MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

(1) (2) (3) (6) (7)

CDIGO RIESGO DESCRIPCIN CAUSAS CONSECUENCIAS

1. Falta de capacitacin de auditores.

1. Demora para la acreditacin del
2. Tiempo insuficiente para
Sistema Integrado de Gestin . 2.
preparar y realizar la auditora.
Hace referencia a la falta de ejecucin de las Prdida econmica. 3.
3. Falta de compromiso de la
Incumplimiento del Programa de auditoras en las fechas establecidas, y la Demora en la realizacin de la Revisin
1 direccin para que se ejecute el programa de
Auditoria. ejecucin de la totalidad de las auditorias en por la Direccin. 4. Prdida
auditora interna.
todos los procesos de la Universidad. de la certificacin por parte de la firma
4. Falta de compromiso por parte del
auditora por incumplimiento reinterado de
proceso auditado para que se realice la
un requisito de la norma NTC GP 1000
auditora interna.

1. Falta de seguimiento y control. 2.

Falta de personal capacitado. 3.
Hace referencia a la falta de actualizacin, Falta de compromisos de los responsables de 1. Incumplimeinto legal de la norma.
Deterioro al Sistema Integrado
2 mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de los procesos.
de Gestin
Gestin 4. Demoras o inclumplimiento en la 2. Prdida de imagen.
evaluacin y medicin del plan de acin
trianual

1. Desconocimiento del Sistema Integrado de

Manejo inadecuado y
Gestin. 1. Desmejoramiento en el Sistema
conservacin de la informacin Hace referencia al manejo inapropiado para
3 2. Informacin obsoleta. Integrado de Gestin.
del Sistema Integrado de conservar la informacin.
3. Demoras en la aplicacin de las 2. Prdida econmicas
Gestin.
tablas de retencin documental

1. Informacin errada suministrada por el

auditado.
2. Informacin errada suministrada por el
Hace referencia a la presentacin de datos o auditor al equipo consolidador.
Inexactitud de las estimaciones 1. Perdida de credibilidad y confianza en
4 estimaciones equivocadas, incompletas, o 3. Desconocimiento del manejo de
y/o datos imcompletos. la labor de la auditoria
desfiguradas. herramientas informaticas para el tratamiento
de datos.
4. Falta de habilidad tcnica de los auditores.
5. Falta de capacitacin de los auditores.

1. Desconocimiento de los procesos a auditar.

2. Exceso de tramites para acceder a la
informacin en el proceso o dependencia
Demora en lo informes de Hace referencia a la tardanza en la entrega de los
5 auditada. Demora en la toma de decisiones
auditora. informes de auditoria por parte de los auditores.
3. Desactualizacin de la informacin
requerida.
4. Falta de habilidad tcnica de los auditores.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

(1) (2) (3) (6) (7)

CDIGO RIESGO DESCRIPCIN CAUSAS CONSECUENCIAS

Se refiere a la demora, tardenza o no evaluacin
Incumplimiento o demora en
de los auditores por parte de los procesos
6 presentar la evaluacin de
auditados o la Oficina de Control Interno y las
auditores
firmas correspondientes entre los involucardos.
1. Incumplimiento de un requisito. 2.
1. Desconocimiento del procedimiento de
Aumento de no conformidades y de las
Auditoras Internas PRO-GC-003.
correspondientes acciones correctivas.
2. Falta de Divulgacin del SIGC.
3. Prdida
3. Negliencia del Proceso Auditado.
econmicas

1. Altos consumos de los recursos energa y

Fraude en el uso de los
7 2. Suspensin de los servicios.
servicios de energa y agua.
Hace referencia al uso irregular de conexiones,
tuberas, cableados, etc., con el fin de hurtar
dichos recursos para la disminucin de consumos
y costos asociados.
1. Sanciones disciplinarias y econmicas
agua.
por parte de las autoridades competentes.
2. Falta de presupuesto para cumplir con el
pago de facturas.
3. Prdida de imagen institucional ante la
3. Funcionarios sin tica y conciencia
sociedad.
ambiental.

Manipulacin de resultados de
estudios e informes a entregar a
8
la autoridad ambiental
competente.
Hace referencia a la modificacin de datos, 1. Resultados de los estudios y 1. Sanciones econmicas y disciplinarias.
parmetros, resultados, etc., en informes caracterizaciones ambientales con parmetros 2. Prdida de imagen institucional ante la
ambientales que se le entregan a las autoridades fuera de lo que la ley permite. sociedad.
ambientales. 2. Querer evitar una sancin o multa.

