T33.10 C279p

PROPUESTA DE UN CUADRO DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS
PARA LOS COLEGIOS DE LA COMUNIDAD DE AGUSTINOS

RECOLETOS DE BOGOT
JEIMMY ANDREA CASTRO GARAVITO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
BOGOT D.C.,
2010
RECOLETOS DE BOGOT
JEIMMY ANDREA CASTRO GARAVITO
Trabajo presentado como requisito parcial para optar el ttulo de

profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica
Director
PEDRO IGNACIO GALEANO MARTNEZ
Biblioteclogo y Archivsta
Especialista en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
BOGOT D.C.,
2010
Nota de Aceptacin
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Presidente del Jurado
_________________________________
Jurado
_________________________________
Jurado
Bogot D.C.
3
DEDICATORIA
A mi hijo, porque es la motivacin mas inmensa que Dios me

a puesto en el camino,
A mi familia porque es por ellos y para ellos este gran

esfuerzo y logro.
4
AGRADECIMIENTOS
A la academia y sus ms ilustres representantes, los profesores Pedro

Galeano, amigo, profesor, quien me ha apoyado en la consecucin de
este trabajo con su emprendimiento y su tutora que fue un
acompaamiento contnuo en la realizacin de este documento.
A Julio Alberto Parra quien desde el principio de la elaboracin del

anteproyecto me gui acertadamente con sus aportes.
A Roberto Tellez, quien desde la academia aporto con su conocimiento a

mi formacin y fue un gua pujante en mi desarrollo profesional.
Luis Ernesto Pardo, Luis Fernando Sierra, Carlos Alberto Zapata entre
tantos ms.
A mis compaeros de estudiosencillamente gracias.
A mi amiga Denny Carolina Rozo Lozano Ingeniera Industrial, por su

tiempo y sus aportes.
5
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 12
1. ANTECEDENTES, FORMULACIN DEL PROBLEMA 14
1.1 ANTECEDENTES 14
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA 15
2. JUSTIFICACIN 17
3. OBJETIVOS 20
3.1 OBJETIVO GENERAL 20
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 20
4. TIPO DE INVESTIGACIN 21
4.1 POBLACIN 21
5. MARCO REFERENCIAL 23
5.1 MARCO TERICO 23
5.1.1 Cuadro de Clasificacin Documental 25

5.1.2 Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001 39
5.2 MARCO CONCEPTUAL 41
5.3 MARCO INSTITUCIONAL 42
5.3.1 Colegio Agustiniano Suba 42

5.3.2 Colegio Agustiniano San Nicols 44
5.3.3 Colegio Agustiniano Salitre 46
5.3.4 Colegio Agustiniano Norte 47
6. METODOLOGA 53
6
6.1 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACIN 53
6.2 INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN 53
6.2.1 Fuentes Primarias 53

6.2.2 Fuentes Secundarias 54
6.2.3 Fuentes Terciarias 54
6.3 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN 55
7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIN

DOCUMENTAL PARA LOS COLEGIOS DE LA COMUNIDAD
DE AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOT 56
7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIN 56
7.2 FICHAS TCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES 61
7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIN PARA

LOS COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOT 71
8. CONCLUSIONES 73
BIBLIOGRAFA 74
ANEXOS 78
7
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Cuadro de Clasificacin Documental 29
Figura 2. Cuadro de Clasificacin Orgnico 30
Figura 3. Cuadro de Clasificacin Funcional 31
Figura 4. Enfoque jerrquico Vs. Enfoque por procesos 32
Figura 5. Codificacin alfabtica 33
Figura 6. Codificacin con cdigos numricos consecutivos 33
Figura 7. Codificacin con cdigos numricos significativos 34
Figura 8. Codificacin alfanumrica 34
Figura 9. Estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad 41
Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba 43
Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicols 45
Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre 47
Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte 48
Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte 50
Figura 15. Criterios de Organizacin del Archivo (Anexo B) 80
Figura 16. Usuarios que consultan el archivo (Anexo B) 82
Figura 17. Criterios de bsqueda para realizar consultas (Anexo B) 83
Figura 18. Clasificacin normalizada (Anexo B) 84
Figura 19. Expedientes Fsicos (Anexo B) 85
Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales (Anexo B) 87
Figura 21. Dificultades documentales (Anexo B) 88

8
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Tipos de Fondos documentales 36
Tabla 2. Gestin de la Documentacin 40
Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos 55
Tabla 4. Extensin de los cdigos organizacionales 58
Tabla 5. Codificacin organizacional 59
Tabla 6. Codificacin de Subseries 60
9
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Entrevista Documental 78
Anexo B. Anlisis de la Encuesta nica Documental 80
Anexo C. Caracterizacin del Proceso de Gestin estratgica 90
Anexo D. Caracterizacin del Proceso de Gestin Administrativa

y financiera 91
Anexo E. Caracterizacin del Proceso de Admisin y Matricula 92
Anexo F. Caracterizacin del Proceso de Gestin Acadmica 93
Anexo G. Caracterizacin del Proceso de Formacin y Desarrollo

del Estudiante 94
Anexo H. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo del Personal 95
Anexo I. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo de la

Comunidad 96
Anexo J. Caracterizacin del Proceso de Seguimiento y Mejora 97
Anexo K. Caracterizacin del Proceso de Compras 98
Anexo L. Caracterizacin del Proceso de Administracin

Documental 99
Anexo M. Caracterizacin del Proceso de Servicios

Complementarios 100
Anexo N. Encuestas a los 40 procesos del colegio estudio 101
10
RESMEN
El presente trabajo de grado propone la elaboracin de una herramienta

de control de clasificacin documental para los colegios de la comunidad
de los Agustinos, la cual permitir establecer el criterio archivstico, para
proceder de manera normalizada a la organizacin de sus fondos
documentales.
Adems cuentan con sistemas de control y calidad que en su aplicabilidad

se entiende la necesidad de contar con taxonomas y herramientas para
lograr categorizar la informacin para con ello tomar decisiones
estandarizadas adems de darle un significado con nombre propio a la
informacin, esto emitido en un cuadro de clasificacin documental.
La herramienta de clasificacin se disea partir de los procesos

organizacionales de uno de los colegios que se tomo como muestra,
teniendo en cuenta su reconocimiento a nivel interno, nmero de
estudiantes y la normalizacin de la informacin debido a la certificacin
en ICONTEC ISO 9001-2008, entre otras. Se aplica la metodologa para
la elaboracin de Cuadros de Clasificacin Documental por procesos, es
decir basados en el anlisis de informacin de los procedimientos, mapa
de procesos, y en si en la informacin resultante de un Sistema de
Gestin Documental, en tanto el trabajo est constituido por captulos
estructurados en recoleccin de informacin, anlisis y la propuesta final
el Cuadro de Clasificacin de Archivos Para los Colegios de la
Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogot, basado en el ejercicio de
normalizacin y certificacin del colegio Agustiniano Norte.
Palabras clave: series documentales, tipologas, Cuadro de Clasificacin

Documental, procesos organizacionales.
11
INTRODUCCIN
Desde hace ms de 60 aos la comunidad religiosa de Agustinos

recoletos vienen trabajando en la formacin de nios y jvenes de este
pas. Su presencia educativa en el mundo tambin es significativa de la
cual se resaltan varios colegios europeos, otros distribuidos por varios
pases de Amrica y las universidades de Bacolod y de Ceb, en
Filipinas. Actualmente la comunidad cuenta con 7 colegios de educacin
bsica primaria y secundaria en Colombia, 4 de ellos en Bogot.
Los archivos de los colegios Agustinos en Bogot estn constituidos por

documentacin que refleja trmites curriculares, administrativos y sociales
de los actores de la comunidad en roles de docencia, estudiantado,
personal directivo y administrativo que ha vivido bajo la doctrina
Agustiniana.
El esquema curricular de los Agustinos, ha sentado bases de enseanza

a travs de los tiempos lo cual se manifiesta un continuo desarrollo del
quehacer educativo. La organizacin de la documentacin en los
archivos escolares permitir analizar los modelos curriculares aplicados,
la historia de los directores quienes han estado al frente del desarrollo
educativo bajo las doctrinas de la iglesia catlica, las labores
administrativas y de apoyo que permiten gestionar un sistema complejo
para cumplir los objetivos misionales.
Sus documentos son huellas de legados pedaggicos, testigos del largo

recorrido de biografa escolar donde se construyeron, debatieron e
implementaron diferentes paradigmas escolares en las distintas
realidades socio culturales y polticas de la comunidad religiosa objeto de
estudio e incluso de la historia colombiana.
El presente trabajo de grado tiene como fin, crear un Cuadro de

Clasificacin Documental por procesos para los Colegios Agustinos
Recoletos que pueda ser adoptado e implementado en los 4 colegios de
la comunidad de Agustinos Recoletos de Bogot, siendo los miembros de
estos colegios hoy quienes pongan en valor, este tesoro que permitir
enriquecer su propia identidad escolar, de la comunidad y de la historia
pedaggicadidctica del pas, a partir de un conjunto de lineamientos
comunes en las 4 instituciones educativas. Promover en esta comunidad
educativa la puesta en valor de los fondos documentales de los colegios
como fuentes de informacin, investigacin e interpretacin de la memoria
pedaggica.
Este modelo se construyo a partir del anlisis de los procesos y

procedimientos definidos por el Sistema de Gestin de Calidad en los
colegios de la Comunidad Agustina Recoleta. De la misma forma se
considero la similitud en las directrices, filosofa, y polticas emanadas de
12
la casa provincial de la comunidad que permiti dar uso a la propuesta de
Cuadro de Clasificacin Documental para los colegios de los agustinos
recoletos que funcionan en Bogot.
La estructura del presente estudio se constituye inicialmente en la

exploracin de las metodologas existentes para la elaboracin de
cuadros de clasificacin, posteriormente se determina la metodologa mas
adecuada para los colegios Agustinos en Bogot, lo cual refiere
finalmente a utilizar la clasificacin documental a partir de los procesos
establecidos por el Sistema de Gestin de Calidad.
De esta manera los resultados obtenidos en esta investigacin reflejan

una alternativa metodolgica para la creacin de Cuadros de Clasificacin
Documental por procesos, en medio de un ambiente innovador
administrativo, como lo son los Sistemas de Gestin de Calidad.
De igual forma por medio de fichas tcnicas se establece un anlisis

detallado de las agrupaciones documentales que constituyen el Cuadro
de Clasificacin. Lo anterior permitira coadyudar, a la gestin documental
en todos los colegios de la comunidad, racionalizando y controlando la
produccion documental de los mismos.
Adems de otros trabajos de grado realizados basados en una

organizacin por procesos, este documento aporta especficamente al
sector educativo, herramientas bsicas para la clasificacin de su
informacin institucional, diagnostica y evidencia la situacin actual frente
a la organizacin de los archivos escolares de la Comunidad; valor
agregado de la presente investigacin a partir del anlisis de informacin.
Como factor concluyente se considera pertinente abordar los sistemas de
gestin de calidad y los programas de gestin documental como un
mismo contexto, dado que los objetivos son comunes a la normalizacin y
al control administrativo de la informacin.
Dentro los aportes fundamentales de la presente investigacin, se

pretenden generar criterios funcionales a la tcnica archvistica, que
sirvan a futuro como fuentes de informacin de nuevas investigaciones.
13
RECOLETOS DE BOGOT
1. ANTECEDENTES, FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.1 ANTECEDENTES
En el sector de la educacin se han elaborado Cuadros de Clasificacin

Documental para instituciones de educacin superior, los mismos son
referencia para abordar las instituciones de educacin bsica secundaria
y en especfico las que competen los Colegios Agustinos Recoletos de
Bogot
A nivel internacional se ha profundizado sobre diferentes procesos y

sectores dando una gua de interpretacin y orientacin para diferentes
propsitos como el de esta investigacin.
En Brasil, el estudio de clasificacin de archivos involucrados con la

educacin, desde las investigaciones de la memoria de la educacin
resendose a la educacin como proceso de produccin y
reproduccin de la cultura1, hasta los aportes de Adelina Ethel Dematti
de Alaye, con la organizacin, clasificacin y ordenacin de su propio
fondo documental por medio de un Sistema de Clasificacin Funcional2
con la aplicacin de mtodos archivsticos a su archivo personal el cual
comprende documentos acadmicos de docencia recopilados en el
ejercicio de su profesin, involucrando un equipo de Memoria Abierta a
travs de la Coordinacin del Programa de Patrimonio Documental y
Archivistas sin Fronteras de Brasil.
Por otra parte Mara del Carmen Mastropierro, expone que para la
organizacin de un archivo es previamente ideal realizar la identificacin,
necesaria para determinar la estructura del fondo, series o subseries
documentales3 se define la identificacin como fase del tratamiento
archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las
categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura
de un fondo posterior a esta fase, detalla la definicin de clasificacin y
1
Archivo Histrico de la Escuela Normal de Quilmes [en lnea]. Disponible en:
http://archivo104.blogspot.com/2009/11/segundas-jornadas-de-recuperacion-del.html
[Consulta 03-09-09].
2
Fondo Adelina de Alaye Madres de Plaza de Mayo La Plata. Disponible en:
http://www.memoriaabierta.org.ar/bases/colecciones/adelina/descripcion.htm Consulta en
lnea en: agosto 2009
3
MASTROPIERRO, Mara del Carmen. ARCHIVOS PRIVADOS: Anlisis y gestin,
Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 352 p.
14
ordenacin como aspectos fundamentales para la creacin de los
Cuadros de Clasificacin, ms exactamente el Cuadro de clasificacin
del fondo documental de la Universidad Catlica de la Santsima
Concepcin-Santiago de Chile.4
En Colombia, en el sector de la educacin se ha adelantado un trabajo

significativo con educacin superior con el Banco Terminolgico de las
Series Documentales5, donde varias instituciones aportaron para la
estandarizacin de los ejes temticos.
Haciendo un recorrido por la literatura y los resultados de las

investigaciones en este campo con respecto a los archivos escolares de
las instituciones de educacin bsica primaria y secundaria, no se tuvo
referente o relacin a la elaboracin de estas investigaciones de Cuadros
de Clasificacin Documentales por procesos ni orgnico funcionales as
como tampoco a la organizacin de archivos en este sector, no existen, lo
cual refuerza aun mas o soporta el desarrollo del presente estudio.
En el caso de Colombia, segn experiencias en colegios de Bogot no se

ha realizado un trabajo exhaustivo para estandarizar el manejo de la
informacin de este sector simplemente se gestionan los documentos
reglamentarios de manera organizada, existiendo algn tipo de
generalidad como por ejemplo: los Libros de matrcula, Protocolizaciones,
Libros de calificaciones, Libros de actas de grado y Libros de graduacin,
debido a que reflejan el objeto de la educacin, el cual es un servicio
pblico realizado por un ente privado y se debe a la Secretaria de
educacin as como tambin al Ministerio de Educacin, pero no se han
generado herramientas de clasificacin normalizadas que aporten al
manejo documental organizacional.
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA
La problemtica archivstica en las Entidades del Estado Colombiano, el

sector privado y productivo, y las instituciones de educacin bsica
primaria y secundaria, surge como una tradicin heredada que obedece,
entre otras razones, al poco inters que los estamentos directivos y de las
agencias de Gobierno que han prestado a los archivos, al no reconocerlos
como verdaderos centros de informacin indispensables para la gestin
administrativa y la preservacin del patrimonio documental.
Esta situacin no es ajena a las instituciones educativas que imparten la

educacin formal, en los niveles de bsica primaria y bsica secundaria,
4
MASTROPIERRO, Mara Del Carmen. ARCHIVOS PRIVADOS: anlisis y gestin.
Alfagrama, 2006, p. 117
5
Marn, M. Banco terminolgico de las Series Documentales en las Instituciones de
educacin Superior: Santa fe de Bogot: Pontificia Universidad Javeriana, 1998.
15
en donde los archivos son administrados sin ningn tipo de organizacin,
obedeciendo en la mayora de los casos a criterios subjetivos y
empricos, dados por la apreciacin o experiencia de los funcionarios de
turno, que estn frente a esta responsabilidad panorama percibido en las
visitas tcnicas adelantadas en el archivo de gestin y en el archivo
central del Colegio estudio.
Dentro de los hallazgos identificados se encuentra que los archivos

escolares de la comunidad Agustina Recoleta adolecen de polticas,
normas, procedimientos y tcnicas archivsticas, acordes con las
exigencias establecidas por las polticas pblicas que enmarcan los
archivos y su relacin con el servicio pblico de la educacin, pues a
travs de ellos se debe garantizar el libre acceso a la informacin y por la
preservacin del patrimonio documental institucional y nacional.
Desde esta perspectiva, son innumerables los problemas archivsticos

que enfrentan los colegios de dicha Comunidad religiosa, toda vez que
carecen de planes archivsticos articulados con las polticas educativas y
con el programa educativo institucional; los documentos no responden a
directrices claras para su produccin, trmite, organizacin, control y
puesta al servicio de la comunidad acadmica; no cuentan con personal
capacitado en el campo archivstico; el archivo es considerado como un
repositorio de documentos y la informacin no representa un activo
estratgico en los procesos organizacionales.
Por tal razn cabe formular la pregunta de investigacin:
Cmo elaborar un Cuadro de Clasificacin Documental comn para los

colegios de los Agustinos Recoletos en Bogot, que permita la
organizacin de los archivos y la normalizacin de gestin documental?
16
2. JUSTIFICACIN
La reforma educativa colombiana, inspirada en la carta constitucional de

1991 y traducida en la Ley General de Educacin, marc el horizonte para
el desarrollo de un verdadero sistema de formacin con calidad total,
precepto dentro del cual se hallan inmersos los colegios de la Comunidad
de Agustinos Recoletos que operan en Bogot.
Desde esta concepcin, es importante precisar que las instituciones

educativas deben considerar todas las intencionalidades, esfuerzos y
recursos hacia el establecimiento de una infraestructura administrativa,
acadmica y social, que les permita cumplir con la misin y funcin
educativa, especialmente en el sector de la formacin bsica primaria y
secundaria.
As, los archivos, entendidos como el resultado de la funcin educativa,

deben servir de forma preferencial como soporte a la toma de decisiones
propias del ser y quehacer acadmico de las labores de la Comunidad de
Agustinos Recoletos.
Como consecuencia de estas influencias, la Comunidad Agustina

