Cuaderno de trabajo

de las personas
participantes

Administracin y
contabilidad bsica
Crditos
Direccin general
Sistema Nacional de reas de Conservacin (SINAC)

Responsable de la Unidad de Coordinacin del Proyecto

Yadira Mena Araya

Autora
Susy Lobo Ugalde

Revisin tcnica
Yorlenny Fontana Coto

Diseo y diagramacin
Alexandra Corts, Producciones La Lechuza S.A.

Fotografas de la portada
Roberto Ramos

Material desarrollado con el apoyo de:

 Cuaderno de trabajo
de las personas
participantes

Administracin y
contabilidad bsica

Febrero, 2015
Fotografa: Melissa Bolaos
Contenido
Introduccin a los mdulos...................... ii
Presentacin............................................... 1
Objetivos de aprendizaje.......................... 2

1. Qu es la administracin?.................. 3
1.1. Planificacin......................................................4
1.2. Organizacin...................................................6
1.3. Direccin...........................................................7
1.4. Control y evaluacin...................................8

2. Contabilidad........................................ 10
2.1. Qu es la contabilidad?....................... 10
2.2. Funciones contables..................................11
2.3. Pasos fundamentales de un
sistema contable........................................ 12
2.4. Nombre o nomenclatura de las
cuentas............................................................ 12
2.5. Estados financieros................................... 12
2.6. Estado de ganancias y prdidas o
estado de resultado................................. 12
2.7. Balance General o Balance de
Situacin......................................................... 14
2.8. El flujo de caja o flujo de fondos...... 16
2.9. Ejemplo de una contabilidad simple.16

3. Costos y precios................................. 19

4. Literatura consultada ........................ 23

Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Introduccin a los mdulos

El Proyecto Fortalecimiento del Programa de Turismo en reas Silvestres Protegidas, ejecutado por
el Sistema Nacional de reas de Conservacin (SINAC) y financiado por el Banco Interamericano
de Desarrollo (BID), se ejecuta con el fin de consolidar el turismo en las reas Silvestres Protegidas
(ASP) estatales de Costa Rica, como un mecanismo para fortalecer la gestin sostenible, contribuyendo
directamente al desarrollo socioeconmico local y a la conservacin de los recursos naturales.

En el marco del Proyecto se desarroll la consultora Capacitacin de actores locales: guas locales y
grupos interesados en ofrecer servicios no esenciales en las reas Silvestres Protegidas del Sistema
Nacional de reas de Conservacin, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las capacidades
de los grupos locales: guas locales y grupos organizados mediante un proceso de capacitacin y
actualizacin de conocimientos y buenas prcticas, tendiente a mejorar la calidad del servicio que pueden
ofrecer dichos grupos en las reas Silvestres Protegidas.

La determinacin de las necesidades de capacitacin de estos actores locales, se efectu mediante un

proceso de consulta, en el que se aplicaron diversos instrumentos de diagnstico para finalmente priorizar
los temas de capacitacin para cada grupo en las diferentes reas Silvestres Protegidas seleccionadas.

Los eventos de capacitacin tienen un formato de taller que conjuga elementos prcticos y tericos,
dentro de una dinmica de aprender haciendo. Cada taller tiene una duracin de 7 horas y est
estructurado en sesiones temticas, integrando diferentes dinmicas y tcnicas de aprendizaje, tales
como charlas introductorias, trabajos en grupo y ejercicios prcticos.

Como recurso pedaggico de este proceso se elaboraron dos mdulos de capacitacin, cada uno dirigido
a los actores locales de inters del proyecto: guas tursticos y organizaciones comunales. Cada uno de
los temas que conforman un mdulo fue desarrollado en un cuaderno para la persona participante y
una gua para la persona que facilita.

El cuaderno para la persona participante incluye la informacin ligada a los contenidos de cada taller, as
como ejercicios que sern realizados en cada sesin de trabajo.

La gua para la persona facilitadora contiene los lineamientos e informacin que requiere para desarrollar
el taller de capacitacin, abarcando los objetivos, los temas, los contenidos y el tiempo programado.
Adems, este instrumento asegura la coherencia en el abordaje metodolgico y temtico del taller, as
como la calidad y profundidad de los temas seleccionados.

ii
 Administracin y contabilidad bsica

Mediante estos procesos de capacitacin, SINAC gestiona y facilita acciones que contribuyen con el
desarrollo socioeconmico local. En el caso particular de la capacitacin a los guas de turismo, se
espera una mayor calidad de servicio dirigido al turista. Con los procesos enfocados a los actores locales,
se pretende fortalecer los encadenamientos productivos, una mayor asociatividad y el desarrollo del
emprendedurismo.

