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Novedades en el conteo de inventario

Conteo cclico en la actualizacin

M21

El nuevo desarrollo de conteo de inventario nos permitir realizar un conteo de inventario

de tipo cclico. Mediante este mtodo podremos indicar un porcentaje de materiales, el
anlisis y el control de los inventarios de cualquier empresa, especialmente til para

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 aquellas con gran volumen de inventario. El modelo de conteo cclico por anlisis de
artculos ABC para la gestin de inventarios es una til herramienta para mejorar la
efectividad en el conteo fsico de las mercaderas y evitar las roturas de inventario.

La prctica habitual para la realizacin del conteo de inventario es dedicar varios das al
final de cada mes, trimestre, semestre o ao a esta tarea. Esta prctica presenta varios
inconvenientes que pueden afectar a otras reas de la empresa y que suele conllevar el
poco productivo cierre temporal de la empresa para realizar este conteo.

Utilizando el mtodo de conteo cclico, que consiste en dividir el inventario en clasificacin

ABC basndose en la regla 80-20 o Ley de Pareto, clasificndose los artculos de dos
maneras:

Segn su valor en pesos.

Segn su valor por frecuencia de uso.

En muchos casos se utiliza una combinacin de estos dos factores, lo cual permite distinguir
tres categoras de productos y cada una de ellas debe definirse en funcin de la parte de la
cifra de negocios que representa.

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 A efectos de la gestin de inventarios, esto permite determinar que los artculos no se tratan
de igual manera. Sobre la clase de clasificacin, la categora ABC marca la frecuencia de uso
de los artculos, siendo los de categora A los de mayor frecuencia de uso, seguidos por los
calificados como B y, por ltimo, los de categora C, que son los que tienen una menor
frecuencia de uso entre los tres tipos de artculos.

Procesos del conteo cclico mediante anlisis ABC

El primer paso para realizar un conteo cclico mediante anlisis ABC es realizar un anlisis
de Pareto sobre las unidades de existencia, utilizando el mtodo deseado; valoracin por
dinero / rotacin / combinacin de ambas.

Se debe decidir con qu frecuencia se va a contar cada categora; no existe una regla para
definir la frecuencia de conteo de cada artculo, esto se hace teniendo en cuenta el tiempo
que le toma al encargado del inventario realizar el conteo en un da.

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 Una vez se conoce la frecuencia de conteo deseada, multiplicaremos el nmero de las
unidades de existencia en cada categora por dicha frecuencia, estableciendo as el nmero
total de conteos.

Una vez conocemos el nmero total de conteos por clasificacin ABC, dividiremos este
nmero total de conteos entre el nmero de das de conteo; supongamos que el ciclo dura
un ao, siendo el nmero de das de conteo (segn calendario definido y asociado al
conteo) de 200; teniendo como base 50 semanas al ao; cada semana con cuatro das
hbiles para realizar la actividad.

Nmero de artculos a contar por da = total de conteos/das de conteo

Nmero de artculos a contar por da = 8.250/200
Nmero de artculos a contar por da = 41.25 (42)

Tras haber determinado el nmero de artculos a contar por da, 42 en este caso,
determinaremos cuntos artculos de cada categora se contarn a diario. Se tendrn en
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 cuenta los siguientes pasos:

Dividir el nmero de conteos anuales en cada categora por el nmero total (anual) de
conteos. Con esto se establece el porcentaje de conteos que corresponde a cada
categora sobre el total de los conteos.
Se multiplica el porcentaje total para ABC por el nmero de artculos que van a
contarse diariamente, estableciendo de esta manera la cantidad de cada categora
que se contar cada da.

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 Desarrollos realizados para la creacin de los conteos
cclicos

La actualizacin M21 incorpora varios desarrollos de diferentes apartados de la aplicacin

en los que podremos disponer de nuevos parmetros. Tambin hemos creado
mantenimientos que nos permitirn realizar los conteos y otras funcionalidades existentes
adaptadas a las nuevas funciones.

Parametrizacin

El sistema nos permitir realizar los siguientes tipos de clculos:

Valorar el total de los productos y la cantidad de artculos en existencia por costo unitario.
Identificar el consumo promedio y la rotacin del inventario y clasificar los artculos por
utilizacin y valor, que se obtendr por medio de la multiplicacin del costo unitario
multiplicado por el consumo promedio de cada producto.

