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Senati Virtual Costos y Presupuestos
COSTOS Y PRESUPUESTOS
PARA EMPRESAS
PRIMERA EDICIN
Agosto 2007
Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede ser reproducida total ni
parcialmente, sin previa autorizacin del SENATI.
Material auto instructivo, destinado a la capacitacin de trabajadores del SENATI a nivel nacional.
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UNIDAD
TEMTICA N 1: FUNDAMENTOS DE COSTOS
UNIDAD
TEMTICA N 2: LOS COSTOS Y SUS ELEMENTOS
UNIDAD
TEMTICA N 3: CENTRO DE COSTOS, PUNTO DE EQUILIBRIO PARA UN PRODUCTO
Y UNA MEZCLA DE PRODUCTOS
UNIDAD
TEMTICA N 4: COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES Y PRESUPUESTOS
GESTIN Y ADMINISTRACIN
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UNIDAD 4:
COSTOS BASADOS EN
ACTIVIDADES (COSTING ABC),
PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS
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NDICE DE LA UNIDAD
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UNIDAD TEMTICA N 4
1. OBJETIVOS ESPECFICOS.
2. CONTEXTUALIZACIN DE LA UNIDAD.
Las empresas para el costeo de sus productos o servicios ahora cuentan con un sistema alternativo de
costeo, este es la Metodologa de Costeo por Actividades (Costeo ABC), que les permite obtener
costos ms precisos, detallados y confiables por cada producto o servicio y de esta manera saber si
todos los productos o servicios son rentables, caso contrario tomar las medidas de inmediato.
Segn esta metodologa de costeo, los recursos utilizados por la empresa son asignados a las
actividades o procesos (utilizando los impulsores o inductores o generadores de costos de primer
nivel) y de estos a los objetos de costos/productos/servicios (utilizando los impulsores de segundo
nivel). Toma en cuenta la performance de cada actividad o proceso en el traslado de los costos
indirectos hacia los productos o servicios (objetos de costos).
La elaboracin de los presupuestos requieren de tres insumos fundamentales: los costos a nivel
individual de cada uno de sus productos o servicios (costos confiables), los indicadores
macroeconmicos (tasa de cambio, tasa de inflacin y devaluacin y posibles cambios de escenarios)
y la definicin y aprobacin de las polticas de la empresa (ventas, compras, inventarios, personal,
financiera, etc.).
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3. RECUPERACIN DE EXPERIENCIA.
3.1 Caso de estudio.
DESARROLLO UN PRESUPUESTO OPERATIVO DE 04 MESES PARA UNA
EMPRESA DE METAL MECNICA
Presentacin.
El presente caso se trata de una empresa de Metal Mecnica, que desea contar con un
presupuesto de 04 meses, para saber la cantidad de recursos con los que debe contar para el
perodo Enero Mayo del 2007.
1. Nmero de unidades a venderse en el mes de enero es de 853 productos, los cuales se van
incrementando mensualmente en 8 %. Esta informacin fue proporcionada por la
Gerencia de Ventas.
Existencia inicial del mes de enero es de 790 unidades, que corresponde a los productos
terminados del stock final de productos al 31 de diciembre del ao anterior.
El stock final corresponde a 824 unidades para el mes de enero, debiendo tenerse en
cuenta la poltica de inventarios:
La empresa debe mantener un inventario final de cada mes igual a las ventas del
mes anterior.
El importe de las existencias de materias primas al inicio del mes de enero es de 1 580,
00 unidades al costo de S/.2, 75 y el stock final asciende a 1 647, 00 unidades
aplicndose la misma poltica de inventarios.
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La empresa debe mantener un inventario final de cada mes igual al consumo del
mes anterior.
10. Los gastos de administracin ascienden a S/.2, 00 la unidad por producto vendido.
11. Los gastos de ventas tienen un costo unitario por producto vendido de S/.3, 00 de
los cuales el 20, 00 % son fijos y el 80, 00 % son variables.
