PRONUNCIAMIENTO N 346-2017/OSCE-DGR

Entidad: Zona Registral N II Sede Chiclayo

Concurso Pblico N 01-2017-ZR N II SCH-1, convocado para la contratacin del servicio de Fotocopiado, impresin y escaneado de documentos y planos para las
Procedimiento:
dependencias de la Zona Registral N II Sede Chiclayo.

1. ANTECEDENTES:

Mediante Solicitud de Emisin de Pronunciamiento, recibida el 03.MAR.2017, el Presidente del Comit de Seleccin encargado del procedimiento de seleccin de la referencia remiti al Organismo
Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) la solicitud de elevacin presentada por el participante GRUPO PALERMO S.R.L., en cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 21 de la Ley
N 30225, Ley que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artculo 51 de su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N 350-2015-EF, en adelante el Reglamento.

Ahora bien, considerando los temas materia de cuestionamiento del participante, este Organismo Supervisor proceder a pronunciarse de la siguiente manera:

Cuestionamiento N 1: Respecto de la Consultas y/u Observaciones N 01 y N 03 del participante GRUPO PALERMO S.R.L., referida a la Forma de acreditar los
requerimientos tcnicos mnimos.

Cuestionamiento N 2: Respecto de la Consulta y/u Observacin N 02 del participante GRUPO PALERMO S.R.L., referida a las Especificaciones tcnicas de los equipos.
2. CUESTIONAMIENTOS:
Cuestionamiento N 1: Referido a la Forma de acreditar el requerimiento tcnico mnimo.
El participante GRUPO PALERMO S.R.L. cuestiona la absolucin de la Consultas y/u Observaciones N 01 y N 03 sealando lo siguiente:

Consulta y/u Observacin N 01

Al respecto, se debe precisar que no queda claro con qu documento se demostrar fehacientemente el ao de lanzamiento de los equipos, en ese sentido, el trmino "u otro documento" que usa la
Entidad, genera que el postor realice una interpretacin extensiva del mismo dejando as a criterio del propio postor decidir el documento que presentar en su oferta para acreditar dicho supuesto, lo
que puede cuestionar la verosimilitud del documento que presentar a fin de acreditar el ao de lanzamiento de los equipos.

Por lo tanto, a fin de efectuar el cumplimiento de fines pblicos en forma oportuna y con las mejores condiciones de calidad, es necesario reiterar que el Comit de Seleccin debe precisar que el postor
deber acreditar el ao de lanzamiento de los equipos con un documento de la marca, o catlogo de la marca, folleto de la marca o carta de la marca o fabricante o representante en el Per, siendo que el
ao de lanzamiento de los equipos se encuentra acreditado de manera fehaciente mediante un documento oficial de la marca o fabricante de los equipos propuestos y no mediante cualquier otro
documento.

En ese sentido, se debi acoger la observacin de manera total as como ya se ha acogido en los procesos convocados por otras Entidades como por ejemplo: INDECOPI, SUNAT, Ministerio de Energa y
Minas, ESSALUD-La Libertad, ESSALUD-Lambayeque, Ministerio de Salud, Ministerio de Transportes y Comunicaciones; donde el requerimiento y objeto de la contratacin del proceso es el mismo de
acuerdo a lo detallado en la formulacin de la observacin realizada por mi representada. De no aceptarse el cambio solicitado se estara vulnerando los principios de Libertad de Transparencia y el de
Competencia.

