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DC-02
EL REA ECONMICO-ADMINISTRATIVA
EL REA ECONMICA-ADMINISTRATIVA
DE LA RESTAURACIN 02
1. INTRODUCCIN
2. QU TAREAS SE REALIZAN EN EL REA ADMINISTRATIVA?
2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD.
2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGA.
2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIN.
2.4. LA GESTIN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES.
CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN
Sergio, junto con sus tres socios, le ha dado un giro bastante interesante a la gestin de
su establecimiento de restauracin. Estn consiguiendo vencer los momentos difciles gracias
a los estudios e informes realizados sobre la clientela y la eleccin de nuevas frmulas de
restauracin ms adaptados al momento.
Pero todos estos cambios, conllevan tambin una reestructuracin del rea econmica-
administrativa del establecimiento.
Hasta el momento, toda la gestin del rea econmica-administrativa la haba llevado
Sergio, pero ahora, decide que los temas laborales y fiscales se los lleve una asesora externa.
De esta manera, Sergio y sus socios, podrn encargarse mejor de analizar y gestionar la
informacin generada durante el da a da y, as, poder tomar decisiones ms acertadas.
A lo largo de esta unidad, podrs ir descubriendo lo que el cliente no ve de un
establecimiento de restauracin.
Para que la prestacin del servicio de las ofertas gastronmicas sea una realidad, el
negocio debe contar con gran cantidad de informacin que ayude a desarrollar todas las tareas
necesarios para la prestacin del servicio de restauracin al cliente; Pero adems, esa correcta
prestacin del servicio, debe ir acompaada de la obtencin de unos beneficios (ms o menos
elevados), sin los que el negocio, no podra seguir adelante.
Sergio tiene gran cantidad de documentacin archivada pero, al decidir que parte
de la gestin administrativa va a ser llevada por una asesora externa, debe
recopilar toda la informacin que le ha solicitado la asesora.
Esta decisin ayudar a Sergio y a sus socios a centrarse ms en la
documentacin ligada al trabajo diario y as poder centrarse en tomar decisiones y
fijar objetivos acordes a esa documentacin.
As que, para poder reorientar el rea econmica-administrativa del
establecimiento una vez que Sergio y sus socios decidieron introducir esas
nuevas frmulas de restauracin, Sergio, necesita recopilar cierta informacin y
decidir qu cambios deben producirse en relacin con la misma.
REFLEXIONA
Cuando en la unidad de trabajo anterior hablbamos de obtener informacin que
nos ayudara a redactar objetivos y as poder desarrollar planes, o de organizar al
personal del establecimiento, estbamos realizando tareas administrativas.
REFLEXIONA
Por qu crees que son importantes todas estas tareas administrativas?
Sin ellas, no podramos desempear los procesos de administracin del
establecimiento, ya que nos ayudarn al desarrollo eficaz y eficiente de las tareas
llevadas a cabo dentro del mismo.
AUTOEVALUACIN
Rellena los huecos en la siguiente afirmacin.
Si la gestin del rea administrativa no deseamos llevarla al completo dentro de nuestro
establecimiento podemos ___________ el servicio a una __________, que nos ayudar
en la gestin contable, fiscal y laboral de nuestro establecimiento. Sin embargo, parte de
la gestin del rea administrativa, siempre deberemos llevarla a cabo con el fin de
recabar ____________ til que nos ayude a tomar decisiones. Para que esta gestin del
rea administrativa sea adecuada para la toma de decisiones, es necesario que todos los
_______________ que se generen sean correctamente ____________ y debidamente
_______________ en el momento oportuno.
Externalizar, asesora, informacin, documentos, archivados y registrados.
REFLEXIONA
Si uno de los fines de los documentos es poder obtener informacin y sacar datos
interesantes de los mismos, cmo lo vamos a hacer si no sabemos dnde se
guardan esos documentos?
Por ello, el sistema de archivo y registro de la documentacin es fundamental para
la buena gestin del rea administrativa del establecimiento.
