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Grfica de Avance.
Grfica de Rendimiento.
La Grfica de Avance
La Grfica de Avance (figura 4.1) contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior
que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para
cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.
La
Grfica de Rendimiento
La grfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de
trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del
tiempo.
En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin
del proyecto ms la tolerancia calculada.
En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de
eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.
Unidad IV
Unidad IV Control y Cierre del proyecto
4.1 Control: Importancia y mtodos de control
El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que
supuestamente deber ocurrir, de lo contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarias.
El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisin tanto el avance de cada
una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.
En el control del proyectoes necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de
las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el
uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se
utilizarn dos clases de grficas:
1. Graficas de avance.
2. Graficas de rendimiento.
Importancia.
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes
exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administracin desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5. Proporcionar informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes.
6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicacin incide directamente en la realizacin de la administracin y consecuentemente,
en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
o Cantidad.
o Tiempo.
o Costo.
o Calidad.
Para el control de inventarios se usan desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas,
niveles de pedidos y reposicin, kardex de entrada y salida, hasta tcnicas ms complejas como
la investigacin de operaciones.
Control de produccin.
El objeto fundamental de este control es programar, coordinar eimplementar todas las medidas
tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo
y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin.
Control de compras.
Control de mercadotecnia.
Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para
la elaboracin de estas estrategias y planes de mercadotecnia.
Control de ventas.
Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control,
ya que permite fijar normas de realizacin sin las cuales sera posible evaluar las ventas y fijar
las cuotas que deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza
de ventas en relacin con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las
variaciones significativas y adoptarlas medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el
servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto.
Control de finanzas.
Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando
en donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea
precisa de las disponibilidades de tiempo.
La grfica de avance contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que muestra el
porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para cada
actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.
Necesitamos tambin un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena de la
siguiente manera:
a) Con la informacin original del supervisor:
1. Anotar el da de la informacin.
2. Anotar el nmero de la actividad informada.
3.Expresar, en tanto por una, el avance de la misma.
a) Se divide el porcentaje total de avance (1.00) entre el nmero de das-actividad que tiene el
proyecto. Este nmero es la suma de la columna e de la matriz de informacin (66).
Naturalmente, si la unidad de tiempo no representa das sino horas, la unidad de avance ser H-
a (horas-actividad).
b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada da programado.
En cada uno de los cuatro primeros das encontramos 3 actividades; en el quinto y sexto hay 4
actividades; del sptimo al dcimo encontramos 3 actividades, etc.
De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados:
Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte inferior de la red
de avance. Es suficiente indicar dos decimales.
Si se desea mayor precisin en el dibujo y el tamao de la grfica lo permite, pueden hacerse
divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en uno por ciento.
Con lo anterior queda lista la grfica de avance para recibir la informacin.
En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los das de duracin del
proyecto ms la tolerancia calculada.
En esta grafica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia
y las coordenadas del tiempo final del proyecto.
Esta informacin se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a continuacin.
Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en
el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se
han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aun no se haya cobrado).
Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:
Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados
y que est conforme con ellos.
De manera general el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento
importante que considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido
completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por
alguna razn.
Se recomienda siempre hacer un informe de cheques de cada fase que vaya terminando en el caso
de que el proyecto sea grande o complejo, de tal manera que luego sea mucho ms simple.
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que
pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la informacin de si el
proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, tambin incluye un anlisis de
las razones de ello.
A continuacin se muestran alguno elementos que se consideran importantes incluir en el
informe, aunque puede definirse como un formato con los acpites que se entienden necesarios:
Descripcin del proyecto. Resumen con la descripcin general del proyecto, que brinda una
visin global acerca de sus objetivos.
Planes de ejecucin del cierre. Definir porque esta cerrndose el proyecto ya sea porque
losresultados han sido alcanzados, la fecha de conclusin ha llegado o el presupuesto ha sido
agotado.
Informes finales.
Informe econmico: resumen del balance de ingresos y gastos.
Informe de situacin final: descripcin general, en el lenguaje no tcnico del ciclo de vida del
proyecto.
En proyectos largos y complejos: informes intermedios coincidiendo con hitos temporales.
Indicadores de gestin.
Son las desviaciones respecto a lo previsto de plazo de ejecucin, costes, margen y
contingencias.
La ultima parte de proceso es, por supuesto, la cristalizacin de la idea con la instalacin fsica
de la planta, la produccin del bien o servicio y por ultimo; la satisfaccin de una necesidad
humana o social, que fue en lo que un principio dio origen a la idea y el proyecto.
Comprtelo:
ranscripcin de UNIDAD 4 ADMINISTRACION DE PROYECTO (ITZ)
Grfica de rendimiento
La grfica de rendimiento es un documento que nos permite observar el ritmo o velocidad del
trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.
Introduccin.
