Normas Icontec Documentoas Administrativos

TECLONOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA
FASE UNO
PRODUCCION DOCUMENTAL
APRENDIZ
FRANCY YANETH CASTRO CANO
SENA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
REGIONAL CAQUETA
FLORENCIA CAQUETA
MARZO 31 DE 2012
TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA
FASE UNO
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
APRENDIZ
DISEO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE

PARA LA ADECUADA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS MYPIMES
DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS
TECNICAS COLOMBIANAS
INSTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
SENA
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
REGIONAL CAQUETA
FLORENCIA CAQUETA
MARZO 31 DE 2012
INTRODUCCION
El objeto de este trabajo escrito tiene como fin que nosotros los aprendices
del Tecnlogo en Asistencia Administrativa aprendamos a conocer los
documentos empresariales producidos por las organizaciones y como
medios de comunicacin interna.
Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamental

dentro de nuestro proyecto de formacin aprender a la elaboracin de una
Carta, un Memorando, una Circular, una Nota Interna con las debidas
Normas Tcnicas de Icontec y de acuerdo a las polticas de la organizacin.
OBJETIVOS
Fortalecer en el conocimiento, de la produccin de documentos con la ayuda

de las guas y el manejo de sus diferentes estilos creando un ambiente de
formacin con sus destrezas y habilidades, en la elaboracin y presentacin
de documentos comerciales o empresariales.
Este trabajo nos bridaconocimientos para elaborar diferentes ejemplos de

documentos creados en las formaciones de aprendizaje.
Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnologa y la informacin

de la comunicacin, es muy importante aprender a redactar dichos
documentos con la precisin ortogrfica y las destrezas requeridas por las
empresas dentro de un proceso de digitacin; el orden del protocolo dentro
del diseo de documentos las partes de cada uno con base en el estilo y la
presentacin diseada.
.
Guiar y orientar a las personas que estn rodeadas en la produccin de
documentos, como medio de su elaboracin y presentacin.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 LA CARTA
1.1.1 PARTES DE LA CARTA
1.1.2 ZONAS DE LA CARTA
1.1.3 ESTILOS DE CARTAS
1.2 MEMORANDO
1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO
1.3 CIRCULAR
1.3.1 CIRCULAR EXTERNA
1.3.2 CIRCULAR INTERNA
1.4 CERTIFICADO
1.5 CONSTANCIA
1.6 HOJA DE VIDA
1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA
1.7 ACTA ADMINISTRATIVA
1.7.1 PARTES DEL ACTA
1.8 NOTA INTERNA
1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
1.9 INFORME ADMINISTRATIVO
1.9.1 INFORME CORTO
1.9.2 INFORME LARGO
1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS
1.10.1 ORDENANZA
1.10.2 ACUERDO
1.10.3 DECRETO
1.10.4 RESOLUCION
1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA
1.11 FAX
1.12 TELEGRAMA
1.13 SOBRES
1.13.1 PARTES DEL SOBRE
2. INTERNET
2.1 LA INTRANET
2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO
3 COMO REDACTAR UNA CARTA
3.1 LA ORTOGRAFIA
3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFIA
3.2 LA GRAMATICA
3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES
3.3 SINTAXIS
3.4 MORFOLOGIA
4. DIGITACION
5. EL TECLADO
6. POSICION ERGONMICA
ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 LA CARTA
Es una comunicacin escrita que se utiliza para facilitar las relaciones

comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre
empresas y empleados.
1.1.1 PARTES DE LA CARTA
MEMBRETE: Es el nombre, direccin y datos de identificacin de una

empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel.
CDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el cdigo de la

dependencia.
De 2 a 3 interlneas del margen superior
CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben las

cartas con su da mes y ao.
De 2 a 3 interlneas del cdigo.
DATOS DEL DESTINATARIO: Es la informacin de la persona a quien va

dirigida la carta.
De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8
lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineacin sencilla.
-Tratamiento - Nombre del Destinatario Cargo - Empresa - Direccin o
Apartado - Nombre de la Ciudad - Pas
ASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser mximo de cuatro

palabras, con mayscula inicial y sin subrayar; y en el que se debe escribir el
asunto principal por el cual se enviada la carta.
Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay
asunto y a dos, cuando lo hay.
SALUDO: Es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes
de escribir el texto de la carta.
A 3 interlneas del asunto ya que hace parte inicial del texto.
TEXTO: Es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual
se escribe la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos, escritos con
lenguaje claro, preciso, coherentes, sin errores ortogrficos; Se escribe a 1
interlnea, 2 interlinea entre prrafos.
De 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario a 3 interlneas del asunto si
lo hay.
DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la

comunicacin.
A 2 interlneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando
es larga se utiliza punto (.).
DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos y

cargo de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
De 4 a 6 interlneas de la despedida.
ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios

documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar estos deben
mencionarse en una nota de anexos en mayscula inicial despus de dos
puntos.
A 2 interlneas del firmante.
COPIAS:Son lneas especiales que son utilizadas para la reproduccin del

documento.
A 2 interlinea del firmante o de la lnea de anexos.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre

mayscula inicial y la primera letra del apellido, de la persona que es
responsable de elaboracin de la carta.
A 2 interlinea del firmante o del ltimo rengln escrito.
MARGENES
Superior de 3 a 4 cm.
Izquierdo de 3 a 4 cm.
Inferior de 2 a 3 cm.
Derecho de 2 a 3 cm.
Margen Superior de 3 a 4 cm.
--------- 2 a 3 interlinea
Cdigo
---------- 2 a 3 interlinea
Ciudad, fecha
----------
----------
Datos del Destinatario
---------------------
--------------------- M
M
---------------------
ar
ar
---------------------
---------- ge
g
---------- 3 interlinea n
e
Asunto:
de
n 2 interlinea
----------
Saludo, re
iz
---------- ch
q 3 interlinea
----------
a
ui
Texto--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------- de
er
--------------------------------------------------------------------------------------------- 2
d 2 interlinea
----------
a
a
Despedida,
---------- 3
d
---------- 4 a 6 interlinea c
e
----------
m.
Datos 3 del Remitente
---------- 2 interlinea
a
Anexos:
4 2 interlinea
----------
c
Copias:
m
Transcriptor
.
Margen Inferior de 2 a 3
cm.
1.1.2 ZONAS DE LA CARTA
Es el espacio que se utilizaen las cartas para la ubicacin de un conjunto

de datos impresos o escritos. Se distribuye en varias zonas 1, 2 y 3 las dos
primeras zonas se utilizan para los datos del remitente y la tercera se deja
libre para el sello o fecha de recibido.
ZONA 1: Aqu se ubica la razn social de la empresa, sigla o acrnimo,

logotipo y NIT.
Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de forma

horizontal, y en la parte superior de la hoja a 3cm y 4 cm en forma vertical.
ZONA 2: Aqu se ubica la direccin, apartado, fax, telfono, ciudad,NIt y

dems datos que sean necesarios.
Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5cm y 2cm de forma

horizontal esta puede ocupar todo el ancho de la hoja.
ZONA 3: Aqu se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique la

fecha y recibido del documento o sello de registro que es otra forma de
nombrarlo.
Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.