Para saber ms
Seguro que ests deseando conocer cmo son fsicamente estos documentos de los
que te he comentado, por ello, te propongo que consultes los siguientes enlaces en
internet, donde podrs ir descubriendo las imgenes de cada uno de ellos:
Factura Comanda
Letra de cambio. Recibo.
Albarn. Nmina.
Cheque
REFLEXIONA
Cmo podra la brigada de cocina desempear sus tareas si no tuviramos las
comandas que nos indiquen qu es lo que el cliente ha pedido?
No olvides que la informacin es poder decidir, y sin que esta informacin est
adecuadamente registrada en documentos, nos sera muy difcil acceder a ella.
Otro de los principales motivos por los que debes utilizar esta documentacin lo
encontramos en la normativa. Es decir, algunos documentos de los que hemos hablado
anteriormente, estn sujetos a normas legales que debemos cumplir al dirigir un
establecimiento de restauracin.
Sabras cules de los documentos citados estn sometidos a normativa legal?
Vamos a verlos poco a poco:
Debes conocer
Pero adems de esto, la propia normativa especfica de los establecimientos de
restauracin tambin tiene apartados referentes a la importancia de la factura.
Lee atentamente los artculos 11 y 15 de la normativa especfica de
establecimientos de restauracin:
Normativa estatal de establecimientos de restauracin
Para saber ms
El IVA que se paga en los establecimientos de restauracin ha subido del 7 % al 8
%, consideras adecuada esta subida?
Noticia que comenta la subida del IVA
Debes conocer
Pero seguro que ya te lo habrs planteado, con tantos documentos las nuevas
tecnologas no nos podran ahorrar el trabajo de escribir tanto? Pues s,
tambin las nuevas tecnologas llegan a nuestro sector y la factura electrnica
est a la orden del da. Pero quiz, de los sistemas que ms nos podemos
beneficiar son los TPV informatizados por red. Te ofrezco la posibilidad de conocer
cmo funciona realmente un sistema informtico de TPV, as que ah te dejo el
siguiente vdeo.
AUTOEVALUACIN
Cul de los siguientes documentos estn sometidos a normativa legal?
El albarn.
La factura.
La orden de pedido.
Los impuestos.
La segunda y la cuarta respuestas son correctas. No todos los documentos que se
utilizan en al rea econmica-administrativa de un establecimiento de restauracin son
legalmente obligatorios, pero su utilizacin, facilita las tareas de recopilacin y anlisis
de la informacin para una correcta toma de decisiones.
AUTOEVALUACIN
Cul de los siguientes documentos es esencial para la correcta coordinacin entre
sala-comedor y cocina?
El recibo.
La comanda.
Hoja de pedido.
Factura.
Enhorabuena! Has sabido comprender el concepto de comanda.
Una vez que la documentacin del rea administrativa est revisada, Sergio debe
actualizar la informacin econmica. Gracias a sta, las decisiones tomadas sern
ms acertadas.
REFLEXIONA
Pero vayamos un poco ms all. Para qu queremos controlar y gestionar
todos estos documentos? La respuesta ya la habrs adivinado: conseguir
informacin.
La informacin es poder, pero no slo eso, para nuestro establecimiento ser esencial
poder conocer diferentes informaciones que nos ayuden a marcar objetivos alcanzables, as
como que nos ayuden a poder controlar en qu medida logramos alcanzar esos objetivos.
Volviendo a lo aprendido en la unidad 1, te pido ahora que localices qu hacas una vez
tenamos formulados los objetivos de nuestro establecimiento. Si ya lo has localizado en tu
mente y has visualizado claramente que el siguiente paso es el presupuesto, te felicito, el
almacn de tus recuerdos funciona estupendamente.
Efectivamente, si queremos ver cumplidos
todos nuestros objetivos, se hace necesario poder
medirlos de alguna manera, y una de las ms
importantes son los presupuestos.
Pero presupuestar no slo nos ayuda a
controlar objetivos, sino que nos ayuda a prever
situaciones econmicas y as, poder actuar en
consecuencia.
