Facultad de Administracin y Negocios

ORGANIZACIN Y PROCESOS
EMPRESARIALES

SEMANA 3:
Herramientas de normalizacin.
Representacin grfica de los procesos.
Diseo de procesos.
Mapa de procesos y sus interacciones.
 Logro general de aprendizaje de la Asignatura

Logro general de aprendizaje de la Unidad 1

Al finalizar la asignatura, el
estudiante estar en
capacidad de conocer y
aplicar en las organizaciones
el modelo de gestin
enfoque basado en procesos
y el uso de la herramienta
Bizagi Modeler.
Al finalizar la unidad, los Logro general de
estudiantes reconocen aprendizaje de la Semana 3
procesos, procedimientos,
herramientas de Al finalizar la semana, los
normalizacin y elaboran el alumnos reconocen la
diagrama del mapa de representacin grfica de los
procesos de una empresa. procesos, las herramientas de
normalizacin, diseo de
procesos y mapa de procesos.

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Procesos y procedimientos
PROCESO
Conjunto de actividades
Actividad Actividad Actividad interrelacionadas que
A B C
transforman entradas en
salidas.
(Qu se hace?)

PROCEDIMIENTO
Forma especfica para llevar a
cabo una actividad o proceso.
(Cmo se hace?)

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 Normalizacin de procesos
La normalizacin es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento ptimo en un contexto dado (International Organization for Standarization).
La normalizacin persigue tres objetivos fundamentales:
Simplificacin: se trata de reducir los modelos para quedarse nicamente con los ms necesarios.
Unificacin: para permitir el intercambio a nivel internacional.
Especificacin: se persigue evitar errores de identificacin creando un lenguaje claro y preciso.

La normalizacin de procesos es un mecanismo de coordinacin, que proyectar toda su eficacia

en los siguientes casos:
Cuando el producto final sea repetitivo. Es el caso de todos los bienes de consumo, de la mayor
parte de los productos industriales y de buena parte de los servicios de transporte.
Cuando el entorno externo sea bastante predecible (clientes, tecnologa, competidores). Esto
permite que el trabajo a realizar sea fcil de planificar; as mismo, las tareas a realizarse deben ser
simples y fcil de comprender por la persona que la realiza.

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 Herramienta para la normalizacin de procesos
Procedimiento documentado para la formalizacin de los procesos

Se deben tener en cuenta ciertos criterios en la extensin del

procedimiento :
Las necesidades especficas de la empresa, tipo, tamao, y
mbito geogrfico.
El tamao y la complejidad de la Organizacin (nmero de
procesos diferentes).
Mercado al que sirve. Requisitos reglamentarios y del cliente.
Las caractersticas de los productos.
La complejidad de los procesos a formalizar.
Los riesgos de incumplimiento o funcionamiento no predecible.
La seguridad para las personas y el entorno.
Las competencias de los usuarios de la herramienta.

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Herramientas para la normalizacin de procesos

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Hoja del Proceso

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 Matrices

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Diagrama de Bloques

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Diagrama de Flujo

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Mapa de Comunicaciones

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Planning del Proceso

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 Representacin grfica de los Procesos
Existen una serie de smbolos normalizados que se utilizan para la presentacin formal de los
diagramas (amplia comunicacin con nica interpretacin).

El nivel de actividades a representar debe mantener una lgica y sentido comn, para que
sean fcilmente entendibles, manejables y comunicables, sin menospreciar su rigor.

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 Ventajas del uso de diagramas

Facilita la comprensin, ya que proporcionan un impacto visual y global del

proceso.
El uso de una metodologa proporciona disciplina a quien la utiliza. Los diagramas
realizados con cierto nivel de detalle ayudan a realizar un anlisis profundo y
riguroso del proceso.
Potencia la capacidad personal para comprender situaciones complejas:
sensacin de dominio.
Facilitan la formalizacin y sistematizacin de los procesos.
Facilitan la comunicacin a travs de un lenguaje comn.
Al precisar la secuencia de actividades, se evitan equivocaciones y falsas
interpretaciones, haciendo ms predecible el resultado obtenido.
Ayudan a analizar la eficacia de las actividades: valor aadido al cliente o de
contribucin al objetivo del proceso.
Las personas entienden su contribucin al ver reflejada su responsabilidad en el
diagrama. Esto anima a los empleados a tomar iniciativas y coordinar sus acciones.

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BPMN (Business Process Model and Notation)
El software Bizagi Modeler (BPMN), provee herramientas de diseo que
facilitan la gestin y operacin de los procesos, en un formato de flujo de
trabajo.

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 Cuntos procesos formalizar?
La documentacin de los procesos debe aadir valor.
Los que necesite la organizacin para asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y control de sus procesos.

Una empresa puede considerar suficiente documentar un nico

proceso y elaborar la Hoja de Proceso de Produccin.
Otra empresa puede considerar necesario elaborar varias Hojas de
Proceso o Instrucciones de Trabajo de algunas tareas.

