en el cual su uso
abarca los procesos de produccin, gestin, reproduccin, distribucin, uso, reutiliza-
cin y preservacin de la informacin y los documentos.
Las tecnologas digitales abren un camino de infinitas posibilidades, de modo que se
hace imprescindible una capacitacin tecnolgica tanto para la evaluacin de herra-
mientas, como para su uso en cada uno de los procesos mencionados.
6. Liderazgo
El papel proactivo que debe jugar el profesional de la archivstica, ya sea en un entorno
de archivo histrico, ya en un entorno de diseo, implantacin y administracin de
sistemas de gestin de documentos, hace necesario dotarse de capacidades para motivar,
influir y dar apoyo a los distintos actores con los que se interacta en cada entorno. La
red de relaciones que se establece con los usuarios de los archivos y/o con los miembros
de la organizacin en la que se acta, as como la informacin y los documentos que
producen, ofrecen un potencial para el liderazgo que no podemos subestimar.
3. La formacin
Aun cuando ya profundizamos en esta misma cuestin en nuestro artculo publi-
cado en 2016, vamos a revisar los aspectos ms relevantes, en este caso en relacin a
la oferta de titulaciones oficiales.
El peculiar camino de la archivs7tica en Espaa nos sita ante un doble pano-
rama dada la falta de una oferta normalizada de formacin a lo largo de numerosas
dcadas, a pesar de la existencia del ejercicio y de una demanda real de profesionales.
Como resultado de esta situacin nos encontramos frente a una duplicidad en lo
que se refiere a la formacin, que tiene su origen especialmente a partir de la implan-
tacin de estudios oficiales ya dentro del siglo actual. As, por una parte tenemos las
generaciones de profesionales ya formadas en este nuevo contexto y, por otra, un am-
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plio conjunto, inicialmente en cierto modo autodidacta, que a menudo no tuvieron

oportunidad de acceder a una titulacin especfica, formados a partir de iniciativas
muy diversas, en muchos casos impulsadas desde las asociaciones profesionales
Podemos considerar que hemos entrado en un proceso de progresiva normaliza-
cin, no exenta de obstculos, pero que nos permite centrarnos en dos cuestiones
fundamentales:
Cul es la oferta formativa disponible actualmente y qu caractersticas tiene?
Cul debe ser la configuracin de la formacin en el mbito universitario para ca-
pacitar a los titulados de forma coherente en las competencias que hemos resumido
anteriormente?
Dejamos de lado la formacin en archivstica y gestin de documentos a nivel
de grado por cuanto aparece siempre vinculada a titulaciones que no son especficas
y con notables diferencias entre universidades tanto en cuanto al enfoque como al
nmero de crditos que se les dedican.
Para esta aproximacin nos fijamos en los estudios de mster universitario oficial
ya que se corresponden de manera ms precisa con el modelo habitual de formacin
en archivstica y gestin de documentos en el mbito del Espacio Europeo de Edu-
cacin Superior, que es nuestra referencia. Aun as, no es fcil dibujar el panorama
puesto que entre la oferta de formacin universitaria actual analizada, con datos para
el curso 2015- 2016, no siempre es posible identificar claramente las titulaciones que
toman la gestin documental y la archivstica como el elemento central o dominante
en sus planes de estudios, ya que hemos debido guiarnos por las asignaturas que se
imparten, sin disponer de informacin detallada en cuanto a las competencias atri-
buidas a cada una, como sera ptimo, lo cual introduce un grado de imprecisin
inevitable para en el anlisis llevado a cabo.
En concreto identificamos dieciocho titulaciones de mster, de las que diez
sitan la gestin documental y la archivstica como elemento central en su plan
de estudios, todas ellas implantadas a partir del curso 2010- 2011 o posterior-
mente. De esas diez tomamos las ocho que corresponden a titulaciones de mster
universitario.
Tabla 1. Titulaciones de mster universitario especficas de gestin documental y archivstica
Ttulo Universidad Facultad/Centro ECTS Ttulo Modalidad

Andaluca
Mster en Universidad de Facultad de 60 Of. Presencial
Documentos y Sevilla Geografa e
libros. Historia
Archivos y bibliotecas
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Ttulo Universidad Facultad/Centro ECTS Ttulo Modalidad

Mster en Universidad de Facultad de 60 Of. Semi-presencial
Textos, Crdoba Filosofa y Letras
documentos e
intervencin cultural
Castilla - Len
Mster en Universidad de Facultad de 60 Of. Presencial
Sistemas de Salamanca Traduccin y
informacin Documentacin
digital
Catalua
Mster en Universidad Escuela Superior 120 Of. Presencial
Archivstica y Autnoma de de Archivstica y
Gestin de Barcelona Gestin de Docu-
Documentos mentos
Mster en Universidad Escuela Superior 60 Of. On line
Gestin Autnoma de de Archivstica y
documental, Barcelona Gestin de Docu-
Transparencia mentos
y Acceso a la
informacin
Madrid
Mster en Universidad Facultad de 60 Of. Semi-presencial.
Archivos, Carlos III Humanidades,
gestin de Comunicacin y
documentos y Documentacin.
continuidad
digital
Mster en Universidad de Facultad de 60 Of. Semi-presencial
Documentacin, Alcal Filosofa y Letras.
archivos y Departamento
bibliotecas de Filologa,
Comunicacin y
Documentacin
Mster en Universidad Facultad de 60 Of. Presencial y On
Gestin de la Complutense Ciencias de la line
documentacin, Madrid Documentacin
bibliotecas y
archivos
En lo que se refiere a la distribucin territorial, encontramos oferta formativa en

las comunidades de Andaluca, Castilla y Len, Catalua y Madrid. Es un aspecto re-
levante por cuanto deja amplias zonas sin cubrir. Una situacin que se podra obviar
si dispusiramos de una poltica de becas potente, que no es el caso.
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Esta situacin puede verse levemente compensada por el hecho de que tres de las
ocho titulaciones desarrollan la docencia de forma semipresencial, una es totalmente
on line y otra ofrece la doble frmula de presencial y on line. Tres son totalmente
presenciales.
Como ya hemos sealado, no analizamos los planes de estudios de cada una de
las titulaciones por cuanto la falta de informacin sobre competencias no permite
llevarla a cabo de forma adecuada. S valoramos tres aspectos que consideramos es-
pecialmente relevantes:
el nmero de crditos de las titulaciones
la inclusin de prcticas en el plan de estudios
la posibilidad de acceso a estudios de doctorado
De las ocho titulaciones analizadas, solamente una, el Mster en Archivstica y
Gestin de Documentos que ofrece la Escuela Superior de Archivstica y Gestin de
Documentos (ESAGED- UAB), tiene un plan de estudios de 120 ECTS. Todos los
restantes se sitan en 60 ECTS.
Este hecho plantea ciertas dudas en cuanto a la profundizacin para el apren-
dizaje de las distintas competencias dado el nmero elevado y la complejidad de
las mismas, as como el reconocimiento de las titulaciones dentro del Espacio Eu-
ropeo de Educacin Superior, donde son habituales los 120 ECTS, a excepcin de
algunas ofertas formativas muy concretas que lo justifican. Este sera el caso, por
ejemplo, del Mster en Gestin documental, Transparencia y Acceso a la informa-
cin de la ESAGED ya que se orienta a la formacin y solamente permite el acceso
a estudiantes que previamente acumulen un mnimo de dos aos de experiencia en
el ejercicio profesional.
Esta valoracin, junto al debate ms o menos activo sobre la reordenacin de los
estudios universitarios, nos lleva a pensar en una prxima evolucin hacia los 90 y
preferiblemente 120 ECTS, que har necesaria la reformulacin de los planes de es-
tudio. Este proceso ofrece una oportunidad clave para el posicionamiento adecuado
de la formacin archivstica que puede verse reforzada por la informacin derivada
de los procesos de acreditacin de las titulaciones ya implantadas que estamos co-
mentando.
Una cuestin concreta de los planes de estudios, y a su vez preocupante, lo cons-
tituye la escasa presencia en los mismos de la realizacin de prcticas. De las ocho
titulaciones consideradas, solamente cuatro las incluyen. En el caso de las univer-
sidades de Salamanca y Autnoma de Barcelona con carcter obligatorio y para las
universidades de Sevilla y Alcal de forma optativa.
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Es importante sealar aqu que nuestra experiencia concreta desde la ESAGED

las sealan como imprescindibles, tanto en cuanto a la formacin como por el im-
pacto posterior en los procesos de insercin profesional al finalizar los estudios. En
este caso se opt por la realizacin de prcticas remuneradas mediante convenios con
administraciones pblicas y empresas, y el resultado ha sido altamente satisfactorio
para todas las partes, como evidenci el proceso de acreditacin de la titulacin de
mster en Archivstica y Gestin de Documentos llevada a cabo en 20145.
El tercer aspecto a considerar es la posibilidad que ofrecen los distintos ms-
teres para acceder al doctorado. Se trata de una cuestin relevante para la conso-
lidacin de la disciplina en el mbito universitario y para el desarrollo metodol-
gico de la archivstica, con evidente impacto posterior en el ejercicio profesional.
En este caso solamente los dos msteres que ofrece la ESAGED lo hacen posible
hoy por hoy.
Las titulaciones existentes presentan una variedad notable en cuanto a conte-
nidos, titulacin, crditos, modalidad de docencia y adscripcin del centro en el
cual se imparten. Sealamos nuevamente, a riesgo de repetirnos, la necesidad de
aprovechar los procesos de acreditacin de las titulaciones para contrastar diseos
y resultados a partir de la informacin proporcionada por los sistemas de garanta
interna de calidad de cada titulacin que, precisamente por esta razn, ofrecen
una informacin contrastable en tanto en cuanto en todos los casos responden a
las mismas cuestiones e indicadores para todas las titulaciones. Es un proceso ya
iniciado en 2014 y que progresivamente se hace extensivo a todas ellas cuando
cumplen cuatro aos de su implantacin en el caso de estudios de mster y se-
ra lamentable no aprovecharlo desde el sector profesional conjuntamente con los
actores docentes. Ello debera permitirnos un anlisis que a su vez posibilite una
armonizacin de la formacin, que para nada comporta la defensa de una uni-
formidad que resultara contraria a la innovacin, y que en cambio permitira un
proceso compartido de mejora.
3.1. Debilidades y amenazas
La comparacin de planes de estudio no nos permite conclusiones a nivel de
detalle, pero s algunas reflexiones para identificar debilidades, amenazas, fortalezas
y oportunidades que nos ayuden a definir la orientacin estratgica, con el doble ob-
jetivo de armonizar las vas de formacin y normalizar su presencia en la universidad
y en otros niveles educativos, y consolidar el posicionamiento de la archivstica y los
profesionales de la misma en las organizaciones pblicas y privadas.
5. El resultado de la acreditacin puede consultarse en: <http://www.uab.cat/doc/InformeAcredita-

cioMUArxivisticaGestioDocuments2014>.
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Como debilidades y amenazas sealamos:

Un nmero de crditos de la mayora de los estudios que se ofrecen, inferior
a lo que sera recomendable.
La presencia limitada de prcticas en los planes de estudio.
Que las recomendaciones del sector profesional no siempre se hayan toma-
do en consideracin en los procesos de elaboracin de los planes de estudio
existentes.
La dimensin reducida de los centros especializados en formacin en archi-
vstica y gestin de documentos, con poco profesorado a plena dedicacin.
La dificultad para aumentar el nmero de docentes doctorados para satisfa-
cer los requisitos fijados para las titulaciones.
Un acceso a los estudios limitado por la distribucin geogrfica de la ofer-
ta y, especialmente, la falta de una poltica de becas adecuada que facilite
la movilidad y permita hacer frente al coste econmico de los estudios, en
algunos casos elevado al no ser subvencionados a pesar de su oficialidad.
La falta de una formacin reglada tambin para otros niveles profesionales.
Las visiones restringidas en cuanto al mbito de actuacin de la archivstica
y la gestin de documentos, de modo que se prescinde de ellas o se confun-
den con otras disciplinas. Una actitud presente entre los responsables de las
organizaciones, pero tambin entre archiveros, aun cuando en este caso de
forma muy minoritaria.
La presin de empresas tecnolgicas, las cuales demasiado a menudo plan-
tean soluciones sobre una base puramente tecnolgica, que finalmente no
cumple las expectativas y genera indirectamente valoraciones negativas de
la archivstica y la gestin de documentos.
La irregularidad en la valoracin de los estudios especializados en archivs-
tica en los procesos de seleccin, especialmente en el caso de las adminis-
traciones pblicas.
3.2. Fortalezas y oportunidades
Como fortalezas y oportunidades sealamos:
El avance conseguido en la oferta formativa oficial y el contar ya con una
trayectoria y un periodo evaluable en cuanto a su configuracin, resultados
e impacto.
El aumento de experiencias de colaboracin universidad-empresa en nues-
tro sector.
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La motivacin y la implicacin profesional en la formacin, impulsando

propuestas de formacin continuada que favorecen la ampliacin y actua-
lizacin de conocimientos.
Un desarrollo legal y normativo ms acorde con los planteamientos de la
archivstica integrada y las metodologas de gestin documental.
La demanda creciente de la sociedad en cuanto a eficiencia y transparencia
de las organizaciones, tanto pblicas como privadas.
La formacin de los estudiantes en el uso de herramientas tecnolgicas para
los archivos y la gestin documental y la capacitacin para el trabajo inter-
disciplinar.
Los buenos resultados conseguidos por los titulados en sus puestos de trabajo.
La eclosin de la digitalizacin.
De forma coherente con todo lo expuesto, entendemos que deberamos fijarnos
como objetivo la oferta de formacin de mster universitario, con una carga de 120
ECTS, con acceso abierto a las titulaciones de grado, que integre la realizacin de
prcticas y posibilite el acceso a los estudios de doctorado.
En este contexto, los estudios de mster inferiores a 120 ECTS y los de postgrado
deberan centrarse en los procesos de formacin especializada y avanzada y no en los
de formacin inicial.
Es preciso, por otro lado, que los centros de formacin en archivstica y gestin
de documentos combinen la formacin con el desarrollo de investigacin bsica y
aplicada, e impliquen en su actividad a los sectores pblico, privado, empresarial y al
profesional tanto para la planificacin y el desarrollo de su actividad en estos mbi-
tos, como para su evaluacin, para asegurar as un desarrollo acorde con la evolucin
de la sociedad y la tecnolgica e impulsar la innovacin.
4. Claves, retos y realidades
4.1. Las claves
Aun cuando el foco de las Jornadas se centraba en la problemtica del archivo
electrnico y en el mbito de la Administracin pblica, no cabe duda que las cla-
ves del cambio actual de nuestra profesin, y de su impacto en la formacin, son
extrapolables a su ejercicio en cualquier tipo de organizacin. Si ello es as se debe al
hecho de que la archivstica dispone de una base conceptual e instrumental capaz y
adecuada para actuar en cualquier tipo de organizacin, sobre la informacin y los
documentos en cualquier soporte y momento de su creacin.
Esa capacidad de la archivstica ha estado siempre presente, si bien durante un
tiempo se ha visto eclipsada por una fascinacin tecnolgica que, finalmente, ha
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mostrado sus limitaciones, sin que con ello pretendamos argumentar en defensa de
apartar la tecnologa de la archivstica y la gestin documental. Precisamente una
de las claves del cambio se encuentra en el desarrollo tecnolgico. La otra deriva de
nuestra propia accin. Ambas confluyen en la trasformacin de la demanda que hoy
recibimos de nuestros usuarios y ello afecta tanto a la gestin documental en las orga-
nizaciones y al documento electrnico, como a la actividad de los archivos histricos,
en el sentido ms tradicional, si se quiere. Remarcamos que la clave se encuentra en
la capacidad de identificar y dar respuesta a las expectativas de los usuarios.
As, a pesar de nuestros lamentos y de la diversidad cmo aun es percibida la
archivstica, se ha conseguido que actuar sobre el ciclo de vida completo del do-
cumento sea visto como una condicin necesaria en la gestin documental y en
las herramientas informticas en las que se apoya. Con todos los matices, podemos
celebrar que este cambio es un xito derivado del trabajo desarrollado hasta ahora.
Ciertamente queda recorrido en cuanto a conseguir que esa responsabilidad se iden-
tifique de forma clara y unvoca con nuestra profesin. Pero ello no depender tanto
de cmo la denominemos, como de nuestra capacidad de mostrar las soluciones que
ofrecemos o, si se prefiere, de las expectativas a las que podemos dar respuesta.
Paralelamente a este proceso se ha dado un cambio tecnolgico que no solamente
afecta a nuestro campo de actuacin, sino que es transversal a toda la sociedad: la
digitalizacin. Esa transversalidad da lugar en los usuarios a unas expectativas en
relacin a la gestin documental y los archivos que reconfiguran las existentes hasta
hace un tiempo, a la vez que generan de nuevas.
Aparece aqu un abanico de posibilidades que, si bien podramos tambin matizar
hasta qu punto en algunos casos no eran ya preexistentes, toman ahora en todo caso una
nueva dimensin que las hace posible gracias al concurso de la tecnologa digital y que nos
llevan ms all del documento tanto en su proceso de produccin como de explotacin,
de modo que dato e informacin toman una relevancia que quizs se les haba negado
hasta ahora, o las situaba en un segundo plano. As trminos como Big Data, Open Data,
Humanidades Digitales, etc, irrumpen en la gestin documental y los archivos.
A los dos aspectos sealados debemos aadir un tercero en el cual se configuran
expectativas que nos afectan: la transparencia. Una exigencia creciente que supera
la legislacin en relacin a la actividad poltica y de la administracin pblica, y se
hace extensiva tambin a las empresas y organizaciones privadas, al conocimiento de
la posesin y uso de la informacin personal, y de los mecanismos de seleccin de la
informacin que se distribuye.
Hemos defendido hasta aqu que la clave que hace posible que la gestin docu-
mental se posicione adecuadamente en las organizaciones y que los archivos histricos
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no devengan meros almacenes de papel, se encuentra en la capacidad de identificar