Aunque fsicamente al rea administrativa y
econmica no van a estar separadas en una empresa
de restauracin, cada rea se centra en tareas diferentes pero complementarias entre ellas, ya
que, si bien la primera se va a centrar en toda la gestin, registro y control de la
documentacin derivada de las tareas administrativas, la segunda, se encarga de la produccin
de los documentos presupuestarios y de controlar los costes en la empresa.
REFLEXIONA
Despus de recordar todo esto, sabras contestar a la pregunta. Por qu
presupuestar?
El presupuestar es necesario porque nos ayuda a obtener informacin de las
posibles situaciones econmicas a las que nos podremos enfrentar y de la
evolucin de los objetivos relacionados con los gastos y los ingresos en la empresa
de restauracin.
Como hemos dicho anteriormente, los presupuestos son una herramienta importante
para la gestin econmica del establecimiento de restauracin, ya que por un lado, nos
ayudarn a controlar en qu medida se cumplen los objetivos y, por otro lado, nos estarn
ayudando a prever situaciones econmicas. En definitiva, nos van a aportar informacin til
para gestionar el rea econmica de la empresa y complementar la gestin del rea
administrativa.
Sin embargo, las empresas de restauracin no trabajan con un nico tipo de presupuesto,
sino que podemos hablar de muchas y variadas tipologas, nosotros nos vamos a quedar con
una tipologa genrica utilizada por la empresa en general, que iremos poco a poco adaptando
y especificando para nuestra empresa de restauracin.
A continuacin te dejo la siguiente presentacin para que veas los tipos de presupuestos
que vamos a estudiar:
PRESUPUESTOS
Ahora que sabes los presupuestos que vas a
estudiar, sabes qu es un presupuesto de
explotacin?
DE EXPLOTACIN FINANCIERO
La palabra explotacin hace referencia a las
operaciones o tareas realizadas con motivo de la
INGRESOS GASTOS DE CAJA actividad principal de la empresa.
REFLEXIONA
Despus de lo aprendido acerca del sector de la restauracin, Qu tareas
principales son las que se realizan en un establecimiento de
restauracin?
Seguro que has dicho, prestar el servicio de alimentacin y bebidas, y llevas toda
la razn. Pues bien, ese prestar el servicio, conlleva una serie de gastos e ingresos
que son los que vamos a prever mediante los presupuestos de explotacin.
AUTOEVALUACIN
Selecciona la opcin correcta:
Los presupuestos son los objetivos de la empresa y por ello debemos presupuestar.
Las empresas de restauracin slo utilizan los presupuestos de explotacin.
Los presupuestos no tienen nada que ver con la gestin administrativa del
establecimiento.
Los presupuestos se obtienen en una empresa de restauracin en base a los datos
histricos.
Opcin d. Muy bien, has comprendido en qu se basan las empresas de restauracin a la
hora de confeccionar sus presupuestos.
Reflexiona
Seguro que el concepto de presupuesto ya lo tienes claro, pero y el de caja?
Seguramente que la palabra caja la habrs asociado a dinero, y no vas nada
desencaminado o desencaminada.
REFLEXIONA
Cules son los servicios por los que cobras en un establecimiento de
restauracin?
Y cules son los servicios por los que debemos pagar en un
establecimiento de restauracin?
Efectivamente ests en lo cierto, en un establecimiento de restauracin cobramos
por la prestacin del servicio de comida y bebida.
Pues por todo aquello que nos haga falta adquirir para poder ofrecer ese servicio
de comida y bebida se te ocurre algo?, seguro que s, como los pagos a
proveedores, los pagos al personal, etc.
