Ao del Buen Servicio al Ciudadano

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

PRIORIZACIN DE PROCESOS

CURSO : GESTION DE PROCESOS

DOCENTE : MG. MILAGROS SANTILLAN TUESTA

INTEGRANTES : Milka Pereyra Pereyra

Franz Arquio Culque
Deyanira Buritica del guila
Peter Najar Lpez
Anthony Saavedra Das
CICLO : VIII-A

Pucallpa, 18 de noviembre del 2017

 PRIORIZACIN DE PROCESOS

El esfuerzo que las organizaciones transformadoras realizan por priorizar sus

procesos es una de las claves que explican el xito con que gestionan sus procesos.

Priorizacin de procesos

Primer mtodo

1. Construir una matriz listando, por un lado, sus principales objetivos a corto y largo
plazo, y por otro, los procesos que consideran ms significativos para su
consecucin.

2. Analizar qu procesos estn implicados en la consecucin de sus objetivos y,

usando una determinada escala, en qu medida lo estn.

3. La escala puede ser ms o menos sofisticada, aunque normalmente se usan

medidas de tipo cualitativo como, por ejemplo, calificar la importancia de un
determinado proceso para un objetivo concreto con las letras A, B, C o D, siendo A
extremadamente importante y D nada importante.
Cuando nos encontremos:

Proceso sin objetivo", concluir que, si no hay alguna buena razn o causa de
fuerza mayor, deberamos plantearnos rebajar el nivel de atencin que reciben o,
incluso, prescindir de dicho proceso, con lo que estaramos liberando recursos que
podran ser dedicados a los procesos que hayamos definido como crticos.

Objetivos sin proceso", concluir que, o bien nos hemos olvidado de incluir algn
proceso en la lista de procesos de la organizacin, o bien, realmente, nos
proponemos conseguir un objetivo para el que la organizacin no ha desarrollado
todava ningn proceso. Por tanto, habremos de reflexionar sobre la situacin y
decidir, en funcin de la visin y objetivos globales de la compaa, y de los recursos
de todo tipo disponibles, si hemos de desarrollar dicho proceso o, por el contrario,
aplazar la consecucin del objetivo.

Segundo mtodo

Para priorizar los procesos en que han de concentrar sus esfuerzos consiste en
considerar tanto en qu medida los procesos contribuyen a la visin y objetivos de
la organizacin, como el grado de dificultad que su gestin y mejora.
SELECCIN DE PROCESOS

Se procede a evaluar cada uno con un grupo de preguntas. Cada pregunta tendr
una evaluacin, de tal manera que los procesos que obtengan un resultado mayor
sern los procesos a ser mejorados.

Preguntas:

Este proceso es necesario para la comercializacin de productos?

Si se mejora este proceso se mejorar el tiempo de atencin al cliente?

Si se mejora este proceso se obtendr una disminucin de costos?

Si se mejora este proceso, se disminuir la cartera de clientes vencidos de la

empresa?

Si se mejora este proceso se aumentar la cartera de clientes de la empresa?

Valoracin:
Si la respuesta es afirmativa 1

Si la respuesta es negativa 0

Taller

Del inventario de procesos realizar la seleccin de 5 procesos, utilizar dos

metodologas

LA MATRIZ DE PRIORIZACIN

La matriz de priorizacin de problemas es una herramienta para seleccionar las

distintas alternativas de soluciones, en base a la ponderacin de opciones y
aplicacin de criterios.

Se trata de un instrumento clave para tomar decisiones y clasificar problemas. Nos

ensea a cmo ser ms productivo en el trabajo y a cmo tomar decisiones
importantes. Y nos ayuda a definir las causas y efectos de situaciones problemticas
para aplicar estrategias ms acertadas. Recuerda que todo problema puede
entenderse como un desfase entre la realidad y la situacin deseable.

Pues bien, para realizar una matriz de priorizacin de problemas, antes tenemos
que identificar las distintas alternativas y los criterios de decisin, con el objetivo de
poner todo en comn y decantarnos por la solucin que mejor ponderacin obtenga.

BENEFICIOS DE UTILIZAR UNA MATRIZ DE PRIORIZACIN DE PROYECTOS

Cuando surgen imprevistos o situaciones problemticas de ltima hora en nuestros

proyectos, es conveniente pararse, analizar la situacin y determinar las posibles
soluciones. En este proceso nos puede ayudar mucho saber cmo hacer una matriz
de priorizacin, una actividad que deberamos incluir en el proceso de planificacin.

En la gestin de proyectos, son muchas las ventajas que podemos aplicar con esta
herramienta. Identificamos todo lo que puedes ganar si aplicar esta matriz de
priorizacin en situaciones de crisis o momentos de bloqueo en la toma de
decisiones. Identificamos todo lo que puedes ganar si utilizas la matriz de
priorizacin de problemas en la gestin de procesos y proyectos.

Soluciones eficaces

Valoracin de expectativas

Identificacin de criterios de seleccin

Exploracin de diferentes alternativas

Soluciones contrastadas bajo los mismos criterios

Identificacin de riesgos

Posibilidad de aplicar simulaciones de proyecto guardadas en tu aplicacin

Planificaciones flexibles y orientadas a los requerimientos reales

CMO HACER UNA MATRIZ DE PRIORIZACIN?

Muchas empresas utilizan esta matriz de priorizacin, cuando necesitan solucionar

problemas complejos. Convocan a todo su equipo para ello y utilizan la agenda de
actividades diarias online para informar a todos los colaborares. Estos son los pasos
para conocer cmo hacer una matriz de priorizacin:

Identificar los principales problemas de manera genrica.

Formular en una frase el problema central. Este punto es fundamental pues

describimos con claridad el objetivo que perseguimos al realizar.

Cules son las causas del problema central? Esto nos ayudar a definir las
distintas opciones para dar una solucin ms precisa al problema.

Cules son los efectos provocados por el problema central? Esto tambin nos
permitir elaborar un listado de soluciones precisas.

Identificar las opciones resultantes. Hacemos una lista con las distintas alternativas
que barajamos sobre la mesa. Puede ser que ya la tengamos y este paso slo nos
ayude a decantarnos por una. Si no es as, es recomendable trabajar en equipo
para proponer alternativas creativas y enriquecidas entre todos los colaboradores.

Elaboracin de criterios de seleccin. Es momento de establecer la conexin con

fundamentos que relacionen todas las opciones listadas anteriormente. Qu es
importante que cada solucin cumpla? Estos criterios deben estar definidos de
manera muy clara y sin lugar a malentendidos. Todos los miembros del equipo
deben saber a qu se refiere cada uno.

Ponderar los criterios. Momento de darle una valoracin imparcial a cada criterio.
Utilizaremos para ello una matriz tipo-L, tal y como vemos en la imagen inferior.
Partimos de un eje vertical, en el que se sitan los distintos criterios. Cada vez que
demos una valoracin numrica a cada criterio, vamos rellenando el mismo criterio
para cada solucin. En el proceso vamos comparando cada valor con los dems.

En la tabla superior, vemos cmo las distintas opciones o alternativas se sitan en

el eje vertical, mientras que los criterios estn identificados en el eje horizontal. En
este ejemplo, el lmite de la ponderacin est marcado en cada criterio.

Dependiendo del total, podremos saber cul de las distintas acciones es la ms

acertada porque tiene un alto cumplimiento con los criterios.

Otro ejemplo de una matriz de priorizacin de problemas sera el siguiente:

Videos:

https://www.youtube.com/watch?v=RxrYH81VLWg

https://www.youtube.com/watch?v=PMnh0cyF51g