Recoleta ha fijado en sus metas estratgicas implementar Sistemas de
Gestin de calidad en todos sus colegios, a razn de ello como lo indica
los requisitos de la NORMA NTCGP-1000:2004 / ISO-9001: 2008,
captulo 4.2 Gestin documental se evidencia la necesidad de construir
herramientas que apoyen el control de la documentacin, que clasifiquen
de manera tcnica la informacin, por ende el presente trabajo de grado
elabora una propuesta de diseo de Cuadro de Clasificacin Documental
para los archivos escolares de los colegios agustinos recoletos basados
en el estudio de caso del colegio Agustiniano Norte.
De igual forma, la necesidad de contar con un programa de gestin

documental para los Colegios de la comunidad, presupone, dentro de uno
de sus componentes, el establecimiento de un lenguaje normalizado que
se materialice a travs de la conformacin de un Cuadro de Clasificacin
Documental que agrupe la informacin misional y los documentos
facilitativos. Ello permitir que se conjuguen las necesidades de
accesibilidad de la informacin y simplifique la labor de administracin
documental como un valor agregado para el trabajo archivstico.
En efecto Los documentos misionales de los archivos escolares tienen

en comn funciones educativas en lo relativo a los alumnos, docentes,
actividades curriculares y de extensin, preparadas profesionalmente y
los que apoyan a la gestin como testimonio para la memoria de la
institucin o del grupo responsable de su custodia.6
6
MASTROPIERRO, Mara del Carmen. Archivos privados. Op. Cit., p. 21
17
De aqu que conservar la memoria educativa de los colegios
pertenecientes a la Comunidad de Agustinos Recoletos es un objetivo
latente, en su afn de asumir la organizacin y la construccin del archivo
escolar de las instituciones educativas de la comunidad, con el propsito
de promover la gestin documental para la preservacin de los materiales
que dan cuenta de la historia particular de cada comunidad educativa, al
tiempo que se reconocen las instituciones como polos de produccin y
posicionamiento de otras formas de memoria y otras narraciones de la
historia de la educacin de la ciudad.
Por consiguiente, en los archivos escolares, se accede a todos los

documentos que dan testimonio de su pasado y que permiten reconstruir
su historia, la trayectoria de todos sus alumnos, profesores e integrantes
de su comunidad.7 Tambin pueden dar razn sobre el rendimiento
(xitos y fracasos) de cada uno de los alumnos,8 brindan testimonios
enriquecedores sobre la realidad socioeconmica del contexto9 y son una
contribucin para la preservacin de la memoria educativa.10
En un contexto semejante en relacin con el caso especial de los archivos

universitarios, es de destacar su funcin pedaggica11 y su extensin
en nmero por cuanto surgen nuevas creaciones.12 De esta forma los
archivos de los colegios de la Comunidad de los Agustinos Recoletos, se
constituyen en testimonios tras la labor evangelizadora y educativa, son
una fuente de informacin imprescindible para la educacin en Colombia.
As mismo permite generar indicadores de gestin tiles para la toma de

decisiones en diseo de modelos curriculares que estn direccionados al
mejoramiento y cambio contino de la educacin bsica primaria y
secundaria y en general de la construccin del conocimiento.
De otra parte, este proyecto permitir incursionar de manera sistemtica,

en el abordaje de una nueva temtica de investigacin disciplinar, toda
7
PRESTA, Mara Ines (2003) Archivo de la Escuela Superior de Comercio Manuel
Belgrano (Universidad Nacional de Cordoba). V Congreso de Archivologa del
MERCOSUR.
8
Como consultar los archivos de su nio [en lnea]. Disponible en:
http://www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_archivos.htm. [Consulta 03-06-07].
9
BASSI, Guillermo, Graciela FRIGERI y Mara del Carmen MASTROPIERRO
TELLECHEA (2003) Anlisis de posibilidades de automatizacin del acervo documental
del archivo Consejo Nacional de Educacin Serie Historia de las Escuelas Linez. V
Congreso de Archivologa de Mercosur. (18 a 20 Agosto).
10
BARBOSA ZAIA, lomar (2003) Arquivo escolar: contribuiao para a preservaao da
memoria educacional brasilera. V Congreso de Archivologa de Mercosur. (18 a 20
Agosto).
11
BOTTINO, Mariza (2003) El archivo universitario y la prctica profesional. V Congreso
de Archivologa de Mercosur. (18 a 20 Agosto)
12
CARIMAN, Brgida (2003) Apertura del Archivo Central de la Universidad Nacional de
la Patagonia San Juan Bosco. V Congreso de Archivologa de Mercosur. (18 a 20
Agosto)
18
vez que sobre archivos de instituciones de educacin primaria y
secundaria, son pocos o porque no decir, inexistentes los estudios
adelantados.
Es importante que la informacin, est debidamente clasificada y

ordenada, porque representa para los Colegios de los Agustinos
Recoletos que funcionan en Bogot, toda vez que a partir de ella se
lograr modernizar la gestin administrativa de sus instituciones, mejorar
la calidad de la educacin y ofrecer un espacio propicio para la reflexin
social y cultural de las nuevas generaciones, de cara a las exigencias de
una sociedad altamente competitiva, informatizada y globalizante.
De manera concluyente el desarrollo de la presente investigacin

permitir contribuir con la creacin de modelos normalizados que logren
mejorar los procesos de clasificacin, organizacin y recuperacin
efectiva de informacin de los archivos escolares en la Comunidad.
19
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de cuadro de clasificacin documental aplicable a

los archivos de los colegios de la Comunidad de Agustinos Recoletos de
Bogot, que permita la normalizacin de la gestin documental en estas
instituciones.
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Explorar Los criterios metodolgicos requeridos para la

estructuracin de cuadros de clasificacin documental por
procesos, que puedan ser aplicables al sector de la educacin
bsica primaria y secundaria para una comunidad religiosa en
Bogot.
Establecer la conveniencia de un sistema de clasificacin por

procesos para los colegios de la comunidad Agustina Recoletos en
Bogot, que posibiliten la funcionalidad y estructuracin de las
agrupaciones documentales para la poblacin objeto de estudio.
Caracterizar las agrupaciones documentales (series y subseries) a

partir del anlisis de los procesos y procedimientos resultantes del
Sistema de Gestin de calidad.
20
4. TIPO DE INVESTIGACIN
El tipo de investigacin se considera exploratoria, debido a que pretende

indagar sobre los Cuadros de Clasificacin Documental a nivel general en
cuanto a los conceptos tcnicos para entidades educativas que ofrecen
formacin primaria y secundaria, temtica que dentro del mbito
Colombiano ha sido poco estudiada, se tiene ideas vagamente
relacionadas con el sector o problema estudio, lo cual constituye el punto
de partida para la realizacin de futuras investigaciones.
De acuerdo con lo que establece Lizardo Carvajal 13, la realizacin de este

tipo de investigaciones, permite a partir de los resultados obtenidos, abrir
lneas de investigacin, indagar sobre reas desde nuevas perspectivas y
proceder a su consecuente comprobacin con la aplicacin en los
archivos escolares.
De igual manera como el tema de los cuadros de clasificacin por

procesos no es un tema de conceptos archivsticos tcnicos normalizados
ni legislados y por lo contrario el fin es identificar conceptos o variables
promisorias debido a que no existe informacin detallada del mismo,
excepto algunos estudios de trabajos de grado y estudios a nivel estatal.
Basndose en lo anterior se puede ver que el objetivo de esta

investigacin es conocer la estructura documental y sistmica de la
comunidad de Agustinos Recoletos adems a travs del anlisis de los
procedimientos y procesos, de igual manera explorar aleatoriamente los
diferentes modelos de Cuadros de Clasificacin para obtener pautas que
nos lleven a la elaboracin de un Cuadro de Clasificacin por procesos
para los archivos escolares de la Comunidad Agustina Recoleta.
4.1 POBLACIN
La poblacin objeto de estudio seleccionada corresponde al anlisis los

procesos y los procedimientos Colegio Agustiniano Norte de la
Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogot, el cual se enmarca en los
niveles de enseanza bsica primaria y secundaria, adems de ser lder
administrativamente frente a la casa provincial. Por las siguientes razones
se toma como muestra uno de los cuatro colegios:
Por ser este el de mayor reconocimiento, entre la Comunidad

Agustina, por ser un colegio de vanguardia, y entre la misma
comunidad haberse hecho acreedores de diferentes menciones de
honor por su administracin y calidad acadmica.
13
CARVAJAL, Lizardo. Metodologa de la investigacin. 1999. p. 41.
21
Tiene mayor cantidad de estudiantes que entre los otros 3 colegios,
al momento cuenta con 2750.
Lo mas importante para la comunidad, porque se encuentra

certificado a partir del 2007 por ISO-9001 2008, el cual es
otorgado por ICONTEC, y con las respectivas re-certificaciones
anuales (2008-2009), lo cual es de inters por la casa provincial
para tomar como ejemplo y aplicar dicha estructuracin de su
Sistema de Gestin de Calidad a los dems colegios de Bogot.
Su estructura organizacional obedece a la presencia de las mismas

dependencias productoras de documentos que los dems
colegios, debido a que todos los colegios manejan el mismo
objeto.
Obedecen a unas polticas administrativas y acadmicas propias

de la Comunidad Religiosa, es la Casa Provincial quien imparte
sus directrices para el correspondiente funcionamiento.
Los archivos de estos colegios adolecen de procesamiento tcnico

de documentos, de actividades preliminares de clasificacin,
ordenacin y descripcin documental, en conclusin de
Organizacin de archivos.
Para el desarrollo del trabajo investigativo, se tomaron el mapa de

procesos y sus procedimientos para su respectivo anlisis as como las
diferentes herramientas de informacin que genera un sistema de Gestin
de Calidad en el proceso de recoleccin de informacin a nivel
documental, que permitieron la estructuracin del Cuadro de Clasificacin
Documental, demostrando la aplicabilidad para los 4 colegios.
22
5. MARCO REFERENCIAL
5.1 MARCO TERICO
El mundo actual se caracteriza por generar y enfrentar el cambio a gran

velocidad, el cual tiene un impacto simultneo en diferentes dimensiones
(social, econmica, poltica, tecnolgica, entre otras). Las instituciones
educativas no son ajenas a este proceso de cambio acelerado, que les
plantea un gran reto: desarrollar capacidad para enfrentarlo y para se
participes del mismo. Para hacerlo es necesario aprender de manera
permanente, tanto de forma individual como colectiva.
Las instituciones se enfrentan a la competitividad, entendida como el

resultado que mide la capacidad de mantenerse con xito en un entorno
cambiante y competido para Lester Thurow, las instituciones que logran
ser competitivas en el siglo XXI, se caracterizan por:
Conocer su competencia para desarrollar procesos de cambio,
percibido ste como una evolucin permanente, frente a la cual
no hay que esperar a la crisis sino ms bien anticiparlas.
Ser capaces de construir cadenas de valor agregado.
Realizar procesos de benchmarking de manera honesta y
comprometida con estndares de talla mundial.
Generar procesos y mecanismos para difundir y mantener el
conocimiento y las habilidades de las personas.
Tener una visin global, que les permita observar a su
Institucin como un todo sistmico en un entorno cambiante.
La calidad se concibe como la capacidad de la Institucin de satisfacer
adecuadamente las necesidades de la comunidad educativa. Para esto es
necesario entender la gestin integral la cual se enmarca en dos
elementos de referencia: la Institucin y la gestin de la informacin.
La Institucin educativa es un espacio donde circulan dos tipos de

conocimiento, el tcnico y el administrativo, los cuales apoyan el trabajo
humano con mira a generar un servicio que atiende necesidades y
expectativas de la comunidad educativa. El conocimiento tcnico, da
cuenta de los procesos propios de la Institucin; el conocimiento gerencial
y administrativo, implica la optimizacin del trabajo de las personas, los
recursos. Este conocimiento se refiere a la capacidad de ejercer
responsabilidad sobre los resultados de un proceso en el que se
controlan la informacin) y se influye sobre las consecuencias
(resultados).
23
La gestin administrativa implica la implementacin de sistemas de
gestin integrales de informacin con herramientas que beneficien la
gestin de la informacin organizacional en las instituciones educativas.
La educacin se presenta en la sociedad como un servicio y una

necesidad, al mismo tiempo como un objetivo de desarrollo del
conocimiento y la ciencia, logros alcanzados a travs de la investigacin.
Que en diferente escala, es decir a un nivel escolar o universitario
requiere de gestin de informacin de valor administrativo y tctico,
permitiendo ejercer la labor de la educacin en un contexto tecnolgico y
administrativo eficiente. Y en segundo lugar el investigativo que
contribuya al anlisis de la calidad de la educacin en sus programas
curriculares y en los aportes cientficos que genere una institucin
educativa en cualquiera de sus niveles.
Por otra parte, la labor archivstica a nivel nacional nace de varias

motivaciones que llevan a un individuo, un grupo o una institucin a la
pregunta de cmo lograr conservar el presente cuando lo mire desde el
futuro? Qu documentos debo guardar para analizar el presente en el
futuro? Cmo puedo cristalizar el presente para que desde cualquier
escenario futuro pueda conocerse con la mayor certeza aquello que hoy
se nos aparece como indudable?14, en relacin con la necesidad de
control documental que la sociedad requiere para lograr un marco
organizativo considerado, dado a travs del desarrollo de diversos
procesos cuya finalidad es gestionar la informacin para asegurar el
acceso, garantizar los derechos, difundir la informacin, crear cultura,
apoyar a la investigacin y propender por la construccin de una memoria
colectiva para el pas, se reglamenta con la Ley 80 de 1989 por medio de
la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones.
Lo cierto es que en el caso de Colombia segn el Archivo General de la

Nacin dice que en un Cuadro de Clasificacin deben distinguirse dos
niveles: el primero est identificado con la estructura de la Institucin y
corresponder a las Secciones (Procesos) y Sub-secciones (Sub-
Procesos). El segundo estar referido a las Series y Sub-series
documentales, es decir los testimonios de las actividades desarrolladas
por cada oficina. Adems de las dependencias, en el cuadro de
clasificacin deben registrarse las series documentales producidas en
ejercicio de las funciones, a las que se les asignar un nmero siguiendo
un orden establecido en cada dependencia, el cual, agregado al de sta,
identificar la serie.15
14
MASTROPIERRO, Mara del Carmen. Op. cit ., p. 27
15
GODOY DE LOZANO, Op. Cit., p. 23
24
5.1.1 CUADROS DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Clasificacin: La clasificacin consiste en agrupar jerrquicamente los

documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms
amplios a los ms especficos de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original16 es una labor intelectual que hace parte de
la organizacin de los archivos, inicialmente se debe hacer una
identificacin de las caractersticas homogneas de los documentos
teniendo en cuenta el estudio previo a la organizacin productora, sus
procedimientos organizacionales y funciones.
Posterior al anlisis de los anteriores elementos teniendo en cuenta los

anteriores principios se determinan y se estructuran las series, subseries
con sus respectivas tipologas documentales, de manera que se establece
una clasificacin jerarquizada, evidenciada en el Cuadro de clasificacin
documental.
Ahora bien, parte de la organizacin de archivos es la clasificacin

documental, entendida como la labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las agrupaciones homogneas del fondo, de las
secciones y las sub-secciones de acuerdo a la estructura orgnico-
funcional de la entidad17, la Clasificacin es ordenar, es agrupar por
caractersticas homogneas la informacin, de esta forma se establecen
sistemas de clasificacin acordes a cada organizacin segn la estructura
de la institucin, su misin y la informacin encontrada en ella.
Es pertinente tener en cuenta realizar la clasificacin a los tipos

documentales por tradicin documental o forma como lo explica Antonia
Heredia18 (originales, copias), partiendo del mbito jurdico (pblicos,
privados), por la prioridad de su uso (administrativos, histricos), por su
composicin (simples, compuestos), por la manera de transmitir la
informacin (textuales,, por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por
mquina, orales) y por (substantivos o especficos, facilitativos o
comunes)
Por consiguiente los elementos que se pueden tener en cuenta para

realizar la clasificacin de documentos son: las acciones a que estos se
refieren, la estructura orgnica de la dependencia que los procede y los
asuntos o materias sobre los que tratan.
16
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, Manual de Archivstica. 3 ed. Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez, Pirmide, 1994. p. 238.
17
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos, op. cit. p36.
18
HEREDIA HERRERA, Antonia. Clasificacin y ordenacin. En: GUTIERREZ
MUOZ, Csar. Archivstica: Materiales de Enseanza de la Facultad de Letras y
Ciencias Humanas. Lima: Pontificia Universidad Catlica del Per, 1991. p. 102
25
Desde otra perspectiva, la clasificacin es la operacin mediante la cual
los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad
administrativa se van separando, formando conjuntos orgnicos de
documentos19. As la clasificacin a su vez consiste en agrupar
jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los ms amplios a los ms especficos de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original20
Segn el tratamiento determinado para la organizacin de la informacin

debe ceirse a sistemas u operaciones tcnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales para con ello revelar su contenido 21, se
entiende que el proceso trata completamente la informacin.
As la finalidad de clasificar es agrupar la informacin homogneamente

con el fin de recuperarla en el tiempo y poder disponer de ella,
apoyndose en un lenguaje documental que representa semnticamente
una informacin procesada.
Partiendo de estos conceptos Schellenberg22 establece 2 tipos de

clasificacin:
1. Clasificacin funcional: indica las funciones de la entidad que

genera o ha generado el fondo de archivo, son los elementos
tomados en consideracin para clasificar los documentos. En el
desarrollo de un cuadro de clasificacin, las funciones debern
tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o
jerarquizado de las mismas.
Podrn establecerse las clases o clasificaciones principales o

ms amplias sobre la base de las acciones, las secundarias
sobre la base de las funciones y las clases elementales y otras
agrupaciones de documentos como resultado de cada actividad.
Ventajas
Permite utilizar el cuadro para todas las edades del documento

Es la clave en la implementacin de un sistema de gestin integral
y es la base para la conservacin, descripcin documental
Agiliza el acceso y la consulta global de la informacin que es
gestionada por ms de una dependencia administrativa
19
DUPLA DE MORAL, Ana. Manual de archivos de oficina para gestores: comunidad de
Madrid, 1997. p. 89.
20
CRUZ MUNDET, Op. Cit., p. 238.
21
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. 2ed.
Santa fe de Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 1997. 41 p.
22
T.R. Schellenberg. Archivos modernos, pgs. 86-92.
26
Facilita el intercambio de informacin para toda la organizacin
Ahorra modificaciones cuando se presenta un cambio en la
estructura orgnica
Permite utilizar un mismo lenguaje en el intercambio de informacin
pues viene de la definicin de las funciones
Facilita la identificacin del expediente principal y secundario
cuando existe concurrencia de varios rganos.
Desventajas
La implantacin es lenta y presupone un cambio en la cultura

organizacional
Por el carecer funcional del sistema obliga al personal a tener un
conocimiento en las funciones y procedimientos
Implica supervisin y actualizacin de manera constante para evitar
su obsolescencia23.
2. Clasificacin orgnica: en este sistema las series se agrupan

de acuerdo con las diferentes departamentos administrativos o
estructura orgnica de la entidad, reproduciendo sus servicios,
unidades
Acercando estas definiciones a la realidad de este proyecto, tenemos que

clasificar por funciones es clasificar orgnico-funcionalmente la
documentacin, as como lo indica el Consejo Internacional de Archivos
en su Norma internacional para la descripcin de funciones24 donde
establece que las funciones se clasifican de acuerdo jerrquicamente.
Cuadro de Clasificacin Documental: la clasificacin documental se ve

representada en un instrumento denominado Cuadro de Clasificacin
Documental, que es la herramienta que nos permite codificar e identificar
cada oficina con sus respectivas series, subseries y tipologas
documentales25. El Archivo de Bogot, define un Cuadro de
Clasificacin Documental, como: sistema de clasificacin elaborado a
partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una entidad
y en el cual se refleja la conformacin orgnico-funcional de un fondo26.
M. Roberge, define el Cuadro de Clasificacin Documental como:
23
BRAVO RIVERA, Carolina, CARO VILLARRAGA, Diana Paola. Modelo de Cuadros
de Clasificacin Funcional de series misionales para la banca comercial oficinas y para
las compaas aseguradoras. Bogot. Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de
Informacin y Documentacin, 2007. p. 41
24
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma internacional para la
descripcin de funciones. Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. P. 14
25
UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestin. Bogot: Proyecto
Archivo, 2001. 9 p.
26
ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO. Propuesta Reglamento General de Archivos
para el distrito capital (documento de trabajo) 1ed. Bogot: AGD, 2001. 55p.: il.
27
Una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones
y las actividades de una organizacin, funciones que
generan la creacin o la recepcin de documentos. Se
trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente
la informacin y que permite situar los documentos en sus
relaciones los unos con los otros para constituir eso que se
llama generalmente expedientes. El sistema de
clasificacin es un modelador de informacin, irremplazable
por un ndice, por ms sofisticado que sea. Elaborado a
partir de las funciones de la organizacin, el sistema de
clasificacin tiene igualmente como ventaja normalizar la
denominacin de los expedientes. El requisito previo
indispensable para la elaboracin de un sistema de
clasificacin es, pues, un perfecto conocimiento de las
funciones del organismo que genera los documentos. 27
Igualmente, Paloma Fernndez Gil, seala que los Cuadros de

Clasificacin Documental son un instrumento de consulta que refleja la
organizacin del fondo documental y aporta datos esenciales de su
estructura 28.
El Archivo General de la Nacin de Colombia establece que los Cuadros

de Clasificacin son esquemas que reflejan la jerarquizacin y
clasificacin dada la documentacin producida por una institucin. En
ellos, se registran jerrquicamente las secciones, sub-secciones, la series
y subseries documentales.29
Caractersticas de los Cuadros de Clasificacin Documental: algunas

de las caractersticas y las ms importantes que deben tener los CCD dice
Paloma en su Manual, para que funcionen bien y sean eficaces son:
Abierto a nuevas inclusiones: explico, que sea flexible y proyectado
en sus niveles de estructuracin, en su sistema de codificacin y
en la forma de disponer las series de modo tal que se puedan
incluir nuevas series o nuevas funciones.
Debe llevar pocas subdivisiones: al extralimitarse en la
jerarquizacin del fondo se aumenta la posibilidad de error y la
poca amabilidad de uso para con los usuarios.
No debe incluir una serie de VARIOS: porque esto no significa otra
cosa que no se clasifico la informacin debidamente.
27
M. Roberge: Le systme de classification des documents administratifs, en Lligall, 2,
1990, pg. 14.
28
FERNADEZ GIL, Paloma; Manual de organizacin de archivo de gestin en oficinas
municipales. Granada: ediciones Adhara, 1999. p. 88.
29
GODOY DE LOZANO, Julia y LPEZ VILA, Mara Imelda. Cartilla de clasificacin
documental. Archivo General de la Nacin, 2001. p. 22
28
Debe estar diseado para que no haya que introducir grandes
cambios: independientemente de las restructuraciones
administrativas que tenga la institucin.
Debe estar siempre codificado: es indispensable, para que indexe
la informacin del cuadro, adems que el cdigo tenga un
significado, ya sean las letras o los nmeros, para que arrojen
informacin de los documentos.
Deben incluir los documentos de apoyo a la gestin: que en
algunas oficinas en ocasiones son fotocopias de otras oficinas
propias de la institucin.
Figura 1. Cuadro de Clasificacin Documental30

FONDO SECCIN SUBSECCIN 1 SUBSECCIN 2
MUNICIPIO 100 NIVEL CENTRAL 100 Alcalda Despacho
Alcalda y Secretaras 110 Oficina de Control Interno
120 Oficina de Planeacin
130 Oficina de Prensa
140 Secretara General
150 Secretara de Gobierno 151 Comisara de Familia
152 Inspeccin de Polica
153 Crcel Municipal
160 Secretara de Hacienda 161 Tesorera General
162 Almacn
170 Secretara de Bienestar 171 Subsecretara de
Social Educacin y Cultura
172 Subsecretara de Salud
173 Coordinacin de
desarrollo Comunitario y
Juventudes
174 SISBEN
180 Secretara de Obras y 181 Unidad de Servicios
Pblicos
190 Secretara de Desarrollo 191 U.M.A.T.A.
Econmico
200 NIVEL 210 Instituto Municipal de
Recreacin y Deporte
DESCENTRALIZADO
Establecimientos
Pblicos y Empresas
Industrias y Comerciales del
Municipio
Para concluir el concepto de Cuadro de Clasificacin Documental se

puede decir que es una herramienta de control documental para un fondo,
el cual se construye identificando, codificando y organizando las series,
subseries y tipologas documentales de cada dependencia rea o
proceso, segn sea la estructura organizacional.
30
Ibid., p. 24
29
Tipos de Cuadros de Clasificacin: de acuerdo con, Paloma Fernndez
Gil, existen dos Tipos de Cuadros de Clasificacin Documental los cuales
tienen ventajas y desventajas, el primero es:
Orgnico que tiene como base la estructura orgnica y el orden

jerrquico preestablecido para cada organizacin (organigramas)
en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define
las unidades mayores (secciones y sub-secciones)31, es ideal para
las organizaciones pequeas o con pocos cambios
organizacionales, las cuales son pocas las empresas que nunca
tienen cambios y lo ideal es que el Cuadro de clasificacin entre
menos cambios sufra es ms efectivo.
Figura 2. Cuadro de Clasificacin Orgnico32
CUADRO DE CLASIFICACIN ORGNICO