12. De acuerdo con la poltica de crditos, la empresa vende sus productos otorgando un
crdito a 30 das. La venta del mes de diciembre del ao anterior ascendi a S/.24 375, 00
14. La depreciacin del perodo debidamente identificada como costo y gasto, se detalla a
continuacin:
Costos indirectos fijos S/. 2 096, 00
Gastos administrativos S/. 1 511, 00
Gastos de ventas fijos S/. 409, 00
Se solicita:
Programas:
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Presupuestos:
1. Presupuesto de ventas.
2. Presupuesto de compras.
3. Presupuesto de materias primas consumidas.
4. Presupuesto de mano de obra directa.
5. Presupuesto de costos indirectos de fabricacin.
6. Presupuesto de costo de produccin.
7. Presupuesto de costo de ventas.
8. Presupuesto de gastos administrativos.
9. Presupuesto de gastos de ventas.
10. Presupuesto de cuentas por cobrar.
11. Presupuesto de cuentas por pagar.
12. Presupuesto de caja.
Estado Financiero
Desarrollo
El desarrollo del presente caso, requiere en primer lugar el clculo de los 05 programas, que
facilite luego el clculo de los 13 presupuestos que plantea el caso.
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Desenlace
Como se puede apreciar en el desarrollo del caso, el clculo de los cinco programas sigue una
secuencia lgica; en primer lugar se calcula el programa de productos que se tiene proyectado
vender durante los cuatro meses; en segundo lugar en funcin de lo que se tiene previsto
vender, lo que exige la poltica de inventario final de productos terminados y el inventario inicial
de productos terminados recibidos se calcula el programa de produccin mensual proyectada;
en tercer lugar en funcin a la produccin mensual proyectada se calcula el programa de
materia prima que se tiene proyectado consumir; y finalmente en funcin a la cantidad de
materia prima que se tiene proyectado consumir, la poltica de inventario final de materia prima
y el inventario inicial de materia prima recibida se calcula el programa de materia prima que se
debe comprar.
De igual manera, se procede a calcular el programa de mano de obra directa en funcin a las
horas hombre de mano de obra directa por producto y la cantidad de productos previstos
fabricar.
En cuanto al clculo de los presupuestos, de igual manera sigue una secuencia lgica, se
empieza por el presupuesto de ventas, se contina con el presupuesto de compra de materia
prima, luego con el presupuesto de materia prima consumida, y as sucesivamente.
Hay que tener en cuenta que cuando se calcula los presupuestos de los costos y gastos fijos hay
que trabajar con los totales y luego distribuirlos entre los nmeros de meses para que estos
permanezcan fijos; de igual manera cuando se trabaja con el Presupuesto de Caja, no se debe
considerar los costos y gastos de depreciacin, hay que restar a los presupuestos de los costos
y gastos indirectos fijos, los costos y gastos de depreciacin que indica el caso en el punto 14
del enunciado distribuidos por mes.
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1. El presupuesto es una herramienta de gestin que permite conocer con anticipacin los
recursos corrientes y no corrientes que requiere la empresa para un perodo determinado?
Verdadero ( ); Falso ( )
Verdadero ( ); Falso ( )
Verdadero ( ); Falso ( )
Verdadero ( ); Falso ( )
Verdadero ( ); Falso ( )
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Definicin.
Es una disciplina que enfoca en la administracin de las actividades la ruta para mejorar el valor
recibido por el cliente y la utilidad lograda por la empresa. Considera el anlisis de los
inductores de costos, anlisis de actividades y medicin de la prformance.
Una Actividad o Proceso se puede definir como el conjunto de tareas que generan costos y que
estn orientados a la obtencin de un output para elevar el valor agregado de la organizacin.
El Sistema de Costeo Basado en Actividades es una metodologa para medir el costo y performance de las
actividades, recursos y objetos de costos (productos, clientes, canales, regiones, negocios, etc.).
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El Costeo ABC se desarroll como herramienta prctica, porque los sistemas tradicionales
tienen muchos defectos, tales como:
Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del costeo en el producto, tales como
el nmero de horas de mano de obra directa, horas mquina o el valor del gasto en materiales.
Se utilizan como direccionadores (bases de distribucin) para asignar costos indirectos.
En contraste, la metodologa de Costeo ABC basa el proceso del costeo en las actividades.
Los costos se rastrean de las actividades a los productos, basndose en la demanda de
productos para estas actividades durante el proceso de produccin.
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Los atributos de las actividades tales como horas de tiempo de preparacin, o nmero de veces
involucrados, se utilizan como direccionadores para asignar costos indirectos.
Otra distincin importante entre el sistema de costeo tradicional y el sistema de costeo ABC es
el alcance de las operaciones.
La teora del Costeo ABC sostiene que, debido a que todas las actividades de la empresa
existen para apoyar la produccin y la entrega de los bienes y servicios actuales, se debe incluir
ntegramente como costos del producto.