El propsito de formalizar un proceso es ayudar a las personas a hacer

predecible el resultado del proceso y ayudar al usuario a ser ms eficaz.

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Niveles de descomposicin de Procesos

MACROPROCESOS: Son
Macroproceso los grandes procesos y
ms importantes de una
organizacin. No suelen
ser ms de cinco o seis.

PROCESOS: Son los procesos Proceso

especficos dentro de un
macroproceso, y a partir de
donde se pueden desplegar
los subprocesos.

SUBPROCESOS: Procesos de menor nivel que

representan un conjunto de actividades. Son
procesos diferenciados que permiten aislar
Subproceso
los problemas que pueden presentarse en
ciertas actividades y posibilitar diferentes
tratamientos dentro del mismo proceso.

ACTIVIDADES: Son las acciones o

trabajo a ejecutar que genera
valor aadido por el usuario
responsable. Actividades
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 Cuntos procesos hay en mi empresa?

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 Diseo de procesos : check list
Output, en trminos de valor y cumplimiento.
Herramienta, que se debe seleccionar para normalizar el proceso.
Input, caracterizadas y sus proveedores identificados.
Interacciones con otros procesos, evidenciadas y caracterizadas las entradas de recursos.
Actividades, descritas en trminos accin: quin hace qu?.
Valor aadido, justificado en cada actividad y de ser el caso el soporte documental
asociado.
Aspectos crticos, identificados, caracterizado y controlados. Prevenir errores.
Cuellos de botella, actividades crticas que condicionan el eficaz funcionamiento del
proceso, deben estar identificadas y previstas las tareas de control: se pueden cambiar los
controles por actividades de aseguramiento (antierror)?
Secuencia de actividades, reducir las entradas laterales, en paralelo vs secuencial, las
eventuales actividades de gestin en paralelo con las actividades operativas.
Medidas de resultados e indicadores de funcionamiento y seguimiento, identificados y
caracterizado.
Procesos de anlisis y mejora, se ha definido la interaccin con estos procesos.
Actividades de seguimiento y medicin del proceso y su retroalimentacin, identificados y
definidos.
Registros necesarios.
Elaborado el Plan de Implantacin.

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 Mapa de procesos
El mapeo de procesos es una metodologa que permite elaborar la representacin
grfica de los procesos de una organizacin.
La forma de elaborar un Mapa de Procesos no est normalizada ni hay prctica
generalmente aceptada; por tanto, se puede disear uno que refleje la realidad de
la empresa y sus necesidades.

Sin embargo, podemos distinguir los tipos de procesos por su misin :

Procesos Operativos

Procesos de Apoyo

Procesos de Gestin

Procesos de Direccin

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 Procesos operativos
Transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el
servicio conforme a los requisitos, aportando un alto valor aadido.
Son los principales responsables de conseguir los objetivos de la
empresa.
Por ejemplo, en una empresa industrial que fabrica bajo pedido, se
tendran :
El proceso de Determinacin y Revisin de los requisitos del
producto y del cliente.
El proceso de Diseo y Desarrollo del producto.
El proceso de Compras.
El proceso Productivo y de Entrega del pedido.
El proceso de Comunicacin con el cliente.

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Procesos de apoyo
Los procesos de este grupo son transversales, ya que proporcionan recursos en
diferentes fases del Proceso del Negocio o al resto de procesos, conforme a los
requisitos de sus clientes internos.
Se incluyen:
El proceso de Gestin e Integracin de la Personas, incluyen los sgtes procesos :
o Seleccin y contratacin
o Promocin interna
o Acogida e integracin
o Comunicacin interna
o Desarrollo de las personas (formacin).
o Evaluacin de las personas
Se debe alinear los valores de la cultura de la empresa con los necesarios para el
xito de la Gestin por Procesos.
El proceso de Aprovisionamiento en bienes de inversin, maquinaria, utillajes,
hardware y software; incluye el proceso de Mantenimiento de la
Infraestructura.
El proceso de Gestin de Proveedores, estos son un valioso recurso externo que
hay que integrar en la empresa.
La Elaboracin y Revisin del Sistema de Gestin, proporciona recursos en
forma de procedimientos como herramientas para ayudar a las personas a ser
ms eficaces.

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Procesos de gestin
Son procesos transversales a toda la empresa. Mediante actividades de control
aseguran el funcionamiento del resto de procesos, adems de proporcionarles la
informacin que necesitan para tomar decisiones y elaborar planes de mejora.
Recogen datos del resto de los procesos y los convierte en informacin de valor
para sus clientes internos.
Incluyen los sgtes procesos:
El proceso de Gestin Econmica, que se divide en varios procesos de alcance
especficos.
El proceso de Gestin de la Calidad/Medio Ambiente.
o Los procesos de Control de los Documentos y Registros.
o El proceso Medicin de la Satisfaccin del Cliente.
o El proceso de Auditora Interna.
o Los procesos de Medicin y Seguimiento del producto y de los procesos.
Anlisis de datos.
o Acciones correctivas y preventivas y proyectos de mejora.
El proceso de Comunicacin/Gestin de Clientes, en el caso donde la
interaccin con el cliente se realice a lo largo de todo el Proceso del Negocio.
El proceso de Gestin del Proyecto, se utilizan herramientas especficas:
planeacin, presupuesto, gestin de riesgos.