Inadecuada custodia de la
comercializacin de los residuos Hace referencia a la inadecuada salvaguardia de 1. Prdida de ingresos econmicos para
1. Beneficios econmicos particulares en
9 reciclables y aprovechables de los residuos reciclables y aprovechables al la Institucin.
contrava del beneficio de la Institucin.
la institucin para fines momento de realizar su comercializacin.
particulares.

Hace referencia a la disposicin final de residuos 1. Evasin en el pago por disposicin final de 1. Sanciones disciplinarias y econmicas
Irregular disposicin final de los
tanto peligrosos como no peligrosos que se residuos a las empresas encargadas de por parte de las autoridades competentes.
10 residuos generados en la
generan en la Institucin de formas indebidas o hacerlo. 2. Impactos ambientales asociados a la
institucin.
en lugares no autorizados. 2. Gran volumen de generacin de residuos. inadecuada disposicin de los residuos.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

(1) (2) (3) (6) (7)

CDIGO RIESGO DESCRIPCIN CAUSAS CONSECUENCIAS

Fraude de funcionarios o
terceros por acceso y
Hace referencia a la sustraccin o modificacin de Intereses particulares en la sustraccin de Perjuicios econmicos, tcnicos y
11 manipulacin a informacin
la informacin confidencial. datos confidenciales. operativos.
manejada por el Sistema
Integrado de Gestin.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

ANALISIS DE RIESGOS
(1) (2)
CDIGO RIESGO (12)
(8) (9) (10) (11)
SEVERIDAD
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO
(Riego Inherente)

Incumplimiento del Programa de

1 10 MEDIA 2 MODERADO 20
Auditoria.

Deterioro al Sistema Integrado

2 10 MEDIA 2 MODERADO 20
de Gestin

Manejo inadecuado y
conservacin de la informacin
3 10 MEDIA 2 MODERADO 20
del Sistema Integrado de
Gestin.

Inexactitud de las estimaciones

4 10 MEDIA 2 MODERADO 20
y/o datos imcompletos.

Demora en lo informes de
5 10 MEDIA 2 MODERADO 20
auditora.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

ANALISIS DE RIESGOS
(1) (2)
CDIGO RIESGO (12)
(8) (9) (10) (11)
SEVERIDAD
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO
(Riego Inherente)

Incumplimiento o demora en
6 presentar la evaluacin de 10 MEDIA 2 MODERADO 20
auditores

Fraude en el uso de los

7 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15
servicios de energa y agua.

Manipulacin de resultados de
estudios e informes a entregar a
8 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30
la autoridad ambiental
competente.

Inadecuada custodia de la
comercializacin de los residuos
9 reciclables y aprovechables de 20 ALTA 2 MODERADO 40
la institucin para fines
particulares.

Irregular disposicin final de los

10 residuos generados en la 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15
institucin.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

ANALISIS DE RIESGOS
(1) (2)
CDIGO RIESGO (12)
(8) (9) (10) (11)
SEVERIDAD
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO
(Riego Inherente)

Fraude de funcionarios o
terceros por acceso y
11 manipulacin a informacin 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30
manejada por el Sistema
Integrado de Gestin.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

EVALUACIN DE RIESGOS
(1) (2)
CDIGO RIESGO (16) ESTA (19) (20)
(13) (14) (15) (17) DONDE ESTA (18)
DOCUMENTADO EFICACIA DEL FRECUENCIA DEL
CONTROL DESCRIPCIN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL DOCUMENTADO APLICACIN
? CONTROL CONTROL

1. Inspeccionar y revisar el
1. Capacitacin auditores de
programa de capacitacin del
calidad. Preventivo SI Plan de capacitacin SI Alta Semestral
equipo auditor para establecer su
eficiencia.
Incumplimiento del Programa de
1
Auditoria.

1.2. Verificar que se cumpla con

1.2. Programa de auditora del un mes de anticipacn el Procedimiento de
Preventivo SI SI Media Segn Ocurrencia
Sistema Integrado de Gestin. programa de auditora del Auditoras PRO-GC-003
Sistema Integrado de Gestin.

Revisar peridicamente que los

indicadores del proceso esten
Deterioro al Sistema Integrado haciendo o interpretando Matriz de Indicadores -
2 2. Revisin de Indicadores Preventivo SI SI Media Segn Ocurrencia
de Gestin correctamente el conjunto de Plan de Accin Trianual
indicadores que sirve para
evaluar su proceso.