En esta actualizacin hemos incluido una serie de parmetros que nos permitirn controlar
todo el proceso:

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 Hemos aadido al parmetro Tipo ABC 4 nuevos conceptos que nos permiten ampliar
el tipo de clculo:
Valor total de los productos (VT): Los valores para clasificar el ABC los obtenemos
de multiplicar el stock en existencia actual por el coste medio ponderado de
cada uno.
Rotacin de inventario (RO): Los consumos promedios o rotacin del inventario
nos permitirn clasificar los valores del ABC y se obtendrn a partir del stock
mensual medio en almacn
Utilizacin y valor (UV): El valor que compararemos para obtener el ABC se
obtiene de multiplicar el coste unitario por las cantidades vendidas.
Coeficiente de rentabilidad (CR): El valor que compararemos la obtencin del
ABC se obtiene a partir del margen de venta que obtenemos de las estadsticas
de venta por la rotacin de cada artculo.

Adems de estos 4 conceptos aadidos al parmetro Tipo ABC, hemos aadido 8 nuevos
parmetros:

Lmite AB Valor Total de los productos.

Lmite BC Valor Total de los productos.
Lmite AB Rotacin.
Lmite BC Rotacin.
Lmite AB Utilizacin y valor.
Lmite BC Utilizacin y valor.
Lmite AB Coef. Rentabilidad.
Lmite BC Coef. Rentabilidad.

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 Tambin se aade a la actualizacin M21 el Inicializador de valores de Frecuencia de Conteo
en el Mantenimiento de Conteo Cclico, que nos indica:

Frecuencia de Conteo Anual para Artculos A.

Frecuencia de Conteo Anual para Artculos B.
Frecuencia de Conteo Anual para Artculos C.

En la pestaa de Almacn hemos generado dos nuevos campos que nos permitirn
parametrizar los artculos que entrarn en el clculo del Recuento Cclico.

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 En esta pestaa encontraremos el campo Conteo Cclico, marcado por defecto, menos para
aquellos artculos de tipo Servicios o Genricos.

Todava en la pestaa Almacn, encontraremos tambin el campo Tolerancia Conteo, un

nuevo valor que debemos informar en la ficha del artculo mediante un valor del tipo tanto
por cierto (%). Para tener una mayor precisin del inventario, podremos indicar a nivel
porcentual la desviacin que permitimos del artculo en un recuento.

Jornadas y Calendarios

Un aspecto importante a tener en cuenta para la correcta configuracin del conteo cclico es
la creacin de las jornadas y los calendarios. Con estos datos, la aplicacin podr calcular
los das de conteo y la frecuencia de los mismos.

Veamos un ejemplo a continuacin, creando una jornada laboral que constar de un tipo de
hora normal con un horario de inicio a las 07:00 y final a las 17:00 en un calendario de 5 das
laborables de lunes a viernes.

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 Una vez calculados los das de conteo, si realizamos cambios en el calendario o la jornada
laboral, estos no se tendrn en cuenta y no se recalcularn los das de conteo. Si fuera el
caso, deberemos cerrar el Conteo Cclico y abrir uno nuevo.

Entre estos das sern los que se dividan los artculos de los que debemos realizar el conteo
y, en funcin de su clasificacin ABC, se les asignar una frecuencia determinada de conteo.

Utilizaremos la clasificacin ABC de los artculos en el proceso de inventario cclico, siendo,

como hemos dicho antes, los artculos A los de mayor rotacin y los artculos C los de
menor rotacin. En la pestaa Almacn del mantenimiento de artculos disponemos de un
campo llamado Clase ABC, de esta manera cuando realicemos un inventario podremos

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 indicar si solo lo hacemos a los artculos de ms rotacin o a los de menos. Esta opcin nos
permitir clasificar en funcin de la importancia de los artculos dentro de nuestro almacn
y en relacin a las compras/ventas que se han realizado de dicho producto.

Para mejorar la gestin y asignacin de esta clasificacin disponemos de una funcin de

reclculo y asignacin del ABC que permitir seleccionar cualquiera de los tres valores.
Dicho reclculo se podr realizar con diferentes criterios definidos en los Parmetros de
Estadsticas, en los que se puede definir si se tendrn en cuenta segn Importes o segn
Cantidades, o si se realizarn en funcin de las Compras o las Ventas realizadas.

Cambios masivos en el Conteo Cclico

Otra de las funcionalidades incorporadas es la posibilidad de realizar cambios masivos en

nuestros conteos cclicos. Estos cambios masivos se aplican en funcin de los filtros que
vemos en la imagen mostrada a continuacin, sobre la propiedad Conteo Cclico de la ficha
del artculo y el campo % Tolerancia de Conteo. Estos cambios no se realizarn sobre
artculos de tipo Servicio o Genricos.

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 Para la precisin del inventario deberamos definir tres parmetros que indiquen la
tolerancia (porcentual) o desviacin que permitamos por categora ABC. Aunque este dato
tambin puede ser registrado por ficha de artculo.

Acceso a la opcin de Conteo Cclico

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 Para la precisin del inventario deberamos definir tres parmetros que indiquen la
tolerancia (porcentual) o desviacin que permitamos por categora ABC. Aunque este dato
tambin puede ser registrado por ficha de artculo.