FECHA Y RECIBIDO
RAZON SOCIAL, SIGLA, LOGOTIPO Y NIT DEL DOCUMENTO
ZONA 1 ZONA 3
DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT
ZONA 2
1.1.3 ESTILOS DE CARTAS
Es la distribucin de lneas que diferencia una forma de escribir de la otra en

la comunicacin, y se encuentran cuatro estilos.
ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el ms comn y fcil por lo que todas sus

lneas empiezan del margen izquierdo de la hoja.
En este estilo se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos
espacios verticales.
ESTILO BLOQUE: La distribucin de este es igual al anterior pero lo que se

modifica es la ubicacin de la lnea del cdigo,de la ciudad y fecha, la
despedida y la firma, estos se escriben comenzando desde el centro de la
hoja.
ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribucin es igual al estilo

bloque lo que se diferencia es que cada prrafo comienza dejando una
sangra de cinco a diez espacios, este estilo se utiliza ms en el comercio por
lo que su estilo es el ms elegante.
ESTILO BLOQUE EXTREMO
----------2 interlinea
Cdigo
Ciudad, fecha
----------
----------
----------
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
----------
Asunto:
----------
Saludo,
----------
----------
Texto---------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------
----------
Despedida,
----------
----------
----------4 a 6 interlinea
----------
Datos del Remitente
Anexos:
Copias:
Transcriptor
G.010
Florencia, 09 de febrero de 2012
Seora:
MARIA BELTRAN BUSTOS
Gerente
GAS PAIS
Calle 20 B/ Las Acacias
Asunto: Comunicacin de Asesora
Cordial saludo seora Mara,
Le comunico que para el da 13 de febrero se realizara una asesora del

manejo de extinguidores a las 4:00 pm, por tal razn los compaeros y yo
tendremos que dejar nuestras labores de trabajo ms temprano.
Gracias por la atencin prestada,

Asistente de Personal
Yaneth C.
ESTILO BLOQUE
Cdigo
Ciudad, fecha
----------
----------
----------
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
----------
Asunto:
----------
Saludo,
----------
----------
Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
----------
Despedida,
----------
----------
----------
Datos del Remitente
Anexos:
Copias:
Transcriptor
J.031
Seora:
Asistente de Personal
GAS PAIS
Calle 20 B/ Las Acacias
Asunto: Permiso
Cordial saludo seora Francy,
Espero que le sea de mucha ayuda esta asesora para usted y sus
compaeros de trabajo, y por el cual les doy permiso de que su salida sea a
las 3:00 pm y asistan con tiempo a su destino.
Atentamente,
MARIA BELTRAN BUSTOS

Gerente GAS PAIS
Yaneth C.
ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA
Cdigo
Ciudad, fecha
----------
----------
----------
--------------------
--------------------
--------------------
--------------------
----------
----------
Asunto:
----------
Saludo,
----------
----------
Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
----------
Despedida,
----------
----------
----------
Datos del Remitente
Anexos:
Copias:
Transcriptor
1.2 MEMORANDO
Es una comunicacin escrita breve en el cual se intercambia informacin

interna de una empresa, comunicando alguna indicacin, recomendacin,
instruccin; esta tambin se utiliza para imponer alguna sancin o falta de un
empleado y a su vez ser colocada en su hoja de vida lo cual puede reducir
sus posibilidades de conseguir un nuevo trabajo.
1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO
MEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayscula sostenida y

sin negrilla.
De 2 a 3 interlinea de la parte superior de la hoja.
CODIGO: Se escriben los nmeros que indique el cdigo de dependencia.

De 2 a 3 interlinea despus de la palabra MEMORANDO.
FECHA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

puntos, despus de dos tabulaciones se ubica la ciudad de donde se realiz
el documento con su respectiva fecha.
De 3 interlinea despus del cdigo a margen izquierda.
PARA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

puntos, despus de dos tabulaciones se ubica los datos del destinatario con
mayscula inicial y su respectivo cargo.
De 2 interlinea despus de la FECHA a margen izquierdo.
DE: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos,

despus de dos tabulaciones se ubica datos del remitente con mayscula
inicial.
De 2 interlineadespus de PARA a margen izquierdo.
ASUNTO: Igualmente se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla,

seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones y se coloca la
composicin de lo que trata el memorando, este se expresa en seis
palabras.
De 2 interlinea despus DE los datos del remitente contra el margen
izquierdo.
TEXTO: Se redacta en primera persona del singular o del plural segn el
caso de forma clara, sencilla y corta; tratando solo del asunto.
De 3 a 4 interlinea despus del ASUNTO contra el margen izquierdo.

comunicacin.
A 2 interlneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando
es larga se utiliza punto (.).
DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayscula

sostenida, en la siguiente lnea el cargo en mayscula inicial; la persona que
remite es la persona encargada segn lo estipulado en el manual de
procedimientos de la respectiva dependencia.
De 4 a 6 interlinea despus de la despedida contra el margen izquierdo.
ANEXOS: Este se utiliza cuando hay uno o varios documentos adjuntos, que
sirve para complementar y aclarar, estos deben mencionarse en una nota de
anexos, en mayscula sostenida seguido de dos puntos.
A 2 interlneas esta lnea es opcional.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayscula

inicial y la primera letra del apellido en mayscula,de la persona que es
responsable de elaboracin del memorando.
A 2 interlinea del remitente o del ltimo rengln escrito.
MARGENES
Izquierda de 3 a 4 cm.
Derecha de 2 a 3 cm.
Son iguales a las de una carta.

DISEO DEL MEMORANDO
MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM.

----------
----------
MEMORANDO
----------
----------
Cdigo
----------
----------
MARGEN
FECHA: --------------------
MARGEN
----------
IZQUIERDA 3A
---------- 2 interlinea DERECHA 2 A
4 CM.
PARA: --------------------
CM.
----------
DE: --------------------
----------
ASUNTO: --------------------
----------
----------
Texto -------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
----------
Despedida,
----------
----------
----------
Datos del Remitente
----------
Anexos:
----------
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.

MEMORANDO N 001
CODIGO: S 052.6
PARA: ROGELIO MORALES

Asesor Financiero
DE: SUDGERENTE
ASUNTO: Diligenciar tramite financiero
Cordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trmites ya

elaborados en la semana anterior sobre el estado financiero de la empresa
para poder realizar un informe que se me ha solicitado.
Agradezco su gentil colaboracin y se me haga llegar pronto lo solicitado,

Subgerente
Yaneth C.
1.3 LA CIRCULAR
Es una comunicacin escrita que se emplea para dar a conocer un mismo

asunto a varias personas a quienes les interesa.
Su redaccin debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en su

redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a
personas de muy diverso nivel.
Hay dos clases de CIRCULAR.
1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR
Esta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo para

diferentes destinatarios.
La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivo

Logotipo.
1.3.2 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Esta seda para un grupo de personas donde su contenido es conocer las

diferentes actividades de la empresa.
La Circular Interna no lleva el papel Membretado ni con el Logotipo. Esto es

lo que hace la diferencia.
PARTES DE LA CIRCULAR
CIRCULAR: Se escribe en mayscula sostenida, centrado, sin negrilla que se

mire notable.
De 2 a 3 interlinea del margen superior.
CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia productora y subserie que

debe corresponder a la Circular Externa o Interna.
De 2 a 3 interlinea despus de la palabra CIRCULAR.
CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben con

su da mes y ao.
De 2 a 3 interlinea del Cdigo.
PARA: Se escribe en mayscula sostenida seguido de dos puntos,se coloca
el Cargo de los funcionarios a quienes van dirigida la Circular en mayscula.
De 3 interlinea al margen izquierdo.
ASUNTO: Es un mensaje corto de 4 a 6 palabras que resumen lo que va

escrito en la Circular, con mayscula inicial seguida de dos puntos.
De 3 interlinea al margen izquierdo.
TEXTO: Su redaccin es en tercera persona del singular o en primera del

plural, en forma clara y breve y tratando solo el asunto, a una interlinea y a
dos entre prrafo.
De 3 a 4 interlinea del asunto.