Consulta y/u Observacin N 03

Al respecto se solicita que en cumplimiento del Principio de Transparencia regulado en el artculo 2 de la Ley de contrataciones del Estado, incorpore en las Bases Integradas que adems de la
Declaracin Jurada , el postor deber presentar una carta de la marca o fabricante indicando que se compromete a dotar al proveedor de repuestos y mantener vigente los consumibles durante 3 aos, a
fin de asegurar la vigencia de los repuestos y consumibles durante la ejecucin contractual para el cumplimiento del servicio, toda vez que como ya se ha manifestado en la formulacin de la observacin
el nico que puede fijar o establecer la disponibilidad de los repuestos durante 3 aos es el fabricante.
Extracto del Pliego de Absolucin de Consultas y Observaciones
Consultas y/u observaciones del participante Absolucin de las consultas y observaciones por parte del Comit de Seleccin
Acpite Participante Consulta y/u Observacin: Artculo y norma que se Precisin del Comit de Seleccin
Seccin : III Numeral y Literal: 5.1 Pg:23 y 27 Grupo Palermo S.R.L. N 01 y N 03 vulnera: 2 de la Ley Anlisis respecto de la consulta u observacin que se incorporar en las Bases a
integrarse, de corresponder
Mediante la Consulta y/u Observacin N 01 el participante Grupo Palermo S.R.L. seal lo siguiente: Se acoge parcialmente la observacin.
Se deber presentar una Declaracin Jurada indicando la relacin de
Al respecto , en las Bases Administrativas la Entidad no indica de manera expresa con qu documento se debe acreditar el cumplimiento de las maquinas fotocopiadoras, ao de lanzamiento, marca, modelo y
especificaciones tcnicas de los equipos y el ao de lanzamiento de los mismos, en tal sentido, en cumplimiento del Principio de Transparencia, caractersticas tcnicas de los equipos, adjuntando catlogo, folleto,
Se aadir en los trminos de
solicitamos que el Comit considere los siguientes documentos para acreditar las especificaciones: Catlogos o ficha o la carta o constancia que brouches u otro documento que acredite que el equipo propuesto es
referencia la presentacin de la
sean oficiales del fabricante o representante principal de la marca en el Per, donde se acredite fehacientemente el cumplimiento de las nuevo, de fabrica, sin uso, contador con 0 cero copias de impresiones y
Declaracin Jurada, adjuntando el
caractersticas de los equipos sean vigentes y sobre todos nuevos ( en caso de ser una carta o constancia, esta deber hacer referencia el proceso en su ao de lanzamiento no debe ser menor del ao 2014.
catalogo, folleto, manuales,
mencin), ya que solo con la presentacin de dichos documentos se puede acreditar de manera fehaciente la antigedad de los equipos ofrecidos a Se aadir en los trminos de referencia la presentacin de la
brochures u otro documento que
fin de garantizar y as evitar que la Entidad sea sorprendida aceptando equipos que no cumplan con los fines y metas institucionales , garantizando Declaracin Jurada, adjuntando el catalogo, folleto, manuales,
acredite el equipo propuesto
as el mejor uso. brochures u otro documento que acredite el equipo propuesto.