Fotografa: SINAC

iii
 Administracin y contabilidad bsica

Presentacin

Fotografa: Alexandra Corts y Rainforest Alliance

El presente mdulo contiene tres captulos, el

primero sobre Administracin, el segundo sobre
Contabilidad y el tercero sobre Costos y Precios.
El cuaderno de trabajo est dirigido a guas
tursticos con el fin de potenciar su desarrollo
personal y representaciones de organizaciones
locales.
La gestin empresarial, contempla aspectos
fundamentales para el desarrollo y el crecimiento
de las iniciativas de las asociaciones de guas
tursticos, y otros grupos interesados, que se
dedican a esa actividad de manera individual.
La administracin, la contabilidad, el poder
determinar los costos, incluyendo los costos
ocultos, y establecer un precio por el servicio
brindado, es el tema de trabajo que se desarrolla
en este material.
Dicho documento puede ser utilizado como
un cuaderno de trabajo, en el cual se pueden
repasar los temas a tratar en la sesin de
capacitacin, realizar los ejercicios o trabajos
encomendados y tomar apuntes, de forma tal
que se disponga de un material de consulta.
A continuacin, se presentan los objetivos de
aprendizaje, los temas a tratar y el desarrollo de
cada tema, as como una lista de referencias a
fin de profundizar en aquellos aspectos que se
considere necesario.

Fotografa: Rainforest Alliance, Robert

1
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Objetivos de Temas a desarrollar

aprendizaje El presente documento tratar los siguientes
captulos:

1. Administracin
El presente documento tiene como objetivos 1.1 Planificacin.
de aprendizaje los siguientes:
1.2 Organizacin, organigramas.
Objetivo general: Brindar a las personas que
se dedican al guiado de turismo o a quienes 1.3 Direccin, toma de decisiones y planes
participan en organizaciones locales vinculadas de trabajo.
con la actividad turstica, algunas herramientas
sobre la administracin y la contabilidad bsica.
1.4 Control y evaluacin.

Los objetivos especficos son: 2. Contabilidad

Contribuir al desarrollo de las 2.1 Funciones contables.
capacidades individuales y colectivas
tantos de guas tursticos como de
2.2 Pasos fundamentales de un sistema
representantes de organizaciones contable.
locales. 2.3 Nombre o nomenclatura de las cuentas.
Desarrollar las habilidades y destrezas
2.4 Estados financieros.
de las personas participantes.
Reflexionar sobre la importancia de
2.5 Estado de ganancias o prdidas.
realizar cambios en la administracin 2.6 Estado general.
y la contabilidad en las iniciativas
desarrolladas por las personas que se 2.7 Flujo de fondos.
dedican al guiado de turismo as como
otras actividades relacionadas. 2.8 Contabilidad simple.

3. Costos y Precios
3.1 Precio.
3.2 Costo.
3.3 Diferencia entre costos y gastos.
3.4 Competencia.
3.5 La ley y las regulaciones.
3.6 El prestigio del producto o servicio en el
mercado.
2
 Administracin y contabilidad bsica

1
1. Qu es la
administracin?
La administracin es el conjunto de decisiones
que se toman para optimizar el uso de los
recursos de una empresa y as lograr sus
objetivos.
Se puede decir que una persona administra
sus asuntos personales, por ejemplo, al tomar
una decisin, de qu comprar, que ropa
ponerse, o incluso al manejar el dinero, el
tiempo, son aspectos que tienen que ver con
la administracin.
Entonces as como se puede decir que
administramos nuestra vida, nuestro dinero,
nuestras decisiones, entonces as tambin las
empresas u organizaciones deben considerar
la administracin de sus recursos y tomar
decisiones.
La administracin tiene propsitos
determinados, segn los objetivos de cada
iniciativa. La mayora de las empresas tienen
el objetivo de generar ganancias, de obtener
una rentabilidad; existen otras empresas con
un enfoque ms social, en donde la generacin
de empleo, ser lo que gua su accionar, son
empresas en donde la generacin de ganancias
es un objetivo, pero sin olvidar una realidad
social. Las empresas familiares, por otra parte,
pueden ser que estn motivadas a seguir con
un negocio familiar que tiene muchos aos y la
administracin de generacin en generacin.
Por esas razones, activar y poner en
accin una empresa, comprende una serie
de actividades emprendidas por la o el
empresario. Estas acciones incluyen la
planificacin y organizacin para alcanzar los
objetivos de la empresa.

