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GERENCIA DE PROYECTOS

Business Case

Mag. Ing. Adolfo Blas

Contexto de los Proyectos de Mejora

Contexto de los Proyectos de Mejora • ¿Por qué la demanda por un Método de Business

¿Por qué la demanda por un Método de Business Case?

• ¿Por qué la demanda por un Método de Business Case? Necesidad de rapidez en la
• ¿Por qué la demanda por un Método de Business Case? Necesidad de rapidez en la
• ¿Por qué la demanda por un Método de Business Case? Necesidad de rapidez en la

Necesidad de rapidez en la toma de decisiones, objetiva y fundamentada en hechos/resultados.

Aumento de la presión por justificaciones tangibles (económicas) para los proyectos.

Necesidad de herramientas de gerenciamiento para sustentar el ritmo del proyecto.

Es una metodología de monitoreo.

¿Qué es el Business Case? Método

La identificación de beneficios económicos y estratégicos que justifiquen la Inversión de tiempo y recursos para la realización de proyectos de mejora de

procesos.

Estratégico: mejorar la posición competitiva
Estratégico: mejorar la posición competitiva
Estratégico: mejorar la posición competitiva

Estratégico: mejorar la posición

competitiva

Estratégico: mejorar la posición competitiva
Estratégico: mejorar la posición competitiva
Estratégico: mejorar la posición competitiva
Estratégico: mejorar la posición competitiva
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.

Operacional: aumentar la

eficiencia en los procesos.

Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Operacional: aumentar la eficiencia en los procesos.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.

Técnico: reducir los costos y

optimizar el servicio.

Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Técnico: reducir los costos y optimizar el servicio.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.

Financiero: mejorar el flujo de

caja mayor rentabilidad.

Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.
Financiero: mejorar el flujo de caja mayor rentabilidad.

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Paso 1: Entrenamiento Paso 2: Alineación con FCE (factores críticos de éxito)

Planificar el proyecto, determinar el equipo y definir el cronograma.

Objetivos del Business Case

Participantes y estructura del equipo

Plan de trabajo

Entrenamiento del método

equipo • Plan de trabajo • Entrenamiento del método Alineación • Identificar cómo esta mejora contribuye

Alineación

Identificar cómo esta mejora contribuye

a la visión y mejora de los procesos de Operaciones

Paso 3: Relevamiento de procesos

Desarrollar un modelo macro de los procesos de su área como soporte del modelo de la compañía.

Actividades

Identificar:

Macro procesos clave

Unidades de negocio dentro y fuera del alcance

Tecnología de la información actual de soporte

a los procesos

Estructura de apoyo para estos procesos

Módulos de tecnología incluidos en el alcance

actual de soporte a los procesos Estructura de apoyo para estos procesos Módulos de tecnología incluidos

Paso 3: Relevamiento de procesos

Entregables

Alcance definido

Modelo macro de los procesos definidos en el alcance

Experiencia: enviar con la nota un ejemplo del flujo de la información así el dueño del proceso trae oportunidades y le da un rol importante a los dueños de los procesos.

la información así el dueño del proceso trae oportunidades y le da un rol importante a

Paso 4 : Análisis de oportunidades

Identificar deficiencias en el desempeño actual de los procesos empresariales y de soporte, y oportunidades de mejora por aplicación, por ejemplo, de nueva tecnología y mejores prácticas.

Actividades

Identificar brechas críticas en los procesos y sistemas

Analizar las prácticas ofrecidas por la tecnología o por otros habilitadores de mejoras. Con base a esas prácticas, identificar las oportunidades de mejora.

Mejores Prácticas de Negocios con Métricas.

Con base a esas prácticas, identificar las oportunidades de mejora. Mejores Prácticas de Negocios con Métricas.
Con base a esas prácticas, identificar las oportunidades de mejora. Mejores Prácticas de Negocios con Métricas.

Paso 5 Desempeño actual

Cuantificar el desempeño actual de los procesos (Costo, Tiempo, Calidad, Flexibilidad) seleccionados

Comparar con Objetivos Internos y Benchmarks

Beneficios del Proceso. Benchmarks

Reducir plazos de entrega de los requerimientos

Reducir tiempo de carga

Reducir número de pendientes

Benchmarks Reducir plazos de entrega de los requerimientos Reducir tiempo de carga Reducir número de pendientes

Paso 6: Beneficios económicos y estratégicos Paso 7: Inversiones. Ejemplos

Aumento de la previsibilidad operacional

Exactitud de las información

Reducción de los costos operacionales de proceso

Visibilidad y transparencia del flujo de informaciones a lo largo de la empresa

Optimización de la estructura organizacional

Eliminación de redundancias e ineficiencias en los procesos

Describir Inversiones: Costos, usuarios involucrados, tiempo, soporte externo

Paso 8: Riesgos y Factores Críticos de Éxito

Personas Proyecto en sí Tecnología Procesos
Personas
Proyecto
en sí
Tecnología
Procesos

Risk Management EjemploS

Gente

La Dirección debe comprometerse con el proyecto mediante la comunicación de los resultados del Business Case.

Proyecto

Stakeholder Management. ¿Qué pasa si otro proyecto compite por los mismos recursos?

Si aplica, acuerdo con la consultora externa mediante “cláusula de escape” y/o completar fase del

proyecto.

Proceso

Restringir tentación de cambiar los procesos durante el roll out.

Involucrar a los Gerentes Funcionales y Gerencia General en Fase desarrollo.

Resumen ejecutivo

Objetivo del proyecto

Situación actual

Propuesta de solución

Business Case

Alcance

Propuesta en Sistemas, Procesos y en la Organización

- Factores Críticos de éxito

- Supuestos

- Métricas

Business Case

Impacto y Riesgos. Análisis de costos y beneficios

Plan de trabajo

-Gantt -Equipo de trabajo

-Entregables

Implementación

Seguimiento