Ayuntamiento n 1- rea de Rgimen anterior
1. RGIMEN INTERIOR
1.1. PERSONAL
1.1.1. Expedientes Personales
1.1.2. Expedientes de Acceso
1.1.3. Expedientes Disciplinarios

1.2. CONTRATACIN
1.2.1. Expedientes de Contratacin
1.2.2. Libro Registros de Plicas

1.3. SERVICIOS JURDICOS
1.3.1. Expedientes de Contenciosos
.
RGIMEN INTERIOR
SERVICIOS
PERSONAL CONTRATACIN JURDICOS
El segundo tipo de Cuadro de Clasificacin es:
Funcional este modelo se encuentra ligado con las funciones de

la entidad y de las unidades mayores (secciones y sub-secciones),
siguiendo el criterio de lo general a lo especfico partiendo de lo
31
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre Cuadros de
Clasificacin Documental (CCD). Cdice 2 (2006): p. 89
32
FERNANDEZ GIL, Paloma. Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las
Oficinas Municipales. CEMCI. 1999, p. 90
30
misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando
en las actividades propias encomendadas a cada unidad
administrativa33 , la clasificacin hecha por las funciones de una
organizacin arroja series con una semejanza al nombre de la
funcin, de modo que podran confundirse con el orgnico, aunque
es modelo ms estable.
Figura 3. Cuadro de Clasificacin Funcional34
OFICINAS DE UN CENTRO CULTURAL
1. Informacin
1.2. Correspondencia
1.3. Registro de Entrada de Correspondencia
1.4. Registro de Salida de Correspondencia
..
2. Gestin del Personal

2.1. Partes de Control
2.2. Solicitudes de Permisos
...
3. Promocin Cultural
3.1. Expedientes de actividades
3.2. Informes
3.3. Memoria Anual
De otro lado el 4. Cuadro de Clasificacin orgnico-funcional es el

Gestin Econmica
4.1. Presupuesto
establecido en Colombia para el orden pblico, al igual numerosos pases
4.2. Expedientes de Compras
tambin lo emplean, es simplemente en donde interactan los dos
4.3. Extractos de Cuentas Corrientes
modelos anteriores. Muestra las series de cada oficina productora
teniendo en cuenta las funciones, adems de ser muy dinmico y
cambiante porque usualmente las funciones en las organizaciones hoy en
da pasan de una dependencia a otra.
Sin embargo es importante mencionar y describir el cuadro de

clasificacin por procesos:
Por procesos Este modelo es nuevo en el rea de archivo teniendo

en cuenta que a nivel de Colombia no existe normatividad
especfica pero es indispensable mencionar que los procesos son
organizacionales es decir que se asemeja al modelo funcional, de
la misma manera en experiencias similares en la realizacin de
proyectos de grado se menciona que El modelo de clasificacin
por procesos permite ver la produccin documental como un todo
integrado, en el que cada rol de un proceso realiza su gestin, de
33
SIERRA ESCOBAR, Op. Cit., p. 90
34
FERNANDEZ GIL, Op. Cit., p. 91
31
manera sistemtica, en lugar de obedecer slo a unas exigencias
rgidas segn la dependencia que los crea.35
Figura 4. Enfoque jerrquico Vs. Enfoque por procesos36
En la anterior figura se evidencia en desventaja que la clasificacin

jerrquica no describe la produccin transversal de documentacin
adems no se identifica la relacin que existe entre cada una de las
funciones. A diferencia del enfoque por procesos, ste se centra en el
ejercicio del proceso, refleja su produccin documental y determina
detalladamente la relacin de su documentacin entre las funciones.
Es as, que la clasificacin por procesos resulta ventajosa en el desarrollo,

al implicar cada uno de los elementos de produccin documental de las
organizaciones, por documentar el seguimiento a las funciones.
Por ltimo se conoce el modelo de Cuadro de Clasificacin uniforme-

integral de documentos37 el cual segn el anlisis de SIERRA, L. se
caracteriza por ser una variacin del Cuadro Funcional, cuya flexibilidad
permite la interaccin de todas las unidades administrativas al ser un
nico cuadro, presenta el consolidado de series (generales y especficas).
Posee una visin global (secciones y subsecciones), permite compartir
informacin (procedimientos y trmites comunes), hablar el mismo idioma
(conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por
varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar
modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales
garantizando estabilidad en el tiempo38.
35
VARGAS SUPELANO, John Jairo, HERNNDEZ ECHEVERRI, Jos David.
Elaboracin de una propuesta de cuadros de clasificacin por procesos del sector
elctrico en Bogot. Bogot. Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de
Informacin y Documentacin, 2009. p. 47
36
Ibid., p. 47.
37
MORATALLA, I. y MARTINEZ, C. La clasificacin: evolucin y prctica. [trmino de
bsqueda: Moratalla Martnez la clasificacin evolucin y prctica]. [en lnea - ppt].
Montevideo: Universidad de la Repblica, 2004. [consulta: 2009 10 20]. Disponible
en www.universidad.edu.uy/ag/clasificacionevypract.ppt
38
SIERRA ESCOBAR, Op. Cit., p. 90
32
En todo caso lo importante es encontrar un Cuadro de Clasificacin que
sea lo ms ventajoso para la entidad a la que se le aplique teniendo en
cuenta la dinmica de su estructura y funciones.
Codificacin: es oportuno ahora contextualizar acerca de la codificacin,

porque complementa el Cuadro de Clasificacin, esto es, la asignacin
de letras, nmeros o una combinacin de ambos a los distintos niveles de
clasificacin, precediendo a la denominacin de la serie. Su estructura
puede ser jerrquica o secuencial, es decir, que los componentes del
cdigo reproduzcan una escala jerrquica, la estructura del cuadro de
clasificacin, o sean solamente secuenciales.39
Habra que decir tambin que existen tipos de codificacin:
Codificacin Alfabtica: Usando las letras del alfabeto con,

identificando los niveles por medio de Maysculas y minsculas.
Figura 5. Codificacin alfabtica
A. ADMINISTRACIN GENERAL.
A.a. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
A.b. RGANOS DE GOBIERNO.
A.b.a. Claustro.
A.b.b. Juntas.
A.b.b.a. Internas
A.b.b.b. Externas
Fuente. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en las

organizaciones. Pirmide. Madrid, 2006, p. 207
Codificacin Numrica: Usando nmeros naturales, agrupados

de algn modo significativo o por bloques, existen dos clases
(consecutivos y significativos).
Figura 6. Codificacin con cdigos numricos consecutivos
100 ADMINISTRACIN GENERAL.

101 DOCUEMNTOS CONSTITUTIVOS.
102 RGANOS DE GOBIERNO.
103 Claustro.
104 Juntas.
105 Internas.
106 Externas.
39
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en las organizaciones.
Pirmide. Madrid, 2006, p. 207
33
Figura 7. Codificacin con cdigos numricos significativos
01. ADMINISTRACIN GENERAL

01.01. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
01.02. RGANOS DE GOBIERNO.
01.02.01. Claustro.
01.02.02. Juntas.
01.02.02.01. Internas.
01.02.02.02. Externas

Codificacin Alfanumrica: Se utilizan las dos o tres formas

anteriores con su respectivo significado.
Figura 8. Codificacin alfanumrica
01. ADMINISTRACIN GENERAL

01.A. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
01.B. RGANOS DE GOBIERNO.
01.B.01. Claustro.
01.B.02. Juntas.
01.B.02.a. Internas.
01.B.02.b. Externas

Contrario a esto Paloma Fernndez y Roberge, en la conceptualizacin

de la codificacin alfabtica dice que no se debe asignar ms de 3 letras.
En cuando a la codificacin numrica, explican que existes dos tipos de

cdigos numricos:
Cdigo numrico consecutivo
Cdigo numrico significativo
El Cdigo numrico consecutivo: es asignarle un nmero sucesivo a

cada serie documental.
Ejemplo:
31. PROGRAMA ANUAL DE ADMISIONES

32. PROGRAMA DE EVALUACIN
33. PROGRAMAS DE BIENESTAR
34
Como se puede observar el nmero en s, no tiene ningn significado de
jerarquizacin, no dice nada, no reproduce la estructura del fondo, con lo
que se pierde informacin. Este cdigo se asemeja con un computador
para la recuperacin de informacin. Por lo general no pasa de cuatro
caracteres.
El cdigo numrico significativo: con este cdigo se representa la

estructura jerrquica, es as que muestran mayor informacin, existen dos
divisiones:
Decimal
Por Bloques
El primer cdigo son agrupaciones decimales a las que se da un

significado segn la estructura jerrquica, utilizando millares, centenas,
decenas
Ejemplo: 30.000 GESTIN FINANCIERA

30.100 INFORMES DE GESTIN
30.200 ACTAS DE COMIT
El segundo caso es por bloque, el cual es semejante al decimal con la

diferencia que en este caso se refleja en el cdigo las Funciones -
Actividades de la institucin.
Ejemplo:
GESTIN FINANCIERA ACTAS DE COMIT

003 14
Entonces el cdigo 14-003 Indicar: Actas de comit de Gestin

Financiera.
GESTIN ACADMICA ACTAS DE COMIT

005 14
Para las Actas de Comit de Gestin Acadmica el cdigo ser 14-005

Ahora bien, el cdigo alfanumrico es una combinacin de los dos
anteriores, en este caso la descripcin del alfanumrico significativo en el
que se emplean letras para la primera divisin del fondo (Macro -
proceso), mientras que para los procesos y sub procesos se emplean
nmeros.
Ejemplo:
A. PROCESOS ESTRATGICOS
A-1000. GESTIN FINANCIERA
A-1100. ACTAS DE COMITE
35
Organizacin de archivos: la organizacin de un archivo es un conjunto
de registros similares con una organizacin coherente que conlleva una
serie de tareas concatenadas que se definen en tres procesos:
Clasificar los fondos

Ordenar los documentos por medio o dentro de agrupaciones
Elaborar un cuadro o esquema de clasificacin que ponga de
relieve la estructuracin dada al fondo40.
Por esta razn segn Nougaret, Ch. citado por Nuez Fernndez, la
funcin del trabajo en un archivo para su organizacin es la reunin,
organizacin, conservacin y descripcin de los fondos41.
Fondos Documentales: los cuales estn regidos por el principio de

respeto a la procedencia de los fondos documentales y el principio al
orden originario de los documentos dentro del Fondos42, los cuales se
dividen en:
Tabla 1. Tipos de Fondos documentales

FONDO ABIERTO FONDO CERRADO FONDO ACUMULADO
Son documentos reunidos

por una entidad en el
El que se
transcurso de su vida
incrementa
Compuesto por institucional sin ningn
sistemticamente
todos los criterio archivstico de
de acuerdo con el
documentos de un organizacin, sin las
desarrollo de las
mismo productor mnimas condiciones de
funciones y
cuyas funciones ya conservacin y con pocas
trmites que
cesaron. posibilidades de ser fuente
atiende a una
de informacin y de
entidad activa.
consulta eficiente para los
usuarios.
Fuente: Colombia, Archivo General de la Nacin. Cartilla de Clasificacin

Documental. Bogot; Archivo General de la Nacin de Colombia, 2001.
Series Documentales: la unidad de anlisis que constituye los fondos,

es la serie, las cuales se agrupan, dentro del fondo, en torno a las
categoras jerrquicas que testimonian la estructura de la Institucin43.
40
CRUZ MUNDET, Manual de archivstica, 1999. 238 p.
41
NEZ FERNNDEZ, Eduardo, Organizacin y gestin de archivos, 1999. p. 44
42
Conjunto orgnico de documentos. Antonia Heredia, 2007.
43
HEREDIA HERRERA, Antonia. Qu es un archivo?, TREA. 2007, p. 113
36
Al respecto conviene decir que las Series Documentales se
identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las
dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin
documental necesaria para iniciar y finalizar la accin
administrativa. La documentacin generada en desarrollo de esta
actividad origina una unidad documental que, reunida con otras
de estructura y contenido homogneos, conforman la Serie
Documental. (Godoy de Lozano y Lpez vila)
Subseries Documentales: llegados a este punto cabe referirnos a las

Subseries Documentales; en el caso del Diccionario de Terminologa
Archivstica del Ministerio de Cultura habla de 4 tipos de series y no
nombra la SubSerie, estas definiciones son:
Serie Cerrada: aquella que ha dejado de producirse por desaparicin

del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por
la norma de procedimiento.
Serie Abierta: aquella que es generada por un sujeto productor que

continua en el ejercicio de sus actividades administrativas.
Serie Complementaria: son aquellas que, respondiendo a trmites

administrativos diferentes, contribuyen a la realizacin de un mismo
objetivo, resultando as una informacin complementaria.
Serie Paralelas: son aquellas que materializan actividades dentro de

las funciones administrativas y comunes (gestin econmica, gestin
de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las
distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido.
Las Subseries documentales son las agrupaciones documentales

facticias44 realizadas por los propios productores, por cuestiones prcticas
o de otra ndole45.
Tipologas Documentales: y para hablar de tipos documentales cabe

resaltar el concepto de los archiveros Municipales madrileos Expresin
de las diferentes actuaciones de la Administracin reflejadas en un
44
Que no es natural, artificial. Diccionario de la Lengua Espaola. Real academia
Espaola, 1992
45
GARCA RUIPREZ, Mariano. Tipologa. Series documentales. Cuadros de
Clasificacin. Cuestiones metodolgicas y prcticas. Las Palmas de Gran Canaria
(Espaa) : Anroart Ediciones , 2007, p.40
37
determinado soporte y con unos mismos caracteres internos especficos
para cada uno, que determinan su contenido46
Sin embargo, un concepto entre tipo y serie la aporta Jos Luis de la

Torre al recoger como definicin de la segunda lo siguiente: conjunto de
documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo
de una misma funcin, y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada
en un mismo tipo documental.47O lo que es lo mismo Serie = Sujeto
productor + Funcin + Tipo Documental.48
Al respecto conviene decir que el tipo documental tiene varias versiones:
Tipo diplomtico49
Tipo jurdico50
Tipo documental51
Ordenacin: para efectos de la organizacin de un archivo cabe anotar

que estos beben ir ordenados en el interior de un expediente, entindase
por Ordenacin Mtodo que consiste en formar grupos o clases de
documentos, segn mltiples caracteres: con base en su presentacin
fsica (el soporte); con base en el factor tiempo (fechas del documento);
por sucesin alfabtica; segn la estructura y/o la finalidad, la funcin que
realiza.52 Los mtodos ms comunes son: alfabtico, numrico,
geogrfico, cronolgico, por materias-asuntos, alfa-numrico, etc.
Por otro lado Paloma Fernndez define ordenacin como la operacin de

unir elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros,
de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano53 as mismo
establece dos niveles de orden:
PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL

Orden numrico
Orden cronolgico
Orden numrico-cronolgico
46
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de
Tipologa Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid, 1988, p. 179.
47
TORRE MERINO Jos Luis la, MERCEDES Martn- PALOMINO y Benito, Metodologa
para la identificacin y valoracin de fondos documentales, Madrid, Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte, S.G. de Informacin y Publicaciones, D.L. 2000, p. 22.
48
Para Juana Molina Nortes y Victoria Leiva Palma, en sus Tcnicas de Archivo y
tratamiento de la documentacin Administrativa (Guadalajara: ANABAD Castilla-La
mancha, 1996, p. 31), los elementos que definen una serie son el sujeto productor y el
tipo documental.
49
Ej. Clausulas diplomticas, solemnes y formales, etc.
50
Ordenanzas, leyes, acuerdos, etc.
51
Cuando se precisa la identidad del documento.
52
ANGULO VALLEJO, Marina. Ordenacin y descripcin de archivos. Universidad del
Quindo, 1995, p 1.
53
FERNNDEZ GIL, Paloma. Organizacin de Archivos de Oficina. Metodologa. En:
IRARGI, V (1992-1993). p. 285
38
Orden alfanumrico
Orden alfabtico
Orden por conceptos o asuntos
El primer nivel se refiere a la ordenacin natural de creacin que no exige

un plan de ordenacin determinado o ya sea por la primera letra
destacada que lleva el documento alfabticamente.
El segundo nivel es cuando se refiere a uno de los elementos del

contenido informativo del documento o tambin puede ser cuando se le
asigna un elemento externo, ejemplo un nmero consecutivo.
Es importante tener en cuenta que la ordenacin se hace teniendo en

cuenta el volumen documental, al igual que los elementos para la
recuperacin de la informacin.
5.1.2 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO 9001-2000
Se basan en los principios orientados a los usuarios, fundado en

procesos, hacia la gestin y siempre con mejoras continuas. Es por ello
que los requisitos de documentacin son primordiales a la hora de la
estandarizacin y normalizacin de la informacin.
Llegados a este punto es significativo, acercarnos a la propuesta de este

documento, la cual es de manera necesaria aclarar, que, para este caso
el colegio debido a su trabajo de certificacin de ISO-9001 maneja un
organigrama por procesos y no por dependencias, que en si viene siendo
lo mismo al ser procesos organizacionales.
Procesos: los procesos son un conjunto de actividades mutuamente

relacionadas mutuamente relacionadas o que interactan, la cuales
transforman elementos de entrada en resultados54, al respecto conviene
decir que no hay una aceptacin unnime sobre la clasificacin de los
procesos ni sobre la forma de graficar la empresa vista como un conjunto
de procesos.
Documento: En la Norma ISO 9001 la palabra documento es utilizada

para cubrir la forma como se provee la informacin que en su
organizacin requieren para desempear las actividades.55 En algunos
54
PREZ FERNNDEZ DE VELASCO, Jos Antonio. Gestin por procesos: cmo
utilizar ISO 9001:2000 para mejorar la gestin de la organizacin. ESIC. Madrid, 2004,
p.318
55
Documentos curso SENA virtual, ISO 9001:2008 - mdulo 3. Documentacin de un
sistema de gestin de la calidad.
39
casos vienen siendo para la elaboracin de este trabajo tipologas
documentales o en otros casos series documentales, est en el archivista
definirlo.
Procedimiento: es oportuno hablar ahora de los procedimientos que en

s no es otra cosa que las funciones, es decir al documentar una funcin,
el equivalente es un procedimiento, para esto las organizaciones o la
Norma ISO 9001, establece unos requisitos para esta estandarizacin
documental, es as que se establece el procedimiento.
Figura 8. Estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad
La gestin de la documentacin que hace el SGC de una organizacin

nos arroja datos tan importantes como los siguientes:
Tabla 2. Gestin de la Documentacin

Actividad Entradas Salidas
Elaboracin Plan de elaboracin del documento Proyecto del documento
Proyecto de documento corregido
Revisin Proyecto de documento
y listo para aprobar
Aprobacin Proyecto de documento revisado Documento aprobado
Documento identificado con un
Identificacin Documento aprobado
cdigo
Documento reproducido en el
Reproduccin Documento aprobado e identificado
nmero de copias necesarias
Documento distribuido en las
Distribucin Documento a distribuir
reas
Archivo Documento a archivar Documento archivado
Comprobacin Documento vigente Documento comprobado
Modificacin Documento vigente Documento modificado
Derogacin y/o Documento comprobado declarado Documento derogado y/o
destruccin obsoleto destruido
Consulta Solicitud de consulta Documento consultado
Liberacin (para
el caso de Registros llenos Registros revisados
registros)
Fuente: Castro, Andrea, 2009
Los cuales son vitales a la hora de identificar los tipos documentales las
series y sub-series de un proceso organizacional.
Mapa de procesos: El mapa de procesos de una organizacin permite

considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y
horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la
40
organizacin, pero sobre todo tambin con las partes interesadas fuera de
la organizacin, formando as el proceso general de la institucin56
Pirmide documental: es otro aspecto que cabe resaltar como soporte

fsico de un Sistema de Gestin de Calidad en una organizacin, la cual
consta de un Manual de calidad, procedimientos e instructivos e
instrucciones tcnicas.
Figura 9. Estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad
Fuente. Documentos curso SENA virtual, ISO9001:2008 - mdulo 3.