comunicacin, esta debe ser breve y terminada en punto.
De 2 interlinea del Texto.
DATOS DEL REMITENTE: Son los datos de la persona que ha mandado la

Circular, esta debe llevar su nombre y apellido en mayscula sostenida, en la
siguiente lnea su cargo correspondiente.
De 4 a 6 interlinea despus de la Despedida.
ANEXO:Se utiliza cuando la Circular acompaa uno o varios documentos

adjuntos, que sirve para complementar y aclarar a estos deben mencionarse
en una nota de anexos en mayscula inicial despus de dos puntos.
A 2 interlneas del Remitente.
TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre

mayscula inicial y la letra inicial del apellido, de la persona que es
responsable de elaboracin de la carta.
A 2 interlinea del Remitente o del ltimo rengln escrito.
MARGENES:
LOGO
GO
MEMBRETE
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.
----------
CIRCULAR EXTERNA No. 001
----------
Cdigo
----------
Ciudad, fecha
----------
----------
PARA: ----------------------------------- MARGEN
MARGEN
----------
DERECHA DE
IZQUIERDO DE
---------- A 3 CM.
3Asunto:
A 4 CM. -----------------------------------
----------
----------
Texto-----------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
----------
Despedida.
----------
----------
----------
Datos del Remitente
----------
Anexos:
----------
Transcriptor.
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
RAZON SOCIAL
LOGOTIPO
NIT
CIRCULA EXTERNA No. 001
300-03.03
PARA EMPLEADOS DEL XITO
Asunto: Invitacin
Tengo el gusto de invitarlos a una conferencia que se realizara en el aula

mxima de la Universidad el da 19 de febrero a las 7:00 pm, con motiva de
tratar los beneficios que brinda SALUCOOP.
Me despido atentamente y espero su asistencia,

Conferencista de SALUCOOP
Yaneth C.
----------
CIRCULAR INTERNA No. 001
----------
Cdigo
----------
Ciudad, fecha
----------
----------
PARA: -----------------------------------
----------
MARGEN
---------- 3 interlinea M
---------- DE
IZQUIERDO A
Asunto: -----------------------------------
3----------
A 4 CM. R
---------- 3 a 4 interlinea G
----------
Texto----------------------------------------------------------------------------------------------- E
------------------------------------------------------------------------------------------------------- N
------------------------------------------------------------------------- D
----------
---------- 2 interlinea E
------------------------------------------------------------------------------------------------------- R
------------------------------------------------------------------------
---------- E
---------- 2 interlinea C
Despedida.
H
----------
---------- A
---------- 4 a 6 interlinea D
----------
Datos del Remitente E
---------- 2
A
Anexos:
---------- 3
---------- 2 interlinea C
Transcriptor.
M
MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM. .
CIRCULA INTERNA No. 001
100 - 02.01
PARA EMPLEADOS
Asunto: Integracin Personal
Se les informa que en el da de maana se har una integracin, el cual es

preferible que vengan con ropa adecuada para poder realizar el evento.
Gracias por su atencin,

Jefe de Personal
Yaneth C.
1.4 CERTIFICADO
Es un documento de forma probatoria, puede ser pblica o privada que

asegura la autenticidad y cumplimiento de un hecho o acto solemne.
El certificado se utiliza en calificaciones, diplomas obtenidos, paz y salvos,

exmenes mdicos, documentos de identidad, etc.
1.5 CONSTANCIA
Es un documento de carcter justificado en el que se cuentan hechos o

Situaciones que no requieren solemnidad.
La constancia se utiliza en el tiempo de servicio, experiencias,

comportamiento, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, etc.
PARTES DEL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA
CODIGO: Numero consecutivo de la dependenciadeterminada por cada

empresa, en las entidades educativas es obligatorito enumerarlas.
De 2 a 3 interlinea margen superior.
CIUDAD Y FECHA: Es donde indica la ciudad de origen del documento con

su respectivo da mes y ao.
De 2 a 3 interlinea del Cdigo o de 4 a 6 interlinea sino lo hay.
CARGO: Es del que remite el Certificado o Constancia se escribe en

mayscula sostenida centrado precedido por EL o LA.
IDENTIFICACION: Aqu se expresa las palabras CERTIFICA o HACE

CONSTAR seguida de dos puntos, en mayscula sostenida y centrado.
De 3 a 4 interlinea del cargo.
TEXTO: Se inicia con la conjuncin Que siguiendo con los datos solicitantes
como el Tratamiento, el Nombre y su identificacin enmayscula sostenida.
En el ltimo prrafo se menciona el motivo por el cual se expide el Certificado
o la Constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
De 3 a 4 interlinea de identificacin.
DATOS DEL REMITENTE:Es donde va el nombre de la persona responsable
se escribe en mayscula sostenida.
De 4 a 6 interlinea del Texto.
TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, se

escribe el primer nombre mayscula inicial y la primera letra del apellido.
De 2 interlinea de los datos destinatario.
MARGENES
Superior 3 a 4 cm.
Izquierdo 3 a 4 cm.
Derecho 2 a 3 cm.
Inferior 2 a 3 cm.
----------
----------
Cdigo
----------
----------
Ciudad, fecha
----------
----------
CARGO DEL REMITENTE
MARGEN
----------
IZQUIERDA
---------- 3 a 4DE
interlinea MARGEN
----------
3 A 4 CM. DERECHA DE
CERTIFICA:
A 3 CM.
----------
----------
Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificacin ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
----------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
----------
----------
Datos del Remitente
----------
Transcriptor

L.100-1
Florencia, 13de febrero de 2012
JEFE ADMINISTRATIVO
CERTIFICA:
Yo FERNANDO GARCIA Jefe Administrativo de la Compaa CHILCO S.A.S.

identificado con cedula de ciudadana nmero 16435638 de Florencia doy
certificacin que conozco de vista y trato a la seora NUBIA CANO
CORDOBA identificada con cedula de ciudadana nmero 40768858 de
Florencia, hace aproximadamente unos siete aos, quien a tenido vnculos
laborales con nuestra compaa.
La presente se expide a solicitud del interesado.
FERNANDO GARCIA
C.C. 16435638 Florencia
Cel. 3135394511
Yaneth C.
---------
----------
Cdigo
----------
----------
Ciudad, fecha
----------
----------
CARGO DEL REMITENTE
MARGEN
----------
IZQUIERDA
---------- 3 a DE
4 interlinea MARGEN
----------
3 A 4 CM. DERECHA DE
HACE CONSTAR:
A 3 CM.
----------
----------
Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificacin ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
----------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
----------
----------
Datos del Remitente
----------
Transcriptor

L-100.1
Florencia, 13 de Febrero de 2012
SUPERVISOR
HACE CONSTAR:
Que desde hace seis aos conozco de vista, trato a la seora FRANCY
YANETH CASTRO CANO, identificada con cedula de ciudadana nmero
40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y honrada,
cumplidora con sus obligaciones y como persona trabajadora es digna de
confianza y por lo tanto muy responsable.
JORGE CABRERA VELANDIA