Fotografa: Alexandra Corts

3
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Los objetivos que persiga una empresa le dan
sentido y direccin a los esfuerzos aplicados
por las personas que integran la empresa.
Un/a empresario/a debe decidir qu acciones
especficas se necesitan para mantener un
ritmo satisfactorio, la decisin est presente en
todos los momentos y reas de la empresa.
La accin de administrar, es un proceso de
direccin de los recursos humanos y materiales
hacia objetivos establecidos.
Dentro del proceso administrativo hay una
serie de actividades importantes que debe
desarrollar la administracin:
Planificacin. Son las decisiones que se
toman para lograr los objetivos, es el
fundamento del proceso organizativo.
Organizacin. Es el ordenamiento de los
recursos y funciones de la empresa, para
facilitar el logro de los objetivos.
Direccin. La coordinacin de todas
las actividades ejecutadas por los/as
colaboradores/as.
Control. Es la comparacin de lo ejecutado
con lo planeado, para verificar cuanto se
ha cumplido y hacer las correcciones del
proceso.
1.1. Planificacin
1.1.1. Qu es la planificacin?
La planificacin es un proceso donde se
seleccionan, priorizan, ordenan y disean las
acciones que deben realizarse para el logro
de determinados propsitos, procurando una
utilizacin racional de los recursos.
La planificacin es el conjunto de decisiones
que se toman para realizarse en un futuro.
Toda accin es producto de una decisin,
ya sea improvisada o planificada. Cuando se
realiza un proceso de anlisis sistemtico de la
realidad presente y un clculo de las posibles
evoluciones de esa realidad, la toma de
4
decisiones que antecede es planificada. Es por
ello que la planificacin supone:
Definir los propsitos.
Establecer los mecanismos para el logro
de los propsitos.
Ejecutar acciones.
Conocer los resultados de las acciones.
La planificacin es altamente interdependiente
de la funcin de control. Los planes se
establecen slo despus de un examen sobre
lo bien que se han ajustado los hechos del
pasado con las proyecciones previstas.
La planificacin implica un tipo particular de
toma de decisiones. Consiste en especificar
alternativas y elegir entre ellas. Es por ello
que, en ese proceso de planificacin y toma
de decisiones, las empresas deben proponerse
ser:
Econmicas. Obtener rentabilidad
brindando un servicio eficiente con la
utilizacin racional de los recursos.
Competitivas. Prestar un servicio eficaz,
enfrentando la competencia. Debe brindar
calidad. Ser mejor que las otras empresas.
Sociales y Polticas. Participar y contribuir
en los diferentes aspectos de la comunidad.
Por esto la empresa debe planificar muy bien
todo su accionar, la planificacin debe ser la
base de la empresa.
1.1.2. Importancia de la planificacin
Al planificar la empresa podr organizar todas
sus actividades y tener un orden bsico en los
siguientes elementos:
El tiempo. Es importante planificar nuestro
tiempo para hacer cumplir todas nuestras
responsabilidades y no aceptar aquellas
con las que no se podra cumplir. La
organizacin del tiempo requiere de una
agenda para apuntar los compromisos,
 Administracin y contabilidad bsica

tener en cuenta las prioridades, puntualidad de organigramas es aconsejable para definir

para alcanzar a hacer todo lo programado,
dedicacin exclusiva a cada tarea.
El trabajo. En este caso es importante
planificar todas las tareas que debemos
realizar, que se pueden agrupar en reas
afines y as cumplir con los objetivos. En
cuanto a la organizacin del trabajo es
importante hacer la lista de todas las tareas
que se realizan en la empresa.
El personal. Organizar al personal, para
que cada persona conozca sus funciones,
responsabilidades y limitaciones. La creacin
los grados de autoridad, con el fin de evitar
confrontaciones dentro de varias unidades o
partes de la organizacin definida.
El dinero. Es importante la distribucin
racional de los recursos financieros, en
cualquier empresa para que sta camine
bien. Para organizar los recursos financieros
se necesita de algunos aspectos contables
bsicos, que nos sirvan para la toma de
decisiones y su distribucin racional.

Prctica 1.
1. Describa con sus propias palabras el concepto de administracin.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

2. Describa con sus propias palabras el concepto de planificacin.

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

3. Por qu es importante para su empresa u organizacin la planificacin?

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

4. Qu situaciones o elementos de la planificacin tiene que emplear usted en la actividad que

realiza?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

1.2. Organizacin en este proceso a las personas, para que se

Organizar una empresa es dotarla de todos
los elementos que le son necesarios para
cumplir adecuadamente sus funciones y
lograr los objetivos propuestos. Por lo
tanto, una empresa es la combinacin de
recursos humanos, materiales, econmicos,
conocimientos, entre otros, unidos de forma
eficiente y eficaz para lograr un objetivo
deseado.
La direccin es la fuerza que gua y dirige una
organizacin para lograr un fin previamente
determinado.
Administracin es la fuerza que propone el
objeto para el que operan una empresa y su
correspondiente organizacin y las directrices
esenciales de acuerdo con las cuales debe
operar.
As que organizarse implica dividir el trabajo
en varias tareas y adems responsabilizar
puedan lograr los objetivos de la empresa.
1.2.1. Los organigramas
Un organigrama es la representacin grfica
de la estructura administrativa de nuestra
empresa. Cuyo objetivo es definir los grados
o lneas de autoridad as como definir
responsabilidades para cada colaborador/a.
Las formas de presentacin de los
organigramas son:
Por departamentos: en funcin de la
actividad que se realiza por cada grupo
de personas.
Por elementos o funciones: es cuando se
desea destacar la actividad o autoridad
que desarrolla cada colaborador/a
dentro de la estructura administrativa.

Figura 1. Ejemplo de organigrama.

Fuente. Programa Competitividad y Medio Ambiente CYMA-. (2011). Manual de formacin para el
fortalecimiento del sector microempresarial en gestin y comercializacin de residuos reciclables. San Jos,
Costa Rica. Sin publicar.