Tablas de Retencin
Manejo inadecuado y
Documental -
conservacin de la informacin 3. Conservacin de Verificar que se cumpla con la
3 Correctivo SI Procedimiento de Control SI Media Segn Ocurrencia
del Sistema Integrado de documentacin tabla de retencin documental.
de Registros PRO-GC-
Gestin.
002

Revisar y autorizar las

Toda la documentacin
informaciones suministradas por
Inexactitud de las estimaciones 4. Confiabilidad de la referente al SIGC de los
4 el proceso auditado para Correctivo SI SI Alta Segn Ocurrencia
y/o datos imcompletos. informacin diferentes procesos -
garantizar informes de auditorias
Informes de auditoras
confiables.

Realizar seguimiento al programa

Demora en lo informes de Procedimiento de
5 5. Acuerdo de cumplimiento de auditora para que se cumpla Correctivo SI SI Alta Segn Ocurrencia
auditora. Auditoras PRO-GC-003
con el cronograma establecido.

(1) (2)
CDIGO RIESGO
Incumplimiento o demora en 6. Enviar un MAIL acada responsable de proceso el
6 presentar la evaluacin de resposable de
auditores auditado.
Fraude en el uso de los
7 2. Disponibilidad de recursos
servicios de energa y agua.
Manipulacin de resultados de
estudios e informes a entregar a
8 Preventivo
la autoridad ambiental
competente.
Inadecuada custodia de la
comercializacin de los residuos
9 reciclables y aprovechables de
la institucin para fines
particulares.
Irregular disposicin final de los
10 residuos generados en la
institucin.
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
EVALUACIN DE RIESGOS
(16) ESTA (19) (20)
(13) (14) (15) (17) DONDE ESTA (18)
DOCUMENTADO EFICACIA DEL FRECUENCIA DEL
CONTROL
DESCRIPCIN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL DOCUMENTADO APLICACIN
Cuando se est ejecutando el ? CONTROL CONTROL
Programa de auditoras
aprobados por el Comit de
Calidad, el Representante de la
Direccin enva un Mail a cada
Procedimiento PRO-GC-
proceso formato FOR-GC-008, Preventivo SI 003 - Formato FOR-GC- SI Media Segn Ocurrencia
FORMATO DE EVALUACION DE 008
AUDITORES, recordndoles el
compromiso de la evaluacin de
auditores y devolver dicha
evaluacin a la Oficina de
Planeacin.
1. Implementacin del Sistema
de Gestin Ambiental a travs 1. Verificar la implementacin de
de los programas de uso las oportunidades de ahorro
efeciente de los recursos agua planteadas en los programas.
y energa. 2. Priorizar el pago de estos
servicios desde la Vicerrectora Preventivo NO No esta documentado NO Media DIARIO
para el pago por dichos Administrativa y Financiera.
servicios pblicos. 3. Revisar el programa de
3. Formacin y capacitacin en capacitacin para garantizar su
valores ticos institucionales y eficiencia.
educacin ambiental.
1. Implementacin y control del 1. Seguimiento y monitoreo de
SGA a travs de cada uno de las actividades y operaciones del
los programas que se SGA que estn dadas al
ejecutan. cumplimiento de legislacin
NO No esta documentado NO Alta DIARIO
2. Implementacin y ambiental.
verificacin de procedimientos, 2. Revisin constante de
instructivos y formatos del eficiencia de la documentacin
SGA. del SGA.
1. Ejecutar seguimiento y
monitoreo a los procesos de
1. Realizar adecuado
acopio, embalaje y pesaje con
procedimiento de acopio y
personal del SGA, Servicios
comercializacin de los Detectivo NO No esta documentado NO Media DIARIO
Generales, Compras y Vigilancia.
residuos reciclables y
2. Rendir informes sobre el
aprovechables.
procesos de comercializacin.
1. Garatizar los recursos 1. Priorizar el pago de estos
econmicos para el pago a las servicios desde la Vicerrectora
empresas que le dan Administrativa y Financiera.
disposicin final adecuada a 2. Verificacin de la eficiencia en Preventivo NO No esta documentado NO Alta Semanal
los residuos. los procedimientos de manejo de
2. Disminucin de los residuos peligrosos y no
volmenes de generacin. peligrosos.
 MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIN DE CALIDAD

EVALUACIN DE RIESGOS
(1) (2)
CDIGO RIESGO (16) ESTA (19) (20)
(13) (14) (15) (17) DONDE ESTA (18)
DOCUMENTADO EFICACIA DEL FRECUENCIA DEL
CONTROL DESCRIPCIN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL DOCUMENTADO APLICACIN
? CONTROL CONTROL