16646041 de Florencia
Cel. 3209303411
Yaneth C.
1.6 HOJA DE VIDA
Es un resumen que da a conocer las capacidades profesionales y

experiencias laborales, dependiendo de la elaboracin y presentacin
correcta demostrara su desempeo en el trascurso de nuevos empleos.
Los documentos comerciales que se le anexan son todos los comprobantes

amplificados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad.
1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA
HOJA DE VIDA: Se escribe en mayscula sostenida, centrado, sin negrilla,

es la identificacin del documento que se va a elaborar.
De 2 a 3 interlinea del margen superior.
DATOS PERSONALES
Se escribe en mayscula sostenida contra el margen izquierdo, estos se

presentan en dos columnas y se encuentran de esta forma.
NOMBRE: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos,

despus de dos tabulaciones, se ubica Nombres y Apellidos en mayscula
de la persona responsable.
De 2 interlinea.
IDENTIFICACION: Igualmente en mayscula sostenida, seguida de dos

puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica el Documento de identidad y
si es una persona masculina, la libreta militar.
De 2 interlinea.
FECHA DE NACIMENTO: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos,

despus de dos tabulaciones, se ubica la informacin de la Ciudad, Da Mes
y Ao de su nacimiento.
De 2 interlinea.
ESTADO CIVIL: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos,
despus de dos tabulaciones, se ubica el estado en que uno se encuentra, si
es Casado o Soltero o Unin Libre.
De 2 interlinea.
DOMICILIO: Se escribe en maysculasostenida, seguida de dos puntos,

despus de dos tabulaciones, la direccin de la vivienda donde vive.
De 2 interlinea.
TELEFONO: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos,

despus de dos tabulaciones, los nmeros telefnicos donde se pueden
contactar con la persona que ha enviado la Hoja de Vida.
De 2 interlinea.
ESTUDIOS
En mayscula sostenidacontra el margen izquierdo, aqu se demuestra los

estudios que ha tenido la persona en el trascurso de su vida, se presentan en
dos columnas.
De 3 interlinea de lo ltimo escrito de Datos Personales.
ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: En mayuscula sostenida,

seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica el Nombre de
las instituciones donde a realizados sus estudios, con su respectivos
periodos cursados, con la Ciudad y el Ao de la terminacin.
De 3 interlinea de Estudios.
ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: Igualmente en mayscula sostenida, seguida

de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica las carreras que ha
hecho en su etapa de vida.
De 2 interlinea.
ESTUDIOS COMPLEMENTERIOS: Se escribe en mayuscula sostenida,

seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica lo realizado
durante el tiempo que lleva con su respectiva informacin que se necesite
para poder corroborar lo escrito.
De 2 interlinea.
EXPERIENCIAS
Se escribe en mayscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica la

informacin de las empresas con el respectivo cargo que ha realizado en ella
y de ms informacin que se a necesaria.
De 3 interlinea de lo ltimo escrito.
REFERENCIAS LABORALES
En mayuscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica la informacin

de la persona encargada para comunicar lo estipulado en la empresa donde
ha laborado con su Direccin y Telfonos.
REFERENCIAS PERSONALES
Se escribe en mayscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica

informacin de personas que conozcan a la persona que enva la hoja de
vida y den una muy buena expresin de ella, tiene que ir su nombre, cargo
donde labora y dems informacin que se necesite.
FIRMA: Es donde se escribe el Nombre completo en mayuscula sostenida,

de la persona duea de la Hoja de Vida con su Numero de Cedula y se la
ubica la Firma.
De 4 a 6 interlinea de lo ltimo escrito.
FECHA DE PRESENTACION: Es donde se escribe la informacin de la

Ciudad, fecha en que se hizo la Hoja de Vida.
De 3 a 4 interlinea de la Firma.
MARGENES
----------
HOJA DE VIDA
----------
----------
DATOS PERSONALES
----------
----------
NOMBRE Y APELLIDOS:
----------
MARGEN
MARGEN
IDENTIFICACION:
IZQUIERDA DE
---------- DERECHA DE
3----------
A 4 CM. 2 interlinea A 3 CM.
FECHA DE NACIMIENTO:
----------
ESTADO CIVIL:
----------
DOMICILIO:
----------
TELEFONO:
----------
----------
ESTUDIOS
----------
----------
ESTUDIOSPRIMARIOS:
----------
ESTUDIOS SECUNDARIOS:
----------
ESTUDIOS UNIVERSITARIOS:
----------
----------
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:
----------
----------
----------
EXPERIENCIAS:
----------
----------
MARGEN
REFERENCIAS LABORALES: MARGEN
IZQUIERDA
---------- DE DERECHA DE
3 ----------
A 4 CM. 3 interlinea A 3 CM.
----------
REFERENCIAS PERSONALES:
----------
----------
----------
FIRMA
----------
----------
Ciudad, Fecha de Presentacin

HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES:
NOMBRE Y APELLIDOS: FRANCY YANETH CASTRO CANO
IDENTIFICACION: 40614060 DE FLORENCIA
FECHA DE NACIMIENTO: 14 DE NOVIEMBRE DE 1984
ESTADO CIVIL: UNION LIBRE
DOMICILIO: CARRERA 13 No.2-16
TELEFONO: 3124487017
ESTUDIOS:
SECUNDARIOS: COLEGIO JOR ELIECER GAITAN

FLORENCIA - CAQUETA
2001
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: HOJA DE CALCULOELECTRICA

MICROSOFT EXCEL
PROCESADOR DE TEXTO
MICROSOFT COLEGIO LA
CIUDADELA SIGLO XXl
SENA
EXPERIENCIAS: DISTRIBUIDORA METAMORFOSIS,
Auxiliar de Ventas, desde 15 de
octubre de 2005 hasta 30 de junio de
2006.
LA ESTACION DE LA MODA,
Auxiliar de Ventas, desde 01 de
noviembre de 2006 hasta 30 de
noviembre de 2009.
REFERENCIAS LABORALES: FREDI ALBERTO RAMIREZ,

Administrador Distribuidora
Metamorfosis, Tel: 4351124,
Florencia.
LUIS FERNANDO MENDEZ, Jefe

Inmediato, La Estacin de la Moda,
Tel: 4644118, San Vicente de
Caguan.
REFERENCIAS PERSONALES: JORGE CABRERA VELANDIA,

Coordinador Ventas Gas Pas, Tel:
31237850264360006.

C.C. 40614060 de Florencia

1.7 ACTA ADMINISTRATIVA
Se han utilizado como herramienta laboral para dejar constancia de los
hechos ocurridos que se tratan y acuerdan en una reunin donde hace
presencia la administracin de una empresa pblica o privada.
1.7.1 PARTES DEL ACTA
ACTA No.__: Se escribe centrado, en mayscula sostenida, sin negrilla con

nmero consecutivo que le corresponda, iniciando con 001.
De 1 interlinea del margen superior.
FECHA: Se escribe centrado, en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida

de dos puntos, se apunta la Ciudad donde se realiza la reunin con su
respectiva fecha.
De 3 interlinea.
HORA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

puntos, se apunta la hora de inicio y fin de la reunin.
De 1 interlinea.
LUGAR: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

puntos, se apunta el nombre donde se realiza la reunin.
De 1 interlinea.
ASISTENTES: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de

dos puntos, se apunta los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su
respectivo cargo que ocupa en la empresa, estos son los integrantes que han
acudido a la reunin.
De 2 interlinea.
INVITADOS: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

puntos, los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su respectivo
cargo, de las personas que han participado en la reunin.
De 2 interlinea.
AUSENTES: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos
puntos, los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su respectivo cargo
de las personas que no han estado en la reunin.
De 2 interlinea.
ORDEN DEL DIA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida

de dos puntos, se especifica en nmeros arbigos los temas por el motivo de
la reunin.
De 2 interlinea.
1o. Verificacin de qurum.

2o. Lectura y discusin del Acta anterior.
3o. Discusin y aprobacin tabla de retencin documental y al respecto.
DESARROLLO: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de

dos puntos, se prepara el primer tema especificando con nmeros arbigo el
avance de la reunin.
De 2 interlinea.
1o. Se verifico el qurum dando inicio a la lectura.

