Compras y Abastecimiento

Estratgico

Sesin 1 parte 2

Universidad Antonio Ruiz de Montoya Aldo Bringas Garay

La cadena de Abastecimiento

Objetivo: Optimizacin y sincronizacin de nuestra Cadena de

Suministro desde proveedores hasta clientes (interna y
externamente)
Reto: Evitar que la dinmica de excelencia funcional rompa la
cadena, por la presin del modelo de silos
Clave: Reducir COMPLEJIDAD

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Importancia de Compras

Fuente: John Yuva, Collaborative Logistics:

Universidad Antonio Ruiz de Montoya Building a United Network 3
Importancia de Compras

Cuanto compran y venden las empresas?

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Costo de Compras como % de las Ventas

Industria % de Ventas
Toda la Industria 52%
Automotriz 61%
Comida 60%
Construccin 61%
Papel 55%
Petroleo 74%
Transporte 63%

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Importancia de Compras

Qu es mejor: 10% mas de venta o 10% menos de compra?

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Calculo del efecto en la utilidad neta

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Calculo del efecto en la utilidad neta

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Calculo del efecto en la utilidad neta

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Dlares de venta adicionales para igualar el ahorro
de US$ 1 en compras

Compras como % de las Ventas

% de
Utilidad 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Neta

2 $2.78 $3.23 $3.85 $4.76 $6.25 $9.09 $16.67

4 $2.70 $3.13 $3.70 $4.55 $5.88 $8.33 $14.29

6 $2.63 $3.03 $3.57 $4.35 $5.56 $7.69 $12.50

8 $2.56 $2.94 $3.45 $4.17 $5.26 $7.14 $11.11

10 $2.50 $2.86 $3.33 $4.00 $5.00 $6.67 $10.11

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Compras

Factores que incrementan la importancia de compras en la actualidad:

Gran impacto del costo de material en la utilidad 60 - 70% de las
ventas se pagan a los proveedores de materiales
Requerimiento de la manufactura JIT -- entregas deben ser exactas
en tiempo, cantidad y calidad
Incremento de la competencia global ms competencia por
recursos escasos y geogrficamente dispersos

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Objetivos de la funcin de compras

Ayudar a identificar aquellos productos y servicios que es preferible

obtenerlos externamente; y
Desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio y
entrega para aquellos productos y servicios

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Conceptos Clave

Compras: implica una transaccin monetaria.

Toma de Decisiones: la responsabilidad de adquirir los productos y
servicios que la organizacin necesita.
productos:
materias primas
piezas, recambios
mantenimiento, reparacin y aprovisionamiento operativo (MRO)
servicios:
consultora
servicios bsicos (electricidad, telfono, etc.)
beneficios de salud para los trabajadores (seguros mdicos)

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Hacer o Comprar?

Consideraciones en decisiones de hacer o comprar:

Menor costo compras o produccin?
Mejor calidad - proveedor o en-casa?
Entregas mas confiables - proveedor o en-casa?
Qu grado de integracin vertical es deseable?
Deberan tercerizarce las competencias distintivas?

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Proceso de compras

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 Proceso simplificado de Compras
Requisicin de Material
Solicitud de Cotizacin
Seleccin mejor proveedor
Orden de Compra
Recepcin e Inspeccin
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Desde cualquier departamento,
hacia compras
De compras, para proveedores potenciales
Basado en calidad, precio, lead time, etc.
De compras, para el proveedor
seleccionado
Del proveedor, a recepcin, Control de
calidad, almacn
Proceso Tradicional de Abastecimiento

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La incertidumbre en el suministro

Elementos de incertidumbre en el suministro:

tiempo de entrega
cantidad entregada
calidad de la entrega
exactitud de los datos y precios de los productos entregados

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Seleccin de Proveedores

Para seleccionar un proveedor es necesario analizar antes algunos

factores:
precio
calidad
credibilidad
condiciones de pago
costes de envo
Hay que valorar el coste total de la transaccin, no nicamente el
precio, para elegir a un proveedor.

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Costo Total de la Compra

Adaptado de Ellram, 1994

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Anlisis del Proceso de Compras

Consideraciones clave para analizar el proceso de compra:

ventas anuales
compras anuales
nmero de proveedores
nmero de alianzas con proveedores
nmero total de productos o accesorios comprados
compra a coste efectivo a corto y largo plazo
gestin eficiente del proceso de compras

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Anlisis del Proceso de Compras

Responsabilidades y Actividades bsicas de Compras

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Registro de Datos e Informacin bsica

Registro general de compras

Historia de precios
Historia de partes
Registro de stock y consumo
Desempeo de proveedores en precio, calidad y servicio
Especificaciones
Catlogos

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Investigacin, anlisis y estudio de
compras
Estudios de mercado y tendencias
Estudios de material
Anlisis de Precio / Costo
Fuentes de abastecimiento
Visitas a planta e inspecciones a proveedores
Desarrollo de nuevas fuentes de abastecimiento
Desarrollo alternativo de materiales y fuentes
Informacin de Tecnologa de Informacin