() sugerimos al Comit de Seleccin que se incorpore y considere como documento de presentacin obligatoria la Declaracin Jurada de
cumplimiento de los requerimientos y cualquiera de los documentos ya mencionados en los prrafos anteriores, como ya viene siendo considerado
en los principales proceso del mismo objeto contractual ()
Mediante la Consulta y/u Observacin N 03 el participante Grupo Palermo seal lo siguiente: Se acoge parcialmente la observacin, por lo que deber considerarse
que; se deber presentarse una Declaracin Jurada indicando contar
() con fines de asegurar el correcto servicio de copiado y la continuidad del mismo, sugerimos al Comit de Seleccin solicitar al postor una con los suministros y consumibles con la finalidad de garantizar la Presentacin de la Declaracin
constancia o carta de materiales que va a usar para prestar el servicio, es decir, la Entidad deber solicitar una carta por parte del fabricante o continuidad del servicio los repuestos y consumibles duran te un periodo Jurada de contar con suministros y
representante de la marca en el Per de las copiadoras y plotters, indicando que el postor usa y comercializa suministros originales asegurando la de tres (03) aos, toda vez que el nico obligado a cumplir con las los consumibles con la finalidad de
provisin de consumibles y repuestos por tres aos, dicho documento se deber solicitar como documento de presentacin obligatoria y est trminos que lo deriven del contrato es el contratista y no el fabricante garantizar la continuidad del
dirigido a la Entidad haciendo mencin a la nomenclatura del proceso de seleccin, a fin de asegurar la correcta ejecucin del servicio. Si por el () servicio los repuestos y
contrario, el Comit de Seleccin no aclara la provisin de suministros de materiales , la Entidad no estar asegurando la continuidad y correcta Se debe aadir en los trminos de referencia, la presentacin de un consumibles durante un periodo de
operatividad del servicio Declaracin Jurada de contar con suministros y consumibles con la tres (03) aos
finalidad de garantizar la continuidad del servicio los repuestos y
consumibles durante un periodo de tres (03) aos.
 Disposicin del
pronunciamiento a
Pronunciamiento:
implementarse en las Bases
Integradas
Deber dejarse sin efecto
la absolucin de las
De acuerdo con lo contemplado en las Bases Estndar del Concurso Pblico para la contratacin de servicios en general, la Entidad requiere en el literal c) del numeral
Consultas y/u
2.1.1.1 de la relacin de documentos para la admisin de la oferta, lo siguiente: c) Declaracin jurada de cumplimento de los Trminos de de Referencia contenidos en el
Observaciones N 01 y
numeral 3.1 del Captulo de la presente seccin, siendo que con dicho documento se acreditar las especificaciones tcnicas requeridas en el Captulo III de la Seccin
N 03 del participante
Especfica de las Bases, entre ellas, las siguientes: i) las caractersticas tcnicas de los equipos y ii) el plazo de suministro de repuestos.
GRUPO PALERMO S.R.L.
en el extremo de incluir
Ahora bien, se advierte que con ocasin de la absolucin de las Observaciones N 1 y N 3 del participante Grupo Palermo, el Comit de Seleccin indic que requerir la
declaraciones juradas
presentacin de los siguientes documentos: i) La declaracin jurada que acredite las especificaciones tcnicas de los equipos y ii) La declaracin jurada del cumplimiento de
adicionales a la solicitada
los suministros y consumibles por un periodo de un periodo de tres (03) aos.
en el literal c) de la
documentacin de
En relacin a ello, se advierte que resultara excesivo que la Entidad requiera, adems de la presentacin de la declaracin jurada del cumplimiento de los trminos de
presentacin de la oferta,
referencia, la presentacin de otras declaraciones juradas que acrediten las especificaciones tcnicas consignadas en las Bases, puesto que stos se encuentran acreditados con
sin perjuicio de ello, la
la presentacin del mencionado documento, sin perjuicio de ello, s podra solicitar la presentacin de catlogo, folleto, brouches u otro documento a efectos de acreditar la
Entidad podr consignar en
relacin de maquinarias, ao de lanzamiento, marca, modelo y caractersticas tcnicas de los equipos.
dicho literal que el postor
presente catlogo, folleto,
No obstante lo expuesto, considerando que la pretensin del recurrente consiste en incluir una documentacin adicional a la contemplada en las Bases, acorde a su inters
brouches u otro documento
particular, este Organismo Supervisor ha decidido NOACOGER, el presente cuestionamiento. Sin perjuicio de ello, se realizar una disposicin al respecto.
que acredite la relacin de
maquinarias, el ao de
lanzamiento, marca,
modelo y caractersticas
tcnicas de los equipos.
Cuestionamiento N 2: Referido a las Especificaciones tcnicas de los equipos
El participante GRUPO PALERMO S.R.L. cuestiona la absolucin de la Consulta y/u Observacin N 02 sealando lo siguiente:

Al respecto, el anlisis de la observacin realizada por mi representada resulta ser totalmente contradictorio e incongruente, toda vez que por un lado se solicita que el ao de lanzamiento de los
equipos sea desde el ao 2014, por lo que se entiende que los equipos pueden ser fabricados en el 2014, es decir con ms de 3 aos de antigedad, pero a su vez se requiere que los equipos sean nuevos.

En ese sentido, es imposible que un equipo con ms de 3 aos de haberse lanzado o de fabricado sea an nuevo y sin uso, resultando contrario a la normativa de contrataciones explcitamente contrario
al principio de transparencia y al principio de vigencia tecnolgicas regulados en el artculo 2 de la Ley de Contrataciones del Estado, al condicionar a los proveedores participantes que el ao de
lanzamiento de los equipos sea del 2014 pero a su vez que sean nuevos (2016), lo que podra generar confusiones en los postores y que no existan diversas propuestas a fin satisfacer el inters pblico
como bien se ha sostenido en la presentacin de la observacin.