Documentacin de un sistema de gestin de la calidad.
5.2 MARCO CONCEPTUAL
Para efectos de la presente estudio y de acuerdo con la postura de la

investigadora, la clasificacin se asumir como la labor tcnica que
estructura la organizacin de archivos, la cual consiste en determinar y
relacionar coherentemente la produccin documental con los asuntos y
contenidos que evidencien una funcionalidad. Su objetivo primordial es
conformar a travs de piezas y tipologas documentales un consolidado
de informacin que de lo general a lo especifico, documentan un proceso
administrativo, metodolgico, tcnico, entre otros.
As mismo y de acuerdo con el referente terico expuesto, se asumir el

Cuadro de Clasificacin Documental, como el instrumento propio de la
gestin documental que permite determinar la relacin entre los procesos
56
Sistema de Gestin de Calidad segn ISO 9001.
http://ftp.eia.edu.co/academico/Postgrado/Gerencia%20Produccion%20y%20Servicio%2
09/APLICACIONES%20INDUSTRIALES%20NORMA%20ISO%20Profesor%20Ana%20
Catalina%20Saldarriaga%20Giraldo/NORMA%20NTC%20ISO%209001-2000.pdf
Consulta en lnea en enero 2010
41
productoras y las series documentales, a travs de la asignacin de
cdigos e identidades que se aplica a entidades de la misma naturaleza
con funciones similares diseado de manera flexible para su utilizacin.
Si bien la documentacin es importante, las herramientas de control de la

informacin lo es tambin, quiere decir esto que los archivistas estamos
en la obligacin de hacer parte de los sistemas de Gestin de calidad de
las empresas.
Los conceptos y las tcnicas de gestin, ya sea documental,

administrativa o la gestin que fuere, estn en constante evolucin y son
aplicables por igual en las grandes organizaciones y en las pequeas. La
nica diferencia est en las herramientas utilizadas para llevar al da estos
conceptos.
5.3 MARCO INSTITUCIONAL
La comunidad Religiosa de Agustinos Recoletos cuenta con 4 colegios en

Bogot su estructura administrativa, financiera, operativa y acadmica es
basada en los principios de la Casa Provincial, de manera que sus
estructuras organizacionales tienden a ser similares y dependen de las
directivas la evolucin en sus administraciones. A continuacin se
presenta una breve descripcin de cada uno de ellos.
5.3.1. Colegio Agustiniano Suba: el Colegio Agustiniano Suba fue

fundado en 1966 como comunidad privada y religiosa mediante la
resolucin 628 del 3 de junio del mismo ao. Por medio de la resolucin
583 del 1 de septiembre de 1969, se concedi licencia para ampliar el
servicio educativo en los dos ltimos grados de la bsica secundaria y la
Secretara de Educacin Distrital por resolucin No. 3535 del 17 de
octubre de 1969 concedi aprobacin de estudios a los dos primeros
grados del ciclo bsico de enseanza media57.
En 1972 siendo rector el Padre Clmaco Lpez, solicita cambio de nombre

ante la Secretaria de Educacin y esta por resolucin No. 8677 del 5 de
diciembre de ese ao, autoriza el nombre del Colegio Parroquial San
Agustn de Suba. En 1984 el Padre Carlos Villabona, pidi nuevamente
autorizacin para cambiar el nombre y la resolucin No. 1734 del 02 de
mayo de 1984, aprob el Colegio Agustiniano Suba58.
57
Documentos de estudio. Comunidad educativa y participacin: educacin, estilo
Agustiniano. Bogot, 1986. 54 p.
58
Ibid 54 p.
42
En 1996 la Secretaria de Educacin expidi la resolucin No. 2004 del 5
de julio, la cual aprobaba los estudios de la educacin media. Hasta la
fecha el Colegio Agustiniano Suba sigue prestando el servicio educativo a
una poblacin de 1542 estudiantes
El colegio cuenta con un archivo centralizado, con estantera adecuada,

toda la informacin se encuentra archivada en AZ, sin ningn tipo de
control, de acceso o de consulta. No se encuentra ordenada y con una
clasificacin muy bsica.
Con la proyeccin del Sistema de Gestin de calidad en este colegio de

manera superficial se est intentando hacer una ordenacin, clasificacin
y en s, organizar el archivo. Actualmente el colegio ya implement
software de administracin de informacin.
Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba
Fuente: Colegio Agustiniano Suba
Acerca de la gestin administrativa se puede decir que al igual que el

colegio Agustiniano Norte se encuentran desarrollando el Sistema de
Gestin de Calidad, la estructura como lo ensea la figura 9., se maneja
la misma estructura organizacional.
43
5.3.2. Colegio Agustiniano San Nicols: El edificio donde funciona el
colegio fue fundado en 1635 por los Agustinos recoletos con el nombre
de Hospicio de San Nicols de Tolentino. En 1861 por las revueltas
polticas nacionales, los religiosos fueron exclaustrados y el convento
confiscado. A partir de esta fecha el convento tuvo diferentes usos:
cuartel, escuela de ingeniera de la Universidad Nacional y seminario
conciliar.
En el ao 1943 la Comunidad compr el edificio a la curia episcopal. Este

mismo ao se iniciaron las mejoras y adaptaciones para salones de clase
y el 6 de febrero de 1944 se inaugur el Colegio con 180 estudiantes
desde ese momento se estableci un archivo de ndole documental. En
1948 el colegio abri las puertas a un grupo de internos. El bachillerato y
el colegio fueron aprobados el 6 de octubre de 1949, ao en el que se
graduaron los primeros 14 bachilleres.
En 1975 se inici la jornada adicional para 173 jvenes de escasos

recursos econmicos; en 1993 se abri el grado dcimo y en 1994 se
graduaron los primeros 18 bachilleres.
El Colegio lleva laborando 63 aos, durante este tiempo no se tiene

conocimiento de prdida de informacin que haya afectado la historia
documental del mismo. En la actualidad el Colegio cuenta con la
presencia de dos sacerdotes, con cerca de mil ochocientos estudiantes y
ciento diez empleados.
El archivo principal es manejado por la secretara acadmica por ser la

dependencia que tiene a su cargo la informacin, correspondencia, e
informacin legal de la institucin. Se tienen estipulados los siguientes
objetivos para el tratamiento de la informacin:
Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un

trabajo especfico que tenga acceso rpido a la documentacin
relacionada con ese trabajo.
Guardar la documentacin el tiempo que sea til.
Coordinar y controlar la recepcin y salida de la documentacin.
Velar por la conservacin, restauracin y mantenimiento de la

documentacin.
El archivo central del colegio cuenta con un depsito conformado por

estanteras en madera (13), donde se guardan los documentos que deben
existir a perpetuidad. Las dems dependencias (Secretara, Pagadura y
Contabilidad) generan informacin y documentacin que pasa a este
archivo con un bsico procesamiento archivstico de ordenacin alfabtico
y cronolgico.
44
En las oficinas productoras se tienen archivadores metlicos (en un total
de 24 metros lineales aproximadamente) conformando los archivos de
gestin los cuales hacen transferencia anualmente al archivo central.
El 60 % de la informacin se encuentra en carpetas legajadoras, un 20%

est en AZ, y el 20 % restante son los libros de matrculas los cuales se
encuentran empastados y foliados, estos se guardan en muebles tipo
biblioteca porque son los documentos que deben existir a perpetuidad.
En cuanto a la administracin las oficinas productoras son: Rectora,

Coordinacin General, Coordinaciones (acadmica y de convivencia),
Secretara Acadmica, Contabilidad, Pagadura, Biblioteca, Sala de
material didctico., es de manera sencilla muy similar a la anterior su
estructura; con el agravante de no tener sistemas de gestin adelantados,
herramientas de control de informacin, adems de ser un colegio que
est en espera de decisiones superiores para la liquidacin por motivos
arquitectnicos.
De estas circunstancias nace el hecho de su estructura simple pero

bsica en su organigrama.
Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicols
Fuente: Colegio Agustiniano San Nicols
45
5.3.3 Colegio Agustiniano Salitre: al manifestarse el inters por el
traslado del Colegio Agustiniano San Nicols, el LXXV Captulo Provincial
dej consignada la ordenacin 40 en donde el Captulo recomienda al
prior provincial y a su consejo, asesorado por tcnicos, el estudio
definitivo y construccin lo antes posible del Colegio Agustiniano Centro y
definir lo que se har con las actuales instalaciones del mismo. Tratando
de realizar esta ordenacin, de inmediato se nombr una comisin
encargada de estudiar la conveniencia y viabilidad del terreno.
En principio se pens en Tagaste, pero razones ponderadas de diverso

orden oblig a la mayora de sus miembros a desistir y buscar otra
alternativa. Despus de varias ofertas y anlisis el consejo provincial,
odos los informes del padre ecnomo provincial y previas ciertas
gestiones suyas muy importantes, le autoriz la compra del terreno en
Ciudad Salitre. El negocio se realiz a principios de 1996; concretamente
el 29 de enero de ese ao el padre ecnomo provincial firm la escritura.
Una nueva ley educativa sobre matrculas y pensiones, en el mismo ao

1996, puso en dificultades al Consejo Provincial, que por prudencia y por
va de consulta, en dos oportunidades cit a los rectores de nuestros
colegios en Colombia, para estudiar y discernir con nmeros la
alternativa: traslado del colegio o colegio nuevo.
En la segunda reunin de rectores, invitados tambin los prefectos, luego

de analizar y discutir pros y contras, se hizo un sondeo de opinin en
votacin secreta con el resultado: Colegio nuevo 11 votos a favor;
traslado del colegio 4 votos a favor (Acta 50, 28 de mayo de 1996). En
sntesis y con base en todo lo anterior, el 24 de junio del mismo ao, el
Consejo Provincial unnimemente opt y decidi por el nuevo Colegio
Agustiniano Ciudad Salitre.
En el primer ao y como fundadores de la obra estn:

Padre Carlos Alberto Villabona Vargas OAR. Rector,
Padre Hernn Jaramillo OAR. Ecnomo (Q.E.P.D.)
Padre Enrique Corts Fajardo OAR. Coordinador General.
El 26 de abril de 1996, se coloc la primera piedra de fundacin del

Colegio, el 15 de enero de 1997 fecha de iniciacin labores docentes y el
04 de febrero de 1997 fecha de iniciacin labores estudiantes59.
En contraste con los dems colegios, es ste ltimo el ms moderno, en

sus instalaciones, procesos y gestin, de esta manera cabe resaltar, el
recinto destinado al archivo, con estantera adecuada, soportes
adecuados y con una clara clasificacin por procesos de su informacin
mantenindola ordenada en su interior.
59
Ibid 54 p.
46
Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre
Fuente: Colegio Agustiniano Salitre
5.3.4. Colegio Agustiniano Norte: Para el desarrollo de este proyecto de

investigacin el colegio estudio es ste el cual fue fundado por iniciativa
de la Comunidad de Padres Agustinos Recoletos el da 2 de febrero de
1969, con motivo de la celebracin de los veinticinco aos de
funcionamiento del Colegio Agustiniano San Nicols. El total de alumnos
matriculados fue de 422 divididos en los grados: knder hasta primero de
bachillerato.
Desde este ao se da comienzo a ampliacin del colegio, nuevas aulas,

laboratorios entre otros. De aqu que, hace 40 aos se constituye el
archivo que conforma parte de la memoria institucional.
De otro lado por norma los colegios de la comunidad de los Agustinos

Recoletos cada 4 aos cambian de rector, este cargo es elegido por el
provincial de la comunidad, es decir que cada 4 aos se tienen nueva
administracin.
Ahora bien: en pasadas administraciones varios de los documentos que

hacan parte del archivo central del colegio, desafortunadamente fueron
eliminados; adems, una inundacin en la oficina de contabilidad lleg a
afectar cierta documentacin que tuvo que ser eliminada, teniendo as
algunos vacos de informacin.
A pesar de estos accidentes que afectaron informacin vital, la ltima

administracin de la comunidad agustiniana se ha caracterizado por estar
47
a la vanguardia en la implementacin de herramientas que coadyuven a la
gestin administrativa.
Cabe sealar que el colegio cuenta con software especializados en el

tratamiento de la informacin acadmica, al igual que la biblioteca; a la
vista la informacin administrativa queda de un lado, desde luego el ideal
es darle un tratamiento a esta informacin, de esta manera desde el ao
2005 se est implementando el Sistema de Gestin de Calidad.
Es por ello que uno de los objetivos principales del SGC del colegio es
documentar los procedimientos, objetivo que atae al flujo de la
informacin, responsables, funciones y por ende los documentos,
resultado de cada uno de los procesos de la institucin.
Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte
Fuente: Colegio Agustiniano Norte
48
En la Figura 12., se visualiza la estructura del colegio orgnicamente. Es
fcil comprender por medio de organigrama, el porqu se escogi este
colegio como estudio: debido a la profundidad con que fue analizada la
estructura acadmica, administrativa, estratgica y sus procesos de
apoyo, los cuales se apreciarn ms detalladamente en el mapa de
procesos posteriormente.
En realidad esta forma que adopta el organigrama, permite establecer y

relacionar los conductos regulares y grados de responsabilidad
especficos, como tambin funciones dentro de cada rea con cada uno
de los involucrados en los procesos claves de la institucin.
En relacin con los organigramas, las entrevistas y el material que se

recopilo para esta investigacin de los dems colegios, se evidencia que
se repite esta misma estructura, porque son las mismas funciones (mismo
objeto) para todos los 4 colegios, de esta manera basados en las matrices
de documentos que existen en el Colegio Agustiniano Norte, el fin es
revalidar esa informacin basados en la entrevista Anexo A, a los
productores de las dependencias o los procesos.
El desarrollo del proceso de certificacin de ISO 9001 2000 ha

estructurado el mapa de procesos de la institucin, como lo podemos
observar en la Figura 13., el cual de manera sistmica los procesos
interactan aportando el desarrollo para la satisfaccin de los clientes del
colegio.
A partir del direccionamiento estratgico se definieron objetivos e

indicadores asociados a cada uno de los procesos hacia los cuales toda
la institucin orienta sus resultados.
El Macro Proceso Estratgico lo conforman:
El Proceso Gestin Estratgica

El Proceso Gestin Administrativa y Financiera
El Macro Proceso Operativo:
El Proceso Matrculas y Admisiones

El Proceso Gestin Acadmica
El Proceso Formacin y Desarrollo del Estudiante
El Macro Proceso de Apoyo:
El Proceso Desarrollo del personal

El Proceso Desarrollo de la Comunidad
El Proceso Seguimiento y Mejora
El Proceso Compras
49
El Proceso Administracin Documental
El Proceso Servicios Complementarios
Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte
Fuente: Colegio Agustiniano Norte
Esta descripcin o diagnstico ser incompleto si no se habla del proceso

que nos atae en esta investigacin Administracin Documental, el cual
es el encargado del archivo central del colegio, all se depositan los
documentos ms importantes de la institucin. Este archivo tiene 40
metros lineales aproximadamente, la informacin que se deposita all, es
la misional.
Habra que decir tambin que los dems procesos generan informacin y
documentacin de gestin, la informacin inactiva pasa a una oficina
dispuesta para la conservacin de sta, sin ningn tipo de tratamiento
50
archivstico (ordenacin, clasificacin o descripcin), aproximadamente el
colegio cuenta con 100 metros lineales de informacin.
La normatividad interna de los colegios agustinos Recoletos de Bogot

se basan en:
Manual del Consejo Directivo

Manual del Consejo Acadmico
Manual de la Comisin de Evaluacin y Promocin
Manual de la Comisin de Convivencia Social
Manual de Consejo de Estudiantes y Personero
Manual de Funciones
Manual de Convivencia
Manual Sistema de Calidad (en desarrollo)
Apoyados en:
Constitucin Poltica de Colombia

Ley General de educacin
Cdigo del menor
Secretara de Educacin,
Plan Decenal de Educacin, entre otros.
De acuerdo con lo anterior los procesos que se desarrollan en el Colegio

Agustiniano Norte son:
El Proceso de Gestin Estratgica: define, orienta, despliega y

controla la estrategia con el fin de lograr los objetivos
institucionales. (Ver anexo B)
Oficina Productora: Rectora
El Proceso de Gestin Administrativa Y Financiera: coordina los
esfuerzos de la Institucin enfocndolos hacia una meta comn de
resultados. (Ver anexo C)
Oficina Productora: Rectora
El Proceso de Matrculas y Admisiones: selecciona y matricula

estudiantes con un perfil acorde a la propuesta educativa del
colegio, que garanticen la sostenibilidad de la Institucin. (Ver
anexo D)
Oficina Productora: Pagadura
El Proceso de Gestin Acadmica: disea, implementa, evala, y

mejora una propuesta pedaggica de calidad que contribuya a la
formacin integral del estudiante. (Ver anexo E)
Oficina Productora: Coordinacin Acadmica
51
El Proceso de Formacin y Desarrollo del Estudiante: contribuye
a la formacin integral del estudiante a travs del desarrollo de los
valores catlicos y agustinianos que aporte a la construccin de
una sociedad fraterna, equitativa y justa. (Ver anexo F)
Oficina Productora: Coordinacin de convivencia
El Proceso de Desarrollo del Personal: procura que la Institucin

cuente con un personal competente, comprometido y motivado,
que contribuye al alcance de los objetivos. (Ver anexo G)
Oficina Productora: Coordinador general
El Proceso de Desarrollo de la Comunidad: desarrolla la

responsabilidad tica y pblica de la institucin desplegando
acciones para integrar y beneficiar a la comunidad externa. (Ver
anexo H)
Oficina Productora: Coordinacin de Pastoral
El Proceso de Seguimiento y Mejora: actualiza y asesora el

Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin con el fin de
agregar valor positivo a los procesos y as contribuir al logro de los
objetivos institucionales. (Ver anexo I)
Oficina Productora: rea de Calidad
El Proceso de Administracin Documental: garantiza que la

Institucin se encuentre organizada, actualizada, disponible y
controlada. (Ver anexo J)
Oficina Productora: Secretara
El Proceso de Compras: garantiza el adecuado suministro de

recursos para el funcionamiento de la Institucin. (Ver anexo K)
Oficina Productora: Contabilidad
El Proceso de Servicios Complementarios: ofrece un servicio

ptimo, amable, oportuno, seguro, veraz y gil, con el fin de
complementar el desarrollo de la Visin, Misin del Colegio. (Ver
anexo L)
Oficina Productora: Auxiliar jefe de personal
52
6. METODOLOGA
Dentro de este captulo se considero la elaboracin del proyecto, la meta

era recolectar los datos llegando a una prediccin o a un resultado
significativo que relacionara variables, para hacer una exploracin y
clasificacin basada en el anlisis e interpretacin de los datos obtenidos;
posteriormente se materializ la creacin de la propuesta del Cuadro de
Clasificacin Documental a partir de estas pautas metodolgicas:
6.1 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACIN
Para llevar a cabo la presente investigacin, inicialmente se elaboro y se

aplic una entrevista (Ver Anexo A) basada en la Encuesta Estudio Unidad
Documental aplicada a cada uno de los procesos comprendidos en el
colegio estudio (40), como parte del diagnstico inicial del estado de los
archivos del mismo, as mismo se analizaron los procesos y
procedimientos, el mapa de procesos lo cual permiti la recopilacin de
informacin concerniente al objeto de estudio.
Dentro de las fuentes de informacin utilizadas se definen:
Fuentes primarias: datos obtenidos directamente por el

investigador a travs del instrumento de recoleccin de
informacin aplicado.
Fuentes secundarias: estudios tcnicos adelantados sobre el

mismo tpico en diferentes sectores.
Fuentes terciarias: informacin indirecta que soporta la

investigacin en cuanto a metodologa, normatividad y
experiencia en particular sobre la elaboracin de un cuadro de
Clasificacin Documental por procesos para los colegios
Agustinos Recoletos.
6.2 ISTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN
6.2.1 Fuentes Primarias.
Caracterizaciones. Identifica las caractersticas de los procesos en una

organizacin, y est orientada a ser el primer paso para adoptar un
enfoque basado en procesos, reflexionando sobre cules son los
procesos que deben configurar el sistema, es decir, qu procesos deben
aparecer en la estructura de procesos del sistema.
Procesos. Proporciona el objetivo, y describe las funciones o

responsabilidades de la institucin.
53
Mapa de procesos. Ofrece una visin global del Sistema de Gestin y
los componentes del mismo (procesos) y su interrelacin. Esta
orientacin hacia los procesos exige la subdivisin en procesos
individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la
organizacin, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los
datos de entrada, parmetros de control y datos de salida.
Manual de Calidad. Los documentos que proporcionan informacin

consistente, interna y externamente sobre el S.G.C, definen por un lado el
conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y
procedimientos genricos que una organizacin establece para llevar a
cabo la gestin de la calidad, y por otro lado, la definicin especfica de
todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final. El
Manual de Calidad nos dice Qu? y Quin?, Manual de
Procedimientos, Cmo? y Cundo?. Dentro de la infraestructura del
Sistema existe un tercer pilar que es el de los Documentos Operativos,
conjunto de documentos que reflejan la actuacin diaria de la empresa.
Procedimientos. Los documentos que proporcionan informacin sobre

como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente
Manual de Procedimientos. Sintetiza de forma clara, precisa y sin

ambigedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja de modo
detallado la forma de actuacin y de responsabilidad de todo miembro de
la organizacin dentro del marco del Sistema de Calidad de la empresa y
dependiendo del grado de involucracin en la consecucin de la Calidad
del producto final.
Planes de calidad. Los documentos que describen como se aplica el