Pero ten cuidado y no confundas los ingresos y los gastos de los presupuestos de
explotacin, con los cobros y pagos del presupuesto de caja. Mientras que los cobros y pagos
estn relacionados con el efectivo que te entra y sale, respectivamente, de tu dinero en caja, un
ingreso no tiene por qu cobrarse en el mismo momento en el que se genera (un cliente que
paga a crdito en nuestro establecimiento y no le cobramos hasta final de mes);
Lo mismo ocurre con los gastos, que no tienen por qu pagarse en el mismo momento
que se producen (adquirimos materias primas para nuestro establecimiento pero no las
pagamos hasta dentro de un mes por un acuerdo comercial que tenemos con nuestro
proveedor).
Veamos en un ejemplo de presupuesto de caja qu ejemplos de cobros y pagos vamos a
registrar en un establecimiento de restauracin.
Te acuerdas cmo se elaboran los presupuestos de explotacin?
Seguro que has dicho, mediante la utilizacin de datos histricos, y ests en lo cierto.
Pues bien, en la elaboracin del presupuesto de caja tambin nos basaremos, en su mayora,
en datos histricos.
REFLEXIONA
Por qu tenemos la necesidad de controlar en nuestra empresa de
restauracin? La falta de control nos puede llevar a no saber si nuestro negocio
se dirige hacia donde nosotros queremos que se dirija.
Debido a esta reflexin que acabas de hacer, es tan importante que llevemos a cabo un
control de los presupuestos que hemos elaborado.
Gracias a este control podremos saber:
Si hemos obtenido los ingresos que esperbamos.
Si los gastos han sido los apropiados o si hemos tenido gastos imprevistos que no
esperbamos.
Si nuestro dinero efectivo es el suficiente o si por el contrario, no hemos previsto bien los
pagos a realizar y necesitamos ms efectivo.
AUTOEVALUACIN
Gracias al control presupuestario que hagamos en el presupuesto de caja:
Podremos detectar si los ingresos conseguidos son los que marcamos previamente
en los objetivos.
Podremos conocer las necesidades de efectivo y tomar medidas correctoras.
Podremos controlar los gastos imprevistos.
Podremos destinar excedentes de efectivo a nuevas inversiones.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. No confundas los conceptos de ingresos y
gastos que son tenidos en cuenta para la elaboracin de los presupuestos de
explotacin, con los conceptos de cobros y pagos que generan el efectivo de tu empresa
de restauracin.
Uno de los pilares fundamentales para una buena gestin del negocio es fijar los
precios correctamente, pero antes de eso, se hace necesario conocer los costes del
establecimiento. As que Sergio decide hablar con Ramn, para que entre los dos
puedan concretar los costes de la elaboracin de las ofertas gastronmicas que
han introducido con el cambio de sus frmulas de restauracin. Para ello, Ramn
se rene con su equipo para estudiar y calcular esos costes.
REFLEXIONA
Para qu te puede servir calcular los costes en tu empresa de
restauracin?
DEBES CONOCER
A continuacin, vas a conocer algunas de las tcnicas utilizadas para el clculo de
costes en restauracin, donde dos documentos, te sern de suma importancia.
FICHA TCNICA
Documento que recoge el proceso de elaboracin de una
oferta gastronmica. Explicando cada uno de los
procedimientos para una correcta elaboracin, as como
las cantidades necesarias de cada uno de los ingredientes,
costes y precio final de la racin.
ESCANDALLO
Documento que recoge el peso bruto y el peso neto de los
ingredientes, obteniendo as las posibles mermas o
desperdicios de los ingrediebntes que no podemos utilizar
en la elaboracin de las ofertas gastronmicas.
REFLEXIONA
Piensa en todos los aspectos que tenemos que tener en cuenta para producir, y
finalmente servir, una oferta gastronmica. Cuntos tipos de costes distintos
podras diferenciar?
Pues s, ests en lo cierto si habas pensado que para poder elaborar y despus
servir una oferta gastronmica, necesitamos fundamentalmente los ingredientes
de esa oferta, pero tambin necesitamos a las personas que lo elaboran y
posteriormente, a las que sirven la oferta al cliente.