Por lo tanto, al momento de la Integracin de las Bases, el Comit deber precisar que los equipos requeridos por la Entidad sean con ao de lanzamiento del 2016 en adelante, a fin de obtener equipos
con las mejores condiciones de precio y calidad.
Extracto del Pliego de Absolucin de Consultas y Observaciones
Consultas y/u observaciones del participante Absolucin de las consultas y observaciones por parte del Comit de Seleccin
Acpite Participante Consulta y/u Artculo y norma Anlisis respecto de la consulta u observacin Precisin del Comit de Seleccin
Seccin: Numeral y Pg.: Grupo Palermo Observacin: N 02 que se vulnera: 2 de que se incorporar en las Bases a
III Literal: 5.1 23 S.R.L. la Ley integrarse, de corresponder
Mediante la Consulta y/u Observacin N 02 el participante GRUPO PALERMO S.R.L. seal lo siguiente: No se acoge la observacin.
Con la finalidad de fomentar la pluralidad de postores, se mantiene el ao de lanzamiento
() El contar con equipos nuevos permitir contar con tecnologa vigente minimizando las fallas que se indicando en los Trminos de Referencia es decir, 2104 en adelante; lo cual permitir a los
representan en equipos de otra condicin, a fin de asegurar la disponibilidad y eficiencia de los mismos, postores ofertar equipos cuyo lanzamiento sea posterior al ao indicado, pudiendo ser el ao en
Ninguna
mejorando significativamente las condiciones del servicio. curso. Cabe indicar que independientemente el ao de lanzamiento, los equipos deben ser nuevos,
En ese sentido, se solicita que los equipos requeridos por la Entidad sean con ao de lanzamiento mnimo del sin uso y con contador cero en copias e impresiones.
2017 en adelante Los trminos de referencia consideran los principios que rigen las contrataciones del estado y se
busca la pluralidad de postores que brinde un servicio de calidad a un precio justo
Disposicin del pronunciamiento a
Pronunciamiento: implementarse en las Bases
Integradas
De acuerdo con los artculos 16 de la Ley y 8 del Reglamento, la Entidad es responsable de definir el requerimiento, debiendo conocer y proporcionar, de ser el caso, el
sustento de su requerimiento; estando a ello, en el numeral 5.1 del acpite Especificaciones tcnicas de los equipos del Captulo III de las Bases, se establece que el
ao de lanzamiento del Equipo Multifuncional Tipo 1 corresponde al ao 2014 en adelante.

En relacin a dicha caracterstica, el Comit de Seleccin, al absolver la consulta y/u observacin N 02 del recurrente, seal que ello permitir a los postores ofertar
equipos cuyo lanzamiento sea posterior al ao indicado, pudiendo ser el ao en curso; asimismo, indic que, independientemente el ao de lanzamiento, los equipos Ninguna
deben ser nuevos, sin uso y con contador cero en copias e impresiones, lo cual no contraviene la normativa de contratacin pblica.

En ese sentido, considerando que la Entidad ha ratificado su requerimiento, y que ste no contraviene la normativa de contrataciones pblicas; y, que el participante
solicita que el ao de antigedad de los equipos se modifique, acorde a su inters particular, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER el presente
cuestionamiento.
3. ASPECTOS SUPERVISADOS DE OFICIO
Si bien el procesamiento de la solicitud de pronunciamiento, por norma, versa sobre las supuestas irregularidades en la absolucin de consultas y/u observaciones, a pedido de parte, y no representa la
convalidacin de ningn extremo de las Bases, este Organismo Supervisor ha visto por conveniente hacer indicaciones puntuales a partir de la revisin de oficio, segn el siguiente detalle:
3.1. Resumen Ejecutivo
BASE LEGAL DE LA
SUPERVISIN DE OFICIO
Directiva N 010-2016-OSCE/CD -
"Disposiciones sobre el Contenido
del Resumen Ejecutivo de
Actuaciones Preparatorias".
3.1. Contradicciones
BASE LEGAL DE LA
SUPERVISIN DE OFICIO
Directiva N 001-2016-OSCE/CD
3.1. Directiva N 23-2016-OSCE/DTN
3.1.1 BASE LEGAL DE LA SUPERVISIN
DE OFICIO
Directiva N 23-2016-OSCE/DTN
ANLISIS RESPECTO A LA SUPERVISIN DE OFICIO DISPOSICIN A IMPLEMENTARSE EN LA
INTEGRACIN DE LAS BASES
En el numeral 4.1 del Formato del Resumen Ejecutivo de las actuaciones preparatorias, se aprecia Publicar un nuevo Formato de Resumen Ejecutivo, siendo que en
que si bien la Entidad ha declarado que existe pluralidad de proveedores que cumplen con los el numeral 4.1, deber indicarse el nombre o razn social de los
requerimientos tcnicos mnimos, no ha indicado el nombre o razn social de los proveedores, por proveedores que cumplen con los requerimientos.
lo que deber cumplirse la siguiente disposicin.
ANLISIS RESPECTO A LA SUPERVISIN DE OFICIO DISPOSICIN A IMPLEMENTARSE EN LA
INTEGRACIN DE LAS BASES
Se advierte que en el factor de evaluacin Mejoras a los trminos de referencia del Captulo IV Suprimir del factor de evaluacin Mejora a los trminos de
de las Bases, se evala, entre otras mejoras, las siguientes: referencia la Mejora 2 y redistribuir su puntaje asignado al
Mejora 2 factor de evaluacin Precio.
Evaluacin:
Asignacin de un operador adicional permanente para el Archivo Registral de la Oficina de Chiclayo
Acreditacin
Se acreditar mediante la presentacin de declaracin jurada
Al respecto, cabe sealar que las mejoras requeridas no deben formar parte de las especificaciones
tcnicas de los bienes o trminos de referencia de los servicios que se desea adquirir o contratar,
respectivamente. Adems, cabe precisar que la innovacin o mejora propuesta debe implicar
realmente un aspecto adicional que enriquece el bien o servicio ofertado con relacin al estndar
mnimo referido en las especificaciones tcnicas de las bases.
En el presente caso, se advierte que requerir un operador adicional permanente no constituira
una mejora; en ese sentido, se emitir una disposicin al respecto.
ANLISIS RESPECTO A LA SUPERVISIN DE OFICIO DISPOSICIN QUE SE DEBERA TENER EN CUENTA EN FUTUROS
PROCEDIMIENTOS
De la revisin del Pliego Absolutorio, se aprecia que el Comit de Seleccin emple el Anexo N 2 - Listar las consultas y/u observaciones de manera
de la Directiva N 23-2016-OSCE/DTN, en adelante la Directiva, para elaborar y notificar a travs correlativa en funcin del orden de los acpites de las
del SEACE el pliego absolutorio de consultas y observaciones; sin embargo, se aprecia que no se Bases a los que se refieren dichas consultas y/u
sujet estrictamente a las disposiciones de la citada Directiva, tal es as que las observaciones observaciones, con independencia del participante que las
fueron ordenadas en funcin del participante que las present y no por el tema cuestionado. haya presentado.
En ese sentido, considerando que la implementacin de la citada Directiva constituye una buena Adoptar las medidas preventivas pertinentes a efectos de que
prctica en favor de la claridad de las condiciones de contratacin, as como un paso previo al situaciones similares no se presenten en futuros
procesamiento electrnico de esta importante etapa de los procedimientos de seleccin, se realizarn procedimientos.
disposiciones al respecto.
4. CONCLUSIONES