6

1.3. Direccin
1.3.1. La toma de decisiones
Cuando creamos una empresa vamos a tener
que relacionarnos tanto a nivel interno como
externo con todo tipo de personas. Lo que
trae como consecuencias nuevas situaciones
en las que tenemos que tomar decisiones que
a veces se tornan difciles.
Al tomar una decisin debemos evaluar la
importancia de sta y tener en cuenta los
siguientes puntos:
Los recursos que se comprometen de la
empresa.
El grado de compromiso de las
personas.
Los efectos que podra producir la
decisin.
Cuando una decisin es de suma importancia
la persona que decide debe contar con:
Suficiente informacin sobre el tema.
Un anlisis de los riesgos.
Otras opiniones.
Para solucionar un problema, el proceso
para la toma de decisiones se ilustra con los
siguientes pasos:
1. Defina la situacin ms problemtica.
2. Defina si usted puede intervenir (si tiene
control).
Fotografas: Rainforest Alliance
Administracin y contabilidad bsica
3. Defina la cul es el problema ms grave
(prioridad).
4. Identifique posibles causas del problema y
verifquelas.
5. Identifique verdaderas causas.
6. Defina qu es lo ms conveniente (fije una
meta).
7. Propngase una accin.
8. Controle lo que est haciendo para
asegurarse el cumplimiento de la meta.
1.3.2. Los planes de trabajo
Esta es una herramienta muy til, aqu se
ordenan los objetivos que se desean alcanzar
y todas las actividades que hay que realizar
para que marche bien la empresa. Para ello
es importante responsabilizar al personal de
las diferentes actividades, pues ser a cada
responsable a quin se le pedirn cuentas de
lo que se le encomend. Es necesario dar un
tiempo para que cada tarea sea realizada.
Para elaborar el plan de trabajo es necesario
hacerse las siguientes preguntas:
Qu se va a hacer?
Dnde se va a hacer?
Quin lo har?
Cmo se va a hacer?
Cundo y en cunto tiempo se har?
7
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Los planes de trabajo se realizan de acuerdo a Los cronogramas de actividades se pueden

las necesidades de cada empresa y sirven para
organizar el tiempo y el trabajo.
Para los planes de trabajo se pueden utilizar
los cronogramas de actividades, que son una
grfica muy til para establecer y controlar.
hacer por ao, mes, semana, das: todo
depende del plazo que se le quiera fijar a las
prioridades y necesidades de la empresa.
Un ejemplo de cronograma por da, podra ser
(Cuadro 1).

Cuadro 1. Cronograma de actividades del mes de noviembre.

Programacin diaria.

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1.4. Control y evaluacin

Esta es una funcin muy importante para Comparar las metas y los objetivos con
cualquier empresa. Cuando se controla los resultados. Analizar qu falta para el
y evala, se comparan los planes con los cumplimiento de lo programado.
resultados para analizar y verificar si se van
Corregir las desviaciones o reprogramar
cumpliendo las actividades y as corregirlas y
reprogramarlas en pro de los objetivos. las actividades que an no se han
realizado y que son importantes. Tomar
Pueden utilizarse las encuestas de opinin para las medidas correctivas o preventivas
medir los resultados de los clientes, a la vez necesarias.
que internamente se realizan instrumentos de
control y evaluacin.
Esto implica cuatro acciones importantes:
Analizar las metas y objetivos
propuestos.
Recoger informacin sobre los
resultados de las acciones realizadas y
sus efectos.

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 Administracin y contabilidad bsica

Prctica 2.
1. Describa con sus propias palabras el concepto de organizacin.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

2. Elabore el organigrama para su empresa.

3. Qu situaciones generan la toma de decisiones en su empresa u organizacin? Cules son los

elementos que considera cuando toma esas decisiones?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

4. Elabore un plan de trabajo, la actividad se refiere a cmo va a poner en prctica en su empresa

el control y evaluacin. Utilice el siguiente formato:

Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Responsable

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

2 2. Contabilidad

2.1. Qu es la contabilidad?
La contabilidad es un conjunto de
principios, tcnicas y procedimientos para
recopilar, clasificar, registrar y analizar todas
las operaciones que realiza una empresa en
trminos monetarios. Satisface la necesidad
de llevar la documentacin contable de la
empresa, en una forma adecuada.
Adems se puede apreciar la situacin exacta
de los bienes o posesiones, deudas, aportes,
ingresos, costos, gastos, utilidades o prdidas.
El control contable es el conjunto de
procedimientos administrativos empleados
para conservar la exactitud y la propiedad
de las transacciones y permite realizar un
anlisis objetivo de los estados financieros para
determinar la situacin econmica real de la
empresa en un momento dado. Por ejemplo,
entre los procedimientos, que se pueden
desarrollar en una empresa, estn:
Anotar todos los costos y gastos que se
hacen diariamente.
Verificar si las entradas de efectivo
corresponden al monto de los ingresos
por la venta del servicio.
Llevar un control paralelo de las deudas.

Toda empresa debe establecer su sistema

contable que contempla los mtodos,
procedimientos y recursos utilizados
para registrar sus actividades financieras,
clasificndolas y luego resumirlas en reportes
o estados contables que faciliten la toma de
decisiones.
Fotografa: Roberto Ramos
10
 Administracin y contabilidad bsica

Los movimientos de las cuentas (aumentos o Ingresos.

disminuciones) deben registrarse en su cuenta
respectiva. Estas se clasifican en cinco bsicas: Gastos.

Activos. El sistema inicia en el momento en que

se efecta una operacin y se obtiene
Pasivos. informacin de ella. Es en ese momento
cuando se inicia la contabilidad. Se apuntan
Capital.
todos los movimientos de dinero y se llenan
los comprobantes.

Recuerde
El comprobante es la constancia escrita que permite respaldar las distintas operaciones
de la empresa. Existen comprobantes de entrada (cuando se recibe dinero), de salida
(cuando se saca dinero) y la factura (cuando la empresa vende algo).