y satisfacer las expectativas de los usuarios. Al fin y al cabo, es para estos y por estos
que tienen razn de ser la gestin documental y los archivos. Con ello queremos hacer
nfasis en el hecho de que, no obstante el peso y la importancia de la tecnologa en el
contexto en el que nos encontramos, la clave no se encuentra en su implantacin, si
no en utilizarlas de forma eficiente para dar respuesta a las expectativas de los usuarios.
4.2. Los retos
Retomamos aqu la referencia a esa inquietud profesional a la que hacamos re-
ferencia en la introduccin en cuanto a en qu medida nuestra formacin permite
afrontar las claves, retos y realidades en los entornos en los que intervenimos como
archiveros y gestores de documentos, con la intencin de ponerla frente a ese factor
clave que es satisfacer las expectativas de los usuarios.
Sin duda el cambio en relacin a las formas de obtencin de datos, gestin de
la informacin y el acceso y la creacin de documentos en las organizaciones ha
entrado de lleno en el camino de la tecnificacin. Cierto que recientemente hemos
vivido algunos sobresaltos que han llevado incluso al retorno ocasional al papel y a
operaciones manuales de gestin de la informacin, pero ello no creemos que deba
llevarnos a pensar en mayores consecuencias que al incremento de las precauciones,
no en ningn camino de retorno.
Ese camino sin retorno nos sita como profesionales frente a tres cuestiones que
identifican algunos retos que tenemos ante nosotros en relacin a la formacin:
Tenemos la adecuada para el desarrollo de nuestro trabajo en un entorno digital i de
e-Administracin?
La archivstica dispone de un cuerpo terico que como disciplina permita esa capa-
citacin?
En todo caso, disponemos de los canales para obtenerla?
No creemos que deba inquietarnos la primera de estas preguntas, considerando
que colectivamente el sector profesional se muestra muy activo en lo que se refiere
a propuestas que posibilitan o favorecen la formacin permanente, ya sea mediante
estudios de postgrado, cursos de especializacin, realizacin de jornadas y congresos,
etc., precisamente con unos contenidos orientados a los conocimientos relacionados
con los documentos electrnicos y las tecnologas digitales. En todo caso queda sobre
la mesa un aspecto que pertenece ms propiamente a la esfera personal, que es en qu
medida se interioriza la necesidad de una formacin permanente. A pesar de la falta
de incentivos para ello en la mayora de las organizaciones, los niveles de participa-
cin en las propuestas que comentamos ms bien indican un inters elevado, si bien
no disponemos de datos cuantitativos concretos.
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Muestra igualmente de esa capacidad de atencin a los cambios la constituyen

los contenidos de las publicaciones que promueven las asociaciones profesionales.
Veamos algunos ejemplos:
En 2008 la Revista dArxius, que edita la Asociacin de Archiveros y Gestores de
Documentos Valencianos, fija su atencin en las competencias profesionales. La mis-
ma publicacin, en 2014, toma como objeto central la relacin entre transparencia,
democracia y archivos6.
En 2016 el nmero 19 de Tbula, que edita la Asociacin de Archiveros de Castilla y
Len, dedica sus contenidos a cuestiones como la transformacin digital y su impacto
en los archivos, la transparencia y la documentacin y su relacin con el gobierno
abierto, la archivstica participativa7.
El mismo ao, en el nmero 20 de la revista TRIA, editada por la Asociacin de Ar-
chiveros de Andaluca, un conjunto de artculos reflexionan en torno a la permanencia
y transformacin de la doctrina archivstica, la incorporacin del Records Manage-
ment, la formacin, transparencia, archivos y derechos humanos8.
Como ltimo ejemplo citamos el nmero 39 de la revista Lligall, de la Asociacin
de Archiveros-Gestores de Documentos de Catalunya, dedicado a la digitalizacin y
la aplicacin de la visin por computador a los documentos, proyectos de difusin a
partir de la aplicacin de dichas tcnicas, reutilizacin de la informacin en archivos
histricos, etc.9.
Los procesos de gestin de la informacin y los documentos, aun cuando se han
transformado como consecuencia de los desarrollos tecnolgicos y de las nuevas
demandas de los usuarios, no han venido a cuestionar, si no a ampliar el cuerpo
conceptual, metodolgico e instrumental de la archivstica, resultado de un proceso
vivo de investigacin, anlisis, debate y reflexin mantenido a lo largo del tiempo y
especialmente en los ltimos treinta aos.
Quizs el cambio ms significativo en la prctica profesional, justo ahora cuando
la legislacin presiona fuertemente las administraciones pblicas para la implanta-
cin de la e-Administracin, sea el hecho de encontrarnos frente a un escenario de
trabajo multidisciplinar, que intenta superar la etapa de confusin en la cual esa
implantacin se focaliz de forma exclusiva en los recursos tecnolgicos.
6.(2008) Revista dArxius. Nm. 7: Competncies professionals, y (2014) Revista dArxius. Nm. 7:
Transparncia. Valencia: Associaci dArvivers i Gestors de Documents Valencians.
7.(2016) Tbula, nm. 19: Innovacin, participacin y diversidad. Gestin de documentos y archivos:
construyendo el futuro. Salamanca: Asociacin de Archiveros de Castilla y Len.
8.(2016) Tria, nm. 20. Sevilla: Asociacin de Archiveros de Andaluca.
9.(2016) Lligall, nm. 39: Digitalitzaci i reconeixement de carcters: Quan les mquines llegeixen do-
cuments. Barcelona: Associaci dArxivers Gestors de Documents de Catalunya.
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La falta de resultados y los problemas derivados de este enfoque, an vivo en

algunos casos, ha evidenciado la necesidad de dar respuestas multidisciplinares a pro-
blemas complejos, lo cual a su vez nos aleja de la falsa consideracin que el archivero
deba ser experto en paleografa, diplomtica, derecho, informtica, etc., adems de
en gestin documental. La prctica archivstica requiere de las competencias que
hemos expuesto anteriormente siguiendo el esquema de ARMA International, pero
que en unos casos deben alcanzarse a nivel de experto y en otros capacitarnos para
interactuar y trabajar junto a otros expertos.
Por todo ello, a pesar de la validez del cuerpo conceptual, metodolgico he
instrumental de la archivstica, se hace imprescindible seguir progresando en su
desarrollo, incorporando los avances a los planes de estudio de la forma ms gil
posible, de manera que se asegure una formacin actualizada y avanzada, enfocada
desde la perspectiva de archivstica integrada, que se ha mostrado clave en la expan-
sin profesional de los ltimos aos.
La ltima cuestin de las tres que plantemos est ntimamente relacionada con las
debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que hemos mencionado al analizar
las distintas titulaciones de mster universitario. Hoy por hoy son retos la armoniza-
cin de la formacin a este nivel, as como desarrollar polticas de ayuda que faciliten
la movilidad y el acceso a los estudios. A estos habra que aadir por lo menos la
implantacin de estudios para la formacin de tcnicos auxiliares ya que se trata de
un nivel profesional necesario, que no debera cubrirse mediante titulados superiores.
Una propuesta que no resulta fcil de materializar dada la rigidez que presenta en
muchos casos el sistema educativo para adaptarse a las nuevas demandas.
4.3. Realidades
No es nuestra intencin que lo expuesto en los apartados anteriores sea in-
terpretado como perteneciente a la esfera de la especulacin. Hemos pretendido
referirnos a lo que interpretamos que est sucediendo y a las direcciones en las
que creemos que deben avanzar la formacin y el ejercicio profesional y, por lo
tanto, a una realidad. No obstante, hemos querido tambin mantener premedita-
damente el esquema que nos traza el ttulo de las Jornadas, a pesar de que aqu no
lo apliquemos a la problemtica del archivo nico en la e-Administracin, si no
a la formacin en gestin documental y archivos y, en este apartado en concreto,
a lo que podramos considerar como la relacin con el entorno con y en el que
actuamos y deberemos actuar.
Destacamos la importancia de referirnos a realidades, en plural. Del mismo modo
que en el caso de la formacin hemos defendido que los cambios no devienen en la
obsolescencia de los principios, mtodos y herramientas de la archivstica, sino que
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estos se amplan, las expectativas actuales de nuestros usuarios tambin han venido a
sumarse a las ya existentes.
Ello no ha supuesto necesariamente una evolucin sincrnica en todas partes. Si
tenemos realidades, en plural, se debe precisamente a ello, en cuanto a la valoracin
y consideracin de la funcin archivstica en las organizaciones, a la definicin de
los servicios que se demandan y/o se espera que ofrezcan, etc., dando lugar a la coe-
xistencia de situaciones muy diversas que en unos entornos ha supuesto lo que po-
dramos definir como normalizacin, mientras en otros persiste el desconocimiento
y, aun, la consideracin que cuando hablamos de la gestin de la informacin, de la
gestin documental, de la preservacin de los documentos electrnicos, etc., estamos
hablando exclusivamente de un problema tecnolgico y, por lo tanto, sera de la tec-
nologa de donde procedern las soluciones.
Claro est que esta situacin es y debe ser motivo de preocupacin y accin, pero
de acuerdo con lo que hemos defendido hasta ahora aqu, la clave que debe orientar
nuestra actuacin debe ser la identificacin de las expectativas de nuestros usuarios.
En ocasiones puede sorprendernos lo alejadas que se encuentran de las nuestras y
de lo que consideramos que podemos ofrecer. En otras, lo exageradas que pueden
resultar respecto a lo posible. Veamos algunas cuestiones a considerar en en la confi-
guracin de esas expectativas en relacin a los desarrollos tecnolgicos.
No hay duda que la evolucin tecnolgica alimenta de forma constante la confi-
guracin de nuevas expectativas entre los usuarios de los servicios de gestin docu-
mental y archivos. Creemos, no obstante, que es necesaria una cierta ponderacin
en cuanto al grado de madurez alcanzado por la tecnologa en cada momento en
relacin a las potencialidades que ofrece.
El cambio en el que nos encontramos inmersos ofrece grandes oportunidades de
negocio, pero a su vez, en un entorno altamente competitivo. Ello da lugar a menudo
a considerar como ya aplicables soluciones y herramientas que, en realidad, se en-
cuentran en una fase experimental y que, por lo tanto, no han alcanzado an un gra-
do de madurez o desarrollo para una implementacin generalizada. A pesar de ello
la difusin de esas potencialidades genera expectativas que a menudo se concretan
en demandas que, en realidad, todava no es posible satisfacer, o que dan respuestas
parciales, o que comportan costos que no han sido debidamente cuantificados y han
emergido posteriormente.
Es una situacin que progresivamente se manifiesta ahora cuando, por ejemplo,
se evidencian las consecuencias de la digitalizacin masiva de documentos en los
procesos administrativos, que a da de hoy no solamente no cumplen con los requi-
sitos que definen la legislacin y la archivstica, si no que han devenido conjuntos
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ingentes de documentos imposibles de gestionar y que se han sumado a la existencia

de los originales en papel. O las adquisiciones de programas informticos que no han
ido ms all de su compra e instalacin No vamos a extendernos en la relacin de
despropsitos y en la valoracin de los recursos econmicos y humanos consumidos
ya que nuestra intencin aqu en relacin a las realidades es otra.
Las realidades con las que nos enfrentamos se extienden desde afrontar las situa-
ciones ms precarias en cuanto a la conservacin de documentos en soportes tra-
dicionales, hasta la participacin en proyectos de implantacin de la administra-
cin electrnica, por citar dos extremos. Esa diversidad puede llevarnos fcilmente
a pensar que la formacin en archivstica y gestin de documentos debe sentar sus
bases en una formacin tecnolgica de alto nivel. No creemos que deba ser as por
cuanto el mismo cuerpo terico de la archivstica y las realidades nos muestran que
las cuestiones a resolver en nuestro trabajo no son tecnolgicas, si bien es cierto que
es fundamental modelar las herramientas tecnolgicas para la gestin documental
desde los principios y los requisitos que define la archivstica.
A nuestro parecer no sera justificable que en la formacin actual se infravalorara
el conocimiento de las herramientas tecnolgicas y de sus potencialidades. Debemos
capacitarnos para interactuar correctamente con los tecnlogos, del mismo modo
cmo tambin debemos hacerlo con los expertos en derecho, por ejemplo, pero ello
no nos hace, ni requiere, que debamos ser expertos en ninguna de las dos disciplinas.
Lo que nos interesa en ambos casos es ser capaces de identificar las oportunidades,
limitaciones y efectos sobre la gestin documental y el archivo, de modo que las po-
damos integrar en nuestros proyectos y determinar qu aportaciones nos ofrecen, a
qu objetivos aplicarlas y de la mano de qu expertos trabajaremos conjuntamente.
En el momento actual en el que nos encontramos resulta complejo diferenciar
los cambios que derivan de los procesos de mejora continua, de los que derivan de
una obsolescencia que se ha hecho necesaria para alimentar el sistema econmico do-
minante. Nuestra actitud frente a ello fcilmente puede ser interpretada en algunas
ocasiones como resistencia al cambio frente a las expectativas de nuestros usuarios,
entendidos en un sentido amplio. Puede ser la demanda del cargo poltico que es-
pera que demos por buena la digitalizacin masiva de todos los documentos como
solucin a los problemas de gestin documental de la organizacin, como la del in-
vestigador que espera consultar todos los archivos desde la pantalla de su ordenador.
De todos modos, con independencia de las limitaciones que plantean la falta de
medios y recursos econmicos, la gestin documental y el archivo se han posicionado
ya como factores de incremento de la eficiencia, a la vez que ocupan un lugar clave en
la rendicin de cuentas y la transparencia en todo tipo de organizaciones, as como
en el fortalecimiento de la democracia y la defensa de los derechos humanos. Unos
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
factores muy alejados de la simple tarea organizativa a la que a veces se la quiere

constreir y de la que necesariamente deriva una profesin que, de ningn modo,
no puede ser dcil.
Se hacen imprescindible una formacin y unas polticas en las organizaciones que
fomenten entre los profesionales la ampliacin y actualizacin de conocimientos, en
la que el pensamiento estratgico est presente como una competencia fundamental
que permita dar respuesta y anticiparse a las expectativas y demandas de nuestros
usuarios y de la sociedad. Esa actitud es la que nos ha llevado hasta el punto en el que
nos encontramos hoy, capacitndonos para afrontar y aprovechar el impacto de la di-
gitalizacin, la implantacin del documento y la administracin electrnica, etc., a la
vez que intervenir activamente en la definicin de normas y estndares de referencia.
Seguramente el nivel de participacin no ha sido siempre el deseado, pero jugamos
ya en un terreno que hasta hace un tiempo nos pareca vetado.
Ciertamente se trata de un terreno muy extenso, que se ampla constantemente,
pero en el que no podemos renunciar a ninguna parcela, definiendo de forma con-
creta cul es nuestra aportacin en cada caso. As, resultan vitales la investigacin en
archivstica, una oferta formativa que d respuesta a ese escalado de necesidades; una
armonizacin, en el sentido ya expresado, en cuanto a la formacin universitaria;
una relacin con el sector profesional y empresarial que favorezca las sinergias; y una
apuesta por la comunicacin y la difusin que visualicen el nexo de la informacin y
los documentos con la eficiencia de las organizaciones y la salud democrtica. Y con
ello no nos referimos solamente a la gestin documental, sino tambin a los archivos
histricos.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
LA POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS DEL MINISTERIO DE EDUCA-
CIN, CULTURA Y DEPORTE
SPANISH MINISTRY OF EDUCATION, CULTURE
AND SPORTS RECORDS MANAGEMENT POLICY
Elena Corts Ruiz
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 121-133
La poltica de gestin de documentos elec-

trnicos del ministerio de educacin, cul-
tura y deporte
SPANISH MINISTRY OF EDUCATION, CULTURE AND
SPORTS RECORDS MANAGEMENT POLICY
Elena Corts Ruiz
elena.cortes@mecd.es
Jefa del Departamento de Descripcin y Conservacin
Archivo General de la Administracin
Paseo de Aguadores, 2
28804 Alcal de Henares, Madrid
Recibido: 17/07/17
Aceptado: 05/09/17
Resumen
La poltica de gestin de documentos electrnicos (PGDE) del Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte (MECD) se ha desarrollado de acuerdo con las directrices establecidas en
el RD 4/2010 por el que se establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y se
ha elaborado de acuerdo con las directrices de la Norma Tcnica de Interoperabilidad Pol-
tica de Gestin de Documentos Electrnicos. En ella se abordan los diferentes procesos que
afectan a documentos y expedientes electrnicos, relativos a su creacin, gestin, acceso, cla-
sificacin y transferencia y se presta especial atencin a los procesos de valoracin, dictamen
y eliminacin. Est en consonancia con las principales normas ISO de gestin documental,
fundamentalmente la 15489 y las 30300 y alineada con proyectos paneuropeos, como E-Ark.
Palabras Clave
Documento electrnico; expediente electrnico; valoracin; acceso; clasificacin; gestin
documental.
Abstract
Spanish Ministry of Culture, Education and Sports e-Documents Management Policy
has been developed according to guidelines established in 4/2010 Royal Decree creating the
National Interoperability Schema and E-Documents Management Policy Interoperability
Technical Standard. Different processes affecting e-documents and e-files related to their cre-
ation, management, access, classification and transference are treated, with special attention
122 Elena Corts Ruiz
to appraisal and disposal processes. It establishes correspondences with main ISO document
management standards, such as ISO 15489, 30300, 30301 and 30302 and it establishes links
with European projects, such as e-Ark.
KeyWords
E-Document; E-File; Appraisal; Access; Classification; Document Man-
agement.
INTRODUCCIN
La poltica de gestin de documentos electrnicos (PGDE) que ha desarrollado el
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte se inscribe en el marco de la Adminis-
tracin Digital Espaola1. Sus principales rasgos distintivos son:
Su consistencia en relacin con las normas internacionales ISO de gestin
documental, fundamentalmente la nueva ISO 15489 y las de la familia de
30300.
El establecimiento de sinergias con el proyecto paneuropeo e-ARK, re-
cientemente finalizado, que ha supuesto un importante hito en materia
de colaboracin internacional para asumir estndares comunes de inte-
roperabilidad2.
La especial atencin que dedica a los procesos de valoracin, dictamen y
eliminacin de documentos y expedientes electrnicos. Ello se debe a la
responsabilidad que este departamento viene teniendo en dichos procesos
desarrollada por la ya existente Comisin Superior Calificadora de Docu-
mentos Administrativos (CSCDA)3.
La aplicacin del Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento
Electrnico (e-EMGDE), si bien apuesta por la asignacin de los metada-
tos en un entorno multientidad, en el mbito del Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte y sus archivos dependientes, con el fin de garantizar la
1. Vase el Plan de Transformacin Digital de la Administracin General del Estado y sus Orga-
nismos Pblicos en <file:///C:/Users/elena.cortes/Downloads/20151002-Plan-transformacion-digital-
age-oopp%20(3).pdf.> Toda la informacin actualizada sobre la Agenda Digital para Espaa puede
consultarse en http://www.agendadigital.gob.es/Paginas/index.aspx.
2. Toda la informacin relativa al proyecto E-Ark (Europal Archival Records and Knowledge Preseva-
tion) est disponible en <http://www.eark-project.com/>.
3. Sobre la CSCDA, el rgano consultivo superior para el estudio, dictamen, calificacin y utilizacin
de la Administracin General del Estado y de sus organismos pblicos, vase <http://www.mecd.gob.
es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cscda/presentacion.html>.
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I.S.S.N. 1134-1602
La poltica de gestin de documentos electrnicos del ministerio de educacin, cultura y deporte 123
informacin de contenido, contexto y estructura a lo largo de todo el ciclo