En virtud de lo expuesto, este Organismo Supervisor ha dispuesto:

4.1 El Comit de Seleccin deber tener en cuenta en los futuros procedimientos de seleccin con lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el numeral 3 del presente Pronunciamiento.

4.2 Una vez absueltas todas las consultas y/u observaciones, y con el Pronunciamiento publicado en el SEACE, el Comit de Seleccin debe integrar las bases como reglas definitivas del procedimiento
de seleccin, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 52 del Reglamento.

4.3 Al momento de integrar las Bases el Comit de Seleccin deber modificar las fechas de registro de participantes, integracin de Bases, presentacin de ofertas y otorgamiento de la buena pro, para lo
cual deber tenerse presente que los proveedores debern efectuar su registro en forma electrnica a travs del SEACE hasta antes de la presentacin de propuestas, de acuerdo con lo previsto en el
artculo 34 del Reglamento; asimismo, cabe sealar que, conforme a lo dispuesto en el artculo 59 del Reglamento en concordancia con el artculo 49 del mismo cuerpo legal, entre la integracin de
Bases y la presentacin de propuestas no podr mediar menos de siete (7) das hbiles, computados a partir del da siguiente de la publicacin de las Bases integradas en el SEACE.

4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comit de Seleccin tambin deber incorporar al texto original de las Bases todas las modificaciones que se hayan producido como consecuencia de las consultas,
observaciones, la implementacin del pronunciamiento, as como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisin, de acuerdo con lo dispuesto
por el artculo 52 del Reglamento.

4.5 Conforme al artculo 52 del Reglamento, compete exclusivamente al Comit de Seleccin implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo
responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trmite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sancin de nulidad de todos los actos posteriores.

4.6 En caso la Entidad contine con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuacin constituir un elemento a tomar en cuenta para la no emisin de las constancias
necesarias para la suscripcin del respectivo contrato; siendo que la dilacin del proceso y los costos en los que podran incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva
responsabilidad de la Entidad.

Jess Mara, 17 de Marzo de 2017

Elaborado: Henrry Inga Condezo
Supervisado: Nilda Vargas Cubas
Validado: Elissa Lacca Velazco