S.G.C. en un producto, proyecto o contrato
Guas. Los documentos que establecen requisitos (especificaciones),
recomendaciones o sugerencias
Registros. Los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las

actividades realizadas o resultados obtenidos
6.2.2 Fuentes Secundarias. La informacin de fuentes secundarias fue

obtenida a travs del acceso a documentos bibliogrficos, en teoras
archivsticas acerca de Cuadros de Clasificacin, adems de proyectos de
grado de la facultad de Sistemas de Informacin de La Salle referentes a
los Sistemas de Gestin de Calidad, clasificacin por procesos y su
relacin estrecha con la Gestin Documental y sus herramientas.
6.2.3 Fuentes Terciarias. Como informacin complementaria la

encuesta. La cual es una tcnica o instrumento destinado a obtener
informacin primaria a partir de un nmero representativo de individuos de
54
una poblacin para proyectar sus resultados sobre la poblacin total,60
para el caso de la recoleccin de informacin de los archivos del colegio
estudio, se tomo la encuesta nica Documental del AGN, se realiz para
indagar sobre las prcticas de clasificacin con un conjunto ordenado de
preguntas relevantes para determinar los rasgos, caractersticas o
variables que fueron objeto del estudio61. Esta encuesta fue aplicada para
determinar la situacin inicial del estado de la organizacin de los
archivos escolares de la comunidad Agustina Recoleta que funcionan en
Bogot.
6.3 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN
El anlisis de las fuentes primarias (Herramientas del sistema de Gestin

de Calidad) arroj informacin, para la identificacin, conformacin de los
asuntos, sus posibles series y subseries documentales al igual que se
identific el repertorio de tipologas documentales y la forma como se
integran los expedientes; posterior a ello la pregunta 6 de la encuesta (Ver
anexo A) ratifico la conformacin de las agrupaciones documentales de la
misma herramienta.
Para la recoleccin de la informacin secundaria, la cual es aquella que

permiti el anlisis de la fundamentacin terica sobre la cual se sustent
el estudio, se recurri a las Bibliotecas y Centros de Documentacin,
existentes en la ciudad, especialmente a la Biblioteca Luis ngel Arango,
Biblioteca de la Universidad de La Salle, Biblioteca del Archivo General de
la Nacin, Biblioteca de la Pontificia Universidad Javeriana, entre otras.
Igualmente se accedi a proyectos de grado similares, acogiendo
experiencias y resultados de investigaciones similares.
Por otro lado la aplicacin de la encuesta permiti facilitar a los

productores mencionar su contacto con el archivo, en el contexto
administrativo y en su realidad benfica. Mediante la descripcin de las
actividades de clasificacin y organizacin del archivo, se establecieron
tres categoras de anlisis: Organizacin Documental, Acceso y uso y
Accesibilidad de la informacin (Ver anexo B).
Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos

PROCESOS / FUNCIONES Item PROCEDIMIENTOS
1 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
2 PLAN ESTRATEGICO
GESTION ESTRATEGICA 3 REVISION POR LA ALTA DIRECCION
4 ADMINISTRACION ESCOLAR
60
GALLARDO Yolanda y MORENO Adonay. Serie Aprender a Investigar. Mdulo 3. Recoleccin de la
informacin. Instituto Colombiano Para El Fomento De La Educacin Superior, ICFES. 1999. p. 80
61
Hernndez, Sampieri. Metodologa de la investigacin. 2003, p. 12.
55
GESTION 5 PROYECTOS PRESUPUESTALES
ADMINSITRATIVA Y
DIAGNOSTICO FINANCIERO
FINANCIERA 6
MATRICULAS Y 7 ADMISIONES
ADMISIONES 8 MATRICULAS
9 PROCESOS PEDAGOGICOS
GESTION ACADEMICA 10 DESARROLLO CURRICULAR
11 SISTEMA DE EVALUACION DE PROCESO DE APRENDIZAJE
12 FORMACIN PARA LA SANA CONVIVENCIA
FORMACION Y 13 ORGANIZACIN Y DINAMIZACIN - GOBIERMNO ESCOLAR
DESARROLLO DEL 14 PROYECTO EDUCACIN SEXUAL
ESTUDIANTE 15 ORIENTACIN ESCOLAR
16 FORMACIN PARA LA SANA CONVIVENCIA POR CONVIVENCIA - PROCESO FORMATIVO
17 SELECCIN Y VINCULACIN
18 PAGO DEL SERVICIO (NMINA)
DESARROLLO DEL
19 BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL
PERSONAL
20 CAPACITACIN Y DESARROLLO
21 EVALUACIN Y DESEMPEO
22 PROYECTOS A LA COMUNIDAD EXTERNA
23 COMIT ECOLOGICO
DESARROLLO DE LA
24 ESCUELA DE PADRES
COMUNIDAD
25 CATEQUESIS
26 SERVICIO SOCIAL
27 ASESORIA DEL PROCESO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
28 CAPACITACION DEL PERSONAL
SEGUIMIENTO Y MEJORA
29 INFORMES A LA ALTA GERENCIA
30 AUDITORIA
31 ADMINSITRACIN DE INFORMACIN
ADMINISTRACIN 32 LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTAL 33 DOCUMENTOS LEGALES ACADEMICOS
34 SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES
COMPRAS 35 PROCESAMIENTO DE FACTURAS
36 TRASLADO DE ESTUDIANTES
37 DIAGNSTICO Y VALORACIN DE LA COMUNIDAD
SERVICIOS
38 SERVICIOS GENERALES
COMPLEMENTARIOS
39 MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES
40 RECEPCION
El anlisis general de toda la anterior informacin llev a la elaboracin de

las fichas tcnicas realizadas a las Series Documentales, por medio de
los procesos y procedimientos se compararon, junto con la metodologa
para la elaboracin de Cuadros de Clasificacin orgnico funcionales y se
dieron las agrupaciones resultantes.
56
7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIN PARA LOS
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOT
Dado que la comunidad Agustina Recoleta tiene 4 colegios en Bogot, en

este documento se presenta una propuesta de un Cuadro de Clasificacin
Documental, para aplicar en los archivos escolares de los colegios de la
Comunidad Agustina Recoleta, basados en los hallazgos tericos e
institucionales. Las similitudes en los 4 colegios son:
Entendiendo que el objeto o funcin es el mismo para los 4 colegios, es el

de Integrar el Proceso educativo en el Ministerio de Cristo Maestro desde
el pensamiento de San Agustn en torno al amor y a la ciencia, en
consonancia con la realidad actual. Formando personas con una actitud
reflexiva, crtica, democrtica y participativa frente a los acontecimientos
cientficos, tecnolgicos, culturales, polticos y sociales.
Enmarcados en establecer un conjunto de acciones tendientes a

garantizar que su servicio cumpla con los requisitos establecidos en un
sistema de calidad (ISO 9001:2000), en el cual no solo se planifique la
evaluacin y mejoramiento permanente de los procesos de servicio el la
administracin y gestin de su informacin, sino tambin los
administrativos y de soporte, proveedores, mantenimiento de las
instalaciones y desarrollo de personas y comunidad.
Igualmente, las Instituciones consolidan un conjunto de herramientas y

mecanismos, orientados a generar indicadores que reflejen el nivel de
satisfaccin del servicio, as como el procesamiento de su informacin, es
por esta razn que teniendo la casa provincial como veedor administrativo
y financiero, al igual que el colegio Agustiniano norte presenta las pautas
y los parmetros pedaggicos para los 3 restantes, su informacin resulta
ser homognea.
Si bien este proyecto de normalizacin de informacin en los archivos

escolares de los Colegios Agustinos Recoletos sta comenzando lo cual
se refleja en sus organigramas algunos por funciones, por dependencias y
por procesos, las tareas conducen a los mismos fines, razn por la cual
se hace necesaria la implementacin o elaboracin de propuestas como
la presentada en este documento.
7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIN
En seguida se presenta el modelo del cuadro con las siguientes

caractersticas:
57
PROCESOS
Se identificaron 11 procesos, entre los que tenemos tres Macro Procesos:

Estratgicos, Operativos y de Apoyo, cada uno de ellos tiene sus
procedimientos que vienen siendo las funciones, de all se agruparon de
forma tal que el resultado son las series documentales.
DENOMINACIN DE SERIES DOCUMENTALES
Se designan teniendo en cuenta los conceptos del marco terico y para

este caso especficamente se tuvo en cuenta los Procedimientos
Funciones de los Procesos Organizacionales.
DENOMINACIN DE TIPOS DOCUMENTALES
Se designan asumiendo los aportes tericos de este documento, adems

de los resultados de la entrevista en la pregunta 6. y finalmente los
documentos mencionados en la matriz de documentos de cada proceso.
CODIFICACIN
A partir de la propuesta de Paloma Fernndez62, se aplic la codificacin

Alfa-numrica para la codificacin del Cuadro de Clasificacin
Documental, es decir:
El primer Nivel, lo compone los Macro Procesos los cuales fueron

identificados con una Letra del abecedario.
El segundo nivel, lo conforma los Procesos se les asign un cdigo
numrico de 2 dgitos.
Y el tercer nivel lo compone las series y subseries el cual ser de
de dos dgitos.
Con la siguiente estructura:
Tabla 4. Extensin de los cdigos organizacionales

NIVEL COMPONENTE DEL CDIGO CARACTERES
1- MACRO
PROCESOS LETRAS DEL ALFABETO: A,B,C. UNO
2- PROCESOS NMEROS DEL 01 A 11 DOS
3- SERIES Y NMEROS CONSECUTIVOS DEL
SUBSERIES 01 A 99 DOS
62
FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual. Op. Cit., p. 99
58
Ejemplo:
A 20 03 = A20-03
SUBSERIE
DOCUMENTAL
PROCESO
MACRO PROCESO
En donde: A = Macro Proceso Estratgico

20 = Gestin Administrativa y Financiera
03 = Actas de Comit
Como se observa en el ejemplo, la codificacin, cumple con el requisito

de Jerarqua, significado y consecutivo. Para facilitar la inclusin de los
posibles sub-procesos que pudieran aparecer a futuro, el cdigo se creo
con dos dgitos, como se describe en la siguiente tabla:
Tabla. 5 Codificacin organizacional

MACRO PROCESOS PROCESOS
10 Gestin Estratgica
A - PROCESOS ESTRATGICOS
20 Gestin Administrativa y Financiera
10 Matrcula y Admisiones
B - PROCESOS OPERATIVOS 20 Gestin Acadmica
30 Formacin y Desarrollo del Estudiante
10 Desarrollo del Personal
20 Desarrollo de la Comunidad
30 Seguimiento y Mejora
C - PROCESOS DE APOYO
40 Compras
50 Administracin Documental
60 Servicios Complementarios
La codificacin de las subseries como aparece en la tabla 7., obedece al

proceso inicial de identificacin de series y sub-series existentes en los
procesos, posterior a esta actividad se enlisto en Excel eliminando
nombre de series que tuvieran subseries o que estuvieran repetidas, para
finalmente organizarlas alfabticamente.
La codificacin es dada por dos dgitos desde el 01 hasta el 47

consecutivamente, cabe sealarse que para el momento de una nueva
inclusin por alguna razn se enlistaran al final es decir con el cdigo 48 y
as sucesivamente, a continuacin se visualiza la codificacin de las
Series y subseries.
59
Tabla 6. Codificacin de Subseries
CDIGO SERIES DOCUMENTALES
01 ACTAS DE COMIT
02 ACTAS DE CONSEJO
03 ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
04 BALANCE GENERAL
05 CAMPAAS INSTITUCIONALES
06 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
07 CONTRATOS DE CONSULTORA
08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
09
INDEPENDIENTES
10 CONVOCATORIAS DE PERSONAL
11 ESCUELAS DEPORTIVAS
12 ESTADO DE RESULTADOS
13 HISTORIAS ACADMICAS
14 HISTORIAS DE VEHCULOS
15 HISTORIAS LABORALES
16 INFORMES DE AUDITORA
17 INFORMES DE DIAGNSTICO
18 INFORMES DE GESTIN
19 LIBROS CONTABLES
20 LIBROS OFICIALES DE ACTAS DE GRADO
21 LIBROS OFICIALES DE CALIFICACIONES
22 LIBROS OFICIALES DE GRADUACIN
23 LIBROS OFICIALES DE MATRCULA
24 LIBROS RADICADORES
25 NMINA
26 ORDENES DE COMPRA
27 ORDENES DE PAGO
28 PRDIDAS Y GANACIAS
29 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
30 PLAN ESTRATGICO
31 PLAN PEDAGGICO
32 PLANES DE RUTAS ESCOLARES
33 PRESUPUESTO
34 PROGRAMA ANUAL DE ADMISIONES
35 PROGRAMA DE CATEQUESIS
36 PROGRAMA DE ESCUELA DE PADRES
37 PROGRAMA DE EVALUACIN
38 PROGRAMAS DE BIENESTAR
39 PROGRAMAS DE CAPACITACIN
40 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
41 PROTOCOLOS DE DOCENTES
42 PROYECTO CURRICULAR
60
(Continuacin Tabla 7.)
43 PROYECTO GOBIERNO ESCOLAR
44 PROYECTOS AMBIENTALES
45 PROYECTOS DE ORIENTACIN ESCOLAR
46 PROYECTOS SOCIALES
47 REGISTRO DE MATRCULAS
7.2 FICHAS TCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Para dar una descripcin normalizada y detallada de lo que compone

cada Serie Documental a continuacin se describir aleatoriamente
algunas de las series del Cuadro de Clasificacin Documental:
61
1. Serie Documental
a. Denominacin: ACTAS
sta agrupacin responde a la funcin de
documentar lo sucedido o tratado en las juntas o
b. Definicin: comits, as mismo consta el resultado de las
elecciones de cargos internos democrticamente
elegidos en el colegio.
c. Cdigo: 01 ACTAS DE COMIT
02 ACTAS DE CONSEJO
d. Caracteres externos: Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Gestin Estratgica
Gestin Acadmica
Formacin y desarrollo del estudiante
Seguimiento y Mejora
Desarrollo de la Comunidad
3. Destinatario: Colegio Agustiniano Norte
Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9 de
4. Legislacin: marzo de 2009
Transcripcin del Acta - Firmar el Acta por los
5. Trmite: asistentes a la sesin
6. Documentos bsicos: Acta
7. Ordenacin de la Serie: Cronolgica y por consecutivo
8. Contenido: Personas: Asistentes
Lugares:
de la elaboracin del comit,
Fechas: reunin, consejo, etc.
todos los relativos a la actividad
Asuntos: del Colegio
Vigencia
9. Administrativa: Indefinida
Dado que nicamente se conservan documentos
10. Expurgo:
en original no se realiza expurgo.
62
1. Serie Documental
a. Denominacin: ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
construir la comunicacin formal y oportuna,
generada desde la fuente a travs del proceso de
b. Definicin:
administracin documental facilitando la
normalizacin de la documentacin y la gestin
documental de la institucin.
ADMINISTRACIN
c. Cdigo: 03
DOCUMENTAL
d. Caracteres externos: Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Gestin Estratgica
Gestin Acadmica
Formacin y desarrollo
del estudiante
Seguimiento y Mejor
Desarrollo de la Comunidad
Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9 de
4. Legislacin:
marzo de 2009
Transcripcin del Acta - Firmar el Acta por los
5. Trmite:
asistentes a la sesin
Documentos
6. Matrices documentales
bsicos:
Ordenacin de la
7. Cronolgica y por consecutivo
Serie:
8. Contenido: Personas: Asistentes
Lugares:
de la elaboracin del
Fechas: comit, reunin, consejo,
etc.
todos los relativos a la
Asuntos:
actividad del Colegio
Vigencia
9. Administrativa: Indefinida
Dado que nicamente se conservan documentos
10. Expurgo:
en original no se realiza expurgo.
63
1. Serie Documental
a. Denominacin: CONTRATOS
contratar servicios independientes, asesoras o
hacer compras de bienes. Comprende desde
b. Definicin: que se crea, se realiza el objeto, hasta que
culmina ya sea porque se cumple el propsito
por el cual se estableci o por terminacin
unilateral de las partes
CONTRATOS DE
06
ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE
07
CONSULTORA
c. Cdigo:
08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIN
09 DE SERVICIOS
INDEPENDIENTES
Clase: Textual
Soporte: Papel
d. Caracteres externos:
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Desarrollo de Personal
4. Legislacin: Cdigo de Comercio y Cdigo Civil
5. Trmite: Sin formalidades plenas
6. Documentos bsicos: Contrato
7. Ordenacin de la Serie: Cronolgico. Asuntos
Personas:
Lugares
8. Contenido:
Fechas: de la adjudicacin
Asuntos: el objeto del contrato
9. Vigencia Administrativa: Indefinida
Dado que nicamente se conservan
10. Expurgo:
documentos en original no se realiza expurgo.
64
1. Serie Documental
a. Denominacin: CONVOCATORIAS DE PERSONAL
contratar docentes, en el cual reposan
desde el aviso de la vacante en diferentes
b. Definicin: medios, hojas de vida, entrevistas y
pruebas psicotcnicas de personal que no
culminan a satisfaccin el proceso de
seleccin.
CONVOCATORIAS DE
c. Cdigo: 10
PERSONAL
Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Desarrollo de Personal
4. Legislacin: Cdigo Sustantivo del Trabajo
Una vez se halla publicado el aviso de la
oferta laboral, las hojas de vida se reciben
son sometidas a un procesos de diferentes
5. Trmite: pruebas psicotcnicas para finalmente
hacer las entrevistas de las directivas.
Para culminar con el proceso de
contratacin.
6. Documentos bsicos: Hojas de vida
7. Ordenacin de la Serie: Asuntos. Por cargo.
Personas: aspirantes a los cargos
Lugares
8. Contenido:
Fechas: de la convocatoria
Asuntos: cargos por reas
9. Vigencia Administrativa: 2 aos
nicamente se dejan los aspirantes no
10. Expurgo: seleccionados dentro del expediente, los
dems pasan a su historia laboral.
65
1. Serie Documental
a. Denominacin: HISTORIAS
b. Definicin: reunir y documentar lo referente ocurrido a
los estudiantes o a los empleados.
13 HISTORIAS ACADMICAS
c. Cdigo: 14 HISTORIAS DE VEHCULOS
15 HISTORIAS LABORALES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
Gestin Acadmica
2. Oficina Productora: Servicios Complementarios
Desarrollo de Personal
Cdigo Sustantivo del Trabajo, Ley 115 de
4. Legislacin: 1994, Cdigo de Trnsito Ley 769 de 2002,
Acuerdo 331 de 2008
Proceso de matrcula, proceso formativo,
evaluacin acadmica; Identificacin,
seguridad o riesgo y mantenimiento correctivo
5. Trmite:
y preventivo; Proceso de seleccin,
contratacin e historia laboral dentro del
periodo de vinculacin.
6. Documentos bsicos: Historias
Asuntos: Por apellido, nombre; Por grupo,
curso y estudiante (Apellido, Nombre); Por
7. Ordenacin de la Serie: Placas
Estudiantes, empleados,
Personas: docentes.
8. Contenido: Lugares
Fechas: de ingreso y de compra
Asuntos:
9. Vigencia Administrativa: Indefinido
10. Expurgo:
66
1. Serie Documental
a. Denominacin: HISTORIAS
b. Definicin: llevar el registro legal de documentos
contables y oficiales del colegio
19 LIBROS CONTABLES
LIBROS OFICIALES DE ACTAS
20
DE GRADO
LIBROS OFICIALES DE
21
CALIFICACIONES
c. Cdigo:
LIBROS OFICIALES DE
22
GRADUACIN
LIBROS OFICIALES DE
23
MATRCULA
24 LIBROS RADICADORES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: libro
Forma: original
Gestin Administrativa y Financiera
2. Oficina Productora: Administracin Documental
Servicios Complementarios
Ley 115 de 1994, Cdigo de Comercio,
4. Legislacin: Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9
de marzo de 2009
Procesos contables legales, procesos de
5. Trmite: evidencia acadmica, control y registro de
visitantes,
6. Documentos bsicos: Libros
Asuntos: cronolgico; Por grupo, curso y
7. Ordenacin de la Serie:
estudiante (Apellido, Nombre)
Empleados, docentes,
Personas: estudiantes.
8. Contenido: Lugares
Fechas: De registro.
Asuntos: legalizacin y oficializacin
9. Vigencia Administrativa: indefinido
10. Expurgo:
67
1. Serie Documental
a. Denominacin: PROGRAMAS
describir una previa declaracin de lo que se
b. Definicin:
va a hacer en una actividad o asunto, as como
lo seala cada subserie.
PROGRAMA ANUAL DE
35
ADMISIONES
36 PROGRAMA DE CATEQUESIS
PROGRAMA DE ESCUELA DE
37
PADRES
38 PROGRAMA DE EVALUACIN
39 PROGRAMAS DE BIENESTAR
PROGRAMAS DE
c. Cdigo: 40
CAPACITACIN
PROGRAMAS DE SALUD
41
OCUPACIONAL
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
Matrcula y Admisiones
2. Oficina Productora: Formacin y Desarrollo del Estudiante
Servicios Complementarios
Ley 115 de 1994, Cdigo de Comercio, Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Proyecto Educativo
4. Legislacin: Pastoral Agustiniano. 9 de marzo de 2009
Organizacin de actividades, cronograma de
5. Trmite:
realizacin.
6. Documentos bsicos: Programacin
7. Ordenacin de la Serie: Asuntos, cronolgico
Personas: Empleados, docentes, estudiantes.
Lugares
8. Contenido: Fechas: de realizacin
todos los relativos a la actividad del
Asuntos: Colegio
9. Vigencia Administrativa: un ao
10. Expurgo:
68
1. Serie Documental
a. Denominacin: PROTOCOLOS DE DOCENTES
sta agrupacin responde a la funcin
de protocolizar, legalizar el escalafn de
b. Definicin:
los docentes ante el Ministerio de
Educacin.
PROTOCOLOS DE
42
DOCENTES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
2. Oficina Productora Administracin Documental
Ley 115 de 1994, Ministerio de
4. Legislacin: Educacin
Proceso de escalafn docentes ante
5. Trmite:
notaria y Ministerio de Educacin
6. Documentos bsicos: Resolucin
7. Ordenacin de la Serie: cronolgico
Personas: docentes
Lugares Notaria
8. Contenido: de radicacin ante el
Fechas: Ministerio
Asuntos: escalafn
Vigencia
9. Administrativa: indefinido
10. Expurgo: documentos en original no se realiza
expurgo.
69
1. Serie Documental
a. Denominacin: REGISTROS DE MATRCULA
b. Definicin: admitir y matricular estudiantes, sentar
matrcula.
REGISTRO DE
48
MATRCULAS
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: sobres
Forma: original
2. Oficina Productora: Administracin Documental
4. Legislacin: Ley 115 de 1994, Ministerio de Educacin
5. Trmite: admisin de estudiantes
6. Documentos bsicos: Orden de matrcula
7. Ordenacin de la Serie: Alfabtico
Personas: estudiantes
Lugares
8. Contenido: de entrega de formulario
Fechas: diligenciado
Asuntos: admisin
Vigencia
9. dos aos
Administrativa:
10. Expurgo: documentos en original no se realiza
expurgo.
70
7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIN PARA LOS
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOT
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS

CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
PROCESO
CDIGO SERIE / SUBSERIE
DOCUMENTAL
A MACRO PROCESO ESTRATGICO
A10-02 ACTAS DE CONSEJO
A10-17 INFORMES DE DIAGNSTICO
A10-18 INFORMES DE GESTIN
A10-30 PLAN ESTRATGICO
A20-04 BALANCE GENERAL
A20-12 ESTADO DE RESULTADOS
A20-19 LIBROS CONTABLES
A20-28 PRDIDAS Y GANACIAS
A20-33 PRESUPUESTO
PROCESO
CDIGO SERIE / SUBSERIE
DOCUMENTAL
B MACRO PROCESO OPERATIVO
PROGRAMA ANUAL DE
B10-34 ADMISIONES
B10-47 REGISTRO DE MATRCULAS
B20-01 ACTAS DE COMIT
B20-02 ACTAS DE CONSEJO
B20-13 HISTORIAS ACADMICAS
B20-31 PLAN PEDAGGICO
B20-37 PROGRAMA DE EVALUACIN
B20-42 PROYECTO CURRICULAR
B30-02 ACTAS DE CONSEJO
71
(Continuacin)
C MACRO PROCESO DE APOYO
C10-06 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
C10-07 CONTRATOS DE CONSULTORA
C10-08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
C10-09 INDEPENDIENTES
C10-10 CONVOCATORIAS DE PERSONAL
C10-15 HISTORIAS LABORALES
C10-25 NMINA
C10-38 PROGRAMAS DE BIENESTAR
C10-39 PROGRAMAS DE CAPACITACIN
C10-40 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
C20-01 ACTAS DE COMIT
C20-05 CAMPAAS INSTITUCIONALES
C20-35 PROGRAMA DE CATEQUESIS
C20-36 PROGRAMA DE ESCUELA DE PADRES
C20-44 PROYECTOS AMBIENTALES
C20-46 PROYECTOS SOCIALES
C30-01 ACTAS DE COMIT
C30-16 INFORMES DE AUDITORA
C30-18 INFORMES DE GESTIN
C30-29 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
C30-39 PROGRAMAS DE CAPACITACIN
C40-03 ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
C40-20 LIBROS OFICIALES DE ACTAS DE GRADO
C40-21 LIBROS OFICIALES DE CALIFICACIONES
C40-22 LIBROS OFICIALES DE GRADUACIN
C40-23 LIBROS OFICIALES DE MATRCULA
C40-41 PROTOCOLOS DE DOCENTES
C50-26 ORDENES DE COMPRA
C50-27 ORDENES DE PAGO
C60-14 HISTORIAS DE VEHCULOS
C60-18 INFORMES DE GESTIN
C60-24 LIBROS RADICADORES
C60-32 PLANES DE RUTAS ESCOLARES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
____________ _______________ __________________
72
8. CONCLUSIONES
Las instituciones hoy en da en pro de ser cada da ms competentes

frente al mercado, opta por mejorar sus ndices de calidad en la
prestacin de sus servicios, todo esto conlleva a implementar Sistemas de
Gestin de Calidad, en donde por obvias razones involucran la gestin
Documental.
Debido a este gran auge los archivistas nos vemos en la necesidad y el

deber de interactuar en este proceso, diseando herramientas, aportando
tcnicas y conceptos para que la gestin Documental no salga del marco
Archivstico y se relacione directamente con los Sistemas de Gestin de
Calidad.
Acerca del marco terico archivstico se puede decir que, ISO-9001-2008,

no est apartado en su totalidad, da una va al tratamiento archivstico de
los documentos, adems de darle dentro de la institucin un valor
substancial a la documentacin, en sus etapas de produccin, gestin,
conservacin y disposicin como tal de la informacin.
Dadas estas observaciones cabe sealarse los principios archivsticos

como el valor inicial para el desarrollo de esta investigacin. La
organizacin de los fondos documentales se basa en la clasificacin y la
ordenacin como base fundamental. En donde posterior a la clasificacin
se realiza el inventario lo cual lleva a la Descripcin y posterior a la
ordenacin viene la catalogacin lo cual de igual forma nos lleva a la
Descripcin.
Como se observa es una cadena de procesos que consecutivamente

permiten la organizacin de un archivo, aportando con ello herramientas
flexibles para el tratamiento de la informacin de las instituciones.
El anlisis de los archivos escolares pone en evidencia que en Colombia

no se da mayor importancia al proceso de organizacin de este tipo de
archivos, sealando aqu el tratamiento intelectual como el fsico. Pero la
propuesta de disear una herramienta de clasificacin para estos archivos
finalmente, se concluyo, dejando una idea, o ms que eso una
experiencia acerca del tratamiento de la informacin del sector de la
educacin en Colombia.
Adems de generar esta herramienta para el sector de la educacin, lo

interesante es hacerlo bajo una estructura organizacional basada en
procesos, es innovador, aun as no se deja de un lado los conceptos
tericos ya establecidos en la archivstica, es otra experiencia ms,
73
documentada en la Universidad de la Salle por estudiantes del Programa
de Sistemas de Informacin Bibliotecologa y Archivstica.
Frente a esta experiencia, los profesionales y las instituciones deben

entrar a hacer parte de las innovaciones administrativas, de los nuevos
procesos organizacionales, sin temor a dejar de un lado los lineamientos
tcnicos archivsticos, porque est en ellos integrar modelos
administrativos, calidad, y herramientas de Clasificacin para la
administracin Documental.
Basados en los hallazgos de esta investigacin de campo, cabe resaltar

que la informacin del sector educativo no vara trascendentalmente entre
s, de modo que la herramienta propuesta en este documento sirve como
base para las instituciones educativas en Colombia especficamente.
El ejercicio planteado por otros autores acerca de la clasificacin y los

Cuadros de Clasificacin Documental por procesos, nos demuestra que la
gestin administrativa avanza en el anlisis integral de las organizaciones,
de esta manera es indispensable generar nueva terminologa,
normatividad y ampliar la visin a los nuevos procesos administrativos.
Es indispensable abarcar nuevos conceptos administrativos para

visualizar de manera trazable la relacin entre las funciones en las
organizaciones, de esta manera se evidencian problemas de gestin,
produccin, clasificacin, ordenacin y descripcin documental, al mismo
tiempo genera propuestas de herramientas para la gestin de la
informacin.
El aprendizaje profesional en el desarrollo de esta investigacin se

demuestra en la identificacin de las necesidades de herramientas de
clasificacin documental en el sector educativo, en medio del lenguaje de
los Sistemas de Gestin de Calidad, generando ideas innovadoras frente
a las caractersticas planteadas por la clasificacin por procesos lo cual es
un tema que genera controversias pedaggicas pero que es necesario
seguir en la continuidad de la investigacin para los nuevos trabajos de
grado de nuestra facultad y as vencer las barreras frente al tema.
Como estudiante de pregrado la experiencia acadmica que genera este

documento gener aportes de tipo acadmico y de tipo profesional al
momento de la recopilacin de la informacin, anlisis y posterior
documentacin del mismo trabajo, afrontando los obstculos en cuanto a
las restricciones de acceso a la informacin, lo que dejo ver el
profesionalismo y el compromiso con esta contribucin desde la formacin
acadmica.
74
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77
ANEXOS
Anexo A Encuesta nica Documental
TRABAJO DE GRADO DISEO DE UN CUADRO DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS DE LOS
COLEGIOS DE LA COMUNIDAD DE AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOT
COLEGIO AGUSTINIANO NORTE
FORMATO DE ENCUESTA UNICA DOCUMENTAL
ENTREVISTADO:
FECHA:
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
INSUMOS (ENTRADAS):
ROLES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
1. Qu criterios se tienen para la organizacin del archivo del proceso?
2. Quines (que roles) consultan los documentos del proceso?
3. Cules son los criterios de bsqueda de los documentos al momento de la consulta?
4. Cuenta con herramientas de control para la clasificacin de la documentacin Ejemplo: Lista temtica,
Tesauros, Cuadro de Clasificacin?
SI __ Descrbala NO __ Porqu?
78
5. Fsicamente como se ubican los documentos (Cmo se organiza el archivo?)
6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso?
7. Hay inventario del archivo?
SI ____ En qu formato? Papel __ CD __ Base de Datos__
NO ____ Por qu?
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la documentacin?
Firma Entrevistado Firma Entrevistador
79
Anexo B. Anlisis de la Encuesta nica Documental
Posterior a la realizacin de las 40 entrevistas se establecieron categoras

de anlisis y criterios la cual posibilit la agrupacin de los datos en:
procesos u oficinas de origen, series documentales, subseries
documentales, tipologas documentales, con base en la estructura
organizacional, funcional, procedimental y normativa del Colegio
seleccionado.
Se consider para efectos de su tabulacin definir criterios o cdigos

analticos los cuales se codificaron con el fin de dar un valor por
frecuencias de repeticin de informacin y para que tericamente le diera
peso argumentativo a cada pregunta, analizando de esta manera la
informacin.
Una vez terminado el proceso de tabulacin de la informacin, vale la

pena dar relevancia a los aspectos encontrados en la frecuencia de las
respuestas, a continuacin se presenta la consolidacin de los datos
analizados:
PREGUNTA 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del

archivo del proceso?: En relacin con este aspecto, se identificacin
las siguientes situaciones:
Figura 15. Criterios de Organizacin del Archivo
El 35 % de las respuestas refiere que los entrevistados utilizan

el criterio de ordenacin cronolgica para organizar el archivo,
definiendo el periodo anual como el punto de referencia para la
administracin del archivo de gestin.
80
El 23% de las respuestas resean que los entrevistados utilizan
el criterio de ordenacin cronolgica y por asuntos, asumiendo
que son los datos ms importantes para su informacin al
momento de la organizacin.
El 2.5% de las respuestas describen que los entrevistados
utiliza el mtodo de ordenacin cronolgico y alfabtico segn
la naturaleza del tipo documental.
El 25% de las respuestas dan cuenta que los entrevistados
ordenan los expedientes por asuntos, sealando que los
asuntos creados tienen una sola fecha, por lo cual, el interior del
expediente no tiene ordenacin cronolgica.
El 2.5% de las respuestas demuestran que los entrevistados
utilizan el criterio de ordenacin alfabtica y por consecutivo,
indicando que sus expedientes tienen un numero consecutivo,
el cual en muchos de los casos identifica el tema del
expediente.
El 2.5% de las respuestas sealan que los entrevistados utilizan
el criterio de ordenacin alfabtica por asunto, exponiendo que
los expedientes son de estudiantes y cada uno se encuentra
dentro de un grado de curso especfico.
El 5% de las respuestas informan que los productores utilizan la
ordenacin alfabtica por ser expedientes con nombres propios.
El 2.5% de las respuestas hacen referencia que los
entrevistados utiliza el mtodo de ordenacin por asunto y
consecutivo por considerarlo una manera prctica para
encontrar sus expedientes.
El 2.5% de las respuestas resean que los entrevistados no
ordenan por ningn criterio, asumiendo que los documentos no
estn normalizados.
De acuerdo con esto, los sistemas de ordenacin ms utilizados son la

ordenacin cronolgica y la alfabtica, que facilitan ms el acceso y
uso a la informacin, segn lo establecido por Fernndez Gil, Paloma 63,
establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin de
archivo: clasificacin-ordenacin-descripcin. Por tanto este criterio no
puede ir de manera independiente, adems dice que la ordenacin
alfabtica y cronolgica es de nivel 1, la ms usada pero no la mejor por
ser muy bsica.
63
Fernndez Gil, Paloma. Manual Op Cit, p.105
81
PREGUNTA 2. Quines (roles) consultan los documentos del
proceso?: En cuanto a los tipos de usuarios, se encontr:
Figura 15. Usuarios que consultan el archivo
El 45 % de las respuestas muestran que los usuarios que

consultan los documentos son los Roles que intervienen en el
procesos, aunque sean de diferentes procesos intervienen en la
gestin documental y acceden a ellos.
El 30 % de las respuestas informan que los usuarios que
consultan son nicamente los dueos de los procesos quien
tiene acceso a la informacin.
Y los restantes son las directivas quienes consultan la
informacin, por ser estrategia agustina intervenir conocer y
saber de la informacin que ese maneja en el colegio.
Cabe sealarse que la informacin debe ser de libre acceso a los roles
que intervienen en el proceso, por trazabilidad en el flujo documental de
la funcin64.
PREGUNTA 3. Cules son los criterios de bsqueda de documentos

al momento de la consulta?: En relacin con este aspecto, se
identificacin las siguientes situaciones:
64
Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
82
Figura 17. Criterios de bsqueda para realizar consultas
El 30% de las respuestas refiere que los entrevistados utilizan

el criterio de Consulta cronolgica, definiendo el periodo anual
como el punto de referencia para la consulta del archivo de
gestin.
El 20% las respuestas resean que los entrevistados utilizan el
criterio Consulta cronolgica y por asuntos, asumiendo que son
los datos ms importantes para su informacin al momento de
la consulta.
El 5% de las respuestas describen que los entrevistados
utilizan el mtodo de Consulta cronolgica y alfabtico segn la
naturaleza del tipo documental.
El 25% las respuestas dan cuenta que los entrevistados
consultan los expedientes por asuntos, sealando que son
asuntos especficos.
El 2.5% de las respuestas demuestran que los entrevistados
utilizan el criterio de Consulta alfabtica y por consecutivo,
indicando que sus expedientes tienen un numero consecutivo,
el cual en muchos de los casos identifica el tema del
expediente.
El 2.5% de las respuestas sealan que los entrevistados
utilizan el criterio de Consulta alfabtica por asunto, exponiendo
que los expedientes son de estudiantes y cada uno se
encuentra dentro de un grado de curso especfico.
El 5% de las respuestas informan que los productores utilizan
la Consulta alfabtica por ser expedientes con nombres propios.
83
El 5% de las respuestas hacen referencia que los entrevistados
utilizan el mtodo de Consulta por asunto y consecutivo por
considerarlo una manera prctica para encontrar sus
expedientes.
El 5% de las respuestas resean que los entrevistados
consultan por varios ndices porque se ajusta en sus bsquedas
por el tipo de informacin.
Es importante satisfacer las necesidades de informacin de toda

organizacin, as que es necesario contar con varias opciones se de
bsqueda y los resultados en la entrevista demuestran que la consulta es
muy delimitada. Esta en nivel 165.
PREGUNTA 4. Cuenta con herramientas de control para la

clasificacin de la documentacin (Lista temtica, tesauros, Cuadros
de Clasificacin): A primera vista la frecuencia de las respuestas en las
entrevistas, revelan que:
Figura 18. Clasificacin normalizada
El 83% de las respuestas reflejan que los productores no

clasifican la informacin, asumiendo que se implementar a
partir de la ejecucin del Sistema de Gestin de Calidad y
que es labor de Administracin documental hacerlo, adems
de asumir desconocimiento por las herramientas de control
de clasificacin documental.
El resto de las respuestas evidencian que los productores si
clasifican pero por medio del sistema o software
especializado que cuenta para la realizacin de sus labores.
65
Fernndez Gil, Paloma. Manual. Op Cit, p.105
84
Segn Schellenberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin
clasificacin puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el
paso del tiempo66.
PREGUNTA 5. Fsicamente como se ubican los documentos

(cmo se organiza el archivo)?: En cuanto a la ubicacin de los
documentos la frecuencia de las respuestas de las entrevistas
arrojaron los siguientes datos:
Figura 19. Expedientes Fsicos
o El 95% de las respuestas evidencian que los productores

utilizan unidades de conservacin (AZ, EMPASTES, LIBROS,
CARPETAS Y SOBRES) como proteccin de la informacin sin
ninguna recomendacin tcnica, solo por custodiar la
informacin.
o Los productores restantes mantienen los documentos sueltos
por aludir que son documentos que hacen parte de la gestin y
no se convierten en expedientes.
"De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas

legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas No se
deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentacin porque su
uso implica la perforacin de los documentos y el contacto con el material
metlico de los ganchos. Adems la alta capacidad de almacenamiento
que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el manejo de los
66
GARCA RUIPREZ, Mariano. Tipologa, Op. Cit. 118 p.
85
documentos y crea deformaciones en ellos.67. Paloma en su manual
habla de las desventajas de la unidad de soporte AZ: Obligacin de
perforar las hojas, lo que supone cierta prdida de tiempo, y el deterioro
del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez que se
introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no est totalmente
llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no vara
en funcin del contenido." Por otro lado "Cada oficina tiene sus
peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten por un
Sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a
sus circunstancias." afirma Paloma68.
PREGUNTA 6. Qu documentos se generan en desarrollo del

proceso?: Aqu vale la pena hacer un pequeo parntesis porque en
esta respuesta los usuarios sealaron el nombre de sus expedientes, que
son en realidad las series, sub-series y tipos Documentales de los que se
constituye el Cuadro de Clasificacin.
Es oportuno ahora mencionar que el Tipo documental revela tanto el

contenido como la estructura fsica del documento segn Schellenberg 69.
De igual forma constituye una categora de la Serie o Asunto que
diferencian de acuerdo a la funcin70.
Esto nos lleva a mencionar que segn Schellenberg, como lo menciona