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Procesos de direccin

Son transversales al resto de procesos. Incluyen:

El proceso de Formulacin, Comunicacin, Seguimiento y Revisin
de la Estrategia.
Determinacin, despliegue, seguimiento y evaluacin de objetivos.
Comunicacin Interna (aunque su ejecucin corresponda al rea de
RRHH).
Revisin de Resultados por Direccin.

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 Proporcionan PROCESOS DE DIRECCIN
directrices a los
dems procesos y
son desarrollados
por personas de alto
nivel en la empresa

ENTRADAS SALIDAS
(Requerimientos) (Satisfaccin
Del Cliente)

PROCESOS OPERATIVOS
Generar los productos o servicios y proporcionan Valor y
Satisfaccin a los Clientes

Mediante
Proveen a la actividades de
organizacin de los control aseguran el
recursos necesarios funcionamiento
para facilitar el del resto de
desarrollo de los procesos y les
procesos PROCESOS DE APOYO proporciona la
operativos informacin que
PROCESOS DE GESTIN necesitan

Mapa de Procesos
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 Mapa de Procesos
Para su elaboracin, se debe tener en cuenta :

1. Asegurarse que se tienen claros la visin, misin y objetivos

del negocio.
2. Identificacin de clientes y expectativas de los stakeholders.
3. Identificar los procesos de la cadena de valor o procesos del
negocio.
4. Diferenciar los procesos operativos, de apoyo, de gestin y
direccin.
5. Mostrar las interacciones entre procesos.
6. Identificar las responsabilidades en cada proceso.

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Ejemplo de Mapas de Procesos

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Ejemplo de Mapas de Procesos

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Ejemplo de Mapas de Procesos

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Ejemplo de Mapas de Procesos

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 Mapa de Interacciones entre procesos
Los procesos interactun porque comparten productos, por ello la necesidad
de trabajar en equipos hacia una visin global.

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 Otras formas de mostrar las interacciones de un proceso
A. Esquema de procesos: Muestra los procesos que integran
uno de los denominados macroprocesos.

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 Otras formas de mostrar las interacciones de un proceso

B. Escenario del proceso: Es menos tradicional, poco lineal,

ms anrquica; refleja la riqueza de determinados puestos y
procesos.

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 Otras formas de mostrar las interacciones de un proceso
C. Mapa de Comunicaciones: Pone nfasis en las interacciones
de comunicacin; permite resaltar las entradas de datos y
salidas de informacin.

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 Otras formas de mostrar las interacciones de un proceso

D. Matriz de Interacciones: Puede recoger cualquier tipo de

interaccin, no slo las de Comunicacin.

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 Otras formas de mostrar las interacciones de un proceso
E. Flujo del proceso: Muestra interacciones entre procesos; por ejemplo, como se
muestra en el sgte grfico: el Proceso de Gestin de un Proyecto y sus interacciones con
el Proceso de Gestin de la Calidad.

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 Laboratorio

Caso 2: Gestin de Evaluacin.

Elaborar el diagrama de proceso en Bizagi
Tiempo Estimado
35 minutos

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 Caso 2: Gestin de Evaluacin

En una compaa como parte de su poltica de manejo de recursos humanos se realiza

peridicamente la evaluacin de sus colaboradores para poder definir objetivos, metas a cumplir,
medidas correctivas y bonificaciones.
Por poltica de la compaa, cada empleado debe ser evaluado anualmente por su jefe inmediato
(cada vez que este empleado particular cumple un ao adicional en la organizacin). Para esto el
departamento de Recursos Humanos se encarga peridicamente, semanalmente, de identificar
cules son las personas prximas a cumplir un ao en la compaa y registrarlos para iniciar su
evaluacin. Diferente informacin del empleado se tiene en cuenta en el registro, por ejemplo:
rea de la organizacin a la cual pertenece, jefe inmediato, entre otra.
La evaluacin especfica de cada empleado inicia con una autoevaluacin del empleado en el cual
se califican los diferentes aspectos considerados en su rea. Una vez terminada sta, se le enva al
jefe inmediato quien deber realizar una evaluacin sobre los mismos aspectos y dar una
realimentacin de aspectos a mejorar. Una vez terminada la evaluacin del empleado, se notifica
al empleado con la evaluacin y recomendaciones.
Al culminar las evaluaciones iniciadas semanalmente, se genera un reporte de estas evaluaciones,
el cual ser revisado por el jefe de recursos humanos para detectar problemas particulares,
finalizando as el proceso.

- Realice el flujo utilizando las figuras de Bizagi BPMN.

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