El correcto control y monitoreo de los recursos en obra, es parte importante de cualquier proyecto
en construccin, debido a que con este seguimiento de avance y rendimiento de las actividades, se
tienen que ir revisando y en su caso, reprogramando cada una de ellas para que se logren alcanzar
los objetivos.
El avance de obra segn el programa, se tiene que ir cumpliendo segn las metas propuestas de
entrega y desempeo
PARA QU SE UTILIZAN?
El adecuado manejo de la informacin, recursos materiales, equipo, humanos y financieros, se
deben primeramente programar y una vez programados y llevados a cabo, controlarlos y
monitorearlos adecuadamente con las tcnicas necesarias que se adecuen al proyecto.
Otra modalidad de la grfica de avance es el monitoreo de actividades con la grfica de Gantt donde
se debe contraponer el avance programado vs el avance real.
Grficas de avance
La grfica de avance, es un documento muy til cuando llegamos a la etapa de "EJECUCIN" del
proyecto.
Esto se logra a travs de sumar los avances parciales de cada una de las actividades en un perodo
de tiempo.
CORDOBA VILLANUEVA DIANA LAURA
Grficas de avance y de rendimiento
Sobretodo se utilizan para dar un seguimiento de lo planeado y lo realizado en determinado tiempo,
para que el gerente valindose de cualquier herramienta de representacin y por supuesto de su
experiencia en obras anteriores, tenga una visin ms clara de cmo va el proyecto y segn sea el
caso, tome acciones preventivas o correctivas en cada una de las actividades crticas del proyecto.
La grfica de avance, se elabora en varias modalidades.
En una de las modalidades se presenta una curva de avance ideal y tambin sobre este mismo
grfico, se traza la curva de avance real, durante la ejecucin de los trabajos.
EJEMPLO
GRFICA DE AVANCE
Grfica Avance (Gantt) Toma 1
Grfica Avance (Gantt) Toma 2
Grfica Avance (Gantt) Toma 3
Grafica Avance (Gantt) Toma 4
Grafica Avance (Gantt) Toma 5
Grafica Avance (Gantt) Toma 6
GRFICA DE AVANCE (CURVA "S")
Histograma de Costos.
RED DE FLECHAS
HISTOGRAMA
El avance de la obra es importante como quedo demostrado anteriormente, el correcto uso de la
informacin para obtener datos preciso debe ser lo mas claro posible para que haya un mejor
entendimiento entre todos los miembro del equipo para cumplir con las metas establecidas en
tiempo, costo y calidad; ya que el monitoreo simplemente va ayudar a que se cumplan dichas metas.
CONCLUSIN
Instituto Tecnologico De Zacatepec
Administracion de proyectos
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Grficas de control
En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto
el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al
proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de grficas que
permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto
se utilizarn dos clases de grficas:
La grfica de avance.
La grfica de rendimiento.
MATRIZ DE INFORMACIN
PROYECTO 1 Tiempos Costos
Actividad Secuencia o M p t $N $L m
0 1,2,3,4 - - - - -
2 13 1 1 1 900 900
3 6 1 2 3 1500 2000
4 7 1 1 1 300 300
5 - 2 2 2 800 800
6 10 2 4 6 700 1000
8 11 1 2 3 600 900
9 12 2 4 6 1500 2000
10 11 1 1 1 600 600
11 12 1 1 1 900 900
12 - 1 1 1 300 300
13 6 2 2 2 600 600
$F= 300 al da
MATRIZ DE INFORMACIN
Actividad Secuencia o M p t $N $L m
0 1 - - - - -
2 5 2 3 4 300 700
3 7 1 3 10 1200 1800
5 6 2 3 4 1300 1600
6 9 2 2 2 400 400
7 9 2 5 8 3000 3900
9 - 3 4 9 2100 2900
10 11 1 1 1 300 300
11 - 2 2 2 400 400
12 - 1 2 3 800 1000
$F= 1300 al da
MATRIZ DE INFORMACIN
Actividad Secuencia o M p t $N $L m
0 1,2,3 - - - - -
2 4 1 3 5 300 800
3 10 2 3 10 800 1200
4 8 2 1 2 100 100
5 10 2 3 4 700 800
6 7 1 2 3 600 800
7 9 3 3 8 400 700
8 11 2 4 6 500 900
9 11 2 3 4 700 800
11 - 1 1 1 100 100
12 - 1 3 5 500 900
$F= 200 al da
MATRIZ DE INFORMACIN
Actividad Secuencia o M p t $N $L m
0 1,3 - - - - -
1 2 1 2 3 600 1000
2 6 1 1 5 300 600
4 6 1 3 5 200 700
6 9 2 4 6 500 700
7 9 1 4 7 300 900
8 - 2 6 10 300 1100
9 - 2 3 4 100 400
$F=400 al da