Las razones principales que justifican la necesidad y practicidad del Costeo ABC son:
Hace aproximadamente 30 aos atrs en el Per el empleo de las horas de mano de obra
directa como base de distribucin tena sentido, actualmente no tiene validez dentro de la
estructura de costo como veremos a continuacin:
Hace 20 aos, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar
un sistema de costeo ABC habra sido prohibitivo; hoy en da gran parte de los datos ya
existen en alguna forma dentro de la organizacin, por lo que son financieramente
accesibles.
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Por lo tanto, el Costeo ABC puede resultar sumamente valioso para una organizacin,
porque proporciona informacin sobre el alcance, costo y consumo de las actividades
operativas.
EJEMPLO
PROCEDIMIENTO QUE SIGUE EL COSTEO POR ACTIVIDADES:
La empresa La Rinconada nos facilita la relacin de sus Centros de Costos y de sus
Actividades. Tiene costos indirectos que en un determinado perodo de costeo asciende a S/.
80 000, 00 integrados por los conceptos siguientes:
tems Monto
Personal S/. 50 000, 00
Alquileres 10 000, 00
Telfono 5 000, 00
Depreciaciones 5 000, 00
Otros Costos 10 000, 00
S/. 80 000, 00
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Departamento de Produccin:
Programacin de la produccin S/ 12 000, 00
Mantenimiento de equipos 8 000, 00
Lanzamiento de rdenes de produccin 5 000, 00
S/. 25 000, 00
Departamento de Almacn:
Logstica 4 000, 00
Almacenaje 3 000, 00
Recepcin de materiales 1 000, 00
S/. 8 000, 00
Departamento de compras:
Seleccin de proveedores 1 000, 00
Gestin de pedidos 3 000, 00
Autorizacin de pagos 1 000, 00
S/. 5 000, 00
Departamento de contabilidad y finanzas:
Seleccin de clientes 3 000, 00
Hacer facturas 2 000, 00
Hacer la contabilidad 7 000, 00
Gestionar cobros y pagos 3 000, 00
S/ 15 000, 00
Departamento de Recursos Humanos:
Gestionar las nminas y seguros sociales 4 000, 00
Seleccin de empleados 2 000, 00
Evaluar empleados 4 000, 00
S/. 10 000, 00
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Departamento de Ventas:
Confeccionar catlogos 4 000, 00
Visitar clientes 9 000, 00
Servicio post-venta 4 000, 00
S/. 17 000, 00
Total: 80 000, 00
Departamento de Produccin:
- Programacin de la produccin N rdenes de fabricacin
- Mantenimiento de equipos Nmero de equipos
- Lanzamiento de rdenes de N rdenes de fabricacin
Fabricacin
Departamento de Almacn:
- Logstica N de productos
- Almacenaje N de Productos
- Recepcin de materiales N de componentes
Departamento de Compras:
- Seleccin de proveedores N de proveedores
- Gestin de pedidos N de pedidos
- Autorizacin de pagos N de pedidos
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Departamento de Ventas:
La empresa textil LPS dedicada a la confeccin de prendas de algodn para exportacin, inici
sus operaciones en el ao 2000. Su duea Luisa Lane, dirige y controla todas las operaciones de
la empresa apoyada por su hija mayor Jazmn, Administradora de Empresas.
Cuadro N 1
Los costos fijos son aquellos que no son identificables con los productos. Los costos fijos
anuales de LPS son los que se detallan en el cuadro N 2.
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Cuadro N 2
Actualmente se realiza el costeo con el mtodo tradicional. Los costos fijos se suman y se
reparten proporcionalmente al ingreso total de las ventas por artculo (ventas totales). As cada
prenda recibe una parte fija y otra variable. Ver cuadro N 3.
Cuadro N 3
Con el costo tradicional de la empresa, se puede observar que las prendas ms rentables son
las truzas y las menos rentables son los bodies.
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En la empresa prorrateaban los costos fijos sobre la base de los ingresos por ventas, de esta
manera se castiga a los bodies, por tener un mayor precio debido al mayor consumo de tela, la
principal materia prima. Se puede apreciar que las truzas estn siendo subvencionadas por las
otras prendas, debido a su menor consumo de tela, por lo que tienen un menor precio.
La Estrategia
Con el mtodo del costeo actual las truzas, por ser las prendas ms pequeas son ms
rentables, por lo que se procura aceptar la mayor cantidad de rdenes de las mismas
Resultados de la Estrategia
La gerencia est muy satisfecha, puesto que las ventas de prendas pequeas han crecido en un
400%. Las truzas tienen gran demanda y tienen una alta rentabilidad debido al poco consumo
de tela, el insumo ms caro, adems porque se mantiene poco capital inmovilizado en este
producto estrella. Pero a pesar del xito de la gestin no se sabe a donde van a parar las
utilidades.