vital del patrimonio documental nacido digital (incluida su fase histrica).
El cumplimiento de lo establecido en la Ley de Transparencia, cceso a la
informacin y buen gobierno para abordar los procesos relativos al acceso
a documentos y expedientes electrnicos, adems de la normativa sectorial
de acceso a los archivos aplicable.
La aceptacin de nuevas propuestas relacionadas con el proceso de transferencia
documental, de acuerdo con las atribuciones que la Subdireccin General de los
Archivos Estatales tiene sobre la gestin y custodia de documentos y expedientes
producidos por la Administracin General del Estado (AGE), en sus fases de archivo
intermedio y archivo histrico, sea cual sea el soporte en que se hayan generado, de
acuerdo a lo fijado en el Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el sistema de archivos de la Administracin General
del Estado y de sus organismos pblicos y su rgimen de acceso4.
Su articulacin, de forma consistente, dentro del marco normativo esta-
blecido por la legislacin vigente en materia de administracin electrnica y
patrimonio documental.
ORGENES
La PGDE del MECD hunde sus races en Esquema Nacional de Interoperabili-
dad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010. En el artculo 21 de dicho decreto
se establece que las Administraciones Pblicas deben poner en marcha las medidas
necesarias, orientadas a garantizar
el acceso completo e inmediato a los documentos a travs de mtodos de consulta en
lnea que permitan la visualizacin con todo detalle del contenido de los documentos,
la recuperacin exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en lnea
en los formatos originales y la impresin en papel de aquellos documentos que sean
necesarios5.
Esto implica que el MECD, al igual que los restantes ministerios, debe contar
con una poltica de gestin de documentos electrnicos que sea consistente dentro
de la planificacin de la administracin electrnica.
Partiendo de esta base y sustrato legal, durante los ltimos aos se han venido ela-
borando una serie de documentos que han contado con el respaldo y la aprobacin
formal de la Comisin Ministerial para la Administracin Digital (CMAD):
4.<https://www.boe.es/boe/dias/2011/11/25/pdfs/BOE-A-2011-18541.pdf>.
5.<http://www.boe.es/buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1331-consolidado.pdf>.
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I.S.S.N. 1134-1602
1. El principal es la poltica de gestin de documentos electrnicos propia-

mente dicha6;
2. ntimamente vinculados a ella, los anexos de dicha poltica7;
3. Para una mayor difusin, resumen ejecutivo8;
4. Una gua de preguntas frecuentes (FAQ)9.
Quedan, no obstante, por desarrollar, como se comprobar a lo largo de las pgi-
nas siguientes, una serie de documentos tcnicos:
El ms urgente es un cuadro de clasificacin funcional consistente para
toda la organizacin10; Igualmente importantes para el desarrollo de la
PGDE son:
Los pertinentes calendarios de conservacin,
La Tablas de control de acceso y seguridad,
La tabla de evaluacin de riesgos y
Una futura poltica de seguridad.
NOVEDADES PLANTEADAS POR LA PGDE
En primer lugar, hay que destacar que la PGDE sigue el procedimiento internacio-
nal, al establecer un entorno OAIS (ISO 14721). Este entorno, ampliamente utilizado
en Europa, es el idneo para el desarrollo de plataformas que sustenten la gestin y
conservacin a largo plazo del patrimonio documental espaol nacido ya digital.
Al contrario de lo que pudiera suponerse, la PGDE no deja en ningn momento
de lado la labor del archivero frente a los restantes profesionales implicados en el
proceso, como pueden ser los programadores y los gestores documentales, sino antes
bien, reconoce y afianza su labor dentro del conjunto, as:
Se reconoce la necesidad de la participacin de los archiveros en el desarro-
llo de los requisitos funcionales de los procesos de tratamiento archivstico
de los sistemas de gestin automatizados.
6.<http://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/
documentos-electronicos/2016511politica-documento-electronico-mecd/2016511-pde-mecd.pdf>.
documentos-electronicos/2016511anexos/2016511anexos.pdf>.
documentos-electronicos/pgde-mecd-resumen-ejecutivo/pgde-mecd-resumen-ejecutivo.pdf>.
documentos-electronicos/pgde-mecd-preguntas-frecuentes/pgde-mecd-preguntas-frecuentes.pdf>.
10. Esta carencia se solventa, momentneamente, con la ayuda del repertorio de series incluido en los
anexos de la Poltica (Anexo IX).
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
La labora del archivero no puede desarrollarse aisladamente, se hace necesa-

rio el desarrollo de planes de formacin y comunicacin dentro de la insti-
tucin, para garantizar la colaboracin de todos los profesionales mediante
el establecimiento de equipos multidisciplinares.
Este necesario reconocimiento de los archiveros como parte integrante funda-
mental del proceso permite la continuacin de la aportacin de conocimientos tc-
nicos archivsticos en el marco del ENI.
Asimismo, la PGDE busca impulsar nuevas Normas Tcnicas de Interoperabilidad
que profundicen sobre algunos procesos tcnicos que han sido poco desarrollados hasta
el momento, como son las transferencias, la valoracin documental o la eliminacin.
En cuanto al conjunto de metadatos propuesto, la PGDE adopta el e-EMGDE,
aunque plantea su revisin y mejora, en la que se debe participar activamente, para
su adaptacin a un entorno multientidad.
Facilita el desarrollo de estrategias sostenibles, tanto a medio como a largo plazo,
para dotar a los documentos electrnicos de valor probatorio.
Aborda el tratamiento y la conservacin a largo plazo de las bases de datos, uno
de los elementos ms difciles de gestionar, en el marco del ENI.
ALCANCE Y OBJETO DE LA POLTICA
La PGDE no puede entenderse como un elemento aislado, sino que se
inscribe en el contexto general de la Poltica de Gestin Documental del
MECD.
Igualmente est plenamente integrada en el contexto de la organizacin,
junto al resto de polticas del Departamento.
Sus principales objetivos son:
El establecimiento y documentacin de un conjunto de criterios comunes,
asumidos por el Departamento y relacionados con la gestin de los docu-
mentos y expedientes electrnicos, ya sean producidos o solamente custo-
diados por el Ministerio y sus organismos dependientes.
La creacin, mantenimiento, tratamiento y conservacin de documentos y
expedientes electrnicos autnticos y fiables, al mismo tiempo que la pro-
teccin de su integridad a lo largo, no slo de todo su ciclo vital sino tam-
bin durante su fase histrica.
Garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mnimos obliga-
torios para su preservacin y en su caso, de los que resulten complementa-
rios o necesarios, manteniendo siempre su relacin.
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I.S.S.N. 1134-1602
ACTORES DE LA PGDE Y SUS RESPONSABILIDADES

Una de las caractersticas destacables de esta poltica de gestin es que implica a
todos los elementos de la organizacin, que se convierten en actores de la misma,
cada uno en su nivel correspondiente:
La alta direccin: Ha de ser la que apruebe e impulse la poltica.
Los responsables de los procesos de gestin: Son quienes la aplican.
El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin
del programa: Este grupo incluye a los archiveros, los gestores documen-
tales, los administradores de sistemas y los desarrolladores de programas.
Las responsabilidades de todos estos actores estn claramente definidas:
Los altos responsables de la organizacin deben respaldar la PGDE e im-
plicarse en ella.
Todo el personal de la organizacin (unidades gestoras, incluidos los orga-
nismos autnomos) tambin ha de implicarse en sus diferentes parcelas de
trabajo.
Es fundamental para su correcta aplicacin el establecimiento de equipos
multidisciplinares, destacndose como fundamental la cooperacin entre
los profesionales de los archivos y TICs.
Cobran especial relevancia los archivos centrales de los Departamentos Mi-
nisteriales, como base de la PGDE.
ESTRUCTURA DE LA PGDE
Como se ha indicado ms arriba, la PGDE est integrada en el marco de la Ad-
ministracin Digital Espaola y por ello:
Se basa en la Norme Tcnica de Interoperabilidad de Gestin de Documen-
tos Electrnicos del ENI11.
Ha seguido la estructura ya definida en el Modelo de Poltica de Gestin de
Documentos Electrnicos12.
NECESIDAD DE UN SGDE Y UN SGDEA
Dado que el tratamiento de los documentos y expedientes electrnicos ha de
realizarse en un entorno automatizado, se hace necesario contar con dos sistemas de
11. La NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos est disponible para su descarga en
<https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politi-
ca-de-gestion-de-documentos-electronicos.html>.
12. http://www.boe.es/buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1331-consolidado.pdf.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
gestin claramente definidos: un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos y

un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo:
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE) es el sistema
informtico cuyas funciones son el control, almacenamiento y gestin de
los archivos de oficina y de los documentos que se encuentran en fase activa.
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA)
es el sistema informtico que garantiza un repositorio seguro para la gestin
de los documentos y expedientes electrnicos en las fases siguientes (archi-
vo central, archivo intermedio y archivo histrico).
PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL
La PGDE identifica los siguientes procesos en la gestin documental:
Captura,
Registro,
Clasificacin,
Descripcin,
Acceso y trazabilidad,
Calificacin,
Conservacin,
Transferencia y
Destruccin o eliminacin.
Captura
La captura es el proceso que seala la entrada de un documento electrnico en
un SGDE y garantiza su identificacin unvoca dentro del mismo. En la captura se
debe establecer una relacin entre el documento creado, su creador o productor y
el contexto en que se cre y dicha relacin se consigue mediante la asignacin de
los metadatos mnimos establecidos por la NTI de documento electrnico y de un
identificador nico13.
Registro
Se denomina registro al proceso de control de los documentos mediante la ins-
cripcin registral de los generados por los rganos administrativos del MECD o
los recibidos por stos, mediante una breve informacin descriptiva (asiento), de
13. Los metadatos mnimos para la captura, basados en las NTI de documento y expediente electr-
nico pueden consultarse en la Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte, pp. 22 y 23.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
acuerdo a lo establecido en la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo de las

Administraciones Pblicas14.
Clasificacin
El proceso de clasificacin comienza con la diferenciacin entre expedientes elec-
trnicos y agrupaciones documentales y finaliza con el establecimiento de un cuadro
de clasificacin comn:
Se entiende por expediente electrnico el conjunto de documentos electr-
nicos correspondiente a un procedimiento administrativo, cualquiera que
sea el tipo de informacin que contengan.
Por su parte, las agrupaciones documentales son conjuntos de documen-
tos electrnicos que, formados al margen de un procedimiento creado, se
han constituido mediante agregacin, como resultado de una secuencia
de actuaciones.
El cuadro de clasificacin, de carcter orgnico-funcional, deber realizarse en
el plazo de un ao y mientras se finaliza, podr utilizarse el repertorio de series ya
disponible en el Anexo III de la PGDE15.
Descripcin
El propsito de la descripcin es la recuperacin de los documentos y expedientes
electrnicos y atender a la aplicacin del esquema general de metadatos. Se realizar
sobre los Paquetes de Informacin de Archivo (PIA AIP en ingls-) en las fases de
archivo central, intermedio e histrico.
Como esquema institucional de metadatos, el MECD ha adoptado el e-EMGDE,
si bien apuesta por su mejora para adaptarlo a un entorno multientidad que permita
fortalecer el contexto de produccin de los documentos y expedientes electrnicos.
Los metadatos mnimos obligatorios, definidos por las NTI de documento elec-
trnico y expediente electrnico han de ser cumplimentados en el momento de su
captura en el SGDE y esta incorporacin debe ser automtica.
Los metadatos mnimos obligatorios pueden verse ampliados por otros, que el
e-EMGDE contempla como complementarios y que en algunos procesos documen-
tales se convierten en necesarios.
El perfil de aplicacin del MECD est recogido en el Anexo IV de la PGDE16.
14. bid., pp. 25 y 26.

15. Anexos al Documento Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, pp. 89-137.
16. bid., pp. 138-177.
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Acceso y trazabilidad
La PGDE regula el acceso, tanto a los documentos y expedientes electrnicos
como a los datos en ellos contenidos y a sus sistemas de gestin en dos niveles:
Delimita los sujetos de acceso, que pueden ser los usuarios internos, otras
administraciones pblicas o los ciudadanos y los objetos de acceso, es decir,
los propios documentos o expedientes electrnicos.
El acceso se regula mediante mecanismos de autenticacin y autorizacin.
Se establecen, inicialmente, tres tipos de acceso: libre, restringido y parcialmente
restringido y se contempla que puedan producirse en estas condiciones, todo lo cual
ha de consignarse a travs de los metadatos del e-EMGDGE:
9.1. Obligatorio para la informacin de libre acceso.
9.1.1. Cdigo de causa de la limitacin para la informacin de acceso
restringido.
9.1.2. Causa legal o normativa de la limitacin.
8.4. Para los datos sensibles de carcter personal.
8.6. Para indicar el nivel de confidencialidad.
Para regular el acceso parcial a la informacin restringida se debern incluir, asi-
mismo, los metadatos pertinentes.
Los SGDE y SGDA deben garantizar las siguientes dimensiones de la seguridad:
Confidencialidad,
Integridad,
Disponibilidad y
Trazabilidad.
Las tablas de acceso y seguridad se elaboran conforme a la norma ISO 15489,
para identificar los derechos de acceso y las restricciones aplicables.
Calificacin
El proceso de calificacin consta de varios niveles claramente diferenciados:
La identificacin de los documentos esenciales dentro de la organizacin.
La valoracin documental propiamente, dicha, para determinar cules son
los valores de los documentos de la organizacin.
Los metadatos asignados a dichos documentos.
El establecimiento de los calendarios de conservacin17.
17. Estos calendarios se elaborarn conforme a la norma ISO 15489.
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I.S.S.N. 1134-1602
Los metadatos necesarios del e-EMGDE para el proceso son los elementos
13.1 (valoracin) y 13.2 (dictamen).
Las propuestas de dictamen de conservacin y eliminacin corresponden a la
Comisin Calificadora Departamental y todas las propuestas de los Departamentos
ministeriales y organismos autnomos de la AGE han de ser elevadas a la Comisin
Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSDA), al igual que sucede
con la documentacin en soporte analgico, para su dictamen preceptivo y vincu-
lante y, al igual que en el sistema tradicional, ste podr ser de conservacin total,
eliminacin parcial (muestreo) o eliminacin total.
Conservacin
La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos debe atender a los
plazos legales y a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora.
De acuerdo a lo fijado en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS)18, el MECD
debe desarrollar un plan de continuidad para la preservacin de los documentos y
expedientes electrnicos conservados, incluidos sus metadatos. Para ello se requiere
el establecimiento de un Plan de Preservacin de los Documentos Electrnicos de
la organizacin, que debe valorar tanto los actores implicados en el proceso como
los documentos y expedientes a preservar y el anlisis de los riesgos y las medidas de
prevencin aplicables en cada caso19.
Por su parte, el SGDE debe garantizar la trazabilidad de todas las acciones rea-
lizadas sobre los documentos y expedientes que almacene: creacin; modificacin,
versionado, ndice, incorporacin de nuevos elementos y cierre (en el caso del expe-
diente electrnico), borrado fsico o eliminacin, acceso y transferencia20.
Transferencia
Se trata del procedimiento por el que las fracciones de series documentales que
ya han cumplido su plazo de permanencia para cada etapa del ciclo vital ingresan en
otro archivo. Su propsito es que los documentos, a su paso por las distintas fases de
archivo del sistema reciban, en cada momento, el tratamiento adecuado.
La PGDE contempla, para las transferencias, dos posibles escenarios21:
18.<https://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf>.
19. La tabla de evaluacin de riesgos se ha de elaborar de acuerdo a la norma ISO 30301.
20. Los metadatos e-EMGDE para la trazabilidad empleados sern: 21.1 (Accin), 21.2 (Motivo de
reglado), 21.3 (usuario de la accin), 21.4 (descripcin), 21.5 (Modificacin de los metatados) y 21.6
(Historia del cambio). Poltica de Gestin, pp. 54-55.
21. El escenario que se articule deber respetar lo dispuesto, tanto en la Ley de Patrimonio Histrico
Espaol como en el artculo 20 del Real Decreto 1708/2011 en lo referente a las competencias del
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I.S.S.N. 1134-1602
Transferencia de custodia con cambio de repositorio y

Traspaso de responsabilidad de la custodia y gestin sin cambio de reposi-
torio.
Se recomienda la elaboracin de un protocolo de transferencia de documentos del
archivo central al intermedio.
El rgano o entidad que transfiera la documentacin ser el responsable de veri-
ficar la autenticidad e integridad de todas las unidades documentales, series o frac-
ciones de serie que se van a transferir, en el momento en que se produzca dicha
transferencia.
El PIA (Paquete de Informacin de Archivo) a transferir deber constar de los
siguientes elementos:
Los documentos/expedientes propiamente dichos,
Los correspondientes metadatos,
Las firmas pertinentes,
Los metadatos sobre los privilegios de uso y acceso,
Los metadatos relativos a la transferencia.
Eliminacin
Se han desarrollado tres posibles escenarios para la eliminacin de documentos y
expedientes electrnicos, contemplados en la PGDE:
Como resultado de la finalizacin de su ciclo vital,
Por cambio de soporte o formato por obsolescencia del segundo o fin de la
vida del primero,
Por transferencia con cambio de custodia a otro organismo o archivo, cuan-
do dicho cambio suponga la duplicacin de los documentos.
La eliminacin, al igual que sucede con la documentacin en papel, ha de reque-
rir del dictamen previo de la CSCDA y se ha de realizar, en lo que a destruccin
de soportes se refiere, de acuerdo al procedimiento establecido en el Real Decreto
1164/200222. Dicha eliminacin debe quedar documentada, adems de incluir las
acciones de eliminacin o destruccin como metadatos de trazabilidad23.
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte en el proceso.

