Gestin documental orientada a sistema de informacin

Los sistemas de gestin documental son programas de gestin de bases de datos que
disponen de una tecnologa idnea para el tratamiento de documentos cientficos,
culturales y tcnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestin
de bases de datos convencionales, o de aplicacin general, que se utilizan para la gestin
de documentos administrativos.
La industria informtica, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento
del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar
documentos administrativos, pero no para gestionar documentacin cientfico-tcnica.
Por otro lado, en los departamentos de informtica de las empresas, es frecuente que el
personal informtico desconozca el hecho de que existen programas especialmente
diseados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas
soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las
herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la informacin como la industria deberan estar
interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los
profesionales a errores de implantacin; y a la industria, a errores de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisicin de un sistema documental, es
importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra ms
correctas, bien a disponer de argumentos de negociacin con el departamento de
informtica.
Este artculo se ha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la
designacin y la diferencia entre las dos clases principales de sistemas que actualmente
la industria de la informacin denomina "documentales", aunque solo una de ellas sea
documental en el sentido que le damos los documentalistas. En la segunda parte se
detallan las caractersticas tcnicas ms importantes de estos sistemas documentales,
explicando el modelo clsico. En la tercera parte, se describen algunas variaciones sobre
este modelo clsico.

Bases de datos y ambigedad del adjetivo documental

En los pases Amrica Latina los documentalistas arrastramos una tradicional
insatisfaccin por la problemtica denominacin de nuestro campo de actividades
("documentacin?... y que es eso?"). Es una denominacin poco intuitiva, como
demuestra el hecho de que, incluso las personas cultas, salvo que trabajen en temas de
documentacin, ignoran qu es la documentacin. No sucede lo mismo con otras
profesiones, cuya denominacin, por alguna razn, ya da una idea sobre cul es su campo
de actividad, incluso a los profanos.
Esta ambigua denominacin induce tambin una constante confusin en el terreno de los
sistemas de informacin, incluso entre profesionales, porque documental , aplicado a
bases de datos, puede referirse a tecnologas de la informacin que, a veces, se aplican a
gestionar documentos administrativos; o puede referirse a tecnologas especializadas en
el almacenamiento y recuperacin de informacin documental cientfico-tcnica .
Desde el punto de vista estricto del idioma, es indudable que ambas tecnologas pueden
adoptar con todo derecho el adjetivo documental , pero solo una de ellas es documental
en el sentido que le otorga la Documentacin, como disciplina cientfica, como sector de
la economa -el sector de la informacin registrada- o como actividad profesional -aquella
que desarrollan documentalistas y bibliotecarios-.
As pues, para entendernos, en el resto de este informe hablaremos de sistemas
administrativos a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentacin
administrativos; y hablaremos de sistemas documentales a secas cuando nos refiramos a
sistemas de documentacin cientfica-cultural-tcnica.

Estructura de una base de datos

Estos datos se agrupan en unidades de tratamiento denominadas registros, los
cuales, a su vez, estn organizados en zonas o sub-elementos denominados
campos. Los objetos materiales o conceptuales de los que trata una base de datos
se denominan entidades, y as a cada entidad del mundo real corresponde un
registro en el mundo simblico de las bases de datos, donde aquellas entidades
estn representadas mediante un modelo simplificado: el registro. Las entidades
del mundo real poseen unos atributos determinados, y aquellos atributos que son
ms pertinentes para representar la entidad se convierten en los campos del
registro.
Por ejemplo, si los clientes de una empresa son la entidad representada en una
base de datos, entonces a cada cliente le corresponder un registro. Cada elemento
de informacin, o atributo del cliente, como nombre, direccin, poblacin, etc.,
ser un campo del registro.
Sistemas administrativos versus sistemas documentales
La tecnologa de los sistemas administrativos suele basarse en el modelo
relacional, y la tecnologa de los sistemas documentales se basa en el modelo
textual. En los dos casos, ambas tecnologas disponen de un sistema de gestin de
bases de datos como ncleo. ltimamente han aparecido soluciones que combinan
ambas.
Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos. Una tabla es
una matriz de dos dimensiones compuesta de filas y columnas. Cada columna
corresponde a un campo, y cada fila corresponde a un registro. En una tabla, la
longitud de cada campo debe estar determinada y prefijada de antemano, y no
admite valores repetidos (por ejemplo, dos autores, o diversas palabras clave).
Los sistemas documentales, en cambio, utilizan el modelo textual, basado en el
fichero invertido y campos de extensin variable con valores repetidos. Es el
nico modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos
cientfico-tcnicos.
Sistemas administrativos u ofimticos
Los sistemas automatizados de gestin de documentos administrativos suelen
recibir el nombre de sistemas ofimticos, y estn orientados a las necesidades de
gestin de documentos propios de las empresas. Suelen consistir en extensiones
de los sistemas de gestin de bases de datos convencionales, es decir, en sistemas
relacionales.
 El tipo de documentos que gestionan, por ms que sean vitales para la empresa,
no necesitan el anlisis ni la indizacin que, en cambio, necesitan los documentos
tcnicos o cientficos, tales como artculos de revistas, noticias de actualidad o
informes tcnicos.
El modelo relacional se desarroll, en realidad, para gestionar datos, no tanto para
gestionar objetos ms complejos, como documentos, pero an as puede
gestionarlos siempre que sean muy estructurados, como suelen ser los
administrativos.

El modelo clsico de los sistemas documentales o cognitivos

La documentacin cientfico-tcnica, tambin llamada informativa y cognitiva, requiere
para su gestin sistemas muy especializados que permiten recuperar informacin a partir
del anlisis y la descripcin del contenido o materia del documento.
Los sistemas documentales se basan en una estructura menos formalizada que los
sistemas ofimticos. La estructura clsica incluye cuatro elementos principales: un
modelo de registro textual estructurado en campos de extensin variable; la inversin de
trminos que conduce a la creacin de un fichero invertido; uno o ms diccionarios que
controlan la indexacin (diccionario de palabras vacas, de sinnimos, de palabras
autorizadas, etc.); un sistema de recuperacin basado en el lgebra de Boole para realizar
operaciones lgicas con conjuntos de documentos y otro sistema complementario de
recuperacin basado en comparaciones, truncamientos, proximidad, etc. de cadenas de
caracteres.
En este sentido, un sistema documental clsico intenta proporcionar herramientas para
gestionar informacin no estructurada (es decir, cuyos atributos no son deducibles sin una
operacin compleja de anlisis intelectual), ni posee propiedades repetitivas, como un
impreso de oficina, sino que su estructura es sumamente variable de un documento a otro.
Un artculo de una publicacin cientfica o un informe tcnico, por ejemplo, sera el
paradigma de tal tipo de informacin. Para su recuperacin no basta registrar datos como
el autor, el destinatario y la fecha de creacin. Debe representarse tambin la informacin
y el conocimiento que pueda contener ese documento.
Los sistemas documentales proporcionan las herramientas para ello: registros que
admiten campos de gran extensin; recuperacin del documento por cualquier palabra
que forma parte de su descripcin; edicin e impresin del fichero invertido y de los
diversos diccionarios, etc.