Acceso a la opcin de Conteo Cclico

Con el acceso a la opcin de Conteo Cclico se abrir una nueva ventana, en la que
aparecer la cabecera de los conteos cclicos. Dispondremos de los siguientes datos:

Cdigo Conteo. Nmero de Conteo Cclico asignado por la aplicacin.

Fecha creacin. Fecha de creacin del documento de Conteo.
Estado actual del Conteo Cclico.
Descripcin. Descripcin del Conteo.
Usuario de la ltima modificacin del Conteo.
Asociado al Conteo, para conocer los das del mismo.
Fecha Inicio Conteo. Fecha que asigna automticamente la aplicacin cuando se
inicia el conteo de inventario.
Fecha Fin Conteo. Fecha que asigna automticamente la aplicacin cuando se finaliza
el conteo de inventario.
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 Das de Conteo. Campo del sistema que muestra los das de conteo que se deducen
del calendario.
Nmero de artculos a contar a diario. Nmero de artculos que se debern contar
diariamente en cada uno de los recuentos generados.
Total Artculos a Contar. Nmero de artculos total que se deber contar en todo el
Conteo Cclico.
Total Artculos Contados. Cantidad total de artculos ya contados en el presente
Conteo.
Total Artculos con Diferencia. Nmero de artculos contados y que han reportado
diferencia de inventario.
Nmero total de artculos contados dividido entre el nmero total de artculos a
contar.
Precisin. Nmero total de artculos con diferencia divididos por el total de artculos a
contar.

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 Hay dos botones de la botonera mostrada en la pantalla superior en los que haremos
hincapi:

Botn de Recuentos. Detalles del conteo, relacin de recuentos que debemos realizar
y detalle de artculos.
Reclculo ABC. Este proceso recalcular los artculos incluidos en el conteo, as como
las posibles variaciones que hayan aparecido a partir de los cambios realizados en la

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 clasificacin ABC de artculos que ya tengan recuentos realizados. Es posible que el
reclculo incorpore nuevos artculos incluidos por el usuario.

Estados de los Conteos

Los conteos pasan, por lo menos, por cuatro estados de un total mximo de cinco:

Edicin: El conteo est definindose

Definido: El conteo est definido pero todava no se ha iniciado. En este punto todava
se puede retroceder para cambiar algn parmetro.
Liberado: El conteo cclico ya se ha iniciado. No se podr liberar un conteo cuya fecha
de inicio sea superar a la fecha actual del sistema.
Finalizado: Indica la finalizacin del conteo.
Cancelado: Indica que el conteo fue cancelado por el usuario.

Los conteos que se encuentren en estado de Edicin podrn ser sujetos al reclculo de ABC
desde la ventana de estados de los conteos.

Tras definir un conteo y marcar su estado como tal, Definido, el sistema crear como lneas
de conteo definido cada uno de los conteos diarios que hay que realizar.

Circuito (Recuentos del Conteo Cclico)

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 Los conteos estn formados por recuentos que, a su vez, contienen el nmero de artculos
que se debern contar.

Recuento:
Conteo Cclico. Nmero de Conteo Cclico al que hace referencia.
Recuentos realizados dentro del inventario cclico.
Fecha de Conteo. Fecha del ltimo conteo realizado.
Fecha de Ejecucin. Fecha en la que se ha ejecutado el conteo.
Responsable de la Lista. Empleado responsable del recuento.
Responsable de la validacin. Empleado responsable de la validacin de los
datos.
Artculos:
A contar. Artculos a contar en la lista (recuento).
Artculos contados pertenecientes a la lista (recuento).
Con Diferencias. Artculos pertenecientes a la lista con diferencias entre el
inventario y el inventario contado.
Fuera de Tolerancia. Artculos que se han salido de la tolerancia permitida segn
la parametrizacin.

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 Una vez generado el recuento y asignado el personal que lo realizar y lo validar,
entregaremos la lista de artculos que se debern contar al responsable de la lista, que
indicar posteriormente el inventario contado y, si es necesario, el Almacn, Zona,
Ubicacin, Lote y Matrcula del artculo.

Pasos nales del Conteo Cclico

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 Tras delimitar correctamente todos los detalles precisos para la automatizacin del sistema
de Conteo, indicando los parmetros y el personal necesario para esta tarea, tal y como
hemos ido detallando previamente, el sistema nos indicar al finalizar el conteo que el
estado del almacn est Regularizado, con lo que se nos pedir una confirmacin sobre si
esto es realmente as. Si indicamos que el estado ciertamente ha pasado a regularizado,
finalizar el conteo diario y podr asignarse un nuevo conteo. No es posible iniciar un nuevo
conteo sin finalizar el anterior.

junio 1, 2016 | Conteo cclico

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