Cada comprobante debe llevar la fecha, el nombre de la persona o empresa, el detalle,

el monto y la firma.

2.2. Funciones contables deber llevar la contabilidad segn los

requerimientos de cada pas). Dichas funciones
En la siguiente figura se presenta un esquema contables se desarrollan en los siguientes
de las funciones contables, de uso interno (se apartados (Figura 2).
destaca que una vez formalizada la empresa,

Figura 2. Cronograma de actividades del mes de noviembre.

Emisin de
Ingreso de reportes e
Clasificar y Registro de
datos informes por
codificar datos mes

Comprobantes Libros Balance

Distintas
Recibos cuentas Diario General
Caja, bancos Mayor Estado de
Facturas Ganancias y
No de cheques/ Inventarios Prdidas
Otras cuentas Flujo de caja
Transferencias

Fuente. Prez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: mdulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequea empresa; gestin empresarial con enfoque de gnero. San Jos, Costa Rica. 11
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
2.3. Pasos fundamentales de un sistema
contable
El sistema contable est formado por cinco
pasos:
1. Ordenar y archivar todas las facturas,
recibos y documentos que respalda las
operaciones contables.
2. Clasificacin de la informacin, se utilizan
para ello cuentas: el nombre de cada
cuenta debe responder a su contenido,
esto lo vamos a ver con ms detalle a
continuacin.
3. Se debe realizar los registros de las
operaciones contables, para ello existen
libros y formularios de contabilidad segn
nuestras leyes.
4. Debe, por lo tanto cumplirse todas las
normas y los procedimientos establecidos,
por ejemplo, las facturas no deben tener
tachones, ni estar rotas.
5. Finalmente, debemos informar sobre
los resultados obtenidos en todas las
operaciones de nuestra microempresa, en
un periodo, por ejemplo, un ao, o un mes,
para ello existen los estados financieros y
los reportes
2.4. Nombre o nomenclatura de las cuentas
Una cuenta es el registro detallado de los
cambios que ocurren en un activo, un pasivo o
el capital contable durante un periodo.
Para ponerle nombre a las cuentas se utiliza
un catlogo o una lista, las cuales deben
estar clasificadas y codificadas, por ejemplo
podemos establecer en nuestro catlogo de
cuentas que:
500-01 es la cuenta del pago del personal.
500-02 es la cuenta del pago de la
electricidad.
500-03 es la cuenta de la compra de
materiales de oficina.
12
Es recomendable que los cdigos y los
nombres que establezcamos, lo hagamos
con una persona especialista en contabilidad.
Adems, las cuentas se deben clasificar segn
las reas del balance:
Activo.
Pasivo.
Patrimonio o capital.
2.5. Estados financieros
Existen tres estados o informes bsicos que
debe tener toda empresa:
Estado de Ganancias y Prdidas (Estado de
Resultado). Informa sobre la rentabilidad de
la empresa.
Balance General (Balance de Situacin).
Presenta la relacin entre los bienes de
la empresa (ACTIVOS) y sus fuentes de
financiamiento (PASIVOS y CAPITAL).
Flujo de Caja (Movimiento de efectivo).
Cuyo objetivo es presentar informacin
sobre las fuentes de efectivo y los
desembolsos, lo que constituye la base para
estimar las necesidades de efectivo y sus
probables fuentes.
Ms adelante se detallan cada uno de ellos.
2.6. Estado de ganancias y prdidas o estado
de resultado
El estado de ganancias o prdidas es un
informe de los resultados de la actividad de
la empresa en un perodo determinado. Est
constituido por la diferencia entre los ingresos
menos los costos y gastos. Es dinmico,
porque su contenido refleja el movimiento
total ocurrido durante todo el periodo.
En resumen, consiste en conocer, cunto
obtuvo la empresa por venta de servicios
en el periodo, cunto costaron los servicios
vendidos, cunto cost la administracin de
 Administracin y contabilidad bsica

la empresa y cunto qued de ganancias. Un utilizar se muestra en el siguiente cuadro

ejemplo formato resumido que se puede (Cuadro 2).

Cuadro 2. Formato de Estado de Ganancias y Prdidas resumido.

Nombre de la empresa: Periodo:

Ingresos Monto Costos Monto

1 Ventas 4 Costos de producir o prestar el

servicio
Compra de materiales
Mano de obra directa

2 Inventarios finales 5 Inventarios Iniciales

Insumos Insumos
Materiales Materiales

6 Depreciacin2
Instalaciones
Maquinaria
Equipo
Herramientas

3 Sub-total (1+2) 8 Sub-total (4+5+6+6)

9 Utilidad bruta (3-8)

10 Gastos de administracin
11 Gastos de ventas
12 Utilidad neta (9-10-11)
13 Gastos financieros
14 Utilidad neta del periodo (12-13)

Fuente. Adaptado de: Prez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: mdulo 6. Serie para asesorar a
la micro y pequea empresa; gestin empresarial con enfoque de gnero. San Jos, Costa Rica.