DEBES CONOCER
En la siguiente presentacin podrs descubrir cules son los tipos de costes ms
utilizados en restauracin:
1. Costes Indirectos: son aquellos costes que se producen por el desarrollo
normal de la actividad del restaurante pero que no se pueden atribuir a un
nico plato. Ejemplos de CI:
a. Los alquileres del local, de la maquinaria, etc.
b. Los gastos de gestin y de administracin del negocio.
c. Los gastos de suministros en general: luz, agua, telfono, etc.
REFLEXIONA
Para qu nos sirve el umbral de rentabilidad?
Qu pasa si vendemos exactamente la misma cantidad de platos que nos
indica el umbral de rentabilidad?
Gracias al umbral de rentabilidad podrs conocer si tus ofertas gastronmicas te
generan beneficios o prdidas, ya que si vendemos ms platos de los indicados en
el resultado del umbral de rentabilidad, sabremos que esa oferta nos est
generando beneficios, pero si vendemos menos platos de los indicados por el
umbral, deberemos de tomar decisiones que hagan cambiar esta situacin y evitar
as las prdidas producidas.
Que entonces, estaremos en nuestro punto de equilibrio, es decir, que ni
obtendremos beneficios ni prdidas en ese plato de la oferta.
Para que puedas ver un ejemplo real te propongo el siguiente ejercicio resuelto:
EJERCICIO RESUELTO
Queremos averiguar cul es el umbral de rentabilidad para una de nuestras
ofertas gastronmicas denominada pollo con verduras.
Sabemos que los costes fijos totales de esta oferta son de 170 , que el precio de
venta al pblico actual de un planto es de 15 y que el coste variable de ese plato
es de 5 .
REFLEXIONA
Con lo que ya sabes acerca de los tipos de costes, para qu nos puede
servir una ficha tcnica?
Si has recordado que en una ficha tcnica se recogen, entre otros elementos, el
coste de cada uno de los ingredientes necesarios para la elaboracin del plato de
una oferta gastronmica determinada, te habrs dado cuenta de que ese dato nos
es necesario si queremos determinar el umbral de rentabilidad de esa oferta
gastronmica.
Por tanto, gracias a este instrumento, podremos determinar el coste directo o variable de
la produccin de un plato de una oferta gastronmica, que tambin nos podr servir de base
para la determinacin del PVP del plato, dato necesario tambin para el estudio del umbral de
rentabilidad.
A continuacin, te doy la posibilidad de que veas un ejemplo de ficha tcnica.
AUTOEVALUACIN
Cules son los costes que nos muestra una ficha tcnica?
Los costes directos de las materias primas adquiridas para la elaboracin de todas
las ofertas gastronmicas elaboradas por el establecimiento de restauracin.
Los costes fijos totales de una determinada oferta gastronmica.
Los costes variables del personal que ha elaborado todas las ofertas gastronmicas
del establecimiento de restauracin.
Los costes variables o costes directos de las materias primas necesarias para la
elaboracin de un plato de una determinada oferta gastronmica.
Si has contestado la opcin d. Enhorabuena! Has entendido bien los conceptos que
engloba una ficha tcnica.
Recuerdas qu es un escandallo?
Si es as, estupendo, pero si no te acuerdas, vulvete al epgrafe 3 y podrs ver el
concepto de escandallo.
Ahora que has aclarado tus dudas, ests preparado y preparada para conocer ms acerca
de los escandallos.
REFLEXIONA
Todos los ingredientes que empleamos en la elaboracin de un plato, se
pueden usar al ciento por ciento? Piensa en unos guisantes en sus vainas,
Podremos utilizar el peso total de ese ingrediente para la elaboracin de un
plato?
Seguramente habrs contestado que no. En primer lugar habr que abrir las
vainas que protegen a los guisantes para poder utilizarlos en nuestro plato,
perdiendo as algo de peso.
EJERCICIO RESUELTO
Tengo 500 gr. de guisantes en sus vainas y eso cuesta 2 euros. (Es lo que yo he
pagado por ellos). Pelo los guisantes y me quedan 200gr. valorado a 0,80 euros.