Ruiprez, Mariano, l archivero norteamericano defina Serie como
"Grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos
juntos por una actividad especfica71"
PREGUNTA 7. Hay inventario del archivo?: En esta consulta

las frecuencias de las respuestas de las entrevistas arrojaron los
siguientes resultados:
67
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Laboratorio de restauracin.
Bogot: En: http://www.contratos.gov.co/archivospuc1/2009/DA/115001005/09-9-
43728/DA_PROCESO_09-9-43728_115001005_941417.pdf [Consulta 01-11-09].
68
FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual. Op Cit, p.144
69
SCHELLENBERG, T. Archivos Modernos. Principios y tcnicas, 2. Ed. En espaol,
Mxico: Archivo general de la Nacin, 1987. 108 p.
70
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Tablas de Retencin y Transferencias
Documentales. p. 22.
71
GARCA RUIPREZ, Mariano. Tipologa, Op. Cit. p. 35
86
Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales
o El 70% de las respuestas de las entrevistas muestran que los

usuarios no elaboran inventario, lo que nos lleva a decir que no
hacen descripcin a sus archivos.
o Y las respuestas restantes revelan que los usuarios tienen
descripcin de los archivos pero en bases de datos, es decir, la
informacin que arrojan los sistemas especializados con que
cuenta el colegio de administracin e informacin acadmica o
contable.
De acuerdo con lo anterior, lo que identific esta pregunta es relevante

como recomendacin para la administracin documental del colegio
porque segn Sierra Escobar, la identificacin documental es el primer
paso en la organizacin de archivos y demuestra que al igual que la
clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual72.
PREGUNTA 8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la

documentacin?: Con las respuestas dadas por los usuarios en esta
pregunta podremos examinar minuciosamente el problema
documental que atae el Colegio Agustiniano Norte:
72
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Condiciones, Op. Cit. p. 89
87
Figura 21. Dificultades documentales
El 3% de las respuestas refiere que los entrevistados manejan

la informacin de manera emprica en el colegio, lo cual demora
el proceso de gestin documental.
El 58% de las respuestas de los entrevistados exponen que
existe Carencia de conocimiento en la Organizacin
Documental cabe sealarse que es desconocimiento de toda la
organizacin.
El 3% las respuestas describen que los entrevistados dicen que
falta cronograma de transferencias, lo dicen por el hecho que
en algunos periodos de trabajo es tanto el volumen de
informacin que se genera que se congestionan las oficinas con
archivo.
El 10% de las respuestas dan cuenta que los entrevistados
mencionan que los expedientes se encuentran incompletos
pues la informacin no se encuentra normalizada aun.
El 10% de las respuestas demuestran que los entrevistados
indican que no hay un manejo acertado con la informacin
confidencial y no se tiene el conocimiento o las herramientas
para dar tratamiento a esta documentacin.
El 3% de las respuestas sealan que la informacin no siempre
est disponible para la consulta, pues alguna informacin que
88
se encuentra centralizada en Administracin documental al no
tener un sistema de Gestin documental pues no es eficaz la
accesibilidad, ni el procesamiento de la misma.
El 3% de las respuestas informan del problema de la
recuperacin de informacin, Formacin e implementacin de
Sistemas de Informacin.
El 10% de las respuestas hacen referencia acerca de la
necesidad de centralizar la informacin con mobiliario y
responsable idneo.
Las respuestas restantes indican que no existe evidencia de las
comunicaciones formales. No existe un sistema de
Correspondencia.
El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la

obligatoriedad de llevar registros e inventarios73. Paloma Fernndez
en su Manual habla de los inconvenientes en la gestin documental de
una organizacin:
a. El mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para

archivar los documentos
b. La mala utilizacin de los instrumentos informticos en relacin
con los documentos en soporte papel hace que se deteriore la
administracin documental74.
73
Documentos curso SENA virtual, ISO 9001:2008 Op. Cit.
74
FERNANDEZ GIL, Paloma. Manual, Op Cit. p. 53
89
Anexo C. Caracterizacin del Proceso de Gestin estratgica
Anexo D. Caracterizacin del Proceso de Gestin Administrativa y financiera
91
Anexo E. Caracterizacin del Proceso de Admisin y Matricula
92
Anexo F. Caracterizacin del Proceso de Gestin Acadmica
93
Anexo G. Caracterizacin del Proceso de Formacin y Desarrollo del Estudiante
94
Anexo H. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo del Personal
95
Anexo I. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo de la Comunidad
96
Anexo J. Caracterizacin del Proceso de Seguimiento y Mejora
97
Anexo K. Caracterizacin del Proceso de Compras
98
Anexo L. Caracterizacin del Proceso de Administracin Documental
99
Anexo M. Caracterizacin del Proceso de Servicios Complementarios
100
Anexo N. Entrevistas
MATRIZ DE ANLISIS DE INFORMACIN
CATEGORIA SUCATEGORA INSTRUMENTO INFORMACIN CODIGO ANALTICO COMENTARIOS
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin
ORGANIZACIN
Clasificacion Ordenacin cronolgica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronolgicamente por ao. Copia controlada
de manera independendiente.
en Administracin Documental.
La clasificacin debe estar orientada a satisfacer las necesidades de localizacin y
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso?
uso de la informacin por los usuarios, en este caso por control estratgico y
ACCESO Y USO Clasificacion Directivas
seguimiento a los procesos. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por
Rector y Coordinador General
procesos, 322 p.
3. Cules son los criterios de bsqueda de documentos al momento
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta cronolgica
Por fecha de elaboracin
4. Cuenta con herramientas de control para la clasificacin de la
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, tesauros, Cuadros de Clasificacin)? Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
Descripcion No clasifica
DOCUMENTAL No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
para ello. Se esta mejorando a partir de ISO 9001
GE-01
5. Fsicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
ORGANIZACIN archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
Ordenacin Unidad de conservacin
DOCUMENTAL Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
archivadores, carpetas legajadoras, orden cronolgico.
6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso? Constituye una categora de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIN
Clasificacion Informes funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL Informe de diagnstico Institucional documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra escobar en su artculo Condiciones generales sobre (CCD), la
DE LA Descripcion No hay descripcin identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos y
No hay. Falta de tiempo para hacerlo
INFORMACION demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la
El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN documentacin? Manejo emprico,
Ordenacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL El conocimiento de la ubicacin de un documento solo lo sabe una memorstico
documentos.
persona.
101
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso?
Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin
ORGANIZACIN
Clasificacion Ordenacin cronolgica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronolgicamente por ao. Copia controlada
ir de manera independendiente.
en Administracin Documental.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? La clasificacin debe estar orientada a satisfacer las necesidades de localizacin y
Rector uso de la informacin por los usuarios, en este caso por control estratgico y
procesos, 322 p.
3. Cules son los criterios de busqueda de documentos al momento
documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)?
ORGANIZACIN Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
DOCUMENTAL puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
GE-02 No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIN archivo)? por un
DOCUMENTAL Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a sus
archivadores, empastado, orden cronolgico. circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIN
Clasificacion 1. Plan estratgico 2. Plan operativo de estrategia Planes funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra escobar en su artculo Condiciones generales sobre (CCD), la
DE LA Descripcion No hay. Falta de tiempo para hacerlo No hay descripcin identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos y
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN documentacin?
Ordenacin de Organizacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL
Hasta el momento no se han presentado incovenientes. Documental. documentos.
102
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronolgicamente por ao en Administracin
Documental.
Rector, Cordinador General, Coordinador Pastoral y Coordinador uso de la informacin por los usuarios, en este caso por control estratgico y
Calidad. seguimiento a los procesos. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por
procesos, 322 p.
No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
GE-03 Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIN archivadores, AZ, orden cronolgico. la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
no est totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma
no vara en funcin del contenido."
ORGANIZACIN
Clasificacion 1. Informe revisin por la alta direccin Informes funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
ACCESIBILIDAD Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales sobre
No hay. Falta de tiempo para hacerlo
DE LA Descripcion No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
INFORMACION y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
documentacin? Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN Hasta el momento no se han presentado incovenientes.
DOCUMENTAL
Documental. documentos.
103
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
Nmero consecutivo acta, fecha de realizacin (Periodicidad mensual) de manera independendiente.
Rector, Cordinador General, Coordinador Pastoral procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta cronolgica y
ACCESO Y USO Descripcion
consecutivo
Por fecha de elaboracin y nmero de acta
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
DOCUMENTAL No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
ORGANIZACIN
GE-04 archivo)?
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
DOCUMENTAL pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): carpetas
legajadoras por orden consecutivo de nmero de acta.
Constituye una categora de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIN
Clasificacion Actas funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
1. Consejo directivo - Actas
Si, Base de datos
DE LA Descripcion Descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
documentacin? Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Hasta el momento no se han presentado incovenientes.
Documental. documentos.
104
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Cronolgico (periodicidad anual), en Administracin Documental de manera independendiente.
(secretara).
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienenen el
ACCESO Y USO Clasificacion La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Rector, Contadora procedimiento funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Ao de ejecucin
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)?
DOCUMENTAL No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
para ello. puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
GAF-01 Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): AZ en orden triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIN cronolgico. la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
Segn Schellenberg, el ltimo concepto que se tiene de Serie es "Grupo de
ORGANIZACIN
Clasificacion 1. Presupuesto Presupuesto documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
especfica"
Si, Base de datos
ORGANIZACIN
Ordenacin documentacin? de Organizacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL
Que los documentos vienen con anexos de diferentes tamaos. Documental. documentos.
105
ORGANIZACIN Ordenacin cronolgica y
Clasificacion de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Cronolgico (periodicidad anual), en Administracin Documental por asuntos
(secretara).
Roles que intervienen en el
procedimiento.
Rector, Contadora funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Fecha de elaboracin
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
No, lo nico que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
para ello. puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
GAF-02 archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
Archivo Central de Administracin documental (Secretaria): AZ en orden triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIN cronolgico. la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
1. Informe diagnstico finaciero documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales sobre
DE LA Descripcion No, no haba creado la necesidad. No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
documentacin? Carencia de conocimiento
ORGANIZACIN El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenacin de Organizacin
DOCUMENTAL Los dos ltimos informes permanecen en archivo de gestin antes de llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
Documental.
ser llevados al archivo de secretara. para archivar los documentos.
106
ORGANIZACIN
Clasificacion Ordenacin por asuntos de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Los documentos permanecen en el archivo de gestin con clips hasta
finalizado el proceso de admisin.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
ACCESO Y USO Clasificacion
Rector, Coordinador general, Pagadura, Secretara procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta cronolgica y
alfabtica
Nmero consecutivo del formulario y Nombre del alumno solicitante.
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
No, estos documentos solo se archivan despus de ser aceptado el Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
MAD-01 solicitante. puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIN archivo)? Documentos sueltos de por un
Ordenacin
DOCUMENTAL En el archivo de gestin de Pagadura por nmero consecutivo de gestin sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a sus
formulario con clip. circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIN Formatos, formulario, El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del
Clasificacion 1. Formulario de inscripcin 2.Prueba de admisin 3.Formato de
DOCUMENTAL listados documento. Schellenberg.
entrevista 4. Listado de seleccionados
DE LA Descripcion No, porque se tienen en el archivo de gestin hasta ser archivados con No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
INFORMACION los documentos de matrcula. y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
Ordenacin de Organizacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL
Que no conforman un expediente en fsico. Documental. para archivar los documentos.
107
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Documentos totalmente diligenciados, Apellidos-Nombres del alumno,
grado y curso.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? La consulta por los dueos del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
ACCESO Y USO Clasificacion Dueos del proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nacin:
Secretaria, Enfermera, Jefe de personal. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos
Apellidos-Nombres del alumno, grado y curso.
4. Cuenta con herramientas de control para la clasificacin de la Segn Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos la
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? normalizacin de informacin es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion Clasifica
DOCUMENTAL dispocisiones destinadas a un uso comn repetido, con el fin de conseguir un grado
Si, Listado de cursos, del sistema. ptimo de rden.
archivo)?
En archivadores en Pagadura (antes del asiento de la matrcula) en
ORGANIZACIN
Ordenacin sobres por curso alfabtico Apellidos-Nombres del alumno, grado y Unidad de conservacin "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
DOCUMENTAL
MAD-02 curso. Despus de matriculados los sobres pasan a administracin
documental.
por un
sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a sus
circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIN
Clasificacion
DOCUMENTAL Pagadura: Orden de matrcula-Contrato-Pagar-Formulario
Formulario, contrato, El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del
Enfermera: Fotocopia Carn eps-Recibo seguro de vida-certificado
certificados, pagares documento. Schellenberg.
ACCESIBILIDAD Mdico
DE LA Descripcion Secretara: Formulario - Hoja de matrcula - Fotos - fotocopia del
INFORMACION documento de identificacin - ltimo boletin (nuevo)
7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales sobre
ORGANIZACIN
Ordenacin Si, Base de datos. Descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
DOCUMENTAL
y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
SISTEMA DE documentacin?
ORGANIZACIN Falta cronograma de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
GESTIN
DEL ARCHIVO Es excesivo el nmero de sobres y documentos por clasificar en cortos transferencias llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL
periodos de tiempo. para archivar los documentos.
108
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin
ORGANIZACIN proceso?
DOCUMENTAL
Por reas (departamentos) y grados. de manera independendiente.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Coordinadora acadmica, Coordinadora general y Docentes procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
reas (Departamentos) y Grados
No, son pocos los expedientes y permanecen en el archivo de gestin.
En archivo de gestin por AZ y separadores triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIN
Ordenacin
GAC-01 Unidad de conservacin
la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIN
Clasificacion Proyecto de rea - Plan operativo - Diseo del curso - Diario de campo - Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Recurso de aprendizaje. documentales. p. 22.
DE LA Descripcion No, falta de tiempo. No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
Ordenacin Que estn en AZ y los expedientes son robustos, hace difcil su de Organizacin
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios.
manipulacin. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para Documental.
archivar los documentos.
109
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
Por reas, ao lectivo y grado. de manera independendiente.
Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Coordinadora acadmica, Coordinador general, Docentes y jefes de procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
rea.
de la consulta?
ACCESO Y USO Descripcion Consulta por asuntos
rea, ao lectivo y grado.
No, son pocos los expedientes y permanecen en el archivo de gestin.
GAC-02 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIN En archivo de gestin en AZ con separadores la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIN
Clasificacion Proyectos, Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Proyecto currcular - Plan de estudios. documentales. p. 22.
DE LA Descripcion No, no se ha generado la necesidad. No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
Ordenacin de Organizacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL
Se generan muchas copias no controladas. Documental. para archivar los documentos.Falta de normalizacin de los impresos
110
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de
ORGANIZACIN
Clasificacion Ordenacin por asuntos organizacin de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL
Por grado y apellidos-nombres (alfabticamente) criterio no puede ir de manera independendiente.
Coordinadora convivenciaa, Coordinador general, Coordinadora procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
acadmica, Orientadoras y Docentes.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos.
Apellidos-Nombres y grado.
No, Se desconoce la importancia de la implementacin de estas
herramientas.
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas
GAC-03 archivo)? legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja
de lado la triada de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las
En archivo de gestin en AZ por grado y curso.
ORGANIZACIN desventajas de la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que
DOCUMENTAL supone cierta prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de
manipular el mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento.
Cuando la carpeta no est totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el
ancho de la misma no vara en funcin del contenido."
ORGANIZACIN El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del
Clasificacion Formatos, evaluaciones.
DOCUMENTAL documento. Schellenberg.
Balance evaluativo - Acuerdos de refuerzo - Recuperaciones
ACCESIBILIDAD
No, falta de tiempo. (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de
DE LA Descripcion No hay descripcin
archivos y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo
INFORMACION
intelectual.
documentacin? El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN Carencia de conocimiento de
Ordenacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL Por la cantidad de folios y su uso permanente en algunos casos el Organizacin Documental.
para archivar los documentos. Falta de normalizacin de los impresos.
deterioro es frecuente.
111
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
Por perido o bimestre, grado y curso. de manera independendiente.
procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Coordinadora acadmica, Jefes de rea y Docentes.
Perido grado y curso.
No, se desconce la importancia de la implementacin de estas
herramientas.
archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada
Informes: AZ por reas y peridos de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta prdida
ORGANIZACIN de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo
DOCUMENTAL GAC-04 cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no est
totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no vara en
funcin del contenido.
"
Planillas de registro de notas - Valoracin por rea - Informe bimestral

ORGANIZACIN de valoraciones de las actividades de refuerzo y recuperacin - Informe El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del
Clasificacion Informes, Formatos
DOCUMENTAL acadmico por peridos - Informe general por cursos - Actividades de documento. Schellenberg.
refuerzo y superacin - Informes de evaluacin - Informe final (Notas
definitivas) - Informe por bimestre.
DE LA Descripcion Si, Base de datos Descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos y
documentacin? Expedientes incompletos, El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN
Ordenacin Informacin no llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para
DOCUMENTAL Por estar la informacin sistematizada la fsica no se encuentra
normalizada. archivar los documentos.
completa.
112
ORGANIZACIN
Clasificacion Ordenacin por asuntos. de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Por actividad fsica (Tema), por grados, cursos y equipos. de manera independendiente.
procedimiento. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Jefe de rea y ttulares.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos.
Programacin de actividades y equipos.
No, hasta la fecha no hay una normalizacin de la informacin de esta
funcin.
FDE-01 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
DOCUMENTAL En el archivo de gestin por carpetas legajadas, por actividad deportiva pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
(Temas) cronolgicamente.
Clasificacion Informes, Formatos
DOCUMENTAL 1.Planillas de control y resultados 2.Programa olimpiadas 3.Evaluacin documento. Schellenberg.
actividades (informes)
DE LA Descripcion No, por falta de organizacin de la informacin y desconocimiento de la No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
INFORMACION misma. y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
Ordenacin de Organizacin
DOCUMENTAL Desorganizacin en la informacin y prdida de documentos. Falta de llevar registros e inventarios.
Documental.
normalizacin de los impresos.
113
Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin cronolgica y por
Clasificacion organizacin de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL asuntos
Por ao de elecciones y cargo. criterio no puede ir de manera independendiente.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el
procedimiento.
Coordinador General, Coordinador Pastoral y Jefe de rea funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Consulta cronolgica y por
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta?
asuntos
Por cargo, ao lectivo y nombre de candidatos

No, porque no se le tiene el conocimiento necesario para el manejo de
este tipo de documentos (confidencialidad de los mismos).

ORGANIZACIN FDE-02 archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
DOCUMENTAL En administracin Documental - Carpetas legajadoras por ao de pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
eleccin y cargo

ORGANIZACIN
Clasificacion Programa gobierno escolar 1. Elecciones personero 2.Elecciones Formatos, actas. funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
consejero 3.Elecciones docente al consejo directivo 4.Elecciones documentales. p. 22.
representante de curso 5.Elecciones representante de los estudiantes.
ACCESIBILIDAD
(CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de
DE LA Descripcion No, por lo que se encuentran en administracin documental entonces No hay descripcin
archivos y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo
INFORMACION no se ve la necesidad, pues es responsabilidad de este proceso.
intelectual.
Ordenacin documentacin? Confidencialidad
El manejo de la confidencialidad.
114
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso?
DOCUMENTAL
Por grado. de manera independendiente.
La consulta por los dueos del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
ACCESO Y USO Clasificacion Dueos del proceso. los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nacin:
Orientadoras, Enfermera. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Proyecto por grado.

No, son pocos los expedientes y permanecen en archivo de gestin.
FDE-03 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
DOCUMENTAL En el archivo de gestin de orientacin escolar por carpetas legajadoras pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
por grado.
ORGANIZACIN 6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso?
Clasificacion Proyectos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Proyecto de educacin sexual por grado documentales. p. 22.
Si, Base de datos.
ORGANIZACIN documentacin? Disponibilidad de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenacin
DOCUMENTAL Se tienen satelitalmente ubicadas las ayudas o recursos que informacin. llevar registros e inventarios.
complementan audiovisuales el proyecto.
115
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin alfabtica y
DOCUMENTAL consecutiva.
Por Apellidos-Nombre (alfabeticamente), cdigo del estudiante. de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueos del proceso. los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nacin:
Orientadoras. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Consulta alfabtica y
consecutiva.
Apellidos-Nombre (alfabticamente)

No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de
FDE-04 informacin (confidencial)
DOCUMENTAL En el archivo de gestin de orientacin por cada alumno con pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
intervencin por parte del profesional asignado.
Clasificacion Historia documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Orientacin psicolgica. especfica"
DE LA Descripcion No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de No hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
INFORMACION informacin (confidencial) y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
El manejo de la confidencialidad.
116
Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin de
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin por asunto,
Clasificacion archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de
DOCUMENTAL alfabtica
Grado, Apellidos-Nombres (alfabeticamente) manera independendiente.
Orientadoras, coordinadora de convivencia, Coordinador general y procedimiento.
La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
titulares.
funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta por asunto,
alfabtica
Grados, Apellidos-Nombre (alfabticamente)

No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de
informacin (confidencial)
FDE-05 "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada
archivo)?
de organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
ORGANIZACIN unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta prdida de
DOCUMENTAL tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez
Archivo de gestin de la coordinacin de convivencia en AZ por grados. que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no est totalmente llena
se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no vara en funcin del
contenido."
Clasificacion Informes documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Proceso formativo especfica"
ACCESIBILIDAD Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales sobre (CCD),
DE LA Descripcion No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de No hay descripcin la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos y
INFORMACION informacin (confidencial) demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.

El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de llevar
Ordenacin Confidencialidad registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para
DOCUMENTAL
La prdida del expediente en el continuo movimiento del mismo. archivar los documentos.
117
Clasificacion Ordenacin alfabtica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Apellidos-Nombres (alfabeticamente) de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Auxiliar Jefe de personal funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta alfabtica
ORGANIZACIN normalizacin de informacin es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? Clasifica
Si, lista en el sistema por cargo. ptimo de rden.
DP-01 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
DOCUMENTAL Archivo de administracin documental, carpetas legajadoras por pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Apellido-nombres (alfabticamente)
Clasificacion Hoja de vida documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Historia laboral especfica"
DE LA Descripcion Si hay descripcin. (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
Si, base de datos.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Carencia de conocimiento
Ordenacin documentacin? de Organizacin
No se han encontrado inconvenientes. Documental.
118
Clasificacion Ordenacin alfabtica. de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Apellidos-Nombres (alfabeticamente) de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Coordinador General, Contadora funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta alfabtica.
ORGANIZACIN normalizacin de informacin es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? Clasifica
Si, lista en el software de contabilidad ptimo de rden.
DP-02 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
DOCUMENTAL sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a sus
Formas contnuas en cajas y son marcadas por ao.
ORGANIZACIN 6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso? El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del
Clasificacion Comprobantes
Comprobantes pago de nmina.
DE LA Descripcion Si hay descripcin (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos
Si, base de datos.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Recuperacin de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN documentacin? informacin, Formacin e llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
Ordenacin
DOCUMENTAL La recuperacin de informacin en el archivo fsico es muy difcil, por implementacin de para archivar los documentos. Mala utilizacin de los instrumentos informticos en
ello recurren a la base de datos. Sistemas de Informacin. relacin con los documentos en soporte papel.
119
DOCUMENTAL
Cronolgicamente de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Auxiliar Jefe de personal, Coordinador General funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Consulta cronolgica y por
asunto.
Fecha y tema

Descripcion documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? No clasifica
No, porque es nueva la funcin y pocos los expedientes.
DP-03 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
DOCUMENTAL Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Auxiliar del Jefe de pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Personal
Clasificacion Proyectos, Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Programa salud ocupacional, Capacitaciones documentales. p. 22.
No, porque es nueva la funcin y pocos los expedientes.
Ninguna. Documental.
120
DOCUMENTAL por asunto
Cronolgicamente por departamento de manera independendiente.

Coordinador general, Coordinador acadmico, Aux. Jefe de Personal. procedimiento. La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta por proceso y
asunto
Por tema, por departamentos y por fechas.