2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
3o. Fue presentada la tabla de retencin documenta y al respecto.
De 2 interlinea despus del titulo Desarrollo, a 1 interlinea entre rengln y 2
entre prrafo.
CONVOCATORIA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida

de dos puntos, es para programar una nueva reunin, donde lleva la Fecha,
Hora y Lugar.
De 2 interlinea.
FIRMAS: Donde van los Nombres y Apellidos completos en mayscula

sostenidos con su respectivo Cargo a 1 interlinea con mayscula inicial.
Estos Nombres y Cargos se organizan de forma jerrquica que este al
margen izquierdo y el siguiente en el mismo rengln pero al margen derecho.
De 4 interlinea.
ANEXOS: Se escribe en mayscula inicial, sin negrilla, seguida de dos
puntos, se adjunta tal cantidad de documentos que sustenten una
informacin que se desarrolla en el acta.
De 2 interlinea.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el

documento, su Nombre en mayscula inicial y la primera letra de su Apellido.
De 2 interlinea.
MARGENES
ACTA No. ___
----------
----------
FECHA:
HORA:
LUGAR:
----------
ASISTENTES: --------------------, ----------
----------
MARGEN
INVITADOS: --------------------, ----------
IZQUIERDA DE
----------
MARGEN
3AUSENTES:
A 4 CM. --------------------, ---------- DERACHA DE 2
----------
---------- 2 interlinea A 3 CM.
ORDEN DEL DIA:
1o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
2o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
3o.------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------
DESARROLLO:
1o.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
2o. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
3o. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------
----------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------
CONVOCATORIA:
----------
----------
----------
FIRMAS: --------------------, ----------
----------
Anexos:
----------
Transcriptor
MARGEN MARGEN
IZQUIERDA DE DERACHA DE
3 A 4 CM. A 3 CM.

CREACION DE LA EMPRESA
ACTA No. 001
FECHA: Florencia, 13 de febrero de 2012
HORA: De 8:45 am a 12:45 m
LUGAR: SENA Aula 11
ASISTENTES: ALEXANDER MOSQUERA, Presidente

JHULIETH BARRIOS, Vicepresidente
RUTH MUOZ, Secretaria
INVITADOS: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA
AUSENTES: JOHANNA AGUIRRE

LISETH HERRERA
ORDEN DEL DIA:
1o. Llamado a lista

2o. Escoger nombre de la empresa
3o. Que servicios se va prestar en la empresa
DESARROLLO:
1o. Se llama a lista dos de los integrantes del grupo Gestin Administrativa
no asistieron, (Johanna A: y Liseth H.)
2o. Se escoge el nombre de la empresa, (ASESORES GESTION
ADMINISTRATIVA).
3o. Los servicios que presta la empresa son, asesorar a pequeas y

medianas empresas, organizar eventos, archivos, servicio al cliente, manejo
contable, estado financiero, etc.
A quienes les vamos a prestar nuestros servicios son a oficinas de

administracin, al sector ganadero, a pequeas y medianas empresas,
cooperativas, etc.
Para haber llegado a estas decisiones varios compaeros colaboramos en

ello, hubo personas que aportaron ideas y dems.
Se hace un receso y salimos al breig a las 9:00 am y seguiremos a las 9:30

am.
Ya despus de este corto breig, para poder seguir con la creacin de la

empresa, reunimos varias preguntas, para ello en grupo de cinco personas
decidimos repartirnos las preguntas y responderlas y luego hacer una
exposicin de ellas.
Preguntas:
1. Que es una empresa y como est constituida?

2. Que significa: Ltda., S.A.S, S. A, ONG?
3. Cul es la normatividad para la creacin de una empresa?
4. Que significa Misin, visin, Eslogan e imagen corporativa de una
empresa?
5. Que es la estructura orgnica funcional de la empresa?
Esta acta termina a las 12:45 m del da 13 de febrero de 2012, se realizara la

siguiente acta el da 14 de febrero 2012 en el SENA aula 11.
CONVOCATORIA:
Prxima reunin, el 14 de febrero de 2012 a las 8:00 am, en el aula 11 del
SENA.
FIRMAS:
ALEXANDER MOSQUERA JHULIETH BARRIOS

Presidente vicepresidente
RUTH MUOZ
Secretaria
Francy C.
1.8 NOTA INTERNA
Es un formato de carcter interno pre impreso, su finalidad es que los

diferentes departamentos, secciones o personas pertenecientes a una
empresa se comuniquen entre s, por peticiones, hechos, etc.
La nota interna se diligencia a mano cuyo objetivo es trasmitir informacin

breve y de inmediato.
1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
INICIO
MEMBRETE: Es donde se organiza el Nombre o Razn Social de la

Empresa.
FECHA: De registro de envi.
PARA: Se ubica el Nombre del funcionario
DE: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o seccin al

que pertenece quien Emite la Nota.
A: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o seccin a la

que pertenece quien va a recibir la comunicacin.
ASUNTO: Seguido se resume el motivo que origina el documento.
CONTENIDO: Aqu se ubica en forma detallada el motivo por el cual se enva

la Nota Interna, tiene que ser breve y reducida.
FINAL: Aqu se ubica la firma de la persona que enva el mensaje.

FY
NOTA INTERNA No.___
FECHA: ______________________________________________
PARA: _______________________________________________
DE: _______________________________________________
URGENTE: _____________________ ARCHIVAR: _____________________

ENTREGAR: ____________________ TRAMITAR: _____________________
DEVOLVER: _____________________ ENCARGARSE: __________________
ENVIAR: _______________________ INFORMAR: ____________________
RESPUESTA: ____________________ OTROS: ________________________
OBSERVACIONES: ________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_____________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO:______________________

FECHA: ______________________
HORA: ______________________
FY
NOTA INTERNA No.001
FECHA: ___Florencia,_10_de_febrero_de_2012____________
PARA: ___ROGELIO_MORALES________________________
DE: ______SUDGERENTE___________________________
URGENTE: _________X___________ ARCHIVAR: _____________________

ENTREGAR: ____________________ TRAMITAR: _____________________
DEVOLVER: _____________________ ENCARGARSE: __________________
ENVIAR: _______________________ INFORMAR: ____________________
RESPUESTA: ____________________ OTROS: ________________________
OBSERVACIONES: _Cordialmente,_me_permito_solicitarle_el_tramite_del____
_estado_financiero_de_la_empresa_para_realizar_un_informe_que_me_han_
_solicitado._
_atentamente,_
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: Asistente_asesor_financiero

FECHA: __10_de_febrero_de_2012_
HORA: ___10:30_am____________
1.9 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento por el cual se da a conocer el cambio de cualquier estudio de

forma administrativa.
En este informe se clasifican en
1.9.1 INFORME CORTO
Son los que tienen mnimo 10 hojas de contenido. Consta de:
ENCABEZAMIENTO:El informe corto no lleva portada sino encabezamiento,

que se distribuye con la Razn Social.
De 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayscula sostenida.
TITULO:Se escribe el Ttulo del Informe, centrado y en mayscula sostenida.