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Compras

Verificar autorizacin de requisiciones

Determinar lista de proveedores a cotizar
Preparar y Emitir solicitudes de cotizacin
Conducir reuniones
Recibir cotizaciones de los proveedores
Analizar cotizaciones
Evaluar y Seleccionar a proveedores
Determinar la cantidad a comprar

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Compras

Programar compras y entregas

Determinar modo de transporte
Negociar y preparar contratos
Seguimiento de las entregas
Verificar recepciones de material
Verificar y aprobar facturas
Negociar ajustes o cambios en los contratos

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Gestin de Compras

Preparar y actualizar el manual de compras

Asistencia en auditoras y revisiones
Evaluar desempeo de compras
Evaluar desempeo del personal
Preparar reportes de gestin
Conducir programas de entrenamiento
Conducir programas de reduccin de costos
Participar en programas de calidad y mejora

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Proceso de compras

Mejores Prcticas en el Mundo

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La Evolucin en Compras

Enfoque en precio

Enfoque en calidad, confianza,

respuesta efectiva y coste total

Enfoque Estratgico:
Acuerdos con proveedores
Predicciones
Tiempo de ciclo

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Estrategia de MUCHOS proveedores

Muchas fuentes por artculo

Relacin de adversarios
Corto plazo
Poca apertura y transparencia
Negociado, OC espordicas
Altos precios
Poco frecuente, grandes lotes
Entrega en la recepcin

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Estrategia de POCOS proveedores

1 o pocas fuentes por artculo

Partnership (JIT)
Largo plazo, estable
Auditoras y visitas in situ
Contratos exclusivos
Bajos precios (OC grandes)
Frecuente, lotes pequeos
Entrega en lugar de uso / consumo

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Ventajas de la compra centralizada

Compra en grandes cantidades Mejores precios

Mayor cercana con proveedores mayor continuidad en el
abastecimiento
Departamento de compras ms grande Compradores
especializados
Ordenes pequeas combinadas menor costo por rdenes
duplicadas
Embarques combinados menor costo de trasporte
Mejor control total

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Compras JIT (Just In Time)

Los elementos clave de las compras JIT son:

Relaciones Cooperativas, no de Adversarios
Relaciones de largo plazo, pocos proveedores
Entrega y Calidad son considerados en la seleccin del proveedor
JIT en la operacin del proveedor
Proveedores cercanos
Pedidos entregados directamente a la lnea de produccin
Entregas en contenedores pequeos, de tamao estndar y
retornables
Mnimo papeleo

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Proceso de compras

Strategic Sourcing (Abastecimiento Estratgico)

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Las iniciativas de abastecimiento estratgico no
deben considerarse como un evento nico

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Lograr un profundo entendimiento de qu
compramos y a quin compramos
Refinar perfil del rubro
Visin interna - Qu compramos ?
Volmenes por rea principales impulsores del consumo / uso
Especificaciones funcionales y tcnicas
Necesidades logsticas
Requisitos de calidad y estndares
Precios actuales e histricos
Costo total de abastecimiento (CTA)
Restricciones internas (normas internas, polticas de negociacin,
etc)

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Lograr un profundo entendimiento de qu
compramos y a quin compramos
Refinar perfil del rubro
Visin externa - A quin compramos?
Dinmica de la industria
poder relativo de los proveedores
cantidad y calidad de participantes
barreras de entrada
substitutos
Estructura de costos de los proveedores
Dinmica de negocio de los proveedores (impulsores de rentabilidad, factores
clave de xito, etc)
Evaluaciones de los proveedores
desempeo en organizacin
normas de calidad (ISO 9000)
evaluacin en terreno
Restricciones gubernamentales / Tarifas

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Oportunidades internas y externas ms comunes en
abastecimiento estratgico

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Generar un portafolio de proveedores
precalificados

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Definir un plan de accin basado en los resultados
de las etapas anteriores
Seleccin competitiva vs. Desarrollo
proveedor/es actual

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Algunas preguntas clave de elegir opcin de
desarrollo de proveedores
Proveedores preferidos
Sabemos lo suficiente sobre otros potenciales proveedores ?
Sabemos lo suficiente sobre nuevas opciones funcionales / tecnolgicas
existentes en el mercado frente a la oferta del proveedor preferido ?
Sabemos lo suficiente para estar seguros quien es el proveedor de ms bajo
costo total de abastecimiento (actual y futuro) ?

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Algunas preguntas clave de elegir opcin de
desarrollo de proveedores
Tipo de relacionamiento
Sabemos el tipo de relacionamiento que queremos tener con el proveedor ?
Sabemos si el proveedor tiene las capacidades para cumplir con el tipo de
relacionamiento que queremos tener ?
Cun contentos estamos con la calidad/precio del proveedor actual ?