Si en la ficha tcnica me limito a anotar el peso de los guisantes limpios, estar
anotando tambin un coste que no es el real que yo he pagado, y por tanto, se
calcular un precio que cubrir el coste de los guisantes limpios pero no el coste
real de los guisantes dentro de las vainas.
Qu se hace para evitar esta situacin?
1. O bien anotamos en la ficha tcnica el coste real del producto sin limpiar, es
decir, sin eliminar sus mermas.
2. O bien realizamos un escandallo, con lo que nos indicar cul es el
rendimiento real del producto.
AUTOEVALUACIN
Elige la opcin correcta:
Las mermas, no deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya
que no influyen al ser desechadas como desperdicios.
Las mermas, s deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya
que si no, no cubrira el coste total de los ingredientes utilizados.
Nunca olvides la importancia de las mermas para poder calcular precios adecuados al
coste total de los ingredientes sin limpiar.
REFLEXIONA
A la hora de fijar los precios hay que tener en cuenta diversos aspectos. Cules
consideraras t?
Seguro que has dicho la mayora de los siguientes:
Tener en cuenta el coste de elaborar las ofertas gastronmicas.
Considerar los precios que pone la competencia.
Tener en cuenta cmo actuar el cliente ante esos precios.
De los tres aspectos a tener en cuenta para calcular el PVP, nos vamos a centrar en el
primero de ellos, ya que es el ms relacionado con los costes, que es el tema que nos toca. El
resto, ya los conocers en la siguiente unidad de trabajo.
En cul de los instrumentos ya estudiados hemos analizado el coste de los
productos?
Ests en lo cierto si piensas en la ficha tcnica. Si no lo tienes an muy claro, chale un
vistazo al ejemplo que tienes anteriormente y refresca tu mente.
Perfecto, pues una vez que has podido comprobar cmo aparecen en la ficha tcnica de
un plato los costes de cada uno de los ingredientes utilizados, nos ser ms sencillo estimar el
PVP en base a esos costes.
Recuerdas qu es el umbral de rentabilidad?
Seguro que s, y que has contestado que es aquel
nmero de platos de una oferta que hay que vender para
que los costes de su elaboracin sean igual a los
ingresos que genera ese plato por sus ventas.
Pues bien, para que esto suceda, el precio al que
vendamos el plato, debe ser un poco superior a lo que
nos cueste elaborarlo. Cunto ms superior? Eso
depender de cada establecimiento de restauracin.
Cada establecimiento determinar un porcentaje de
beneficios que desea obtener sobre los costes de
100
=
100
EJERCICIO RESUELTO
Apliquemos esta frmula al PVP calculado en la ficha tcnica del
Gazpacho.
Coste de alimentos = 0,94 .
Porcentaje del beneficio deseado = 65%
Sustituimos por los datos de la frmula:
0,94100 94
= = =
100 65 35
PVP = 2,68 .
AUTOEVALUACIN
Para calcular el PVP de un plato, necesitas saber:
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar todos los platos de un da en
concreto.
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar ese plato para una fecha
determinada de valoracin.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de todos los platos.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de ese plato.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. Recuerda que para poder obtener el PVP
de un plato, necesitamos que los datos estn expresados por unidad, es decir, para un
plato.
Juan no slo debe elegir cuidadosamente a sus proveedores, sino que, debe saber
gestionar adecuadamente la cantidad de productos dentro del almacn y la
bodega. Ya que este almacenamiento supone un coste elevado para el
establecimiento, y los productos perecederos no van a durar siempre. Por lo que
una buena gestin se hace indispensable.
REFLEXIONA
Si en la gestin administrativa del economato estuvimos hablando acerca de la
seleccin de proveedores y los documentos que se derivaban de esta gestin, de
qu crees que se ocupar la gestin econmica del economato?
Efectivamente no podemos olvidar que la adquisicin, conservacin y
mantenimiento de toda la mercanca que compres, conlleva una serie de costes
que deben ser controlados con el fin de alcanzar los objetivos. De ese control de
costes de las mercancas se encargar la gestin econmica del economato.