METODOLOGIA DE IMPLANTAO

Elaborado por
 Gerenciamento da Implantao

2 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

METODOLOGIA DE IMPLANTAO DO ERP SIENGE

Objetivo Geral: A metodologia de implantao proposta tem o objetivo de servir

como orientao e guia de referncia para os consultores nos projetos de implantao
do SIENGE.

A metodologia mostra o caminho composto pelas fases e atividades a serem

executadas, devendo ser complementada por sua realizao feita por pessoas
capacitadas e motivadas para tal.
O conjunto de orientaes descritas nesta Metodologia dever ser utilizado em todas
as implantaes e servir de referncia para prestao de servios de consultoria nas
modalidades remota e presencial. Deve ser entendido como modalidade remota
aquele servio que prestado sem que o consultor esteja fisicamente no cliente,
nessa modalidade os servios so prestados utilizando-se o telefone e email como
meio de comunicao. O servio de consultoria prestado na modalidade presencial
aquele realizado nas instalaes do cliente.

O servio de consultoria ser prestado por consultores, portanto este deve se

posicionar como facilitador, instrutor e orientador dos usurios dos clientes, para
tanto necessrio postura nesse sentido, tal viso deve ser informada na reunio de
abertura que deve ser o incio do projeto de implantao.

3 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

PRIMEIRA ETAPA Planejamento Inicial

1. Objetivo

Iniciar o levantamento de informaes e o mapeamento de processos para que

proporcionem ao consultor uma viso da estrutura e do ramo de atuao da
empresa, identificar os usurios, respectivas atuaes e propor o cronograma
de treinamento e implantao. Esta etapa de suma importncia para o bom
andamento do projeto.

2. Incio da consultoria
O incio do projeto deve ser dado em uma reunio de abertura conduzida pelo
consultor responsvel pela implantao, tendo a participao do patrocinador
do cliente (pessoa que comprou o SIENGE) e do Gerente de Projeto interno,
que ser responsvel pela identificao dos usurios chaves e o elo entre o
consultor e o cliente.

Na modalidade remota, a diferena que a reunio acontecer utilizando-se

uma ferramenta de vdeo conferncia. importante garantir que o cliente
possua esta ferramenta, tenha um usurio e saiba utiliz-la.

imprescindvel apresentar ao responsvel no cliente a metodologia de

implantao, para que ele tenha total conhecimento das fases e principalmente, qual
o seu papel no projeto.

3. Identificao dos usurios chaves

O consultor, tendo a ajuda do Gerente de Projetos do cliente, ir identificar e

registrar os usurios chaves, que sero as pessoas que inicialmente devero se
envolver no processo de levantamento de informaes. Estes usurios tambm sero
os multiplicadores de conhecimento no cliente e ajudaro na validao da
implantao.

4. Mapeamento de processos do cliente

4 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

Esta uma etapa muito importante no processo de implantao, pois dela sair
o entendimento dos processos do cliente, suas expectativas em relao ao uso
do Sienge, assim como a estratgia, fluxo de trabalho e cronograma da
implantao.

Em anexo a este documento est o Mapeamento de processo e informaes

inciais.doc, que ajudaro o consultor neste entendimento.

5. Definir Fluxo de Trabalho (Roteiro de Implantao)

Aps o mapeamento de processos possvel definir o fluxo de trabalho da
implantao, que tambm dever ser validado com o cliente.

Em anexo est o documento Roteiro de Implantao.doc

6. Definir Cronograma e Lista de Entregveis

Com base nas informaes obtidas anteriormente deve ser elaborado o

Cronograma de Implantao, para tanto tomar por referncia o documento
Cronograma de Implantao.

Aps a elaborao do cronograma este dever ser enviado ao Gerente Interno

o qual dever analis-lo e se necessrio propor alteraes, indispensvel a
confirmao oficial do Gerente Interno, o que deve ser feito atravs de um
aceite no Cronograma.

7. Concluso do Planejamento

Na concluso dessa etapa teremos como produtos:

O Gerente interno definido;

Os Usurios Chave definidos;
O Cronograma de Implantao definido com o respectivo aceite do
Gerente Interno.

SEGUNDA ETAPA - Implantao

5 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

1. Objetivo

Nesta etapa inicia-se a prestao do servio de Implantao propriamente dito,

isto , aps definido o Cronograma de Implantao e preparado o Fluxo de
trabalho, o consultor iniciar a parametrizao do sistema e a capacitao dos
usurios, alm de acompanhar o uso do SIENGE, sendo este o objetivo dessa
etapa. Para tanto importante que fique claro a abrangncia da implantao.

2. Parametrizao

Com o mapeamento de processos possvel parametrizar o sistema para gerar

condies para sua inicializao. muito importante que esta etapa seja
executada junto com os usurios-chaves, pois eles sero responsveis pelas
alteraes aps a concluso da implantao.

Os usurios devem ser instrudos quanto aos cadastros iniciais ou importaes

necessrias. O consultor deve ter previsto no fluxo de trabalho, quais os
arquivos devem ser preenchidos a mo ou exportados de outros sistemas, para
gerar informaes no Sienge.

3. Treinamentos
Aps a parametrizao do sistema so iniciados os trabalhos de treinamento,
sempre propondo que o uso dos sistemas adquiridos sejam precedidos por
capacitaes, isto , inicia-se treinando o usurio e aps este far uso do
software.

Durante a capacitao, todas as funcionalidades de cada sistema adquirido

sero detalhadas, sempre seguindo a ordem do roteiro e as informaes do
cronograma.

A capacitao ser efetuada na prpria base de dados do cliente, com o

objetivo de simular o ambiente que ser o dia-a-dia do usurio. Esta base pode
ser de testes e ao fim dos treinamentos pode ser migrada para a base de
produo.

Independe da modalidade contratada (Remota ou Presencial), inicialmente a

capacitao ser atravs da apresentao das funcionalidades de cada
sistema, com o consultor operando a mquina e os usurios acompanhando e
interagindo com o consultor.

6 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

Logo aps a capacitao de cada sistema, o prprio usurio far lanamentos

reais, utilizando as funcionalidades recentemente apresentadas e o
conhecimento recm adquirido, sendo acompanhado pelo consultor durante
este trabalho. A qualquer momento o consultor poder auxiliar o usurio, dando
dicas para melhorar a produtividade ou relembrando conceitos e
funcionalidades vistos durante a capacitao. Lembramos que importante
estimular e deixar o usurio completar suas tarefas. O propsito dessa
iniciativa proporcionar a compreenso do sistema e conseqentemente
consolidar seus conhecimentos. Esta etapa muito importante porque
evidencia a absoro do conhecimento por parte do usurio e deixa mostra
eventuais particularidades dos processos da organizao os quais precisam
ser discutidas com maior profundidade e encontradas situaes de contorno,
quase sempre a sada envolve o uso de parmetros.

4. Concluso da Implantao

- Usurios Capacitados

- Rotinas implantadas

5. Envolvidos
- Consultor Softplan

- Usurios-Chave

- Gerente Interno

6. Relatrio de Visita Tcnica (RVT)

Aps cada treinamento/consultoria efetuado, deve-se preencher o arquivo

Relatrio de Visita Tcnica e pedir para que o Gerente Interno ou usurio-chave
assine o referido documento. Este mesmo documento deve ser anexado no cadastro
do Cliente no Sistema de Pr-vendas do ComercialWeb.

OBS: No necessrio preencher detalhadamente este documento. Apenas uma

relao macro das atividades executadas e os participantes.

7 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

7. Registro de Atividades

Aps cada treinamento/consultoria efetuado, deve ser registrado no Pr-

Vendas, dentro da atividade de consultoria agendada, uma descrio detalhada das
aes daquele treinamento. Principalmente quais funcionalidades abordadas e
participantes. O consultor deve tambm relatar impresses sobre perfis de usurios,
do cliente, dificuldades, facilidades, etc... O objetivo um acompanhamento dos
trabalhos executados e um histrico do processo de Implantao no cliente.

8. Envio do Relatrio de Implantao

Periodicamente (combinar o perodo com o Gerente Interno), dever ser

enviado o documento Relatrio de Implantao, relatando o andamento dos
trabalhos de implantao. O Gerente Interno dever ler o documento, comentar se
necessrio e dar seu aceite formal do relatrio. Este mesmo documento deve ser
anexado no cadastro do Cliente no Sistema de Pr-vendas do ComercialWeb.

Neste relatrio, dentre outras informaes constaro os sistemas treinados em

cada dia, usurios que participaram e observaes e recomendaes do consultor.

TERCEIRA ETAPA Encerramento do Projeto

9. Objetivo

Reportar ao Gerente Interno e a direo da empresa do cliente que o projeto foi

concludo, oportunidade em que sero apresentados os trabalhos
desenvolvidos, bem como os resultados obtidos.

4.2. Como proceder

4.2.1. Na modalidade Presencial

O fim do projeto ser oficializado em uma reunio de encerramento a qual ser

conduzida pelo consultor, oportunidade em que este deve apresentar o
Cronograma de Implantao que foi proposto e o realizado, as pessoas que
foram capacitadas e o estgio de uso em se encontra cada sistema. Participam
da reunio de encerramento o consultor, o Gerente Interno, Diretoria da

8 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110
 Gerenciamento da Implantao

Empresa e usurios chave, ao final deve ser entregue o documento que recebe
o nome de Resumo da Implantao. Este mesmo documento deve ser
anexado no cadastro do Cliente no Sistema de Pr-vendas do ComercialWeb.

4.2.2. Na modalidade Remota

Nesse caso dever ser enviado o documento Resumo da Implantao
devidamente preenchido para o Gerente Interno. Este mesmo documento deve
ser anexado no cadastro do Cliente no Sistema de Pr-vendas do
ComercialWeb.

9 SOFTPLAN - Rod. Jos Carlos Daux, km 01 - ParqTec Alfa , Cond. IlhaSoft Joo Paulo - 88030-000 - Florianpolis - SC
www.sienge.com.br (48) 3027 8110