22. Real Decreto 1164/2002, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con
valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del
Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto
al original <https://www.boe.es/boe/dias/2002/11/15/pdfs/A40139-40143.pdf )>.
23. E-EMGDE 21.1, 21.2 y 21.3.
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La destruccin podr hacerse mediante la eliminacin de ficheros o la des-

truccin fsica del soporte, para lo cual se aplica la gua para la eleccin del
nivel de destruccin de la informacin incluida en el Anexo IX de la PGDE24.
PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA GESTIN DE DO-
CUMENTOS
La PGDE contempla, por ltimo, tres procedimientos instrumentales para la
gestin documental:
La firma electrnica25; tanto por parte del ciudadano en la presentacin de
solicitudes a travs de una sede electrnica, como la de la Administracin,
en los procedimientos automatizados o la de cualquier empleado pblico
en el ejercicio de sus competencias. Dentro, asimismo, de la firma electr-
nica, la PGDE regula la denominada firma longeva y el resellado de docu-
mentos, tanto en formato longevo como en otro tipo.
El protocolo de digitalizacin de documentos: Este procedimiento, que se
rige por lo fijado en la NTI de digitalizacin26 en cuanto a los parmetros y
la NTI catlogo de estndares27 para la seleccin de los formatos de preser-
vacin, se aplica en tres escenarios posibles: la digitalizacin de documentos
en soporte papel aportados por los ciudadanos para sus procedimientos y
con el propsito de su incorporacin a un expediente electrnico; la digita-
lizacin de documentos en soporte papel digitalizados durante la tramita-
cin de un procedimiento para su incorporacin, igualmente, al expediente
electrnico correspondiente y la digitalizacin masiva de expedientes crea-
dos, gestionados y finalizados en soporte tradicional
El copiado autntico de documentos28.
FUTURAS REFLEXIONES Y ACTUACIONES
La PGDE debe apoyarse en una serie de medidas de soporte:
El establecimiento de un plan de formacin,
El desarrollo de un plan de comunicacin,
24. Anexo IX: Niveles mnimos de borrado recomendados en funcin del grado de confidencialidad
del contenido (Poltica de Gestin Anexos, p. 197).
25. Regulada en el Anexo X: Regulacin de los sistemas de firma electrnica de documentos utilizados
en el MECD (Poltica de Gestin Anexos, p. 198).
26.<http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13168.pdf>.
27.<http://www.boe.es/boe/dias/2012/10/31/pdfs/BOE-A-2012-13501.pdf>.
28.<file:///C:/Users/elena.cortes/Downloads/Guia_NTI_procedimientos_copiado_autentico_
PDF_2ed_2016.pdf>.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
La supervisin y auditora de la Poltica (interna y externa)

Y la gestin de la propia poltica (a travs de una Comisin Tcnica multi-
disciplinar).
Asimismo, hay que llevar a cabo una serie de actuaciones que den soporte
a la PGDE:
En primer lugar, se requiere una amplia colaboracin interministerial,
Por otra parte, es fundamental que el Ministerio de Educacin, Cultura y
Deporte participe activamente en la elaboracin de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad,
Como ya se ha sealado ms arriba, es fundamental desarrollar un esquema
de metadatos multientidad,
A fin de regular uno de los procesos ms complejos de la PGDE se requie-
re el impulso de una nueva Norma Tcnica de Inteorperabilidad para la
transferencia de responsabilidad y custodia de documentos y expedientes
electrnicos (desarrollada junto al MINHAP),
En relacin con los procedimientos de archivo a largo plazo, se hace hinca-
pi en la preservacin de la informacin almacenada en bases de datos de
la Administracin,
Es fundamental una activa colaboracin con los responsables del Sistema
de Informacin Administrativa (SIA) que permita la identificacin de fun-
ciones para la elaboracin de cuadros de clasificacin funcional.
Por ltimo, es necesario analizar el impacto de las medidas CORA (Comi-
sin para la Reforma de las Administraciones Pblicas)29.
CONCLUSIONES
La Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte se integra en el marco de la Administracin Digital, se ha desa-
rrollado de acuerdo a lo establecido en la legislacin vigente y ajustado a los plazos
marcados por sta; establece sinergias con los modelos desarrollados a nivel interna-
cional; es, asimismo, integradora dentro de la organizacin, al implicar a todos sus
actores; reconoce la importancia de los archiveros en el proceso, pero en un marco
de colaboracin interdisciplinar. Se trata, por otra parte, de una poltica realista y
abierta, consciente de la necesidad de seguir trabajando en el desarrollo de Normas
Tcnicas de Interoperabilidad.
29. Las medidas CORA (generales y de las diferentes subcomisiones Duplicidades Administrativas,
Servicios y Medios Comunes y Administracin Institucional estn disponibles en: <http://www.sefp.
minhafp.gob.es/web/areas/reforma_aapp/medidas.html>.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Miscelnea
Taller de historia La mujer tutelada
del Archivo Histrico Provincial de
Crdoba: la dimensin educativa
y social del archivo
History Workshop Women Under Tute-
lage in Archivo Histrico Provincial de
Crdoba: Social and Educational
Dimensions of Archives
Miguel ngel Snchez Herrador
Taller de historia La mujer tutelada del Archivo Histrico Provincial de Crdoba: la dimensin
TRIA N 21. 2017
I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 139-173
Taller de historia La mujer tutelada del

Archivo Histrico Provincial de Crdoba:
la dimensin educativa y social del archivo
History Workshop Women Under Tutelage in
Archivo Histrico Provincial de Crdoba: So-
cial and Educational Dimensions of Archives
Miguel ngel Snchez Herrador
Asesor Tcnico de Conservacin e Investigacin
Archivo Histrico Provincial de Crdoba
miguel.sanchez.herrador@juntadeandalucia.es
Recibido: 01/08/17
Aceptado: 19/09/17
Resumen
Las transformaciones que se estn produciendo en los archivos deben tener su reflejo en
la labor educativa y social que desempean. En este sentido, partimos de la premisa de que
todo documento puede ser comunicado pedaggicamente, cualquiera que sea su naturaleza o
al pblico al que se dirija. A travs del contenido de los documentos del archivo somos cons-
cientes de algunos grandes cambios sociales acaecidos a lo largo del tiempo, especialmente los
relacionados con la historia de la mujer. Con objeto de mostrar esa parte de nuestra historia
y concienciar sobre la necesidad de seguir trabajando por la igualdad de gnero, hemos desa-
rrollado un taller dirigido a alumnos de 2 y 4 de E.S.O. Utilizamos una metodologa parti-
cipativa para mostrar documentos desde el siglo XVI al XX, intentando captar su atencin y
buscando en todo momento el debate.
Palabras Clave
Archivos, Difusin, Enseanza, Educacin Secundaria Obligatoria, Historia de la Mujer
Abstract
The transformations that archives are going through should have their reflection in the
educational and social role that they play. In that sense, we proceed on the basis that every
document can be pedagogically communicated, whatever its nature or the audience to which
it is directed. On the other hand, through the content of archival documents, we become
aware of great social changes that have taken place over time, especially those related to wom-
ens history. To show that part of our history and raise awareness about the need to continue
working for gender equality, we have developed a workshop for 2nd and 4th-year students
140 Miguel ngel Snchez Herrador
from E.S.O. We use a participatory approach to show documents from the 16th to the 20th
century, trying to capture their attention and promoting debate at all times.
Keywords
Archives, Diffusion, Teaching, Secondary Education, Womens History
INTRODUCCIN
Los cambios que desde hace unos aos se vienen produciendo en la concepcin
del archivo, as como la mejora en el tratamiento tcnico de los fondos documen-
tales, deben reflejarse tambin en la difusin que realiza el archivo, y ms especfi-
camente en la relacin que mantiene con la enseanza. A pesar de que el archivo se
incluye dentro del marco curricular de 2 y 4 de Educacin Secundaria Obligatoria
(E.S.O.) sorprende el escaso conocimiento y utilizacin de los archivos histricos
por parte de los centros de enseanza. Si bien la naturaleza de archivos y centros
de enseanza es muy distinta, hay muchos puntos en comn en los que es preciso
profundizar. Si se es capaz de extraer el contenido relevante, los datos interesantes y
las curiosidades de los documentos histricos y mostrarlos de una manera adecuada
vemos que el archivo histrico tiene un enorme potencial temtico y didctico que
abarca varios siglos de nuestra historia.
Partimos de la premisa de que todos los documentos del archivo pueden ser comuni-
cados pedaggicamente1 y depender del grupo de alumnos a los que nos dirijamos y de
sus intereses, la eleccin de los elementos que se extraigan de los documentos y cmo se
presenten. El archivero ha de buscar el punto de comunicacin dinmica que favorezca
el proceso educativo, para lo que la colaboracin del docente es de vital importancia.
Por otra parte esta actividad puede ayudar al archivo como servicio pblico a
mostrar a la sociedad su naturaleza y objetivos, y por tanto a justificar su existencia en
un momento de continuos recortes presupuestarios. Frente a una visin netamente
elitista del archivo, concebido slo para investigadores y profesionales, propugnamos
un archivo abierto a toda la ciudadana, plural, multiforme, tolerante, solidario... El
archivo debe ser consciente de una realidad externa cambiante, ha de conectar con la
sociedad en que vive y a la que sirve.2
1. Iturrate Colomer, G. (1998), La funcin pedaggica del archivo: aplicaciones didcticas en forma
de talleres de historia, tecnolgicos y audiovisuales, PH: Boletn del Instituto Andaluz del Patrimonio
Histrico, ao 6, n. 24, 1998, pp. 95-96. Disponible en <https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?co
digo=189882&orden=0&info=link> [consulta 22 de enero de 2016].
2. Melero Casado, A., Cruces Blanco, E. (1991), Los archivos y los programas pedaggicos, Boletn
de la ANABAD, tomo 41, n. 2, p. 33.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
Taller de historia la mujer tutelada del archivo histrico provincial de crdoba: la dimensin 141
A falta de una planificacin comn de colaboracin entre archivo y centros edu-

cativos, materializada en un servicio o gabinete pedaggico, es necesaria la puesta en
marcha de iniciativas que vayan dando forma a una interaccin cada vez mayor y a
polticas de colaboracin futuras. Actualmente los contactos dependen de la buena
voluntad de profesores y archiveros, cuyas inquietudes les llevan a buscar tareas co-
munes con los medios ms o menos limitados de que disponen.
EL TALLER
Es habitual que quienes visitan nuestros archivos nos pregunten sobre su conte-
nido, la antigedad o el soporte de los documentos, y en ocasiones van ms all y
se interesan por saber qu ha cambiado y qu no ha cambiado desde los primeros
documentos que albergamos hasta la actualidad. Entre los hechos que permanecen
inalterables destaca un asunto sobre los dems: las disputas y dems cuestiones
relacionadas con la posesin de bienes y dinero. La siguiente cuestin se refiere a
lo que s ha cambiado en estos siglos y de la misma forma, entre todos los cambios
acaecidos destaca la evolucin de los derechos humanos y especialmente los dere-
chos de la mujer.
Mediante documentos primarios mostramos diferentes testimonios de la
vida de la mujer desde el siglo XVI al XX. En estos documentos se repite una
constante: la subordinacin de la mujer a las decisiones masculinas, un some-
timiento que la conduce a un estado continuo de tutela, matizada por aspectos
como su situacin social, los bienes que posee, la virtud de que hace gala, su
estado civil (casada, soltera, viuda). Asimismo se puede apreciar como a lo largo
del tiempo apenas se producen cambios hasta al menos la llegada de la Consti-
tucin Espaola.
Durante la Edad Moderna hasta prcticamente finales del siglo XX, la so-
ciedad espaola responda a un modelo rgido, socialmente jerarquizado, con
grandes diferencias entre los gneros. Se trata de una organizacin patriarcal,
con profundas diferencias jurdicas. La autoridad de los varones se determinaba
como incuestionable, arrogndose la representacin de todo el ncleo familiar
y en especial el de las mujeres de la familia. Con la excusa de su debilidad o
vulnerabilidad no slo se protega a la mujer, adems se la menospreciaba y con-
trolaba. Por si no fuese poco, en ellas resida el honor del marido y de su vida
virtuosa dependa la buena consideracin social de la familia. De esta forma, el
tutelaje masculino excluy a la mujer de las actividades laborales de la sociedad
preindustrial.3
3. Ortega Lpez, M. (1997), Las mujeres en la Espaa Moderna. Parte IV, Garrido Gonzlez, E.
[ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid: Sntesis, pp. 249-250.
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I.S.S.N. 1134-1602
Por desgracia el machismo pervive en nuestra sociedad. En un informe de

2015 realizado por la Delegacin de Gobierno para la violencia de gnero4 se de-
termin que si bien un 96% de las mujeres y un 92% de los hombres, considera
inaceptable la violencia de gnero, ese rechazo no es similar en todas las formas
de violencia. Un tercio de los jvenes considera aceptable controlar los horarios
de la pareja, impedir a la pareja que vea a su familia o amistades, no permitir que
la pareja trabaje o estudie o decirle las cosas que puede o no puede hacer. De hecho,
estas opiniones han sido expresadas en sus comentarios por algunos alumnos que
han participado en el taller.
Adems nuestros jvenes son ms tolerantes que el resto de la poblacin con las
conductas de la llamada violencia de control. Como esta encuesta seala: el porcentaje
de mujeres jvenes de 16 a 19 aos que han tenido pareja en alguna ocasin y que ha
sufrido violencia de control en los ltimos 12 meses asciende al 25%.5 Por si no fuera
poco se mantiene la opinin de que los celos son una expresin de amor que se sigue
transmitiendo de una generacin a otra.
Las nuevas tecnologas agravan si cabe esta situacin, por ejemplo, haciendo que
descienda la conciencia de que algunas de estas conductas suelen formar parte del control
abusivo o facilitando las oportunidades y medios para ejercer control o diversas formas de
ciberacoso (el 25,1% de las chicas reconocen haber sufrido control a travs del mvil).6 Lo
que nos conduce a la necesidad de educar a nuestros jvenes sobre la peligrosidad de
las conductas de control, aislamiento o abuso sobre las chicas y se hagan conscientes de la
relevancia de promover desde la infancia actitudes crticas frente a la desigualdad entre
hombres y mujeres y el maltrato.7 Como expresamos a los alumnos del taller, ellos sern
los protagonistas de la sociedad futura y de ellos depende que se consoliden los logros
en igualdad y no se vuelvan a repetir conductas machistas.
Por otra parte, con el objeto de atraer la atencin de los alumnos empleamos
una metodologa participativa en la exposicin de los contenidos del taller. La me-
todologa participativa consiste en una forma de aprendizaje diametralmente opuesta
4. Delegacin del Gobierno para la Violencia de Gnero (2015), Percepcin de la violencia de gnero
en la adolescencia y juventud, Madrid: Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, Centro de
Publicaciones, 244 p. Disponible en <http://www.violenciagenero.msssi.gob.es/violenciaEnCifras/estu-
dios/investigaciones/2015/pdf/Libro20_Percepcion_Social_VG_.pdf> [consulta 1 de junio de 2015].
5. Delegacin del Gobierno para la Violencia de Gnero (2015), Percepcin de la violencia de gnero
en la adolescencia y juventud, Madrid: Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, Centro de
Publicaciones, p.4. Disponible en <http://www.violenciagenero.msssi.gob.es/violenciaEnCifras/estu-
dios/investigaciones/2015/pdf/Libro20_Percepcion_Social_VG_.pdf> [consulta 1 de junio de 2015].
6. Ibid. p.5.
7. Ibid. p. 6.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
a las que propician una actitud pasiva del alumnado; aquellas que lo limitan a recibir
y memorizar los conocimiento8 Al no pasar exmenes posteriormente sobre la ma-
teria impartida en el taller, la motivacin del alumnado para prestarnos atencin
es an menor si no contamos con las herramientas adecuadas. Buscamos que los
alumnos aprendan haciendo, sean sujetos de su aprendizaje y protagonistas de su
propio cambio. Adems la dimensin social del archivo queda representada ya que
se procura dotar al alumno de una visin crtica, llevndole a superar el conoci-
miento ingenuo de su realidad y le confiere la capacidad de transformar la realidad
que va conociendo.
Para la exposicin dinmica y amena de los documentos, hemos optado por la
aplicacin Prezi, con el ttulo del taller.9 Se encuentra en abierto, y se puede descargar
y reutilizar. Tras una vista general de todos los documentos, el zoom de su interfaz va
repasando cada uno de los documentos y aquellos aspectos que intentamos destacar
de ellos. Adems nos permite insertar vdeos que ilustran mejor si cabe la situacin
de la mujer. Utilizamos en la exposicin la cartela o fragmentos digitalizados de los
documentos para facilitar su conservacin. No obstante en la introduccin del taller
siempre mostramos algn documento, normalmente un protocolo notarial para que
los alumnos puedan hacerse una idea del contenido del archivo. La duracin esti-
mada del taller es de una hora y treinta minutos que se puede alargar o acortar de
acuerdo a las capacidades y expectativas de cada grupo.
En conclusin, los objetivos del taller desde el punto de vista archivstico son la
difusin del archivo, sus instalaciones y el trabajo que en l se lleva a cabo, la concien-
ciacin sobre el papel que tradicionalmente la mujer ocup la sociedad y las tareas
pendientes para alcanzar la igualdad de gnero y especialmente la colaboracin en la
enseanza de los alumnos. A todo ello nos referimos a continuacin.
Desde su comienzo en marzo de 2015 hasta mayo de 2017 en los periodos en que
hemos dispuesto del saln de actos, han tenido lugar 27 sesiones del taller a las que
han asistido 668 personas. Asimismo el taller ha sido objeto de noticias en prensa
que enumeramos en el anexo III y ha formado parte de un reportaje emitido en el
programa Tesis de Canal Sur dedicado a la violencia de gnero10 para conmemorar el
Da Internacional de la Eliminacin de la Violencia contra la Mujer.
8. Gallego Cubiles, I., Gmez Lpez, Y. (2008), Metodologa participativa: manual de instrucciones,
Sevilla: Instituto Andaluz de Administracin Pblica, t.I, p.17.
9. La mujer tutelada. Disponible en <https://prezi.com/a_zk0w5z2z-n/la-mujer-tutelada/> [consulta
18 mayo 2017].
10. Este reportaje se emiti en ATV (Andaluca Televisin) en noviembre de 2016, los das: 26, a las
21:30 h., 27 a las 11:30 h., 29 a las 01:45 h. y a las 13:00 h. Se encuentra disponible en: <https://www.
youtube.com/watch?v=3XQJdwpV2Zo> [consulta 18 mayo 2017].
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
DESTINATARIOS DEL TALLER

Como hemos dicho, nuestra propuesta metodolgica es ante todo flexible. Busca-
mos la continua interaccin y debate con los alumnos. El proceso enseanza-apren-
dizaje se produce siempre a partir de la informacin que el alumno tiene y la que va
adquiriendo a travs de sus vivencias y sobre todo mediante la enseanza formal. Esa
interaccin entre lo anterior y lo presente forma una estructura de conocimientos
significativa. El objetivo educativo fundamental del taller se basa en ensear a apren-
der, es decir ponerles en disposicin de que sean ellos quienes puedan adquirir por
s mismos los conocimientos y desarrollar las destrezas. El alumno debe sentirse res-
ponsable de su propio aprendizaje mientras que el archivero les muestra documentos
que inciten a preguntar, investigar, comentar, debatir...
Este taller est dirigido a los alumnos que cursan E.S.O. entre 12 y 16 aos con
capacidades y aptitudes muy dispares. En estas edades se comienza a apreciar las dife-
rencias individuales de manera clara tanto en capacidades como en estilos cognitivos
y de aprendizaje, por lo que la accin educativa debe dar respuesta a las necesidades
y formas de procesamiento de cada alumno. Esos cambios en el funcionamiento cog-
nitivo les permiten superar las limitaciones del pensamiento infantil, de modo que se
pasa del pensamiento concreto al formal y se desarrolla el pensamiento hipottico de-
ductivo. Por otra parte, a veces presentan estados de angustia pues su plano afectivo y
de relacin social se caracteriza por un perodo de inestabilidad. De ah que las rela-
ciones interpersonales y de grupo adquieren una importancia vital al proporcionarles
confianza y seguridad en sus propias capacidades.11 Nuestra metodologa pretende
integrar y facilitar la participacin y la colaboracin entre todos los alumnos.
De acuerdo con los contenidos establecidos en el Real Decreto 1105/2014, de 26
de diciembre, por el que se establece el currculo bsico de la Educacin Secundaria
Obligatoria y del Bachillerato, nuestro taller se relaciona con las asignaturas:
Geografa e Historia, de 2 y 4 de E.S.O. dado que estas asignaturas son vitales
para el conocimiento de la sociedad, ya que contemplan la realidad humana y social desde
una perspectiva global e integradora y ofrecen una mayor capacidad para la estructura-
cin de los hechos sociales, con lo que se pretende analizar los procesos que dan lugar a los
cambios histricos y seguir adquiriendo las competencias necesarias para comprender la
realidad del mundo en que viven.
Valores ticos, en cuyo Bloque 5 titulado Los valores ticos, el Derecho, la De-
claracin Universal de los Derechos Humanos (DUDH) y otros tratados internacio-
nales sobre derechos humanos, establece como uno de los criterios de evaluacin:
11. Inhelder, B., Piaget, J. (2012), De la lgica del nio a la lgica del adolescente: ensayo sobre la
construccin de las estructuras operativas formales, Barcelona: Paids, 294 p.
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I.S.S.N. 1134-1602
Comprender el desarrollo histrico de los derechos humanos, como una conquista de la

humanidad y estimar la importancia del problema que plantea en la actualidad el ejerci-
cio de los derechos de la mujer y del nio en gran parte del mundo, conociendo sus causas
y tomando conciencia de ellos con el fin de promover su solucin. Incluye dentro de los
estndares de aprendizaje evaluables: Da razones acerca del origen histrico del problema
de los derechos de la mujer, reconociendo los patrones econmicos y socioculturales que han
fomentado la violencia y la desigualdad de gnero, Emprende, en colaboracin grupal, la
elaboracin de una campaa contra la discriminacin de la mujer y la violencia de gnero
en su entorno familiar, escolar y social, evaluando los resultados obtenidos e Investiga me-
diante informacin obtenida en distintas fuentes, acerca de los problemas y retos que tiene
la aplicacin de la DUDH en cuanto al ejercicio de: Los Derechos civiles, destacando los
problemas relativos a la intolerancia, la exclusin social, la discriminacin de la mujer,
la violencia de gnero
Adems, este Real Decreto establece entre los elementos transversales el desarrollo
de la igualdad efectiva entre hombres y mujeres, la prevencin de la violencia de gnero o
contra personas con discapacidad y los valores inherentes al principio de igualdad de trato
y no discriminacin por cualquier condicin o circunstancia personal o social e insiste
sobre la necesidad de evitar los comportamientos y contenidos sexistas y estereotipos que
supongan discriminacin.
Tambin encontramos muchos puntos en comn con los objetivos establecidos:
a. Asumir responsablemente sus deberes, conocer y ejercer sus derechos en el
respeto a los dems, practicar la tolerancia, la cooperacin y la solidaridad
entre las personas y grupos, ejercitarse en el dilogo, afianzando los dere-
chos humanos como valores comunes de una sociedad plural y prepararse
para el ejercicio de la ciudadana democrtica.
b. Valorar y respetar la diferencia de sexos y la igualdad de derechos y opor-
tunidades entre ellos. Rechazar la discriminacin de las personas por razn
de sexo o por cualquier otra condicin o circunstancia personal o social.
Rechazar los estereotipos que supongan discriminacin entre hombres y
mujeres, as como cualquier manifestacin de violencia contra la mujer.
c. Fortalecer sus capacidades afectivas en todos los mbitos de la personalidad
y en sus relaciones con los dems, as como rechazar la violencia, los pre-
juicios de cualquier tipo, los comportamientos sexistas y resolver pacfica-
mente los conflictos.
d. Desarrollar destrezas bsicas en la utilizacin de las fuentes de informa-
cin para, con sentido crtico, adquirir nuevos conocimientos. Adquirir
una preparacin bsica en el campo de las tecnologas, especialmente las de
la informacin y la comunicacin.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
e. Concebir el conocimiento cientfico como un saber integrado, que se es-

tructura en distintas disciplinas, as como conocer y aplicar los mtodos
para identificar los problemas en los diversos campos del conocimiento y
de la experiencia.
f. Desarrollar el espritu emprendedor y la confianza en s mismo, la partici-
pacin, el sentido crtico, la iniciativa personal y la capacidad para aprender
a aprender, planificar, tomar decisiones y asumir responsabilidades.
g. Conocer, valorar y respetar los aspectos bsicos de la cultura y la historia
propias y de los dems, as como el patrimonio artstico y cultural.
Por si no fuese poco, nuestro taller est muy relacionado con el II Plan Estratgico
de Igualdad de Gnero en Educacin 2016-2021, recogido en el Acuerdo de 16 de
febrero de 2016, del Consejo de Gobierno e impulsado por la Consejera de Edu-
cacin. Dicho Acuerdo recoge un listado de actuaciones, entre las que destacan las
actividades formativas en materia de gnero.12
Tambin en el marco normativo de archivos, y ms concretamente en la Ley
7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de
Andaluca, encuentra este taller justificacin. El artculo 1 establece los objetos de la
ley, entre los que se encuentra la difusin de los documentos de titularidad pblica
y del Patrimonio Documental de Andaluca, y el artculo 7 por su parte establece la
Promocin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Las administra-
ciones pblicas andaluzas promovern el uso de las tecnologas de la informacin y
la comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin de los
documentos de su competencia.
CONTENIDOS DE LA VISITA
De acuerdo con la metodologa participativa que procuramos seguir en nuestro
taller, hemos dispuesto un guin flexible que pretende mantener la atencin de los
alumnos y si fuese necesario cambiar sobre la marcha los contenidos o comentarios
para adaptarnos a cada grupo. Se siguen los siguientes pasos:
1. Se recibe al grupo en la capilla gtica del archivo,13 utilizada como saln de
actos. Para presentar nuestro archivo hacemos tres preguntas a los alumnos:
12. Portal de Igualdad. Junta de Andaluca, Consejera de Educacin. Disponible en <http://portal.

ced.junta-andalucia.es/educacion/webportal/web/portal-de-igualdad/presentacion> [consulta 25 de
junio de 2016].
13. Se trata de la Capilla de Nuestra Seora de la Concepcin, anexa a la Iglesia de Santo Domingo
de Silos, donde se encuentra el depsito documental. Fue fundada en 1397 por el jurado Juan Prez,
escribano mayor de la ciudad, y precisamente aqu se constituy la Cofrada de los Escribanos.
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
a. Saben dnde estn? Tras su respuesta aprovechamos para explicar la

denominacin del centro y el significado de cada trmino.
b. Qu hay o qu se conserva en un archivo? Cuya respuesta nos conduce
a la siguiente pregunta.
c. Qu contienen los documentos? Tras la cual debatiremos brevemente
sobre el contenido de los documentos, mostramos cmo consisten en
pequeos fragmentos de la historia de las personas que han vivido en
Crdoba en los ltimos siglos, y como ya dijimos, mostramos un do-
cumento.
2. Enlazando con lo anterior, proponemos una especie de sociodrama14 en el
que participarn los alumnos. Utilizamos un pleito ordinario de cumpli-
miento de promesa de esponsales, que contiene un curioso auto denomina-
do Depsito de novias,15 y que posee todos los ingredientes para poder pre-
sentarse como una historia novelada: introduccin, conflicto y desenlace.
Se seguirn los siguientes pasos:
a. Se reparten unas tarjetas entre los alumnos que contienen los perso-
najes que intervienen en el pleito, en total siete. Dos corresponden a
mujeres, a saber una madre y su hija, y el resto a hombres: el padre, el
novio, el corregidor, el alguacil y el vecino. Si no hubiese suficientes
alumnos se podran dar un papel masculino a alguna de las alumnas,
especificando que era del todo improbable que esa funcin la desem-
pease una mujer.
b. Tras el reparto se van llamando a los personajes a la tarima:
i. Presentamos a un matrimonio con una hija. Llamamos a los alum-
nos con esas tarjetas.
ii. La hija se promete en matrimonio con un muchacho del pueblo, y
para dar fe de su compromiso le entrega una joya familiar. Tras lo
cual ya hemos presentado a los principales personajes de la historia.
iii. A continuacin muere la madre (la alumna que la representa se
vuelve a sentar) y el padre decide anular el matrimonio de la hija.
El padre no quera prescindir de la ayuda de su hija, dado que en
aquella poca todos los trabajos eran manuales y l solo no poda
14. Gallego Cubiles, I., Gmez Lpez, Y. (2008), Metodologa participativa: manual de instrucciones,
Sevilla: Instituto Andaluz de Administracin Pblica, t.II, ficha 21.
15. Pleito de Juan Garca de Montilla con Francisco Carrillo, como padre de Luisa Carrillo Ramrez,
sobre cumplimiento del contrato de esponsales. Archivo Histrico Provincial de Crdoba (AHPCO en
adelante) Justicia Local de Rute, Caja 2291(21).
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
atender el cultivo del campo, el cuidado de la casa y dems faenas

domsticas. Adems, por lo general era el padre quien impona se-
gn imperativos religiosos y sociales al candidato para ser marido.
iv. El novio, lejos de abandonar su propsito, decide denunciar el he-
cho al corregidor para lo cual se llama al alumno que tiene el papel
de corregidor.
v. El corregidor junto al alguacil (se levanta el alumno con esta tarje-
ta) se dirige a la casa de la novia para que preste declaracin sobre
esta denuncia, a lo cual la novia responde que es cierto que quiere
casarse.
vi. Por ltimo, el corregidor decide depositar a la novia en casa de un
vecino del pueblo (ltimo alumno que interviene) hasta que llegue
el da del matrimonio.
Para ilustrar cada una de las tarjetas con los papeles que repartimos, hemos utilizado
cuadros del pintor Anselm Feuerbach, pintor alemn nacido en Espira (Speyer), Alema-
nia, el 12 de septiembre de 1829 y fallecido en Venecia el 4 de enero de 1880.16 A pesar
de ser algo posterior al documento expuesto, fechado en 1797, y de otro pas, nos ha
permitido presentar los personajes con un mismo estilo y dar coherencia a la historia.
A continuacin se establecer un nuevo debate sobre el papel de la mujer en la
Edad Moderna y se preguntar a los alumnos qu conclusiones han extrado de esta
historia, qu opinan sobre el hecho de que la mujer tuviese que depositarse en casa de
un vecino para que en ningn momento dejase de estar bajo la supervisin mascu-
lina. Segn Gmez-Ferrer Morant los diferentes discursos sobre la mujer que aparecen
en el siglo XIX contribuyen a construir una identidad femenina que se corresponde al de
una mujer tutelada, incapaz de ser autnoma. La mujer ser vista siempre en relacin al
varn ya sea ste su padre, su hermano o su marido.17
A continuacin mostramos otro documento con un depsito de mujer pero
ya en el siglo XX, concretamente de 1952. En este caso una mujer casada que se
divorcia de su marido queda depositada por orden del juez en casa de sus padres,
quien [sic] se hicieron cargo de ella y se obligaron a tenerla y guardarla, con las conside-
raciones propias de su sexo.18 Borramos los nombres del documento para preservar la
16. Feuerbach, Anselm. Disponible en <http://www.zeno.org/Kunstwerke/A/Feuerbach,+Anselm>

[consulta 10 de enero de 2015]
17. Gmez-Ferrer Morant, G. (2011), Historia de las mujeres en Espaa: siglos XIX y XX, Madrid:
Arco Libros, p. 32.
18. Expediente n 4/1952 Demanda de divorcio y peticin de depsito provisional de mujer casada y
alimentos provisionales. AHPCO, Juzgado de 1 Instancia e Instruccin n 1 de Crdoba, J1931 f. [6].
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privacidad y evitar confusiones con los alumnos ya que se trata de documentos en

los que aparecen cordobeses que pudieran compartir con ellos nombre y apellidos.
El siguiente documento es un pleito de Josefa Guerrero y Tenllado, viuda de Juan
Snchez de Montilla, con Lorenzo Gonzlez sobre incumplimiento de promesa de
casamiento.19 La virtud constitua uno de los pilares de la valoracin de la mujer de
modo que sus relaciones se deban limitar al marido y de no ser as, se generaba un
problema de difcil solucin para la mujer. En este ejemplo, vemos como Lorenzo
Gonzlez, mozo soltero dio palabras de casamiento haca ya ms o menos tres aos,
a Josefa Guerrero. Durante ese tiempo ha solicitado y galanteado muchas y diversas
veces entrando y saliendo [de su casa] a horas desacomodadas pblica y secretamente y
en presencia de diferentes personas. Sin embargo un da desapareci sin cumplir dicha
promesa y obligacin cristiana con lo que Josefa quedaba difamada por las entradas
tan continuas en las casas de su morada; por tanto le exige que se detenga al susodicho
Lorenzo en la crcel pblica de la villa de Rute y se embarguen sus bienes en tanto no
se efecte el casamiento.
A continuacin se interroga a diversos testigos: Alonso Tejero define a Josefa
como mujer honrada, honesta, recogida, de buena vida, fama y costumbres, por su parte
Leonor Gonzlez recuerda como las continuas entradas y salidas del dicho Lorenzo
causaron a toda la vecindad mucho escndalo tanto que la justicia de esta villa lo saco
un noche de las casas de la dicha D Josefa y lo llevaron a la crcel pblica. Todos los
testigos sin excepcin afirman que Lorenzo prometi matrimonio a Josefa por lo que
el corregidor decide mandar una requisitoria a Loja donde probablemente reside el
susodicho, para que lo apresen y embarguen sus bienes, hasta que cumpla con su
promesa. En este momento planteamos la cuestin a los alumnos: si bien es verdad
que el tal Lorenzo, enga a Josefa con falsas promesas se casaran con un hombre o
una mujer que no desea en absoluto ese matrimonio?
Tras estos documentos introductorios, pasamos a mostrar uno de los documentos
que ms se repiten en los protocolos notariales y que definen con claridad la sociedad
de su momento. Se trata de la carta de dote y arras de Alonso de la Huerta Guerrero
a favor de Mara de Valenzuela de 1749.20
La dote cuyo origen se encuentra en el Derecho Romano, era consustancial a la
creacin de un nuevo hogar y el reflejo de la dignidad y calidad de la mujer. Cons-
titua la base de las negociaciones de las familias ante el futuro enlace. En esencia,
19. Pleito de Josefa Guerrero y Tenllado, viuda de Juan Snchez de Montilla, con Lorenzo Gonzlez,
mozo soltero, sobre incumplimiento de promesa de casamiento. AHPCO Juzgado Comarcal de Rute
Caja 2137(18).
20. AHPCO, Protocolos notariales, 14990P. ff. 161r-166r.
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podra definirse como una contraprestacin econmica aportada por la familia de

la novia para su manutencin futura por parte del esposo. Dado que la mujer no
obtiene con su trabajo una compensacin econmica considerable debe sufragar as
su sostn en la vida de casada. Por otro lado, las arras eran la aportacin masculina
al matrimonio. Suponan su reconocimiento y la gratificacin de sus virtudes y en
especial de la virginidad. Su origen se remonta a la llegada de los pueblos brbaros a
Europa y era considerada como la compra de la mujer a sus progenitores.
Tratar de matrimonio era tratar de dote y arras ms que pensar en amor. De tal
manera que la posesin de bienes materiales cimenta la relacin conyugal, determina
el momento y desarrollo del matrimonio, la condicin posterior de los esposos y so-
bre todo la eleccin de posibles compaeras, y en su defecto, la soltera de las mujeres
u otros destinos, como el ingreso en un convento. En ese sentido, las cclicas crisis
agrarias que histricamente se han producido en Espaa determinaron la existencia
de hambrunas, epidemias y una altsima mortalidad lo que nos lleva a la imperiosa
necesidad de poseer bienes suficientes que garanticen la vida a travs de los escasos
medios a la disposicin, entre los que se encontraba la consecucin de un buen ma-
trimonio con su respectiva dote. Por ello, slo cuando se posean bienes o perspecti-
vas de tenerlos se planteaba la posibilidad de contraer matrimonio.
La inteligencia, belleza u otras cualidades de la mujer pasaban a un segundo plano
frente a la posesin de bienes suficientes. Este punto es de gran inters para los alum-
nos ya que se explica cmo esas cualidades de la mujer, principalmente la belleza, no
eran tenidas en cuenta. Damos por hecho que el amor es un sentimiento universal
que desde el mismo origen del hombre ha unido a dos personas, sin embargo hasta
la llegada de la Ilustracin e incluso despus los matrimonios se concertaban funda-
mentalmente en funcin de las conveniencias econmicas, el prestigio familiar y las
utilidades para la parentela.21
Como decimos, con la Ilustracin se comienza a difundir por Europa un nuevo
concepto de matrimonio, en el que prima el cario de los esposos. Eso s, siempre que
ese amor se base en el apego y las cualidades del otro y nunca en el resultado de las
pasiones y la lujuria. No obstante hubo matices. En las clases populares donde las mu-
jeres trabajaban fuera de casa y tenan ms comunicacin con hombres por la calle se
produjeron ms matrimonios por amor, mientras que en las clases pudientes en las que,
si bien se permita a sus hijos varones iniciar y mantener relaciones amorosas y sexuales
en su juventud, el intento de conducirlas a la realizacin de un matrimonio que con-
traviniera los intereses familiares, encontrara la oposicin paterna. La libre eleccin de
pareja era consideraba como capricho y constitua deshonor para la familia, sobre todo
[ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid: Sntesis, pp. 268-269.
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como vemos en las clases pudientes. A menudo, los moralistas criticaron los enlaces que
se llevaban a cabo en funcin de la cuanta o calidad de la dote del mismo modo que
censuraban las uniones exclusivamente para el deleite carnal.
Tanto dote como arras pertenecan a la mujer, a pesar de que eran administra-
das por su marido. En determinadas circunstancias, la mujer podra reclamar la
dote. Visto de este modo, se podra concluir que la dote constitua una salvaguarda
para la mujer, pero en el caso de familias pobres era un obstculo para alcanzar
un buen matrimonio, y obligaba a las mujeres a trabajar desde muy jvenes para
conseguir una dote.
Por otra parte, no tener dote y no casarse supona acabar en la marginalidad. La
dotacin de doncellas pobres, fue considerada una de las obras de caridad ms nece-
sarias y por ello no es de extraar que tanto particulares como instituciones religiosas
se decidiesen a poner en prctica la misericordia cristiana, destinando recursos a la
consecucin de los requisitos econmicos de las jvenes necesitadas para casarse. La
dote convirti al matrimonio en un mercado nupcial. Por lo general, el trato que la
mujer recibira posteriormente por parte de su marido dependa mucho de la dote
que llevase a su poder. En definitiva, dote y virginidad constituiran los bienes ms
preciados de las muchachas para garantizar su futuro.22
El documento que mostramos, corresponde a una dote rica donde llamamos la
atencin sobre algunos de los bienes ms habituales en estos listados:
Capital, por ejemplo Un par de zarzillos de oro con quatro almendras en
ziento y quarenta r[eale]s.
Indumentaria, por ejemplo Quatro pares de escarpines seis r[eale]s.
Menaje de cocina, por ejemplo Un cuchillo de cabo dorado, tijeras de Ma-
drid, un zepillo y vara de medir, en diez y siete r[eale]s.
Alimentos, Arroba y quarto de azeite en veinte y siete r[eale]s y medio.
Entre las curiosidades, encontramos el signo @ referido a lo que realmente era
en principio: una medida de volumen frente al uso actual como signo del correo
electrnico que separa un usuario concreto del dominio al que pertenece esa cuenta.
Pese a poseer bienes a travs de su dote, la mujer jams poda disponer libremente
de ellos. Como vemos en el siguiente documento, la mujer casada ha tenido muy
limitadas sus capacidades para vender bienes, realizar cualquier contrato, aceptar una
herencia..., incluso para comparecer en un juicio. Y en todo momento ha necesitado
22. Leva Cuevas, J. (2008), El papel de la mujer en la Baja Edad Media. La Dote impulsora del
nuevo hogar o yugo para las mujeres?, mbitos: revista de estudios de ciencias sociales y humanidades,
n. 19, pp. 69-90.
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la autorizacin de su marido. Para la venta de una finca, Josefa de la Chica utiliza una
frmula, repetida habitualmente, en la que una mujer es autorizada por su marido
para ese contrato:
... yo la susodicha [Josefa de la Chica] estando en presenzia y con lizenzia que pido al dicho
mi marido me de y conzeda para con el juntamente y de mancomun otorgar y jurar esa
escriptura y io el susodicho se la doi y conzedo la dicha lizenzia a la dicha mi mujer para
el efecto que me la pida tan bastante como en derecho se rrequiere y questare por lo que en
virtud de dicha lizenzia se hiziere so expresa obligazion que ago de mi persona y uienes en
toda forma23
Esta escritura se rige por las Leyes de Toro, base de posteriores recopilaciones
legislativas. En este aspecto, Muoz Garca comenta las limitaciones que estableca
la Ley 55:
La mujer casada sin licencia marital no puede celebrar contratos, rescindir contratos lleva-
dos a cabo con anterioridad al matrimonio, liberar obligaciones y cuasicontratar. Adems,
la mujer casada sin licencia de su marido no puede comparecer en juicio por s o por medio
de procurador.24
Tal era su incapacidad que cuando era hurfana y soltera deba pedir licencia al
hombre ms prximo de su familia. A continuacin mostramos el vale de un prsta-
mo de 106 reales solicitado por Ana Carrillo de Crdoba en 1766 para comprar una
corona de plata con objeto de donarla al Convento de San Francisco de Rute.25 Al
haber muerto su padre y estar soltera quien firma el vale es su cuado. Conocemos
este documento porque unos aos despus cuando Ana contrae matrimonio, es su
marido quien mantiene un pleito con el cuado por el pago de dicho prstamo. La
licencia marital desaparece en 1975, de manera que en un documento de 1958 se-
guimos encontrando una autorizacin judicial para vender bienes solicitada por una
mujer que se encuentra separada de su marido en virtud de autos de divorcio.26
23. Cuentas de ingresos por propiedades del convento de Carmelitas Descalzos de Aguilar de la Fron-
tera. AHPCO Delegacin Provincial del Ministerio de Hacienda en Crdoba, Lib.40.
24. Muoz Garca, M.J. (1989) Limitaciones a la capacidad de obrar de la mujer casada en el De-
recho Histrico Espaol. Especial referencia a las leyes 54 a 61 del ordenamiento de Toro y a su pro-
yeccin, Anuario de la Facultad de Derecho, n. 7, p.448. Disponible en <https://dialnet.unirioja.es/
descarga/articulo/819669.pdf> [consulta 1 de junio de 2015].
25. Pleito de Francisco Cordero y Arana, presbtero, contra los bienes de su cuada Ana Carrillo de
Crdoba, mujer de Francisco de Aranda, por 106 reales de los que es fiador y que corresponden a una
deuda que la dicha Ana contrajo, cuando era soltera, con Antonio Len y Luque, vecino de Crdoba,
para la confeccin de una corona de plata para la imagen del Nio de Nuestra Seora del Ppulo del
Convento del San Francisco. AHPCO Justicia Local de Rute, Caja 2274(33).
26. Expediente n 81/1958 Autorizacin judicial para vender bienes por parte de una mujer divor-
ciada. AHPCO, J/2000(11).
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Cambiamos de tema y mostramos un documento muy curioso, con el objeto de

no saturar a los alumnos y mantener su atencin. Ahora se trata de demostrarles lo
absurdo que es creer que su apellido tiene alguna relacin con los mltiples escudos
herldicos que pululan en libros y portales de Internet. De hecho, hasta el siglo XIX
no se reglament la forma de apellidar a los hijos con el apellido del padre seguido
del de la madre. Hasta esa poca cada persona tomaba los apellidos que crea opor-
tunos de su padre, de su madre, o de cualquier antepasado cercano o lejano con la
nica limitacin de que no se pretendiese engaar, aparentar o pretender algo que no
se era.27 Para ilustrar esta exposicin enseamos una testamentara de Rute, fechada
entre 1575 y 1580 de Pedro Lpez de Medina y Juana Ruiz, cuyos hijos tomaron los
siguientes apellidos: Matas Gmez de Medina, Mateo Ruiz de Medina, Pedro Lpez
de Medina, Isabel Ruiz, Francisca Ruiz.28
Retomamos la historia de la mujer con uno de los aspectos claves: la violencia de
gnero, ms an si recordamos cmo la percepcin de los jvenes es ms laxa que la
del resto de la poblacin dependiendo de qu tipo de violencia se trate. Presentamos
este documento intentando conectar con su realidad cotidiana a travs del debate
social que se viene desarrollando en los ltimos aos sobre si se debe o no castigar
fsicamente a los hijos. Hacemos un paralelismo entre los castigos fsicos que algunos
padres siguen empleando con sus hijos, con la costumbre de que el marido castigase
fsicamente a su mujer sin que ello fuese considerado violencia de gnero.
Para presentar estos hechos utilizamos el primer auto judicial sobre violencia de
gnero que conservamos en nuestro archivo, se trata del auto de oficio contra Cris-
tbal de Porras por malos tratos hacia su mujer en 1706.29 Nuestro documento co-
mienza con la denuncia de un vecino (que parece ser el padre de la agredida) de la
siguiente forma: al corregidor se le a dado noticia como Christobal de Porras vecino
desta villa le da mala vida a Doa Luisa de Casasola su mujer, maltratandola asi de
obra, como de palabra.
A continuacin encarcelan al marido que niega los maltratos y recogen los testi-
monios de familiares y vecinos que s reconocen dichas violencias. Tras cinco das en
la crcel, entre el 1 y el 5 de febrero, liberan a Cristbal de Porras con una advertencia
27. Alfaro de Prado Sagrera, A. (2012), El nacimiento del sistema oficial del doble apellido en Espa-
a, Hidalgua: la revista de genealoga, nobleza y armas, n.351, pp. 207-235. Disponible en <https://
es.scribd.com/document/122685236/El-sistema-oficial-de-doble-apellido-en-Espana [consulta 31 de
mayo de 2017].
28. Testamentara de Pedro Lpez de Medina y Juana Ruiz. AHPCO Justicia Local de Rute, Caja
73(11).
29. Auto de oficio instruido contra Cristbal de Porras por maltratar a su esposa, Luisa de Casasola.
AHPCO Justicia Local de Rute, Caja 2314(18).
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del corregidor, quien dijo que deba de mandar y mand se le notifique al dicho Crist-
bal de Porras que de aqu en adelante trate bien y no castigue a D. Luisa de Casasola su
mujer con apercibimiento que de lo contrario se proceder contra l como se hallare por
derecho y pagando las costas de esta causa cuya tasacin en que est y por este su auto asi
lo provey y firm. Es decir tras unos das en la crcel y una multa, el marido maltra-
tador volvi con su mujer. Para contar la historia recurrimos de nuevo al sociodrama
del primer documento con los mismos personajes, de forma que los alumnos puedan
comprender que la historia que presentamos anteriormente no tuvo por qu tener un
final feliz. Adems con esta actividad aprovechamos para reactivar la atencin de los
alumnos. Seguidamente reforzamos lo expuesto con otro documento ms reciente de
1925, en el que se condena al marido de manera similar a diez das de arresto menor
en sustitucin de la multa de cincuenta pesetas que le fu impuesta por este Juzgado.30
El siguiente documento corresponde a un intento de asesinato de 1676 que fue
objeto de uno de los documentos destacados de nuestro archivo.31 La historia se po-
dra resumir de la siguiente manera: Mara Josefa de Villodres era una nia de doce
aos a la que casaron con un hombre de veintisiete, probablemente con la intencin
de garantizar su futuro. Despus de una semana de matrimonio, la nia se siente
decepcionada por el matrimonio y engaada por quienes la haban convencido, y
no se le ocurre otra solucin que envenenar a su marido con rejalgar. El rejalgar era
un veneno casero de la poca que se usaba en muchos hogares para matar ratas y ra-
tones, en cuya composicin se encuentra arsnico en proporciones variables. Tras su
ingesta el marido cae gravemente enfermo pero no muere. El corregidor lleva a cabo
una investigacin sobre lo ocurrido y condena a Mara Josefa a un ao de reclusin
en la Casa de Recogidas de Baeza y seis mil maravedes de multa; y a las tenderas que
vendieron rejalgar, a una multa de dos mil maravedes cada una.
Las casas de recogidas eran una especie de reformatorios para regenerar a las mu-
jeres y encauzarlas hacia una vida honesta. Para la rehabilitacin buscaban el arre-
pentimiento de esas mujeres a travs de una vida de costumbres rgidas y continua
vigilancia, por lo que es de esperar que muy pocas ingresasen por voluntad propia
como en este caso.32 En la condena de la nia se tuvo en cuenta cierta regla que
habitualmente recomendaban los juristas y que consista en atenuar la pena para las
mujeres dada su menor resistencia fsica y debilidad moral.33
30. AHPCO Prisin del Partido de Priego, Caja 5(19).

31. Auto de oficio instruido contra Mara Josefa Villodres por intento de envenenamiento de su
marido, Diego Rodrguez de Casasola, con rejalgar. AHPCO Justicia Local de Rute, Caja 2313(30).
[ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid: Sntesis, p.286.
33. Ibid. p.288-289.
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Tambin aparecen en los autos dos vendedoras o tenderas, condenadas a pagar

una cuantiosa multa. Aprovechamos para explicar como las mujeres estaban exclui-
das de todo oficio que implicase una precisa especializacin, como el cuero, el metal,
el calzado, cantera, etc. y slo se permita a mujeres casadas o viudas, mayores de 40
aos, trabajar en la venta de productos de pequea cuanta.34
El siguiente documento es totalmente inesperado: se trata del borrador de una
carta de amor y su respuesta, probablemente del siglo XIX, encontrada entre las hojas
de un protocolo notarial de 1596. Su autor tal vez fuese el escribano encargado de
la custodia de la documentacin notarial quien envi la carta a una mujer y recibi
una una respuesta negativa. Lejos de desanimarse, corrigi la redaccin para probar
de nuevo suerte con otra mujer. Dado que el lenguaje escrito de la poca era muy
recargado, ms an tras las correcciones del autor, hemos optado por utilizar una
versin simplificada. Buscando de nuevo la participacin del alumnado, damos una
transcripcin de la carta a un voluntario que la lee en voz alta. El texto es el siguiente:
Mayo 20
Al tomar la pluma para estampar las ms vehementes sensaciones que se hallan impresas
en el centro de mi corazn, no puedo menos que descubrirlas a la causadora de mis ansias.
Al contemplar las cualidades tan apreciables y el mrito sin igual, conocer un carcter tan
amable, tan dulce y recomendable para mis ideas, no puedo ms que pronunciar que mi
alma rinde y dedica todos sus obsequios solamente a ... y que solo en ella consiste el feliz
xito de todos mis placeres.
Las circunstancias y todo cuanto se me pueda oponer, otros tantos a mi no se me ocultan
y es indudable que el que ama todo lo vence. El da y la noche, y sta particularmente es
favorecedora de todas las pasiones, y nada se hace imposible si tengo la dicha de agradar a
la que me las inspira.
Adios alma hermosa en t sola consiste lo que con ms ansias desea el que de veras te ama
[Firma]
A continuacin leemos la respuesta de la destinataria: Vivo persuadida del amor
de los hombres; y da a Ud. gracias como merece el escrito. [Firmado] La que sabe. Este
escrito nos sirve para reafirmar la idea que ya explicamos anteriormente, cmo a la
mujer se le exiga una gran virtud y si por amor acceda a las peticiones de un hombre
sin casarse con l, quedaba difamada.
Sin duda el siguiente documento35 es el que mejor muestra la dominacin del
hombre y su posesin de la mujer. Se trata de una carta notarial de perdn cuernos.
Como hemos dicho, el amor no era considerado como un criterio vlido para casarse
34. Ibid. p.337-338.

35. Escritura otorgada por Martn Rodrguez concediendo el perdn a su mujer Juana Garca y a Juan
Jimnez, sentenciados a muerte por el delito de adulterio (1551). AHPCO Oficio 18, tomo 16, folio 647.
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lo que implicaba riesgos, desencantos e incomprensiones entre parejas unidas slo

en funcin de intereses econmicos y sociales.36 Por tanto era frecuente el adulterio
masculino, es decir las relaciones mantenidas por un hombre casado con otras mu-
jeres (amantes o prostitutas) sin abandonar a la esposa ni a la familia. Sin embargo
el adulterio femenino era escaso. Adems por si no fuese poco, la ley amparaba al
marido ultrajado (casi nunca a la mujer) permitindole que matara a la esposa infiel y
al amante37 o que le exigiese un castigo y una indemnizacin a ambos a cambio de su
perdn, de ah este tipo documental. Slo en casos de escndalo pblico con amantes
o de abandono de la familia, se llegaba a castigar a los adlteros con la prdida de un
quinto de los bienes o la confiscacin de la mitad de su patrimonio, respectivamen-
te. En cambio la mujer poda ser recluida en una casa de recogidas como vimos, e
incluso ser desterrada.38
En el verso de otra hoja utilizada para hacer cuentas, encontramos el siguiente do-
cumento que consiste en una breve carta de obligacin en la que Antonio de beda
y Velasco se compromete a no quitar la vida y dar buenos tratamientos a Margarita
Ordez, su mujer, cuando vuelva a su lado.39 No conocemos la fecha del documen-
to, probablemente entre finales del siglo XVII principios del XVIII, ni las razones
que llevaron a Margarita a abandonar a su marido. A pesar de lo sorprendente de la
promesa de no matar a su mujer, en este caso podemos vislumbrar el papel del corre-
gidor como mediador en el conflicto, intentando conseguir un pacto entre las partes
para evitar que acabase en un contencioso40 o algo peor.
En otro documento hayamos un divorcio por malos tratos.41 Cuando la re-
lacin marital era insostenible y no se consegua llevar la paz al hogar, se optaba
37. Ibid. p.276-277.
38. Ibid. p.288-289.
39. el Seor Don Antonio de Ubeda y Velasco, se da de obligar por escriptura, dando fiadores legos
llanos y abonados que juntamente se obliguen de mancomun e in solidum, a que no le quitara la
vida a Doa Margarita Ordez y Zamora su mujer y assi mismo a que le dara buenos tratamientos
juntandose con su marido. [rbrica]. Escritura de Antonio de Ubeda y Velasco en la que se obliga a
no quitar la vida a su mujer cuando vuelva con l. AHPCO Fondo Judicial de Rute, Caja 193 (12).
40. Ortega Lpez, M. (1999), La prctica judicial en las causas matrimoniales de la sociedad espa-
ola del siglo XVIII, Espacio, tiempo y forma. Serie IV, Historia moderna, n.12, p.278. Disponible
en <http://e-spacio.uned.es/fez/eserv.php?pid=bibliuned:ETFSerie4-72DAC35B-BDEA-3DEA-2799-
232D3D1D84E2&dsID=Documento.pdf> [consulta 02/03/2017].
41. Copia de escritura de venta, a favor del Convento, de un haza de tierra en la oja de Santa Brgida,
Vendida por dos hermanas, una de ellas pendiente de divorcio por peligro de su vida (1744). AHPCO,
Fondo de Clero-Belalczar. Caja 1712(36).
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por el divorcio. A diferencia del actual se podra definir como cesacin en cuanto
a cohabitacin y lecho, el fin de la convivencia matrimonial, la separacin efectiva de
cuerpos y bienes, pero no de la ruptura del lazo conyugal.42 Adems para la mujer no
resultaba nada fcil demostrar las agresiones y a menudo se le obligaba a reanudar
la vida marital con su esposo.
Asimismo queremos exponer cmo incluso cuando se cambia la legislacin
contraria a los derechos de la mujer queda an la parte ms complicada: conse-
guir que la sociedad acepte esos cambios y vea la igualdad entre los gneros como
algo normal. La Constitucin republicana de 1931 determinaba en su artculo
43: La familia est bajo la salvaguardia especial del Estado. El matrimonio se
funda en la igualdad de derechos para uno y otro sexo, y podr disolverse por mutuo
disenso o a peticin de cualquiera de los cnyuges con alegacin en este caso de justa
causa. En virtud de este artculo se proclam la Ley de Divorcio de 1932,43 que
fue considerada una de las leyes ms progresistas de la poca en toda Europa, y
una defensa de la mujer. A pesar de estas normas, la sociedad espaola de aquel
momento continuaba siendo profundamente machista. Si consultamos los pri-
meros expedientes de divorcio que se instaron en Crdoba en 1932, vemos que
la iniciativa de divorcio casi siempre parta del marido, y que la mujer era des-
calificada, sin escatimar adjetivos, mientras que a los hombres se hacan pocos
reproches. Adems sigue existiendo el depsito judicial de la mujer que hemos
visto en pocas anteriores.
En ese sentido se repiten las tradicionales percepciones de la mujer. Por ejemplo,
se justifican los maltratos, ya que como hemos visto, el honor del marido depende
de las rectas costumbres de su mujer y cuando esas costumbres no son las adecuadas
motivan las recriminaciones del marido quizs violentas en algn caso, lo que expone
en su alegato el abogado con total normalidad. En otro expediente se considera una
infidelidad femenina, como un acto sin razn y solo por vicio.44
En cualquier caso, aunque el avance social en igualdad no fuese tan acelerado
como el legislativo tras la Guerra Civil la reaccin fue contundente, siendo las muje-
res uno de los colectivos ms perjudicados pues se derogaron todas las leyes a su favor
42. Espn Lpez, R. (2016), Los pleitos de divorcio en Castilla durante la Edad Moderna, Studia
historica, Historia moderna, vol. 38, n. 2, p. 168. Disponible en <http://revistas.usal.es/index.php/
Studia_Historica/article/download/shhmo2016382167200/15937> [consulta 02/03/2017].
43. Ley de Divorcio. Gaceta de Madrid, n. 72 de 12 de marzo de 1932, pp. 1794-1799. Disponible
en <http://www.boe.es/datos/pdfs/BOE//1932/072/A01794-01799.pdf> [consulta 10 de febrero de
2015]
44. AHPCO Audiencia Provincial de Crdoba, Juzgado n 1 (Izquierda) ao 1932 Expedientes
48/103 Divorcios Caja 6711.
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y se retorn al sistema patriarcal con el absoluto dominio de varn.45 Un Decreto de

5 de marzo de 1938 suspenda la sustanciacin de los pleitos de separacin y de divorcio
y las actuaciones para obtener aqulla de ste de mutuo disenso,46 y algo ms tarde la Ley
de 23 de septiembre de 1939 derogaba definitivamente la Ley de Divorcio de 1932.47
Por su parte, la Ley de 26 de octubre de 1939 adjudic a las Audiencias, el poder de
revisar y anular las sentencias de divorcio y declarar disueltos los matrimonios cele-
brados como consecuencia de dichos divorcios.48
En los siguientes aos, los matrimonios que decidan terminar su relacin ya
no intentaban buscar la separacin en los tribunales civiles, dado que resultaba un
proceso largo y difcil, sino que optaban por la disolucin del matrimonio en un
proceso de nulidad ante tribunales eclesisticos.49 En el documento que exponemos,
encontramos que la mujer ante la conducta de su marido, decidi acudir al Tribunal
Eclesistico del Obispado de Crdoba que le concedi el divorcio, dado que existen
las sevicias morales de ste [el marido] en orden al divorcio, y que debe ser entregado, para
su recta educacin cristiana, el hijo habido de este matrimonio.50
Volvemos sobre las testamentaras para cambiar brevemente la temtica de la ex-
posicin. En el inventario de los bienes que quedaron tras la muerte de Juan de Torres
Guerrero en 1668, encontramos variados bienes. Juan de Torres fue licenciado y aboga-
do de la Real Chancillera, profesin que le haba reportado una cierta fortuna, y le per-
miti atesorar gran cantidad y diversidad de bienes. En dicho inventario se establecen
45. Arags Estragus, R.M. (2015), La crcel de mujeres Predicadores legislacin y represin (1939-
1955), Tesis doctoral. Director: ngeles Egido Len y Matilde Eiroa San Francisco. Universidad Na-
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10 de febrero de 2015].
48. Ley de 26 de octubre de 1939 sobre procedimientos para el ejercicio de derechos y acciones
derivados de la Ley derogatoria de la de Divorcio. BOE n.301 de 28 de octubre de 1939. Disponible
en <http://www.boe.es/datos/pdfs/BOE//1939/301/A06032-06034.pdf> [consulta 10 de febrero de
2015].
49. Wischounig, Alexander Mag. (1996), La ruptura del matrimonio en el derecho espaol y en el de-
recho austraco: causas de divorcio, Dereito: Revista xuridica da Universidade de Santiago de Compos-
tela, vol. 5, n. 2, p. 298. Disponible en <https://minerva.usc.es/xmlui/bitstream/handle/10347/2644/
pg_299-340_dereito5-2.pdf?sequence=1&isAllowed=y> [consulta 10/12/2014].
50. Expediente n 6/1950 Demanda de divorcio (1950). AHPCO Juzgado de 1 Instancia e
Instruccin n 1 de Crdoba, J1910.
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algunas clases: plata labrada, vino aejo, aceite, vino nuevo y vinagre, armas, relojes,
ropas... Tambin se encuentra un apartado destinado a Bienes Semovientes, en el que se
enumeran cuatro bienes: dos esclavos y dos mulas, de la siguiente manera:
Bienes semovientes
una esclava de hedad de diez y ocho aos poco mas o menos llamada Mariana Beruerisca
de nazion herrada en la barua y en la frente y con una flor como hierro debaxo de la uarua
un esclavo llamado Pedro de hedad de treze aos poco mas o menos mulatto herrado en
la nariz
una mula colorada de rua tendra ocho aos poco ms o menos
otra mula rucia blanca de hedad de ocho a nuebe aos amuas medianas que tienen apa-
rejo.
Ms adelante se anota el aprecio de los esclavos:
Mas se pone por cuerpo de hazienda quatro mill reales en que se apreszio una esclava
llamada Mariana []
Mas se pone por cuerpo de hazienda dos mill reales en que se apreszio un esclavo llamado
Pedro [].51
Al ser considerados simples bienes no es raro encontrar esclavos en documentos
de compraventa, dotes y testamentaras donde eran clasificados dentro de los semo-
vientes o las bestias.52 Tambin su precio oscilaba dependiendo de los factores del
mercado, en este caso la esclava fue ms valorada que el esclavo porque sera dedicada
al cuidado del hogar.
Volvemos con la historia de la mujer, como dijimos, la poca franquista supuso
la desaparicin de los avances en derechos alcanzados por la mujer, precisamente el
Fuero del Trabajo de 1938 y el Fuero de los Espaoles de 1945 derogaron la legisla-
cin igualitaria de la mujer y la subordinaron al hombre. A la mujer prcticamente
slo le quedaba la misin de esposa y madre. A este respecto el Decreto de 26 de
julio de 1957 prohibi la participacin de mujeres y menores en diversos trabajos
peligrosos e insalubres, por ejemplo el trabajo en mataderos.53 Sin embargo la dcada
de los sesenta supuso un proceso de desarrollo de nuestra economa y la necesidad de
incorporar con todos los recursos humanos disponibles a la produccin, incluidas las
mujeres. Paralelamente se inicia un movimiento de reconocimiento de los derechos
51. Testamentara de Juan de Torres Guerrero, y pleito de particin entre su viuda, Francisca Antonia
Domnguez de Caso, y el tutor de los hijos menores, Diego de Torres Guerrero (1668). AHPCO Cajas
36(1).
52. Orsoni-Avila, F. (1997), Les esclaves de Lucena (1539-1700), Paris: Publications de la Sorbonne,
Presses de la Sorbonne Nouvelle, p. 17.
53. Folguera Crespo, P. (1997), El franquismo: el retorno a la esfera privada (1939-1975), Garrido
Gonzlez, E. [ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid: Sntesis, p.543.
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de las mujeres y una vuelta del feminismo que se une a las crecientes reivindicaciones
democrticas.54
En relacin con todo esto, mostramos cuatro fotografas de la Seccin Femenina
en la que aparecen mujeres votando en las elecciones sindicales que tenan lugar en
las empresas, y llamamos la atencin sobre la mirada socarrona de varios miembros
de una mesa electoral mientras una muchacha se dispone a votar. No slo se trataba
de una votacin falsa, puramente propagandstica, sino que incluso durante su desa-
rrollo algunas trabajadoras tuvieron que sufrir el acoso de sus compaeros.
Finalmente mostramos el nico documento que no pertenece a nuestro fondo. Se
trata de un anuncio televisivo de los aos sesenta de una bebida alcohlica en el que
se reprende a una mujer maltratada por no obsequiar a su marido con el producto de
que se presenta en dicho anuncio. La mujer es la responsable de garantizar un buen
ambiente en el hogar, y muy especialmente de agasajar al marido. Las cualidades
que adornarn a las jvenes casaderas de esta poca son la obediencia y la subordina-
cin.55 Los publicistas, conscientes de ello, intentan sacar provecho exponiendo una
situacin agradable y de privilegio a los consumidores de sus productos.
Concluimos con una breve referencia a la Constitucin Espaola, y a los artculos
que reconocen el principio de igualdad. Llamamos la atencin sobre el hecho de que
despus de siglos de historia, ha sido preciso esperar hasta nuestra reciente Constitu-
cin para conseguir la igualdad de la mujer, si bien perviven desigualdades laborales
que son denunciadas peridicamente por organizaciones feministas y sindicatos, as
como la escasa presencia de mujeres en centros de decisin poltica y econmica a pe-
sar de poseer un nivel educativo igual y en algunos casos superior al de los hombres.56
Como punto final del taller, iniciamos un debate con los alumnos intentando
recoger sus opiniones y pareceres sobre la historia de la mujer, si de verdad creen
que se ha alcanzado la igualdad o si an queda mucho. Se muestran actitudes
machistas que perduran entre los jvenes y se les pregunta si las conocen o si han
conocido otras.
Tras el taller de historia, llevamos a cabo un pequeo taller de escritura en el que
invitamos a los alumnos a firmar un documento que certifica su visita. Para la firma
hemos adaptado unos plumines a unas plumas de ave para que el proceso sea ms
55. Folguera Crespo, P. (1997), El franquismo: el retorno a la esfera privada (1939-1975), Garrido
Gonzlez, E. [ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid: Sntesis, p.527-535.
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sencillo. Aprovechamos para explicar los elementos del documento y leemos el texto,
que certifica la visita del instituto al archivo:
Sepan cuantos esta carta vieren como en la iudad de Cordova a dias del mes... anno de
Nuestro Salvador Jhesuchristo de ... estando en las casas del Archivo Historico Provincial,
el archivero mayor da fe que el curso de E.S.O. del Instituto de visito e vio e uso de
los documentos del dicho archivo de todo lo qual dio testimonio e firmolo de su nombre e a
quien yo escribano doy fe que conozco siendo presentes por testigos los escolares del Instituto
yusoscriptos e yo escribano publico del numero fui presente al otorgamiento de esta carta e
la signe con el mio signo.
Tras firmar el documento y mientras se seca la tinta, aprovechamos para visitar
las instalaciones del archivo, explicar sus fondos, contenido, ordenacin... y hablar
brevemente sobre la historia del edificio.
ANLISIS DE LAS ENCUESTAS
Al finalizar el taller entregamos cuestionarios para que alumnos y profesores contes-
tasen a varias preguntas en clase.57 Por desgracia, no controlamos el tiempo transcurri-
do entre el taller y las respuestas dadas, ni el tiempo empleado en su respuesta que como
veremos han podido introducir algunos sesgos en las respuestas. De los alumnos que
han participado en el taller, 233 contestaron el cuestionario, de los que 99 son alumnos
y 134 alumnas, correspondientes a once grupos de siete centros educativos,58 cuyas
visitas tuvieron lugar entre el 22 de enero y el 18 de junio de 2016.
Asimismo el cuestionario fue contestado por doce profesores. Todos ellos opina-
ban que los contenidos del taller, incluidas sus explicaciones y ejemplos documen-
tales as como la profundidad de su tratamiento, eran adecuados en relacin a los
contenidos tratados con sus alumnos en clase. Si bien una profesora opinaba que
sera interesante exponer los documentos a los que nos referimos en las vitrinas de
la sala. Tambin creen que es adecuado el tiempo empleado en el taller as como la
actividad complementaria de firma de un documento.
Si hay cierta divergencia en la cuestin sobre si es necesario trabajar previamente
los contenidos en clase, aunque tan solo dos profesores opinan que s es necesario.
En cuanto a las actividades que proponen, se pueden extraer algunas recomen-
daciones:
Mostrar documentos del archivo.
Pensar en actividades dinmicas y atractivas.
57. Ambos cuestionarios se incluyen en los anexos I y II.

58. Colegio Almanzor, I.E.S. Grupo Cntico, I.E.S. Rafael de la Hoz, I.E.S. Santa Rosa de Lima,
Colegio Santa Victoria, I.E.S. Villarrubia, de Crdoba e I.E.S. Colonial de Fuente Palmera.
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Buscar la interdisciplinariedad de los contenidos, conectando con historia,

lengua...
Comparar el presente con otros momentos histricos.
Mostrar distintos tipos de letras, de documentos, de archivos...
Por lo que respecta al cuestionario de los alumnos, en la primera pregunta, relativa a
si el taller les ha parecido interesante, siendo 1, totalmente en desacuerdo y 5, totalmente
de acuerdo. La percepcin del alumnado ha sido buena, alcanzando una puntuacin de
4,09. Las diferencias de gnero en esta cuestin son poco apreciables, 4,05 es la puntua-
cin de los alumnos, y 4,13 entre las alumnas. En cuanto a la edad, no se aprecian grandes
diferencias salvo en 17 aos, con un acusado contraste entre los alumnos que valoran el
taller con un 3,5, la menor de las puntuaciones, y las alumnas con un 4,85, la mayor.
Por lo que respecta a los cursos, la puntuacin dada por los alumnos de 2 de E.S.O. es
de 4,13, ligeramente superior a la de 4 de E.S.O. que asignan una puntuacin de 4,08.
Grfico 1. Apreciacin del taller.

La valoracin de los temas tratados es inferior quedando en un 3,98 sobre 5. En
este caso, vuelve a ser superior la valoracin de las alumnas que alcanza un 4,05 frente
a la de los alumnos con un 3,92. Tambin hay diferencias entre cursos y edades, dado
que los alumnos de 2 de E.S.O. valoran la temtica del taller con un 3,87 y los de 4
de E.S.O. mejoran su apreciacin con un 4,09. Por otra parte, esa valoracin oscila
entre un 3,83 de los alumnos de 13 aos y 4,63 de las alumnas de 17 aos. Estas
diferencias pueden deberse a que a mayor edad y madurez, los contenidos son ms
atractivos y fciles de comprender.
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Grfico 2. Los temas han parecido interesantes.

En la tercera pregunta, se plantea si los alumnos consideran que han aprendido algo
nuevo sobre historia, derechos de la mujer... En este caso parece que hay unanimidad
entre los alumnos sobre el aprendizaje de nuevos hechos y conceptos, con una valo-
racin de 4,27. Sin embargo, vuelven a ser las alumnas las que mejor valoran el taller,
puntuando los conocimientos adquiridos con un 4,41, frente al 4,13 de los alumnos.
Grfico 3. Has aprendido nuevos hechos, conceptos...
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A continuacin les pedimos que valoren las actividades realizadas en el taller,

que puntan con un 4,08. De todas las preguntas realizadas, sta es a la que un
mayor nmero de alumnos punta con la mxima puntuacin, un total de 93.
Por lo dems, no se aprecian diferencias reseables en la puntuacin de los dis-
tintos grupos.
Grfico 4. Les han gustado las actividades.
Grfico 5. Valoracin global del taller.
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La quinta cuestin se refiere a la valoracin global del taller, con cinco valoraciones:
muy mal, mal, indiferente, bien, muy bien. La percepcin del taller es bastante positiva
puesto que la suma de las valoraciones bien y muy bien alcanza un 95,35%. Los alum-
nos de 2 valoran ligeramente de forma ms positiva el taller, alcanzando un 96% la
suma de dichas valoraciones, frente al 94,9% de 4 de E.S.O. En cuanto al anlisis
de gnero hay diferencias. Si bien los porcentajes de quienes evalan el taller con un
bien, es similar: 51,55% de alumnos y 51,56% de alumnas, el porcentaje de alumnos
que ven con indiferencia el taller es del 7,22% frente al 1,56% de las alumnas, y el de
alumnos que evalan muy bien el taller es del 40,21%, inferior al de alumnas, 46,09%.
Con leves diferencias, el taller es mejor percibido por mujeres que por hombres,
y a menor edad son ms receptivos a su contenido. Tal vez, la edad y el gnero lleven
a los alumnos a distanciarse de los contenidos del taller.
La ltima de las respuestas de varias opciones se refiere a si el alumno reco-
mendara el taller a un amigo. La puntuacin alcanzada es la menor de todas las
preguntas, 3,87. En este caso, los alumnos recomendaran en menor grado el taller,
con un puntuacin de 3,76, mientras que las alumnas le asignan un 3,89. El resto
de variables de edad y curso, no aportan grandes diferencias entre los grupos. Tal
vez la obligatoriedad de asistencia al taller determine que los alumnos muestren
cierta oposicin a recomendarlo.
Grfico 6. Recomendara el taller a un amigo.

La sptima pregunta se refiere al hecho de que algn documento les haya llamado
especialmente la atencin. En este caso, desconocemos cunto tiempo ha transcurrido
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entre el taller y la realizacin del test, lo que determina que tengan un recuerdo ms
claro y cercano de los documentos expuestos en el mismo. Es por ello, que muchas
referencias se refieren a la totalidad de los documentos o dan una descripcin dema-
siado general que no permite determinar a qu documento se refiere. Tambin se ha
detectado que a menudo, varias respuestas muy similares se suceden entre los docu-
mentos, lo que nos indicara que los alumnos cumplimentaron conjuntamente el test, y
comentaron entre ellos, las respuestas. Asimismo en ocasiones los alumnos confunden
un comentario o a una informacin histrica con un documento en concreto.
En la mayor parte de los cuestionarios, 217 de un total de 233, se contesta a
esta cuestin. Entre quienes contestan, 24 manifiestan que no les ha llamado la
atencin ningn documento en concreto, y en 87 respuestas no ha sido posible
determinar a qu documento se refiere por las razones anteriormente expuestas.
En la siguiente tabla listamos los documentos ms llamativos para los alumnos por
nmero de respuestas.
Documento Nmero de alumnos

Auto de oficio por envenenamiento 25
Carta de perdn de cuernos 22
Pleito de esponsales y depsito de novia 18
Solicitud de una divorciada para vender una casa 7
Inventario de bienes de una testamentara con esclavos 6
Auto de oficio sobre violencia de gnero 6
Carta de amor 4
Escritura de concesin de divorcio por peligro de muerte 4
Expedientes de divorcio en 1932 4
Carta de dote y arras 4
Escritura de venta autorizada por el marido 3
Carta de promesa de un marido de no maltratar a su mujer 2
Tabla 1. Documentos que ms han llamado la atencin a los alumnos
Hay tres documentos que destacan sobre el resto. El intento de envenenamiento
de la nia, es tremendamente llamativo, como vimos, y encabeza la lista. Asimismo
les llama la atencin la carta de perdn de cuernos, y finalmente el documento sobre
el pleito de esponsales que cuenta con ventaja, dado que es el documento inicial
que se teatraliza con la ayuda de los alumnos. En general parece que los alumnos re-
cuerdan mejor aquellos documentos con historias sorprendentes y con cuyos actores
consiguen de algn modo empatizar.
En la pregunta sobre su opinin de la situacin social en la que la mujer se ha
encontrado histricamente, la tasa de respuesta es ms alta, ya que tan slo seis
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alumnos la dejan en blanco. A todos sin excepcin les parece una situacin mala,
injusta y machista, en la que la mujer no tena derechos y era discriminada y menos-
preciada. A una alumna de 4 curso le parece que no es justa, deberan de tratarlas
como a los hombres, es ms esa situacin ha hecho que los hombres se crean superiores
y nosotras inferiores. An ms tajante es otra alumna del mismo curso, pareciese
que la mujer es inferior al hombre, que tuviera que pedirle permiso para comprar
cualquier cosa, es denigrante. Tambin los alumnos opinan en este sentido, para un
alumno de 4, su situacin era muy mala, porque estaba en manos del hombre, y no
poda actuar por s sola.
Adems muchos comparan el estado de la mujer en el pasado con el presente,
para congratularse de que haya mejorado o bien para opinar que an queda mucho
por mejorar. En este sentido, una alumna de 2 curso opina que antiguamente la
mujer no vala casi nada y tenan que pedirle permiso a sus maridos y a sus hijos para
hacer algo y en cambio ahora ha cambiado, sin embargo un alumno de 4 curso,
opina que an no se ha conseguido la igualdad, aunque actualmente est en mejor
posicin que hace siglos.
En la ltima cuestin, en la que se pide el alumno realice algn comentario
o d una opinin sobre el taller, la tasa de respuesta es bastante ms baja, tan
solo 94 alumnos un 40% del total formulan alguna opinin. De ellos, 62 tienen
una buena opinin sobre el taller. Un alumno de 4 resume nuestra intencin al
realizar este curso: Es un taller didctico que ayuda a descubrir cmo era la sociedad
cordobesa de las Edades Media y Moderna y el papel que desempeaba la mujer en
la sociedad.
Las restantes opiniones se refieren a solicitar ms actividades, ms participacin,
explicaciones ms amenas, ver ms documentos e incluso poner msica para ame-
nizar el taller. Es curioso que en un curso que precisamente busca todo esto, los
alumnos reclamen an ms. En cualquier caso, esas crticas nos indican qu aprecian
los alumnos y en qu sentido debemos realizar todas las actividades similares que
desarrollemos en el futuro.
Mencin aparte merece la actividad de firma de un documento, a la que se re-
fieren siete alumnos para destacar lo interesante que les result. Una alumna de 4
opinaba que lo ms divertido fue firmar con pluma, con lo que hemos podido pasar por
un divertido aprendizaje de que no era nada fcil escribir con pluma.
CONCLUSIONES
La profunda transformacin que se viene produciendo desde hace unos aos en
los archivo, debe tener su reflejo en la labor de difusin que se realiza, y ms concre-
tamente en su labor educativa.
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Partimos de la premisa de que todo documento puede ser comunicado pedag-

gicamente, dependiendo del grupo al que se muestre y buscando siempre la compli-
cidad de los docentes.
Con el objeto de justificar la inversin e incluso la existencia de archivos y a falta
de una colaboracin con los centros docentes, las iniciativas particulares pueden ir
dando forma a esa futura interaccin.
Entre los cambios sociales que muestra la documentacin del archivo, destaca la re-
ciente conquista de los derechos de la mujer. A lo largo de la historia, la mujer se encon-
traba en una situacin de tutelaje ejercida por su padre, su marido o incluso sus hijos.
Una encuesta de 2015 mostr una situacin preocupante: nuestro jvenes lejos
de consolidar los avances en igualdad de gnero de los ltimos aos, se muestran ms
tolerantes hacia las denominadas conductas de violencia de control, agravadas an
ms si cabe con las nuevas tecnologas.
Para la exposicin utilizamos la metodologa participativa que pretende superar
la actitud pasiva del alumnado y hacerlo partcipe de su aprendizaje. Asimismo utili-
zamos una presentacin en la aplicacin Prezi que se caracteriza por su dinamismo.
En total, desde su comienzo en marzo de 2015 hasta mayo de 2017, han tenido
lugar 27 sesiones del taller, a las que han asistido 668 personas.
De acuerdo con los contenidos establecidos en el Real Decreto 1105/2014, de
26 de diciembre, nuestro taller se relaciona con las siguientes asignaturas: Geografa
e Historia de 2 y 4 de E.S.O. y Valores ticos, as como con los elementos trans-
versales y los objetivos establecidos. Adems tiene mucho en comn con el II Plan
Estratgico de Igualdad de Gnero en Educacin 2016-2021 impulsado por la Con-
sejera de Educacin. A esta normativa es preciso aadir lo establecido en la propia
legislacin de archivos, concretamente en los artculos 1 y 7 de la Ley 7/2011 de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca.
En cuanto a la visita, tras la presentacin del archivo, recurrimos a la tcnica del
sociodrama para presentar el primer documento: un pleito de esponsales. Vamos
presentando diversos documentos relacionados con la historia de la mujer, buscando
en todo momento la participacin de los alumnos y el debate.
Al concluir el taller entregamos unos cuestionarios que los alumnos contestaron
en clase. Por lo general la percepcin del taller por parte de los alumnos ha sido
buena, con una valoracin de 4,09 sobre 5. Con alguna diferencia, el taller ha sido
percibido de forma ms positiva por las alumnas, y a menor edad son ms receptivos
a su contenido. Tal vez, la edad y el gnero lleven a los alumnos a distanciarse de los
contenidos del taller.
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la Sorbonne, Presses de la Sorbonne Nouvelle, 142 p.
Ortega Lpez, Margarita (1999), La prctica judicial en las causas matrimoniales
de la sociedad espaola del siglo XVIII, Espacio, tiempo y forma. Serie IV,
Historia moderna, n.12, pp.275-296. Disponible en <http://e-spacio.uned.
es/fez/eserv.php?pid=bibliuned:ETFSerie4-72DAC35B-BDEA-3DEA-2799-
232D3D1D84E2&dsID=Documento.pdf> [consulta 02/03/2017].
Ortega Lpez, Margarita (1997), Las mujeres en la Espaa Moderna. Parte IV,
Garrido Gonzlez, Elisa [ed. lit.] Historia de las mujeres en Espaa, Madrid:
Sntesis, pp. 249-416 p.
Wischounig, Alexander Mag. (1996), La ruptura del matrimonio en el derecho
espaol y en el derecho austraco: causas de divorcio, Dereito: Revista xuridica
da Universidade de Santiago de Compostela, vol. 5, n. 2, pp. 297-336. Dispo-
nible en <https://minerva.usc.es/xmlui/bitstream/handle/10347/2644/pg_299-
340_dereito5-2.pdf?sequence=1&isAllowed=y> [consulta 10/12/2014].
APNDICE DOCUMENTAL
Anexo I: CUESTIONARIO DE EVALUACIN DEL TALLER DE HISTORIA.
PROFESORADO
Marque con una X la casilla que mejor refleje mejor su opinin sobre las siguien-
tes cuestiones:
1. Los contenidos de la visita (explicaciones, ejemplos de documentos,...) y la pro-
fundidad con que se han tratado en relacin con los alumnos, son:
Adecuados
Mejorables
Inadecuados
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
En caso de desacuerdo indique en qu puede mejorar el taller:

2. El tiempo dedicado a la visita es:
Adecuados
Mejorables
Inadecuados
3. La actividad complementaria sobre la firma del diploma, es:
Adecuada
Mejorable
Inadecuada
4. Considera necesario trabajar previamente el taller en clase?
Si
No
5. Qu otras actividades se le ocurre que pudiera realizar el archivo con alumnos de
Secundaria y Bachiller?
Anexo II: CUESTIONARIO DE EVALUACIN DEL TALLER DE HISTORIA
Nos interesa conocer cmo ha sido para ti, la experiencia de participar en el taller
de historia:
Marca con una X la casilla que mejor refleje mejor tu opinin sobre las siguientes
cuestiones:
1. Participar en este taller te ha parecido interesante:
Totalmente en desacuerdo Totalmente de acuerdo
1 2 3 4 5
2. Los temas que hemos tratado te han parecido muy interesantes:
1 2 3 4 5
3. Has aprendido cosas nuevas sobre historia, sobre los derechos de la mujer... :
1 2 3 4 5
4. Me han gustado las actividades que hemos realizado:
1 2 3 4 5
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
5. Globalmente el taller me ha parecido:

Muy mal Mal Indiferente Bien Muy bien
6. Recomendaras a mis amigos que participen en un taller como este:
1 2 3 4 5
7. Hay algn documento que te haya llamado la atencin especialmente?, cul y
por qu te ha parecido interesante?
8. Qu opinas sobre la situacin social en la que la mujer se ha encontrado histri-
camente?
9. Si quieres puedes hacernos algn comentario o sugerencia sobre el taller.
Anexo III. NOTICIAS APARECIDAS EN PRENSA RELATIVAS AL TALLER.
6 de marzo de 2015
Presentan el programa educativo Taller de historia: La mujer tutelada, del Ar-
chivo Histrico Provincial
<https://cordobabuenasnoticias.com/2015/03/06/presentan-el-programa-educa-
tivo-taller-de-historia-la-mujer-tutelada-del-archivo-historico-provincial/>
Los avances en la igualdad a travs de los legajos
<http://cordopolis.es/2015/03/06/los-avances-en-la-igualdad-a-traves-de-los-
documentos-historicos/>
15 de junio de 2015
Estudiando en el archivo
<http://www.diariocordoba.com/noticias/etcetera/estudiando-archivo_969545.
html>
Taller educativo: Ms de 200 alumnos conocen los documentos del Archivo
Provincial
<http://hemeroteca.abc.es/nav/Navigate.exe/hemeroteca/cordoba/abc.cordo-
ba/2015/06/15/031.html>
16 de febrero de 2016
El taller La mujer tutelada muestra documentos de los siglos XVI al XX a alum-
nos de secundaria
<http://www.cordobahoy.es/articulo/cultura/taller-mujer-tutelada-muestra-do-
cumentos-siglos-xvi-xx-alumnos-secundaria/20160216145525006277.html>
La Junta presenta el programa educativo "Taller de Historia: La Mujer tutelada"
<http://www.lainformacion.com/educacion/instituto-o-educacion-secundaria/
TRIA N 21. 2017

I.S.S.N. 1134-1602
cultura-la-junta-presenta-el-programa-educativo-taller-de-historia-la-mujer-tute-
lada_DrbK5J8Y0mUDNYtCfHB392/>
17 de febrero de 2016
Taller sobre la evolucin social de la mujer en los ltimos siglos
<http://www.diariocordoba.com/noticias/cultura/taller-evolucion-social-mujer-
ultimos-siglos_1018947.html>
Regresa La mujer tutelada del Archivo Provincial
<http://cordopolis.es/2016/02/17/regresa-la-mujer-tutelada-del-archivo-provin-
cial/>
1 de marzo de 2016
Los primeros testigos de la violencia machista que no miraron hacia otro lado
datan del siglo XVIII
<http://www.eldiario.es/andalucia/cordoba/primeros-testigos-miraron-violencia-
genero_0_487852120.html>
7 de marzo de 2016
Adoslescentes frente al espejo de la Historia tutelada de las mujeres
<http://www.eldiario.es/andalucia/Adolescentes-discriminacion-historica-actual-
mujeres_0_490301177.html>
TRIA N 21. 2017

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

Dep. Legal: SE-4.480-2004

De los textos publicados los autores

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento

Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros

C uando, al cabo de mucho tiempo sin contacto, nos encontramos con

Mateo A. Pez Garca

La trasformacin digital y las normas inter-

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de implementacin genrica. Paralelamente a esta decisin el Subcomit comenz

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Grfico 1: Visin del cambio

Las directrices de la ISO 15489 no se aplican bien en un entorno donde las

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3.4 Las novedades a destacar: Identificacin y valoracin

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16. UNE-ISO/TR 15489(2016) Epgrafe 8.

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Con esta distincin se diferencia de lo que es el instrumento del propio proceso.

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de reutilizacin como un proceso. Aunque es una mencin pequea, es importante

17. UNE- ISO/TR 15489 (2016), Epgrafe 9.7.

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abandono del equilibrio metodologa archivstica-tecnologas de la informacin

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ISO/TR 15489_2 (2001), Records management. Part 2: Guidelines. UNE ISO/TR

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EL ARCHIVO ELECTRNICO NICO REQUIERE GES-

1. GONZLEZ PEREZ, JESS y GONZLEZ NAVARRO, FRANCISCO. 2007. p. 83.

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desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los

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3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con

4. BUSTOS PRETEL, GERARDO (obra dirigida por CAMPOS ACUA, CONCEPCIN).

TRIA N 21. 2017

un lado, determina la necesidad de conservar los expedientes administrativos una vez

5. PALOMAR OLMEDA, ALBERTO. 2017. p. 251.

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Hasta las leyes 39/2015 y 40/2015 las leyes de procedimiento administrati-

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expresiones citadas lo hace de manera indistinta refirindose al mismo con-

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TRIA N 21. 2017

electrnica la estructura de existente en materia de archivos en papel. Al

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documentales, etc. Obviamente, esos sectores no siempre coinciden en su visin

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momento en el que las mencionadas leyes funcionan exclusivamente en electrnico.

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8. PALOMAR OLMEDA, ALBERTO. 2017. p. 254.

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electrnicos que hayan facilitado la dispersin de responsabilidad sobre el ejercicio

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que el archivo electrnico nico es el archivo histrico. Es decir, se tratara de man-

TRIA N 21. 2017

3.7. Procedimientos finalizados sin plazo

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y actuaciones pensadas para lo digital. Por ejemplo, una novedad, es la consideracin

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