Microsoft Access

1. Aunque pudiera parecer complicado entender el trmino, base de datos es uno de

los conceptos ms utilizados por cualquier persona, tenga o no contacto con las
computadoras, ya que casi todos hemos tenido que trabajar con una de ellas en
algn momento. Las bases de datos se han utilizado desde tiempos remotos,
aunque no se hallan denominado de esa manera, ya que se puede decir que una
base de datos es cualquier coleccin de datos compilados.
2. Con la introduccin de las computadoras en el mbito de la educacin, los
negocios y los medios de informacin, se acuaron los trminos Database (Base
de datos) para una coleccin o recopilacin de datos relacionados y organizados
en forma electrnica, y DBMS, DataBase Manager System (Sistema de
administracin de bases de datos) para el programa que se encarga de crear y
administrar la base de datos.
3. Access es un DBMS y los archivos que genera y administra son las Bases de
datos (Database).
4. Un directorio telefnico es una base de datos en la cual aparecen nombres,
domicilios y nmeros telefnicos, ordenados de la manera ms conveniente. Las
tablas estadsticas de cualquier tipo: cifras de poblacin, volmenes de produccin,
afluencia de turistas, fluctuaciones del mercado de valores, movimientos
migratorios, paridades monetarias, y en general, sobre cualquier tema, son bases
de datos.
5. Los datos se representan como renglones y columnas; es decir, en forma tabular,
como la informacin financiera o contable. Si los datos se encuentran
estructurados, no importando el tema (comerciales, mdicos, escolares,
periodsticos o sociales), se est trabajando con bases de datos.
6. Las principales ventajas de manejar los datos con Access son: la facilidad para
procesar la informacin, la gran velocidad de respuesta, la posibilidad de organizar
los datos conforme a criterios distintos, la precisin en los clculos y la obtencin
de informes fcilmente.
7. Una base de datos se integra con elementos que tienen algn tipo de relacin,
lgica o causal entre s; por lo tanto, cuando se agrupan datos que nada tienen
que ver los unos con los otros, no se tiene una base de datos. En una base de
datos se deben reunir elementos informativos u observaciones datos que
respondan a una problemtica en particular, con un inters para quien la est
integrando.
8. Una base de datos bien estructurada se integra con informacin relativa a un
concepto principal definido. Por ejemplo, si la base de datos consiste en un
directorio telefnico, el concepto principal es, las personas o empresas que se
incluirn y los datos: nombre, domicilio, cdigo postal y nmero telefnico, por
ejemplo. Si se trata de la nmina de una empresa, el concepto principal consiste
en el registro del pago a los empleados y sus datos sern: nmero del empleado,
nombre, departamento en el que labora, conceptos del ingreso e importe,
conceptos de deduccin e importe, pago neto, fecha de pago y perodo que
comprende.
9. Cada uno de los datos que se incluyen en la base de datos (nombre, domicilio,
fecha, etc.), recibe el nombre de Campo (Field) y se ubica en las columnas,
mientras que el conjunto de campos que se refiere a un concepto en particular,
como una persona, empresa, producto, actividad o cualquier otro, se denomina
Registro (Record) y ocupan los renglones o filas de la tabla. Un Registro es, por
tanto, la unidad de informacin que se refiere a un mismo concepto.
10. Los Registros pueden contener uno o ms Campos. Cada campo se refiere a una
caracterstica o dato particular del registro.
11. Es posible crear una Base de datos de Access en blanco (Blank Access database),
se puede acudir a los Asistentes, pginas y proyectos de bases de datos de
Access (Access database wizards, pages, and projects) o Abrir un archivo
existente (Open an existing file), si es que existe alguno.

12. Si se activa la casilla de verificacin Base de datos de Access en blanco,

aparece el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos (File New
Database), con la sugerencia de crear la base de datos DB1.MDB en la carpeta
MIS DOCUMENTOS. Es conveniente que asigne un nombre adecuado al
contenido de la nueva base de datos, y seleccione la carpeta donde quedar
asentada.

13. Access es un manejador de bases de datos relacionales, que son las ms usuales
en las pequeas y medianas empresas (PYME) y en aplicaciones de niveles bajos
a medianos, aunque por su podero y capacidad, compite con bases de datos de
mayor calibre, que podran utilizar tcnicas jerrquicas. Las bases de datos
relacionales organizan los datos en tablas formadas por filas o renglones, y
columnas. Los datos de cada tabla, que generalmente son relativos a un tema
especfico, se relacionan entre s para evitar repetirlos en un mismo archivo.

14. Access permite crear una o varias tablas de una base de datos de tres maneras
diferentes: Crear una tabla en vista Diseo (Create table in Design view), Crear
una tabla utilizando el asistente (Create table by using wizard) y Crear una
tabla introduciendo datos (Create table by entering data).

15. Una Tabla (Table) es un objeto, igual que los dems elementos que se muestran
en la lista de objetos del cuadro Base de datos. Al crearlos, cada uno de ellos
formar parte de la base de datos, sin que esto signifique que los datos contenidos
se conviertan tambin en objetos.

