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Introduccin a Microsoft Excel 2010 Sesin 1

Introduccin a Excel 2010

Objetivo
Conocer el entorno de trabajo de Excel 2010.

Aprender a administrar archivos en Excel 2010.

Contenido
La ventana de Excel y sus partes.
Movimientos en Excel.
Trabajo de datos en Excel.
Administracin de archivos.
Columnas, filas y celdas.
Barras de herramientas.
Configurar pgina.
.

Microsoft Excel 2010 


Sesin 1 Introduccin a Microsoft Excel 2010

1. La ventana de Excel y sus partes


Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que
se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft
Office.

Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla
e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Cmo acceder a Microsoft Excel 2010?


1. Ir al boton Inicio, todos los programas, microsoft office y luego
hacemos clic en microsoft Excel 2010

2. Se presenta la siguiente pantalla:

Conceptos Bsicos:
Libro:
Un libro es un archivo de Microsoft Excel que se compone de
una o varias hojas segn las necesidades del usuario, cada
una de estas hojas es una pgina del libro en la que se escribe
y trabaja con datos.

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Hoja
Una hoja de clculo es una cuadrcula rectangular compuesta de
columnas, filas y celdas. Una celda se genera por la interseccin de una
columna y una fila y en cada una de ellas se pueden almacenar datos.

Cules son las partes de la ventana de Excel?


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver
sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior


izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs
ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

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Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o


hacemos clic en otra pestaa.

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en


ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, maximizar y cerrar.

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de


Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer.

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de


Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en
pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,


Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles.

Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen


otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo,
mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha
Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para
realizar modificaciones en los grficos.

La barra de frmulas

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Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde


estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la
celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms
adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y


sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el
ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee


herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando
el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres
botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza
el libro). Profundizaremos en las vistas ms adelante.

2. Movimientos en Excel
La pantalla es una ventana a travs de la cual podemos visualizar una
seccin de la hoja d trabajo. Para visualizar una parte diferente debemos
desplazar el punterio de la celda hacia el area de la hoja que se desea
visualizar.

Como nos desplazamos por la hoja de Excel?


1. Presione las teclas flecha a la derecha, flecha a la izquierda, arriba y
abajo para desplazarse en las direcciones deseadas.

2. Para desplazamientos largos presione lo siguiente>

Fin + flecha abajo: Desplaza el puntero hasta la ltima fila o ltimo


dato de la fila.

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Fin + flecha arriba: Desplaza el puntero hasta la primera fila o el


primer dato de la fila.

Fin + flecha a la derecha: Desplaza el puntero hasta la ltima


columna.

Fin + flecha a la izquierda: Desplaza el puntero hasta la ltima


fila.

RePag: Avanza el puntero una pgina hacia arriba.

AvPag: Avanza el puntero una pagina hacia abajo.

ALT + Repag o ALT + AvPag: Avanza una ventana a la izquierda


o hacia la derecha.

3. Para cambiar de hoja de clculo hacer clic sobre la etiqueta de la


hoja.

3. Trabajo de datos en Excel


En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros
o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y


teclear los datos que desees introducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas,


como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres


mtodos que te explicamos a continuacin:

Intro: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa


pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y


adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es
decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la
derecha.

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Cuadro de aceptacin: Es el botn de la barra de frmulas, al


hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la
celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas


restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar
la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la
barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con
el valor que tena.

Tipos de datos
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:

Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente


en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si
deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita
nuestro bsico sobre los tipos de datos .

Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,


referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una
tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen,
Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe
en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos
avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un
aspecto similar al que ves en la imagen:

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Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre
el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda
con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos


permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se


mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a
continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir
entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que
la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems
frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems
sumas).

Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este


error.

Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que


modificarla o no, podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de
frmulas.

Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que


desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la

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celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo


del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o


cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando


incorrecto, como puede ser sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula


o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se


intersectan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr


adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como:
. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

4. Administracin de archivos
Cmo guardar un libro de trabajo?

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se


guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un


archivo sobreescribindolo.

Para almacenar el archivo asignndole un nombre:


Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el


recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn
Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el
documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres
crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado,
sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:

1. Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers


utilizar el explorador que se incluye en la ventana.

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2. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres


ponerle a tu archivo.

3. Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido.


Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que an no ha sido guardado nunca,


aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Como cerrar un libro de trabajo?

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir


de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir
de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede
cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo.

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Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.

Cmo empezar un nuevo libro de trabajo?

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir


los siguientes pasos:

1. Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo.


2. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de


opciones:

Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de


opciones y a continuacin hacer clic en Crear, en el panel
situado ms a la derecha.

Cmo abrir un libro ya existente?

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men


Archivo.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

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Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, seleccinalo


con un clic y despus pulsa el botn Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos
otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el
recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrar un pequeo
listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos.
Simplemente haz clic sobre l.

5. Columnas, filas y celdas


Filas
Las filas representan una lnea horizontal de la hoja. Estn etiquetados
con nmeros en orden ascendente 1,2,3 .... 1.048.576.

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Columnas
Representa una lnea vertical de la hoja. Cuando se trabaja con base de
datos cada columna representa un nombre de campo. Estn etiquetadas
con letras de la siguiente forma A, B, C, D, ..... AA, BB, ........... XFD.