Ante esta situacin, la empresa contrat un grupo de consultores para que resuelvan el misterio
del paradero de las utilidades.
Se identificaron los procesos ms relevantes para relacionarlos con los costos, estos procesos
son:
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Los consultores identificaron distintos impulsores que originaban los costos, para asignarlos a
las actividades. Ver cuadro N 4. Para esto se hizo un seguimiento de los diferentes recursos,
con el fin de identificar en que actividades se consuman.
El uso de las mquinas est altamente correlacionado con el minutaje de cada prenda y con la
mano de obra directa.
Primero se identifican los costos y se relacionan con los impulsadores de primer nivel como se
indica en el cuadro N 6.
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Luego se relacionan las actividades con los productos a travs de los impulsadores de segundo
nivel. Ver Cuadro N 7.
Para llevar este trabajo se consider que en el caso del proceso de obtener un pedido se deba
considerar el nmero de pedidos como impulsor. El nmero de embarques en el caso de
exportar, el monto total de los insumos importados en el caso de las importaciones y el
minutaje en el proceso productivo, se mencion tambin que el minutaje est correlacionado
con el costo de la mano de obra.
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Como ltimo paso se calcul el costo unitario de los productos y se recalcularon las rentabilidades de
los mismos, as como la proporcin de gastos fijos que corresponde realmente a cada producto.
Finalmente tenemos que todos los costos fijos, son ahora variables y pueden ser asignados a cada
producto unitariamente. En el cuadro N 8, se puede ver los resultados.
Cuadro N 8
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El presupuesto en la actualidad debe ser considerado como una herramienta de gestin porque
durante el proceso de desarrollo de las actividades operativas, las personas que gestionan la
empresa, ejecutarn las acciones descritas en los planes operativos y cuantificados en el
presupuesto.
Los presupuestos representan la cuantificacin de los planes que las empresas desean realizar
en un perodo determinado para lograr los objetivos que se proponen.
Tambin puede ser definido como el documento que muestra detalladamente las operaciones
que la empresa desea ejecutar en el siguiente perodo.
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Deben ser flexibles, que permitan incorporar variaciones del entorno en la ejecucin de los
mismos.
Deben ser oportunos, es decir formulados con la debida anticipacin que permita ir
ejecutndolos y controlndolos.
Deben ser integrales, es decir deben contener toda la informacin de la organizacin
1. Preparacin.- Se debe contar con los objetivos que la organizacin desea lograr, con la
documentacin e informacin de los costos y unidades de los productos que la empresa va
a producir y comercializar.
2. Elaboracin.- Se elaboran las hojas de trabajo, las cuales sustentan las cifras que se van
obteniendo pero que no son definitivas, posteriormente se realizarn los ajustes necesarios
para elaborar en definitivo el presupuesto.
3. Ejecucin.- Est representado por la ejecucin de cada uno de los presupuestos desde el
primer da que la organizacin ejecuta las decisiones contenidas en el presupuesto. Durante
la ejecucin se desarrollan las polticas debidamente diseadas para el cumplimiento de los
objetivos
4. Control.- El control del presupuesto se realiza en todos los presupuestos elaborados y
debe ser permanente con la finalidad de ir midiendo la incidencia en el resultado.
5. Evaluacin.- Implica el anlisis del resultado de la ejecucin presupuestal y de las
variaciones producidas en el perodo. Para efectuar la evaluacin de los presupuestos se
comparan las cifras presupuestadas con las cifras ejecutadas, permitiendo conocer la
eficiencia y deficiencia en el desarrollo de las actividades.
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Programas Presupuestales
Para la elaboracin de los presupuestos es necesario observar el nmero de unidades o
cantidad de productos que intervienen en el mismo, para ello se elaboran cuadros
denominados Programas Presupuestales los cuales se desarrollan conjuntamente con los
presupuestos.
Pasos:
1
Definir correctamente sus Costos y Gastos por producto o servicio que comercializa, de tal
manera que en la formulacin del presupuesto se asignen cantidades e importes que le
corresponda a cada producto o servicio.
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Definir claramente definidas las polticas que se van a aplicar para el logro de los objetivos.
Estas polticas pueden ser:
Polticas de ventas
Poltica financiera.
Poltica de personal
Poltica de compras
Poltica de inventarios, etc.