16. Una vez creada la primera tabla, se pueden introducir nuevos registros. Deber
abrir la tabla (pulsando dos veces sobre su icono o pulsando sobre el icono Abrir
(Open) del cuadro Base de datos. Al introducir los datos en los campos, pulse las
teclas [Flecha a la derecha], [Entrar] o [Tab] para pasar al siguiente campo.
17. Los objetos que se pueden incluir en una base de datos son:

OBJETO DESCRIPCIN
1. Tablas (Tables) Las tablas son objetos que tienen la capacidad de almacenar en
filas (Registros) y columnas (Campos), los datos relacionados
que permiten trabajar con otras funciones de Access.
2. Consultas Las consultas son acciones, pantallas o listados que se generan
(Queries) mediante instrucciones que permiten seleccionar elementos de
una o varias tablas para conjugarlos en un todo informativo, con
la finalidad de consultar, analizar y administrar los datos de la
base.
3. Formularios Los formularios son formatos diseados por el usuario, que
(Forms) permiten consultar, editar o introducir datos en la base.
4. Informes Los informes permiten recopilar datos de las Tablas o de los
(Reports) resultados de las Consultas para generar listados informativos,
utilizando formatos de impresin.
5. Pginas (Pages) Las pginas, denominadas tambin Pginas de acceso a datos
(Data Access Pages, DAP), permiten crear bases con datos
interactivos en Internet o en una Intranet.
6. Macros Las macros son conjuntos de macroinstrucciones programadas
en un solo comando o funcin, que tienen la capacidad de
ejecutarse una por una, para facilitar las tareas repetitivas.
7. Mdulos Los mdulos son programas o partes de programa escritos en
(Modules) Visual Basic, para realizar tareas relacionadas con el manejo de
los datos de la base.

18. Para crear un nuevo objeto de la base de datos, slo pulse sobre el icono o
nombre correspondiente, en la lista de Objetos (Objects) que se muestra a la
izquierda del cuadro Base de datos (Database). La figura 7.11 muestra el cuadro
Base de datos con la opcin Consultas (Queries) seleccionada. Cada una de las
opciones ofrece uno o varios mtodos para crear el objeto.

19. Las bases de datos que se consultarn en la computadora, en Internet o en una

Intranet no necesitan fotografas o imgenes de alta resolucin, ya que stas
ocupan mucho espacio en el disco o en el servidor Web, por lo que se hacen
difciles de consultar. Si realiza algunos ajustes a la imagen, quizs ahorre valioso
espacio de disco.

20. Los Campos de Access pueden ser de diferentes tipos o formatos. Es conveniente
asignar correctamente desde su creacin el tipo de dato que contendr el campo y
la longitud del mismo, punto muy importante, pues si reserva 100 espacios o
caracteres para un dato que jams pasar de 4, los 96 restantes sern despilfarro
en cada registro que se introduzca.
21. Los tipos de datos que se pueden introducir en los campos pueden ser:

TIPO DE DESCRIPCIN LONGITUD

DATOS
Texto (Text) Puede contener caracteres alfanumricos y Hasta 255 caracteres
smbolos. Es el ms utilizado para los
campos, ya que sirve tanto para direcciones,
nombres, apellidos, etc., como para cdigos
postales, nmeros de telfono, nmeros de
serie de artculos y otros datos numricos que
no podrn ser utilizados para realizar clculos.
Memo Datos alfanumricos que se utilizan para Hasta 64 000
hacer descripciones o reseas. caracteres
Numrico Slo permite la introduccin de datos Variable: 1, 2, 3 y 8
(Number) numricos, con los cuales se pueden realizar bytes es lo ms
clculos o representar totales y subtotales. comn
Fecha/Hora Slo acepta datos de fecha y hora. 8 bytes
(Date/Time)
Moneda Datos numricos con formato de moneda. 8 bytes
(Currency) Mantiene la cantidad de decimales de manera
apropiada para el manejo de las cantidades.
Aade el smbolo de moneda del pas que se
encuentre seleccionado en las configuracio-
nes internacionales
Autonumrico Datos que se incluyen automticamente en 4 bytes
(AutoNumber) forma secuencial. Puede ser utilizado como
clave nica en el caso de que no exista una
clave de otro tipo para el registro corres-
pondiente, ya que slo existe un nmero para
cada registro
S/No (Yes/No) Valores lgicos Verdadero/Falso. Se utiliza
para datos que slo pueden tener dos posi-
bles valores (binarios) como respuesta.
Objeto OLE Objetos como archivos o documentos elabo- Hasta 1 gigabyte,
(OLE Object) rados con aplicaciones que reconocen el pro- sujeto a la
tocolo estndar de OLE (Object Linking and disponibilidad de
Embedding). Sonidos, grficos, texto, video, memoria RAM y
etc. espacio en disco
Hipervnculo Liga o vnculo hacia un archivo HTML o una Hasta 60 000
(Hiperlink) pgina Web. Generalmente se trata de una caracteres
direccin de Internet o URL.
Asistente para Datos que permiten localizar otros datos 4 bytes
bsquedas localizados en otras tablas. Al elegir esta
(Lookup opcin, se inicia automticamente la funcin o
Wizard) asistente de bsqueda.

22. Una de las principales operaciones que se pueden realizar con una base de datos
es la generacin de reportes impresos o desplegados en la pantalla de la
computadora, para utilizar la informacin obtenida en la toma de decisiones.
23. Otra importante labor que se facilita enormemente utilizando las bases de datos,
es sin duda la impresin de etiquetas de correo.
24. Las Pginas de acceso a datos son publicaciones HTML capaces de actuar
interactivamente con una base de datos desde un navegador como Internet
Explorer 5.