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Algunas preguntas clave de elegir opcin de
desarrollo de proveedores
Poder de negociacin
Sabemos claramente cul sera un buen precio para nuestro requerimiento
(benchmarks competitivos, anlisis de costos y rentabilidad, etc) ?
Creemos que podemos negociar las mejoras que queremos para lograr
nuestros objetivos de ahorros ?

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Desarrollo de Proveedores

Capacitar a los proveedores sobre nuestras necesidades y sobre las

de nuestros clientes
Reduccin del tiempo de ciclo
Eliminar pasos que no agregan valor
Proveer entrenamiento a los proveedores
Educacin On-line
Centros de soporte On-line para los proveedores
Establecer objetivos
Retro-alimentar a los proveedores
Mejorar los proveedores de los proveedores

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Definir claramente los objetivos, mtricas y reas
potenciales de negociacin

Dimensin Objetivos Mtrica reas potenciales de negociacin

Precio Reduccin del precio % reduccin en costo Descuento por volumen

total de abastecimiento Descuentos por tems / Promociones
Soluciones integrales (producto y servicio)
Compra de materia prima por organizacin
Costos de transporte
Trminos de pago
Ecualizacin de precios en todas las divisiones

Oferta Cumplir con entregas % entregas a tiempo Tiempo de entrega Frecuencia

programadas de entrega Mnimo volumen
por entrega Tipo de equipo de
transporte

Mantener bajos inventarios Rotacin de mercadera Inventarios en consignacin

Mantenimiento del proveedor del inventario

Productos / Cumplir con los Especificaciones de desempeo

Servicios / requerimientos de calidad Rediseo del producto / servicio
Especifica- Modularidad de componentes
ciones Envases
Soporte tcnico

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Finalmente, realizar la integracin operativa

Comunicacin del resultado del proceso

Especificar los beneficios a los clientes internos (ahorros y mejora en la
calidad)
Lograr la compra interna de los objetivos logrados
Temas operativos con los clientes finales
Asegurar la continuidad de la recepcin de los productos y servicios bajo el
anterior contrato (en el caso que aplique)
Planear la implementacin de los nuevos productos y servicios
Temas tcnicos y funcionales
Costos e inversiones requeridas

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Finalmente, realizar la integracin operativa

Temas operativos con los proveedores

Finalizar los temas contractuales pendientes
Planear la implementacin de los nuevos productos y servicios
Definir el proceso de monitoreo de desempeo

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Los compradores

Responsabilidades
Conocer el mercado de sus commodities
Entender las leyes.... impuestos, contratos, patentes..
Proceso de requisicin de compras y solicitud de cotizacin
Realizar la seleccin de proveedores
Negociar precios y condiciones de venta
Colocacin y seguimiento de la orden de compra
Mantener un comportamiento tico

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Los compradores

Capacitacin
Programa de Induccin
Negociacin
Comercio Exterior
Tecnologa de la Informacin
Idiomas
Trabajo en Equipo
Finanzas y Contabilidad para no Especialistas
Conceptos Modernos de manejo Empresarial

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Los compradores

Cmo se puede medir a los Compradores?

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El final ranking of the measurements
desarrollado por Hendrick & Ruch
Para evaluar a los compradores

1. Conocimiento de los Commodity

2. Profesionalismo
3. Entregas a tiempo
4. % de Aceptacin de Calidad del producto
5. Habilidad de Negociacin
6. Cultivar la Calidad del proveedor
7. Exactitud y calidad del trabajo
8. Respuestas de consultas a tiempo
9. Tiempo de ciclo de colocacin de rdenes
10. Creacin de trabajo en equipo entre proveedores y clientes

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El final ranking of the measurements
desarrollado por Hendrick & Ruch

Para evaluar a los compradores

11. Cumplimiento de los procedimientos

12. Complejidad de los commodities administrados
13. Conocimiento del proveedor
14. Conocimiento y uso de tcnicas de seguimiento
15. Costo Actual y Objetivo de los materiales
16. Conocimiento de los precios mnimos de los materiales
comprados
17. Conocimiento de las normas y regulaciones relevantes
18. Desarrollo de objetivos de costo
19. Participacin en el desarrollo del plan de adquisiciones
20. Conocimiento del uso final de los materiales

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Nuevos Retos

Planeamiento Estratgico
SCM / Gestin de la Cadena de Abastecimiento
Compras pro-activas
Fuentes globales de abastecimiento
Aspectos Ecolgicos y de Medio Ambiente

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La premisa de algunos gerentes

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5 ideas acerca de Compras

Idea 1: Compras no es un funcin de servicio, sino una actividad

rentable.
Idea 2: Los Materiales son una parte importante del costo total;
compras se maneja mejor como una funcin separada que reporta
directamente a la alta gerencia.
Idea 3: El trabajo real de compras se inicia mucho antes que las
especificaciones o requisiciones sean escritas
Idea 4: Compras necesita personal competente y altamente
capacitado.
Idea 5: Compras debera ser representado en los consejos de la alta
gerencia.

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 Fin de la sesin

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