1. Establecimiento de controles y
1. Controles al manejo de la procedimientos para el manejo
Fraude de funcionarios o
informacin desde la oficina de estricto de la informacin por
terceros por acceso y
informtica. parte de los funcionarios de la
11 manipulacin a informacin Preventivo NO No esta documentado NO Media continuo
2. Capacitacin en torno al Institucin.
manejada por el Sistema
manejo seguro de la 2. Revisar el programa de
Integrado de Gestin.
informacin. capacitacin para garantizar su
eficiencia.
 (1) (2)
CDIGO RIESGO (21) (22) (23) (24) (25)
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO SEVERIDAD

Incumplimiento del Programa de

1 5 BAJA 1 LEVE 5
Auditoria.

Deterioro al Sistema Integrado

2 5 BAJA 1 LEVE 5
de Gestin

Manejo inadecuado y
conservacin de la informacin
3 5 BAJA 1 LEVE 5
del Sistema Integrado de
Gestin.

Inexactitud de las estimaciones

4 5 BAJA 1 LEVE 5
y/o datos imcompletos.

Demora en lo informes de
5 5 BAJA 1 LEVE 5
auditora.
 (1) (2)
CDIGO RIESGO (21) (22) (23) (24) (25)
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO SEVERIDAD

Incumplimiento o demora en
6 presentar la evaluacin de 5 BAJA 1 LEVE 5
auditores

Fraude en el uso de los

7 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15
servicios de energa y agua.

Manipulacin de resultados de
estudios e informes a entregar a
8 10 MEDIA 2 MODERADO 20
la autoridad ambiental
competente.

Inadecuada custodia de la
comercializacin de los residuos
9 reciclables y aprovechables de 20 ALTA 2 MODERADO 40
la institucin para fines
particulares.

Irregular disposicin final de los

10 residuos generados en la 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30
institucin.
 (1) (2)
CDIGO RIESGO (21) (22) (23) (24) (25)
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO SEVERIDAD

Fraude de funcionarios o
terceros por acceso y
11 manipulacin a informacin 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30
manejada por el Sistema
Integrado de Gestin.
 MATRIZ DE RIESGOS CODIGO: DOC-GC-004
VERSIN: 2
PROCESO: GESTIN DE CALIDAD PAGINA: 1 DE 5

TRATAMIENTO
(1) (2)
CDIGO RIESGO (27)
(26) (28) (29)
TIEMPO DE
ACCIN DE TRATAMIENTO COSTO RESPONSABLE
IMPLEMENTACIN

1. Aumentar el numero de capacitaciones de

auditores que conyeven a reforzar el autocontrol y Medio Jefe Oficina de Planeacin
trabajo en equipo. 2.
Establecer con antelacion el cronograma de auditoria
Incumplimiento del Programa de para que el auditado entregue con tiempo los Segn necesidad o
1
Auditoria. documentos necesarios para la auditoria. requerimiento de tiempo
3. Estimular el
compromiso y establecer el manejo con Control
Disciplinario frente a los incumplimientos.
Medio Jefe Oficina de Planeacin

1. Hacer seguimiento y control a los documentos del

SIG verificando su existencia con las tablas de
retencion documental, listado maestro de documento
y el control de registro 2.
Aumentar el numero de capacitaciones y/o
seleccionar personal idoneo en colaboracion con
Deterioro al Sistema Integrado Segn necesidad o
2 Gestion del Talento Humano Medio Jefe Oficina de Planeacin
de Gestin requerimiento de tiempo
3. Establecer el manejo con
Control Disciplinario frente al incumplimiento del
compromiso 4. Establecer y enviar
alertas a los lideres de calidad para que hagan la
medicin y anlsis de los indicadores segn
frecuencia.

1. Capacitar y divulgar el SIG, para su conocimiento y

apropiacin por parte de los interesados.
Manejo inadecuado y
2. Hacer
conservacin de la informacin Segn necesidad o
3 seguimiento y control a los documentos del SIG Medio Jefe Oficina de Planeacin
del Sistema Integrado de requerimiento de tiempo
verificando su existencia con las tablas de retencion
Gestin.
documental, listado maestro de documento y el
control de registro.