Celdas
Una celda se genera por la interseccin de una columna con una fila.
Una celda contiene un slo dato de informacion de la hoja de clculo.
La celda se nombran combinando el nombre de la columna seguido del
nmero de fila. Por ejemplo: la celda que se genera por la interseccin
de a fila 18 con la columna D; tendr el nombre D18.
A un grupo de celdas se le denomina Rango.

6. Barra de herramientas
La barra de acceso rpido es una barra de herramientas que posee el
Excel y que permite al usuario personalizarla a sus necesidades y agregar
los iconos (comandos) que usa con mayor frecuencia.

La barra de Acceso rpido se puede colocar encima o debajo de la cinta


de opciones, pero tambin se puede ocultar la cinta y de esta manera
aprovechar al mximo el espacio de la pantalla para el espacio de trabajo

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de la hoja de trabajo, para ocultar la cinta en forma rpida puedes usar


el mtodo abreviado Ctrl + F1.

Para personalizar la barra de acceso rpido y la cinta de opciones:


1. Selecciona la opcin Ms comandos...

2. Aparecern 2 listados:
Los que se encuentran actualmente en la barra de acceso rpido y los
comandos disponibles a agregar.
3. Seleccione un comando en Listado de comandos disponibles, luego
presione el botn Agregar.

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4. Para organizar los comandos podemos usar un Separador, para ello


solo tiene que seleccionarlo, agregarlo y luego use las flechas de la
derecha para mover los comandos.

5. Luego de agregar comandos y ordenarlos solo pulse la tecla Aceptar.

7. Configurar pgina
Cmo configurar la pgina?
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos
la pgina, para modificar factores que afectan a la presentacin de las
pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel, etc.
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.

En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a muchas


de las opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del papel, el
tamao, etc.
Para acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el
pequeo botn de la esquina inferior derecha.
El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias
pestaas:

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Ficha Pgina
Permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao
del papel que utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal.


En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida
a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%,
200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de
pginas especfico .

Ficha Mrgenes
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las
hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

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Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar


a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las
casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Ficha Encabezado y pi de pgina


Aca podrs personalizar los encabezados y pie de pgina de tu archivo.

Ficha hoja
La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se
impriman los datos contenidos en la hoja.

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En rea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir.


En Imprimir ttulos podrs activar las siguientes opciones:
- Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que
se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est
indicada en ese recuadro.
- Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se
imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en
el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:
- Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda
de la hoja.
- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
- Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos
bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone
de esta herramienta.
- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de
filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de
los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios
que hayas podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado
o al final de la hoja.

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- Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.


Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin
que seguirn para la impresin.
Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones
especficas de la impresora seleccionada para la impresin, as como
dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus correspondientes botones.

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Resumen
Con Excel 2010 podremos realizar operaciones con nmeros organizados en
una cuadrcula, y encontraremos que es muy fcil resolver cualquier situacin
de clculo, desde simples sumas hasta operaciones ms complejas.

Cmo acceder a Microsoft Excel 2010?

Ir al boton Inicio, todos los programas, microsoft office y luego hacemos clic
en microsoft Excel 2010.

Qu es un libro?

Un libro es un archivo de Microsoft Excel que se compone de una o varias ho-


jas segn las necesidades del usuario.

Qu es una hoja?

Una hoja de clculo es una cuadrcula rectangular compuesta de columnas.


filas y celdas. Una celda se genera por la interseccin de una columna y una
fila.

Como nos desplazamos por la hoja de Excel?

1. Presione las teclas flecha a la derecha, flecha a la izquierda, arriba y abajo


para desplazarse en las direcciones deseadas.

2. Para desplazamientos largos presione lo siguiente:

Fin + flecha abajo: Desplaza el puntero hasta la ltima fila o ltimo dato
de la fila.

Fin + flecha arriba: Desplaza el puntero hasta la primera fila o el primer


dato de la fila.

Fin + flecha a la derecha: Desplaza el puntero hasta la ltima columna.

Fin + flecha a la izquierda: Desplaza el puntero hasta la ltima fila.

RePag: Avanza el puntero una pgina hacia arriba.

AvPag: Avanza el puntero una pagina hacia abajo.

ALT + Repag o ALT + AvPag: Avanza una ventana a la izquierda o hacia


la derecha.

3. Para cambiar de hoja de clculo hacer clic sobre la etiqueta de la hoja.

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Introduccin de datos en Excel

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar la tecla intro o flecha a la


derecha cuando hayas terminado de ingresar la informacin.

Cmo guardar un libro de trabajo?

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo
sobreescribindolo o cuando guardamos por primera vez.

Cmo cerrar un libro de trabajo?

Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.

Cmo empezar un nuevo libro de trabajo?

1. Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo.

2. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

Cmo abrir un libro ya existente?

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archi-
vo.

Filas

Las filas representan una lnea horizontal de la hoja. Estn etiquetados con
nmeros en orden ascendente 1,2,3 .... 1.048.576.

Columnas

Representa una lnea vertical de la hoja. Cuando se trabaja con base de datos
cada columna representa un nombre de campo. Estn etiquetadas con letras
de la siguiente forma A, B, C, D, ..... AA, BB, ........... XFD.

Celdas

Una celda se genera por la interseccin de una columna con una fila. Una cel-
da contiene un slo dato de informacion de la hoja de clculo.

Barra de herramientas

Para personalizar la barra de acceso rpido y la cinta de opciones:

1. Selecciona la opcin Ms comandos...

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Cmo configurar la pgina?

Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la


pgina, para modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas
impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del pa-
pel, etc. Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.

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