2 La depreciacin es el valor que van perdiendo los activos fijos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso y
hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS, es un
gasto real y algn da hay que reemplazarlos.
13
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Recuerde
Cuando los ingresos son mayores
que los costos y gastos se presentan
ganancias, cuando los ingresos son
iguales a los costos y gastos se est
en el punto de equilibrio y cuando los
ingresos son menores que los costos y
los gastos se presentan prdidas.
2.7. Balance General o Balance de Situacin
El Balance General o de Situacin es un
resumen a una fecha determinada, de todo
lo que tiene la empresa (bienes o activos),
de lo que debe (deudas o pasivos) y de lo
que realmente le pertenece (capital contable,
patrimonio o derechos). El balance tiene un
carcter esttico.
2.7.1. Los activos
Los activos son las cosas de valor que
se poseen. Se pueden clasificar en activo
circulante, activo fijo y otros activos.
En el activo circulante se incluye:
Dinero en efectivo (caja y bancos).
Inversiones temporales: depsitos a
plazo fijo.
Cuentas por cobrar a menos de un ao
(personas o empresas que le deben a la
empresa).
Los activos fijos son aquellos que cumplen con
las siguientes caractersticas:
Ser propiedad de la empresa.
Ser de naturaleza duradera.
No estar destinados para la compra/
venta.
Que sean necesarios para desarrollar
los programas o actividades de la
organizacin.
14
En el activo fijo se debe incluir:
Terrenos.
Edificios y estructuras permanentes.
Maquinaria, vehculos y equipos
Mobiliario.
En otros activos se incluyen los que no
son circulantes ni fijos, como gastos en
publicidad, depsitos de garanta, patentes,
licencias. Tambin se les conoce como activos
intangibles, porque sin ser activos materiales
tienen un valor.
Recuerde
Activos totales = Activos circulantes + Fijos +
Otros Activos
2.7.2. Los pasivos
Los pasivos son las obligaciones o deudas que
tiene la empresa, incluyendo los documentos
por pagar y los prstamos. Los pasivos se
clasifican en: pasivos circulantes o de corto
plazo, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
En el pasivo circulante se incluye:
Salarios, intereses por pagar.
Deudas bancarias.
Cuentas varias por pagar a menos de un
ao.
Impuestos por pagar.
En el pasivo fijo se incluir:
Deudas bancarias a un plazo mayor de
un ao.
Documentos por pagar a un plazo
mayor de un ao.
Hipotecas.
 Administracin y contabilidad bsica

En otros pasivos se incluyen ingresos cobrados En el capital se incluyen las cuentas:

por anticipado (los cobros por anticipado son
los realizados antes del balance y en donde se
tiene una obligacin de brindar el servicio).
Recuerde
Pasivos totales = Pasivos circulantes + Fijos +
Otros Pasivos
2.7.3. Patrimonio o capital
Constituye la parte que la empresa ha
acumulado como propio, a travs del tiempo,
constituyndose en un capital que ser de
utilidad en el momento que se presente alguna
crisis o falta de financiamiento.
Capital inicial.
Capital social (en el caso de que la
empresa tenga varios propietarios o
propietarias).
Reserva de capital (se puede utilizar
para eventualidades).
Valorizaciones (aumento del valor
comercial de los activos).
Utilidades sin distribuir (esto se define
con anterioridad y se reinvierten).
Donaciones.
Utilidad del periodo (segn el resultado
del Estado de Ganancias y Prdidas).
En el cuadro 3 se presenta un formato para el
Balance de Resultado.

Ciuadro 3. Formato para el Balance de Resultado.

Nombre de la Empresa
Balance General
Al (da) del (mes) de (ao)
Activos Monto Pasivos Monto
Activo circulante Pasivo circulante
Caja Deuda Banco AAA
Bancos Deuda Juan Prez (proveedor)
Inventario de existencias Documento por pagar
Documentos por cobrar Total pasivo circulante (4)
Materiales de oficina Pasivo fijo
Total activo circulante (1) Deuda Banco BBB (5 aos)
Activo fijo Hipoteca
Terrenos Total pasivo fijo (5)
Edificios e instalaciones Total Pasivo (4 +5) (6)
Maquinaria Capital
Vehculo Capital inicial (7)
Equipo Utilidad (8)
Total activo fijo (2) Total Capital (7+8) (9)
Total Activo (1 + 2) Total pasivo + capital (6+9)

Fuente. Prez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: mdulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequea empresa; gestin empresarial con enfoque de gnero. San Jos, Costa Rica. 15
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Recuerde ventas, cunto deber hacer los pagos por sus

Activo = Pasivos + Capital Contable
2.8. El flujo de caja o flujo de fondos
El flujo de fondos de una empresa o de una
organizacin se puede considerar como un
proceso continuo. Muestra las necesidades de
dinero en efectivo de la empresa mes a mes.
Indica cundo se requerir dinero para hacer
las compras, cundo recibir dinero de sus
Cuadro 4. Ejemplo del flujo de fondos para 3 meses.
gastos cada mes y la necesidad de crdito o
financiamiento.
Es el instrumento ms elemental en las
finanzas y muestra el flujo de dinero de la
empresa. Un problema en muchas empresas
es que no se prev la necesidad futura de
dinero, y esa es la razn que muchas veces se
debe recurrir a fuentes de crdito, que no son
las ms recomendadas, dado su alto costo.
En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo
del flujo de fondos para 3 meses.

Detalle Mes 1 Mes 2 Mes 3 Total

Ingresos
Venta de tour individuales 25.000 15.000 35.000 75.000
Venta de tour grupales 50.000 56.000 48.000 154.000
Total 160.000 146.000 163.000 469.000
Egresos 0
Pago personal 100.000 100.000 100.000 300.000
Depreciacin equipo 10.000 10.000 10.000 30.000
Pago servicios (agua, electricidad) 14.000 10.000 12.000 36.000
Compra materiales de oficina 15.000 15.000 12.000 42.000
Total 139.000 135.000 134.000 408.000

Saldo 21.000 11.000 29.000 61.000

2.9. Ejemplo de una contabilidad simple
Se requiere un cuaderno de entradas y salidas,
que nos puede ayudar a llevar un control
detallado de los ingresos y egresos diarios de
dinero de nuestra empresa.
Consiste en anotar por ejemplo, las compras
y ventas, as podremos determinar cmo
se invierte el dinero y cundo y cunto se
recibe por la venta de nuestro servicio. Este
cuaderno ayuda a calcular saldos para
determinar de cunto dinero se dispone en
cierto momento.

16
 Administracin y contabilidad bsica

Cuadro 5. Ejemplo de los rubros del cuaderno de entradas y salidas son los
siguientes:

Fecha Detalle Entrada Salida Saldo

30 de junio 15.000

2 de julio Venta tour grupal 60.000 75.000

Compra materiales de
2 de julio 10.000 65.000
oficina

2 de julio Pago del electricidad 5.000 60.000

15 de julio Pago de agua 4.000 56.000

Pago de intereses del

15 de julio 9.500 46.500
prstamo

Venta de tour
20 de julio 20.000 66.500
individual

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Prctica 3.
Contabilidad

1. Defina con sus propias palabras el concepto de contabilidad. ________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

2. Haga una lista de los activos que posee su empresa. ________________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

3. Haga una lista de las deudas que tiene su empresa. ___________________________________

____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

4. Resuelva en grupo el siguiente estudio de caso:

Doa Zulema, posee una empresa dedicada a realizar tours en una linda playa, se llama Tour y
Aventura Princesa del Mar, tiene 100.000 colones en efectivo, 150.000 en su cuenta bancaria,
8.000 en cuentas por cobrar y 250.000 en mobiliario y equipo. Para comprar parte del
mobiliario recibi un prstamo de 80.000 de un banco estatal a 6 meses.

Puede ayudar a doa Zulema a contestar las dudas que tiene:

Cunto posee en Activos? ________________________________________
Cul es el monto de Pasivos? ______________________________________
Cunto es el Capital Contable? _____________________________________

Haga el flujo de caja de su empresa o de su organizacin.

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

18
 Administracin y contabilidad bsica

3
3. Costos y precios

El precio es el valor monetario que se

le asigna a un producto o a un servicio. Ese
valor normalmente se expresa en dinero, no
obstante, el trueque ha sido y es utilizado an
como forma de pago.
Una vez definido el precio, se inicia un proceso
de negociacin, debido a que el comprador
o cliente que desea adquirir nuestro servicio
o producto debe contar con esa cantidad de
dinero que se estableci.
La fijacin del precio de un producto o un
servicio no es solo el resultado de sus costos
ms la ganancia esperada, sino un complejo
proceso que impacta en la imagen ante los
clientes.
Algunas preguntas que debemos hacernos son:
Qu valor tiene lo que lo que se ofrece
para los clientes?
Cunto vale algo similar en el mercado?

Para poder fijar el precio del producto o del

servicio, puede considerarse:
Los costos (que se analizaron en el
apartado anterior).
La competencia.

La ley y las regulaciones.

El prestigio del producto o servicio en el

mercado.
Vamos a analizar cada uno de esos elementos
en las siguientes pginas.

Fotografa: Alexandra Corts

19
Cuaderno de trabajo de las personas participantes
Al elaborar un producto o para brindar un
servicio, se incurre en costos es decir, son
aquellas materias primas, insumos, mano de
obra, alquileres, transporte, entre otros. Una
vez que se conozcan los costos, se puede
establecer el precio de venta o precio
al cliente (es la suma del costo ms el
beneficio).
Cuadro 6. Ejemplos de costos y gastos.
COSTOS
Son los desembolsos y deducciones directos
causados en el proceso de prestacin del servicio o
de elaborar un producto..
Mano de obra por hora o por da.
Salarios del personal de planta.
Materias primas.
Materiales de consumos e insumos.
Fletes.
Alquiler del local.
Pago de servicios pblicos.
Depreciacin de mquinas y equipos
Recuerde
Los costos estn siempre relacionados a la
prestacin del servicio y los gastos estn
siempre relacionados a la administracin.
20
Recuede
Si podemos manejar nuestros costos estaremos
en ventaja ante nuestra competencia.
Debemos considerar que un costo y un
gasto son diferentes, en el siguiente cuadro
vamos a encontrar ejemplos de aspectos que
componen los costos y los gastos (Cuadro 6).
GASTOS
Son los desembolsos y deducciones causados
por la administracin de la empresa o de la
organizacin.
Salarios del personal administrativo (gerente/a,
secretaria/o, mensajero/a).
Alquiler de oficina.
Publicidad.
Transporte.
Mantenimiento de vehculo.
Depreciacin de muebles y enseres de oficina.
Es fundamental revisar que se estn incluyendo
todos los costos y gastos, porque en ningn
caso, el producto o servicio se puede ofrecer
por menos de lo que cuesta hacerlo.
Debe tenerse cuidado de no olvidar
contabilizar los costos ocultos, estos
son aquellos en los que se incurre para la
fabricacin del producto o del servicio y que
no es fcilmente detectable; por lo tanto, no
se toma en cuenta, como por ejemplo los
costos de promocin.
 Administracin y contabilidad bsica

La competencia. Se deben investigar mi producto o servicio para satisfacer e

los precios o tarifas de la competencia, para incluso superar las expectativas del cliente.
ofrecer el producto o servicio al mismo Para determinar la calidad de mis productos
precio/tarifa o un poco ms barato, si lo o servicios se debe averiguar exactamente lo
permiten los costos. Y sobre todo se debe que los clientes esperan encontrar en l, esto
garantizar ofrecer un valor agregado, para incluye un precio o tarifa que est de acuerdo
diferenciar el producto o el servicio. con su capacidad de pago.
Se destaca que si los precios son ms altos que
los de la competencia, los clientes potenciales Recuerde
se irn con la competencia. No obstante,
si son muy bajos, el problema se presenta
entonces que no se alcanzarn los ingresos A los costos debe adicionarse un porcentaje de
proyectos, adems que puede darse una mala utilidad. Se puede determinar por la cantidad
imagen ante los clientes (dudarn de la calidad de las ganancias proyectadas, el tipo de
del producto o servicio). producto o servicio que se vende, la rapidez
con que el producto se vende, y la cantidad de
Por otra parte, debe garantizarse que se har servicios prestados.
una atencin personalizada, que se cuenta
con una poltica clara de devoluciones o
servicios de entrega gratuita, son algunas ideas
a considerar, dado que los clientes toman en En el caso de los productos o servicios tursticos,
cuenta estos aspectos a la hora de realizar sus puede considerarse los descuentos por
compras. temporada (descuentos estacionales).
La ley y las regulaciones deben Los descuentos por temporada, lo que
cumplirse aquellas como: promueven es la compra de uno o ms
Las reglamentaciones que regulan el artculos/servicios en temporadas de menor
precio/tarifa de determinado producto demanda, dado que existe una disminucin
o servicio. en el precio, un ejemplo es la estrategia que
utilizan las agencias de viajes en los periodos
Las disposiciones de asociaciones de temporada baja.
gremiales que cumplen el mismo fin.
Las disposiciones del gobierno municipal
que regulan los precios/tarifas de
determinados servicios.
Recuerde
El prestigio del producto o servicio
en el mercado, cuando un producto o
servicio tiene muy buena fama en el mercado Un descuento para darse a conocer, ya sea
que se est iniciando la empresa o porque se
los clientes lo prefieren aunque sea ms
quiere introducir nuevos productos o servicios,
costoso, por eso, si el producto o servicio
siempre es una buena idea.
tiene un buen prestigio puede subirse el
precio/tarifa hasta donde el mercado y la
competencia lo permitan.
Por lo tanto, debe tenerse en cuenta la
calidad del servicio o producto.
Entendido por calidad el conjunto de
caractersticas y cualidades que debe tener
21
Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Prctica 4.

1. Qu elementos considera para la determinacin del precio de su servicio o de su producto?

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______________________________________________________________________

2. Cules son los costos de su servicio o de su producto?

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______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

3. Cules son los gastos de su servicio o de su producto

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______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

4. Cmo es la competencia de su servicio o de su producto?

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5. Cul es el precio de su servicio o de su producto?

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_____________________________________________________________________
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 Administracin y contabilidad bsica

4. Literatura
consultada
Empresa Gerdau y GIZ. (2011). Manual de apoyo
al desarrollo de personas y de empresas
de la cadena de reciclaje de chatarra en la
industria del acero. Sin publicar.

Prez, Laura, et al. (2000). Marco de anlisis y

situacin dela micro y pequea empresa
(MYPE): mdulo 1. San Jos Costa Rica.

Programa Competitividad y Medio Ambiente

CYMA-. (2011). Manual de formacin para el
fortalecimiento del sector microempresarial
en gestin y comercializacin de residuos
reciclables. San Jos, Costa Rica. Sin publicar.

En www.youtube.com puede consultar los

siguientes videos:

Elementos de contabilidad de una empresa.

Disponible el 11/9/14. Tomado de https://
www.youtube.com/watch?v=nVizk6j_4hE

La importancia de una buena administracin.

Disponible el 11/9/14. Tomado de https://
www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE

Mi negocio aprenda a elaborar un flujo de caja.

Disponible el 11/9/14. Tomado de https://
www.youtube.com/watch?v=bfIwi-Wsv9I

Qu es la contabilidad? Disponible el 11/9/14.

Tomado de https://www.youtube.com/
watch?v=ugxCocs75zE

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

Notas
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 Administracin y contabilidad bsica

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Cuaderno de trabajo de las personas participantes

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 Secretara Ejecutiva del SINAC

Oficina Central, San Jos

Telfono: 2522-6500
Fax: 2248-2451
Correo electrnico: info@sinac.go.cr
Direccin: Avenida 15 Calle 1
(Barrio Tournn al costado Sur de la ULACIT)