1. Verificar y analizar la informacion suministrada por

el auditado. 2. Verificar y analizar la
informacion sumistrada al equipo auditor por el
auditor 3. Realizar capacitaciones junto con Gestion
Tecnologica y Comunicaciones acerca de
Inexactitud de las estimaciones Segn necesidad o
4 actualizaciones en TIC 4. Medio Jefe Oficina de Planeacin
y/o datos imcompletos. requerimiento de tiempo
Incrementar capacitaciones al personal Auditor y
realizar seguimiento para verificar su rendimiento
5. Aumentar el numero de
capacitaciones de auditores que conyeven a reforzar
el autocontrol y trabajo en equipo.

1. Dar a conocer el programas de auditoras con

antelacin a la ejecucin de la misma.
2. Estandarizar metodologicamente los tramite de
Demora en lo informes de adquisicion de la informacion para auditar los proceso Segn necesidad o
5 Medio Jefe Oficina de Planeacin
auditora. 3. Mantener actualizada las requerimiento de tiempo
base de datos. 4. Incrementar capacitaciones al
personal Auditor y realizar seguimiento para verificar
su rendimiento.
 MATRIZ DE RIESGOS CODIGO: DOC-GC-004
VERSIN: 2
PROCESO: GESTIN DE CALIDAD PAGINA: 1 DE 5

TRATAMIENTO
(1) (2)
CDIGO RIESGO (27)
(26) (28) (29)
TIEMPO DE
ACCIN DE TRATAMIENTO COSTO RESPONSABLE
IMPLEMENTACIN

1. Dar a conocer el programas de auditora con

anticipacin. 2. Insistir va MAIL recordando a los
Incumplimiento o demora en
responsables de procesos la evaluacin de los Segn necesidad o
6 presentar la evaluacin de Bajo Jefe Oficina de Planeacin
auditores. 3. Visitar personalmente a los requerimiento de tiempo
auditores
responsables de procesos y lderes de calidad para
que realicen la evaluacin de auditores.

1. Velar porque las oportunidades de ahorro se

realicen por parte de toda la comunidad universitaria.
2. Garantizar el cumplimiento en el cronograma de los Vicerrector Administrativo,
Fraude en el uso de los programas del SGA. Segn necesidad o Financiero y de Servicios ,
7 Medio
servicios de energa y agua. 3. Realizar seguimiento al pago de las facturas de requerimiento de tiempo Jefe del Departamento de
servicios pblicos: agua y energa. Talento Humano
4. Aumentar el nmero de capacitaciones para
reforzar la tica y la conciencia ambiental.

1 Seguimiento y monitoreo al funcionamiento de las

Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales, a la
Manipulacin de resultados de Vicerrector Administrativo,
generacin de Residuos, a las emisiones
estudios e informes a entregar a Segn necesidad o Financiero y de Servicios ,
8 atmosfricas y a posibles derrames y fugas de Alto
la autoridad ambiental requerimiento de tiempo Jefe del Departamento de
sustancias peligrosas para el medio ambiente o la
competente. Servicios Generales
salud humana.
2. Actualizacin de la documentacin del SGA.

Inadecuada custodia de la Aumentar el control a los procesos de acopio,

comercializacin de los residuos
9 reciclables y aprovechables de
la institucin para fines
particulares.
embalaje y pesaje con personal del SGA, Servicios
Segn necesidad o Angel Brittn Howard Jefe
Generales, Compras y Vigilancia. Medio
requerimiento de tiempo Oficina de Planeacin
Verificacin de los informes sobre el proceso de
comercializacin.

Realizar la actualizacin de las practicas de

laboratorios para minimizar o reducir la cantidad de
Irregular disposicin final de los
reactivos a utilizar en cada experiencia. Segn necesidad o
10 residuos generados en la Medio Decanos de Facultad
Implementar estrategias para la dismucin de la requerimiento de tiempo
institucin.
generacion de residuos.
 MATRIZ DE RIESGOS CODIGO: DOC-GC-004
VERSIN: 2
PROCESO: GESTIN DE CALIDAD PAGINA: 1 DE 5

TRATAMIENTO
(1) (2)
CDIGO RIESGO (27)
(26) (28) (29)
TIEMPO DE
ACCIN DE TRATAMIENTO COSTO RESPONSABLE
IMPLEMENTACIN

Fraude de funcionarios o
Elaboracin, control y seguimiento a los
terceros por acceso y Jefe Oficina de Planeacin,
procedimientos de manejo seguro de la informacin y Segn necesidad o
11 manipulacin a informacin Medio Jefe Departamento de
aumento en la capacitacin a funcionarios en cmo requerimiento de tiempo
manejada por el Sistema Talento Humano
debe hacerse.
Integrado de Gestin.