DP-04 No, porque son pocos los expedientes.
Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Coordinador general

Clasificacion Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Capacitaciones acadmicas
INFORMACION No, son pocos los expedientes. y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.

ORGANIZACIN Unicamente personal autorizado. El control de documentos y registros de ISO 9001
DOCUMENTAL establece la obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
Documental.
Ninguna.
121
DOCUMENTAL Por procesos teniendo en cuenta el manual de funciones manual de por asunto
funciones, cronolgicamente.
procedimiento.
Cordinador general funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.

Consulta por proceso y
asunto
Por proceso y por cargo.

No, porque es nueva la funcin y son pocos los expedientes.
DP-05
Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Coordinador general
Clasificacion Formatos
Evaluacin y desempeo
INFORMACION Si, base datos, Indicadores y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.

ORGANIZACIN Unicamente personal autorizado. El control de documentos y registros de ISO 9001
DOCUMENTAL establece la obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
Manejo de la confidencialidad
122
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin por asunto y
DOCUMENTAL cronolgica
Por nombre de la campaa y cronolgicamente de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueo del proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nacin:
Coordinador Pastoral. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Consulta por asunto y
cronolgica
Por nombre de la campaa y cronolgicamente

DEC-01 No, son pocos los expedientes generados.

DOCUMENTAL Archivo de gestin del coordinador de pastoral en carpetas legajadoras pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
en un archivador.
DOCUMENTAL
Campaas sociales documentales. p. 22.
No, son pocos los expedientes generados.
123
DOCUMENTAL
Cronologa. de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueos del Proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nacin:
Coordinador Pastoral, docente encargado. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Consulta especfica por
varios ndices
Actividad, fecha, nmero de acta.

DEC-02 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
en un archivador.
Clasificacion Actas, Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Actas de comite ecolgico, Actividades ecolgicas documentales. p. 22.
124
DOCUMENTAL
Coordinador Pastoral, Coordinador general, Coordinador acadmica, seguimiento a los procesos. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por
Auxiliar Jefe de Personal. procesos, 322 p.
Cronologa.

DEC-03 No, porque no se habia generado la necesidad.
en un archivador.
DOCUMENTAL
Proyecto escuela de padres documentales. p. 22.
125
DOCUMENTAL
Coordinador Pastoral, Docente encargado. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Cronologa.

No, porque no se habia generado la necesidad.
en un archivador.
Clasificacion Programas funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Programa de catequesis documentales. p. 22.
No, porque no se haba generado la necesidad.
126
DOCUMENTAL
Temas. de manera independendiente.
Coordinador Pastoral, Docente encargado. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Temas.

en un archivador.
DOCUMENTAL
Proyectos de servicio social. documentales. p. 22.
127
DOCUMENTAL
Cronolgico de manera independendiente.
Rector, Coordinacin general, Coordinacin calidad.
procesos, 322 p.
Fecha de elaboracin.

SGC-01 No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos expedientes.
DOCUMENTAL Archivo de gestin del proceso de calidad en carpetas legajadoras por pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
orden cronolgico.
DOCUMENTAL
Informe estado del SGC documentales. p. 22.
No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos expedientes.
No se han detectado inconvenientes. Documental.
128
DOCUMENTAL
Cronolgico
Coordinador Calidad, Rector y Coordinador general
procesos, 322 p.

Fecha

SGC-02 No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos expedientes.

archivo)?
ORGANIZACIN De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
Archivo de gestin del proceso de calidad en carpetas legajadoras por
orden cronolgico.
ORGANIZACIN
Clasificacion Formatos funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Programas Capactacin de formacin en calidad documentales. p. 22.
No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos expedientes.
No se han detectado inconvenientes. Documental
129
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de
ORGANIZACIN
Clasificacion archivo del proceso? Ordenacin por asunto organizacin de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL
Por Proceso criterio no puede ir de manera independendiente.
2. Quines (roles) consultan los documentos del La consulta por los dueos del proceso es poque son quienes recepcionan o
ACCESO Y USO Clasificacion proceso? Dueos de procesos generan los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General
Coordinador Calidad, Dueos de proceso de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
3. Cules son los criterios de busqueda de documentos
ACCESO Y USO Descripcion al momento de la consulta? Consulta por asunto
Por procesos
4. Cuenta con herramientas de control para la

clasificacin de la documentacin (Lista temtica, Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin
ORGANIZACIN thesauros, Cuadros de Clasificacin)?
Descripcion No clasifica clasificacin puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el
DOCUMENTAL
paso del tiempo
No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos
SGC-03 expedientes.
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo
ORGANIZACIN se organiza el archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas
DOCUMENTAL Archivo de gestin del proceso de calidad en carpetas legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
legajadoras por procesos.
6. Qu documentos se generan en desarrollo del Constituye una categora de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIN
Clasificacion proceso? Informes funcin. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y Transferencias
DOCUMENTAL
Auditorias documentales. p. 22.
7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales
ACCESIBILIDAD DE LA sobre (CCD), la identificacin documental es el primer paso en la organizacin
Descripcion No, por lo que es una funcin nueva y aun no hay muchos No hay descripcin
INFORMACION de archivos y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores
expedientes.
de tipo intelectual.
ORGANIZACIN Carencia de conocimiento de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad
Ordenacin documentacin?
DOCUMENTAL Organizacin Documental de llevar registros e inventarios.
No se han detectado inconvenientes.
130
ORGANIZACIN
Clasificacion proceso? Ordenacin por asuntos de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Por procesos y funciones de manera independendiente.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? La consulta por los dueos del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
Dueos del proceso o personas autorizadas por los mismos.
Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
3. Cules son los criterios de busqueda de documentos al
momento de la consulta?
ACCESO Y USO Descripcion Consulta por asuntos
Por expediente, procesos, funciones, cronolgico, grados, reas y
proyectos.
documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de
ORGANIZACIN Clasificacin)? Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
DOCUMENTAL No , porque hasta ahora se esta implementando la manera de puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
normalizar los documentos a travs de los requisitos exigidos por la
norma ISO-9001
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIN el archivo)? por un
DOCUMENTAL ADOC-01 Estantera, archivadores verticales, vitrinas, por procesos.
sistema que, dentro de unos criterios archivsticos bsicos, se adapte a sus
6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso? Segn Schellenberg, el ltimo concepto que se tiene de Serie es "Grupo de
ORGANIZACIN
Clasificacion Expedientes y Formatos documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL Gestin documental
especfica"
No, factor tiempo y cantidad de expedientes.
documentacin?
La estantera no es la adecuada. Los soportes son diversos y no esta
normalizada la clasificacin. No se cuenta con inventario que
identifique el total de la documentacin. No se tiene el conocimiento
Necesidad de centralizar la
ORGANIZACIN necesario para clasificar la informacin debidamente. No hay eficacia El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenacin informacin con mobiliario
DOCUMENTAL en la bsqueda de informacin.Diferentes criterios de archivo entre llevar registros e inventarios.
y responsable idneo.
el personal de la oficina. Inexistencia de un Archivo General o falta de
personal cualificado en el mismo, lo
que impide una transferencia de documentos sistematizada.
Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para archivar los
documentos.
131
ORGANIZACIN Consulta cronolgica y
Clasificacion proceso? de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL especifica por asunto
Por aos cronologicamente. de manera independendiente.
Rector, coordinador General y Coordinadora acadmica
procesos, 322 p.
Consulta cronolgica y
especifica por asunto
Por aos y alfambeticamente

Descripcion documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? Si clasifica
DOCUMENTAL ADOC- puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
Si, Listas docentes posesionados
02 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
Libros empastados en el archivo central.
Clasificacion Listados documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Protocolizacin especfica"
Si, base de datos
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la
Ordenacin documentacin? informacin con mobiliario
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios. Mobiliario incorrecto para archivar los documentos.
No se han generado inconvenientes. y responsable idneo.
132
ORGANIZACIN
Clasificacion proceso? Ordenacin cronolgica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Libros-Temas de manera independendiente.
Secretarias, Rector, Coordinador General, Coordinador Pastoral y seguimiento a los procesos. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por
coordinador acadmico procesos, 322 p.
Consullta especfica por
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta?
varios indices
Temas, grado, curso Apellidos-Nombres alfabeticamente.
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificacin
Descripcion Si clasifica
DOCUMENTAL Clasificacin)? puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
Si, Software acadmico, listados
ADOC-03 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIN organiza el archivo)? por un
Libros empastados en el archivo central.
Los registros son identificados como "conjunto de documentos, referidos a asuntos
ORGANIZACIN diversos, ordenados cronolgicamente y dispuestos en forma de libro". Archivos
Clasificacion Libros
DOCUMENTAL libros de matrcula, Libros de calificaciones, Libros Actas de grado, Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificacin de Fondos de Ayuntamientos, p.
Libros de graduacin, 23.
Si, base de datos
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la
Ordenacin documentacin? informacin con mobiliario y
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios. Mobiliario incorrecto para archivar los documentos.
No se han generado inconvenientes. responsable idneo.
133
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del proceso de organizacin de
ORGANIZACIN
Clasificacion proceso? Ordenacin por asuntos archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de
DOCUMENTAL
manera independendiente.
Proveedores, Nit.

proceso. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Contadora, Auxiliar Jefe de personal, Pagadura, Rector.

Proveedores, Nit.

documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? Segn Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos la normalizacin
ORGANIZACIN de informacin es una actividad que esta encaminada a establecer dispocisiones
Descripcion Clasifica
DOCUMENTAL destinadas a un uso comn repetido, con el fin de conseguir un grado ptimo de
Si, un listado de los proveedores con datos escenciales en base de rden.
datos.
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras, pues

COM-01 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada de
archivo)? organizacin del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la unidad
ORGANIZACIN de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta prdida de
DOCUMENTAL tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez
que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no est totalmente llena
En archivo de gestin de contabilidad en AZ se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no vara en funcin del
contenido.
ORGANIZACIN 6. Qu documentos se generan en desarrollo del proceso? El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento.
DOCUMENTAL Schellenberg.
Seleccin y evaluacin de proveedores.
ACCESIBILIDAD Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones generales sobre (CCD),
DE LA Descripcion Si hay descripcin la identificacin documental es el primer paso en la organizacin de archivos y
INFORMACION Si, Base de datos. demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.

documentacin? Unidad de conservacin en El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de llevar
ORGANIZACIN desorden. Carencia de registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para
Ordenacin
DOCUMENTAL conocimiento de archivar los documentos. Mala utilizacin de los instrumentos informticos en relacin
No esta normalizada la documentacin interna. Los anexos son de Organizacin Documental. con los documentos en soporte papel.
difererntes tamaos.
134
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin por asunto y
DOCUMENTAL por consecutivo
Proveedor, Consecutivo de orden de compra. de manera independendiente.
2. Quines (roles) consultan los documentos del proceso? Roles ue intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
proceso. funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Contadora, Auxiliar Jefe de personal, Rector.
Consulta cronolgica, por
asuntos
Proveedores, Nit., Fechas
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de Clasificacin)? normalizacin de informacin es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion Clasifica, ordena, describe.
Si, un listado de los proveedores con datos escenciales en base de ptimo de rden.
datos.
COM-02 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el
archivo)?
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIN la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL En archivo de gestin de Auxiliar Jefe de personal en AZ por proveedor, prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
consecutivo y cronologicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
no vara en funcin del contenido.
COMPRAS -Cotizaciones y -rdenes de compra
Si, Base de datos.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN
Ordenacin documentacin? informacin con mobiliario llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL
Los documentos son de diferentes tamaos. y responsable idneo. para archivar los documentos.
135
ORGANIZACIN 1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del proceso? Ordenacin cronolgicay
DOCUMENTAL asunto especfico.
Por ruta (Tema), cronolgicamente (anual) de manera independendiente.
Auxiliar Jefe de personal, Rector. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Consulta por Asunto
especfico.
Por ruta.

No, en proceso de normalizacin de la documentacin.
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
SEG-01 archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIN Documentos de gestin sin la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
Ordenacin
DOCUMENTAL Archivo de gestin de la Auxiliar de jeje de Personal sin ningn tipo de organizacin prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
organizacin interna. mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
Control y seguimiento a rutas.
No, en proceso de normalizacin de la documentacin.
ORGANIZACIN
Ordenacin documentacin? de Organizacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL
La bsqueda de informacin no es oportuna. Documental. para archivar los documentos. Falta de normalizacin de los impresos.
136
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenacin forma parte del
ORGANIZACIN proceso? Ordenacin cronolgica y por proceso de organizacin de archivo: clasificacion-ordenacion-
Clasificacion
DOCUMENTAL asuntos descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de manera
Por temas y cronolgico
independendiente.
La consulta por los dueos del proceso es poque son quienes
recepcionan o generan los documentos en cumplimiento de sus
ACCESO Y USO Clasificacion Dueo del proceso
funciones. Archivo General de la Nacin: Tablas de Retencin y
Enfermera.
Transferencias documentales. 2001
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta? Consulta cronolgica, por asuntos
Temas, fecha, Nombres estudiantes
Segn Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo
ORGANIZACIN documentacin (Lista temtica, thesauros, Cuadros de
Descripcion No clasifica sin clasificacin puesto que su consecuencia sern fondos
DOCUMENTAL Clasificacin)?
acumulados con el paso del tiempo
No, se encuentra en proceso de normalizacin la documentacin.
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en
el archivo)? carpetas legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras
formas. Sin embargo se deja de lado la triada de organizacin
SEG-02 del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
ORGANIZACIN unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que
DOCUMENTAL supone cierta prdida de tiempo, y el deterioro del documento.
Archivo de gestin de enfermera en AZ
Necesidad de manipular el mecanismo cada vez que se
introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no est
totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de
la misma no vara en funcin del contenido.
ORGANIZACIN El Tipo documental revela tanto el contenido como la
DOCUMENTAL Seguimiento de alumnos por trauma, Suministros elementos de estructura fsica del documento. Schellenberg.
enfermera.
7. Hay inventario del archivo? Segn Sierra Escobar, Luis Fernando en su artculo Condiciones
ACCESIBILIDAD DE LA generales sobre (CCD), la identificacin documental es el primer
Descripcion No hay descripcin
INFORMACION No, se encuentra en proceso de normalizacin la documentacin. paso en la organizacin de archivos y demuestra que al igual
que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para archivar
ORGANIZACIN documentacin? los documentos.Falta de normalizacin de los impresos. El
Ordenacin Informacin no normalizada
DOCUMENTAL control de documentos y registros de ISO 9001 establece la
No esta automatizado el ingreso de registros.
obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
137
ORGANIZACIN
Clasificacion proceso? Ordenacin cronolgica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Cronolgico de manera independendiente.
Auxiliar Jefe de personal. Tablas de Retencin y Transferencias documentales. 2001
Fechas
DOCUMENTAL Clasificacin)? puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo.
No, no se ha generado la necesidad.
5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
el archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIN
SEG-03 la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL Archivo de gestin de Auxiliar de Jefe de personal en AZ, prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
cronolgicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
DOCUMENTAL Servicios generales (Suministro elementos de aseo, programacin de documento. Schellenberg.
aseo)
ORGANIZACIN documentacin? Informacin no El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenacin
DOCUMENTAL Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para archivar los normalizada llevar registros e inventarios. Falta de normalizacin de los impresos.
documentos.
138
Clasificacion proceso? de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL por asuntos
Temas y cronolgico de manera independendiente.
proceso.
Auxiliar Jefe de personal, Tcnico de mantenimiento, Jefe de taller funcin. Prez Fernando de Velasco, Jos Antonio. Gestin por procesos, 322 p.
Ordenacin cronolgica y
por asuntos
Temas y fechas

5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza el De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
ORGANIZACIN
Ordenacin
SEG-04 Unidad de conservacin
la unidad de soporte AZ: Obligacin de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL Archivo de gestin de Auxiliar de Jefe de personal en AZ, cuadernos, prdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
cronolgicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
Clasificacion Formatos, Registros
Taller Mecnico, Mantenimiento instalaciones.
8. Qu dificultades ha encontrado en el manejo de la El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
documentacin? llevar registros e inventarios. Adems T. Schellenberg define documento como todo
ORGANIZACIN testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene
Ordenacin Informacin no normalizada
DOCUMENTAL informacin. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos para archivar los
Algunos soportes son cuadernos y no esta normalizada la informacin.
documentos. Diferentes criterios de archivo entre el personal de la oficina. Falta de
normalizacin de los impresos.
139
1. Qu criterios se tiene para la organizacin del archivo del
proceso? No existe produccin Aunque no se generan expedientes de consecutivos de comunicaciones si clasifica la
documental a excepcin correspondencia recibida para hacer la distribucin y dar trmite por la oficina
ORGANIZACIN
Clasificacion del libro radicador. No se respectiva y el funcionario delegado. Se genera un registro de control de las
DOCUMENTAL
Temas y cronolgico clasifica, ordena ni comunicaciones oficiales recibidas en un libro radicador, por tanto si se cumple el
describe. proceso de organizacin de Archivo establecido por, Fernandez Gil "Triada".
Auxiliar Jefe de personal, Rector procesos, 322 p.
3. Cules son los criterios de busqueda de documentos al Consulta cronolgica y por
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta? asuntos en el libro
Temas y fechas radicador.
DOCUMENTAL Clasificacin)? puesto que su consecuencia sern fondos acumulados con el paso del tiempo
SEG-05 5. Fisicamente como se ubican los documentos (cmo se organiza
el archivo)? Registros: instrumento resultante de una accin administrativa en el que se
materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volmen, y contiene la
ORGANIZACIN
Ordenacin Unidad de conservacin inscripcin, generalmente numerada en rden cronolgico, de informaciones
DOCUMENTAL Archivo de gestin de Auxiliar de Jefe de personal en Carpetas
consideradas de suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas.
legajadoras y libros, cronolgicamente.
Diccionario de Terminologa Archivstica, p. 46.
Clasificacion Planillas de control, Libros.
DOCUMENTAL Correspondencia, Libro de anotaciones documento. Schellenberg.

INFORMACION No, no se ha generado la necesidad. y demuestra que al igual que la clasificacin, las dos son labores de tipo intelectual.

El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIN documentacin? No existe evidencia de las
Ordenacin llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservacin incorrectos
DOCUMENTAL comunicaciones formales.
El proceso de correspondencia no esta normalizado, ni documentado, para archivar los documentos.Falta de normalizacin de los impresos.
por ende no tienen control de la informacin.
140

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PROPUESTA DE UN CUADRO DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS

PARA LOS COLEGIOS DE LA COMUNIDAD DE AGUSTINOS

JEIMMY ANDREA CASTRO GARAVITO

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A la academia y sus ms ilustres representantes, los profesores Pedro

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A Roberto Tellez, quien desde la academia aporto con su conocimiento a

A mis compaeros de estudiosencillamente gracias.

A mi amiga Denny Carolina Rozo Lozano Ingeniera Industrial, por su

1. ANTECEDENTES, FORMULACIN DEL PROBLEMA 14

1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA 15

3.1 OBJETIVO GENERAL 20

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 20

5.1 MARCO TERICO 23

5.1.1 Cuadro de Clasificacin Documental 25

5.2 MARCO CONCEPTUAL 41

5.3 MARCO INSTITUCIONAL 42

5.3.1 Colegio Agustiniano Suba 42

6.2 INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN 53

6.2.1 Fuentes Primarias 53

6.3 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN 55

7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIN

7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIN 56

7.2 FICHAS TCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES 61

7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIN PARA

Figura 1. Cuadro de Clasificacin Documental 29

Figura 2. Cuadro de Clasificacin Orgnico 30

Figura 3. Cuadro de Clasificacin Funcional 31

Figura 4. Enfoque jerrquico Vs. Enfoque por procesos 32

Figura 5. Codificacin alfabtica 33

Figura 6. Codificacin con cdigos numricos consecutivos 33

Figura 7. Codificacin con cdigos numricos significativos 34

Figura 8. Codificacin alfanumrica 34

Figura 9. Estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad 41

Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba 43

Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicols 45

Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre 47

Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte 48

Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte 50

Figura 15. Criterios de Organizacin del Archivo (Anexo B) 80

Figura 16. Usuarios que consultan el archivo (Anexo B) 82

Figura 17. Criterios de bsqueda para realizar consultas (Anexo B) 83

Figura 18. Clasificacin normalizada (Anexo B) 84

Figura 19. Expedientes Fsicos (Anexo B) 85

Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales (Anexo B) 87

Figura 21. Dificultades documentales (Anexo B) 88

Tabla 1. Tipos de Fondos documentales 36

Tabla 2. Gestin de la Documentacin 40

Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos 55

Tabla 4. Extensin de los cdigos organizacionales 58

Tabla 5. Codificacin organizacional 59

Tabla 6. Codificacin de Subseries 60

Anexo A. Entrevista Documental 78

Anexo B. Anlisis de la Encuesta nica Documental 80

Anexo C. Caracterizacin del Proceso de Gestin estratgica 90

Anexo D. Caracterizacin del Proceso de Gestin Administrativa

Anexo E. Caracterizacin del Proceso de Admisin y Matricula 92

Anexo F. Caracterizacin del Proceso de Gestin Acadmica 93

Anexo G. Caracterizacin del Proceso de Formacin y Desarrollo

Anexo H. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo del Personal 95

Anexo I. Caracterizacin del Proceso de Desarrollo de la