De 4 interlineas del margen superior.
FECHA: En mayuscula sostenida, seguida de dos puntos, se ubica la Ciudad

y Fecha completa.
De4interlinea del ttulo contra el margen izquierdo.
AUTORA DEL INFORME: En mayuscula sostenida, se escribe

PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, y se ubica el
nombre de la persona quien realiza el informe.
De 2 interlinea seguida de la Fecha.
OBJETIVO: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Es la

planeacin breve que expone la finalidad del informe.
De 2 a 4 interlineas
ESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente consta de un

capitulo nico. Todos se escriben contra el margen izquierdo, all se escriben
los temas a tratar o desarrollar en el informe.
CONCLUSIONES:Se escriben en mayscula sostenidas contra el margen
izquierdo. Son los resultados obtenidos despus de analizar el trabajo escrito
en el informe
De 2 a 4 interlineas del ltimo rengln del texto.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor, en la

pgina que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayscula
sostenido.
De 4 a 6interlinea del ltimo prrafo.
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del

transcriptor.De2 interlneas del firmante.
1.9.2 INFORME LARGO O EXTENSO
Tiene por objeto presentar, definir y dar una idea completa del informe.
Estas son sus partes:
PRELIMINARES: Es la parte que compone al texto o cuerpo del informe y

est constituida por la:
CUBIERTA: Es la parte que cubre el documento, que se le llama pasta o

tapa.
PORTADA: Es la primera pgina que contiene los datos que se requieren

para dar a conocer el documento.
TABLA DE CONTENIDO: Es la lista donde contiene los captulos y divisiones

principales que requieren paginacin del informe.
GLOSARIO: Es una lista de signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas

en el informe que se organiza alfabticamente para explicar sus trminos o
definiciones.
CUERPO DEL INFORME: Es el texto del documento que por el cual se

constituye por una:
INTRODUCCION: Es la planeacin breve que expone los alcances de un
informe extenso o largo.
OBJETIVOS: Es la planeacin breve que expone la finalidad del informe

coto.
NUCLEO DEL INFORME: Son temas y subtemas que constituyen la

escancia de informe.
CAPITULO: Es el tema completo que permite orientar al lector.
SUBDIVISION: Es la parte donde se divide un capitulo o un tema y subtema.
TITULO: Es el nombre del informe, del captulo y subdivisin.
FIGURAS: Tambin llamada (ilustraciones); son grficos, dibujos, planos,

fotografas, mapas, diagramas o esquemas.
TABLAS: Son los cuadros numricos, estadstico, geogrfico que se

presenta en columnas.
CITAS: Es un pasaje, prrafo o propsito que proviene de alguien diferente al

autor del informe, para apoyar o compartir ideas.
NOTA DE PIE DE PAGINA: Es la aclaracin del autor sobre el informe para

completar una idea expresada en el texto.
CONCLUSIONES: Son los resultados obtenidos y deducidos, hechos

despus de analizar detalladamente el trabajo escrito en el informe.
RECOMENDACIONES: Son las formulaciones concisas de las acciones que

se consideran necesarias, como el resultado directo de las conclusiones
alcanzadas.
MATERIAL COMPLEMENTARIO: Es la parte que sigue el cuerpo del informe

para aplicarlo y facilitar su utilizacin que est constituida por los:
ANEXOS: Es el conjunto de documentos que sirven para complementar y
aclarar el cuerpo del informe.
BIBLIOGRAFIA: Es la lista de la fuente de consulta que sean relacionado con

el tema.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: Es el conjunto de datos precisos y

ordenados que facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de
ella.
INDICE: Es la lista alfabtica de temas o aspectos relevantes del informe.
Este es diferente a la tabla de contenido.
MARGENES
INFORME CORTO
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM
----------
----------
----------
INFORME
----------
----------
----------
FECHA:
MARGEN
ELABORADO POR:
---------- DE
IZQUIERDO MARGEN
3 A 4 CM. DERECHA DE 2
OBJETIVO:
---------- A 3 CM.
TEXTO ----------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------
----------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------
----------
CONCLUSIONES
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------
FIRMA
----------
Transcriptor.
INFORME LARGO O EXTENSO
NOMBRE DEL TRABAJO
MARGEN
MARGEN
DERECHA DE
IZQUIERDO DE
A 3 CM.
3 A 4 CM.
NOMBRE DEL APRENDIZ
NOMBRE DE LA INSTITUCION
NOMBRE DE LA MATERIA
CIUDAD - DEPARTAMENTO
FECHA
INFORME LARGO O EXTENSO
NOMBRE DEL TRABAJO
NOMBRE DEL APRENDIZ
MARGEN
MARGEN
DERECHA DE
IZQUIERDO DE
A 3 CM.
3 A 4 CM.
NOMBRE DEL PROYECTO
NOMBRE DEL INSTRUCTOR
NOMBRE DE LA INSTITUCION
NOMBRE DE LA MATERIA
CIUDAD - DEPARTAMENTO
FECHA
1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS
Es toda declaracin de carcter administrativa, es decir que es una decisin

que toma una parte de la Administracin Pblica y que tiene efectos jurdicos
sobre el encargado.
El objetivo de la administracin pblica es satisfacer los intereses colectivos.
El tema del acto administrativo es de suma importancia en el derecho

pblico, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica
someterlo a un rgimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones
estatales.
1.10.1 ORDENANZA
Es una disposicin o mandato. Se utiliza para nombrar al tipo de norma

jurdica.
Es emitida por la autoridad que tiene la facultad para exigir su cumplimiento.
1.10.2 ACUERDO
Es una decisin tomada en comn por dos o ms personas por la junta, la

asamblea o el tribunal.
Tambin se denomina un pacto, tratado o resolucin de organizaciones, de
instituciones, de empresas privadas o publicas.
1.10.3 DECRETO
Es un acto administrativo de poder ejecutivo, que posee un contenido

reglamentario, es inferior a las leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
especficamente evaluadas.
1.10.4 RESOLUCION
Es una mocin escrita adoptada por una asamblea.

Es un supuesto de ineficacia del contrato proveniente de un hecho posterior
a su celebracin, que le pone fin por decisin judicial, por autoridad de una
de las partes o por decisin de la ley.
1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA
Se conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual se

compran y venden cosas, especialmente aquellas usadas o antiguasy
porsupuesto con un valor mucho ms accesible que en cualquier otro
comercio en el cual se ofrecen piezas similares pero nuevas y sin uso.
Y por otro lado se conoce como contrato de compraventa a aquel contrato

que suscriben dos personas y por el cual una de ellas se obliga a entregarle
a la otra una determinada cosa y la otra parte se compromete a pagar una
suma monetaria determinada.
CONTRATO DE COMPRA VENTA ESTABLECIMIENTO DE
COMERCIO
Entre los suscritos a saber:_______________________________________,

mayor de edad, vecinode ________________, portador de la Cdula de
Ciudadana Nmero ______________, expedidaen ________________, con
Matrcula Mercantil No. ______________quien actuar en nombre propio,
por una parte, y quien dentro del presente contrato y para sus efectos se
llamar EL VENDEDOR, y______________________________ mayor de
edad, vecino de_____________, portador de laCdula de Ciudadana
Nmero______________________, expedida en ___________, con
MatrculaMercantil No._____________________quien acta en nombre
propio, por la otra, quien dentro delpresente contrato se llamar EL
COMPRADOR, celebramos el presente contrato de compra venta,contenido
en las siguientes clusulas:
PRIMERA_____________________________________________________
VENDEDOR, transfiere aTitulo de venta el____________________ % del
establecimiento de
comerciodenominado____________________________________________
_, que se
encuentra ubicado en__________________________________________,
de la ciudadde_____________________, y con Matricula Mercantil nmero
_______________________________debidamente renovadahasta la fecha.
SEGUNDA: El precio de sta compraventa es la
sumade_______________________________________________________
________________________________________ ($ ), los cuales declara
tener recibidos el VENDEDOR, de mano delCOMPRADOR a entera
satisfaccin, a la firma del presente contrato.
Para constancia se firma el presente contrato a los____________________
(___) das del mesde________________________ del
__________________________( )
________________________________________________________
_____
EL VENDEDOR: EL COMPRADOR:
C.C.N0 CCN0
NOTA:
Anexar copia de Pago de impuesto de retencin en la fuente por
enajenacin de activos persona natural.
Si el comprador no est matriculado debe diligenciar previamente la
matrcula correspondiente.
El anterior contrato de compraventa debe ser reconocido ante el notario o
presentando personalmente ante elsecretario jurdico de la cmara de
comercio y debe acreditarse el comprobante de pago de impuestos
1.11 FAX
Es un sistema de traspaso de datos escritos, grficos, textos y muchos ms