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En tercer lugar se deben formular correctamente los siguientes presupuestos:
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14. Presupuesto de cuentas por cobrar.- Representa el importe de las cuentas por
cobrar de los productos vendidos durante el perodo. Deber tenerse en cuenta la
poltica de crditos y cobranzas.
15. Presupuesto de cuentas por pagar.- Representa el importe a pagar por las
adquisiciones de los insumos. Debe tenerse en consideracin la capacidad de pago de la
empresa, a fin de no generar gastos financieros que perjudiquen a la empresa.
De este presupuesto se considera los importes no cancelados en el perodo anterior.
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Verdadero ( ); Falso ( )
3. El presupuesto es una herramienta de gestin que tiene como base a los costos?
Verdadero ( ); Falso ( )
Verdadero ( ); Falso ( )
5. El Estado de Ganancias y Prdidas presupuestado, es un estado financiero, que permite
conocer la posicin financiera de la empresa en un momento determinado?
Verdadero ( ); Falso ( )
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13. La depreciacin del perodo debidamente identificada como costo y gasto, se detalla a
continuacin:
Costos indirectos S/. 800, 00
Gastos administrativos S/. 600, 00
Gastos de ventas S/. 400, 00
Se solicita:
Elaborar los siguientes programas y presupuestos:
Programas:
1. Programa de produccin y venta de servicios.
2. Programa de materiales consumidos por la prestacin de servicios.
3. Programa de compras de materiales.
4. Programa de horas de mano de obra
Presupuestos:
5. Presupuesto de ventas de servicios
6. Presupuesto de compras de materiales
7. Presupuesto de materiales consumidos en la prestacin de servicios
8. Presupuesto de mano de obra directa.
9. Presupuesto de costos indirectos de prestacin de servicios
10. Presupuesto de produccin (prestacin) de servicios
11. Presupuesto de costo de venta de servicios.
12. Presupuesto de gastos administrativos.
13. Presupuesto de gastos de ventas.
14. Presupuesto de cuentas por cobrar.
15. Presupuesto de cuentas por pagar.
16. Presupuesto de caja
Estado Financiero
17. Estado de Ganancias y Prdidas proyectado.
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6. RESUMEN DE LA UNIDAD.
La metodologa de Costeo por Actividades (Costing ABC), es un sistema alternativo de costeo para
las empresas, en vista que la metodologa tradicional de costeo ya no permite obtener costos
confiables a las empresas. La estructura de los costos de los productos han variado sustancialmente,
los costos directos de la mano de obra y la materia prima en los productos industriales se ha reducido
de un 85% aproximadamente a menos del 40%, mientras que los costos indirectos y gastos
generales se han elevado del 15% a mas del 60%; teniendo en cuenta que la metodologa tradicional
de costeo utiliza a los costos directos como base de distribucin para trasladar los costos indirectos a
los productos o servicios, hoy en da con una base poco significativa es casi imposible que esta
metodologa funcione apropiadamente; particularmente en las empresas modernas y con tecnologa
de punta donde los costos directos son poco significativos.
Con respecto al presupuesto, este es una herramienta de gestin importante para las empresas,
porque permite proyectar o conocer con antelacin la cantidad de recursos econmicos corrientes y
no corrientes que requiere la empresa para operar durante un perodo determinado, que
generalmente es de un ao; as como conocer el comportamiento del manejo de una serie de
indicadores econmicos, como la utilidad prevista, los impuestos a pagar, las diversas alternativas de
solucin ante diversas necesidades financieras, conocer el grado de liquidez y rentabilidad de la
empresa, etc.
Las empresas emiten una serie de programas y presupuestos, para elaborar su presupuesto global,
utilizan como insumos a los costos unitarios, los indicadores macroeconmicos y las polticas de la
empresa fundamentalmente.
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7. AUTO-EVALUACIN DE LA UNIDAD
(La auto evaluacin lo resolver en la plataforma)
8. GLOSARIO
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BIBLIOGRAFA
Flores Serna, Jaime
Costos y Presupuestos. Editorial CECOF, 2004.
Saz Torrecilla, Angel.
Contabilidad de Costos y Contabilidad de Gestin. Editorial McGraw-Hill, 2004.
Horngren, Charles
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2002.
Apaza Meza, Mario
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Investigacin El Pacfico. Lima, 2001
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Contabilidad de Costos. Editorial McGraw-Hill. Bogot, 1998.
Andrade, Simn.
Costos y Presupuestos. Editorial Lucero. Lima, 1998.
Jos Barfield, Michael Kinney.
Contabilidad de Costos. Editorial Thomson Learning Ibero, 2006.
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