datos por va telefnica formando una tele copia.
Este funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y

combinadas en un solo aparato: un escner, que se encarga de registrar los
datos, textos e imgenes presentes en el documento original; un mdem,
que permite la conexin va telefnica con otro aparato de similares
caractersticas; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime
de forma rpida y econmica en un papel, produciendo una copia de los
datos transmitidos.
FAX
A LA TENCION DE: __________________________________________
EMPRESA: _________________________________________________
FAX: _________________________TELEFONO: ___________________
DE: _______________________________________________________
FECHA: ______________________PAGINAS: _____________________
ASUNTO: __________________________________________________
FAX
A LA TENCION DE: FRANCY YANETH CASTRO CANO
EMPRESA: AGESAD S.A.S
FAX: 4352961 TELEFONO: 4356125
DE: JORGE CABRERA VELANDIA
FECHA: 13 DE FEBREO DE 2012 PAGINAS: UNA
ASUNTO: CARTA REFERENCIA PERSONAL
GAS PAIS
002-5
COORDINADOR DE VENTAS
HACE CONSTAR:
Que desde hace seis aos conozco de vista y trato a la seora FRANCY
YANETH CASTRO CANO, Cedula nmero 40614060 de Florencia, como
una persona honesta, seria y trabajadora es digna de confianza y por lo tanto
muy responsable.
JORGE CABRERA VELANDIA

Celular 3123785026
1.12 TELEGRAMA
El telegrama es un mensaje breve que se enva por medio del telgrafo,

aparato que funciona mediante descargas elctricas.
Los signos del mensaje se reproducen dando tecleoslargos o breves, que se

representan con rayas o puntos y equivalen a letras del alfabeto, nmeros,
etc. Es decir, el telegrama no se escribe en espaol, sino en clave Morse.
Ejemplos:
El telegrama tiene como finalidad el envo de un mensaje rpido y urgente,
por tanto al escribirlo se debe ser breve, adems de que se cobra por
palabra. Por ejemplo:
Arturo: Estoy ya en Veracruz, necesito que por favor le digas a mi mam que
no se olvide de mandarme el boleto de regreso, gracias por todo.
Alma
Este mensaje, para enviarlo por telegrama quedara as:
Estoy en Veracruz, di a mam enve boleto.

Alma
TELEGRAMA
AGESAD S.A.S
PROCEDENCIA:
DESTINATARIO: TELEFONO:
DOMICILIO:
DESTINO:
TEXTO:
REMITENTE:
DOMICILIO:
TELEFONO: FIRMA:
TELEGRAMA
AGESAD S.A.S
PROCEDENCIA: Florencia, 13 de febrero de 2012
DESTINATARIO: TATIANA ARIAS GUSMAN TELEFONO: 4351126
DOMICILIO: Calle 9 No. 11 30 Los Lagos
DESTINO: San Vicente del Caguan Caquet
TEXTO: FELICITO MOTIVO TU HIJA GRADO ABRAZO SALUDO
FRANCY YANETH CASTROM CANO
REMITENTE: FRANCY YANETH CASTRP CANO
DOMICILIO: Carrera 13 a No. 2 a 16 El Rosal
TELEFONO: 3124487017 FIRMA:

1.13 SOBRES
Es una cubierta que protege y guarda un documento para entregarlo o

enviarlo
1.13.1 PARTES DEL SOBRE
DATOS DEL DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigido el contenido

del sobre.
TRATAMIENTO: Ttulo acadmico, con mayscula inicial.
NOMBRE: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida; nombres y

apellidos completos. Sin negrilla.
CARGO: Se escribe con mayscula inicial.
EMPRESA: Se anota en la lnea siguiente al cargo, la razn social, sigla o

acrnimo.
DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos, la direccin de la

empresa de donde se mandan el sobre.
DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional donde va dirigido el

sobre.
DATOS DEL REMITENTE: Es la persona natural que enva el contenido del

sobre.
LOGOTIPO: Smbolo que identifica a una empresa.
CIUDAD Y PAIS DE ORIGEN: De donde envan el sobre.
NUMERO DE TELEFONO: De la persona que enva el sobre
NUMERO DEL TELEFAX:Que transmite el documento.

Esquema de distribucin de los datos del destinatario
en sobre oficio
Entre 3
Y 4 cm ZONA 1 ZONA3
Entre 1.5 y 2 cm
ZONA 2
Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre

oficio
Entre 3
Y 4 cm ZONA 1 ZONA3
FLORENCIA-CAQUETA
Seor
GUSTAVO NARIO
Jefe Administrativo
Lcteos del Hogar
Calle 10 No 3-5
Acacias
Florencia
Carrera 20 Centro Tel. 3123654879

2.EL INTERNET
Es un conjunto de redes, de ordenadores y dispositivos realmente unidos

mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se
presentan en muchas formas: desde cables de red local, a cables telefnicos
convencionales, digitales y canales de fibra ptica que forman las
"carreteras" principales. Esta gigantesca Red se difumina en ocasiones
porque los datos pueden transmitirse va satlite, o a travs de servicios
como la telefona celular, o porque a veces no se sabe muy bien a dnde
est conectada.
2.1LA INTRANET
Significa en espaol "red interna"; la intranetes una red de ordenadores

privada basada en los tipos de Internet, esto es lo que hace la diferencia
entre el internet ya que es pblico y la intranet es privada.
Una Intranet puede extenderse a travs de Internet. Esto se hace

generalmente usando unared privada virtual.
Un intranet es un Internet interno diseado para ser utilizado en el interior de

una empresa, universidad, u organizacin. Lo que distingue a un intranet del
Internet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado. Gracias a
los intranets, la comunicacin y la colaboracin interna son ms fciles.
2.2EMAIL O CORREO ELECTRONICO
Es un servicio muy utilizado en internet, que permite el intercambio de

mensajes entre usuarios. Para enviar y recibir mensajes mediante sistemas
de comunicacin electrnicos.
Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la direccin de nuestro

destinatario. Una direccin de e-mail tiene la forma: nombre-de-
cliente@nombre-de-proveedor.com.
Podemos siempre identificar una direccin de correo electrnico por el uso

de la arroba "@" (at, en ingls) entre el nombre de usuario y el nombre del
proveedor del servicio.
3. COMO REDACTAR UNA CARTA
Muchas empresas no entienden que necesitan relacionarse con el mundo

exterior; para poder tener sus objetivos principales que son ofrecer los
productos que fabrican.
La empresa necesita mantener informados a sus clientes sobre los asuntos

de inters para ellos; pero no logramos darnos cuenta de eso o de obtener
respuestas satisfactorias.
Tenemos que fijarnos de que los informes no sean muy pesados o extensos;
ya que son difciles de comprender y por ello no es captado el mensaje.
Estas empresas necesitan lograr que sus mensajes sean agradables para el
pblico, tienen que ser muy estratgicas.
Para poder redactar todo tipo de documentos debemos tener en cuenta lo

siguiente:
EL CUIDADO DE LA ORTOGRAFA:Los errores ortogrficos no dejan

transmitir la informacin que se quiere mostrar.
LOS SIGNOS DE PUNTUACIN: Aunque no parezca, el utilizar demasiado

la coma hace difcil la lectura de una carta, por lo tanto debemos usar los
signos de puntuacin en su justa medida.
LA TIPOGRAFA: Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar

nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen ms fcil el
utilizar diversas tipografas. La imagen corporativa debe utilizar siempre la
misma tipografa para todos los textos.
ALINEACIN: Una buena alineacin facilita la correcta lectura y la hace

agradable a la vista.
Para redactar un buen documento es importante saber el tipo de cliente, o a

la empresa que vamos a enviarle las cartas. Cuanto mejor conozcamos a la
persona, mejor haremos la redaccin.
3.1 LA ORTOGRAFIA
Es la ciencia que nos ensea a escribir correctamente como debe ser, para
que podamos comprender e interpretar cuando leamos.
Y para ello tenemos que conocer sus reglas y aplicarlas correctamente.
3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFA
LETRAS: Es la base en la que nos comunicamos, por medio de la escritura

por lo cual representa los sonidos del lenguaje oral.
SILABAS:Es cuando un fonema o grupo de fonemas se pronuncian de un

golpe de voz.
LETRAS MAYSCULAS:Son cuando se escribe la primera letra al iniciar un

escrito, despus de un punto, con nombres propios etc.
USO DEL ACENTO:Es cuando una palabra esta formada por varias silabas y
hay es donde hacemos la mayor fuerza.
SIGNOS:Es un cdigo o sistema por el cual transmitimos informacin que

nos sirve para comunicarnos.
3.2 LA GRAMATICA
La gramtica es el estudio de las reglas que regulan el uso de las lenguas y

la organizacin de las palabras dentro de una oracin. Tambin se denomina
as al conjunto de reglas que gobiernan el uso de un lenguaje muy
determinado; as, cada lengua tiene su propia gramtica.
3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES
Frases interrogativasen espaol hay dos tipos de frases. La interrogativas

directas e indirectas.
3.3 SINTAXIS
Es la que estudia la parte de reglas que constituyen la formacin de unidades

superiores y se entablan entre si, tambin estudia las oracin.
ORACIN:La cual esta formada por varias palabras agrupadas en el

sintagma que la forma como verbo.
Aqu se encuentran Oraciones Simples, Completas y Compuestas.
3.4 MORFOLOGIA
Se ocupa de cada elemento de la oracin por separado atendiendo los

rasgos gramaticales.
4. DIGITACION
Digitar informacin con precisin y rapidez es una de las competencias

bsicas demandas por la sociedad contempornea. Desafortunadamente,
muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado
en el currculo de informtica (TIC).
Adems, la mayora de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus

estudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes de
informtica aducen que les falta tiempo para poner en prctica un currculo
completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la
competencia en el manejo de este dispositivo de entrada.
Lo que no tienen en cuenta, es que si la institucin no destina un tiempo

especfico para ensear a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes
se lo tomarn y con creces, a lo largo de su vida acadmica, localizando las
teclas ("chuzografiando") cuando realicen trabajos en el computador.
4.1 TCNICA DE DIGITACIN
Adquirir y mantener una tcnica apropiada de digitacin, tambin hace parte

de la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe
incluir, desde los primeros aos escolares, la explicacin a los estudiantes de
por qu es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para
sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas
en el trabajo con alguna frecuencia.
4.2EL TECLADO
En informtica un teclado es un perifrico de entrada o dispositivo, en parte

inspirado en el teclado de las mquinas de escribir, que utiliza una
disposicin de botones o teclas, para que acten como palancas mecnicas
o interruptores electrnicos que envan informacin a la computadora.
Despus de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interaccin a
travs de los teclados al estilo teletipo se convirti en el principal medio de
entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 127 teclas
aproximadamente.
Y est dividido en cuatro bloques:
BLOQUE DE FUNCIONES: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de

cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al
programa que est abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar
la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.
BLOQUE ALFANUMRICO: Est ubicado en la parte inferior del bloque de

funciones, contiene los nmeros arbigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado
como en una mquina de escribir, adems de algunas teclas especiales.
BLOQUE ESPECIAL: Est ubicado a la derecha del bloque alfanumrico,

contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento,
pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales
que permiten mover el punto de insercin en las cuatro direcciones.
BLOQUE NUMRICO: Est ubicado a la derecha del bloque especial, se

activa al presionar la tecla Bloq Nm., contiene los nmeros arbigos
organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitacin de
cifras. Adems contiene los signos de las cuatro operaciones bsicas: suma
+, resta -, multiplicacin * y divisin /; tambin contiene una tecla de Intro o
Enter.
5.POSICION ERGONOMICA
El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a

reorganizar el espacio y a considerar nuevos habitos, para lograrlo, la
ergonomia establece unas normas que hacen que la relacion entre las
ergonomia establece unas normas que hacenque la relacion entre las
personas y su entorno laboral contribuya a su bienestar.
El trabajo con computador no representa grandes riesgos en cuanto a

acciones o patologias laborales, pero puede producir en las personas
trastornos que se traducen en fatiga mental, prblemas visuales, dolores de
espalda, cuello brazos, manos y muecas.
Buena parte de ellos se soluciona al adoptar las normas de construccion y

diseo de los muebles de oficina, de igual manera, al seguir las
recomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los ergonomos como
por las propias empresas.
CONCLUSIONES
Este trabajo nos dio la oportunidad de conocer nuestras capacidades en la

digitacion y producion de documentos empresariales.

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TECLONOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA

DISEO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE

Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamental

Fortalecer en el conocimiento, de la produccin de documentos con la ayuda

Este trabajo nos bridaconocimientos para elaborar diferentes ejemplos de

Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnologa y la informacin

Es una comunicacin escrita que se utiliza para facilitar las relaciones

1.1.1 PARTES DE LA CARTA

MEMBRETE: Es el nombre, direccin y datos de identificacin de una

CDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el cdigo de la

CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben las

DATOS DEL DESTINATARIO: Es la informacin de la persona a quien va

ASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser mximo de cuatro

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la

DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos y

ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios

COPIAS:Son lneas especiales que son utilizadas para la reproduccin del

TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre

Es el espacio que se utilizaen las cartas para la ubicacin de un conjunto

ZONA 1: Aqu se ubica la razn social de la empresa, sigla o acrnimo,

Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de forma

ZONA 2: Aqu se ubica la direccin, apartado, fax, telfono, ciudad,NIt y

Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5cm y 2cm de forma

ZONA 3: Aqu se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique la

Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.

DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT

Es la distribucin de lneas que diferencia una forma de escribir de la otra en

ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el ms comn y fcil por lo que todas sus

ESTILO BLOQUE: La distribucin de este es igual al anterior pero lo que se

ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribucin es igual al estilo

Florencia, 09 de febrero de 2012

Asunto: Comunicacin de Asesora

Cordial saludo seora Mara,

Le comunico que para el da 13 de febrero se realizara una asesora del

Gracias por la atencin prestada,

FRANCY YANETH CASTRO CANO

Florencia, 09 de febrero de 2012

Cordial saludo seora Francy,

MARIA BELTRAN BUSTOS

Es una comunicacin escrita breve en el cual se intercambia informacin

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO

MEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayscula sostenida y

CODIGO: Se escriben los nmeros que indique el cdigo de dependencia.

FECHA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

PARA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos

DE: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos,

ASUNTO: Igualmente se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla,

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la

DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayscula

TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayscula

Son iguales a las de una carta.

MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM.

MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.

PARA: ROGELIO MORALES

ASUNTO: Diligenciar tramite financiero

Cordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trmites ya

Agradezco su gentil colaboracin y se me haga llegar pronto lo solicitado,

FRANCY YANETH CASTRO CANO

Es una comunicacin escrita que se emplea para dar a conocer un mismo

Su redaccin debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en su

Hay dos clases de CIRCULAR.

1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR

Esta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo para

La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivo